Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunvor Løge Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/934-32 Status strategisk plan - Domstolene 2025 Halvårsrapportering Vedlegg: Rapport Ny giv for tvisteloven 28052019 Direktørens sakssammendrag: Domstolene 2025 er nå inne i sitt første hele virkeår etter vedtakelsen i 2018. I henhold til Direktørens resultatkrav skal Domstolene 2025 være implementert i domstolene og DA i 2019 på en måte som involverer og forankrer. I halvårsrapporteringen er det sett på i hvor stor grad domstolene og DA gjennomfører de prioriteringer styret har satt for 2019. Det legges opp til en drøfting knyttet til prosessen med utvelgelse av utviklingsområder for påfølgende år. Hvordan legge til rette for involvering og forankring i domstolene og DA før endelig vedtak besluttes i styret? I styremøtet redegjøres for innspill fra de ulike lederfora på hvilke tiltak domstolene mener er viktigst for 2020. Innledning Domstolene 2025 er nå inne i sitt første hele virkeår. Gjennomføring av strategisk plan krever en helhetlig tilnærming som i det konkrete handler om ulike tiltak, men som på et overordnet plan handler om tydelige prioriteringer, ledelse (gjennomføringsevne, forankring, holdningsarbeid mv) og gode verktøy. Planverket og prosessene tilknyttet måloppnåelse (disponeringsskriv, økonomiplan, virksomhetsplaner mv) er fra 2019 utformet i henhold til virksomhetens nye strategiske plattform. Det tar tid å gjennomføre nytt planverk, og effekter av de mål virksomheten har satt seg kan være vanskelig å måle tidlig i prosessen. For å få kunnskap om status for gjennomføring av Domstolene 2025 ses det derfor primært på gjennomføring av felles tiltak styret har vedtatt for 2019 innen mål 3, Samsvar mellom ressurser og oppgaver. Kunnskap er hentet fra: a. domstolenes og DAs virksomhetsplaner for 2019 b. spørreundersøkelse blant alle dommere i de alminnelige domstoler om kunnskap og gjennomføring av de nye retningslinjene i tvistesaker c. hvilke tiltak deltakende domstoler velger ut gjennom program i endringsledelse (Ledelse av Utviklings- og forbedringsarbeid, LUF) d. hva domstoler ønsker bistand til fra KRUT ressursteamet
e. bruken av digital veileder for gjennomføring av strategisk plan Bakgrunn Styret vedtok i DA STY 18 sak 85 i september 2018 følgende utviklingsområder og felles tiltak for DA og domstolene for 2019: Mål 3: Samsvar mellom ressurser og oppgaver 3.2 Bedre ressursutnyttelse 3.3 Utvikle og legge til rette for bruk av felles praksis og løsninger Felles retningslinjer for behandling av sivile saker Vi mener det er hensiktsmessig at disse retningslinjene implementeres ved at de prioriteres som felles tiltak for 2019 for tingretter og lagmannsretter gjennom disponeringsskriv og digital veileder. Bruksordning for vei jordskifte. Dette var et av tiltakene for 2018 vedtatt av styret, men veiledere vil først bli ferdigstilt på nyåret 2019. Vi tenker det er hensiktsmessig å gjennomføre denne veilederen som et felles tiltak. Tema på Dommerseminaret i 2019. Malarbeid i LOVISA her har DA fått i oppdrag å organisere en ordning som ivaretar involvering og eierskap ute i tingrettene og lagmannsrettene. Dette arbeidet vil i løpet av 2019 levere oppdaterte maler. Det gjenstår da å gjennomføre dette lokalt, slik at domstolene tar i bruk de nye malene, og avskaffer lokale malarkiv i størst mulig grad. Mer ensartet praksis når det gjelder publisering av avgjørelser i den enkelte domstol og praktisering av innsyn. For 2019 er disse felles tiltakene nedfelt som prioriterte tiltak i disponeringsskriv til domstolene og i Direktørens resultatkrav. I disponeringsskrivet stilles følgende rapporteringskrav: Hvilke tiltak har domstolen satt i verk for å møte kravet i Strategisk plan for: - Bedre ressursutnyttelse - Utvikle og legge til rette for bruk av felles praksis og løsninger På hvilken måte har domstolen arbeidet med gjennomføring av strategisk plan i 2019? Hvordan er det arbeidet med å involvere medarbeidere i utviklings- og endringsarbeid? DA ønsker kopi av domstolens virksomhetsplan for 2019 innen 