Sluttrapport fra prosjektgruppen STAR, prosjektperioden 1.12.2014 31.8.2015

Sluttrapport fra prosjektgruppen STAR, prosjektperioden 1.12.2014 31.8.2015 1. Innledning. Hvorfor STAR? STAR (Statistikk, analyse og rapporter), er en rapport- og statistikkløsning for studiedata. Hovedformål med STAR er å støtte institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet ved å tilby standardrapporter og tilrettelegge for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter. Løsningen er dynamisk ved at institusjonene har tilgang til ferske data i motsetning til DBH-data som er institusjonenes offisielle rapporterte tall og som forholder seg til tidspunkt for rapportering til KD. Institusjonene kan kun se og har kun tilgang til egne studiedata. 2. Bakgrunn STAR-prosjektet har vært gjennom tre hovedfaser: - Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter (juli 2010 mars 2012) - Utarbeidelse av kravspesifikasjon og anskaffelse av rapportverktøyet (april 2012 - juni 2014) - Etablering av drift, implementering og utrulling (juni 2014 - august2015) I det følgende sammenfattes arbeidet med hovedmilepæler i STAR-prosjektet. Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter Styret for FS vedtok 7.7.2010 reorganisering av ekspertgruppen for LIST over i en prosjektgruppe for ny datavarehusløsning. Prosjektgruppen ble oppnevnt med prosjektleder Anette Wigaard (UiO), 7 representanter fra institusjonene (UMB, UiB, UiA, HiO, NTNU, HiBo, UiO), 4 representanter fra datavarehusgruppen ved USIT, utviklingsleder for FS og daglig leder for FS. Gruppen representerte følgende kompetanseområder: FS-kompetanse, ledelsesinformasjon, analyse, rapportering, arbeid med kvalitetssikring samt kunnskap om hvilken type informasjon det er behov for å ha fokus på i fremtiden. Prosjektgruppen ble oppnevnt med følgende mandat (vedtatt 6.9.2010): - Utarbeide en kravspesifikasjon for datavarehuset for studiedata. o Identifisere brukerne av datavarehuset, både primærbrukerne og andre brukere og interessenter. o Beskrive formålet med datavarehuset o Avgrense datavarehuset mot andre løsninger for uthenting av studentdata som FS, DBH, SSB og lignende, både med tanke på brukergrupper og funksjonalitet. - Utarbeide kravspesifikasjon til verktøy. - Utvikle rapporter for datavarehusløsningen. 1

o o o Utarbeide en plan for hvilke data og rapporter datavarehuset skal støtte og oppdateringsfrekvens for disse. Utvikle og teste de rapportene som prioriteres som viktigst for institusjonene. Utarbeide plan for videre utvikling av systemet. - Opplæring, utrulling, avgrensning o Utarbeide opplæringsplan for systemet o Utarbeide plan for utrullingen av systemet. o Avklaring av datavarehusets videre utvikling og kobling mot andre datavarehus/systemer. Kravspesifikasjon for rapporter i rapportverktøyet ble utarbeidet og vedtatt i styret for FS 26.3.2012. (vedlegg 1) Formål og avgrensning Styret for FS vedtok følgende formål og avgrensninger for datavarehuset STAR 25.11.2010: Formål: Datavarehus for studiedata skal være en rapport- og statistikkløsning som: - På en effektiv og brukervennlig måte støtter institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet - Tilbyr standardrapporter og tilrettelegger for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter - Gir støtte for kontrollrapporter for bedret datakvalitet - Er tilrettelagt for kobling mot andre datakilder Avgrensninger: Datavarehuset skal først og fremst tilfredsstille institusjonenes behov for en løsning til å utarbeide rapporter til styring, informasjon og analyser. Rapportene i datavarehuset skal være utarbeidet i