1 av 76 04.09.2006 22:08 Hjelpefil Kardinal v 4.0 (Oppdatert 04.09.2006) INNHOLDSFORTEGNELSE Brukerveiledning for Administrator Oppgaver for Administrator Første gang Kardinal blir startet: Generell del (gjelder for alle handlinger) Valg av menighet Vedlikehold av faste data: Brukere, passord og tilgangskontroll Faste data, sted Registrering av nye stedsopplysninger Registrering av kirkegårder Registrering av opplysninger med type INSTITUSJON Registrering av opplysninger med type ROM Registrering av opplysninger med type SOKNEBUD Registrering av opplysninger med type ANNET Sletting av stedsopplysninger Oppdatering av stedsopplysninger Fast menighetsinformasjon Faste data, offerformål Offerformål i gudstjeneste Endring av offerformål Aktivisere overføring av informasjon til timedagbok Definere/registrere de ansatte i menigheten Frie felt Sikkerhetskopiering/Backup Viktige punkt ved sikkerhetskopiering Viruskontroll Hvordan beskytte seg? Lokalt kirkelig medlemsregister Brukerveiledning Kardinal-brukere GENERELL DEL (gjelder for alle handlinger) Valg av menighet Hente frem tidligere registreringer Språk Utskrift av rapporter Registrering av personer Søk i personregister Lage maler i MsWord MENIGHETSINFO. Inn/ut melding Hvordan starte registrering av inn/utmelding? Registrere inn eller ut- meldte fra Den Norske Kirke Oppdatere en inn/ut melding Slette en inn/ut-melding fra registeret Utskrift av kvartalsrapport Ansattregister Hvordan starte registrering av ansatte? Eksempel på registrering av en ansatt Medlemsregister Årsstatistikk Hvordan starte registrering av årsstatistikk? Noen forutsetninger for en korrekt årsstatistikk Adressering Overføring av lister Fletting av brev Fletting av e-post Fletting av SMS Andre funksjoner KIRKELIGE HANDLINGER Gudstjeneste Hvordan starte registrering av gudstjeneste? Liste over alle gudstjenester Registreringsfeltene i gudstjeneste Offer Salmer / program Kunngjøringer Eksempel på registrering av en gudstjeneste Utskrift av rapporter Dåp
2 av 76 04.09.2006 22:08 Hvordan starte registrering av dåp? Registrering av personinformasjon Dato Tid, sted og prest Utskrift av rapporter Fadderregistrering Stadfestelse av dåp Konfirmasjon Hvordan starte registrering av konfirmasjon? Legge inn hele kull Bruk av mal funksjon. Personopplysninger Døpt Skole/gruppe -opplysninger Tid/sted Utskrift av attester og rapporter Vielse Hvordan starte registrering av vielse? Navn Trossamfunn Informasjon om adresse etter vielsen Sted og tid for vielsen Attester og rapporter Gravferd Hvordan starte registreringen av gravferd? Registreringsfeltene i gravferd Navneopplysninger Begravelse Attester og rapporter AKTIVITETER Aktiviteter Råd, utvalg Hvordan starte registrering av aktiviteter? Registreringsfeltene i aktiviteter Utskrift av medlemslister og rapporter TIDSPLANLEGGER Generelt Timedagbok Dagsarket Oppslag på avtaler Legge til reserveringer automatisk Automatiske koblinger til planleggeren Arbeidstidsavtaler Gudstjenesteplanlegger Hvordan starte gudstjenesteplanleggeren? Hvordan legge til gudstjenester i listen? Regularitet i registreringene: Gudstjeneste i flere kirker Hvordan slette gudstjenester i listen? Hvordan sortere gudstjenestene i listen? Hvordan bytte om på kolonnene i listen? Selektere, arbeide med mindre mengder av informasjon Lagre/bruke maler i forbindelse med gudtjenesteplanlegger Overføring mellom planleggeren og gudstjenesteregisteringen Utskrift fra gudstjenesteplanleggeren BIBLIOTEK Bruk av verktøylinjen Eksempler på bruk av bokmerker Eksempler på søking etter ord eller tekst Avanserte søkekriterier: Saksbehandler / Journal/ Møte/ Arkiv Føring av inngående dokument Svar på inngående brev Føring av utgående dokument Utvalgsak Planlegg et nytt møte Eksport av data Hvor kan vi eksportere data? Hvordan eksportere vi data? Brukerveiledning for Administrator
3 av 76 04.09.2006 22:08 Oppgaver for Administrator Brukerveiledningen har en avdeling for administrator som behandler de grunnleggende dataene. Videre har den en del for alle brukere som forklarer hvordan de konkrete føringene skal gjøres. De områdene administrator bør ha kjennskap til er samlet under denne delen som er kalt oppgaver for administrator. Ved første gangs oppstart bør administrator gå nøye gjennom dette avsnittet og på den måten legge eg godt grunnlag for den videre bruk. Hver menighet/brukergruppe bør utnevne en person som har ansvaret for å administrere Kardinal. Dette arbeidet består i å gjøre Kardinal klar til bruk for de andre ansatte både i en startfase, og i videre bruk av programmet. Denne veiledningen viser hva som skal til for å kunne gjøre dette arbeidet. Første gang Kardinal blir startet: For at programmet skal fungere best mulig, er det viktig å få på plass faste data. Det sikrer effektiv, nøyaktighet og bruk med minimalt tidsforbruk. Kapittel om vedlikehold av faste data går skritt for skritt gjennom de registreringene administrator bør være kjent med. Definere alle brukere og hvilke passord disse skal ha. Definere hvilke deler av Kardinal hver enkelt skal ha tilgang til. Registrere faste data som kirker, bedehus, kirkegårder, vanlige offerformål, roder osv. Registrere de ansatte i menigheten Generell del (gjelder for alle handlinger) 1 Valg av menighet Denne nedtrekksmenyen har som hovedfunksjon å si hvilke menigheter som skal komme opp i listen når man tar frem en handling. Velg en eller flere menigheter alt etter ønske. De som har tilgang på bare en menighet, trenger ikke tenke på valg. Handlinger fra mange menigheter kan altså vises samtidig. Sett kryss i rutene for ønsket sokn. Trykk så en gang til på nedtrekksmenyen.gå inn på den funksjonen som skal registreres; Trykkes det på knappen dåp, kommer frem en liste over døpte i den aktuelle menigheten, / de aktuelle menighetene. Bruk ny knappen for å få frem et blankt registreringsbilde. (Har du en blank linje i listen din kan denne også benyttes ved å dobbeltklikke på den) Legge inn ny registrering (for eksempel i forbinselse med dåp, eller faste data, eller vielse, eller aktivitet, eller.. osv.) For å få frem et nytt registreringsark, trykk på den vesle pilen tilknyttet ny-knappen. (Markert med sirkel) Velg blant de menighetsnavnene som kommer frem. Vedlikehold av faste data: - Legge til ny ansatte i menigheten - Definere nye faste data. - Aktivisere overføring av informasjon til timedagbok - Kjøre oppgraderinger som blir gjort tilgjengelige. - Gjennomføre backup-rutiner av databasen. - Gjennomføre viruskontroll av maskinparken med jevne mellomrom. Alt dette står forklart i denne veiledningen, og vi ber derfor administrator lese godt gjennom disse sidene. Dersom det skulle oppstå problemer underveis, så ta kontakt med oss snarest. Brukere, passord og tilgangskontroll Registrering av brukere og passord blir registrert av et eget KardAdmin program. Dersom ikke annet er avtalt, vil UniConsult AS administrere det. Faste data, sted Denne delen omfatter følgende underkapittel:
