Asker kommune 2. Navn på prosjektet: Blikk for muligheter! Innovasjonsstrategi 2015-2015 3. Kort beskrivelse av prosjektet: Kommunestyret i Asker vedtok 3. februar 2015 Asker kommunes Innovasjonsstrategi 2015-18 som har fått tittelen: Blikk for muligheter! Strategien er tilgjengelig på tilhørende nettside www.kominn.no. Her synliggjøres også flere av innovasjonsprosjektene som er i gang i Asker kommune. Vi søkte også om Innovasjonsprisen i 2014 på bakgrunn av det igangsatte arbeidet med strategien, men da så vi ikke de resultatene vi ser nå. Vi mente, og mener fortsatt, at både måten vi har jobbet på, den brede forankringen og involveringen av folkevalgte, administrative ledelse og organisasjonen, samt metodikk og verktøy vi har pilotert eller utviklet selv er et innovativt produkt. Gevinsten vi hele tiden har jobbet mot er å etablere en "stabil plattform å innovere ut fra». I Innovasjonsstrategien har vi utfordret det tradisjonelle kontollfokuset og det er etablert en felles forståelse for at innovasjonsprosesser krever et større handlingsrom for å prøve og feile (http://asker.kunde.media.itum.com/default.aspx?video=d5e96b74-f237-4292- 8dce-752641074d22&Bookmark=b799e1c9-4435-4aac-a221-758dedc4eb4f og http://www.difi.no/veiledning/innovasjon/feiltrinn-konferansen). I vedtatt strategi står også gjennomføringskraften sentralt og dette er understøttet gjennom etableringen av Kunnskapssenteret, kompetanseprogram for ledere og implementering av gode verktøy (se for øvrig egen søknad for "Verktøy for prosjekt- og porteføljestyring"). Vedtatt innovasjonsstrategi har gjort at Asker kommune som organisasjon allerede jobber mer bevisst og systematisk med innovasjon og dermed har økt evnen og kapasiteten til å skape nye, nyttige og nyttiggjorte løsninger til det beste for våre brukere og innbyggere. Vi søker derfor om innovasjonsprisen 2015 denne gang på bakgrunn av en ferdig utarbeidet og vedtatt strategi hvor implementeringen er godt i gang. 4. Kontaktperson: Lene H. Bergseth 5. E-post: lene.bergseth@asker.kommune.no
6. Telefon: 90825776 7. Bakgrunn - Hvorfor gikk dere i gang? Kommunene står ovenfor et økende gap mellom etterspørsel etter tjenester og tilstrekkelige ressurser. Asker kommune er ikke noe unntak og vi har en visjon som utfordrer: Mulighetenes kommune! For å kunne stå bedre rustet til å møte fremtidens utfordringer, ønsket Asker kommunes politiske og administrative ledelse et systematisk arbeid for å styrke organisasjonens innovasjonsevne. Målsetningen var å bygge en åpen og dynamisk, men samtidig robust innovasjonskultur, en kultur hvor læring og fornyelse på tvers av sektorer og bransjer står helt sentralt. 8. Løsning - Hva består løsningen av? En innovativ organisasjon må kjenne seg selv godt nok til å vite hvor den må «trene» for å øke sin innovasjonskapasitet. Det vi fant under arbeidet med strategien var at det foregikk mye godt utviklings- og innovasjonsarbeid i Asker kommune, men vi hadde et betydelig potensial for bedre samarbeid, deling og spredning på tvers i egen organisasjon og på tvers av sektorer og bransjer. Innovasjonsstrategien understreker at innovasjon i stor grad handler om gjennomføring og aktiv kunnskapsdeling. Dette krever en struktur og helhetlig arbeidsform hele veien fra idé til nyttiggjorte løsninger. Det er derfor utviklet en «verktøykasse» for gjennomføringsmetodikk. Her inngår bl.a. en implementert prosjekt- og porteføljestyringsmodell med støtteverktøy og tjenestedesign, innovasjonsverktøyene N3 og SLIK mm. Det er satt av dedikerte ressurser for å støtte opp under organisasjonens behov i dette arbeidet gjennom etablering av relevante veiledningsfunksjoner på Kunnskapssenteret. Kunnskapssenteret har fått et særlig ansvar for å etablere delingsarenaer og nettverk på tvers i organisasjonen og på tvers av sektorer. På Kunnskapssenteret er også de store innovasjons- og utviklingsprosjektene samlokalisert for å styrke nettopp et tverrfaglig blikk i prosjektgjennomføringen. Det er igangsatt et stort lederutviklingsprogram for alle Askers 250 ledere med et praksisnært utgangspunkt for implementering av innovasjonsstrategien. Målsetningen er å styrke ledernes kompetanse om innovasjons- og endringsledelse og hvilke holdninger og atferd som bidrar til læring og fornyelse, og derav skaper de beste resultatene i organisasjon. Innovasjonsstrategiener også trykt opp i et pedagogisk utformet design og delt ut til alle ledere i Asker kommune. Tilhørende «Innovasjonsplakat Blikk for muligheter» skal «opp på veggen» i alle Askers virksomheter for å
