ANBUDSGRUNNLAG BRØYTING SKJÅNES

ANBUDSGRUNNLAG BRØYTING SKJÅNES Innleie av private maskiner til vintervedlikehold INNHOLD: A. ANBUDSINNBYDELSE... side 3 B. ANBUDSREGLER... side 4 B1 Generelt... side 4 B2 Krav til anbudet... side 4 B3 Anbudets gyldighet og vedståelse... side 4 B4 Konkurranseregulerende avtaler... side 5 B5 Valg av anbud... side 5 B6 Kontraktsinngåelse... side 5 C. GENERELT OM OPPDRAGET... side 5 C1 Brøyterode, beskrivelse... side 5 D. KRAV TILKONTRAKTØREN... side 7 D1 Krav til lastebiler/maskiner med utstyr... side 7 D2 Krav til tilgjengelighet og øvrige relevante forhold... side 7 D3 Forhold til offentlige myndigheter, lov- og regelverk... side 7 D4 Helse-, miljø- og sikkerhetskrav... side 8 E. ARBEIDS-, KONTRAKTS- OG BETALINGSBETINGELSER E1 Godtgjørings- og oppgjørsformer... side9 E2 Arbeid utenom beredskapsperioden... side 9 E3 Forsikring... side 9 Postadresse Kontoradresse Telefon Telefax Kontonummer Foretaksregisteret Postboks 174 Rådhuset Vevikveien 6 78 49 63 0078 49 63 01 Bank: 4910.05.00050 934 266 811 9770 Mehamn 9770 Mehamn

2 E4 Prisregulering... side 9 E5 Oppsigelse av kontrakten... side 9 VEDLEGG 1... side 11 Spesielle opplysninger for kontrakten... side 12 Skjema 1: Priser... side 13 Skjema 2: Sjekkliste for vedlagt dokumentasjon... side 14 Skjema 3: Øvrige kriterier... side 14 Skjema 4: Vurderingsskjema for lastebil/maskin... side 15 Skjema 5: Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid... side 16 Kontrakt... side 17

3 A. ANBUDSINNBYDELSE Gamvik kommune ønsker anbud på innleie av lastebil/maskin til brøyting, rydding og strøing kommunale veier og plasser på Skjånes som beskrevet under C1 Brøyterode, beskrivelse. Anbudet gjelder perioden 2012/2013 2014/2015. Anbudsfristen utløper mandag 08.10.2012 klokka 13.00. Åpning av innkomne tilbud vil finne sted samme dag kl. 1315 på rådhuset. Anbud sendes: Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Anbud gis på vedlegg 1 til dette anbudsgrunnlag og sendes eller leveres i konvolutt merket "ANBUD BRØYTING SKJÅNES". Skjemaene i vedlegg 1 skal være fullstendig utfylt, og skjema 1 skal være datert og underskrevet av tilbyder. I anbudsgrunnlaget finnes alle relevante opplysninger og bestemmelser vedrørende anbudsinnbydelsen og kontrakten. Henvendelser og spørsmål vedrørende anbudsgrunnlaget rettes til rådmann Svein Tønnessen, tlf. 78 49 63 00/mobil 48233916. Gamvik kommune, 14.09.2012 Svein Tønnessen rådmann

