Søgne kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Søgne kommune - kontrollutvalget Møtedato: 09.12.2014 Møtested: Møteleder: Forfall: Til stede: Leder Sekretær Rådhuset, kommunestyresalen Asle Jonas Holmen Ingen Asle Jonas Holmen (AP) Brytteva Litleré Moi (V) Marianne Bakke Meiholt (AP) Astrid Tordis Flor (FRP) Bjarne Bentsen Lieng (SP) Alexander Etsy Jensen Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen Rådmann Kim Høyer Holum (Sak 29/14 30/14) Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: Sak nr. 28/14 33/14 Søgne, 09.12.14 Asle Jonas Holmen Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 28/14 14/882 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14.10.2014 29/14 14/579 ORIENTERING OM ADMINISTRASJONENS OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK 30/14 14/887 ORIENTERING OM AVVIKSHÅNDTERING 31/14 14/883 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 32/14 14/889 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 09.12.2014 33/14 14/893 EVENTUELT I MØTE 09.12.2014 Side 2 av 7
Sak nr. 28/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 14.10.2014 Protokollen fra møte 14.10.2014 godkjennes. Møteprotokollen fra møte 14.10.2014 ble godkjent. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte 14.10.2014 godkjennes. Sak nr. 29/14 ORIENTERING OM ADMINISTRASJONENS OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalget tar notat fra rådmannen vedr. administrasjonens rutiner for oppfølging av politiske vedtak fattet av kommunestyret i Søgne kommune til etterretning. Kontrollutvalget ber sekretariatet og revisjonen om å undersøke hvordan politiske saker følges opp i Grimstad kommune, for så å komme tilbake til kontrollutvalget i januarmøtet med forslag til hvordan politiske saker bør følges opp i Søgne kommune. Rådmann Kim Høyer Holum redegjorde for administrasjonens rutiner for oppfølging av politiske vedtak fattet av kommunestyret i Søgne kommune. Kontrollutvalgets leder Asle Jonas Holmen satte fram følgende tilleggsforslag: Kontrollutvalget ber sekretariatet og revisjonen om å undersøke hvordan politiske saker følges opp i Grimstad kommune, for så å komme tilbake til kontrollutvalget i januarmøtet med forslag til hvordan politiske saker bør følges opp i Søgne kommune. med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar notat fra rådmannen vedr. administrasjonens rutiner for oppfølging av politiske vedtak fattet av kommunestyret i Søgne kommune til etterretning. Side 3 av 7
Sak nr. 30/14 ORIENTERING OM AVVIKSHÅNDTERING Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmann Kim Høyer Holum redegjorde for administrasjonens rutiner for registrering og håndtering av avvik. Rådmannen var innom hvordan Søgne kommune generelt håndterer avviksmeldinger, rutiner for registrering, han kunne opplyse om at kommunen har fått inn 74 avviksmeldinger for inneværende år og han redegjorde for hvordan kommunen arbeider for å få inn flere avviksmeldinger. Kontrollutvalgets leder Asle Jonas Holmen satte fram følgende forslag: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedtaket var enstemmig. Saken legges frem uten innstilling. Sak nr. 31/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sekretariatet gjennomgikk møte- og arbeidsplanen. Sekretariatet gjorde utvalget oppmerksom på følgende endring i møte- og arbeidsplanen: Møtet som er satt opp 13.10.15 flyttes til 01.12.15. Innstillingen med endring fra sekretariatet enstemmig vedtatt. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Side 4 av 7
Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sak nr. 32/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 09.12.2014 Saken tas til orientering. Kristiansand Revisjonsdistrikt orienterte om følgende i møte: Svarbrev Årlig forespørsel til ledelsen i Søgne kommune datert 07.10.14 Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen orienterte om hovedlinjene i svarbrev på årlig forespørsel til ledelsen i Søgne kommune. Status Klage mot arealenheten (Evt. sak 27/14) Revisjonen venter på at administrasjonen i Søgne kommune skal oversende sakens dokumenter før de kan igangsette sine undersøkelser. Returkraft Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om siste nytt fra Returkraft AS. Revisjonssjefen kunne opplyse om at revisjonens undersøkelser har avdekt at kontragarantien ikke er underskrevet i tråd med kommunestyrevedtaket fra 2010. Revisjonssjefen orienterer om lånesituasjonen for selskapet. Revisjonssjefen var også innom kontrollaspektet etter årsskifte. Jf. 15-6 er både kontrollutvalget og kommunerevisjonen ilagt en kontrolloppgave for å sikre at gjeldende regelverk om kontroll av kommunens virksomhet etterleves. For kommunerevisjonen innebærer det at de må inn i regnskapet å se at det er etablert et regnskapsmessig skille mellom husholdningsavfall og næringsavfall, og at kostnadene mellom husholdning/næring er fordelt forholdsmessig etter bruken. Referat fra tilsynsforum Revisjonssjefen orienterte kort fra sist møte i fylkesmannens tilsynsforum. Kvalitetskontroll Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om gjennomført kvalitetskontroll foretatt av NKRF. Revisjonsvirksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF er underlagt en obligatorisk kvalitetskontrollordning. Formålet med kvalitetskontrollen er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy faglig standard ved at de utfører revisjonsarbeidet i overensstemmelse med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg til selve kontrollen vil de kontrollerte få faglig rettledning. Vesentlighetsgrense Side 5 av 7
Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen orienterte om revisjonens vesentlighetsgrense og hva som er bakgrunnen for at den er satt slik den er. Saken tas til orientering. Sak nr. 33/14 EVENTUELT I MØTE 09.12.2014 Vedtak i Søgne kommune kontrollutvalget Sakene tas til orientering. Restanseliste for kontrollutvalget pr. 01.12.14: Sekretariatet fremla følgende restanselist: Undersøkelse foretatt av revisjonen Klage mot arealenheten i Søgne kommune (Sak 27/14) Oppfølging Rapport vedr. planverk for Eik/Sangvik (Sak 17/14) Innspill fra Brytteva L. Moi Rullering av kommuneplan på Try Bakgrunnen for at tomannsbolig er tegnet inn på plankartet for Try. Moi stiller spørsmål til kommunens saksbehandling i denne saken og rulleringen av arealdelen i kommuneplanen. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å komme å redegjøre for saken i neste møte. Sluttmelding Ansatte som slutter skal ikke ha tilgang til kommunens systemer. Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen følger opp dette og stiller spørsmål til administrasjonen. Eventuelt ber kontrollutvalget om en orientering fra rådmannen. Moi stilte spørsmål til kommunens praksis i forbindelse med at private overtar kommunale veier. Moi stilte spørsmål til godtgjørelsesreglementet som berører kontrollutvalgsmedlemmene. Kontrollutvalgets leder reiser spørsmålet som en del av budsjettbehandlingen (interpellasjon). Fylkesmannen Tilsynsrapporter og klagesaker til Fylkesmannen Kontrollutvalget ønsker å etablere en rutine der tilsynsrapporter utarbeidet av Fylkesmannen og klagesaker behandlet av Fylkesmannen oversendes kontrollutvalget som orientering. Referat fra høstkonferansen på Broklandsheia 10.11.14 Sekretær for kontrollutvalget gav en kort oppsummering fra høstkonferansen. Påmelding til kontrollutvalgskonferansen 4-5 februar 2015 Sekretariatet melder på Asle Jonas Holmen, Bjarne Bentsen Lieng, Marianne Bakke Meiholt og Astrid Tordis Flor. Temark Forespørsel om deltakelse i Fylkesmannens tilsynsforum Side 6 av 7
Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (Temark) har sendt en forespørsel til Fylkesmannen i Vest-Agder datert 09.10.14 om å få delta i Fylkesmannens tilsynsforum. Fylkesmannen i Vest-Agder responderte positivt samme dag på henvendelsen. Neste møte 27. januar kl. 09:00 Neste møte avholdes i henhold til møteplanen 27. januar 2014 kl. 09:00. Saken tas til orientering. Side 7 av 7