UiO Saksbehandling og arkiv: Styringsgruppen og prosjektledere roller, interesser, forventninger og samspill 50 minutter med speed-dating og plenumsdialog Sist oppdatert 17.9.2018 av EKM
Speed-date 1: Forventninger - Hva er DITT mål på prosjektsuksess? Hva skal til for at du i framtiden erklærer prosjektet som vellykket, og er stolt av å ha bidratt til det? Viktigste resultat(ene) prosjektet må levere i sin levetid? Viktigste effektene du må se (på sikt) i ditt «nabolag»? På UiO? 18.09.2018 3
Speed-date 2: Roller og interesser - Hvilke «kjepphester» har du? Hvilke superkrefter? Hvilke interesser og interessenter representerer du? Hva tror du blir ditt viktigste bidrag for prosjektsuksess? Annen erfaring og kompetanse vil du bidra med? Hva vil du lære mer om i dette prosjektet? 18.09.2018 4
Speed-date 3: Hindre? Rollekonflikt eller samspill? Hva kan hindre deg i din(e) rolle(r), eller dere som styringsgruppe, i å bidra slik du/dere ønsker til et vellykket prosjekt? Når kan det oppstå interessekonflikter mellom ulike roller og interesser du innehar? Mellom ulike roller i styringsgruppen? Hva kan du selv gjøre for å minske knirk og øke samspill? Hva trenger du fra andre roller? I styringsgruppen? Prosjektlederne og prosjektteamet? Andre parter/grupper? 18.09.2018 5
Oppsummering - og aksjonspunkter Plenum fra dating-rundene, særlig 2 og 3 Hva er dere nå samstemte om? Hva må dere avklare nærmere? Hvordan følger dere opp dagens seminar: Første små aksjonspunkter/skritt de neste dagene? Aksjonspunkter styringsgruppemedlemmer og programleder tar med hjem? Aksjonspunkter prosjektlederne tar med hjem? 18.09.2018 6
Vedlegg: Kort om roller, mål og ansvar fra UiO: Prosjektrammverk 18.09.2018 7
Mål i prosjektstyring en begrepsavklaring Formål For virksomheten. Bakgrunn/Hvorfor? Ønsket framtid? Strategisk og langsiktig. Effektmål For virksomheten. Hvordan ser vi oppfylt formål? Konkrete gevinster, konsekvenser. Resultatmål I prosjektet. Sluttmilepæl, produkter og leveranser målt i tid, kost og kvalitet. 8
Roller og ansvar i prosjekt Linje Prosjekt Prosjekt Virksomhetsledelsen Linjeorganisasjonen Prosjekteier (har både linje- og prosjekthatt) Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Les mer om roller & ansvar, ulike faser i prosjekt, nyttige sjekklister m.m. på: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/prosjektrammeverk/ 9
Virksomhetsledelsen Øverste ledelse og andre ledergrupper i en virksomhet bestiller og beslutter igangsettelsen av prosjekter. Vurderer hvilke prosjekter som i størst grad understøtter strategiske mål Prioriterer mellom prosjekter (porteføljestyring) Sørger for at prioriterte prosjekter får tildelt tilstrekkelige og riktige ressurser (og noe prioriteres ned) Prioriterer ressurser til å realisere effektmål og gevinster (som prosjektets leveranser tilrettelegger for) Støtter samspillet mellom linjeorganisasjonen og prosjektet Virksomhetsledelsen tildeler mandatet for styring av prosjektet til en prosjekteier og styringsgruppe. Kan være f.eks.: UiO-ledelsen Dekanat Fakultetsdirektører Institutt- eller senterledelse Andre ledergrupper 10
Prosjekteier og styringsgruppeleder Blir utpekt av virksomhetsledelsen i konseptfasen, har overordnet ansvar for prosjektet i hele prosjektets levetid. Prosjekteier utpeker resten av styringsgruppen. Prosjekteier leder styringsgruppen her har dere gjort en tilpasning og delt rollen. Hva kan være fordeler med dette i dette prosjektet? Hva kan være risikoer og hvordan unngå dem? Prosjekteieren er hovedbeslutningstaker i styringsgruppen. Sikrer at prosjektet gjennomføres og leverer i tråd med prosjektbeskrivelsen. Har som representant for virksomhetens strategiske interesser også overordnet ansvar for gevinstrealisering. Rollen innehas kun av en person og kan ikke kombineres med rollen som prosjektleder. 11
Styringsgruppen Et prosjekt som følger beste praksis har en styringsgruppe. Styringsgruppen har delegert myndighet fra virksomhetsledelsen, og har overordnet ansvar for å sikre et vellykket prosjekt. Alle prosjekter har tre hovedinteressenter som må representeres i styringsgruppen: Virksomhetsledelse (ved prosjekteier): Ansvar for strategisk forankring og realisering av gevinster Bruker(grupper): Benytter produktene/leveransene fra prosjektet for å oppnå de planlagte gevinstene Leverandør(er): Skaffer ressursene (folk, teknologi, annet) som kreves for gjennomføring av prosjektet Obs: Det er forskjell på styringsgrupper, referansegrupper og prosjektgrupper. De er hhv. besluttende, rådgivende og utførende. 12