tråd med institusjonenes behov. Institusjonene ønsker i utgangspunktet at: - Datavarehuset skal ha minst ukentlige oppdateringer. - Datavarehuset skal være dynamisk i motsetning til DBH som forholder seg til tidspunkt for rapportering. - Standardrapportene i datavarehuset skal i første omgang være rapporter til bruk for styringsforhold. DBH DBH-data skal være institusjonenes offisielle tall som bl.a. brukes av KD. Data og rapporter i datavarehuset skal være et supplement til DBH-data der disse ikke er tilstrekkelige for institusjonenes styrings-, informasjons- og analysebehov. FS De fleste data i FS skal overføres til Datavarehuset. Det vil være unntak for personidentifiserbare data som personnr., navn, telefonnr. osv. Det bør også løpende vurderes om andre typer data skal holdes utenfor overføringene til datavarehuset. Det er også behov for en nærmere oppgang av hvor grensen skal gå i forhold til overføring av studieadministrative regler til datavarehuset. Fødselsnummer skal ikke overføres til studiemarten. Kvalitetssikring av datavarehuset mot FS skal foregå ved hjelp av løpenummer knyttet til person i FS. 2

Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapportverktøy og anskaffelse av rapportverktøy for FS Styret for FS ga Samarbeidstiltaket FS ansvar for prosessen og opprettet en ressursgruppe for anskaffelsesprosessen. Ressursgruppen ble først ledet av Ingvild Greve (UiB) og etter hvert Anne Lise Lande (FS). Gruppen ble gitt følgende mandat: - Å kartlegge behov og interesse for et presentasjonsverktøy i sektoren - Utarbeide forslag til kravspesifikasjon for styringsgruppen - Gjennomføre et eventuelt innkjøp av et presentasjonsverktøy - Foreslå en modell for forvaltning og betaling Styret for FS vedtok i tillegg noen overordnede prinsipper for anskaffelsen og videreføring av STAR (3.9.2012, 14.1.2013): - Ressursgruppen skal vektlegge sektorens behov for visualisering og brukervennlighet i anskaffelsesprosessen - Verktøyet skal være et enkelt rapportvektøy og ikke et virksomhetsstyringsverktøy da kjøp av et virksomhetsstyringsstyringsverktøy for sektoren er ikke ønskelig og utenfor styrets mandat. Verktøyet må være brukervennlig, gi enkelt tilgang til standardrapporter og være egnet for rapportering til ledelsen, i tillegg til å gi mulighet for egenutvikling av ad hoc rapporter. - Det legges til rette for et begrenset antall standardrapporter fra STAR - STAR-prosjektet videreføres som en ekspertgruppe for studiedata etter at prosjektet er avsluttet. Kravspesifikasjon for rapportverktøyet, herunder finansieringsmodell, ble forelagt for og godkjent i styret for FS 15.4.2013. Styret for FS har gitt Samarbeidstiltaket FS eierskap, forvaltnings- og driftsansvar for verktøyet og ble bedt om at en avtale om dette inngås med UiO. Våren 2014 ble det gjennomført konkurranse med forhandlinger. I denne prosessen var gruppen sammensatt av både representanter fra FS og institusjonene, samt bred representasjon fra ITavdelingen ved UiO, ved unix- og windows- og databasedrift, og med støtte fra innkjøpsavdelingen ved UiO. Anskaffelse av Tableau ble vedtatt 19.5.2014, i skarp konkurranse med de mest anerkjente og ledende verktøyene for analyse, visualisering og rapporter som er tilgjengelig på markedet. Tableau Presentasjons- og rapportverktøyet Tableau er et selvbetjent analyseverktøy med god brukervennlighet. Verktøyet vil kunne dekke behov både for standardrapportering og for skreddersydde maler. Verktøyet har et vevbasert brukergrensesnitt og støtter bruk av grafiske elementer og annen funksjonalitet som ivaretar institusjonenes visuelle profil. Verktøyet kan brukes til ad-hoc analyse og egendefinerte rapporter. Verktøyet har støtte for skedulering av rapportkjøringer. Det er mulig å dele visualiseringer på e-post, intranett eller andre 3