4 av 76 04.09.2006 22:08 - Registrering av nye stedsopplysninger - Sletting av stedsopplysninger - Oppdatering av stedsopplysninger For å kunne legge inn faste data, må du ha startet Kardinal med et brukernavn som har administrasjonsrettigheter. Deretter går du på menyen Fil, og velger Administrajon Faste data. Da vil følgende valg være tilgjengelig: Registrering av nye stedsopplysninger Velg sokn som skal vises i listen, og deretter gjennomfør registreringen ved å bruke ny knappen! Registrering av kirker og bedehus NB! Alle de steder der det kan avholdes en gudstjeneste, registreres under hovedtype KIRKE. Kirke er her et sorteringsbegrep og ikke en beskrivelse av et kirkehus. Det betyr at forsamlingslokaler som skoler, gamlehjem, ungdomshus mm. også kan betegnes som type kirke, dersom dere en eller annen gang skulle avholde gudstjenester på disse stedene. Når du starter opp Sted fra menyen over, kommer opp en liste over evt registrerte stedsnavn. Skal et nytt navn registreres, brukes ny-knappen: på verktøylinjen: (Skal en registrering endres, dobbelklikkes på den aktuelle linje. Merk at dette medfører endringer av grunndata og kan føre til feil i systemet. Hvis du er usikker på om du skal endre noen ta kontakt med UniConsult AS) Følgende registreringsskjema kommer opp:
5 av 76 04.09.2006 22:08 Velg type sted. Gå til feltet Sted. Skriv inn navnet på kirken. Opplysninger om sokn, prestegjeld, prosti og bispedømme kommer frem i de resterende feltene i registreringen. På samme måte registreres alle steder der man holder gudstjeneste og kirkelige handlinger. Det er viktig at alle stedsnavn blir registrert og brukt i registreringene i programmet. Det kan m.a. ha stor betydning for resultatet i årsstatistikken. Registrering av kirkegårder På samme måte som registrering av gudstjenestesteder (type kirke), registreres kirkegårder. Se eksempel: Nå med type Kirkegård: Registrering av opplysninger med type INSTITUSJON Typen institusjon, benyttes for registrering av sykehus, sykehjem, gamlehjem o.l. Dette vil være opplysninger som du kan få bruk for i registrering av f.eks. gudstjeneste. Registrering av opplysninger med type ROM Typen rom, benyttes for å registrere alle de rommene hvor det foregår aktiviteter i. Denne registreringen er knyttet til rom-planleggeren i Kardinal. Altså et rom som står registrert her, vil komme opp i listen over rom som dere kan reservere til forskjellige handlinger/aktiviteter. (Eksempelet over viser en registrering av et møterom i menigheten.) Registrering av opplysninger med type SOKNEBUD
6 av 76 04.09.2006 22:08 Informasjon som går mot årsstatistikken. Registrering av opplysninger med type ANNET Andre opplysninger som kan være verdt å registrere er vanlige stedsnavn som faller utenfor de andre typebetegnelsene. Dette vil også være opplysninger som du kan få bruk for i registreringen av f.eks. dødsfall. Hvor dødsfallet skjedde. Normalt registreres navnet på kommunen. Sletting av stedsopplysninger Skal vi slette en stedsopplysning, så kan dette gjøres ved å sette markøren på den opplysningen dere vil slette. Deretter benyttes den grønne slette-knappen på verktøylinjen. Oppdatering av stedsopplysninger Skal vi oppdatere en stedsopplysning, så kan dette gjøres ved å først dobbeltklikke på den opplysningen som skal endres. Stedsopplysningsskjemaet kommer da frem. Deretter gjør du de forandringene i skjemaet som er nødvendig, og trykker deretter avsluttkrysset som du finner i registreringsvinduet. Fast menighetsinformasjon For å kunne legge inn fast menighetsinformasjon, må du ha startet Kardinal med et brukernavn som har administrasjonsrettigheter. Deretter går du på menyen Fil, og velger Administrasjon Faste data adresser. Skjemaet brukes for fastlagt informasjon for vår egen menighet. I dette feltet skal det fylles inn navnet på deres menighet, samt adresse og kontonummer. Disse faste dataene brukes blant annet for å hente opplysninger til utskrift av giroblanketter for offer Faste data, offerformål Hvordan starte registreringsskjema for offerformål For å starte definering av offerformål, går du på menyen Fil, og velger Administrator Faste data. Der vil du finne valget Offerformål.: Registreringsskjemaet for offerformål ser slik ut: Skriv inn navn, adresse, postnr, gironummer og om det skal være aktivt i år, d.v.s. om det skal tildeles offer. Da kan man hente offerformålet direkte inn i gudstjenesteplanlegger og dagsregister registrering, og bank/postgiro kan skrives direkte ut når et offer skal sendes. I planlegging av tildeling av offerformål er det i Kardinal lett å ha oversikt over hvem som fikk i fjor eller året før. Likeledes hvem som har søkt. Denne tabellen med opplysninger er hentet fra årbok for den norske kirke. Den inneholder dermed en lang liste over forskjellige
7 av 76 04.09.2006 22:08 offerformål. Dersom dere ønsker en utskrift av denne listen til skriver, kan dere velge «Liste» fra «Rapporter»- menyen. Offerformål i gudstjeneste Det er en nær sammenheng med det som står i listen over offerformål og valget «Offerformål» i gudstjenesteregistreringen. Alle offerformål som er krysset av som Aktiv vil komme frem i listen over offerformål i registrering av gudstjeneste. På denne måten kan man planlegge f.eks. i starten av året hvilke offerformål som skal benyttes. Da merker man disse med et kryss i rubrikken Aktiv. Kun de formål som her er avmerket vil så komme frem i gudstjenesteregistreringen. Endring av offerformål I dette feltet i gudstjenesteregistreringen vil alle de aktive offerformålene komme frem. I tillegg kan man velge alternativet «Egen virksomhet». Dette valget gjøres dersom offeret går til egen virksomhet. (Telles for seg selv i årsstatistikken) Det kan i mange sammenhenger være nødvendig å oppdatere f.eks. kontonummer, eller legge til sine lokale egne offerformål. Oppdatering skjer ved å trykke i rubrikken du ønsker å endre, for så å skrive over med de riktige opplysningene. NB: Trykk deretter på en annen linje i listen for å oppdatere listen. Dersom dette ikke gjøres, vil ikke den linjen du sist gjorde endringer på bli lagret. For å slette et offerformål fra listen trykker du på det grå feltet foran aktuell linje slik at hele linjen blir merket med sort. Trykk deretter Delete-knappen på tastaturet. Linjen forsvinner da umiddelbart. NB. Det er vanligvis ikke nødvendig å slette en linje fra offerformål. Isteden for å slette, gjør du vanligvis bare offerformålet inaktivt ved å fjerne krysset i rubrikken «Aktiv» i tabellen. For å tilføye et offerformål, beveger du deg til siste felt i tabellen, og skriver inn de nye opplysningene på denne blanke linjen. NB: Trykk deretter på en annen linje i listen for oppdatering av listen. Aktivisere overføring av informasjon til timedagbok Det er mulig å overføre informasjon fra flere steder i Kardinal til timedagboken. For eksempel kan man velge om tid, sted, av hvem (prest), hvilke rom som skal burkes skal overføres direkte til timedagboken i forbindelse med dåp, vielse osv. Under Fil velges administrasjon, innstillinger og timedagbok For de funksjoner som krysses vil overføring bli aktivisert. I eksempelet ovenfor vil aktiviteter bli overført med 30 min. hver gang aktiviteten skal ha møte. For hvert enkelt sokn kan man sette hvilke overføringer som skal være aktivisert. Definere/registrere de ansatte i menigheten Å legge inn de ansatte i menigheten er oppgave for administrator. Ved å gå inn på menighetsinfo, og deretter velge ansatt reg, kommer frem en liste over alle ansatte. Ved nyregistrering trykkes på ny knappen for å få opp et blankt skjema. Dersom en opplysning skal endres, dobbelklikker man på den det gjelder, og slik får frem endringsskjemaet.