4 B. ANBUDSREGLER B1 Generelt Innleie av brøytetjenester skal etter EØS-avtalens bestemmelser foregå i henhold til "Lov om offentlige anskaffelser m.v." og "Forskrifter om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp". Kommunen forbeholder seg retten til å avvise: * ethvert anbud som ikke er i samsvar med forespørselen * ethvert anbud med uriktige eller manglende opplysninger/dokumentasjon * ethvert anbud på grunnlag av avvisningsgrunner som nevnt i EØS-forskriften om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp Kommunen forbeholder seg videre retten til å forkaste samtlige anbud uansett grunnlag. Anbud som kommer inn etter anbudsfristen avvises. Unntaket kan være anbud som kommer inn for sent, men før åpning. Anbud pr telefax aksepteres ikke. B2 Krav til anbudet Anbudet gis ved å sende inn vedlegg 1 fullstendig utfylt inkludert nødvendig underskrift på skjema 1. Manglende utfylling vil kunne medføre avvisning. Skjemaene inneholder: - Spesielle opplysninger for kontrakten. - Skjema 1: Enhetspriser, timepriser m.v. - Skjema 2: Tabell for nødvendig dokumentasjon - Skjema 3: Tabell for øvrige kriterier - Skjema 4: Vurderingsskjema for lastebil/maskin - Skjema 5: Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid - Kontrakt (signeres/stemples av partene ved kontraktsinngåelse) B3 Anbudets gyldighet og vedståelse Anbyder må vedstå seg sitt anbud fram til alle anbud er evaluert og anbud antatt, dog senest innen 31.10.2012. Det forutsettes videre at anbyderen ved inngåelse av kontrakt er inneforstått med at man i beredskapsperioden til enhver tid forplikter seg til å være disponibel og å rette seg etter de instrukser og retningslinjer som gjelder for vinterarbeider.

5 B4 Konkurranseregulerende avtaler Det gjøres oppmerksom på at det er forbudt med konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at ervervsdrivende inngår avtaler (muntlig som skriftlig), samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen; jfr. konkurranselovens kap. 3. Overtredelse av forbudet vil føre til at anbudet blir avvist. B5 Valg av anbud Kommunen vil basere tildelingen av kontrakten på det økonomisk mest fordelaktige kjøp. Dette innebærer at den leverandør som velges skal ha det kvalitative, faglige, tekniske og økonomiske grunnlag for oppfylling av kontrakten. Det mest fordelaktige kjøpet blir det anbud med den laveste anbudspris sammenstilt med forventet kvalitet på utførelsen av tjenesten, samt andre forhold som kan ha innvirkning på totalkostnaden for kommunen. Vurderingsgrunnlaget vil være opplysninger gitt i anbudet samt kommunens erfaringer med firmaet. B6 Kontraktsinngåelse Av hensyn til klare ansvarsforhold, inngås kontrakt kun med en juridisk selvstendig enhet. Kontraktspartner skal i anbudet dokumentere at denne eier eller leier det utstyret som skal benyttes i oppdraget. Når kontrakt er underskrevet av anbyder og kommunen, gjelder anbudsgrunnlag/anbud som kontrakt. C. GENERELT OM OPPDRAGET Anbudet gjelder innleie av lastebil/maskin med fører til vintervedlikehold på Skjånes tettsted. Det framgår av anbudsinnbydelsen hvilke arbeidsoppgaver anbudet omfatter. Oppgavene som er nevnt ovenfor er heretter omtalt som vinterarbeid. C1 Brøyterode, beskrivelse Følgende veier og plasser inngår i den kommunale brøyteplanen for stedet Skjånes: Rode: Veinavn/beskrivelse: Lengde: 1 Schankehøgda 160 m 2 Schankebakken 150 m

6 3 Finnes 55 m 4 Vei til Skjånesbruket/industriområdet 45 m 5 Vei til vannverket/ aldershjemsveien 100 m 6 Ytre Hop veien 550 m 7 Vei til Odden og til skolen 200 m SUM 1 260 m I tillegg kommer strøing ved behov på rodene 1-7 og salting ved behov på ca 10 brannkummer Rydding av følgende steder: A Parkeringsplass ved industriområdet B Snuplass Finnes C Snuplass Ytre Hop D Skoleplassen E Atkomst til kirka ved behov F Atkomst vannverksinntak - ved behov (ca 100 meter) Opsjon: Gamvik kommune har en ordning med brøyting for eldre som er under avvikling i dagens form. Det vil imidlertid bli aktuelt å tilby måking av trappeavsats/repo med håndredskap for et antall eldre beboere på Skjånes. Det anslås til å være mellom 2 og 6 boenheter som vil være aktuell for denne tjenesten. Gamvik kommune ønsker pris på denne tjenesten pr boenhet pr sesong (november april)

