Visma Enterprise Versjon 18.12.13 Fakturering Brukerveiledning - enkel utgave
Før du går i gang Dette er en forenklet utgave av brukerveiledningen i Fakturering beregnet for deg som skal skrive utgående fakturaer i Oppland fylkeskommune. For å få tilgang til faktureringsrutinen kreves det at du har fått tildelt nødvendige rettigheter og tilganger i Visma Enterprise. Hvis du ikke finner det du er ute etter i denne veiledningen så kan du ta kontakt med Fagenhet økonomi, Anita Bjørkvold på telefon 61 28 91 54 (anita.bjorkevold@oppland.org) II Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
Innhold TILFELDIG OPPDRAG... 1 REGISTRERING AV FAKTURAGRUNNLAG...1 REGISTERING PR. KUNDE...1 KUNDEDELEN:...2 VARELINJER:...4 FAKTURERING/UTSKRIFT AV FAKTURA:...6 MASSEREGISTRERING...8 KREDITNOTA...9 VEDLEGG 1 - REGISTRERING AV UTENLANDSK POSTSTED FOR EN KUNDE... 12 VEDLEGG 2 - FUNKSJONSTASTER TIL BRUK I SYSTEMET... 17 VEDLEGG 3 - ZOOMBILDER... 18 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK III
TILFELDIG OPPDRAG Tilfeldig oppdrag er en faktureringsmåte som benyttes til fakturering av enkeltfaktura. Passer for de tilfeller du ønsker å fakturere en kunde en gang. Skal kunden faktureres mer senere, må nytt fakturagrunnlag registreres. Fakturagrunnlag faktureres pr. oppdragsgiver. I rapporten som foretar selve faktureringen, blir det produsert et bilag direkte i Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører kjøringen samt produserer en fakturajournal. Denne jobben kan også kjøres uten oppdatering. Journalen blir da en kontrolliste. Registrering av fakturagrunnlag Registrering av fakturagrunnlag kan enten skje i et skjermbilde for en og en kunde eller i et masseregistreringsbilde. Det er likegyldig for systemet hvilket bilde du ønsker å benytte, bruk det bildet du selv finner mest hensiktsmessig. Registering pr. kunde Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Registrering av fakturagrunnlag pr kunde tilfeldig oppdrag Tilfeldig oppdrag Registrering tilfeldig fakturagrunnlag Registrering av fakturagrunnlag: Registreringsbildet er delt i to. I øverste del bestemmer du hvilken kunde som skal faktureres, mens du i nedre del registrerer varelinjene. Kjenner du reskontronummeret til kunden taster du det direkte i feltet for reskontronr, alternativt så søker du ved å velge listeknappen i feltet. Finnes ikke ønsket kunde, kan du gå direkte over i kunderegistreringsbildet og opprette ny kunde. Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 1
Kundedelen: Reskontronr.: Dersom nummeret er kjent, kan du taste inn dette og kundens navn og adresse kommer opp. Ønsker du å søke fram kunden, kan du klikke på listeknappen og få opp et søkebilde over kunderegisteret. Alternativt kan du trykke Ctrl + S eller klikke på Zoom-knappen på verktøylinjen. Kundenr.: Kundens kundenummer, vanligvis fødsels/personnummer, organisasjonsnummer eller eventuelt fiktivt nummer. Dersom du ønsker å hente fram kunden ved å søke på dette nummeret, plasser markøren i feltet og tast shift + F7. Skriv deretter inn nummeret (hele nummeret) og kunden blir hentet fram med navn og adresse. Reskontro: Ved å klikke på denne knappen kommer du direkte over i vedlikeholdsbildet for den aktuelle kunden. Herfra kan du utføre vedlikehold av kundeopplysninger dersom du har de nødvendige brukerrettigheter for det. Du kan for eksempel gå direkte over til folkeregisteret og kontrollere om de opplysningene du har stemmer overens med folkeregisteret, og ev. ta med riktige opplysninger tilbake til kunderegisteret. Dette forutsetter at du har Integrasjon mot EVRY infotorg. Knappen vil da være synlig fra bildet Vedlikehold reskontro. Tilsvarende finnes muligheter for integrasjon mot AA-registeret (Arbeidsgiver/Arbeidstakerregisteret). 2 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