sikre et felles rammeverk rundt budskapet. Det er innført en overordnet porteføljestyring for strategiske utviklingsprosjekter for å se helhet og sammenheng. Det er lagt opp til en tett politisk involvering og rapportering på porteføljen for å sikre en god dialog hele veien frem til nye og nyttiggjorte løsninger. Porteføljestyringen skal sikre at resultatene fra prosjekter blir fulgt opp på en måte som gjør at planlagte gevinster faktisk blir realisert. Innovasjonsstrategien oppsummeres i innovasjonsplakaten "Blikk for muligheter": Asker kommune skal skaper verdier på nye måter gjennom å: Være åpne og involvere medarbeidere, politikere, innbyggere og andre samfunnsaktører Bruke ny viten til å skape ny praksis og bedre tjenester og bærekraftig samfunnsutvikling Bygge kultur for tillit, læring, initiativ og kreativitet Våge å la oss utfordre Tilby enkle og gode verktøy som støtter praktisk innovasjonsarbeid gjennom å samle, dele og spre kunnskap, ideer og løsninger Koble innovasjonsinitiativ med forskings og utdanningsinstitusjoner og næringsliv Akseptere risiko og lære av feilene vi gjør Måle at planlagte gevinster faktisk blir realisert 9. Fremgangsmåte - Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? Våren 2013 ble det gjennomført et forprosjekt som la grunnlaget for mandatet og hvordan det videre arbeidet med innovasjonsstrategien skulle organiseres. I forprosjektet var rådmannens ledergruppe tett involvert i utformingen av en felles begrepsforståelse, omfang, involvering, mål og forventninger om leveranse. Politisk ledelse har ansvaret for å sette retningen for samfunnsutvikling og dermed påvirke innovasjonens «hvor». Formannskapet var, i sin behandling av mandatet 26. juni 2013, tydelige på at Asker kommunes politikere ønsket en aktiv involvering i arbeidet med strategien. Innovasjon ble derfor satt opp som tema på to formannskapsseminarer og på et samlet politisk komitemøte i 2013. Det ble gjennomført studieturer til Brussel og København med besøk ved «KORA» og det nyetablerte «Center for offentlig innovation». Ordfører deltok som representant fra det politiske nivået på disse turene. I tillegg deltok representanter fra Asker Næringsråd og administrasjonen. Arbeidet med innovasjonsstrategien har vært organisert som et strategisk prosjekt hvor rådmannens ledergruppe har vært prosjektstyre. Prosjektlederansvaret ble delt mellom leder på
Kunnskapssenteret og ressursperson fra IKT med særlig kompetanse innen utviklingsarbeid og innovasjon. Prosjektgruppen har vært bredt sammensatt av ledere og sentrale rådgivere. I arbeidet fram mot endelig strategi har også virksomhetsledere, frivilligheten og medbestemmelse/organisasjonene vært involvert for å sikre en bred forankring som sikrer eierskap i hele organisasjonen. 10. Prosess - Hvor langt har dere kommet? Strategien ble vedtatt 3. februar 2015. Implementeringen er allerede godt i gang gjennom at organisasjonen nå er rigget for å dele og gjenbruke kunnskap, arbeidsmetodikk og resultater i større grad enn tidligere. 11. Verdi - Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert? Innovasjonsstrategien har bidratt til at innovasjonsarbeidet er satt inn i et system som medfører at det jobbes mer systematisk med samarbeid på tvers av fagdisipliner og bransjer. Vi har fått en solid og forankret plattform å innovere ut i fra. I tillegg har vi økt vår kompetanse om hva som skal til for at ny viten skal omsettes til ny praksis og bedre tjenester og implementert gode støtteverktøy for å støtte opp under dette arbeidet. I tillegg gir portalløsningen KomInn.no en samordnet oversikt over innovasjons- og utviklingsaktiviteter og bidrar til spredning og deling både av spennende innovasjonsaktivteter og Asker kommunes innovasjonsstrategi. 