samhandlingsplattformer, på tvers av institusjonen. Tableau har støtte for å lage rapportmaler og formatinnstillinger som lar seg kopiere på tvers av analyser og dashboards. Verktøyet kan også benyttes i arbeidet med bedre datakvalitet ved å hjelpe brukerne til å differensiere mellom feil i datasettet og faktiske avvik. Visualiseringer laget i dette rapportverktøyet kan eksporteres til andre format og verktøy. Relativt kort implementeringstid innebærer at man raskt vil kunne dra nytte av verktøyet og selv vil kunne produsere ønskede visualiseringer, rapporter og ashboards. Beskrivelse av løsningen Det er utarbeidet en beskrivelse av arkitektur i datavarehuset og i rapportverktøyet (se vedlegg 4). Bildet nedenfor viser hovedstruktur og dataflyt i løsningen: Institusjonene tilbys tre siter (områder der rapporter er tilgjengelige og lagres): - Site med STAR-rapporter. Her inngår rapportmaler slik de er spesifisert i kravspesifikasjonen (12 rapporter) - FS-site. Herfra får institusjonene direkte tilgang til FS-basene og kan trekke ut egne data. - Institusjonell site (sandkasse). Implementeres på sikt. Her kan institusjonene lage egne rapporter og sammenstille data slik de har behov for. Løsningen innebærer at institusjonene kun ser og kun har tilgang til egne studiedata. 4

Kostnader og antall lisenser Kostnader for implementering og støtte for bruk av rapportverktøyet vil inngå i den årlige FSkontingenten. Institusjonene vil i tillegg få dekket kostander for følgende antall lisenser for bruk av rapportverktøyet: - Institusjoner med antall studenter over 10000: 1 superbruker, 3 sluttbrukere - Institusjoner med antall studenter 7000 10000: 1 superbruker, 2 sluttbrukere - Institusjoner med antall studenter under 7000: 1 superbruker, 1 sluttbruker Institusjonene må selv dekke kostnader knyttet til kjøp av øvrige lisenser. Institusjonene er bedt om tilbakemelding i tilfelle deres institusjon har behov for flere lisenser for superbrukere og sluttbrukere. Kostnader for lisenser er NOK 6697 for superbruker og NOK 3348 for sluttbruker. 3. Prosjektgruppe for implementering og utrulling av rapportverktøy for FS Prosjektgruppens sammensetning og mandat Styret for FSAT har reetablert STAR-prosjektgruppen for en prosjektperiode høsten 2014 - sommer 2015. Prosjektgruppens kompetanse skulle dekke FS-kompetanse, ledelse, statistikk og analyse, og teknisk databasekompetanse. Gruppen ble derfor nedsatt av representanter for studieadministrativ ledelse ved ulike nivåer ved institusjonene, FS-kontakter og ansatte i Gruppe for datavarehus i FSAT. Prosjektgruppen ble nedsatt med følgende sammensetning: Ingvild Greve, Universitetet i Bergen (prosjektgruppens leder) Anne-Lise Lande, Universitetet i Oslo Espen Dybwad Kristensen, UiT Norges arktiske universitet Thor Højgaard Anti, Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Mustafa Hussain, Universitetet i Bergen Kjerstin Tobiassen, Høgskolen i Sør-Trøndelag HIST Hans Jacob Berntsen, Høgskolen i Telemark Jon-Are Lunde, Høgskolen i Narvik Sonja Irene Dyrkorn, Høgskolen i Bergen Henrik Røneid, Campus Kristiania Stein Aske, FSAT Ragnar Pettersen, FSAT Agnethe Sidselrud, FSAT (prosjektgruppens sekretær) Styret for FSAT vedtok 20.11.2014 følgende mandat for prosjektet STAR for perioden 1.12.2014 31.8.2015: 5