8 av 76 04.09.2006 22:08 I begge tilfelle kommer følgende skjema opp: Merk initialfeltet Det brukes initialer både for menighet og initialer for den ansatte. Initialene er bindeledd mellom denne ansattregistreringen og øvrige registreringer i programmet. Frie felt Den delen som står under frie felt kan defineres for hver enkelt menighet Det gjøres på følgende måte. Trykk på Fil > adminsitrasjon > innstillinger > gudstjenesteplanlegger. Følgende bilde kommer opp: I kolonnen navn settes inn ønskede navn på feltene bak Hjelper 1, Hjelper 2 osv Merk: ikke endre de andre feltene enn Hjelper 1 osv, da feltene ovenfor er knyttet opp til bestemte informasjoner. Sisse innstillingene gjelder for det soknet som står i feltet for Sokn. Tilsvarende gjøres innstillinger for andre sokn. Sikkerhetskopiering/Backup Sikkerhetskopiering er et veldig viktig punkt i administreringen av Kardinal. Det er veldig lett å slurve med dette, dersom man ikke har fastsatte rutiner for når dette skal gjøres. I denne veiledningen skal vi forklare hvordan dette enkelt kan gjøres. Viktige punkt ved sikkerhetskopiering 1. Pass på at det ikke blir stående en backup-diskett i stasjonen som dere bruker hele tiden. Blir det brann/tyveri mister dere alt, også kassetten. Legg kassettene på en sikker og oversiktlig plass. F.eks. i brannsikker safe. Før nøye oversikt over hvilke sikkerhetssett som inneholder hvilke backupfiler. Bruk backupstreamer (sikkerhetskopierings-kassett) dersom dere har dette. På denne er det plass til store mengder data, og de varer mye lengre enn vanlige disketter. Viruskontroll
9 av 76 04.09.2006 22:08 Hva er et virus? Et virus er et program som har den egenskapen at det kopierer seg selv fra et lagringsmedium til et annet. Det betyr at dersom en diskett inneholder et slikt program, kan programmet kopiere seg over til harddisken på den maskinen du setter disketten inn i. Programmet ligger vanligvis godt skjult, og er veldig vanskelig å oppdage. Siden det har denne egenskapen, sprer det seg ofte svært hurtig. Når programmet først kommer over på maskinen din, sprer det seg ofte raskt videre ved å kopiere seg selv over på alle de diskettene du setter inn i denne maskinen. Og slik fortsetter det. Et virus kan fungere på utallige måter. Noen virus gjør ingen skade, andre kan ligge skjult inntil et visst tidspunkt og deretter starte opp og slette filer/dokument, og kanskje også hele harddisken. Viruset oppfører seg altså svært forskjellig, og det kan i mange tilfeller være vanskelig å fastslå om det er virus eller andre feil som skyldes uforutsette ting ved maskinene. Hvordan beskytte seg? Virus sprer seg oftest via disketter, eller over nettverk som en maskin er tilkoblet. Skal man forsikre seg over at virus ikke infiserer deres maskiner, må det en viruskontroll til. En viruskontroll kontrollerer maskinene for alle de kjente virustypene, og kan ofte fjerne disse fra systemet før de gjør for stor skade. Med et viruskontroll-program kan også alle disketter som settes inn i maskinene kontrolleres, slik at infiserte disketter ikke får mulighet til å gjøre skade. Et viruskontrollprogram blir også gjerne kalt et antivirus program. Det finnes flere av disse på markedet, men sørg for at du også har en oppgraderingsavtale. Dette gjør at du får tilsendt oppgraderinger på antivirus programmet med jevne mellomrom, slik at du også kan kontrollere systemet for nye typer virus som blir laget. Det blir laget et sted mellom 5 og 10 nye virus pr. dag, så et antivirusprogram som er et år gammelt er bortimot ubrukelig. Hør med nærmeste programvareforhandler hvilke program de anbefaler for deres bruk, og om de tilbyr oppgraderings avtale. Lokalt kirkelig medlemsregister Lokalt kirkelig medlemsregister kan importeres inn i Kardinal. Det gjøres på følgende måte: - Åpne medlemsregisteret. - Velg fil og eksport. Etter noen sekunder får du melding om at eksporten er ferdig. - Avslutt medlemsregisteret. Det er nå laget en fil under medlemsregisteret som heter export.xml. Som regel finner du denne filen under C:\Programfiler\Duplo Data AS\Lokalt kirkelige medlemsregister\eksport\. Denne filen sendes til UniConsult AS, så står vi behjelpelig med å improtere dataene: Brukerveiledning Kardinal-brukere
10 av 76 04.09.2006 22:08 Generell del (gjelder for alle handlinger) Valg av menighet Legge inn ny registrering (for eksempel i forbindelse med dåp, eller faste data, eller vielse, eller aktivitet, eller.. osv.) For å få frem et nytt registreringsark, trykk på den vesle pilen tilknyttet ny-knappen. (Markert med sirkel) Velg blant de menighetsnavnene som kommer frem. Velg menighet. Gå inn på den funksjonen som skal registreres; Trykkes det på knappen dåp, kommer frem en liste over døpte i den aktuelle menigheten Dobbelklikk på en registreringslinje for å få frem registreringsbildet, eller på ny knappen for å få frem et blankt registreringsbilde. Hente frem tidligere registreringer Når man står inne i den kirkelige handlingen: Trykk på selekteringsknappe: Følgende bilde kommer opp (litt avhengig av hvilken kirkelige handling du er inne på): Merk: Alle feltene trenger ikke å fylles ut. Heller ikke trenger man fylle ut hele feltet. Setter man inn 0101 i fødselsnr. Feltet, får man alle som er født 1. januar ett eller annet år. Merk:Nederste feltet hvor det i eksempelet står 20. Søket vil nå være begrenset til siste 20 registreringene. Velger man 100, eller 500, eller alle, vil søket være begrenset til siste 100 eller siste 500 eller alle registrerignene. Når den som søkes står i listen, åpnes den på vanlig måte. Rapporter velges ved å trykke på skrivermerket. Merk flere rapporter egner seg for eksport til et format som menighetsblader og aviser kan benytte seg av. Se eksport av data i generell del. Språk Ved utskrift kan hver bruker kan ha sitt standard språk, bokmål eller nynorsk Det settes ved å trykke på knappen for språk.
