Risør kommune Enhet for eiendom og tekniske tjenester RETNINGSLINJER. Innleie av private traktorer, lastebiler og maskiner. til vintervedlikehold

Transkript

1 Risør kommune Enhet for eiendom og tekniske tjenester RETNINGSLINJER Innleie av private traktorer, lastebiler og maskiner til vintervedlikehold

2 1. REGELVERK Innleie av tjenester som brøyting, evt. strøing samt rydding av snø og is skal finne sted på grunnlag av åpen eller begrenset anbudskonkurranse. For å oppnå like konkurranseforutsetninger for leverandørene, reguleres innleie av brøytetjenester etter EØS-avtalens bestemmelser om Lov om offentlige anskaffelser mv og Forskrift om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp. Regelverk for offentlige anskaffelser (REFSA) får utfyllende anvendelse når dette passer og ikke er i strid med EØS-forskriftene. Kjøp etter begrenset anbudskonkurranse anbefales i de tilfeller hvor antallet anbydere er stort. Dette sparer ressurser både for anbyder og Risør kommune, samtidig som konkurranse opprettholdes. Kjøp etter forhandling kan være aktuelt i helt spesielle tilfeller. Det presiseres at hovedregelen er anbudskonkurranse og at avvik fra denne skal begrunnes. - EØS-tjenesteforskriften Kap. III 10 stiller strenge krav til bruk av prosedyren "kjøp etter forhandling" og prosedyren skal følges. 2. ANBUDSGRUNNLAG Det stilles strenge krav til utforming av de kriterier som legges til grunn for tildeling av en kontrakt i forbindelse med en anbudskonkurranse. Den skal utformes slik, at det er mulig å vurdere anbud opp mot hverandre for å kunne velge det for Enhet for eiendom og tekniske tjenester økonomisk mest fordelaktige anbud. Kriterier som ikke er spesifisert i anbudsgrunnlaget kan ikke legges til grunn for kontraktstildeling. Det kan ikke forhandles på pris. Kriterier: - pris - teknisk stand på utstyr - faglige kvalifikasjoner - tekniske kvalifikasjoner - formelle og kvalitative krav - utrykningstid/beredskap. - Referanser - Andre relevante kriterier Spesifikasjonen skal sikre Risør kommune at det kan kontrolleres at anbyder holder sitt utstyr i nødvendig teknisk stand, at denne overholder sine forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter når det gjelder tilstand på kjøretøyet, avgiftsinnbetalinger, arbeidsmiljøloven m.m. Det kreves ikke transportløyve ved anbud på brøyting. Strøing og transport av strømidler i forbindelse med slikt oppdrag, er ikke løyvepliktig når strøapparat benyttes. Ved transport av opplastet snø, salt eller sand m.m. kreves det transportløyve dersom kjøretøyet er registrert som lastebil med tillatt totalvekt fra 3501 kg. Evt. bytte av lastebil/maskin i løpet av kontraktsperioden skal godkjennes av Risør kommune. I anbudsforespørselen skal kontraktens varighet fastsettes. En kontrakt skal jfr. EØS-tjenesteforskriften normalt ikke inngås for mer enn 4 år av konkurransehensyn. Helt spesielle forhold kan forsvare lenger løpetid på en kontrakt. Retningslinjer juli 2014 ii

3 3. AVVISNING AV ANBUD Anbudet må inneholde avkrevd dokumentasjon og opplysninger. Anbud som i det vesentlige avviker fra dette, anses som upresis og kan avvises på dette grunnlag. Skatteattester skal vedlegges anbudet. Disse skal ved innsendelse ikke være eldre enn 6 måneder. Det kan aksepteres at anbyder har skyldige restanser til det offentlige, dersom det forefinnes en nedbetalingsordning av gjelden, og denne ikke overstiger kr ,-. 4. VALG AV ANBUD Tildelingen av kontrakten baseres på det økonomisk mest fordelaktige kjøp. Dette innebærer at den leverandør som velges skal ha det kvalitative, faglige, tekniske og økonomiske grunnlag for oppfylling av kontrakten. Det mest fordelaktige kjøpet blir det anbud med den laveste anbudspris, sammenstilt med forventet kvalitet på utførelsen av tjenesten, samt andre forhold som kan ha innvirkning på totalkostnaden for Risør kommune. For anbydere som tilfredsstiller formelle krav, foretas en kvalifisering, for med utgangspunkt i dette å kunne velge det mest fordelaktige anbudet. Eventuelle tillegg som avspeiler risiko for tilleggskostnader må vurderes. For å bestemme den aktuelle konkurransesum, vurderes derfor nedenforstående forhold Kvalifikasjonskrav Faglig/teknisk/økonomisk grunnlag Traktor, lastebil, maskiner, utstyr og bemanning - Leverandørens erfaring med tilsvarende arbeider - Referanser - Faglige kvalifikasjoner Risør kommunes erfaring med firmaet Annet (objektivt vurderte opplysninger) Gjennomsnittsverdi (sum / antall kriterier utfylt) Vurdert poeng Poeng: Uakseptabelt = 0, Dårlig = 1, Tilfredsstillende = 2, Bra = 3, Svært bra = 4. Hvordan kan vurderingen foretas: - Lastebil, traktor, maskiner, utstyr og bemanning vurderes for alle anbydere. - I de tilfeller der leverandøren mangler erfaring fra tilsvarende arbeider, eller i de tilfeller der det dreier seg om et nystartet firma, vektlegges kvalifikasjoner og referanser. - Risør kommunes erfaring med leverandøren poengvurderes dersom denne tidligere har hatt arbeid for Risør kommune. - Annet vil f. eks. innebære om leverandøren følger et dokumentert kvalitets-/ egenkontrollssystem for vedlikehold av traktor/lastebil/maskin. Kriterier for bedømmelse: - Opplysningene skal vurderes skjønnsmessig. Retningslinjer juli 2014 iii