12. Spredning - Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene? Fordi Asker kommune har vært tidlig ute med den brede politiske- og administrative tilnærmingen til innovasjon har vi hatt mange henvendelser fra andre aktører og kommuner som har vært interessert i å lære mer om hvordan vi har arbeidet og tenkt rundt den systematiske tilnærmingen til innovasjon. Vi har hatt besøk av Sarpsborg kommune, Fredrikstad kommune, Bærum kommune, Arendal kommune og Buskerud fylkeskommune, Brønnøysundregistrene, Oslo kommune, Drammen kommune, Skedsmo kommune, Skanderborg kommune (Danmark) og Kungsbacka kommune (Sverige) for å nevne noen. De har alle gitt positive tilbakemeldinger om stor nytteverdi for videre arbeid i sine respektive organisasjoner. Flere kommuner har nå tatt kontakt og ønsker en lignende dialog, dette sprer seg. Det er også lagt vekt på at selve strategidokumentet skulle ha "delingsvennlig" design og utforming, noe som til nå har utelukkende positive tilbakemeldinger. Den tilhørende «Innovasjonsplakaten» skal «opp på veggen» i alle Askers virksomheter og synliggjøres gjennom praktiske tiltak i Handlingsprogram
og virksomhetsplaner. Agenda Kaupang brukte Asker som dialogpartner i sin utvikling av SLIK hvor arbeidet vårt med involvering av politikerne var av stor verdi for utviklingen av verktøyet. Det samme gjaldt i utformingen av N3 hvor Asker var dialog og pilotpartner i utviklingen av verktøyet. Asker kommune sto også som medarrangør sammen med DIFI og SoCentral for «Feiltrinnskonferansen 2014». Her ble det offentlige utfordret på erfaringslæring og toleransekultur rundt feiling som er et av kjerneområdene i en åpen innovasjonskultur. Det er opprettet et regionalt innovasjonsnettverk med Buskerud og Akershus fylkeskommuner, samt Drammen og Bærum kommuner, der fokuset er på felles regionale innovasjonsmuligheter. 13. Hvor forankret dere arbeidet? Kommunestyret Ordfører Rådmann Egen virksomhet Annen virksomhet Frivillighet 14. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid? Innovasjonsstrategien er implementert og en integrert del kommunens gjeldene plan- og styringssystemer og representerer som tidligere beskrevet en plattform for å jobbe systematisk med innovasjon.
Asker 2 Navn på prosjektet: Verktøy for prosjekt- og porteføljestyring 3 Kort beskrivelse av prosjektet: Prosjektet har levert et SharePoint-basert verktøy for prosjektstyring og enkel porteføljeoversikt som ligger ute til gratis nedlasting på internett. Verktøyet er bygget rundt Prosjektveiviseren og støtter gjennomføring av både OU-prosjekter, IKT-prosjekter og bygg- og anleggsprosjekter. Verktøyet er en viktig komponent i Askers opplegg rundt en helhetlig satsing på strategisk innovasjon, der det er utviklet, pilotert og idriftssatt metoder og verktøy for innovasjon, hele veien fra ide, via gjennomføring til organisasjonslæring (Nytt=>Nyttig=>Nyttiggjort). 4 Kontaktperson: Geir Graff 5 E-post: geir.graff@asker.kommune.no 6 Telefon: +4797164948 7 Bakgrunn - Hvorfor gikk dere i gang? Vi har i flere år brukt Prosjektveiviseren som metodikk for styring av ulike prosjekter i Asker kommune (ikke bare IKT-prosjekter). Vi har representert KS/KommIT i arbeidet med å utvikle metodikken i samarbeid med DIFI. Med metodikken på plass, gjorde etterspørselen etter praktiske verktøy for prosjektstyring seg raskt gjeldende. Asker hadde brukt SharePoint for enkel prosjektstyring, og visste at andre aktører også brukte denne plattformen, men at løsningene sprikte og ikke støttet Prosjektveiviseren i særlig grad. Vi samlet derfor sammen en del aktører som brukte SharePoint-plattformen fra privat og offentlig sektor i en gruppe for å jobbe ut en kravspec som kunne dekke behovet. Basert på denne ble det utviklet et verktøy. Vi ville også dele resultatet ut gratis, og slik søke å skape et praksisfellesskap rundt verktøyet som kunne dele på ansvar og kost for videreutvikling og slik spare tid og penger.