Sjekk mot EVRY Infotorg: Det forutsettes at kunden er registrert med fødsels/personnummer eller organisasjonsnummer for å få treff. Klikk på knappen EVRY Infotorg fra kundebildet. De feltene som er markert med Grønt indikerer avvik mellom folkeregisteret og kunderegisteret. Dersom du huker av for Oppdater alle endringer vil systemet ta med riktige opplysninger tilbake til kunderegisteret. Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 3
Varelinjer: Oppdragsgivernr.: Nummeret på den oppdragsgiver du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Skriv inn oppdragsgivernummer direkte i feltet eller klikk på listeknappen for å få fram søkebilde oppdragsgivere og vareregister. Varenummer: Varenummeret du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Varens navn og pris blir deretter presentert. Er du i tvil om hvilket varenummer du skal benytte, tast inn aktuell oppdragsgiver og klikk på søkeknappen ved siden av oppdragsgiver. Du får da opp følgende søkebilde: Kontering: Dersom du klikker på denne knappen vil du få opp et nytt bilde hvor du kan få lov til å overstyre standardkonteringen for den aktuelle varen. Denne overstyringen gjelder kun for denne varelinjen, og påvirker ikke standardkonteringen for varen. Det betyr at du kan ha flere grunnlag med samme varenummer på samme kunde på samme faktura, men likevel variere i kontering pr. varelinje. NB: Vær oppmerksom på at dersom du kun ønsker å endre konto/art så må du likevel legge inn alle andre konteringsbegreper fordi det er definert på kontoen/arten at den Må ha for eksempel avdeling og tjeneste. 4 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
Fritekst: Dersom du har registrert en fritekstlinje i selve registreringsbildet og deretter kalt opp dette bildet, ligger den første fritekstlinjen med linjenummer 1. Du må deretter nummerere linjene manuelt på hver ny linje. Fritekstlinjene skrives ut i stigende linjenummerrekkefølge, og kommer på linjene etter fakturagrunnlaget på fakturaen, men før neste fakturagrunnlag. I registreringsbildet vil kun den 1. fritekstlinjen vises. Du kan ha inntil 99 fritekstlinjer pr. grunnlag/dvarelinje Kopier alle vil kopiere alle fritekstlinjer knyttet til aktuelt grunnlag og lagre dette på utklippstavlen. Går du deretter inn på fritekster knyttet til et annet fakturagrunnlag/annen kunde, kan alle de kopierte fritekster limes inn i en operasjon ved å klikke på knappen Lim inn alle. Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 5
Fakturering/Utskrift av faktura: Det er mulig å gå direkte videre til fakturering fra registreringsbildet. Dette gjør du ved å klikke på knappen Fakturering. Faktureringsrutinen er lagt opp slik at du kan kjøre fakturering og distribusjon hver for seg, alternativt distribuere samtidig med faktureringskjøringen. Vi anbefaler at du kjører Kontroller grunnlag først. Hvis grunnlaget er riktig, kjøres samme rutinen der du huker av for Oppdatering og Distriusjon. Vedlegg: Du kan knytte vedlegg til en faktura ved å laste opp via denne knappen. Vedlegget lagres kun internt og kommer ikke med ut sammen med faktura til kunden. Når du huker av for «Oppdater» i faktureringsbildet framkommer to nye felt: 6 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