4 - Alle enkeltvurderinger som gir resultatet 0, medfører at anbudet avvises. - Gjennomsnittsverdi fra tabellen foran medfører følgende påslag på anbudssum for å beregne konkurransesum: Gjennomsnittsverdi Gjennomsnitt < 1,5 Påslagsprosent Anbudet avvises 1,5 < Gjennomsnitt < 2,0 10% pålegg på anbudsprisen 2,0 < Gjennomsnitt <2,5 5% pålegg på anbudsprisen Gjennomsnitt > 2,5 Anbudsprisen gjelder 5. INNGÅELSE AV KONTRAKT Av hensyn til klare ansvarsforhold i forholdet mellom leverandør og oppdragstaker, skal kontrakt kun inngås med en juridisk selvstendig enhet. Kontraktspartner skal i anbudet ha dokumentert at denne eier/leaser lastebilen/maskinen som skal benyttes i oppdraget, samt spesifisert hvilke personer som står for utførelsen av arbeidet. 6. OPPFØLGING AV KONTRAKT Risør kommune forbeholder seg retten til, på et hvilket som helst tidspunkt å kontrollere å få forelagt dokumentasjon på at alle forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter, og at lov og regelverk er overholdt. Risør kommune vil kunne foreta stikkprøver på om traktoren/lastebilen/maskinens tilstand og sikkerhet er tilfredsstillende, og pålegge eventuelle utbedringer hjemlet i gjeldende lover, forskrifter og anbudsgrunnlag. Det vil også kunne kontrolleres om materiell/personell som er angitt i anbudet, benyttes i arbeidet. 7. OPPSIGELSE AV KONTRAKT Kontrakten skal gjensidig kunne sies opp med 3. måneders varsel hvis oppsigelsen kan begrunnes ut fra forhold som partene ikke hadde kjennskap til - eller burde hatt kjennskap til - ved kontraktsinngåelse. Leverandøren kan ikke levere oppsigelse i tidsrommet 1. juli - 1. februar. Risør kommune skal kunne si opp kontrakten med 14 dagers varsel hvis leverandøren forsømmer sitt arbeid eller på annen måte misligholder kontrakten. 8. TVISTER Tvister i forbindelse med selve kontrakten skal avgjøres slik som angitt i kontrakten mellom partene. Ved eventuelle uenigheter mellom leverandør og Risør kommune om tolkningen av disse retningslinjene, vil saken bli avgjort av Sorenskriveren i Holt. 9. UTLØP AV KONTRAKT Anbud skal i god tid innen utløp av kontraktsperioden kunngjøres på vanlig måte i samsvar med regelverket under punkt 1. Hastekjøp innen dette område kan vanskelig forsvares. Retningslinjer juli 2014 iv

5 Retningslinjer juli 2014 v

6 Risør kommune Enhet for eiendom og tekniske tjenester ANBUDSGRUNNLAG Innleie av private traktorer, lastebiler og maskiner til vintervedlikehold Anbudsgrunnlag

7 INNHOLD A. ANBUDSINNBYDELSE... 8 B. ANBUDSREGLER... 9 B1 Generelt... 9 B2 Krav til anbudet... 9 B3 Anbudets gyldighet og vedståelse... 9 B4 Konkurranseregulerende avtaler B5 Valg av anbud B6 Kontraktinngåelse C. GENERELT OM OPPDRAGET C1 Brøyte- og strømateriell D. KRAV TIL LEVERANDØREN D1 Krav til traktorer/lastebiler/maskiner med utstyr D2 Krav til tilgjengelighet og øvrige relevante forhold D3 Forhold til offentlige myndigheter, lov- og regelverk Internkontrollbestemmelser - kvalitetssikring D4 Helse, miljø og sikkerhets krav E. ARBEIDS-, KONTRAKTS- OG BETALINGSBETINGELSESER E1 Godtgjørelses- og oppgjørsformer, jfr. skjema E3 Arbeid utenom beredskapsperioden E4 Forsikring E5 Prisregulering E6 Oppsigelse av kontrakten E7 Endring av driftsopplegg VEDLEGG I Spesielle opplysninger for kontrakten Skjema 1. Priser Skjema 2. Sjekkliste for vedlagt dokumentasjon Skjema 3. Øvrige kriterier Skjema 4. Vurderingsskjema for traktor/lastebil/maskin Skjema 5. Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid Skjema 6. Oversikt over brøyterodene Skjema 7. Instruks for utførelse av brøyting i Risør kommune Kontrakt Anbudsgrunnlag

8 ANBUDSGRUNNLAG A. ANBUDSINNBYDELSE Risør kommune, enhet for eiendom og tekniske tjenester ønsker anbud på innleie av traktorer, lastebiler og maskiner til: Brøyting på strekningene/rodene som angitt i vedlegg I, skjema 6. Det kan også være aktuelt med tilbud om strøing basert på timepris utenom brøyterodene. Anbyderne krysser av for hvilke roder som det inngis anbud på (VIKTIG ). Rodene er angitt i tekst på skjema 6. Kontraktsperioden gjelder i perioden Anbud gis på vedlegg I til dette anbudsgrunnlag og sendes/leveres Risør kommune, enhet for eiendom og tekniske tjenester og merkes ANBUD VINTERVEDLIKEHOLD Anbudssfristen utløper 1.september 2014 kl Anbud sendes: Risør kommune, Enhet for eiendom og tekniske tjenester Pb Risør. Alle henvendelser og spørsmål vedrørende anbudsgrunnlaget rettes til: Avd.ing. Kay Henning Holum tlf mob.tlf eller Enhetsleder Jon Frydenborg tlf mob.tlf Det vil ikke bli offentlig anbudsåpning av de innkomne anbud. Risør kommune, Enhet for eiendom og tekniske tjenester Kay Henning Holum (sign) 8 Anbudsgrunnlag

