Rapport forvaltningsrevisjon Organisatoriske arbeidsbetingelser i Orkdal kommune Orkdal kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Organisatoriske arbeidsbetingelser i Orkdal kommune Orkdal kommune År 2004

Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 5 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...5 2.2 HØRING...6 3 TEORETISK RAMMEVERK: SYKEFRAVÆR I ET ARBEIDSMILJØPERSPEKTIV... 7 3.1 VURDERINGSKRITERIER...8 4 METODE OG GJENNOMFØRING...13 4.1 METODE...13 4.2 GJENNOMFØRING...15 5 REVISORS FUNN OG VURDERINGER...16 5.1 TILRETTELEGGING AV ARBEIDET...16 5.2 FYSISK ARBEIDSMILJØ...21 5.3 KULTUR OG HOLDNINGER... 25 5.4 LEDELSE... 30 5.5 ARBEIDSMILJØ OG HMS... 35 5.6 KOMMUNIKASJON... 40 6 REVISORS KONKLUSJON...44 KILDER...46 VEDLEGG Høringsuttalelse Orkanger, 15. juni 2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

1 SAMMENDRAG Målet med dette prosjektet er å bidra med kunnskap om bakenforliggende mekanismer som kan settes i sammenheng med sykefravær, og peke på forhold i kommunen som kan påvirke dannelsen av nærværsfaktorer og/eller fraværsfaktorer. Informasjon av denne typen kan benyttes som grunnlag for å velge og utvikle tiltak for forebygging av sykefravær. Prosjektet fokuserer på arbeidsforhold og arbeidsmiljø. Vi tilnærmer oss fenomenet sykefravær gjennom en systematisk kartlegging av ulike sider på arbeidsplassene i Orkdal kommune. Det er de ansattes oppfatning av de betingelsene de arbeider under som er fokuset for rapporten. Hovedvekten er lagt på sosiale og organisatoriske arbeidsbetingelser. Vi undersøker blant annet arbeidsorganisering, utforming og fordeling av oppgaver, ledelse, forholdet mellom krav og muligheter til å innfri kravene, kommunikasjon og tillit mellom arbeidstakere og mellom arbeidstakere og ledelse. I tillegg ser vi på noen sider ved det fysiske arbeidsmiljøet. Dataene er samlet inn gjennom en spørreskjemaundersøkelse blant ansatte i Orkdal kommune i tidsrommet mai juli 2003. Problemstillingen som belyses er: Har arbeidstakere i Orkdal kommune gode organisatoriske og fysiske arbeidsbetingelser? Framstillingen og diskusjonen av funn og fakta er organisert rundt følgende vurderingskriterier: 1. Tilrettelegging av arbeidet 2. Det fysiske arbeidsmiljøet 3. Kultur og holdninger 4. Ledelse 5. HMS-arbeid 6. Kommunikasjon Orkdal kommune driver en mangesidig virksomhet, noe som gjør at det eksisterer mange parallelle og forskjellige arbeidsmiljø innenfor virksomheten kommunen. Langs flere av de dimensjonene vi undersøker, finner vi nettopp det: Det er forskjeller alt etter hvilken del av virksomheten vi ser på. Under overskriften tilrettelegging av arbeidet viser analysen at de ansatte har ulik innflytelse på utforming av arbeidsdagen, og i ulik grad opplever fysisk jobbstress. Hovedmønsteret som kommer fram viser at ansatte i førstelinjen kommer dårligst ut på målene for tilrettelegging. Rapporten tar også for seg noen sider ved det fysiske arbeidsmiljøet, og det generelle bildet viser et svært godt fysisk arbeidsmiljø. Unntaket er inneklima, og da spesielt for ansatte med arbeidssted på kommunesenteret og på skolene. Samtidig blir det understreket at resultatene varierer mellom seksjonene, og at gruppen som skårer dårlig på inneklima, utgjør mange ansatte. Det gjenstår derfor noen utfordringer på området. Kultur og holdninger i organisasjonen er belyst fra flere sider. Undersøkelsen forteller oss at mobbing og trakassering er et svært lite problem. Andelen som oppgir at de er blitt mobbet ligger godt under det en regner med er vanlig i norsk arbeidsliv for øvrig. En annen side ved kulturen som er undersøkt, er respekten for sykefravær. Vi kan slå fast at denne er stor. Organisasjonen aksepterer fravær uten at dette blir mistenkeliggjort av kolleger og ledelse. Tallene i undersøkelsen tyder på at nærværspress ikke gjør seg gjeldende blant de ansatte. Når vi undersøker tilhørighet til organisasjonen, sier flertallet at denne er middels. Samtidig sier noe over halvparten at de opplever å har et stort sosialt fellesskap på jobben. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

Ledelse er et områdene rapporten framhever som et utviklingsområde. En andel på ca. seks av ti opplever nærmeste overordnede som rettferdig og støttende, men når det blir spørsmål om en blir oppmuntret til å delta i viktige avgjørelser, si ifra når en har en annen mening, samt om en får hjelp til å utvikle ferdigheter, er det få som opplever bemyndigende ledelse mer enn i middels grad. Resultatene som framkommer for ledelse varierer i svært liten grad mellom de ulike delene av organisasjonen. Denne delen av rapporten tar for seg sider ved lederrollen som ikke er direkte knyttet til sykefravær generelt eller sykefraværstiltak spesielt. Likevel tyder all erfaring på at lederutvikling er en svært viktig del av sykefraværsarbeidet fordi fraværet påvirkes direkte av måten lederrollen blir utøvd på. Den delen av analysen som dreier seg om arbeidsmiljø og HMS-arbeid, viser at de ansatte mener at HMS-kompetansen er for dårlig. Et hovedfunn er at relativt få svarer at verneombudet har tilstrekkelig kompetanse og at verneombudet har en viktig funksjon på arbeidsplassen. Rapporten antyder at økt fokus på blant annet verneombudsfunksjonen kan være en vei å gå for å orientere HMS-systemene mer mot tiltak og aktiviteter, og mindre mot planlegging og dokumentasjon. Arbeidsmiljøloven forutsetter en aktiv innstilling til verne- og arbeidsmiljøarbeidet. Rapporten tar ikke stilling til om kommunens innsats på HMS ligger innenfor eller utenfor forskriften. Vi har imidlertid fått fram et bilde av de ansattes oppfatning av viktige sider ved dette arbeidet. Rapporten slår også fast at et relativt stort flertall oppfatter kommunikasjonen på arbeidsplassen som god. Samtidig er det en del seksjonsvise variasjoner på dette området. Det er også en tendens til at informasjonsflyten mellom ansatte og ledelse er den siden ved kommunikasjon som blir vurdert som dårligst. Også på dette punktet antyder rapporten at det å dyktiggjøre ledere i å skape gode rammer for informasjon og kommunikasjon, kan være et felt med potensial for utvikling. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Sykefraværet i Norge har økt de siste årene. Etter en nedgang i første halvdel av 1990-tallet har sykefraværet og antallet nye uførepensjonister økt kraftig på slutten av tiåret (NOU 2000:27). Dersom det ikke blir satt i gang tiltak mot denne utviklingen, tilsier prognosene at denne økningen vil fortsette. Økt sykefravær fører til økte kostnader for samfunnet og belastninger for den enkelte som må melde pass i yrkeslivet. Det er derfor viktig å få forståelse for hva som forårsaker sykefravær, og spesielt hva økningen i fraværet skyldes. Kunnskap om årsaker til sykefravær vil gjøre arbeidet med å redusere sykefraværet lettere. Til tross for at det arbeides med forebygging har en de siste årene (2001 og 2002) også i Orkdal kommune registrert en oppgang i sykefraværet. I løpet av fem år har sykefraværsprosenten steget fra 6,8 (1998 ) til 8,9 (2002). I 2001 tilsvarte sykefraværet ca. 46 årsverk, hvorav ca. 11 årsverk lå innenfor arbeidsgiverperioden (Årsmelding 2001 Orkdal kommune). Sykefravær Orkdal kommune Sykedager i prosent av mulige dagsverk 12 10 8 6 4 2 0 8,9 6,8 7,4 7,2 7,4 1998 1999 2000 2001 2002 Kvinner Menn Totalt Figur 2.1: Sykedager av mulige dagsverk. Kvinner, menn og totalt. Prosent Orkdal kommune gikk 1. oktober 2002 inn som såkalt IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv). Et av hovedmålene i IA-avtalen er å redusere sykefraværet. For å greie dette skal en fokusere på nærværsfaktorer og sammen skape tiltak som bidrar til et godt arbeidsmiljø. Det overordnede målet med dette prosjektet er å bidra med kunnskap om bakenforliggende mekanismer som kan settes i sammenheng med sykefravær. Hensikten med rapporten er å peke på forhold i kommunen som kan påvirke dannelsen av nærværsfaktorer eller fraværsfaktorer. Med nærværs- og fraværsfaktorer mener vi forhold i den enkeltes arbeidsmiljø som vil bidra til at arbeidstakeren enten vil ønske å møte på arbeidet, eller vil ønske å holde seg borte. Informasjon om slike bakenforliggende forhold, kan benyttes som grunnlag for å velge og utvikle tiltak for forebygging av sykefravær. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