Distribuer faktura (utskrift av faktura): Velger du å distribuere faktura samtidig som du fakturerer setter du hake her. I tillegg til oppdatering av reskontro, bilag til regnskap og produksjon av journaler som beskrevet ovenfor, vil også fakturablanketter produseres (lokal print) og ev. filer for elektroniske faktura. Kjør rapport: Når du klikker på denne knappen starter faktureringen med tilhørende rutiner, og du må nå velge utskriftsmedium for journaler m.m. Du får da opp følgende bilde: Her er det viktig å se på det øverste blå feltet i bildet. Her fremgår det hvilken rapport du velger utskrift for. Visma Unique anbefaler alltid å huke av for Forhåndsvisning. Du har dermed flere muligheter for å se på journalen før utskrift. Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 7
Masseregistrering Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Masseregistrering av fakturagrunnlag tilfeldig oppdrag Tilfeldig oppdrag Masseregistrering tilfeldige fakturagrunnlag For å effektivisere bruken av dette bildet, lønner det seg å ha de fakturagrunnlag du vil registrere systematisert på forhånd. Det vil si at du har lister som inneholder kundens personnummer, oppdragsgiver, varenummer og antall. Vær oppmerksom på at feltet kundenr her er kundens fødsels/personr, organisasjonsummer eller fiktivt nummer. Det er mulig å søke opp kunder ved hjelp av søkeknappen. Bildet inneholder de samme muligheter for overstyring av inntektskonto, registrering av flere fritekstlinjer som er beskrevet for registrering av tilfeldig fakturagrunnlag pr. kunde. Dette bildet er et alternativ til registrering av fakturagrunnlag pr. kunde, men her kan du registrere grunnlag for flere kunder om gangen. 8 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
Kreditnota Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Kreditering av faktura Spørring Faktura pr. kunde GÅ VIA SPØRRING FOR BEDRE OVERSIKT Det er kun mulig å kreditere en faktura fullt ut. Det betyr at hvis det er kun deler av en faktura som skal krediteres, må hele fakturaen krediteres og det må lages en ny faktura med korrekt beløp. Du krediterer en faktura om gangen. Rutinen lager en kreditnota som er identisk med den opprinnelige fakturaen, men med motsatt fortegn. Kreditnotaen blir nummerert med neste ledige fakturanummer for den aktuelle oppdragsgiver. Det anbefales å starte krediteringen med å spørre opp alle fakturaer på kunden: Marker den fakturaen som skal krediteres, og trykk på Faktura. Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 9
I dette bildet velger du «Kreditering av en faktura» og haker av for Oppdater og Distribuer kreditnota. De andre feltene skal normalt ikke endres. Klikk så på Kjør rapport. Kjør ut journal og selve kreditnotaen. Du får nå opp kreditnotaen i detaljbildet. Sjekk at fakturaen har fått status Kreditert. 10 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
I Faktura pr. kunde kan du nå se at kreditnotaen er produsert. Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 11
VEDLEGG 1 - REGISTRERING AV UTENLANDSK POSTSTED FOR EN KUNDE Visma Enterprise Fakturering har mulighet til å benytte utenlandsk poststed for de kunder som har adresse utenfor Norge. For å kunne registrere dette må en gå fram på følgende måte: Formular Formularet for utskrift av faktura / purring må tilpasses. Dersom en har benyttet kodene ^UQ,M_Postnr; og ^UQ,M_Post; i formularet for å skrive ut kundens postnr / sted, må dette byttes ut med en ny kode: ^UQ,M_UMPO; Denne endring må gjøres i alle seksjoner hvor kundens postnr / sted er benyttet. Registrering av utenlandsk poststed pr. kunde (nye kunder) I kunderegistreringsbildet må en kalle opp undermappen for adresse: Feltet postnr./sted skal IKKE fylles ut. I stedet skal en klikke på søkeknappen etter feltet Postnr/sted utland. Søkebilde for utenlandske postnumre kommer da fram: 12 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