9 B. ANBUDSREGLER B1 Generelt Innleie av brøytetjenester skal etter EØS-avtalens bestemmelser foregå i henhold til Lov om offentlige anskaffelser mv og Forskrifter om offentlige anskaffelser. Risør kommune forbeholder seg retten til å avvise: - et hvert anbud som ikke er i samsvar med forespørselen - ethvert anbud med uriktige og manglende opplysninger/dokumentasjon - ethvert anbud på grunnlag av avvisningsgrunner som nevnt i EØS-forskriften om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp. Risør kommune forbeholder seg retten til å forkaste samtlige anbud på et saklig grunnlag. Anbud som kommer inn etter anbudsfristen, avvises. Anbud som sendes på e-post, telefax eller annen automatisk dokumentoverføring aksepteres ikke, og blir avvist. B2 Krav til anbudet Anbudet gis ved å returnere vedlegg I, fullstendig utfylt inkludert nødvendig underskrift i skjema 1. Manglende utfylling vil kunne medføre avvisning. Skjemaene som returneres inneholder følgende: - Spesielle opplysninger for kontrakten. - Skjema 1. Her utfylles: enhetspriser, timepriser osv, samt priser ved bruk av eget utstyr i de tilfeller der dette er aktuelt. - Skjema 2. Avkryssningstabell for nødvendig dokumentasjon, som skal vedlegges anbudet. - Skjema 3. Avkryssningstabell for øvrige kriterier. - Skjema 4. Vurderingsskjema for traktor/lastebil/maskin. - Skjema 5. Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid. - Skjema 6. Oppdeling av roder - Skjema 7. Instruks for utførelse av brøyting i Risør kommune - Kontrakt (signeres/stemples av partene ved kontraktsinngåelse). Ved anbud på flere roder, sendes vedlegg I i retur, for hver rode. Skjema 1 skal være datert og underskrevet for samtlige roder. B3 Anbudets gyldighet og vedståelse Anbyder må vedstå seg sitt anbud frem til alle anbud er evaluert og leverandør antatt, dog senest innen den Det forutsettes videre at anbyderen ved eventuell inngåelse av kontrakt, er innforstått med at man i beredskapsperioden til enhver tid forplikter seg til å være disponibel og rette seg etter de instrukser og retningslinjer som gjelder for vinterarbeider. 9 Anbudsgrunnlag

10 B4 Konkurranseregulerende avtaler Det gjøres oppmerksom på at det er forbudt med konkurranseregulerende avtaler. Forbudet retter seg mot at ervervsdrivende inngår avtaler (muntlig som skriftlig), samordner praksis eller foretar annet som er egnet til å påvirke konkurransen, jfr konkurranselovens kap. 3. Overtredelse av forbudet vil føre til at anbudet blir avvist. Prisdirektoratet (Konkurransetilsynet) har gitt lastebilsentraler dispensasjon fra forbudet mot konkurransereguleringer. Dispensasjonen gjelder kun innen den enkelte sentral, ikke sentralene i mellom. B5 Valg av anbud Risør kommune vil basere tildelingen av kontrakten på det økonomisk mest fordelaktige kjøp. Dette innebærer at den leverandør som velges skal ha det kvalitative, faglige, tekniske og økonomiske grunnlag for oppfylling av kontrakten. Det mest fordelaktige kjøpet blir det anbud med den laveste anbudspris, sammenstilt med forventet kvalitet på utførelsen av tjenesten, samt andre forhold som kan ha innvirkning på totalkostnaden for kommunen. Vurderingsgrunnlaget er opplysninger gitt i anbudet (teknisk stand på utstyret, faglige og tekniske kvalifikasjoner), samt kommunens erfaring med firmaet. Risør kommune forbeholder seg retten til å velge det økonomisk mest fordelaktige anbudet for kommunen, dersom det gis anbud på flere roder med samme materiell. Ved anbud på flere roder skal det oppgis hvilke roder i skjema 4, vurderingsskjema for traktor/lastebil/maskin. B6 Kontraktinngåelse Av hensyn til klare ansvarsforhold i forholdet mellom leverandør og oppdragstaker, inngås kontrakt kun med en juridisk selvstendig enhet. Kontraktspartner skal i anbudet ha dokumentert at denne eier/leaser traktoren/lastebilen/maskinen som skal benyttes i oppdraget, samt spesifisert hvilke personer som står for utførelsen av arbeidet. Kommunen kan inngå kontrakt for hver enkelt rode, flere roder uavhengig av hverandre og alle roder samlet. Det skal spesifiseres tilbud på eget skjema for hver enkelt rode, jfr. vedlegg 1. Når kontrakt er underskrevet av anbyder og av Risør kommune, gjelder anbudsgrunnlag/anbud som kontrakt. C. GENERELT OM OPPDRAGET Anbudet gjelder innleie av traktorer, lastebiler og maskiner med fører til snøbrøyting, snørydding, evt. sand- og saltstrøing og øvrig vintervedlikehold. Med øvrig vintervedlikehold menes snøfresing, snø- og ishøvling, rydding av vegkryss o.l.) Det fremgår av anbudsinnbydelsen hvilke arbeidsoppgaver anbudet omfatter. Oppgavene som er nevnt ovenfor er heretter omtalt som vinterarbeid. C1 Brøyte- og strømateriell Følgende gjelder med mindre annet er oppgitt i vedlegg I, under Spesielle opplysninger for kontrakten : 10 Anbudsgrunnlag