2.2 Høring En foreløpig utgave av rapporten ble sendt på høring til rådmannen 12. mai 2004 og høringsfristen ble satt til 7. juni 2004. VRD har mottatt svarbrev ved ass. rådmann Grethe Metliaas datert 14. juni 2004. Rådmannen har ingen bemerkninger til metode og gjennomføring, og finner ingen grunn til å bemerke rapportens funn og konklusjoner. Administrasjonen anser det som verdifullt å få gjennomført en så omfattende undersøkelse på et viktig område for organisasjonen, og skriver videre at rapporten blant annet vil bli benyttet i arbeidet med å utvikle en arbeidsgiverstrategi. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

3 TEORETISK RAMMEVERK: SYKEFRAVÆR I ET ARBEIDSMILJØPERSPEK- TIV Sykefravær er et sammensatt fenomen. Tredelingen under viser hvilke utgangspunkt det er vanlig å innta i diskusjonen om hva sykefravær skyldes: Sykelønnsordningen og nasjonale særtrekk (karensdager, arbeidsgiverperiode, kompensasjonsnivå, pensjonsregler, konjunkturer, arbeidslivets kjønns- og alderssammensetning) Individforklaringer (moral, familiemønster, livsstil, matvaner, trening, tobakksforbruk, alkohol) Arbeidsforhold og arbeidsmiljø (fysisk, mellommenneskelig og organisatorisk) (Nytrø 1997) I denne forvaltningsrevisjonen fokuserer vi på arbeidsforhold og arbeidsmiljø. Vi tilnærmer oss fenomenet sykefravær gjennom en systematisk kartlegging av ulike forhold på arbeidsplassene i Orkdal kommune. Vi vet at både fysiske, psykiske og organisatoriske forhold på arbeidsplassen påvirker sykefraværet (NOU 2000:27). Vårt hovedanliggende er altså sammenhengen mellom arbeidsforholdene/arbeidsmiljøet og sykefravær. Betingelser Arbeidsmiljø Belastninger Sykdom Helsetilstand Sykefravær Figur 3.1: Sammenheng mellom arbeidsmiljø og sykefravær i et arbeidsmiljøperspektiv Et arbeidsmiljø kan deles opp i to komponenter. På den ene siden kan arbeidsmiljøet defineres ved de forutsetningene som må være til stede for at arbeidstakerne skal kunne gjøre en jobb. Disse forutsetningene blir bestemt av arbeidsbetingelsene. På den andre siden kan en se arbeidsmiljøet som selve resultatet av de samme arbeidsbetingelsene. Det arbeidsmiljøet arbeidstakerne arbeider innenfor til daglig, skapes med andre ord av et sett med fysiske og organisatoriske arbeidsbetingelser. I arbeidsmiljøet vil det igjen blir utviklet nærværs- og fraværsfaktorer. I hvilken grad arbeidsmiljøet vil skape nærværs- og/eller fraværsfaktorer vil avhenge av de bakenforliggende fysiske og organisatoriske arbeidsbetingelsene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