Prosjektgruppen skal: Ferdigstille arbeid med spesifisering av rapporter for studiedata som skal tilgjengeliggjøres i rapportverktøyet for FS-institusjonene. Utarbeide rutiner for bruk av rapportverktøyet i henhold til FS-institusjonenes behov, herunder rutiner for gjenbruk av løsninger for visualisering eller sammenstilling av studiedata. Utarbeide en plan for videreutvikling av rapporter. Være et bindeledd mellom FS-institusjonene og FSAT: sørge for FS-institusjonenes brukermedvirkning i forvaltning og videreutvikling av rapportløsninger ved å melde inn og behandle utviklingsønsker (herunder prioritere). Bistå FSAT med utrulling av rapportverktøyet ved FS-institusjonene. Ivareta dialogen med NSD når det gjelder FSAT og FS-institusjonenes arbeid med statistikk for studiedata for å sikre en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom DBH-avdelingen og FSAT. Prosjektgruppen skal konkretisere oppgaver og leveranser og utarbeide en tidsplan for når de ulike leveranser skal være ferdige. Tidsplan skal legges fram for styret i januar 2015. Arbeidet i prosjektet skal ikke vanskeligjøre en eventuell fremtidig bruk av rapportverktøyet, der data fra andre kildesystemer som Cristin og /eller økonomisystemer kobles sammen med studiedata. Leveranseplan Leveranseplan ble utarbeidet i henhold til prosjektgruppens mandat og vedtatt i styret for FSAT 2.3.2015. Status for leveransene angis i høyre kolonne: 6

STAR-prosjektet: Leveranseplan Leveranse Beskrivelse Dato ferdig Rapporter slik spesifisert i kravspesifikasjonen av feb.2012 Kravspesifikasjon for rapporter i datavarehuset i STAR ble utarbeidet i 2011 og vedtatt i FS-styret 26.3.2012. Kravspesifikasjonen gir en detaljert beskrivelse av rapportene som skal utvikles av FSAT og tilbys institusjonene i rapportverktøyet. Det er spesifisert at det skal tilbys 11 rapporter i første omgang: Rapporter om studenter: 1.Gjennomstrømming A GST004 2.Gjennomstrømming A Tilleggsrapport GST004 3.Gjennomstrømming B supplerende informasjon om studenter i permisjon og med deltid GST005 4.Ferdige kandidater GSP001 5.Ferdige kandidater gjennomføringstid GSP002 6.Ferdige kandidater gejnnomføringstid kalendertid GSP002 7.Ferdige kandidater med utveksling UVP001 8.Ferdige kandidater innpass (studienivå) GSP006 9.Ferdige kandidater innpass (fra lærested) GSP007 10.Ferdige kandidater fagvalg i program EIP001 Rapporter om emner: 11.Undervisning faktorer VPR01 Institusjonene i prosjektgruppen testet rapportene som er utviklet og kom med tilbakemeldinger. Rapporter ble testet og utviklet i flere runder før de ble ferdigstilt. Arbeidet med utvikling og testing var et omfattende arbeid og pågikk hele våren 2015. 31.august 2015 Status: ferdig Installasjon av server med tre miljøer: utvikling, test og produksjon Rapportverktøyet driftes av FSATs driftsleverandør USIT ved Universitetet i Oslo. USIT skal sette opp server med tre miljøer: utvikling, test og produksjon. Utviklingsmiljøet benyttes av utviklere ved FSAT for å utvikle rapporter, som deretter tilgjengeliggjøres i testmiljøet for institusjonene i prosjektgruppen. Sluttbrukere vil gis tilgang til testmiljøet og et produksjonsmiljø. FSAT samarbeider med USIT og USITs sikkerhetsansvarlige for å sikre at løsningen som tilbys institusjonene ivaretar 1.april 2015 Status: ferdig 7