11 - Kommunalskjær evt. annet skjær/plog benyttes, og skal spesifiseres. - Bruk av snøfres, type spesifiseres. - Under spesielle forhold og på spesielle strekninger, kan det være nødvendig å bruke en annen type utstyr på en rode enn hva som normalt benyttes. Godtgjørelsen er i tilfelle den samme. Anbyder plikter å holde utstyret i driftbar stand til enhver tid. Vederlag for dette arbeid inngår i tilbudt pris for brøyting. D. KRAV TIL LEVERANDØREN For at en leverandør skal komme i betraktning, må en del krav oppfylles. Nedenfor finnes en oversikt over disse kravene. D1 Krav til traktorer/lastebiler/maskiner med utstyr Under spesielle opplysninger for kontrakten i vedlegg I er det angitt hva brøytemateriellet skal være registrert som. Det vil kun bli reflektert på driftsmessige fullgode traktorer/lastebiler/maskiner. Et eventuelt bytte av traktor/lastebil/maskin i løpet kontraktsperioden skal godkjennes av Risør kommune, Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Når traktor/lastebil/maskin skal brukes til brøyting, kreves at tillatt forakseltrykk er tilstrekkelig til å transportere plogen i oppløftet stilling. Anbyder må selv bekoste innkjøp og montering av plogfeste med frontplate og annet nødvendig utstyr på traktor, lastebil eller maskin for å kunne manøvrere plogen på en tilfredsstillende måte. Det vises til gjeldende bestemmelser utarbeidet av Statens Vegvesen, Modul V7 Brøyting. Anbyder må bekoste innkjøp og montering av varsellykt av godkjent type som gir blinkende gult lys, samt brøytelys (lysutstyr) og annet nødvendig varselutstyr som monteres på traktoren/lastebilen/maskinen. Anbyder og fører skal kunne nås med mobiltelefon. Alle maskinenheter skal ha tilgjengelig mobiltelefon når traktor/lastebil/maskin er i bruk. D2 Krav til tilgjengelighet og øvrige relevante forhold Den anbyder som får tildelt brøytekontrakten forplikter seg til å overvåke tilstanden på roden i beredskapsperioden. Se vedlegg I spesielle opplysninger for kontrakten for vedlikeholdsstandarden for den aktuelle roden. Dette gjelder med mindre det dreier seg om styrt brøyting/strøing. Ved styrt brøyting/strøing settes det krav til maksimal utrykningstid. Denne innbefatter tiden fra varsling, til brøyter er på plass ved roden. Vedlegg I spesielle opplysninger for kontrakten angir også om brøytingen/strøingen blir styrt. I tilknytning til dette angis kravet til utrykningstid. I vedlegg I, spesielle opplysninger for kontrakten angis det om anbyder kan utføre oppdrag for andre i beredskapsperioden. 11 Anbudsgrunnlag

12 Arbeidet skal utføres av anbyder og dennes ansatte i tjenesteforhold. Anbyder er ansvarlig for at førere/avløsere får full opplæring og kjennskap til kontraktens krav til utførelse og ansvar. Personell som skal utføre vinterarbeid, plikter å delta på møter/kurs uten kostnad for kommunen når slike arrangementer er relevante for oppdraget. Anbyder kan ikke sette bort hele eller deler av arbeidet til andre. Anbyder kan ikke overføre kontrakten til andre leverandører unntatt i spesielle tilfeller som i så fall må godkjennes av Risør kommune. Eksempler på dette er når: - Anbyder bytter fra å være selvstendig næringsdrivende til å drive virksomheten gjennom et aksjeselskap. - En selvstendig næringsdrivende faller bort, og virksomheten videreføres på en slik måte at de som har et tjenesteforhold vedr. vinterarbeider, kan fortsette i sin stilling. D3 Forhold til offentlige myndigheter, lov- og regelverk Internkontrollbestemmelser - kvalitetssikring Ved utvelgelse av anbud vil det bli lagt vekt på at anbyder overholder sine forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter samt lov- og regelverk. Dette omfatter forpliktelser som arbeidsmiljølovgivning, internkontrollforskriftene m.v. pålegger leverandøren, samt regelverk som angår kjøretøyets tekniske stand, avgiftsinnbetalinger, løyver, osv. Det kreves ikke transportløyve ved anbud på brøyting. Evt. strøing og transport av strømidler i forbindelse med slikt oppdrag, er ikke løyvepliktig når strøapparat benyttes. Ved transport av opplastet snø, salt eller sand m.m. kreves det transportløyve dersom kjøretøyet er registrert som lastebil med tillatt totalvekt fra 3501 kg. Andre traktorer/lastebiler/maskiner enn de som anbyderen enten eier eller evt. leaser fra et finansieringsselskap, kan ikke benyttes uten spesiell avtale med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Sammen med anbudet vedlegges følgende dokumentasjon: (se også skjema 2 i vedlegg I, som inneholder sjekkliste over nødvendig dokumentasjon). - kopi av vognkort/dokumentasjon på at anbyder eier/leaser, eller vil kunne eie/lease, de maskiner som forutsettes brukt for oppdraget. - Kopi av transportløyve (når dette kreves for oppdraget). - Skatteattest (RF-1244). Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 mnd, regnet fra anbudsfristens utløp. Skatteattest skal utstedes både av kemner/kommunekasserer der anbyder har sitt hovedkontor og av skattefogden i vedkommende fylke (2 attester). Hvert år før vintersesongen starter, skal leverandøren på forlangende kunne legge frem dokumentasjon på at en er ajour med innbetaling av skatter og avgifter. Denne dokumentasjonen omfatter: - Alle avgifter forbundet med eie og drive kjøretøyene, som årsavgift m.v. - Skatteinnbetalinger for foretaket, evt. for den selvstendig næringsdrivende. - Merverdiavgift. Dersom anbyder har ansatte, vil det også kunne bli avkrevd dokumentasjon på at yrkesskadeforsikring er tegnet. Anbudsgrunnlag