Et arbeidsmiljø som bidrar til å skape fraværsfaktorer vil føre til økt sykefravær. Motsatt vil et arbeidsmiljø som bidrar til å skape nærværsfaktorer medvirke til å minske sykefraværet. Hvor mye arbeidet påvirker fraværet, blir dermed et resultat av hvor mye arbeidet bidrar til disse to gruppene av faktorer (Aarvak 1980). Nærværs- og fraværsfaktorer kan være både positive og negative. Positive nærværsfaktorer fører til at de ansatte får lyst til å gå på jobb (for eksempel godt utviklede kollegiale støttefunksjoner, stimulerende ledere eller godt tilrettelagte og meningsfulle jobber). Negative nærværsfaktorer gjør at medarbeidere føler seg presset til å gå på jobb (for eksempel angst for å bli forbigått, for å miste anseelse i arbeidsmiljøet, for å miste jobben og/eller arbeidsledighet). I et arbeidsmiljø hvor det produseres sterke negative nærværsfaktorer, vil det oppstå et nærværspress. Positive fraværsfaktorer kan være forhold som det å ta ansvar for egen helse og forpliktelser utenfor jobb som familie og eventuelt andre omsorgsoppgaver. Negative fraværsfaktorer skaper vantrivsel og fravær (for eksempel støy, støv, lite utviklede arbeidsformer, dårlig sosialt miljø eller dårlig ledelse) (Andersen & Nytrø 1995). I denne forvaltningsrevisjonen retter vi fokuset mot de ansattes oppfatning av de betingelsene de arbeider under. Hovedvekten er lagt på sosiale og organisatoriske arbeidsbetingelser. Vi undersøker blant annet arbeidsorganisering, utforming og fordeling av oppgaver, ledelse, forholdet mellom krav og muligheter til å innfri kravene, kommunikasjon og tillit mellom arbeidstakere og mellom arbeidstakere og ledelse. I tillegg ser vi på noen sider ved det fysiske arbeidsmiljøet i kommunen. Problemstillingen som belyses i dette prosjektet er formulert slik: Har arbeidstakere i Orkdal kommune gode organisatoriske og fysiske arbeidsbetingelser? 3.1 Vurderingskriterier Denne forvaltningsrevisjonen er på den ene siden en kartlegging. Vi kartlegger og beskriver utvalgte sider ved arbeidsmiljøet på bakgrunn av data samlet inn gjennom en spørreskjemaundersøkelse blant de ansatte. På den andre siden inneholder den samtidig elementer av vurdering. Vanligvis mener vi med vurderinger innenfor fagområdet forvaltningsrevisjon at vi holder funnene opp mot autorative kriterier. Ved å fastslå om funnene samsvarer med eller avviker fra kriteriene (de kravene vi stiller), svarer en på problemstillingene og avgir en samlet konklusjon for undersøkelsen. Valget av kriterier og metode i dette prosjektet gjør at rapportens vurderinger er noe løsere enn i den betydningen det er redegjort for ovenfor. Vi kan vanskelig fastslå kategorisk at noe er godt nok/ikke godt nok på bakgrunn av at en bestemt andel av de ansatte har gitt utrykk for en erfaring/oppfatning når det ikke finnes en konkret lovparagraf eller interne retningslinjer som setter standarden for akkurat det forholdet vi har spurt om. Like fullt vil svarene på mange slike spørsmål samlet gi grunnlag for å si noe om hvor en plasserer seg i forhold til lovens intensjoner og krav. Vi kan også kommentere og analysere tendenser til forskjeller mellom ulike virksomheter i kommunen. Når vi vurderer i denne betydningen av begrepet, analyserer og kommenterer vi tallstørrelser, og vi forsøker å forklare hva de kan bety. Men vi kan altså ikke si om noe er godt nok, oppfylt, for mye, for dårlig etc, i og med at dataene og kriteriene ikke matcher hverandre på et så konkret nivå som slike vurderinger krever. Prosjektet er likevel designet og bygd opp med problemstilling, kriterier og vurderinger. Problemstillingen vi forsøker å besvare er: Har arbeidstakere i Orkdal kommune gode arbeidsbe- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8

tingelser? Dette spørsmålet beskriver hva det er vi ønsker å belyse med denne undersøkelsen. Som redegjort for i innledningen og teoretisk tilnærming, er bakgrunnen for at vi framsetter akkurat dette spørsmålet de trendene vi ser i utviklingen av sykefravær, og antakelsen om at det er en sammenheng mellom arbeidsmiljø og sykefravær. For å fastsette vurderingskriteriene som framstillingen er organisert rundt, stiller vi i neste fase spørsmålet hva sier noe om arbeidsmiljøet i kommunen? Med utgangspunkt i anerkjent teori på området (blant annet Torvatn & Vedi 2000), har vi valgt seks faktorer som kan belyse problemstillingen: 1. Tilrettelegging av arbeidet 2. Det fysiske arbeidsmiljøet 3. Kultur og holdninger 4. Ledelse 5. HMS-arbeid 6. Kommunikasjon Disse seks faktorene er undersøkelsens kriterier på øverste nivå. For å operasjonalisere vurderingskriteriene, det vil si konkretisere dem slik at de blir anvendelige når vi skal vurdere, fyller vi dem med innhold ved å ta utgangspunkt i arbeidsmiljøloven, anerkjent teori og forskningsresultater. Arbeidsmiljøloven fastsetter hvordan arbeidet med å bedre arbeidsmiljøet skal drives og hvilke krav arbeidsmiljøet skal tilfredsstille. Men lovteksten konkretiserer ikke de enkelte arbeidsmiljøkrav i detalj. Den peker imidlertid på de arbeidsmiljøfaktorer som virksomheten må ta hensyn til. Formålet med arbeidsmiljøloven er ( 1): 1. Å sikre et arbeidsmiljø som gir arbeidstakerne full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger og med en verneteknisk, yrkeshygienisk og velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet. 2. Å sikre trygge tilsettingsforhold og en meningsfylt arbeidssituasjon for den enkelte arbeidstaker. 3. Å gi grunnlag for at virksomhetene selv kan løse sine arbeidsmiljøproblemer i samarbeid med arbeidslivets organisasjoner og med kontroll og veiledning fra offentlig myndighet. Ansvaret for arbeidsmiljøet legges på arbeidsgiver, dette går klart fram av lovens 14. Hvordan dette skal skje er nærmere beskrevet i Forskriften om Systematisk HMS-arbeid. Under går vi gjennom hvert kriterium for seg, og viser hvordan intensjonen i lovverket og kunnskap om temaet bygger opp under kriteriet som viktig når vi ønsker å si noe om (organisatorisk) arbeidsmiljø. 3.1.1 Tilrettelegging av arbeidet Arbeidsmiljølovens 14, første ledd, understreker det ansvaret arbeidsgiver har for at arbeidet blir planlagt, organisert og utført i henhold til lovens bestemmelser. Arbeidet skal tilrettelegges ut fra den enkelte arbeidstakers spesielle forutsetninger ( 14f). Nærmere retningslinjer for hvorledes arbeidet skal tilrettelegges blir angitt i 12, og et av de sentrale punktene er krav til arbeidets utforming. De generelle kravene til utførelsen av arbeidet er at det skal legges opp slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. Forholdene skal også legges til rette for at arbeidstakerne gis rimelig mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom arbeidet. Det skal også tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse og faglig ansvar ved planlegging og utforming av arbeidet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 9