aktuelle lovbestemmelser for behandling av data i rapportverktøyet. Oppsett av Tableau Server med påloggingsløsning for sluttbruker Tableau Server er den delen av rapportverktøyet som benyttes av sluttbruker (også kalt sekundærbruker: bruker av rapportverkøyet som forholder seg til de ferdigdefinerte rapportene; brukeren har ulike filtrerings- og sorteringsmuligheter samt valg av visualiseringsløsningen for det spesifiserte tallmateriallet). USIT skal sette opp Tableau Server med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. 1.april 2015 Status: ferdig Oppsett av Tableau Desktop med påloggingsløsning for superbruker Tableau Desktop er den delen av rapportverktøyet som benyttes av superbruker (også kalt primærbuker): bruker av rapportverktøyet som har adgang til å lage rapporter i rapportverktøyet; brukeren forutsettes å ha god kjennskap til FS, datavarehuset i STAR og statistikk og analysearbeid ved institusjonen. Tableau Desktop skal i tillegg benyttes av superbrukere som ønsker å generere ad hoc- rapporter på bakgrunn av live-data fra FS-basen, i tillegg til de predefinerte kildene i datavarehuset i STAR. USIT skal sette opp Tableau Desktop med påloggingsløsning for brukere fra UH-sektor. 1.april 2015 Status: ferdig Dokumentasjon på fellesstudentsystem.no - Beskrivelse av innhold i kilder - Beskrivelse av innhold i rapporter FSAT skal utarbeide utfyllende og detaljert dokumentasjon for løsningen. Det skal lages en beskrivelse av de predefinerte kildene i datavarehuset STAR. Det skal også lages en beskrivelse av innhold på feltnivå i rapporter som utvikles og tilbys i rapportverktøyet. Beskrivelsen skal være tilgjengelig ved hjelp av direktelenking fra rapportene i rapportverktøyet. 1.februar 2015 Status: ferdig Opplæring og brukerstøtte FSAT skal tilby brukerstøtte for superbrukere og sluttbrukere (sekundærbrukere) av rapportverktøyet., også etter prosjektperioden. 1.desember 2015 8

Status: ferdig Status: FSAT har opprettet e-postadresse rapportverktoy-brukerstotte@usit.uio.no og yter løpende brukerstøtte til superbrukere i test- og pilotfasen. Ordningen med brukerstøtte videreføres i produksjonsfasen. Kurs holdes i oppstartfasen for piloter (august 2015) og medio september for første pulje av institusjoner som ønsker å ta Tableau i bruk. Rutiner for publisering av nye rapporter på Tableau Server og tilgjengeliggjøring for sluttbrukere fra andre institusjoner Prosjektgruppen skal utarbeide rutiner for samarbeid mellom institusjonene og FSAT knyttet til utarbeidelse av nye rapporter i rapportverktøyet. Det er viktig at innholdet i rapportene og mekanismer for uttrekk av data kvalitetssikres i STAR-gruppen og i FSAT, men uten unødig byråkrati som kan hemme rapportutviklingen ved institusjonene. Det antas at brukerinstitusjonene vil lage et stort antall rapporter i rapportverktøyet etter at rapportverktøyet er i bruk i sektoren. Det er viktig å sørge at innholdet i rapportverktøyet er oversiktlig og hensiktsmessig. Utarbeidelse av kjøreregler for publisering og hensiktsmessig nivå av kvalitetssikring av rapporter, diskuteres i prosjektgruppen. 31.august 2015 Status: påbegynt Status: Arbeidet er påbegynt og foreslås videreført i ekspertgruppen. 9

Anbefalinger for videreføring av arbeid med STAR/ Tableau Prosjektgruppen har hatt som del av leveransekravet å utarbeide rutiner for samarbeid mellom institusjonene og FSAT knyttet til utarbeidelse av nye rapporter i rapportverktøyet. Det er viktig at innholdet i rapportene og mekanismer for uttrekk av data kvalitetssikres i STAR-gruppen og i FSAT, men uten unødig byråkrati som kan hemme rapportutviklingen ved institusjonene. Det antas at brukerinstitusjonene vil lage et stort antall rapporter i rapportverktøyet etter at rapportverktøyet er i bruk i sektoren. Det er viktig å sørge for at innholdet i rapportverktøyet er oversiktlig og hensiktsmessig. Utarbeidelse av kjøreregler for publisering og hensiktsmessig nivå av kvalitetssikring av rapporter, har derfor vært diskutert i prosjektgruppen. Forslag