13 D4 Helse, miljø og sikkerhets krav Bemanning Se vedlegg I spesielle opplysninger for kontrakten. 13 Anbudsgrunnlag

14 Miljø Leverandøren skal oppfylle de krav som lov om vern mot forurensing og om avfall setter, for med dette å hindre uønsket miljøbelastning. Dette gjelder både støy til omgivelsene ved f.eks. nattarbeid og avgass gjennom unødig tomgangskjøring. Bortkjøring og deponering av snø som kan forårsake kjemisk forurensing skal skje på Risør kommunes anbefaling. Bruk av varsellykt Leverandøren plikter å gjøre seg kjent med instruksen for bruk av varsellykt. Det vises til gjeldende bestemmelser utarbeidet av Statens vegvesen, håndbok 051. Opplæring, sikkerhetskort Arbeidet skal ikke starte opp før traktor-/lastebil-/maskinføreren er opplært om internkontrollsystem, hvilke sikkerhetsbestemmelser og arbeidsrutiner som gjelder for den aktuelle arbeidsplassen. Verne- og sikkerhetsregler De virksomheter som påtar seg oppdrag, skal rette seg etter verne- og sikkerhetsregler som gjelder for den aktuelle arbeidsplassen. Virksomheten skal ha opprettet et internkontroll-system, jfr "Forskrift om internkontroll". Risør kommune kan til enhver tid kreve å få dokumentert at virksomheten har opprettet internkontrollsystem i egen virksomhet. Personlig verneutstyr Ved arbeid på offentlig veg, skal det benyttes verneklær som tilfredsstiller kravene i EN-471, klasse III. Øvrig nødvendig verneutstyr så som vernefottøy og hansker skal være tilgjengelig. Alt verneutstyr holdes av anbyder. Maskiner, traktorer og lastebiler Alle innleide maskiner/lastebiler/traktorer skal tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter. Anbyder må regne med at traktorens/lastebilens/maskinens tilstand og sikkerhet kan bli kontrollert av oppdragsgiver/vernetjenesten. Eventuelle krav om endringer/utbedringer fra oppdragsgiver hjemlet i gjeldende lover, forskrifter og anbudsgrunnlag skal bekostes av traktor/lastebil/maskineieren. Behandling av brudd på verne- og sikkerhetsbestemmelser Påtale og advarsel: Brudd på gjeldende verne- og sikkerhetsbestemmelser skal påtales. Tas det ikke hensyn til påtalen skal dette umiddelbart rapporteres til arbeidsledelsen og verneombudet. Arbeidsleder tar dette opp med vedkommende og gir muntlig advarsel. Dersom påpekte forhold ikke rettes på, eller ved grove brudd på verne- og sikkerhetsbestemmelsene, stoppes arbeidet umiddelbart. Avvikling eller heving av leieavtalen vil som følge av dette bli vurdert. Anbudsgrunnlag

15 E. ARBEIDS-, KONTRAKTS- OG BETALINGSBETINGELSESER Det angis ikke fast arbeidstid. Arbeidsinnsats må påregnes hele døgnet, avhengig av vær- og føreforhold. Det vises til opplysninger som er gitt i vedlegg I når det gjelder standarden på det arbeidet som skal utføres. Leverandøren skal undertegne på skjema 1, vedlegg I. Vedlegg I sendes inn i 2 eksemplarer. Når kontrakten er underskrevet av begge parter, gjelder anbudsgrunnlag/anbud som kontrakt. E1 Godtgjørelses- og oppgjørsformer, jfr. skjema 1 For traktorer, lastebiler og maskiner er det aktuelt med følgende godtgjørelser: 1. Fastgodtgjørelse. Utbetales for hver sesong uavhengig av antall timer eller utkjørt distanse. 2. Time godtgjørelse for utført brøytedistanse. Fastgodtgjørelsen (beredskap) skal dekke telefon/mobiltelefon, beredskap i kontraktsperioden, faste utgifter til bil, forsikringer og alle administrative kostnader i forbindelse med kontrakten, samt godtgjørelse for anskaffelse, montering og vedlikehold av plogfeste og tilleggsutstyr på bil og maskin, inklusiv arbeid med skifte av skjær og ski. Fastgodtgjørelsen utbetales i 2 like store rater i januar og mars måned etter innsendt faktura. Timegodtgjørelse dekker alle øvrige vederlag ved brøytingen, også brøyting av busslommer, kryss, møteplasser og lignende på roden. Anbud på brøyting gis for en bestemt plogtype. Enhet for eiendom og tekniske tjenester kan pålegge bruk av annen plogtype, f.eks. spissplog i stedet for kommunalskjær. Videre legges det inn pris for evt. bruk av snøfres. Godtgjørelsen beregnes i hht. utfylte rapporter på fastsatt skjema etter de til en hver tid gjeldende rutiner. Risør kommune kan i kontraktstiden innføre elektronisk GPS-basert registrering av tiltakspunkter for dokumentasjon att man har utført kontraktsmessige oppgaver. Timegodtgjørelse skal også benyttes ved evt. strøing, snørydding, opplasting og bortkjøring av snø eller andre spesielle arbeidsoppgaver som er forhåndsavtalt med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Det utbetales ikke overtids-/helligdagstillegg. Timegodtgjørelsen utbetales på basis av de utfylte aktuelle rapportskjemaer. Risør kommune kan i kontraktstiden innføre elektronisk GPS-basert registrering av tiltakspunkter for dokumentasjon att man har utført kontraktsmessige oppgaver. Utbetaling vil skje i henhold til Risør kommunes rutiner dvs. 30 dager etter at faktura er registrert mottatt på Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Det utbetales ikke forskudd. Faktura for tjenesten skal innsendes senest 30 dager etter utført oppdrag. Anbudsgrunnlag

16 E3 Arbeid utenom beredskapsperioden Beredskapen skal gjelde i perioden til I de tilfeller hvor vinterarbeider er påkrevet utenom den fastsatte beredskapsperioden, har leverandøren plikt til å utføre slike arbeider hvis Enhet for eiendom og tekniske tjenester forlanger dette i henhold til priser angitt i skjema 1. E4 Forsikring Leverandøren er på vanlig måte ansvarlig for eventuelle skader på privat og offentlig eiendom under utførelse av oppdragene. Leverandøren er ansvarlig for at de nødvendige forsikringer er tegnet. Kopi av forsikringspolisen med tilhørende vilkår skal på forlangende kunne legges fram. E5 Prisregulering For flerårige kontrakter vil prisene bli justert årlig pr. 1. august for endringer etter Statistisk Sentralbyrås indeks for nærtransport. Basis er august 2014, første justering skjer 1.august I ekstraordinære tilfeller hvor drivstoffkostnadene blir vesentlig endret som følge av omlegging av offentlige avgifter, nye beregningsmetoder for avgifter, uro på oljemarkedet, ol. kan endringer som en følge av dette vurderes spesielt. E6 Oppsigelse av kontrakten Ved mislighold av kontrakten kan den sies opp med 14 dagers varsel slik som angitt i kontraktens pkt. 8. Etter to skriftlige irettesettelser i løpet av samme brøytesesong for manglende oppfyllelse av ett eller flere punkter i kontrakten, er dette å betrakte som mislighold av kontrakten. Overtredelse av bestemmelsene angitt i anbudsgrunnlagets pkt. D3 og D4, er også å betrakte som mislighold av kontrakten. Særlig gjelder dette i de tilfeller hvor leverandøren oppnår økonomisk vinning av betydning ved å unnlate å overholde sine forpliktelser i forhold til offentlige myndigheter. Hvis det kan påvises at leverandøren har gitt gale opplysninger for å skaffe seg selv en urettmessig økonomisk gevinst, er dette å betrakte som mislighold av kontrakten. Anbyder har krav på betaling for utført arbeid fratrukket oppdragsgivers eventuelle utgifter når kontrakten sies opp. Kontrakten skal kunne sies opp av begge parter med 3 måneders varsel, hvis oppsigelsen kan begrunnes ut fra forhold som partene ikke hadde kjennskap til - eller burde ha hatt kjennskap til - ved kontraktsinngåelsen. Leverandøren/entreprenøren kan ikke si opp mellom 1.juli og 1. februar. 16 Anbudsgrunnlag