Arbeidet bør derfor blant annet gi mulighet for læring og utvikling og gi mulighet for å treffe avgjørelser om arbeidet. En bør søke å unngå jobber med lite ansvar, jobber med liten innflytelse over planlegging av eget arbeid og jobber med liten innflytelse på arbeidstakt og arbeidsmetode. Dårlig tilrettelagt arbeid kan føre til sykemeldinger. For eksempel vil belastningslidelser på grunn av ensidig gjentakende arbeid, for stort arbeidspress, misforhold mellom krav til arbeidet og kontroll over situasjonen eller andre problemer, medføre stress og/eller sykefravær. Det finnes flere eksempler på effektive tiltak for å tilrettelegge arbeidet, både fra privat og offentlig virksomhet, som har ført til redusert sykefravær (se Torvatn & Vedi 2000, s. 33). 3.1.2 Fysisk arbeidsmiljø Arbeidsmiljøloven 8 omfatter først og fremst bestemmelser om innretning og utforming av arbeidsplassen. Uansett hva slags formål en virksomhet har skal arbeidsplassen utformes slik at det totale arbeidsmiljøet blir fullt forsvarlig. For en rekke forhold som har tilknytning til utformingen av arbeidsplassen, foreligger det forskrifter eller veiledninger fra Arbeidstilsynet (Arbeidstilsynet 2004). Sykefravær kan skyldes fysiske belastninger. Reduserer en de fysiske belastningene arbeidstakere utsettes for, vil sykefraværet også bli redusert. Denne sammenhengen er dokumentert både gjennom norske og internasjonale tiltak. Samtidig hersker det noe uenighet blant fagfolk om hvor varige virkningene av å iverksette tiltak rettet mot det fysiske arbeidsmiljøet er. Enkelte forskere har hevdet at det er på området fysisk arbeidsmiljø en finner de klareste sammenhengene mellom tiltak og effekt. Samtidig mener andre at dette kun vil gi kortvarige effekter så lenge en ikke angriper underliggende organisatoriske problemer. Mange kommunale enheter oppfatter fysisk arbeidsmiljø som en reell utfordring, på tross av at dette kanskje er et av de områdene som er mest nærliggende å gripe tak i når en skal gjøre noe med arbeidsmiljøet (Skaar & Dahl 1999). I dette prosjektet har vi kartlagt noen sentrale sider ved det fysiske arbeidsmiljøet. 3.1.3 Kultur og holdninger Kultur og holdninger på en arbeidsplass har stor betydning for sykefraværet. Dette er vist i flere undersøkelser (se for eksempel Mastekaasa 1998). Mobbing er eksempel på en kulturell side ved en arbeidsplass som vil føre til at arbeidstakere blir syke. Arbeidsmiljøloven 12.1 slår blant annet fast at arbeidstakerne ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Forholdene på arbeidsplassen skal legges til rette slik at arbeidstakerne ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden, verken fra andre arbeidstakere, ledelsen, arbeidsgiver eller fra andre på arbeidsplassen. Bestemmelsen omfatter imidlertid alle former for trakassering og utilbørlig opptreden. Trakassering og utilbørlig opptreden vil ha varierende uttrykk i ulike miljøer og til forskjellige tider, mobbing er for eksempel en mye brukt betegnelse også i arbeidslivet (Arbeidstilsynet). Samtidig vil også en arbeidsplass kunne ha kulturelle sider som gjør at arbeidstakerne går på jobb på tross av at de føler seg dårlige. For eksempel vil holdninger og normer om hva som er sykdom påvirke fraværet. I følge Torvatn og Vedi (2000) finnes det få tiltak mot fravær som er rettet direkte mot å endre kultur og holdninger. Det er snarere slik at endringer i kultur og holdninger oppstår som en bieffekt av andre tiltak. Tiltak iverksatt i samarbeid med Arbeidslivstjenesten trekkes fram som eksempel på dette. Mange tiltak som er iverksatt i samarbeid med Arbeidslivstje- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 10

nesten, kan primært forstås som et bidrag til endringer i kultur og holdninger. Dette på tross av at tiltakene tar utgangspunkt i andre sider ved organisasjonen, for eksempel fraværsregistrering. Erfaringene fra de få tiltakene en vet om for å skape samhørighet, trivsel og enhetlig profilering, er gode. En mener at slike tiltak kan ha god effekt, spesielt når de settes i gang sammen med andre tiltak (Forseth 1994). 3.1.4 Ledelse I litteraturen trekkes ledelse fram som en betingelse som påvirker sykefravær og attføring på flere måter. For det første vil måten ledelsen forstår sykefravær og arbeidsmiljø på få betydning for hvilke tiltak som settes i verk (Forseth 1994). For det andre er ledelsen viktig fordi det er lederne som fordeler arbeidsoppgaver, bidrar til å sette normer, kultur og holdninger osv. For det tredje vil ledelsen påvirke nærvær og fravær direkte, både på positive og negative måter. For det fjerde er det ledelsen, eller den som er gitt fullmakt av kommunen, som i henhold til arbeidsmiljøloven 14 har ansvaret for arbeidsmiljøet. Ledelse er med andre ord en faktor som på flere vis vil påvirke arbeidsmiljøet. Det understrekes at opplæring og bevisstgjøring av ledere derfor er en nødvendig oppgave for å få redusert sykefraværet i en organisasjon (Torvatn & Vedi 2000). For at andre tiltak mot fravær også skal få effekt, er det en forutsetning at de har støtte fra ledelsen. Torvatn og Vedi (2000) finner ingen eksempler på sykefraværstiltak som direkte er rettet mot lederutvikling. I de prosjektene som en har gjennomgått nevnes det som regel at det er nødvendig å ha støtte blant ledelsen for de tiltakene som blir valgt. Hvordan en skal utvikle ledelsen med tanke på denne sammenhengen har en altså få eller ingen eksempler på. Det en vet er at opplæring har en positiv effekt på systematisk HMS-arbeid (Skaar & Dahl 1999; Torvatn 1997, ref. fra Torvatn & Vedi 2000). 3.1.5 HMS-arbeid Den produksjonen som kommunen utfører, skal oppfylle forskjellige sikkerhets- og kvalitetsbetingelser. Dette blir regulert av flere ulike lover som stiller krav til lokaler, verneinnretninger, og tilrettelegging av arbeidet for å sikre det ytre miljøet og gi trygghet for dem som utfører arbeidet. En vanlig samlebetegnelse for dette området er HMS Helse, Miljø og Sikkerhet. Det framgår av HMS-forskriften at den som leder kommunen plikter å sørge for at de kravene regelverket stiller til HMS i kommunen blir systematisk fulgt opp. Dette arbeidet skal gjennomføres i samarbeid med de ansatte og deres representanter (Arbeidstilsynet 2004). Siden 1992 har alle norske bedrifter gjennom Internkontrollforskriften vært pålagt å arbeide systematisk med å forbedre helse, miljø og sikkerhetstilstanden i bedriften. Det innebærer at kommunen skal: Klargjøre mål, ansvar og oppgaver for sine helse, miljø og sikkerhetsaktiviteter Identifisere og bedømme risiko og problemer, samt utarbeide handlingsplaner med tiltak Overvåke systematisk at kommunens aktivitet er i tråd med de målene som er satt for virksomheten Dokumentere planlegging og gjennomføring av dette arbeidet En har dokumentert at kommuner og kommunale virksomheter i Norge stort sett har innført lovpålagte HMS-systemer. De virksomhetene som har innført systemene, mener også de har oppnådd resultater med hensyn til sykefraværet. Det blir hevdet at utfordringen ikke primært ligger i å innføre systemet, men å forenkle og heve kvaliteten på systemet. Systemene må bli mer orientert mot tiltak og aktiviteter, og mindre orientert mot planlegging og dokumentasjon (Skaar & Dahl 1999). Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 11 av 11

