Rapport arbeidsgruppe tekniske tjenester Medlemmer Stabsleder Anders Ryssdal, Sv-fak (leder) Avdelingsingeniør Jan Helge Bergheim, Hum-fak Avdelingsingeniør Leif Martinsen, Sv-fak Teknisk rådgiver Petia Mankova, Sv-fak Førstekonsulent Frode Lien, Sv-fak 1 representant for Akademikerne: Frank R. Efraimsen, HumFak på møte 18/2 og 23/2 Overingeniør Espen Amundsen HUM-fak 2/3 og 4/3 Gruppa har hatt følgende møter: Onsdag 18. februar 13.00-15.00 Mandag 23.februar 09.00-11.00 Mandag 2 mars 09.00-11.00 Onsdag 4 mars 13.00-15.00 1. Tabell over hovedoppgaver og ressurser Hovedoppgaver /tjenesteområder Trykkeri Ressurser Sv-fak (i antall stillinger) 1 fast 1 engasj Ressurser Hum-fak Ressurser Afl Evt. overlapp Evt. økt ressursbehov 0 0 0 2 Innkjøp XX 1,5 Drift bygg XX 1 Drift undervisningsrom 1 AV-tjenester XX 0,5 Kopi/utskrift 0,5 IT kontormaskin tilleggsmaskin 5 Teknisk VKS Fellestjenester fra VKS IT servere 1 Forsknings- 3,5 assistanse Undervisningsassistanse Formidlingsassistanse Personelloppfølging 1,5 0 0 0,5 1,5 Anslag over samlet ressursbehov fra 01.08 0,5
Kommentarer til tabellen Tabellen er utformet med utgangspunkt i dagens stillingsressurser. Totalt er det lagt inn 19 personer i totalt 18 stillingsressurser. To av personene er i 50% stilling (en tekniker på VKS og en mulig delt stilling for tekniker IPS/SV-FAk. Denne er ikke avklart). Fordeling av hvordan ressursene benyttes på enhetene i dag er vanskelig å anslå i og med at den enkelte ofte har svært små stillingsprosenter innen det enkelte tjenesteområde. I anslaget har vi forsøkt å sørge for at alle ansatte ved det nye fakultetet får lik tilgang til tekniske tjenester. Vi har også forsøkt å ta utgangspunkt i ballansen mellom effektivisering av arbeidsoppgavene og fokus på brukerne. Trykkeri Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 2 hele faste stillinger. Primæroppgavene som utføres ved trykkeriet er trykking: kopisamlinger/kompendier, masteroppgaver, dr. avhandlinger, visittkort, brosjyrer, rapporter, sakspapirer, posters m.m. Trykkeriet bør overta trykkingen for AFL og Hum-Fak slik at det blir lik praksis innen det nye fakultetet. Her må det følge med midler og den midlertidige stillingen må permanentiseres. Personellet på trykkeriet brukes også noe i forbindelse med flyttinger, kontorinnredning og bistand i undervisningsrom. Innkjøp Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 1,5 stillinger. Innkjøp er en tjeneste som utføres av mange i staben siden det kjøpes inn på mange spesialområder. Tidsbruken er vanskelig å estimere. Stikkord her er innkjøpskoordinator, innkjøpsavtaler, produktundersøkelse, rekvisisjon, kontering, attestasjon, registrering av anleggsmiddel, opplæring etc. Innkjøp av rekvisita samt start av smårekvisisjoner som ikke omhandler teknisk utstyr bør legges til ansatteekspedisjoner. Drift bygg Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 1 stilling.. Innen drift bygg inngår bygningsmessige brukerbehov, kontakt med bygg og eiendom/statsbygg, flytting, oversikt over kontorer, innredning kontorer, innredning undervisningsrom, rydde lagrer etc, Lokaler i mellomveien bør få tilført ressurser innen området siden disse ble trukket ut ved fusjonen. Drift undervisnings rom Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 1 stilling. Teorifagsbygget har en egen driftsorganisasjon som i utgangspunktet tar seg av alle fellesrom, kontaktpunktet er orakeltjenesten. I praksis har det vist seg at man må kontakte ulike avdelinger avhengig om det er snakk om faste eller løse installasjoner. Dagens modell hvor man må kontakte ulike avdelinger avhengig av type problem er ikke holdbar. Det bør være bare et kontaktpunkt. Hva som skjer i bakgrunnen er uinteressant. I Breivika III og Breiviklia ligger denne oppgaven på fakultetet i dag. På AFL i Mellomveien er det personer organisert under sentral IT som tar seg av oppgaven. Hovedoppgaver er jevnlig kontroll av at utstyret virker, opplæring ved behov samt fikse problemer som oppstår akutt i undervisningen.