17 E7 Endring av driftsopplegg Under normale omstendigheter vil leverandøren kunne få anledning til å utføre andre vinterarbeid på den avtalte rode, såfremt dette samsvarer med vår egen ressursdisponering og at arbeidet blir utført på en forsvarlig og tilfredsstillende måte med det tilbudte materiell. Evt. avvik fra en slik forutsetning skal fremgå i anbudsgrunnlaget i vedlegg I. Når ekstraordinære værforhold gjør dette nødvendig, kan Enhet for eiendom og tekniske tjeneser foreta omplasseringer av både egne og innleide traktorer, biler og maskiner uten at dette får konsekvenser for kontraktsforholdet mellom partene. I den tiden det utbetales beredskap, er leverandøren pliktig til i kortere perioder å utføre vinterarbeider i tillegg til de som allerede er avtalt, også på andre roder i kommunen. Normalt vil de avtalte priser i slike tilfeller komme til anvendelse. 17 Anbudsgrunnlag

18 Vedlegg I Dette vedlegget gjelder som anbud for: Rode nr. Anbudet er gitt av: FIRMA:... KONTAKTPERSON:... ADRESSE:... POST: TELEFON:... MOB.TLF.. E-POST:... Innhold: - Spesielle opplysninger om kontrakten. - Skjema 1. Priser. - Skjema 2. Avkryssningstabell for den dokumentasjon som vedlegges anbudet. - Skjema 3. Avkryssningstabell for øvrige kriterier. - Skjema 4. Vurderingsskjema for lastebil/maskin. - Skjema 5. Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid. - Skjema 6. Oppdeling av brøyteroder - Skjema 7. Instruks for utførelse av brøyting. - Kontrakt NB! Kun vedlegg I returneres til Risør kommune Skjemaene 1-5 fylles ut av alle anbydere. Fullstendig utfylte skjemaer, samt underskrevet, datert og evt. stemplet skjema 1, sendes i 2 eksemplarer til Risør kommune, Enhet for eiendom og tekniske tjenester, innen anbudsfrist. Husk å legge ved avkrevd dokumentasjon. Anbudsskjema

19 Spesielle opplysninger for kontrakten Oppdrag for andre i beredskapsperioden Anbyder kan utføre oppdrag for andre i beredskapsperioden såfremt kravet til utrykningstid opprettholdes, eventuelt at utrykning i henhold til vedlikeholdsstandarden følges. Det gis et beredskapstillegg på kr ,- på samtlige roder. Krav om annen beredskapsgodtgjørelse må evt. oppgis:. Materiell er registrert som: (maskin + utstyr føres inn) Reservemateriell (maskin + utstyr): Beredskap gjelder i perioden: Styrt brøyting Forbehold om endrede rutiner for utkalling og rapportering Vedlikeholdsstandarden Bemanning Evt. strøing (føres inn) (føres inn) Brøyting skal som hovedregel utføres i henhold til en gitt standard (se nedenfor). For alle veger vil Risør kommune likevel kunne praktisere styrt brøyting. Dette innebærer at oppdragsgiver, uansett generelle standardkrav, vil kunne styre utførelse og omfang av brøytetjenesten ut fra interne retningslinjer. Variasjonen i graden av styring i løpet av kontraktsperioden gir ikke grunnlag for regulering av kontraktens priser. Det tas forbehold om at det i kontraktsperioden vil kunne bli nye rutiner for utkalling og/eller rapportering av utført arbeid. For denne roden gjelder følgende vedlikeholdsstandard for brøyting; Se vedlegg. Det tas forbehold om at standarden kan endres i løpet av kontraktsperioden. Risør kommune krever at minst 1 person kan være tilgjengelig for å kjøre roden. Risør kommune vil så langt mulig foreta strøing av veiene med eget materiell innenfor økonomiske og kapasitetsmessige hensyn. Evt. annen strøtjeneste styres av Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Maksimal utrykningstid settes til 60 minutter. Annet Enhet for eiendom og tekniske tjenester kan med eget materiell selv utføre utbrøyting av snø og is etter høvling. Anbudsskjema

20 Skjema 1. Priser Angivelse av enhetspriser og beregning av årlig anbudssum. Punktene 1-13 angir anbudssum for kjøretøy og bemanning, ved bruk av eget utstyr. Type Enhet Mengde (fylles ut av Enhet for eiendom og tekniske tjenester) Enh.pris 1. Fastgodtgjørelse RS Brøyting med kommunalskjær Time Sum (eks.mva) 3. Brøyting med spissplog Time Brøyting med annen plog (type anføres) Time Traktor m/ snøfres Time Snørydding Time Strøing Time Annet (spesifiseres) Time ANBUDSSUM 14. Ved anbud på flere roder kan leverandør tilby rabatt Ved tildeling av rodene... tilbyr leverandør en rabatt på...%. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det ikke er ført opp mengder. Timene vil variere over tid avhengig av bevilgninger, værforhold m.v. Imidlertid vil "ENHETSPRISENE" ovenfor være en viktig del av det grunnlaget som kommunen baserer valget av leverandør på. For kontrakter over flere år, vil indeksen under pkt E5 regulere prisene.... den Anbyders underskrift Evt. merknader/opplysninger føres inn nedenfor eller i eget følgeskriv: Anbudsskjema