Spørreskjemaet inneholder til sammen 20 enkeltspørsmål om arbeidsmiljø og HMS-arbeid. Det spørres om hvor opptatt ansatte og ledelse er av HMS, oppfatningen av innsatsen kommunen gjør på HMS-området, kompetanse i HMS, hvilke rolle verneombudet oppfattes å ha, samarbeid om HMS-spørsmål og behov for arbeidsmlijøopplæring. 3.1.6 Kommunikasjon Kommunikasjons og informasjonsproblemer i en organisasjon kan forårsake fravær. I følge Andersen (1995) er underorganisering av kommunikasjon i tilknytning til operativt arbeid den viktigste årsaken til stress, sykefravær og i siste instans utstøtelse fra arbeidslivet. Når kommunikasjonen er underorganisert, betyr det at viktig informasjon fra førstelinje nivået og oppover i systemet, eller informasjon mellom de ulike enhetene i førstelinjen ikke når frem til dem som har bruk for denne informasjonen. Resultatet blir at de ansatte opplever liten oversikt og liten egenkontroll i arbeidet sitt. Andersen (1995) beskriver også hvordan en kan iverksette tiltak mot ulike former for underorganisering av kommunikasjon. Framgangsmåten er preget av at tradisjonelle skiller mellom sykefraværsarbeid og organisasjonsutvikling oppheves. Utvikling av kommunikasjon i organisasjonen må ses på som en helhetlig strategi, og enkelttiltak må inngå i en overordnet organisasjonsutvikling. Løsrevne tiltak på dette området vil forvitre eller drukne i vekten av organisasjonens daglige arbeid. Arbeidstilsynet (Arbeidstilsynet, Ofia prosjektet 2004) framhever tre forhold vedrørende informasjon og kommunikasjon som det er spesielt viktig å se på for å forebygge psykososiale arbeidsmiljøproblemer: 1) Hvordan de ansattes synspunkter og meninger blir ivaretatt oppover i organisasjonen og hvordan informasjon ovenfra blir spredd ut i organisasjonen. 2) Hvordan de ansatte opplever en reell medvirkning i forhold som gjelder de ansatte. 3) Hvorvidt virksomheten har fungerende arenaer for å ta opp arbeidsmiljøspørsmål på arbeidsplassen, formelle og uformelle. For eksempel så vet vi at klare informasjonslinjer forhindrer ulykker i arbeidslivet. Det er lederne som har ansvaret for å skape rammer for dialog med de ansatte, og mellom ansatte. Slike rammer kan være medarbeidersamtaler, personalmøter, avdelingsmøter etc. I denne undersøkelsen har vi målt kommunikasjon mellom de ansatte og ledelsen og mellom de ansatte, samt i hvilken grad en blir hørt når en ønsker å påpeke forhold ved arbeidsmiljøet som bør utbedres. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 12 av 12

4 METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Denne rapporten bygger på data samlet inn gjennom en spørreskjemaundersøkelse blant ansatte i Orkdal kommune i tidsrommet mai juli 2003. I januar 2003 hadde kommunen en bemanning tilsvarende 644 årsverk. Administrativt var kommunen organisert i åtte seksjoner, som vist i figur 4.1 under. Rådmann Ass. Rådmann Seksjon barnehage Seksjonhelse og sosial Seksjon Orkdal helsetun Seksjon hjemmetjenester Seksjon utdanning Seksjon kultur og næring Seksjon eiendom Seksjon kommunalteknikk Figur 4.1: Administrativ organisering Orkdal kommune inntil 1.1.2004 En kommune er en spesiell bedrift med stort spenn og mange ansatte. Den samlede virksomheten som Orkdal kommune driver er regulert av et mylder av lover, regler og forskrifter. Det sier seg selv at innenfor et slikt system vil det være mange forskjellige arbeidsmiljø. For eksempel vil det kunne eksistere flere parallelle bedriftskulturer. Når vi i denne rapporten skal undersøke eventuell forskjeller mellom ulike deler av virksomheten, faller det naturlig å kategorisere de ansatte etter hvilken seksjon de arbeider innenfor. Utvalget består av ansatte i Orkdal kommune som ikke innehar noen ledelsesfunksjon, og som er ansatt i minimum 30 prosent. Det ble sendt spørreskjema til alle ansatte unntatt arbeidstakere ansatt i Seksjon kultur og næring. Det totale utvalget består av åtte underutvalg, tilfeldig trukket fra de åtte seksjonene som undersøkelsen omfatter. Denne framgangsmåten ble brukt for å sikre at det endelige utvalget inneholdt et tilstrekkelig antall ansatte fra hver seksjon. Når hver seksjon er representert med et visst antall respondenter, blir de totale tallene for kommunen representative. I tillegg blir det mulig å teste statistiske sammenhenger (Kjikvadrat 1 -testing). Det ble derfor trukket tilfeldige utvalg fra hver seksjon. Det ble ikke trukket utvalg fra Rådmannens stab og Seksjon kommunalteknikk. I disse to seksjonene ble alle ansatte som fylte vilkårene tilsendt spørreskjema. Til sammen ble det trukket ut 319 ansatte til å delta i undersøkelsen. Utvalgets fordeling på de enkelte seksjonene er gjengitt i tabellen under. 1 Statistisk mål for å estimere styrken i samvariasjonen mellom to eller flere variabler. Gir grunnlag for å avgjøre om resultatene i utvalget kan generaliseres. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 13 av 13

Tabell: Populasjon 2 og utvalg. Antall Antall ansatte (ikke leder, > 30% ) Bruttoutvalg Seksjon utdanning 205 40 Seksjon hjemmetjeneste 128 50 Seksjon Orkdal helsetun 126 50 Seksjon helse og sosial 57 40 Seksjon barnehage 52 40 Seksjon eiendom 48 40 Rådmannens stab 33 33 Seksjon kommunalteknikk 26 26 Total 675 319 Spørreskjemaet ble sendt til respondentene via kommunens interne postsystem. Utfylte skjema ble returnert til VRD i lukket svarkonvolutt via internposten. Opplysningene gitt i skjemaene er registrert manuelt i dataprogrammet SPSS. All statistikk og alle dataanalyser er også utarbeidet ved hjelp av denne programvaren. Det kvantitative datamaterialet som denne rapporten bygger på er en tallfesting av svært mange sider ved arbeidsmiljøet i kommunen. Sammen med selvstendig statistikk over fraværet, kan materialet brukes som grunnlag for videre refleksjon og diskusjon av tiltak mot sykefravær. Den relativt brede kvantitative tilnærmingen er derfor vel egnet når en skal beskrive og dokumentere hvilke forhold som kan tenkes å være nærværsfaktorer eller fraværsfaktorer. Av 319 utsendte spørreskjema, kom det inn 248 utfylte skjema. Dette gir en svarprosent på 78. Etter at det var sendt purring til de respondentene som ikke avga svar innen den første svarfristen, ble datainnsamlingen avsluttet i midten av juli måned 2003. Spørreskjemaet består av til sammen 141 avkryssingsspørsmål. Dette gir et relativt omfattende datamateriale, og i analysen har vi på flere punkter valgt å bruke såkalte summasjonsindekser isteden for å presenteres svarfordelingen på hvert enkelt spørsmål. Bruken av slike indekser har flere fordeler. For det første er det en god måte å strukturere og forenkle datamaterialet på. For det andre har indekser høyere reliabilitet enn enkeltspørsmålene har hver for seg (Grimsmo & Hilsen, 2000). Avgjørelsen om hvilke spørsmål som hører med i hvilken indeks, er basert på faktor- og korrelasjonsanalyser gjennomført i prosjekter hvor likelydende spørsmål og indekser er benyttet (se Skogstad m.fl. 2001; Sletterød & Sønstebø 1995). Til svaralternativene på alle spørsmålene er det knyttet en tallmessig størrelse. For eksempel har alternativet helt uenig tallverdien 1, delvis uenig tilsvarer 2, verken enig eller uenig er lik 3, delvis enig tilsvarer 4 mens helt enig har tallverdien 5. Når vi konstruerer en indeks på bakgrunn av denne kodingen, legger vi sammen verdiene på spørsmålene som inngår i indeksen. Hver respondent får da en verdi eller skåre på indeksen ut fra vedkommendes svarmønster på spørsmålene som inngår. Den som i stor utstrekning har svart helt uenig oppnår en lav skåre, mens den som ofte har svart helt enig får en høy skåre. Når vi presenterer indeksskårene i rapporten, deler vi indeksen i tre fortrinnsvis like store deler. Vi kan illustrere dette med et eksempel: Hvis vi tenker oss en indeks som består av 5 indikatorer med samme koding som i eksemplet over (skala fra 1 til 5), vil laveste mulige 2 Alle enhetene som inngår i problemstillingen (i dette tilfellet arbeidstakere). Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 14 av 14