AV-tjenester Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 0,5 stilling. Under dette ligger tjenester innen AV som ikke har med undervisningsrom eller de tjenestene som er nevnt under VKS. Eksempler på type tjenester i denne kategorien er utlån av utstyr, reparasjon av utstyr, digitalisering av lyd, bilde og video, kopiering av lyd og video, etc. Kopi/Utskrift Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 0,5 stilling. Drift av skrivere og multimaskiner tilkoblet nett. I tillegg kommer eventuelle løse kopimaskiner. IT kontormaskin (og eventuell ekstramskin) Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 5 stillinger hvis man ikke er i kontakt med brukeren. Tar man med den brukerstøtten det er naturlig å gi når man først er ute hos brukeren, må man øke ressursen med 1-2 stillinger. Da må man redusere tilsvarende under andre tjenesteområder som har med brukerstøtte å gjøre. Hovedoppgaver er utplassering av maskiner, installasjon av standard programvare og installasjon av spesialprogramvare. Utføringen av disse oppgavene medfører også en god del brukerstøtte siden man er kommet i kontakt med brukerene. Det er ulik praksis vedrørende tildeling av datamaskin på kontoret. AFL og SV-Fak har stasjonær maskin på alle kontorer. I tillegg har svært mange anskaffet seg en bærbar tilleggsmaskin finansiert over prosjekt eller annuum. På Hum-Fak får de vitenskapelige tilbud om enten bærbar eller stasjonær Mac. Der er det ikke satt av annuumsmidler til en eventuell ekstramaskin. Det nye fakultetet vil ha 2 ulike plattformer å forholde seg til. SV-Fak, AFL og administrasjonen på Hum-Fak benytter Windows plattform, mens de vitenskapelige på HumFak og studenlabber er basert på Mac med operativsystemet Mac OS X. Driftsformen er ulik. Drift av windowsmaskiner baserer seg på programvare som installeres fra en sentral maskin ved Uit. Denne tjenesten benyttes også av andre fakulteter. Drift av Mac baserer seg på egen løsning satt opp og driftet av Hum-Fak. Det er viktig at det nye fakultetet støtter opp om drift av begge disse plattformene, men tiden er enda ikke moden for at brukerne ved det nye fakultetet fritt skal kunne velge plattform. Det har vi verken driftsrutiner eller nok Mac kompetanse til. Plattformvalg ved utbytting av maskiner bør styres av behov og hva som er standarden i det miljøet man jobber i. Etter at den nye organisasjonen har satt seg, bør man ta opp dette spørsmålet på nytt på litt bredere basis. Retningslinjene for disponering av annuumsmidler til IT-utstyr må koordineres. IT servere Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 1 stilling På fakultetet servere kjøres det spesialiserte tjenester samt noen fellestjenester. Det nye fakultetet vil ha servere plassert på 4 ulike lokasjoner. I Breiviklia har RHD to windowsservere som benyttes til å dataregistrere historiske kilder samt gjøre disse lettere tilgjengelig for forskning. Herunder inngår folketellinger og kirkebøker etc. I Brevika III har Hum-Fak Mac-servere til ulike formål. I 3. etg hus5 i Teorifagsbygget har VKS en lagringsserver tilknyttet redigeringsrommene.