21 Skjema 2. Sjekkliste for vedlagt dokumentasjon Kopi av følgende dokumenter vedlegges Kopi av transportløyve (når dette kreves for oppdraget, se pkt.d3 og skjema 1). X *Kopi av vognkort. **Skatteattester (RF-1244). * Når vognkort ikke foreligger pga. planlagt nyanskaffelse, kreves dokumentasjon på at anbyder vil kunne eie den traktor/lastebil/maskin som forutsettes brukt for oppdraget. Det må da framlegges dokumentasjon for kjøpekontrakt, intensjonsavtale, finansiering m.v. * I de tilfeller der traktoren/lastebilen/maskinen leases eller vil kunne leases, skal det fremlegges leasingavtale eller dokumentasjon på at man vil kunne lease det materiell som forutsettes brukt for oppdraget. ** Skatteattest skal utstedes både av kemner/kommunekasserer der anbyder har sitt hovedkontor og av skattefogden i vedkommende fylke (2 attester). Dersom anbyder har ubetalte forfalte skatter og avgifter til det offentlige, må det i tillegg dokumenteres at det finnes en ordnet og sannsynlig nedbetalingsordning. Anbudet vil da komme til vurdering, dersom gjelden ikke overstiger kroner. Anbudsskjema

22 Skjema 3. Øvrige kriterier Oppfylles følgende kriterier? Ja Nei Anbyder har tegnet yrkesskadeforsikring. (Gjelder anbyder som sysselsetter arbeidstaker). Anbyder følger et dokumentert system (kvalitetssystem/egenkontrollsystem) for vedlikehold av lastebil/maskiner og utstyr. Anbyder skal på forlangende kunne legge frem dokumentasjon på overforstående forhold. Anbudsskjema

23 Skjema 4. Vurderingsskjema for traktor/lastebil/maskin Skjemaet skal inneholde alle relevante data for den eller de traktorer, lastebiler og maskiner som tilbys. Dersom anbyder ønsker å gi pris på samme traktor/lastebil/maskin på flere roder, må dette klart fremgå av skjemaet. Dersom anbyder ønsker å gi pris på flere traktorer/lastebiler/maskiner må det klart fremgå hvem som er maskinfører for hver enhet. Det er anledning til å gi anbud på traktorer, lastebiler og maskiner som planlegges anskaffet. I slike tilfeller må det framlegges dokumentasjon for kjøpekontrakt, intensjonsavtale, finansiering m.v. De aktuelle bilene og maskinene skal spesifiseres på vanlig måte. Hovedkj.tøy (H) Reseve (R) Type og merke Reg.nr Års-mod. Ant. aksler med trekk Tillatt tot.vekt Till. bakaksel last Till. foraksel last Også tilbudt på rode nr. Reg.nr Ant. HK Lasteevne Brøytefeste - type Førernavn Føreradresse. Har fører erfaring fra vinterarbeid? (ja/nei) Tlf. Mobil. tlf Anbudsskjema

24 ANBUD - SNØBRØYTING Skjema 5. Anbyders erfaring med tilsvarende arbeid Oversikt over de 3-5 mest relevante oppdrag, som anbudsgiver har utført eller under utførelse i løpet av de siste 5 år. Anbudsgiver kan gi opplysningene på eget skjema. For nystartede firma angis firmanavn og kontaktperson i det firmaet man har arbeidet for. Oppdrag 1 Oppdrag 2 Oppdrag 3 Oppdrag 4 Oppdrag 5 Oppdragets navn: Sted for utførelse: Oppdragsgiver: Adresse: Referanseperson hos oppdragsgiver (evt. hos tidligere arbeidsgiver for nystartede firma) Utført i perioden (fra-til)ååmm-ååmm Oppdragets totale verdi: Total antall årsverk: Mill.kr. Mill.kr. Mill.kr Mill.kr. Mill.kr. Årsverk Årsverk Årsverk Årsverk Årsverk Kort beskrivelse av Oppdraget. 24

25 ANBUD - SNØBRØYTING Skjema 6. Oversikt over brøyterodene. RODE 1 Lengde Kjødvika 660 Sørbøveien 4000 Øysang til ferjeleiet 320 Mot Jegertunet til høydebaseng 700 Hansemyra 520 Ormdalen 1420 Vindvika 200 Kloak.p-st. ved Hødnebøkilen 100 SUM VEGLENGDE 7920 RODE 3 Lengde Hope skole, gangvei, fortau,rundkjøring 200 Sandnes resurssenter 200 Trollbergvika 1130 Åkvåg 3300 Gloppe 1150 Spirekleiv 490 SUM VEGLENGDE 6470 RODE 4 Lengde Kviåsen m/avst 980 Vestlia 270 Akland avløp pumpestasjon 50 Torbjørnsdal 1080 Bråten avløpsstasjon 200 Nye Moland industriområde 500 Moland ink. høydebasseng 550 Røed trykkforsterker 30 Røed brygge 420 Røed RA 50 Boligfelt Moen 270 Hammaråker 230 Kloak p-stasjon Moen 30 Ausland 950 Bossvik vannbeh anlegg 300 Bossvik renseanlegg (rydding rundt) 50 Hestemyr 520 Åmlandsveien 2650 SUM VEGLENGDE

26 ANBUD - SNØBRØYTING RODE 5 Lengde Bjørneveien/Haresvingen 425 Dyretråkket 150 Tiurveien 200 Orreveien/Rugdeveien ink omsorg/pu 400 Gåseveien m/avstikk 510 Gåseveien m/avstikk 290 Gangveier øst/vest for Ørneveien 1080 Erleveien 410 Lerkeveien m/avstikk 230 Måkeveien 470 Oterlia 1 hele 860 Oterlia 2 stikkveier + snuplass buss 400 Terneveien 700 Svaleveien 330 Gangveien Svaleveien-Rugdeveien 330 Dueveien m/gangvei til Flinten 240 Linkenbygget til Kiwanis bygg 120 SUM VEGLENGDE 7145 RODE 8 Parkeringsplass Risørhallen ink g.vei til u.skole Før kl 07:00 Kjempestien inkl ung- og barneskole+p.plass Før kl 07:00 Kommunehuset Før kl 07:30 Tjenna p.plass NB også grusbanen Før kl 07:00 Risørhuset inkl. Skansen Før kl 08:00 Rutebilstasjonen P-plasser i Hasdalen (Vestregjordet) 26