7 D. Krav til kontraktør For at en anbyder skal komme i betraktning, må en del krav oppfylles. Nedenfor finnes en oversikt over disse kravene. D1 Krav til lastebiler/maskiner med utstyr For tjenesten på Skjånes kreves min. traktor med lasteapparat og bakmontert fres. Traktor må ha drift på alle hjul og ha motorstyrke på minimum 70 hk. Maskin skal være stasjonert på stedet. Anbyder må bekoste innkjøp og montering av varsellykt av godkjent type som gir blinkende gult lys, samt brøytelys og annet nødvendig varselutstyr som monteres på lastebilen/maskinen. Anbyder og fører skal kunne nås på mobiltelefon. Lastebil/maskin skal ha tilgjengelig mobiltelefon når de er i bruk. For strøing og salting av kummer vil Gamvik kommune holde sand og salt. Gamvik kommune holder også sandsprederutstyr. D2 Krav til tilgjengelighet og øvrige relevante forhold Den anbyder som får tildelt brøytekontrakten forplikter seg til å overvåke tilstanden på roden i beredskapsperioden. Se vedlegg 1 "Spesielle opplysninger for kontrakten" for vedlikeholdsstandarden for den aktuelle roden. Anbyder er ansvarlig for at førere/avløsere får full opplæring og kjennskap til kontraktens krav til utførelse og ansvar. Anbyder kan ikke sette bort hele eller deler av arbeidet til andre. Anbyder kan ikke overføre kontrakten til andre unntatt i spesielle tilfeller som i så fall må godkjennes av kommunen. Eksempler på dette er når: - anbyder bytter fra å være selvstendig næringsdrivende til å drive virksomheten gjennom et aksjeselskap. - en selvstendig næringsdrivende faller bort, og virksomheten videreføres på en slik måte at de som har et tjenesteforhold vedr. vinterarbeider kan fortsette i stillingen. D3 Forhold til offentlige myndigheter, lov- og regelverk Ved utvelgelse av anbud vil det bli lagt vekt på at anbyder overholder sine forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter samt lov- og regelverk. Dette omfatter forpliktelser som arbeidsmiljølovgivning, internkontrollforskriftene m.v. samt regelverk som angår kjøretøyets tekniske stand, avgiftsinnbetalinger, løyver osv. Det kreves ikke transportløyve ved anbud på brøyting. Sammen med anbudet vedlegges følgende dokumentasjon (se sjekkliste, skjema 2):

8 - kopi av vognkort/dokumentasjon på at anbyder eier/leaser de aktuelle maskiner - skatteattest (RF-1244). Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 mnd regnet fra anbudsfristens utløp. Skatteattest skal utstedes både av kemner/kommunekasserer og skattefogden i Finnmark. Hvert år før vintersesongen starter, skal leverandøren på forlangende kunne framlegge dokumentasjon på at en er à jôur med innbetaling av skatter og avgifter. Denne dokumentasjonen omfatter: - alle avgifter forbundet med å eie og drive kjøretøyene. (årsavgift m.v.) - skatteinnbetalinger for foretaket evt. for selvstendig næringsdrivende. - merverdiavgift. Dersom anbyder har ansatte, vil det bli krevd dokumentasjon på tegnet yrkesskadeforsikring. D4 Helse-, miljø- og sikkerhetskrav Miljø Leverandøren skal oppfylle de krav som "Lov om vern mot forurensning og om avfall" setter, for med dette å hindre uønsket miljøbelastning. Dette gjelder både støy til omgivelsene ved f.eks. nattarbeid og avgass gjennom unødig tomgangskjøring. Bortkjøring og deponering av sne som kan forårsake kjemisk forurensning skal skje på kommunens anbefaling. Bruk av varsellykt Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med instruksen for bruk av varsellykt. Det vises til gjeldende bestemmelser utarbeidet av Vegdirektoratet, håndbok 051 "Arbeidsvarsling", 3. utgave januar 1988. Internkontroll Leverandøren skal på anmodning kunne framlegge dokumentasjon på at virksomheten har opprettet internkontrollsystem. Personlig verneutstyr Ved arbeid på offentlig vei skal det benyttes verneklær som tilfredsstiller kravene i EN-471, klasse III. Øvrig nødvendig verneutstyr skal være tilgjengelig, og alt verneutstyr holdes av anbyder. Maskiner og lastebiler Alle innleide maskiner/lastebiler skal tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter. E. ARBEIDS-, KONTRAKTS- OG BETALINGSBETINGELSER