31.3.2019. I direktørens resultatkrav er følgende krav stilt til felles tiltak: Felles veiledere og forslag til forbedrede arbeidsprosesser for flere områder som er utviklet, skal være publisert og tatt i bruk. Eksempelvis: retningslinjer sivile saker, barnets møte med domstolen, bruksordning for vei i jordskiftesaker Det skal legges til rette for at det utvikles mer ensartet praksis når det gjelder publisering av avgjørelser i den enkelte domstol og praktisering av innsyn. Ansvaret for oppdatering og fornying av maler i LOVISA knyttet til tingretter og lagmannsretter skal flyttes fra DA ut til koordinerende domstoler. De maler som etter hvert 2
oppdateres og revideres i 2019 skal fortløpende tas i bruk i domstolene, til fortrengsel for «lokale» maler. I forkant av disponeringsskrivene ble det utviklet og lansert et digitalt verktøy, Digital veileder for gjennomføring av Domstolene 2025, som ble rullet ut i november 2018. En betaversjon av denne ble presentert i lederfora i september 2018, og testet ut av enkelte domstolansatte. Vi har undersøkt antall reelle treff i denne veilederen for å få kunnskap om hvor mye den er blitt brukt i DA og ute i domstolene frem til nå. Status for gjennomføring av Domstolene 2025 på mål 3, Samsvar mellom ressurser og oppgaver Felles praksis og løsninger: Domstolene Hva gjelder gjennomføring av retningslinjer i tvisteloven er dette satt som prioritert oppgave i mange av domstolenes virksomhetsplaner. Gjennomføring av spørreundersøkelse i uke 21 (vedlegg) viser at 87 % av dommere i de alminnelige domstoler som besvarte undersøkelsen oppgir at de er kjent med de nye retningslinjene. Av disse oppgir 83 % at de har tatt i bruk de nye retningslinjene. Undersøkelsen presenteres nærmere i styremøtet. Når det gjelder veileder for Bruksordning for vei i jordskifterettene er sluttføring av denne blitt forsinket. Den vil foreligge nå i juni måned. I lederforum med jordskifterettsledere 27. mai ble virksomhetsplaner og rapporteringskrav gjennomgått og signalet fra møtet er at domstolene er beredt til å ta i bruk denne når den etter hvert foreligger. DA Felles veiledere Felles veiledere har vært tema på vårens dommerseminar. Leder av prosjektet «Bruksordning for vei», jordskifterettsleder Øystein Bjerva, presenterte sentrale problemstillinger og resultater for jordskiftedommerne. Alle dommere deltok på felles tema: Aktiv saksstyring i sivile saker får vi det til? De nye retningslinjene for tvistesaker var hovedtema i denne presentasjonen, ved leder for arbeidsgruppen, høyesterettsdommer Espen Bergh. Veiledere er bearbeidet og gjort tilgjengelig på intranett i PDF-format og som digitale veiledere. De er sortert og lagt på et eget område under fanen «Faglig». Malarbeid Det er etablert dialog med Oslo tingrett, Borgarting lagmannsrett og Oslo byfogdembete, og et mandat er under utarbeidelse. Løsningen for jordskifterettene og Høyesterett opprettholdes slik den er organisert i dag. Pressesider automatisert publisering Det foretas en vurdering av hva som kreves for å få på plass en løsning for automatisert publisering for de sakene som ikke er unntatt offentlighet. Det er foretatt en behovsnedbryting og estimering av omfang. Det er foreløpig ikke kapasitet til å igangsette utvikling av løsning. Dette må prioriteres opp mot øvrige aktiviteter i produktkø hvor lovendringer, domstolenes regnskaps- og lønnsprosjekt og igangsatte aktiviteter i Digitale Domstoler p.t. er prioritert foran i køen. 3
Tilgjengeliggjøring av avgjørelser anonymisering En tilgjengeliggjøring av avgjørelser for andre enn Lovdata, som i dag har en avtale med domstolene og som foretar anonymisering, vil kreve at det utvikles løsninger som sikrer tilstrekkelig anonymisering av avgjørelser. Dette er komplekst og arbeidskrevende og det er p.t. ikke kapasitet eller budsjettmidler til å igangsette et slikt arbeid. Bedre ressursutnyttelse I alt 48 domstoler har gjennomført eller er i loopen i program i endringsledelse (Ledelse av Utviklings- og forbedringsarbeid, LUF). Mange av endringstiltakene det jobbes med i domstolene er knyttet til bedre