11 av 76 04.09.2006 22:08 Følgende bilde kommer frem: Kryss av for det språk som skal brukes, og trykke ok I denne boksen kan også velges hvilke menigheter som skal vises i liste over kirkelige handlinger. Velg i nedtrekksmenyen øverst til venstre i Kardinal. Kryss av de menigheter som skal vises. Ved å gå inn på språkvalg (bildet ovenfor) krysses av i ruten for sett gjeldende soknestruktur som standard. Dersom man senere ønsker å se registreringer for flere / andre sokn. søkes disse opp på vanlig måte ved å krysse av i nedtrekksmenyen og så gå inn på den aktuelle handling. Utskrift av rapporter Rutinene for utskrifter er likt for alle moduler. Trykk på skrivermerket. Velg ønsket rapport. Rapporter kan sendes til forhåndsvisning før den skrives ut. I Forhåndsvisning kan den også eksporteres til t. MsWord eller Excel eller Acrobat. En nyttig funksjon ved liste som skal sendes elektronisk til menighetsblad, aviser med mer. Eksport av rapportinformasjon En del rapporter ønskes kopiert eller eksportert til tekstbehandler. Eksempelvis gudstjenestelister som skal sendes til trykkeri, livets gang som skal inn i menighetsblad o.s.v.
12 av 76 04.09.2006 22:08 Når en rapport er valgt, velg forhåndsvisning. Knapperaden på den forhåndsviste rapporten inneholder et eksportsymbol en konvolutt. I den boksen som kommer frem velges Word for windows og application Da blir informasjonen lagt over i et word dokument. Informasjonen er nå kopiert over til et vanlig Word dokument, og kan behandles som det, redigeres, sendes alt etter ønske. Registrering av personer Over alt i Kardinal blir personregistreringen gjort på samme måte. Trykk på reg knappen og personinformasjons skjemaet kommer frem. NB: Ikke skriv direkte inn i feltene. Bruk Reg knappen for å få frem perosninformasjonsskjemaet. Registrering av en person. Fyll ut feltene i skjemaet og trykk ok Merk. Personnummeret må fylles ut. 11 siffer. Er dette ikke tilgjengelig, kan fødselsdato brukes, men bør snares endres til 11 siffer. Viss ikke får man problemer når man skal registrere neste person med samme fødselsdato. Vi har valgt å bygge opp kontroller rundt fødselsnummert på samme måte som folkeregisteret. Det betyr m.a. at siffer nr. 7 og 8 forteller hvilke århundre en person er født. Dersom dere opplever at det på en dåpsattest kommer ut at vedkommende barn er født i år 1901, mend den aktuelle personen virkelig er født i år 2001, har det med personnummeret å gjøre. Følgende tabell illustrerer dette (forenklet versjon). I eksempeltet under er ikke personnummeret korrekt, men det er heller ikke poenget. En person er født 1. juli Personnummer / Kommentar 010701 45678 Dersom de uthevede siffrene ligger i området 0 49, forteller det at vedkommende er født på 1900 tallet, i dette tilfelle 1. juli 1901
13 av 76 04.09.2006 22:08 010701 55678 Dersom de uthevede siffrene ligger i området 50 74, forteller det at vedkommende er født på 1800 tallet, i dette tilfelle 1. juli 1801 010701 75678 Dersom de uthevede siffrene ligger i området 75 99, forteller det at vedkommende er født på 2000 tallet, i dette tilfelle 1. juli 2001 Søk i personregister Kardinal legger opp til stor grad av gjenbruk av data i stedet for stadig nyregistreringer. Har en person vært regsitrert tidligere ved en eller annen anledning, søkes navnet oppigjen og brukes på nytt. Det samme gjelder om man vil hente navneinformasjon fra medlemsregisteret. Ved søk får man opp følgende bilde: Nederste delen er treff i kirkelig medlemsregister. Når et navn blir brukt fra det, kopieres det automatisk til den øverste delen. Endrer man navn og eller adresser, blir de lagt i det øverste bildet. Neste gang man søker på samme navn, vil man finne det både i øverste og nederste del. Feltet sist oppdatert indikerer hvilke av de to som er siste brukt, og dermed mest oppdatert. Det kan godt hende at en person som blir søkt opp finnes bare i den øverte delen. Det er i tilfelle et navn som er burkt lokalt, men som ikke finnes i medlemsregisteret Når en person er funnet, trykk på den grå knappen foran navnet eller personnummeret (så hele linjen blir merket) og trykk ok. Personinformasjon skjemaet er nå ferdig utfylt. Dersom endringer trengs å gjøres (adresse eller navn) skrives de her. Trykk ok, og navnet er så lagt inn i kirkelig handling. Lage maler i Ms word Kardinal kommuniserer med MsWord ved hjelp av flettekoder. Det er tekster som begynner med < og slutter med >. Eksempel: er en kode som gjør at den aktuelle malen kan hente en dato fra Kardinal. Å lage maler er veldig enkelt: - Åpne et dokument i MsWord. - Sett inn ønskede flettefelt (se nedenfor) og lagre det som en mal. - Lagre malen under Maler - katalogen under Kardinal. Vanligvis under c:\programfiler\kardinal\maler Følgende koder for øyeblikket er tilgjengelige: Klikk her for å laste ned oversikten >> I dokumentet finner du oversikten over alle flettefeltene i Kardinal. Hvis nye flettefelt blir tilgjengelige legger vi ut dette under den samme linken. Merk at alle kolonner i Kardinal danner et flettefelt. Du kan derfor bygge opp malene dine helt etter ønske. MENIGHETSINFO. Hovedvalget «Menighetsinfo» inneholder følgende undermoduler: «Inn/ut melding» og «Ansattregister», «Frivillig register» og «Medlemsregister», «Årsstatistikk» og «Adressering». Under valget inn/ut melding skal det registreres alle de som melder seg inn/ut av Den norske kirke. Det er også her vi henter ut kvartalsrapport som skal sendes folkeregisteret. I ansattregisteret skal vi registrere de ansatte i menigheten, samt hvilke oppgaver disse har i forbindelse med gudstjenesteplanlegging. Fra medlemsregisteret skrives ut liste eller etiketter fra menighetens medlemsmasse. Årsstatistikken genererer (henter opplysninger) til en langt på vei ferdig årsstatistikk. Forutsetningen er at registreringene er gjort på korrekt måte. Funksjonen Adressering gjør det mulig for deg å opprette adresselister, enten separate lister eller overførte lister fra for eksempel konfirmasjon, som kan flettes til brev, epost eller tekstmelding (SMS). Inn/ut melding Hvordan starte registrering av inn/utmelding? For å registrere de som melder seg inn eller ut i Den norske kirke, må man først velge hovedvalget Menighetsinfo:
14 av 76 04.09.2006 22:08 Deretter velges undervalget fra undervalgslinjen. Du kommer til en tabell hvor inn/utmeldinger er gjort. Ved å trykke på ny knappen vil et blankt registreringsskjema komme. Alt ligger nå klart til at du kan skrive inn opplysninger i alle de hvite feltene. Husk å bruke Reg.-knappen når du registrerer personen! Registrere inn eller ut- meldte fra Den Norske Kirke Vi ser at skjemaet ovenfor er delt opp i 3 hoveddeler. Øverste del inneholder personopplysninger, det midterste feltet har med tid og steds-opplysninger, og i det nederste feltet registreres trossamfunn og status for vedkommende. Personopplysningene registreres som vanlig i Kardinal. Her kan vi søke etter personen i personregisteret, eller vi kan registrere personen manuelt. Hvordan dette gjøres kan du lese mer om i punkt Registrering av personer, eller under Søk i personregister. I den nederste delen registreres hvilket trossamfunn personen skal gå over til (utmelding), eller kom fra (innmelding). Et eksempel på ferdig registrering: Sjekk statusfeltet nederst. Status: Utmeldt NB! Når ruten Ferdig reistrert Arkivèr er krysset ut, kan man ikke lenger gjøre endringer i den aktuelle registreringen. Oppdatere en inn/ut melding Skal dere gjøre endringer i en inn/ut melding, dobbelklikker du på aktuelle navn i listen over regsitrerte inn/utmeldinger. Registreringskjemaet kommer opp. Gjør nødvendinge endringer og lagre. Slette en inn/ut-melding fra registeret Dersom dere vil slette en registrering, gjøres dette ved å først finne den posten som skal slettes,og deretter trykker dere på sletteknappen (søppelbøtten).
15 av 76 04.09.2006 22:08 Trykker dere på søppelbøtten sletter dere den registreringen som vises i inn/ut-meldingsskjemaet. Utskrift av kvartalsrapport Kvartalsrapport skal sendes folkeregisteret hver 3. måned. Kvartalsrapporten i Kardinal inneholder lister over alle som er registrert innmeldte, utmeldte og døpte i Kardinal et bestemt kvartal og årstall. Trykk på skriversymbolet: Velg så kvartalsrapport. Etter å ha valgt Kvartalsrapport fra menyen, kommer dette vinduet frem: Angi hvilket sok du ønsker kvartalsrapport fra, for deretter å angi kvartal og årstall. Bruk 4 siffer i årstallet. Husk: kvartalsrapporten skal skrives ut med en rapport pr. Sokn. Statusfeltet forteller om dere skal ha utskrift av kun de innmeldte, de utmeldte eller både inn og ut -meldte og døpte. Utskriftene kommer ut som 3 separate utskrifter, hvor du må kontrollere at oppsettet for bispedømme og prosti er rette. Merk: Hvis du skulle oppleve at noen ikke kommer med på kvartalsrapporten, kan dette skyldes at for eksempel et personnummer er feil. Ta derfor også en utskrift av Kvartalsrapport for feilførte registreringer som du finner i listen over utskrifter. Ansattregister Hvordan starte registrering av ansatte? For å registrere de ansatte i menigheten, må man først velge hovedvalget Menighetsinfo: Deretter velges undervalget ANSATT REG fra undervalgslinjen. Det vil nå komme opp en liste over ansatte.
16 av 76 04.09.2006 22:08 Skal det registreres en ny ansatt, trykker du på ny knappen. Skal opplysninger endres, dobbelklikker du på de registreringen som endres. I begge tilfeller kommer følgende skjema opp: Eksempel på registrering av en ansatt Registrering av personopplysninger I feltet Navn: skal navnet på den ansatte registreres. Et hvert navn i Kardinal er identifisert med et fødselsnummer + hele navnet til personen (fornavn, mellomnavn, etternavn osv). Når vi nå skal registrere et navn, kan dette gjøres på flere måter. Se registering av personer eller søk i personregister Alle personopplysninger som tidligere har vært registrert i Kardinal, kan nås ved å foreta et søk med f.eks. fødselsnummeret som søkekriterie. Det søkes også direkte i medlemsregisteret. Vi starter med å sjekke om personopplysninger til denne ansatte er registrert tidligere. Skriv litt av informasjonen på denne måten:
17 av 76 04.09.2006 22:08 Etter å ha tastet inn fødselsnummeret trykker du på: Nå søker du etter en person som tidligere er registrert i Kardinal. Dette søket kan resultere i to resultat: 1: Dersom personen finnes, så kommer navnet frem i oversikten over personer: Finnes rette personen, trykkes på den grå firkanten foran peronnr. Den med pil eller trekant i, Trykk på OK- knappen, og opplysningene om adresse vil bli overført til ansatt-skjemaet. 2: Dersom denne personen ikke finnes, kommer skjemaet opp uten opplysninger. Trykk så på Reg knappen. Personinformasjons skjemaet kommer da opp: Vi velger i dette eksempelet å føre inn opplysninger om personen ØYSTEIN DUEVÅG. Hun er nyansatt og opplysninger om henne har altså ikke tidligere vært registrert. Vi fyller nå inn alle opplysningene vi vet om denne personen. Et ferdig utfylt skjema ser da slik ut: NB: For å hoppe mellom hvert felt i skjemaet så skal det brukes tabulator-tasten på tastaturet. NB: IKKE bruk ENTER-tasten for å skifte til neste linje. Da avslutter du registreringen istedenfor å hoppe mellom feltene. Ved å bruke tabulator-tasten forenkles også registreringen av poststed og kommune, da stedsnavnene vil komme opp av seg selv etter kun å ha fylt inn postnummeret eller kommunenummeret. Disse opplysningene ligger innebygget i Kardinal. Etter at du er ferdig med å registrere personen, og samtidig har kontrollert at alle opplysninger stemmer, kan du avslutte registreringen ved å trykke på knappen merket OK. Er du ikke interessert i å ta vare på de opplysninger som du har ført inn, så trykker du AVSLUTT. Da vil du returnere til ansattregistreringen, uten at noen nye personer har blir registrert. Har du derimot trykket på knappen OK, så vil opplysningene du har behov for i ansattregistreringen komme frem i de tilhørende feltene. På neste side er dette vist, i tillegg til at resten av opplysningene vi ønsker å registrere om ØYSTEIN DUEVÅG er fullført. Dette er opplysninger om: Initialer (knytninger til brukernavn og tidsplanlegger) ØYSTEIN DUEVÅG må ha entydige initialer som f.eks. «ØYSTEIN», «ØD» eller «DUEVÅG». Dette feltet henge nøye sammen med brukernavnene som administrator har definert for de som skal bruke Kardinal. Registrer også menighetens initialer. Initialfeltet kan da se slik ut: SKK:ØD Det er viktig at initialene som blir registrert på en ansatt, lett kan identifiseres med den ansatte. Dersom dere i den daglige tjeneste vanligvis bruker fornavn, så bruk også fornavn her. Det er derfor ofte bedre å bruke «ØYSTEIN» enn «ØD». Husk at to personer ikke kan ha de samme initialene. To personer som heter ØYSTEIN må derfor skilles f.eks. ved «ØYSTEIN D.» Og «ØYSTEIN H.».