til rutiner er beskrevet under. Prosjektgruppen anbefaler i lys av dette at det opprettes en ekspertgruppe for rapportverktøy for studiedata når prosjektperioden nå utløper, og med videreføring av dagens sammensetning med variert kompetanse og roller. Gruppen foreslår at ekspertgruppen ivaretas av FSAT på lik linje med de andre ekspertgruppene. Prosjektgruppen anbefaler i tillegg at denne ekspertgruppen ivaretar det overordnete perspektivet på institusjonenes behov med tanke på statistikkutvikling og analyse av studiedata. Gruppen kan derfor ikke bestå utelukkende av superbrukere av FS (FS-kontakter). Uavhengig av gruppens øvrige møteregularitet, må den møtes årlig for gjennomgang av rapportporteføljen (hva som er utviklet, hva er på ønskelisten, hva brukes mye/lite) også sett opp mot andre statistikkleverandører og bestillere i sektoren. Rutiner for når en institusjon har laget en helt ny rapport man ønsker å dele med andre Tableau er et verktøy som i utgangspunktet skal brukes internt ved institusjonene. Dersom en institusjon har laget en rapport flere kan ha nytte av, foreslås det følgende rutine: - ekspertgruppen kvalitetssikrer det rapporttekniske og vurderer om rapporten skal tilbys alle institusjonene, samt tar stilling til benevning av rapporten. Dette gjelder både DV-siten og FSsiten. Noe av det viktigste med denne rutinen er at det sikrer videreutvikling av verktøyet, at sektoren deler smarte løsninger og samarbeider om smarte løsninger (her rapporter) og at tempoet på rapportutviklingen ikke stopper opp. Ekspertgruppen bygger da oppunder det dynamiske aspektet ved verktøyet nevnt innledningsvis. Rutiner for vedlikehold og videreutvikling av rapporter Hvis en institusjon ønsker en rapport som ikke finnes på DV-siten eller FS-siten fra før, og mangler kompetanse til å utvikle den selv, er det mulig å be ekspertgruppen om hjelp til å utvikle denne. Innmelding av endringsønsker, nye rapporter: - Nye rapportønsker må benytte definisjoner fra opprinnelig kravspesifikasjon og utarbeides i dialog med bestiller. Rapporter tilbys sektoren etter hvert som de er kvalitetssikret og utviklet. 10

- Avklaringer og definisjoner fra den opprinnelige kravspesifikasjonen legges til grunn for det videre arbeid i gruppen. - Ønsker meldes inn via FS-kontaktene på vanlig måte (FSAT administrerer dette). - Ekspertgruppen vurderer og prioriterer hvilke nye rapporter som skal utvikles og tilbys. - Ekspertgruppen møtes to ganger i semesteret og hyppigere ved behov. Ny rådgivende gruppe for utrulling og lansering av STAR i sektoren Prosjektgruppen er kjent med at styret for FSAT har oppnevnt en ny rådgivende gruppe som blant annet skal vurdere hensiktsmessig bruk, forankring og informasjon, samt videre fremdrift og avgrensninger opp mot andre datakilder (økonomi, personal, forskning) og med fokus på forankring av STAR på ledelsesnivå i sektoren. Som et innspill til dette arbeidet vil vi derfor understreke rådet om å videreføre en form for ekspertgruppe i fortsettelsen, slik også FS-styret har presisert i prosjekt- og anskaffelsesfasene så langt. Vi tror det vil lette forankring og faktisk bruk av verktøyet i sektoren hvis superbrukerne fortsatt blir sentrale for kvalitetssikring av rapportene og for videreutvikling av nye. Dette er en gruppe som ledelsen ved institusjonene uansett vil vende seg til for uttak av tall, og analyse av disse. Forankring på institusjonene, ved de som jobber med FS og analyse, har vært sentralt for STAR i alle faser av prosjektperioden. Dette for å unngå at FSAT blir sittende alene med utarbeiding og definisjon av rapporter; LIST