ressursutnyttelse. Eksempler på dette er: - hvordan opprettholde saksbehandlingstiden og kvaliteten i ENE-saker med 10 i stedet for 12 dommere - et forbedringsarbeid i hvordan domstolen kan løse flere saker med færre eller samme ressurser som de har i dag - felles ledelse - hvordan få til bedre utnyttelse av ressursene på tvers av domstolgrensene sammen med sine medarbeidere - hvordan øke antall meklede saker og likevel opprettholde høy forliksprosent - hvordan effektivisere saksbehandlingen på konkursfeltet KRUT Ressursteam bistår domstolene i arbeidet med virksomhetsutvikling. Bistanden har i stor grad vært knyttet til arbeid med virksomhetsplan og gjennomføring av LEAN-prosesser, men for 2019 har fokus vært på målområde 3 samsvar mellom ressurser og oppgaver. Ressursteam KRUT har i månedsskiftet mars/april 2019 vært i Haugaland tingrett og i Follo tingrett. I Haugesund ble rutiner og system for beramming gjennomgått og på Ski var det gjennomgang av saksflyt i konkurssaker. For resten av 2019 er det registrert 5 domstoler som positivt ønsker å gjennomføre tiltak med teamet i inneværende år. Domstolenes virksomhetsplaner viser at mange domstoler aktivt jobber med tiltak for å bedre ressursutnyttelsen. Det vil bli nærmere redegjort for samlet inntrykk av innhold i virksomhetsplaner i styremøtet. For å få gjennomført det tiltak som er besluttet må det være et eierskap og en forståelse for hvorfor dette gjøres. Det er derfor viktig at medarbeidere involveres i planprosessen. Ikke alle domstoler har i dag virksomhetsplaner/årsplaner. Hva kan dette bety for gjennomføring av Domstolene 2025? Digital veileder for gjennomføring av strategisk plan er et verktøy som særlig har fokus på involvering i planprosesser som et viktig kriterium for å få til varige endringer. Dette brukes aktivt i LUF, men er tilgjengelig for alle ledere i domstolene. Innhentede tall for perioden desember til april viser at den totalt har vært aktivt bruk 479 ganger. Med tanke på at veilederen ble lansert på et tidspunkt da et flertall av domstolene allerede hadde gjennomført virksomhetsplanlegging i domstolene for 2019 må vi si oss fornøyd med bruken. Veilederen har vært tema på lederfora (med unntak av T12) og vil bli revidert med tanke på 2020 og bruk i domstolenes planleggingsfase. Tidspunkt for domstolenes planleggingsfase er svært ulik, og strekker seg fra september til desember. 4
Prosess fremover I 2018 ble følgende prosess skissert for gjennomføring av Domstolene 2025: Forslag til tiltak for år+1 fra domstolene, bygge på eksiserende fora Forslaget til økonomiplan behandles i DAs styre, og på høring i domstolene Strategiske tiltak for år+1 vedtas av DAs styre Forslag til strategiske tiltak Forslag til tiltak fra DA i økonomiplan en Budsjettbeh andling i DA Domstolledermøter Årsraportering Behandles i en strategigruppe (domstolene repr.) Tilbakemeldinger på høring diskuteres Domstolene gir tilbakemedling jan mai/juni aug/sept okt jan Erfaring viser at en behandling i daværende strategigruppe med representanter for domstoler og tillitsvalgte ikke er veien å gå fremover. I Danmark og Sverige jobbes det også med utforming og implementering av nye strategiske planer. Det vil i styremøtet redegjøres for hvordan slike prosesser tenkes kjørt fra Domstolstyrelsen i Danmark, og hvordan Domstolsverket i Sverige tenker rundt implementering. Her er et foreløpig forslag til prosess som kan danne grunnlag for drøfting i møtet: 5
Retning for 2020 innspill fra lederfora i mai/juni Det redegjøres nærmere i styremøtet for innspill fra lederfora på hvilke mål og konkrete tiltak domstolene anser som viktigst å fokusere på i 2020. Det er gitt innspill fra lagmannsrettene, jordskifterettene og de små og mellomstore tingrettene. De største tingrettene hadde et annet program for sin samling og det ble dermed ikke tilstrekkelig tid til dialog rundt dette tema. Direktørens innstilling: Halvårsrapportering på Domstolene 2025 tas til orientering. Prosess for utarbeidelse og forankring av neste års prioriterte mål og tiltak ble drøftet. 07.06.2019 Sven Marius Urke direktør Gunvor Øien Løge stab 6