27 ANBUD - SNØBRØYTING RODE 11 Frydenborgsenteret ferdig før klokken 07:30 Fjellgata hele Kirkeberget fra Reidar til trappene Åvåldsbakken Trekta mellom Storgata og Kirkegata Fortau og inng til Kirkegata 1 Carstensensgate 23 (så langt inn du kan) Hele Urbakken m/stikkvei og p-plass på toppen Smauget, inn v/slippen på Solsiden Trappegata v/mats Fortau Intersport til Vinmonopolet Rådhusstredet Lillevardsgata Tangenstredet Kasellet m/stikkveier Steinramla. Gangvei Smalgangen Fortau rundt Rådhuset-Rådhusstredet og til Terra Rådhusgata. Inn v/trafo Rydde leskur v/torvet Fortau fra Mottaket til leskur Torvet + Fergeleiet Fergeleiet Politistasjon Miljøboden (inn til toalettene) Strandgata p.plasser/brygge Solsiden parkeringsplasser RODE 11 Lengde Røyslandsveien (Songe) 1100 SUM VEILENGDE

28 ANBUD - SNØBRØYTING Skjema 7. Instruks for utførelse av brøyting i Risør kommune 28

29 ANBUD - SNØBRØYTING 29

30 ANBUD - SNØBRØYTING Kontrakt KONTRAKT OM VINTERVEDLIKEHOLD FRA OG MED SESONGEN 2014/2015 TIL OG MED SESONGEN 2018/ Rode. Leverandøren skal drive vintervedlikehold på rode nr.. 2. Leverandørens plikter. I beredskapsperioden skal leverandøren til enhver tid være disponibel og rette seg etter de instrukser og retningslinjer som gjelder for vintervedlikehold. Leverandøren skal overholde krav beskrevet i anbudsgrunnlaget datert Oppdraget består av: Brøyting og evt. strøing. Leverandøren plikter å utføre vintervedlikeholdet slik det er beskrevet i vedlikeholdsstandarden i vedlegg I til anbudsgrunnlaget, og etter instrukser fra bemyndiget person fra Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Leverandøren plikter å utføre oppdraget ved bruk av de personer i tjenesteforhold som er oppgitt i anbudet, og overholde de krav til traktorer, lastebiler og maskinutstyr og helsemiljø og sikkerhetskrav som til enhver tid gjelder for Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Eventuelt bytte av førere, traktorer, lastebiler eller maskinutstyr skal godkjennes av Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Dersom leverandøren blir midlertidig eller varig forhindret fra å utføre sine plikter, skal dette varsles straks, slik at Enhet for eiendom og tekniske tjenester kan få andre til å utføre oppgavene. Enhet for eiendom og tekniske tjenester kan holde leverandøren ansvarlig for de merutgifter Risør kommune blir påført som følge av dette. Leverandøren plikter å være skade- og ansvarsforsikret for utførelsen av oppdraget. 3. Betaling og prisregulering. Det betales fastgodtgjørelse og timegodtgjørelse for vintervedlikeholdet. Fastgodtgjørelsen utbetales 2 ganger i perioden i like store rater i januar og mars måned, og etter innsendt faktura. Timegodtgjørelse beregnes og utbetales i henhold til utfylte rapporter på fastsatt skjema. Risør kommune kan i kontraktstiden innføre elektronisk GPS-basert registrering av tiltakspunkter for dokumentasjon att man har utført kontraktsmessige oppgaver. Det betales ikke overtidstillegg. Prisen vil bli justert hvert år pr. 1. august i henhold til Statistisk Sentralbyrås indeks for nærtransport basis august

31 ANBUD - SNØBRØYTING Betaling foregår ihht. Risør kommunes betalingsbetingelser pr. 30 dager etter at korrekt fakturagrunnlag er registrert mottatt på Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Fakturaer skal sendes inn senest 30 dager etter utført oppdrag eller etter avtale med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. 4. Brukstillatelse/dispensasjon. Denne kontrakten gjelder som brukstillatelse/dispensasjon under kjøring som har sammenheng med utførelsen av oppdraget, og for de traktorer/lastebiler/maskiner som er godkjent av Vegvesenet til bruk i slike oppdrag. 5. Kontraktsoppfølgning og mislighold. Risør kommune har rett til å kontrollere at oppdraget utføres som avtalt i kontraktsperioden. Dersom oppdraget ikke utføres som avtalt, skal leverandøren gis en skriftlig irettesettelse med 14 dagers frist til å rette på misligholdet. Dersom leverandøren ikke retter opp det påpekte mislighold, eller misligholdet er vesentlig, kan Risør kommune heve eller si opp kontrakten og kreve erstatning. To skriftlige irettesettelser regnes som vesentlig mislighold. 6. Erstatning. Partene er hver for seg ansvarlige for ethvert dokumentert tap de påfører hverandre eller tredjemann ved mislighold eller uaktsomhet. 7. Oppsigelse. Kontrakten kan normalt ikke sies opp i kontraktsperioden. Dersom det inntreffer spesielle forhold som forhindrer oppfyllelse av kontrakten, kan leverandøren si opp med tre måneders skriftlig varsel mellom 1. februar og 30.juni. 8. Tvister. Dersom det oppstår tvist om virkningene av denne kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Under forhandlingene plikter partene å oppfylle sine kontraktsforpliktelser. Dersom forhandlingene ikke fører frem, kan saken bringes inn for Sorenskriveren i Holt. 9. Overdragelse og undertegning. Leverandøren kan ikke overdra denne kontrakten til andre. Kontrakten er undertegnet i to eksemplarer. Ett til hver av partene. Ved undertegnelse gjelder kontrakt/anbudsgrunnlag og anbud som kontrakt. Dato:.../ For Risør kommune For leverandøren 31