18 av 76 04.09.2006 22:08 Det er plass til 15 bokstaver i dette feltet. (Initialene som du her bestemmer, vil du komme til å se igjen senere i andre registreringsskjema der det skal registreres hvem av de ansatte som er ansvarlige for en handling. Du vil også se det i tidsplanleggeren, der det kun er de som står med initialer lik brukernavnet ved oppstart av Kardinal, som får tilgang.) Tittel Denne velges ved å trykke på nedtrekksmenyen, for så å velge den riktige tittelen fra listen. Dersom tittelen du er ute etter i listen ikke eksisterer, så kan du skrive direkte den tittelen du ønsker i det hvite feltet ved siden av pilen. For å velge riktig tittel, blar du deg opp eller ned i listen ved å trykke venstre museknapp på pilene, eller ved å bruke piltastene på tastaturet. ØYSTEIN er diakon, så vi velger denne tittelen fra listen. Sluttet Dersom en ansatt slutter i jobben, så merker du av et kryss i denne ruten. Her merker vi ikke av noen ting, siden ØYSTEIN nettopp har blitt ansatt, og skal arbeide en tid fremover. Kan fungere som Her registreres alle de arbeidsoppgaver som den ansatte kan utføre. Øystein sine oppgaver er først og fremst Liturg og Predikant, men dersom behovet skulle være der, så kan hun også ta på seg oppgaver som Kirketjener og Tekstleser. Det ferdig registrerte skjemaet for Øystein, ser dermed slik ut: Hvordan lagre og ta vare på opplysningene om den ansatte? Når alle opplysninger har kommet på plass, må du trykke på krysset for «avslutt» for å ta vare på denne registreringen. Etter dette er du klar for registrering av neste ansatt. Registrering av ansatte er et arbeid som hovedsakelig går for seg første gang du starter Kardinal. Oppdatering av ansattopplysninger Opplysninger du har lagret tidligere, kan oppdateres når som helst ved å endre opplysningene i skjemaet. Oppdatering skrives bare direkte inn i skjemaet med følgende unntak: Personopplysningene: Alle rettelser her skjer ved at du går inn via Reg-knappen De øvrige opplysningene kan føyes til/ endres direkte i skjemaet. Medlemsregister Medlemsregisteret er et nyttig verktøy knyttet til alle moduelen i Kardinal. Du vil under alle registreringsbilder ha tilgang til medlemsregisteret via REG knappen. I tillegg kan du under dette menyvalget også håndtere lister og utskrifter av flere medlemmer i registeret. Hvordan bruke medlemsregisteret Velg hovedområdet Velg deretter Medlemsreg. Du vil nå få opp en blank liste med noen valg/muligheter som ser slik ut:
19 av 76 04.09.2006 22:08 I feltet "Vis" har du muligheten til å hente ut ferdigdefinerte aldersgrupper fra registeret. For å aktivere dette for f. eks 4-åringer velg Vis - 4-åringer - Vis sokn (ditt ønsket sokn). Da vil listen over 4-åringer for det soknet du har valgt dukke opp. Du har også muligheten i denne sorteringsprosessen å velge både tilhørende og medlemmer, eller bare en av delene. Utskrift av medlemsregister: Når du har fått fram ønsket liste kan du på vanlig måte ta utskrift og velge mellom ferdigdefinerte rapporter. Du kan velge mellom følgende rapporter: Når du har valgt ønsket rapport får du spørmål om du vil selektere ytterligere. Du kan la feltene stå blanke hvis du vil bruke listen du allerede har fått fram, eller spesifisere ved å fylle inn kriterier i selekteringsbildet som vist under: Årsstatistikk Årsstatistikken skal gi et bilde av virksomheten i et sokn i et angitt år. I Kardinal kan man samle alle opplysninger som dere har registrert i løpet av året, inn i et registreringsskjema for årsstatistikk. Mye av dette arbeidet gjør Kardinal for dere, og noe må dere gjøre selv. Resultatet av de opplysningene Kardinal automatisk kan gi dere, avhenger selvsagt av at dere har gjennomført registreringene regelmessig over hele året. Vi skal her gå igjennom hvordan vi kan utforme en slik årsstatistikk. Hvordan starte registrering av årsstatistikk? Velg hovedområdet Velg deretter Statistikk. Når du trykker på knappen Statistikk får du opp to valg. Enten gammel statistikk eller ny statistikk. Hvis du ønsker å gå tilbake til en tidligere innlevert statistikk velger du Statistikk for før 2004, men hvis du skal generere en ny statistikk velger du statistikk fra 2005. En tilsvarende liste vil komme frem:
20 av 76 04.09.2006 22:08 Innlevering av statistikk Opptelling av data for årsstatistikk: Trykk knappen Oppdater informasjon for å telle opplysninger som er registrert i Kardinal. Dette vil erstatte alle felt på side 1,2,3 og 4 som er merket med en stjerne (*). Dette betyr at du kan oppdatere informasjon gjentatte ganger, dersom du vil gå igjennom registreringene for å finne evt. feil eller mangler. Feltene som ikke er merket med *, vil ikke bli erstattet, og kan føres inn manuelt på ønskelig tidspunkt. Informasjon om hvordan tallene hentes, finner du på slutten av dokumentet. Nede på Statistikkgrunnlaget finner du to knapper. Disse benytter du for kontroll og innsending av statistikk til Statistisk sentralbyrå etter at tallene er på plass på side 1,2,3 og 4. 1: Trykk på knappen: Lagre skjema for kontroll Dataene sjekkes nå av Kardinal, og du får ikke mulighet til å gå videre før alt sjekker stemmer. Du får opplysning om hva som evt. er galt. Når alt er riktig, får du mulighet til å lagre statistikken din på et valgt område. Merk deg hvor du lagrer skjemaet og hvilket navn du gir dette. 2: Last ned installasjonsprogram for skjema fra: http://www.ssb.no/kostra/kirke/ (Dette finner du under overskriften 'Skjema og veiledning' Filen heter 'Installasjonsprogram for elektroniske skjemaer, kirke menighetsråd' eller fellesrådsvarianten for ett-sokns menigheter. 3: Installer dette programmet, og start skjema 28 Årsstatistikk for den norske kirke. (Dette finner du på Startknappen->Programmer->Kirkelig statistikkskjema... ->Skjema->Skjema 28...) (Dersom Internet Explorer sperrer for denne type program, må du tillate blokkert innhold på informasjonslinjen.)