8 Løsning - Hva består løsningen av? 1: Et tverroffentlig praksisfellesskap som møtes for å dele god praksis rundt prosjektstyring og verktøy, samt sørge for en styrt videreutvikling som møter felles behov. 2: En løsning for prosjektstyring, bygget rundt bred erfaring med prosjektledelse i offentlig sektor, basert på Prosjektveiviseren som metode. Verktøyet krever at man fra før har SharePoint tilgjengelig, enten som skyløsning (slik KommIT har det) eller som egendriftet løsning (som Asker). Verktøyet installeres på toppen av dette, og støtter praktisk prosjektgjennomføring etter Prosjektveiviseren 2.0 med funksjonalitet rundt oppgaveløsning, usikkerhetshåndtering, intereressentanalyse, sjekklister mm. Det gir også porteføljestyret en oversikt over hvilke prosjekter som trenger bistand og oppfølging. Verktøyet vektlegger enkelhet i bruk, og baserer seg på en bred erfaringsinnhenting om prosjektstyring i offentlig sektor. Vi laget også en utviklingsklausul om at resultatet skulle kunne deles ut kostnadsfritt under GPL2-lisens på nettet. I og med at verktøyet baserer seg på en standardisert plattform som er mye brukt i offentlig og privat sektor, gjør denne klausulen at andre som vil bruke og forbedre løsningen, forplikter seg til å dele sine forbedringer tilbake til fellesskapet under samme delingslisens. Samtidig er det ingen hindringer for konsulentselskaper å selv implementere og selge løsningen som en del av sin portefølje, så lenge de deler sine forbedringer tilbake til fellesskapet. Vi ser at flere konsulenthus allerede gjør dette. 9 Fremgangsmåte - Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? Den tverrsektorielt sammensatte gruppen som laget kravspesifikasjonen bestod i tillegg til Asker, som også representerte KommIT, av: Lyse Energi, NSB, Statens jernbanetilsyn, DIFI, DFØ, Direktoratet for nødkommunikasjon, Helsedirektoratet, Direktoratet for arbeidstilsynet, Departementenes service og sikkerhetsorganisasjon, Friprogsenteret, Nærings- og handelsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet. I tillegg deltok og fasiliterte Microsoft noen fagsamlinger underveis. Vi møtte også flere andre leverandører av prosjektverktøy, samt alle sak- og arkivleverandørene. Basert på dette arbeidet finansierte Asker kommune, Vestregionen og KommIT utviklingen av et verktøy som nå er tilgjengelig for offentligheten på GitHub: https://github.com/prosjektstotte/sp-prosjektportal
10 Prosess - Hvor langt har dere kommet? Verktøyet ble ferdig utviklet og levert i september 2014, med ett påbygg for styring av bygg- og anleggsprosjekter levert i mars 2015. 11 Verdi - Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert? Verdien er flerdelt. 1: For DIFI/statlige og kommunene spres nå Prosjektveiviserenmetodikken seg som en nasjonal fellesmetodikk gjennom implementering av verktøyet, både i offentlig og privat sektor. Med felles begrepsbruk og metodikk blir det for første gang mulig å måle prosjekteffektivitet på tvers av offentlig sektor. Verktøyet bidrar til spredningsarbeidet som ellers gjøres på en god måte gjennom kurs, seminarer og andre tiltak i regi av DIFI. Effekten kan måles gjennom antall organisasjoner som implementerer verktøyet. 2: For de som har SharePoint fra før av, er det nå tilgjengelig et gratis verktøy de kan bruke for raskt å komme igang med god prosjektstyring. Måles/dokumenteres gjennom antall organisasjoner som implementerer verktøyet (se spredning) og hvorvidt organisasjonene kan rapportere om bedre styring og kontroll i sine prosjekter. 