Gode styringsgrupper: Støtter hverandre i vanskelige prioriteringer og beslutninger Gir veiledning og støtte til prosjektleder Beslutter faseoverganger Godkjenner og respekterer planer og avgrensninger Beslutter endringer og avvik utenfor avtalte toleranser Sikrer at prosjektleder har nødvendige ressurser (menneskelige og materielle) Sikrer effektiv kommunikasjon med prosjektinteressenter framsnakker prosjektet Ikke så gode styringsgrupper: Tenker «noen gjør sikkert noe» eller «det går vel bra» Sover i timen og/eller driver unødig detaljstyring Undergraver myndigheten til prosjektleder Overvurderer egen kompetanse Baksnakker prosjektet eller prosjektdeltagere Strør sukker eller sand på beslutninger Tar stadige omkamper på kjepphestene sine Viker unna prioritering Overlater gevinstoppfølging til Er engasjert i gevinstplaner og prosjektet eller «noen andre» gevinstrealisering 13
God prosjekteierstyring skal sikre At prosjekter blir ledet i henhold til «beste praksis» At styringsgruppen settes i stand til å ta de viktige og riktige beslutningene og utøve strategisk styring, mens daglig ledelse av prosjektene blir delegert til prosjektleder. En godkjent prosjektbeskrivelse som gir grunnlag for gode planer og gjennomføring Det er dedikert nok og riktige mennesker og andre ressurser til prosjektet Virksomhetens ledelse har et grensesnitt og kontaktpunkt med prosjektet Det er en rolle (prosjekteier) med myndighet til å avslutte prosjektet Planer for å realisere gevinster blir fulgt opp underveis i og etter prosjektet PROSJEKTEIERSTYRING 14
Prosjektleder Utpekt eller godkjent av prosjekteier Prosjektets daglige leder, med definerte ansvar og myndigheter jamfør prosjektbeskrivelsen og avtalt arbeidsdeling m. andre roller Leder og koordinerer prosjektteamet og er ansvarlig for kontakten med prosjekteier og styringsgruppen Har ansvar for at prosjektet leverer på definerte resultatmål (produkter), innenfor avtalt kvalitet, tid og kostnad. Har IKKE ansvar for realiseringen gevinster, men for å lede prosjektteamet i å levere avtalte resultater, og jobbe på en måte som bidrar til linjas evne til å realisere definerte gevinster/effekter. Må ha tid til å utøve prosjektledelsen i tillegg til ev. egne/andre leveranser Prosjektledelse er planlegging, delegering, oppfølging og styring av alle aspekter av prosjektet. Dette inkluderer å motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet.
Prosjektmedarbeidere Prosjektets viktigste ressurs! Valgt ut og satt sammen i team på bakgrunn av sin faglige kompetanse, erfaring, egenskaper og nettverk Ansvarlig for å levere i henhold til avtalte roller og planer, og skal raskt melde avvik fra planer og rammer, eller nye risikomomenter Inngår i et team - medansvarlige for å bidra til at prosjektet lykkes Ambassadører for prosjektet Prosjektmedarbeidere kan ofte oppleve dilemmaer knyttet til prioritering av oppgaver (prosjektoppgaver vs linjeoppgaver) Viktig at forventet tidsbruk i prosjektet og roller og ansvar innad i prosjektteamet defineres tydelig nok og realitetsjusteres underveis. 16
Andre interessenter Interessent: En person, gruppe eller organisasjon som kan påvirke, blir påvirket av eller opplever seg å bli påvirket av prosjektet. Interessenter kan støtte eller motarbeide prosjektet, og bli aktive støttespillere eller hindringer for prosjektet 6 trinns prosedyre* for interessentinvolvering: Identifisere (hvem?) Opprette og analysere interessentprofil (hva?) Definere strategi for interessentinvolvering (Hvordan?) Planlegge involvering (Når?) Involvere (Gjøre) Måle effekt og justere strategi (Resultater) Når dere har identifisert interessenter må dere prioritere. Hvem er det mest kritisk å følge opp? Interessent vs. interessert * OGC s managing Succesful programmes 17
Minner om 7 prinsipper for beste praksis fra Prince2 1. Kontinuerlig (løpende) strategisk forankring 2. Styre i faser 3. Definerte roller og ansvar 4. Avviksledelse (styre gjennom delegering og «toleranser») 5. Fokus på prosjektets produkter (resultatmål, milepæler) 6. Lære av erfaring 7. Tilpasning til prosjektomgivelsene www.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/prosjekter /prosjektrammeverk/ 18