skåre være 5 poeng (1+1+1+1+1), mens høyeste mulige skåre vil være 25 poeng (5+5+5+5+5). Vi koder da skårene slik: Respondenter som oppnår 5 11 poeng kodes til uenig, ligger skåren innenfor intervallet 12 til 18 kodes den til verken uenig eller enig, mens en skåre i intervallet 19 25 blir kodet til enig. Som vi har vært inne på kategoriserer vi mange av svarene i undersøkelsen etter seksjon. Det vil si at vi ønsker å fastslå om skåren på det aktuelle målet har sammenheng med hvor i organisasjonen en arbeider. Slike sammenhenger er testet ved hjelp av kjikvadrat-testing. Som det framgår av tabellen over, er ikke de enkelte subutvalgene proporsjonale med utvalgets andel i populasjonen, altså seksjonens andel av ansatte i hele organisasjonen. Utvalgets har altså en sammensetning som avviker fra populasjonen med hensyn til relativ andel respondenter fra hver seksjon. Samtidig er antall ansatte i hver seksjon en kjent størrelse. Dette åpner for at vi i analysen kan vekte svarene fra de ansatte alt etter den sanne størrelsen på deres seksjon. Dette vil være aktuelt i de tilfellene hvor vi presenterer samlede resultater for hele organisasjonen. Det er gjennomført tester på materialet hvor vi har sammenlignet resultater med og uten slik vekting. Disse testene viser små utslag på resultatene. Vi har derfor fastslått at det ikke har noen hensikt å vekte svarene etter seksjon, og vi bruker utvalgsresultatene uten veiing i denne rapporten. På bakgrunn av det som er sagt ovenfor om rapportens utarbeidelse av kriterier for undersøkelsen, samt beskrivelsen av den metodiske framgangsmåten, vurderer vi dataene i undersøkelsen som tilfredsstillende med hensyn til validitet og reliabilitet. 4.2 Gjennomføring Prosjektet er gjennomført av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS. Hovedansvarlig for gjennomføringen har vært forvaltningsrevisor Asgeir Winge. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 15 av 15

5 REVISORS FUNN OG VURDERINGER Foran har vi beskrevet noen hovedtrekk ved situasjonen i kommunen, vist hvilke teoretiske innfallsvinkler vi nærmer oss problematikken med og redegjort for hvordan datamaterialet til denne rapporten er samlet inn. Dette kapitlet inneholder funnene og resultatene fra spørreskjemaundersøkelsen, og viser altså hva de ansatte svarte da de ble spurt om de forholdene vi har beskrevet foran. Funnene blir presentert under overskrifter som svarer til arbeidsbetingelsene/kriteriene presentert i kapittel 3: Tilrettelegging av arbeidet Det fysiske arbeidsmiljøet Kultur og holdninger Ledelse HMS-arbeid Kommunikasjon 5.1 Tilrettelegging av arbeidet Her ser vi nærmere på to forhold som har med tilrettelegging av arbeidet å gjøre. Vi undersøker for det første i hvor stor grad den enkeltes har innflytelse på utforming av arbeidsdagen, og for det andre den enkeltes opplevelse av fysisk jobbstress. Indeksen for innflytelse på utforming av arbeidsdagen satt sammen av disse spørsmålene: Jeg kan selv bestemme rekkefølgen eller planlegge arbeidsoppgavene mine i løpet av dagen Arbeidet er lagt opp slik at jeg kan arbeide selvstendig Jeg kan utforme jobben min i samsvar med egne evner og ferdigheter Jeg kan ikke selv bestemme når jeg vil ta pauser i arbeidet Dette målet kan for eksempel ses på som et bilde av arbeidsmiljølovens intensjon om at det skal tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse og faglig ansvar ved planlegging og utforming av arbeidet. Den andre siden ved tilrettelegging som det fokuseres på her, er fysisk jobbstress. Det er et generelt krav til utførelsen av arbeidet at det ikke skal legges opp slik at arbeidstakerne utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger. Disse spørsmålene omfattes av indeksen for fysisk jobbstress : Jobben er veldig stressende Fordi arbeidsoppgavene skifter for hurtig, blir jeg ofte plaget av stress Fordi jeg ikke kan planlegge dagen min, blir jeg stresset i arbeidssituasjonen Har du vært plaget av svært kraftig hjertebank uten at du har anstrengt deg? 5.1.1 Innflytelse på utforming av arbeidsdagen Svarfordelingen på indeksen for innflytelse på utforming av arbeidsdagen framkommer i figuren under. Vi ser at litt over halvparten (54%) svarer at de har god innflytelse på arbeidshverdagen, 43 prosent sier at de har middels innflytelse, mens kun 3 prosent har et svarmønster på enkeltindikatorene som tilsvarer liten innflytelse. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 16 av 16