21 av 76 04.09.2006 22:08 4: Trykk nederst på skjemaet på knappen: Åpne... 5: Bla deg frem til filen som du lagret under punkt 1. 6: Dataene fra Kardinal blir nå fylt inn i skjemaet. Kontroller at tallene er riktig fylt inn. 7: Trykk knappen 'Lagre og send som e-post' for å sende dette inn til Statistisk sentralbyrå. (Se knappen på bildet ovenfor) 8: Du er nå ferdig! Alternativ innsending Skal kun benyttes etter avtale med Statistisk sentralbyrå (ssb). Passord for denne fremgangsmåten gis også kun ut av ssb. Ssb ønsker at du skal lagre og kontrollere skjemaet for feil, slik fremgangsmåten ovenfor forklarer. Dersom dette av en eller annen grunn ikke lar seg gjøre, så kan fremgangsmåten under benyttes. 1: Trykk på knappen: Send skjema til Statistisk sentralbyrå Tast inn passordet gitt av ssb. Dataene sjekkes så av Kardinal, og du får ikke mulighet til å gå videre før alle kontroller er godkjent. Når evt. kontroller er godkjent, får du mulighet til å sende statistikken direkte til ssb:
22 av 76 04.09.2006 22:08 Noen forutsetninger for en korrekt årsstatistikk En korrekt årsstatistikk forutsetter korrekt føring gjennom hele året. Er man nøyaktig med en del grunnleggende ting, så er det en veldig enkel jobb å lage årsstatistikk. Merk dere her følgende tips: 1: Vær nøyaktig med føring av personnummer, kommunenummer og soknnummer. Årsstatistikken tar utgangspunkt i soknnummeret der hver enkelt person bor. Dette nummeret registrerer dere i det nederste feltet i personinformasjon. Nummeret blir hentet til bruk i årsstatistikken både når det gjelder dåpsbarn, de som skal vigsles og alle som melder seg inn eller ut av Den norske kirke. - Husk fullstendig personnummer på alle personer dere registrerer i personregisteret - Angi hvilken kommune personene dere skal registrere bor i. Dette er også - Angi hvilket sokn vedrørende bor i. Kjenner man ikke nummeret, kan man via personinformasjon søke en person som man vet bor i menigheten. Soknenummeret kommer opp sammen med resten av personinformasjonen. 2: Før gudstjenestene regelmessig. Pass spesielt godt på å føre den ruten som heter Dagsregister/Årsstatistikk: Alle disse opplysningene skal være med for hver gudstjeneste som er utført. I feltet Type (årsstat.) skal det ved en normal høymesse stå avmerket andre gudstjenester. Husk også å sette kryss i feltet for hovedgudstjeneste i de registreringene dette gjelder. Før ellers alle kirkelige handlinger som normalt.
23 av 76 04.09.2006 22:08 Adressering Adresseringsfunksjonen gjør det mulig å enkelt kunne flette brev, e-post og sms fra andre funksjoner og lister i Kardinal. Du står fritt til å lage maler, slå sammen lister og har dermed full fleksibilitet i din håndtering av disse formene for kommunikasjon. Vi skal nå se litt nærmere på framgangsmåten: Velg først hovedområde: Velg deretter Adressering. Du vil nå åpnet adresseringslisten som ser slik ut: I rubrikken til høyre ser du oversikten over overførte grupper og på venstre side finner du innholdet i den valgte gruppen. Vi skal litt senere se på behandling av listen, men la oss først se hvordan navn og adresser overføres til adresseringsen: Overføring av lister til adresseringsfunksjonen Hvis vi tar utgangspunkt i Listen over konfirmerte gjør følgende: Etter at du har åpnet listen og eventuelt valgt kull klikker du Rediger - Overføring - Adressemodul. Du vi få opp en boks for videre selektering. Hvis du ikke vil overføre alle gjør du dine selekteringer. Vil du overføre alle klikker du OK. Angi deretter ønsket navn på listen og klikk ok:
24 av 76 04.09.2006 22:08 Listen overføres nå etter ønskede kriterier til adresseringsmodulen: Fletting av brev, e-post og sms La oss nå se nærmere på hvordan vi kan utnytte funksjonene i adresseringsmodulen på best mulig måte: Fletting av brev Ønsker du å forfatte et brev for så å flette dette med navn og adresser til for eksempel konfirmanten gjør du på følgende måte: Skriv brevet og lagre det i katalogen Maler som du finner under C:\Programfiler\Kardinal. For at adresser skal flettes må noen enkle flettekoder legge til i brevet du har skrevet. Disse er: Legger du for eksempel til disse flette kodene i brev slik: Vil resultatet bli slik:
25 av 76 04.09.2006 22:08 For å flette brev velger du ønsket liste slik: Klikk deretter Flett adresseliste - Microsoft Word - Ok Fletting av e-post: Fletting av e-post kan være en nyttig funksjon hvis du for eksempel skal sende samme e-post til flere mottakere samtidig. Følg denne framgangsmåten for å flette e-post: Velg ønsket liste og pass på at du har registrert e-postadressen til mottakerne slik: Følg deretter samme framgangsmåte som under fletting av brev. Velg alternative E-post og trykk ok. Du vil nå få opp en et "vanlig" vindu for sending av e-post hvor du kan skrive og sende e-posten din!