fikk som kjent ikke utbredelse i sektoren blant annet på grunn av dårlig forankring blant superbrukerne på institusjonene. Dette må også den rådførende gruppen ta høyde for, og unngå at skjer igjen. Prosjektgruppen mener etableringen av en ekspertgruppe ikke er i konflikt med arbeidet i den rådgivende gruppa som er nedsatt, og at etableringen av ekspertgruppen ikke bør settes i bero i påvente av den rådgivende gruppas anbefalinger. Av rutinene beskrevet over for vedlikehold og utarbeidelse av nye rapporter, er det ikke omtalt hvordan institusjonene skal forholde seg til eksterne aktører (som KD), hvis disse ønsker innsyn i institusjonenes tall slik de fremkommer i STAR. Dette bør derfor den nye rådførende gruppen også ta stilling til, slik at ikke tall står i fare for å bli brukt som sammenligningsgrunnlag som ikke er kvalitetssikret på institusjonene. Begrepsbruk og benevnelser Prosjektgruppen vil også påpeke en kommunikasjonsutfordring med tanke på videre fremdrift i «STAR». Den rådgivende gruppen har som mandat å ta stilling til en rekke problemstillinger knyttet til «datavarehuset STAR». Vi vil her påpeke at prosjektet STAR ikke utelukkende omfatter en datavarehusløsning. Det har hele tiden vært et premiss i anskaffelsen av et nytt verktøy for analyse/ visualisering på studiesiden, at dette skulle kunne kobles direkte til kildedata, med 11

mulighet for ad hoc-analyser utenfor de standardiserte rapportene som refererer til et datavarehus/ FS-kilder. Prosjektet STAR har også vært opptatt av at det er institusjonenes analysebehov på studiefeltet som har vært i sentrum, derfor er denne type bruk av Tableau som analyseverktøy meget sentralt. Den daglige bruken av verktøyet til ad hoc-analyser, etter forespørsler fra institusjonsledelse, tror vi også vil generere anvendbare rapporter som vil komme flere institusjoner til gode, jf. forslag til rutiner for godkjenning av nye standardrapporter beskrevet over. Vi tror en slik bottom-up prosess er mest fruktbar og minst byråkratisk for videreutvikling av rapporttilfanget i STAR. Erfaringene fra første fase i prosjektet viser at det er tungt å utvikle rapporter på skrivebordsmetoden, etter mer eller mindre klare «ledelsesbestillinger». STAR-prosjektet er med andre ord både en arbeidsmetode (arbeidsgruppe/uh-representasjon) et sett av standardiserte kvalitetssikrede rapporter en verktøykasse for institusjonsvise ad hoc-rapporter ved bruk av verktøyet Tableau, «sandkassen» For prosjektet STAR henger disse tre aspektene sammen; utprøving i sandkasse på institusjonene med mulig oppgradering til standardrapport etter vurdering og kvalitetssikring fra øvrige institusjoner, gjennom ekspertgruppesystemet vi i dag kjenner gjennom FSAT. Skal den rådgivende gruppen komme til at STAR også skal anvendes til økonomidata osv, bør man i fortsettelsen være tydelige på hva man da sikter til. Etter vår vurdering kan eksempelvis «STAR» da enten overtas som betegnelsen på kun en datavarehusløsning med standardiserte rapporter, med eller uten flere datakilder; eller så kan det forbeholdes det som så langt kun har relatert seg til studiedata: både som datavarehus, analyseverktøy og ekspertgruppeorganisering gjennom FSAT. Vi minner i denne sammenhengen om at studiesiden har det fortrinnet at hele sektoren anvender det samme systemet, i motsetning til de mange ulike økonomi- og personalsystemene. Tableau vil derfor kunne være et godt verktøy i kommende fusjonsprosesser for samkjøring av studiedata på institusjonene. I denne sammenhengen er ikke Tableau å anse som «datavarehuset STAR», men et funksjonelt verktøy for avstemming av kildesystemer på tvers av fusjonerende institusjoner. Dette peker også mot at det fremover vil være nødvendig å ta stilling til hvor de rapportønskene institusjonene nå melder inn for utvikling i FS, faktisk skal plasseres; i FS eller STAR? Dette mener vi er nok et argument for å aktivt bruke ekspertgruppeorganiseringen i FSAT for begge deler, slik at dette ses i sammenheng. 12