I 5. etg i samme bygg har SV-Fak serverrom med tilstrekkelig kjøling, strøm og nettuttak. Her driftes servere for prosjekter på VKS, lagring for trykkeriet, webserver, epostlister og felles lagring for ulike miljøer. Ved utfasing av enkelte servere ved det nye fakultetet vil det være naturlig å se på om tjenestene skal flyttes sentralt eller driftes videre på andre av fakultetets servere. Brukerstøtte (Forsknings- undervisnings- og Formidlingsassistanse) Ressursbehovet på dette området er i utgangspunktet utømmelig, men vi har estimert det i tabellen til 3, 5 stilling. En del av støtten gis i forbindelse med basistjenester, en del gis i forbindelse med spesielle behov. Forskningsassistanse Alle bidrar med sin kompetanse i forbindelse med ulike forskningsprosjekter. Det kan gjelde i forbindelse med innkjøp, konfigurering, uttesting, opplæring, tilrettelegging, trykking, digitalisering osv. Mye av dette er dekt under de andre underpunktene. Undervisningsassistanse Som i punktet over bidrar de aller fleste i større eller mindre grad i forbindelse med undervisniingsassistanse uten at det er mye overlapp. Herunder kan nevnes Classfronter, presentasjoner, spesiell programvare, opplæring, tilrettelegging, videokonferanse, trykking osv. Formidlingsassistanse Som de to foregående punkter er dette også et området hvor stort sett alle er inne og støtter daglig. Eksempler på slik støtte er i forbindelse med forskningsdagene, konferanser, publikasjoner, utstillinger osv. VKS: Undervisning Dekkes av de 1,5 stillingene ved VKS. Undervisning og veiledning i forbindelse med emner som gis ved fakultetet. Den tekniske staben ved VKS underviser i 4 av emnene som gis ved masterprogrammet i visuelle kulturstudier og har forpliktet seg å sørge for undervisning i et emne som inngår i det planlagte årstudiet i medievitenskap VKS: Tekniske tjenester Dekkes av de 1,5 stillingene ved VKS. Undervisning og veiledning som inngår i masterstudiet, veiledning av forskere og stipendiater ved VKS og drift og vedlikehold av eksisterende infrastruktur. Den eksisterende infrastrukturen og kompetanse i film, digital video og lyd og multimedia kan komme til nytte til andre fagmiljøer og forskningsaktiviteter ved fakultetet/uit. Til dette formålet. må det personellressurser ut over de 1, 5 stillingene som VKS disponerer i dag. Deler av tjenstene ved VKS kan være betalingsfinansiert med tanke på å sikre en viss inntjening som kan benyttes til reinvesteringer i utstyr. Personell-oppfølging Ressursbehov etter 01.08 er estimert til 0,5 stilling Denne ressursen går til ledelse av enheten.
2. Forslag til organisatorisk løsning I dag er det 3 ulike modeller som benyttes på de tre enhetene som skal fusjoneres. AFL har ikke eget teknisk personal. Disse er organisert sentralt. På HUM-Fak er teknisk personal organisert flatt direkte under fakultetsledelsen. På SV-Fak er personalet organisert i felles stab med egen leder. Budsjettmessig er det tilsvarende forskjeller. Det er kun ved SV-Fak teknisk personell har egne budsjett for utstyr, drift IT, trykking, rekvisita, etc. Det blir viktig for det nye fakultetet at det budsjetteres med både investeringsmidler og driftsmidler slik at man sikrer forsvarlig drift innenfor det tekniske området. Basale IT-tjenester kan bli lagt under sentral IT. Om dette vil gjelde alt eller deler av IT personal er ikke godt å si. Foreløpig har ikke den sentrale gruppa som jobber med organisering av de basale IT-tjenester kommet med noen anbefaling. Det som går igjen i debatten rundt temaet er at det burde vært en bredere og større utredning slik at man hadde hatt bedre oversikt over ressursen, organisering og rutiner på enhetene. Da ville man hatt bedre grunnlag til å si noe om hva som er mest hensiktsmessig å sentralisere. Om det er fornuftig å gjøre dette samtidig med fusjonen, er et annet spørsmål. Da kan det være nok med å samkjøre tjenestene i de nye organisasjonene. Diskusjonen rundt basal it kommer som et forstyrrende tilleggsmoment. Totalt er det 18 stillinger i dag som faller inn under kategorien tekniske tjenester. Da er 2 IT/AV