9 Det angis ikke fast arbeidstid. Arbeidsinnsats må påregnes det meste av døgnet, avhengig av vær- og føreforhold. I tettbebyggelsen praktiserer kommunen likevel ikke nattbrøyting. Kontraktøren kan likevel pålegges å brøyte om natten ved spesielle tilfeller som brann eller andre ulykker m.m. Kontraktøren skal undertegne og påføre sitt stempel i skjema 1, vedlegg 1. Når kontrakten er underskrevet av begge parter, gjelder anbudsgrunnlag/anbud som kontrakt. E1 Godtgjørelses- og oppgjørsformer For oppdraget betales en fast godtgjørelse som inkluderer alle kostnader. Godtgjørelsen utbetales etter regning. Leverandøren har krav på månedlige oppgjør. E2 Arbeid utenom beredskapsperioden Beredskapen skal gjelde i perioden 1. november til 30. april. I de tilfeller hvor vinterarbeider er påkrevd utenom den fastsatte beredskapsperioden, har leverandøren plikt til å utføre dette hvis kommunen forlanger det. Slikt arbeid avregnes med kontraktens priser i forhold til arbeidets varighet (antall dager i forhold til beredskaps-periodens lengde) med et prosentvist tillegg. (jfr. skjema 1) E3 Forsikring Leverandøren er på vanlig måte ansvarlig for eventuelle skader på privat og offentlig eiendom under utførelse av oppdragene. Leverandøren er ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet. Kopi av forsikrings-polisen med tilhørende vilkår skal på forlangende kunne legges fram. E4 Prisregulering For flerårige kontrakter vil prisene bli justert årlig pr 1. august for endringer etter Statistisk Sentralbyrås byggekostnadsindeks for riks- og fylkesveier, vintervedlikehold. Denne gir kompensasjon for endringer fram til 31. juli hvert år. I ekstraordinære tilfeller hvor drivstoffkostnadene blir vesentlig endret som følge av omlegging av offentlige avgifter, nye beregningsmetoder for avgifter, uro på oljemarkedet o.l. kan endringer som en følge av dette vurderes spesielt. E5 Oppsigelse av kontrakten

10 Ved mislighold av kontrakten kan den sies opp med 14 dagers varsel slik som angitt i kontraktens pkt 8. Etter to skriftlige irettesettelser i løpet av samme brøytesesong for manglende oppfyllelse av ett eller flere punkter i kontrakten, er dette å betrakte som mislighold av kontrakten. Overtredelse av bestemmelsene i anbudsgrunnlagets pkt D3 og D4 er også å betrakte som mislighold av kontrakten. Særlig gjelder dette i de tilfeller hvor kontraktøren oppnår økonomisk vinning av betydning ved å unnlate å overholde sine forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter. Hvis det kan påvises at kontraktøren har gitt gale opplysninger for å skaffe seg selv en urettmessig økonomisk gevinst, er dette å betrakte som mislighold av kontrakten. Kontraktøren har krav på betaling for utført arbeid fratrukket oppdragsgivers eventuelle utgifter når kontrakten sies opp. Kontrakten skal kunne sies opp av begge parter med 3 måneders varsel hvis oppsigelsen kan begrunnes ut fra forhold som partene ikke hadde eller burde ha hatt kjennskap til ved kontraktsinngåelsen.