Anbefaling vedrørende arbeid med Tableau på institusjonene (flere datakilder), jf. mandat for gruppen STAR-gruppen har hatt fokus på studiedata. Det har hele tiden vært et premiss at det også skal legges til rette for at institusjonene kan jobbe med ulike datakilder i institusjonelle sites. Institusjonene må da koordinere sin interne bruk av Tableau. FSAT ivaretar i dag kontakten med det nasjonale CRIStinsekretariatet og deres Tableau-prosjekt og Økonomiprosjektet ved UiO-UiB og deres Tableauprosjekt. Forhold til DBH og UHR, jf. mandat for gruppen og omtale i Strukturmeldingen Prosjektgruppen har hatt som ambisjon å gjennomføre et dialogmøte med DBH. NSD blir nå representert i den rådgivende gruppen for STAR, og prosjektgruppen forutsetter at dialogen vil ivaretas der. Det bør vurderes å opprette dialog med UHRs gruppe som jobber med definisjoner for utdanningsfaglige områder knyttet til rapportering av data. Rapporter for ph.d. Dagens STAR-rapporter kan per i dag ikke brukes for ph.d.-studenter. Noen rapporter krever tilpasninger, noen må lages på nytt. En ekspertgruppe bør derfor ta inn ph.d. som et av områdene gruppen skal jobbe med. Doktorgradsgruppen i FSAT vil kunne være referanse ved utvikling av rapporter for ph.d. Utrulling, kursing og informasjon til sektoren Prosjektgruppen har som del av leveranseplanen lagt opp til en utrulling av verktøyet, men ser at dette nå må avstemmes med beslutninger som tas i den rådgivende gruppen: - Pilotfase for STAR-institusjoner gjennomføres i august. Det holdes kurs for pilotinstitusjonene medio august. - Utrulling for øvrige institusjoner tilbys fra september. Tidspunkt og antall lisenser avhengig av institusjonenes ønske. Neste opplæringsrunde medio mars 2016. - Prosjektgruppen har gjennomtestet og godkjent alle rapporter fra kravspesifikasjonen. Disse tilbys i verktøyet ved utrulling. Flere rapporter fases inn i løsningen gradvis (jf. punktet om rutiner for utarbeidelse av nye rapporter). - Kursing: FSAT gir opplæring på superbrukernivå, gjerne i form av regionsopplæring. De store institusjonene vil kurse egne brukere. Medlemmer fra STAR-gruppen kan være med. - FSAT sørger for å lage brukervennlig og sektortilpasset kursmateriale (bl.a. video). - Styremøte i juni 2015 det ble orientert om status fra prosjektet. 13

- Styremøte i september behandling av sluttrapport fra prosjektet. - Prosjektgruppen har ønsket å presentere STAR på studiedirektørmøte i oktober 2015 for å sikre forankring på alle nivåer i sektoren, men vi regner med at dialogen med denne gruppen vil ivaretas av den nye rådgivende gruppen. Brukerdokumentasjon Det er utarbeidet en nettside med manualer og beskrivelser av hvilke rapporter som finnes og hva de inneholder (se vedlegg 3): http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/star/ Det er implementert lenker fra Tableau til nettsidene med dokumentasjon for å sikre en god brukeropplevelse av Tableau. Vedlegg: 1. Kravspesifikasjon for rapporter i STAR 2. Referater fra møter i prosjektgruppen (prosjektperiode høsten 2014-våren 2015) 3. Brukerveiledninger og brukerdokumentasjon 4. Tableau-arkitektur. Beskrivelse av løsningen. 5. Oversikt over institusjoner som ønsker å ta Tableau i bruk 14