Dersom ønsket poststed allerede er registrert, markeres dette og klikk på OK. Postnummeret hentes da med tilbake til kunderegistreringsbildet. Dersom postnummeret ikke er registrert, klikk på knappen Vedlikehold og du får opp et bilde for å registrere dette: Her registrerer du så det postnummer du ønsker. Vær oppmerksom på følgende: Foran postnummeret skal du registrere landkode slik som vist i eksemplet ovenfor. I utskriften av blanketten senere, vil ikke landet skrives ut, landkoden knyttet til postnummeret er tilstrekkelig for postverket. Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 13
Når du har registrert postnummeret, klikk på lukk og du er tilbake i søkebildet. Her velger du postnummeret og klikker OK. Kunden er nå registrert med utenlandsk postnummer. I tillegg må du sette inn en nasjonskode i feltet Nasjon. Er du i tvil om nasjonskoden, klikk på søkeknappen og du får fram oversikt over gyldige nasjonskoder: Du må dessuten registrere nasjonskode på selve kunden i mappen Tillegg: 14 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
Registrering av utenlandsk postnummer ( gamle kunder) Derom en kunde allerede er registrert, men endrer adresse til utlandet må du gjøre følgende: I kunderegistreringsbildet for kommfakt-kunder må du hente opp undermappen for adresser. Det norske postnummeret blankes ut. I tillegg må du registrere utenlands postnummer og nasjonskode som beskrevet under punkt 2 ovenfor samt nasjonskode i mappen tillegg. Dersom dette gjelder endring på en eksisterende kunde MÅ du i tillegg endre nasjonskode på kunden for alle reskontrotyper kunden er knyttet til. Denne endringen må gjøres i Visma Enterprise Økonomi. Velg Grunndata / Reskontro / Vedlikehold reskontro. Her får du spørsmål om å angi en reskontrotype: Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 15
Her må du hente opp den reskontrotypen som kunden er knyttet til. Klikk på aktuell reskontrotype og klikk deretter på OK. Oversiktsbildet for kunder knyttet til aktuell reskontrotype kommer opp: Søk opp aktuell reskontro, gå inn i detaljbildet og korriger nasjonskode slik som beskrevet ovenfor. Dersom kunden er knyttet til flere reskontrotyper, må du gjøre endringen tilsvarende på alle typer. 16 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK
VEDLEGG 2 - FUNKSJONSTASTER TIL BRUK I SYSTEMET Funksjon Knapp Tastatur Lukke et skjermbilde Lukk <ALT> + <F4> Bla / neste post Neste post PgDown Bla / forrige post Forrige post PgUp Standardtast (neste bilag/lev. Nr.) <F8> Skriv ut Utskrift CTRL + p Kopiere (tekst) <F8> /CTRL + n Slett post Slett(X) CTRL + d Søking Shift + <F7> Zoom (henter underliggende register) Zoom CTRL + s Start rapport Start lokalt/server <F4> Starte Debugger CTRL + <ALT> + z Aktivere ønsket meny <ALT> + bokstav Skifte av år / selskap Shift + <F5> Gå mellom mapper / faner Piltaster Gå mellom deler av bildet Tabulator Velge radioknapper BLANK Velge avkrysningsknapper BLANK Merke all tekst Shift + <END> Merke en posisjon Shift + høyrepil Hoppe til siste posisjon <END> Blanke ut masseregistreringsbildet Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK 17
VEDLEGG 3 - ZOOMBILDER En del zoom-bilder har fått ny funksjonalitet når det gjelder begrensning av søk. Når et zoom-bilde ikke har egne valg for større eller mindre enn og lignende, kan følgende funksjonalitet benyttes: Alfanumeriske felt: Skriv ønsket søkeverdi med % -tegn foran og bak. Noen eksempler kan være: 1: Kontoer som inneholder for eksempel av, skrives: %av% 2: Kontoer som begynner på av skrives kun: av 3: Kontoer som inneholder a i 2. posisjon, skrives: _a%, inneholder a i 3. posisjon: a%, osv. 4: Kontoer som slutter på av, skrives: av% Numeriske felt: > Større enn + ønsket verdi < Mindre enn + ønsket verdi = Er lik + ønsket verdi <= Mindre eller lik + ønsket verdi >= Større eller lik + ønsket verdi 18 Visma Enterprise Fakturering Brukerveiledning OFK