3: For aktørene som bruker verktøyet ligger verdien både i at prosjektgjennomføring en i egen organisasjon blir mer stringent og bedre kvalitetssikret, samt i at de nå får tilknytning til et tverroffentlig praksisfellesskap de kan bruke i sin utvikling fram mot økt modenhet i prosjektstyring. Kan måles gjennom f.eks. "IT i praksis" eller KommITs modenhetsundersøkelser. Det er også et eget produktråd under opprettelse i regi av Asker/KommIT, som skal dokumentere effekten videre. 4: Verktøyet sprer seg raskt. Hvis tankene om praksis- og utviklingsfellesskap når det potensialet som er tenkt, kan man på sikt kan man vurdere den samfunnsmessige effekten gjennom bedre bruk av offentlige midler til utvikling, fordi verktøyet og forbedringene deles tilnærmet kostnadsfritt mellom aktørene. ("Tilnærmet", fordi det kan koste noen timers jobb å få implementert verktøyet i sin SharePoint-løsning hvis man ikke har denne kompetansen i egen organisasjon.) 12 Spredning - Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene? For Askers del brukes løsningen til å håndtere våre tre prosjektporteføljer; IKTprosjekter, strategiske prosjekter og bygg- og anleggsprosjekter. Vi har ikke full oversikt over hvem det er som laster ned verktøyet fra GitHub, bare hvor mange det er. I skrivende stund har vi over 100 nedlastinger. Vi har imidlertid hatt mange henvendelser fra organisasjoner som er interesserte i å vite mer og kjenner til at verktøyet er
presentert/demonstrert for og/eller lastet ned/satt i test eller aktiv drift i følgende organisasjoner: Private: PuzzlePart, Point Taken, Bouvet, Steria Kommunale: KS/KommIT, Bergen, Bærum, Trondheim, D-IKT (Drammen, Svelvik, Nedre Eiker, Sande og Røyken) Skedsmo, Trondheim, Oslo, Nord-Troms IKT (Kåfjord, Kvænangen, Lyngen, Nordreisa, Skjervøy, Storfjord), Ringerike, ROR-IKT (Molde, Rauma, Midsund, Vestnes og Aukra ) Fylkeskommunale:Telemark FK, Buskerud FK, Vestfold FK Statlige/Andre: DSS, Statens jernbanetilsyn, NSB, Brønnøysundregistrene, Jernbaneverket, DFØ, DIFI, Dir. for arbeidstilsynet, NHD, HOD, Helsedirektoratet, Oslo Universitetssykehus, Norske pasientreiser, Omsorgsbygg Oslo I tillegg har verktøyet blitt presentert og demonstrert på DIFIs åpne kurs i Prosjektveiviseren ved to anledninger, og slik nådd ut til 100-120 deltakere fra mange flere organisasjoner enn de vi har listet opp ovenfor, som vi har hatt egne demonstrasjonsmøter/dialog med. Interessen er altså svært stor, og vi får flere henvendelser enn vi kan håndtere selv. Microsoft og deres partnernettverk melder også at de har stor pågang fra interesserte organisasjoner som vil ha demonstrasjoner eller demo-installasjoner av verktøyet. 13 Hvor forankret dere arbeidet? Rådmann Egen virksomhet Annen virksomhet 14 Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid? I arbeidet med innovasjon står gjennomføringskraft sentralt, og dette må understøttes av gode verktøy for nettopp gjennomføring. De fleste av de store endringene kjøres som prosjekter, og verktøyet er svært sentralt og i utgangspunktet etablert for å få oversikt over innovasjonsaktivitet. En viktig nytteverdi er å se på nytte/gevinster og usikkerhet (både risiko og muligheter ) på tvers av tiltak som kjøres i kommunens utviklingsarbeid for å kunne jobbe mer strategisk med endring. Verktøyet er derfor beskrevet som en viktig komponent i Askers satsing på å bygge en stabil plattform å kunne innovere ut fra, og henger slik tett sammen med gjennomføring av innovasjonsstrategien vår, spesielt det som handler om porteføljestyring som støttemetodikk for innovasjonsarbeid.