Stor 54 % Middels 43 % Liten 3 % Figur 5.1: Innflytelse på arbeidsdagen. Prosent (N=246) Vi finner en relativt stor forskjell på innflytelse på utforming av arbeidsdagen mellom seksjonene. Det er en prosentdifferanse på 33 prosent mellom de som i sterkest grad svarer at de har god innflytelse og de som i minst grad svarer at innflytelsen er god. 71 prosent av de spurte ved seksjon eiendom svarer at de har god innflytelse, mens bare 38 prosent av de spurte ved Orkdal helsetun sier det samme. Dette er vist i figuren under. Seksjon eiendom (N=28) Seksjon helse og sosial (N=29) Rådmannens stab (N=19) 69 68 71 Seksjon kommunalteknikk (N=21) 62 Seksjon hjemmetjeneste (N=33) 55 Seksjon utdanning (N=36) 47 Seksjon barnehager (N=36) 42 Seksjon Orkdal Helsetun (N=40) 38 Figur 5.2: Stor innflytelse på arbeidsdagen etter seksjon. Prosent Det er altså et relativt stort spenn i skårene på denne indeksen, og det er de som er ansatt i hjemmetjenesten (55%), på skolene (46%), i barnehagene (40%) og på helsetunet (38%) som i minst grad svarer at de har stor innflytelse. Arbeidet i disse fire seksjonene er preget av direkte kontakt med sluttbruker (klient, pasient, elev, bruker). Med unntak av Seksjon Helse og sosial (69% god innflytelse), svarer ansatte ved de administrative og tekniske seksjonene i sterkest grad at de har stor innflytelse. Går vi i detalj på hvert enkelt spørsmål som inngår i indeksen (figur 5.3), ser vi at det er muligheten til selv å bestemme når en vil ta pauser (44%)og selv planlegge rekkefølgen på arbeidsoppgavene (50%), som færrest svarer at de kan ofte. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 17 av 17

Jeg kan utforme jobben min i samsvar med egne evner og ferdigheter (N=245) 78 17 5 Arbeidet er lagt opp slik at jeg kan arbeide selvstendig (N=244) 78 14 8 Jeg kan selv bestemme rekkefølgen eller planlegge arbeidsoppgavene mine i løpet av dagen (N=246) 50 27 23 Jeg kan ikke selv bestemme når jeg vil ta pauser i arbeidet (N=246) 44 27 29 Ofte Av og til Sjelden Figur 5.3: Innflytelse på arbeidsdagen. Prosent 5.1.2 Fysisk jobbstress Vi har konstruert en indeks for fysisk jobbstress av svarene på fire spørsmål (indikatorer). Spørsmålene går på om jobben er generelt stressende, om en blir stresset fordi arbeidsoppgavene skifter hurtig eller fordi en ikke kan planlegge arbeidsdagen, og om stress på jobben har gitt seg utslag i fysiske plager (hjertebank). Figuren under viser svarfordelingen på denne indeksen når vi ser hele utvalget under ett. Mye 4 % Lite 60 % Middels 36 % Figur 5.4: Fysisk jobbstress. Prosent (N=242) Seks av ti opplever lite fysisk jobbstress (60%). Det vil si at de samlet opplever at jobben deres sjelden/aldri er veldig stressende, de plages sjelden/aldri av stress fordi arbeidsoppgavene skifter hurtig eller fordi de ikke kan planlegge arbeidsdagen sin, og de har sjelden/aldri fysiske stressplager (for eksempel hjertebank). Når vi sammenligner seksjonene med hensyn til fysisk jobbstress, finner vi på samme måte som for innflytelse på utforming av arbeidsdagen relativt store forskjeller. Prosentdifferansen mellom de som i sterkest og svakest grad rapporterer at de opplever lite fysisk jobbstress, er Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 18 av 18

47 prosent. Åtte av ti (81%) av de ansatte i barnehagene svarer at de opplever lite fysisk jobbstress, mens bare 34 prosent av de ansatte ved Orkdal helsetun sier det samme. Seksjon barnehager (N=36) Seksjon kommunalteknikk (N=20) 81 80 Seksjon eiendom (N=28) 75 Rådmannens stab (N=18) 67 Seksjon hjemmetjeneste (N=34) 62 Seksjon helse og sosial (N=29) 55 Seksjon utdanning (N=35) 40 Seksjon Orkdal Helsetun (N=38) 34 Figur 5.5: Lite fysisk jobbstress etter seksjon. Prosent Hvis vi ser bort fra svarene fra de som arbeider i barnehagene, framkommer mange av de samme hovedtrekkene som for indeksen for innflytelse på utforming av arbeidsdagen. Ansatte i omsorgs- og undervisningsgruppene kommer dårligst ut ved at det er i disse gruppene vi finner færrest som sier at de har lite fysiske jobbstress. Det vil si at de i størst grad rapporterer at jobben ofte er veldig stressende, at de ofte blir plaget av stress fordi arbeidsoppgavene skifter hurtig eller fordi de ikke kan planlegge arbeidsdagen sin og at stress i jobben ofte har fått fysiske utslag. Unntaket er som sagt seksjon barnehager. Det er i gruppa barnehageansatte at flest rapporterer at de har lite fysisk jobbstress. Som vi har sett skårer ansatte i barnehagene lavt på indeksen for innflytelse på utforming av arbeidsdagen, hvor et mindretall på 42 prosent svarer at de har stor innflytelse. Dette er nest laveste andel i det totale utvalget, mens denne gruppen altså skiller seg ut fra hovedmønsteret og oppnår beste skåre på indeks for fysisk jobbstress. Sammenlignet med resten av kommunen har de altså mindre selvstyring og medbestemmelse uten at det gir seg utslag i fysisk jobbstress. Når vi ser på de enkelte spørsmålene (figuren under), er det flest som sier at jobben ofte er veldig stressende (34%). Deretter sier 15 prosent at de ofte blir plaget av stress fordi arbeidsoppgavene skifter hurtig, 7 prosent sier at de ofte blir stresset fordi de ikke kan planlegge dagen sin, og 4 prosent sier at de ofte har vært plaget av svært kraftig hjertebank uten at de har anstrengt seg. Det er altså på det generelle utsagnet jobben er veldig stressende at flest angir svaralternativet ofte, som færrest krysser av for sjelden. På de resterende tre påstandene om stress, som er mer spesifikke, faller andelen som svarer ofte kraftig. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 19 av 19

Har du vært plaget av svært kraftig hjertebank uten at du har anstrengt deg? (N=247) 86 9 5 Fordi jeg ikke kan planlegge dagen min, blir jeg stresset i arbeidssituasjonen (N=243) 71 22 7 Fordi arbeidsoppgavene skifter for hurtig, blir jeg ofte plaget av stress (N=246) 55 30 15 Jobben er veldig stressende (N=247) 20 46 34 Sjelden Av og til Ofte Figur 5.6: Fysisk jobbstress. Prosent 5.1.3 Oppsummering/vurdering tilrettelegging av arbeidet I denne delen av rapporten har vi belyst to dimensjoner av en organisatorisk arbeidsbetingelse vi har kalt tilrettelegging av arbeidet. Vi har sett nærmere innflytelse på utforming av arbeidsdagen og fysisk jobbstress. Vi finner at for hele kommunen under ett, oppgir i overkant av halvparten av utvalget (55%) at de har stor innflytelse på utforming av arbeidsdagen (55%). Samtidig er bildet sammensatt når vi ser hver enkelt seksjon for seg. Hovedtendensen er at ansatte i seksjoner som arbeider direkte mot sluttbruker i mindre grad rapporterer at de har stor innflytelse på utformingen av arbeidsdagen. I utvalget finner vi de laveste andelene innenfor disse seksjonene: hjemmetjeneste utdanning barnehage helsetun Mønsteret for den andre indeksen vi har benyttet til måling av tilrettelegging, fysisk jobbstress, har mange likhetstrekk med mønsteret som framkommer for innflytelse. Et flertall på 60 prosent i utvalget opplever lite fysisk jobbstress, men det er relativt store forskjeller mellom seksjonene. Det er de som arbeider direkte mot bruker som rapporterer om mest fysisk jobbstress. Det er innenfor disse seksjonene flest rapporterer at de ofte opplever en form for fysisk jobbstress: hjemmetjeneste helse- og sosial utdanning helsetun Vi vet at dårlig tilrettelagt arbeid har sammenheng med langtidssykemeldinger (Torvatn & Vedi 2000). Belastningslidelser på grunn av for stort arbeidspress og misforhold mellom krav til arbeidet og kontroll over situasjonen vil kunne føre til sykefravær. Arbeidstilsynet Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 20 av 20