11 Vedlegg 1 Dette vedlegget gjelder som anbud for: brøyting/snerydding på Skjånes Anbudet er gitt av: FIRMA:... KONTAKTPERSON:... ADRESSE:... POSTNR.:...... TELEFON:... MOBILTELEFON:... Innhold: - Spesielle opplysninger om kontrakten - Priser - Tabell for den dokumentasjon som vedlegges anbudet - Tabell for øvrige kriterier - Vurderingsskjema for lastebil/maskin - Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid - Kontrakt (Kun vedlegg 1 med skjema og kontraktsformular oversendes kommunen.)

12 Spesielle opplysninger for kontrakten: Oppdrag for andre i beredskaps-perioden: Materiell skal være registrert som: Beredskap gjelder i perioden: Vedlikeholdsstandarden: Anbyder kan utføre oppdrag for andre i beredskapsperioden såfremt krav til utrykning i henhold til vedlikeholdsstandarden følges. Egnet for oppdraget. 1. november - 30. april For brøyting av det kommunale veinettet gjelder Håndbok 111 - "Vedlikeholdsstandard for riksveier" så langt den passer. Generelt gjelder følgende forutsetninger: *Veiene skal være brøytet i tidsrommet 0700-2300. *Utløsende snemengde: 5 cm tørr/3 cm kram sne. *Maks. snemengde: 15 cm. Under intense snevær er det aktuelt å rykke ut før utløsende snemengde nås. *Ved snefokk skal tiltak settes i verk når sneskavler strekker seg mer enn halvveis over et kjørefelt. *Veikryss og plasser ryddes umiddelbart etter at veiene er gjennombrøytet. Hovedmålsettingen for brøytingen er at veiene til enhver tid skal være farbar for bilister som er normalt utstyrt for vinterkjøring. Under særlig vanskelige værforhold kan imidlertid målsettingen fravikes. Standarden reduseres likeledes om natta. Bemanning: Kommunen krever at minst 1 person kan være tilgjengelig for å kjøre roden. Fører/reservefører oppgis her:

13 Skjema 1. Priser Type Anbudssum: Fastgodtgjørelse pr. måned i beredskapsperioden(novapril): Samlet godtgjørelse i hele kontraktsperioden(3 sesonger) Brøyting utenom sesong, jfr. E2 Angivelse av %-vis tillegg som kreves:... Enhetspris = Fastgodtgjørelse pr. dag + %tillegg: (= dagspris utenom sesong) Opsjon: Type Sum pr boenhet pr sesong(novemberapril) Manuell måking for eldre av trappeavsats/repo..., den...... (Anbyders underskrift)

14 Skjema 2. Sjekkliste for vedlagt dokumentasjon Kopi av følgende dokumenter vedlegges: X * Kopi av vognkort ** Skatteattester * Når vognkort ikke foreligger pga. planlagt nyanskaffelse, kreves dokumentasjon på at anbyder vil kunne eie den lastebil/maskin som forutsettes brukt oppdraget. Det må da framlegges dokumentasjon for kjøpekontrakt, intensjonsavtale, finansiering m.v. * I de tilfeller der lastebilen/maskinen leases eller vil kunne leases, skal det framlegges leasingavtale eller dokumentasjon på at man vil kunne lease det materiell som forutsettes brukt for oppdraget. ** Skatteattest skal utstedes både av kemner/kommunekasserer der anbyder har sitt hovedkontor og av skattefogden i vedkommende fylke (2 attester). Dersom anbyder har ubetalte forfalte skatter og avgifter til det offentlige, må det i tillegg dokumenteres at det finnes en ordnet og sannsynlig nedbetalingsordning. Anbudet vil da komme til vurdering dersom gjelden ikke overstiger 50 000 kroner. Skjema 3. Øvrige kriterier Oppfylles følgende kriterier? JA NEI Anbyder har tegnet yrkesskadeforsikring. (Gjelder anbyder som sysselsetter arbeidstaker) Anbyder følger et dokumentert system (kvalitetssystem/ egenkontrollsystem) for vedlikehold av lastebil/maskiner og utstyr. Anbyder skal på forlangende kunne legge fram dokumentasjon på ovenstående forhold.