26 av 76 04.09.2006 22:08 Fletting av SMS Har du opprettet en avtale med oss og har fått tildelt et brukernavn og passord kan du forta massesending av SMS. Framgangsmåten er som følger: Velg ønsket liste du vil sende SMS til. Pass på at du registrert mobilnummerne i listen. Klikk flett adresseliste og vel Mobiltelefon. Du vil få opp følgende bilde: Velg bruker fra nedtrekksmenyen og skriv inn passord. Skriv deretter tekstmeldingen i ruten til høyre og velg Send! Andre funksjoner i adresseringsmodulen: Behandling av lister: Du står fritt til å behandle listene som du vil. Etter at listene er for eksempel overført fra konfirmant-listen kan du legge til, slette eller endre navn og opplysninger fra listen ved å bruke knappen på høyre side. Aktive og inaktive deltagere: I siste kolonne i listen har du muligheten til å angi hvilke deltagere som skal være aktive eller inaktive. De avhukede navnene er aktive! Det er bare de navnene som er satt som aktive det vil bli flettet til i alle funksjonene. Opprette lister som ikke overføres fra andre moduler: Fra Adresseringsmodulen klikker du Ny-knappen - velger menighet. Angi deretter et navn på listen og klikk ok. En ny tom liste vil dukke opp. Velg listene og legg til nye navn! Oppdatere adresser: For å ha en mest mulig oppdatert liste kan du oppdatere listene mot medlemsregisteret. Velg ønsket liste og klikk Oppdater adresser! Sammenslåing av lister Hvis du har 2 eller flere lister kan du om du ønsker slå sammen listene. Dette gjøres ved å merke listene du vil slå sammen. Dette gjør du ved å holde Ctrl-knappen på tastaturet inne, mens du klikker på ønskede lister. Du vil se at listene du merker blir blå. Klikk deretter "Slå sammen merkede lister" og gi listen et nytt navn! Kirkelige handlinger Kirkelige handlinger er den modulen i Kardinal hvor kirkebokføringen finner sted. Alle de kirkelige handlinger som Hvordan starte registrering av gudstjeneste?, Hvordan starte registrering av dåp?, Konfirmasjon, Hvordan starte registrering av vielse?, Hvordan starte registreringen av gravferd?. Alle tilhørende rapporter og attester lett tilgjengelig for utskrift på skriver. Gudstjenesteplanleggingen er lagt inn under tidsplanlegger. Her kan gudstjenestene planlegges på en enkel og grei måte. Normalt vil gudstjenestearbeidet starte med planlegging, for deretter å føres over til dagsregisteret. Derfor anbefales man setter seg inn i Gudstjenesteplanlegging før man registrerer enkeltgudstjenester. I dette kapittelet vil vi kun fokusere på gudstjenestearbeidet. Videre vil vi ta for oss hver enkel kirkelig handling, og forklare bruken av hvert enkelt skjema. Gudstjeneste Gudstjenesteregistreringen er satt sammen av 3 hoveddeler. - Liste over alle gudstjenester - Registrering av gudstjeneste - Salmeseddel - Dagsprogram Hvordan starte registrering av gudstjeneste? Se også kap. om gudstjenesteplanlegger For å starte gudstjenesteregistreringen, må man først velge hovedvalget Kirkelige handlinger:
27 av 76 04.09.2006 22:08 Deretter velges undervalget GUDSTJENESTE fra knapperaden. Det vil nå komme opp en liste over alle gudstjenester som er registrert. Nedenfor skal vi vise et eksempel på hvordan vi kan arbeide med gudstjenesteplanlegging/registrering. Liste over gudstjenester Søk etter registrerte gudstjenester Selektering. Gir deg et utvalg av alle linjene, selektert på kirke og/eller dato. Se på tidligere registrerte gudstjenester Foran hver linje er en grå firkant. Dobbelklikker med venstre museknapp, da vises registreringskortet for denne gudstjenesten. Ny registrering Det første du ser av gudstjenesteregistreringen, er en oversikt over alle gudstjenester som er registrert hittil i Kardinal. Det er to måter å legge til gudstjenester: En enkelt gudstjeneste Starter et blankt registreringsskjema klar til å legge inn en ny gudstjeneste. Velg /fyll ut de forskjellige feltene. De fleste opplysninger hentes fra nedtrekksmenyer. Års eller halvårsplanlegging, se gudstjenesteplanlegger. Utskrift av liste over registrerte gudstjenester Vi kan også skrive ut på skriver den matrisen som vi ser ovenfor. Dette kan være et nyttig informasjonsark for planlegging fremover. Dette gjøres ved å trykke på utskrift-knappen på verktøylinjen. Utskrifter Skrivermerket gir oversikt over rapporter som kan skrives ut fra registrerte gudstjenester. Registreringsfeltene i gudstjeneste Vi skal nå gå igjennom registreringsfeltene i en gudstjeneste og videre se på program / salmeseddelen. Vi skal også vise noen av de funksjonene som dere kan dra nytte av rundt dette. Vi starter med et eksempel av registreringskortet. Da vil følgende skjermbilde komme frem:
28 av 76 04.09.2006 22:08 I dette skjemaet finner vi en rekke registreringsfelt. Vi skal nå begynne på toppen av skjemaet og forklare ganske grundig punkt for punkt nedover. De fleste felt inneholder en del valgmuligheter, som man kan velge fra en liste. Dette velges ved å trykke på nedtrekksmenyen til høyre i registreringsfeltet. Kirke: I dette feltet kommer det frem alle de kirker og institusjoner som er registrert under Faste Data, sted. Dersom det ikke kommer frem noen stedsnavn her, så er det fordi det ikke har blitt registrert noen av disse typene i Faste Data, sted. Se brukerveiledning for administrator for informasjon om hvordan du skal registrere kirker og institusjoner i Faste Data, sted. Dag i kirkeåret: I dette feltet skal dere velge den aktuelle dagen i kirkeåret gudstjenesten skal finne sted. I listen er alle de vanlige dagene listet opp, i tillegg til noen mer spesielle dager som olsok, 17.mai osv. Dersom dere skal registrere gudstjenester som skjer utenom dette, som f.eks. vielser eller begravelser, benyttes valget lengst nede i listen, ALLE DAGER. Når dere har valgt dag i kirkeåret, blir feltene Liturgisk farge og Tema for dagen fylt ut lengre nede i skjemaet. Hovedgudstjeneste søn/helligdag: Sett et kryss i denne rubrikken dersom gudstjenesten blir karakterisert som en hovedgudstjeneste på søndager eller på helligdager. Denne rubrikken er til bruk for årsstatistikken som tas i bruk fra 01.01 1998. Gudstjeneste: Her angir dere hvilken hovedkategori gudstjenesten kommer inn under. Dette feltet tilsvarer de tre feltene, Forordnet gudstjeneste, Musikkandakt og Andre gudstjenester i dagsregisteret. Type: I feltet for type gudstjeneste kommer følgende valg frem: Familiegudstjeneste Ungdomsgudstjeneste Barnehagegudstjeneste Skolegudstjeneste Konsert, musikkarr. Økum. gudstjeneste Vanlige gudstjenester (dette valget brukes for høymesse, forenklet høymesse, prekengudstjenest). Velg den riktige typen fra listen, for å angi gudstjenestekategori. Disse feltene er avgjørende for at årsstatistikken blir korrekt. Liturgi: Liturgi angir hvilken agenda som skal benyttes i gudstjenesten. Dette feltet + dag i kirkeåret gir grunnlag for forslag til salmeseddel (se senere i eksempelet). Følgende liturgier kan velges fra listen. Til høyre vises hvilke dag i kirkeåret der finnes forslag til salmeseddel. Liturgi Dag i kirkeåret Aftensang Kun «Alle dager» Dåp Kun «Alle dager» Familiegudstjeneste Alle dager i kirkeåret *)