stillinger tatt med som brukes til drift av IT/AV i Mellomveien. Disse er i dag løst organisert under sentral IT, men de har ikke fått noen plass i organisasjonen. Det blir også spennende å følge utredningen rundt tekniske fellestjenester. Resultatene fra denne utredningen vil også kunne gripe inn i tjenestetilbudet til det nye fakultetet. Felles enhet for alle tekniske tjenester Denne vil bygge på modellen SV-Fak har i dag med en stab for teknisk/it personell. Fordelen med en slik modell er at den er samlende, og det vil gode muligheter til å koordinere de ulike oppgavene. I tillegg vil det være enklere å sørge for at tjenestetilbudet blir likt for de enkelte institutt uansett geografisk organisering. En slik modell gjør det lettere å lage team som går tvers av tjenestetilbudet. En slik modell vil også være mer robust i forbindelse med sykdom, ferieavvikling og lignende. Blir basale IT-tjenester lagt til fakultetsnivået, vil disse tjenestene ligge i felles enhet. En sentral organisering av de basale IT-tjenestene vil medføre at 7-12 IT-stillinger forsvinne ut av organisasjonen, mens stillingene er lokalisert på fakultetet. Fakultetet vil miste råderetten over disse ressursene samtidig med at disse ressursene må koordineres inn sammen med den øvrige driften ved fakultetet. Tjenestetilbudet skal ikke reduseres. Her må det lages arenaer hvor tjenestetilbudet ved fakultetet samordnes på tvers av organisatorisk tilhørighet. Spredning av stillinger og tjenester på andre enheter I utgangspunktet bør personellet i tekniske tjenester være organisert sentralt på fakultetet. Det vil sikre likere behandling av instituttene samtidig med at man kan utnytte ressursene bedre. Den eneste delen av teknisk stab som i dag er dedikert til en enkelt enhet er teknikkerstillingene på visuelle kulturstudier. Denne ressursen på 1,5 stilling brukes til å drifte utstyr knyttet til masterutdanningen. Det er mulig at man kan få utnyttet disse stillingene
bedre hvis bruken styres fult og helt fra instituttet. Da vil det være kortere vei mellom faglig ledelse av studiet og arbeidsgiveransvaret for tekniske stillinger. Erfaringer med dagens organisering er at det er tungrodd. Leder av teknisk stab er for lite involvert i det som skjer på instituttet til at dagens organisering er fornuftig. 3. Forslag til overordnet arbeidsdeling vis a vis nivå 3 For tekniske tjenester vil det være naturlig med en ren sentralisering med muligheter for desentral sløyfe/lokalisering der det er mest hensiktsmessig. En slik hensiktsmessighet kan man ha i forhold til geografiske områder for å sikre like tjenester. Dette må man se nærmere på når lokaliseringen av det nye fakultetet kommer på plass. Unntaket fra sentraliseringstanken er VKS hvor det i dagens form kan være mest hensiktsmessig med en desentralisering. 4. Forslag til overordnet arbeidsdeling vis a vis andre enheter i fakultetsadm. I forbindelse med forskningsprosjekter er ofte ikke utstyr/verktøy budsjettert. Det tas ofte for gitt at alt utstyr finnes ved enheten. Her må det lages rutiner som sørger for at disse kostnadene kommer med i utformingen av søknader. På IT-siden blir kontoer opprettet for studenter etter at de er registrert i FS. På ansattesiden blir kontoer generert etter registrering i Paga, FS eller System-X. System-X er et system for de som skal ha konto, men som ikke skal registreres i Paga eller FS, f.eks gjesteforsker som ikke skal ha lønn. Ved SV-Fak er det stort sett IT-personell som registrerer i System-X. Her bør rutinen endres etter modell av HUM-Fak slik at oppgaven flyttes over til de som driver med personellarbeid. Selv om studentekspedisjonen flyttes over til nye lokaler i UB, vil det være behov for ansatteekspedisjoner med tjenester ovenfor de ansatte. Her kan det være naturlig å benytte SV-fak sin modell hvor de håndterer innkjøp av rekvisita samt start av smårekvisisjoner som ikke omhandler teknisk utstyr. Ekspedisjonene bør også ha litt kunnskap om det utstyret som finnes på de nærmeste undervisningsrom slik at de kan svare på elementære spørsmål fra forelesere som kommer innom.