15 Skjema 4. Vurderingsskjema for lastebil/maskin Evt. maskinnr. Type og merke Registreringsnr. Årsmodell Ant. aksler med trekk Tillatt totalvekt Tillatt bakaksellast Tillatt foraksellast Ant. HK Brøytefeste, type Førernavn Lasteevne Føreradresse Har fører erfaring fra vinterarbeid? (ja/nei) Tlf. Mobiltlf.

16 Skjema 5. Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid Nedenfor gis en oversikt over de 3 meste relevante oppdrag som anbudsgiver har utført eller har under utførelse i løpet av de siste 5 år. For nystartede firma angis firmanavn og kontakt-person i det firmaet man tidligere har arbeidet for. Oppdragsgiver: Oppdragets art:

17 Gamvik kommune Teknisk etat KONTRAKT om snebrøyting, snerydding, strøing og annet vintervedlikehold i perioden fra og med sesongen 2012/2013 til og med sesongen 2014/2015 mellom Gamvik kommune og... Kontrakten gjelder for arbeid utlyst i anbudsinnbydelse av 14. september 2012 for de strekninger som er angitt i anbudsgrunnlaget. Kontraktsbestemmelser: 1. Kontraktøren forplikter seg til å utføre arbeidene angitt i anbudsinnbydelsen i henhold til de betingelser og krav som er angitt i anbudsgrunnlaget. Vedlegg 1 til anbudsgrunnlaget er fylt ut i to eksemplarer hvorav partene beholder 1 eks. hver. I anbudsgrunnlaget finnes alle opplysninger om oppdraget, også betaling. 2. Kontraktøren skal rette seg etter de anvisninger som gis av teknisk sjef eller annen bemyndiget person fra kommunen. 3. Hvis kontraktøren midlertidig på grunn av bilskade, sykdom eller andre årsaker ikke er i stand til å utføre oppgavene i henhold til denne kontrakt, må kommunen varsles snarest mulig. I slike tilfeller kan kommunen leie inn tjenester fra en annen leverandør eller bruke egne mannskaper og utstyr inntil leverandøren på ny kan gjennomføre oppgavene. Kommunen kan i kreve å få dekket sine merkostnader av kontraktøren. 4. Hvis kontraktøren pga. konkurs eller andre varige årsaker ikke kan utføre sine oppgaver, bortfaller kontrakten. Kommunen har krav på å få dekket alle sine merkostnader for en periode opp til 3 måneder fra det tidspunkt utførelsen av oppgavene opphørte. 5. Kommunen er uten ansvar for alle typer skader som måtte oppstå under utførelsen av oppdraget, også overfor tredjemann. Unntatt er skader som måtte oppstå som følge av uaktsomhet fra kommunens side, ansvar ihht bilansvarsloven o.l. 6. Tap som måtte oppstå for leverandøren ved kommunens mislighold av kontrakten, kan kreves erstattet. Tap som påføres kommunen pga. at leverandøren forsettlig eller uaktsomt misligholder kontrakten, erstattes av leverandøren. 7. Denne kontrakten kan gjensidig sies opp med 3 måneders varsel hvis oppsigelsen kan begrunnes ut fra forhold som partene ikke hadde kjennskap til - eller burde hatt kjennskap til ved kontraktsinngåelse. Leverandøren kan ikke levere oppsigelse i tidsrommet 1. juli - 1. februar. Kommunen kan si opp kontrakten med 14 dagers varsel hvis leverandøren forsømmer sitt arbeid eller på annen måte misligholder kontrakten. 8. Tvister løses ved normal voldgiftsbehandling. Det presiseres at selv om en tvist har oppstått, fritar ikke dette partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. 9. Partene er inneforstått med at arbeidene skal utføres i henhold til de beskrivelser som er gitt anbudsdokument 06.10.09. Dato:... Dato:......... For Gamvik kommune For kontraktøren