(2004) har fastslått at når en planlegger endringer i en organisasjon bør en forsøke å unngå blant annet - jobber med liten innflytelse over planlegging av eget arbeid - jobber med liten innflytelse på arbeidstakt og arbeidsmetode Holder vi funnene i dette kapitlet opp mot selvstendig fraværsstatistikk for 2002, finner vi ikke noe entydig mønster. Samtidig er dette relativt grove mål og delsammenhenger. Vi vil likevel påpeke at både Orkdal helsetun og hjemmetjenesten, to seksjoner som plasserer seg lavt på de faktorene vi har fokusert på her, i 2002 utmerket seg med høyt sykefravær i 2002 (15,0 og 12,8 prosent). Vi kan altså fastslå at ved disse seksjonen er det samvariasjon i fraværstallene og de sidene ved tilrettelegging av arbeidet som vi har undersøkt her. Vi kan ikke på grunnlag av denne dataanalysen fastslå at det også er en direkte årsakssammenheng mellom disse faktorene og fraværet, men tallene kan lese som en viktig indikasjon. Samtidig viser denne analysen at seksjon eiendom og kommunalteknikk, hvor fraværet har vært høyt (16,6 og 10,2 prosent i 2002) skårer høyt med hensyn til innflytelse og fysisk jobbstress. Vår analyse peker derfor i retning av at det høye fraværet innenfor disse seksjonene ikke har noen sterk sammenheng med de forholdene vi har sett på her. Som vi har vist i dette kapitlet, er det ansatte i førstelinjen som kommer dårligst ut på de målene vi har valgt for å belyse tilrettelegging. Selv om det kan virke selvsagt at en ikke vil ha like stor frihet i jobben når det er mennesker en arbeider med, bør en ikke slå seg til ro med at de mønstrene som er påvist her er naturlige utslag på grunn av arbeidets art. Kommunen er like fullt pålagt ansvaret med å sørge for at den enkelte arbeidstaker får en meningsfylt arbeidssituasjon også med hensyn til disse forholdene. En måte å oppnå dette på, er å samarbeide med arbeidstakerne om kartlegging, fastsetting av mål og selve utviklingsarbeidet (Arbeidstilsynet 2004). 5.2 Fysisk arbeidsmiljø En del av denne undersøkelsen omhandler forhold i det fysiske arbeidsmiljøet. Vi har spurt respondentene hva de synes om ni ulike sider ved det fysiske arbeidsmiljøet der de arbeider til daglig. Dette er en relativt grov måling, men samtidig gir det et godt oversiktsbilde av eventuelle forskjeller og/eller likheter i de ulike virksomhetene. I og med at kommunen består av så mange forskjellige arbeidssteder hvor det drives ulike typer virksomhet, varierer andelen som har svart for det enkelte forhold. For mange vil noen av de faktorene vi spør om ikke være aktuelle, og respondenten ble bedt om å krysse av for ikke aktuelt ved de faktorene som ikke er relevante i arbeidshverdagen. Det ble spurt etter følgende forhold i spørreskjemaet: 1. Støy (fra utstyr, ventilasjon etc.) 2. Belysning (for din arbeidsstasjon) 3. Inneklima (ventilasjon, røyk, temperatur) 4. Orden, renhold (vask, støvsuging, søppel etc.) 5. Gasser, kjemikalier (verneutstyr, oppbevaring) 6. Sikkerhet (forebygging av skader, ulykker) 7. Ergonomiske forhold (tilrettelagte forhold mht. verktøy, stoler, muligheter for reguleringer) 8. Lokaler (størrelse, egnethet) 9. Ytre miljø (håndtering av forurensning) Hovedinntrykket for kommunen som helhet kommer fram i figuren under. For alle de 9 forholdene ved det fysiske arbeidsmiljøet som det ble spurt om er det et relativt stort flertall Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 21 av 21

som rapporterer at situasjonen er bra. Mer enn 90 prosent i utvalget synes at det fysiske arbeidsmiljøet der de arbeider til daglig er bra med hensyn til - belysning, - sikkerhet, - gasser kjemikalier, og - ytre miljø (håndtering av forurensning). Over 80 prosent svarer at arbeidsmiljøet er bra når det blir spørsmål om - støy, - orden-renhold, - ergonomiske forhold, og - lokaler. Det er færrest som angir svaralternativet bra når det blir spørsmål om inneklima, men det er fortsatt et flertall (68%) som svarer at inneklimaet der de jobber til daglig er bra. Belysning (N=232) Sikkerhet (N=196) Gasser, kjemikalier (N=117) Ytre miljø (N=150) 97 95 95 93 Støy (N=199) Orden, renhold (N=239) Ergonomiske forhold (N=223) Lokaler (N=224) 87 86 82 81 Inneklima (N=238) 68 Figur 5.7: Bra fysisk arbeidsmiljø. Prosent Når vi undersøker eventuelle sammenhenger mellom oppfatning av fysiske arbeidsmiljø og seksjon, finner vi at det er statistisk signifikante forskjeller mellom seksjonene for tre av forholdene: orden - renhold, ergonomiske forhold og inneklima. Vi skal se litt nærmere på disse sammenhengene. 5.2.1 Inneklima Det mest sammensatte bildet finner vi når vi sammenligner svarene om inneklima i de ulike seksjonene. Det er en prosentdifferanse på 48 mellom den seksjonen hvor flest oppgir at inneklimaet er bra (Orkdal helsetun) og den gruppa hvor færrest sier det samme (rådmannens stab).ved helsetunet svarer hele 90 prosent at inneklimaet er bra. Tilsvarende andel blant de spurte i rådmannens stab er 42 prosent. De fire seksjonene i kommunen hvor færrest svarer at inneklimaet er bra er: - Seksjon hjemmetjeneste (61%) - Seksjon helse- og sosial (56%) - Seksjon utdanning (46%) - Rådmannens stab (42%). Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 22 av 22