Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Arnstein Fikkan Arkiv: Arkivsaksnr.: 19/935-4 Økonomiplan for domstolene 2021-2024 og forslag til satsingsforslag 2021 Vedlegg: Vedlegg 1 - Utfordringer og problemstillinger for planperioden 2021-2024 Vedlegg 2 - Endringer i saksmengde pr domstol 2016-2017 og 2017-2018(1) Vedlegg 3 -Innspill til økonomiplanarbeidet, Follo tingrett Direktørens sakssammendrag: Utgangspunktet for domstolenes fireårige økonomiplan er dagens økonomiske situasjon og fremtidens rammebetingelser og utfordringer. Sentrale problemstillinger, spesielt knyttet til det interne tilpasningsbehovet innenfor de nåværende ressursrammene, ble behandlet. Innledning Økonomiplan for domstolene er Domstoladministrasjonens (DAs) overordnede budsjettplan for 2021-2024, og vil være spesielt viktig i arbeidet med statsbudsjettet for 2021 (satsingsforslagene 2021). Planen er fireårig og revideres hvert år. Økonomiplan for domstolene har vært utarbeidet årlig siden 2003. Utover en flerårig framskriving av budsjettbehovene, har den vært en viktig premissleverandør for arbeidet med de årlige satsingsforslagene til statsbudsjettene (Prop 1 S). I økonomiplan for domstolene 2020-2023 ble dokumentet betydelig omarbeidet og forenklet. Det foreslås å videreføre dette formatet. Det vil gi et dokument med en forholdsvis sterk prioritering av budsjettbehovene, tilpasset den stramme ressurssituasjonen. Sentralt i plandokumentet er skillet mellom de ressursbehov som krever ekstern finansiering og de ressursbehov som foreslås finansiert innenfor ordinær budsjettramme. Dette innebærer at midler må frigjøres ved omprioriteringer i budsjettet, i første rekke ved bruk av bemanningsreduksjoner.
Prosess 2019 Følgende framdrift i 2019 foreslås for det videre arbeidet med økonomiplanen for domstolene 2021-2024: - Juni Drøfting av hovedlinjer i styremøtet - September Vedtak om ny økonomiplan i styremøtet (behandles samtidig med satsingsforslagene for 2021) - Oktober Oversendelse departementet og justiskomiteen Strategisk plan Domstolene 2025 Ressursbehovene i økonomiplanen må være knyttet til de tiltak som er nødvendige for å oppfylle strategisk plan Domstolene 2025. Det er satt i gang et arbeid med å operasjonalisere strategisk plan, som blant annet innebærer etablering av tiltak for å nå de strategiske målene. Denne prosessen vil pågå samtidig med arbeidet med ny økonomiplan. Det vil være viktig at disse prosessene blir knyttet sammen. Dette gjelder ikke minst tiltak som skal svare ut det strategiske målet: «Samsvar mellom ressurser og oppgaver». Sentralt i dette arbeidet er tiltak som kan bidra til utgiftsreduksjoner/ ressurseffektivisering, og på denne måten gi større økonomisk handlingsrom andre prioriterte tiltak i virksomheten. Eksternt finansieringsbehov - Satsingsforslag 2021 I planperioden vil det være budsjettbehov som krever ekstern finansiering. Tabellen nedenfor viser aktuelle satsingsforslag for statsbudsjettet 2021. Kap./post Område 2021 2022 2023 2024 410.01 Teknisk utstyr 25,0 25,0 25,0 25,0 410.01 Utvidelse av satsingen på Digitale domstoler 33,0 37,0 35,0 410.01 Forprosjekt Nytt tinghus i Bergen 30,0 10,0 0,0 0,0 410.01 IKT-Sikkerhet 20,0 20,0 4,0 4,0 410.01 Elektronisk samhandling i straffesakskjeden (ESAS)* 50,0 50,0 50,0 061.01 Høyesterett - Økt antall utredere 1,8 3,0 3,0 3,0 *Budsjettbehov som omfatter Politiet, Domstoladministrasjonen og Kriminalomsorgsdirektoratet Internt tilpasningsbehov - Sentrale utfordringer og problemstillinger Budsjettiltakene de siste årene har gitt økte muligheter til å finansiere nødvendige behov for teknisk utstyr, nye driftsutgifter på IT-området og økt utviklingstakt for domstolenes saksbehandlingsløsninger. Erfaringer viser at en modernisering av domstolene er avhengig av et økende økonomisk handlingsrom og budsjettfleksibilitet innenfor rammene av dagens budsjetter for å finansiere økte drifts- og investeringsbehov. Det vil fortsatt være muligheter for å få finansiert enkelte investeringstiltak gjennom satsingsforslag, men mange av domstolenes behov vil ikke være egnet for denne typen engangssatsinger eller vil ikke bli prioritert av regjeringen eller Stortinget. Det betyr et 2
valg mellom fortsatt modernisering ved «tøffe» budsjettiltak, eller en utsatt og langt seinere utviklingstakt som må bygge på Stortingets prioriteringer av eventuelle ekstrabevilgninger til domstolene. Tabellen nedenfor viser et økende internt tilpasningsbehov for domstolene, som i 2024 vil være på 75,4 mill. kr. etter at kjente og vedtatte tiltak som gir gevinster er hensyntatt. Tabellen viser merutgifter i mill. kr med budsjetttåret 2019 som referanseår. Område 2021 2022 2023 2024 Domstolslokaler - Nye og endrede leieforhold 7 31,5 29 27 Saksbehandlingsløsninger - Drift og forvaltning 15 15 20 20 ESAS - Egenfinansiering 4,2 Digitale domstoler - Økte driftsutgifter 6 8,4 9,6 9,7 Sum budsjettbehov 32,2 54,9 58,6 56,7 Digitale domstoler - Gevinstuttak -18-22,2-26,3-26,3 Organisering av regnskapsfunksjonen - Gevinster -5-10 -15-15 Sum gevinster -23-32,2-41,3-41,3 ABE-kutt 15 30 45 60 Internt tilpasningsbehov 24,2 52,7 62,3 75,4 Når 95 pst. av driftsbudsjettet for domstolene er bundet i lønn og lokaler, er budsjettfleksibiliteten svært begrenset. Utgiftene til lokaler har de siste årene økt mer enn den generelle prisstigningen, blant annet pga. økte leiepriser, ombygginger og reforhandlinger, og vil være vanskelig å redusere. I og med at 75 pst av budsjettet består av lønnsutgifter, vil bemanningsreduksjoner fortsatt være det viktigste virkemidlet. Bemanningsreduksjoner basert på naturlig ledighet har betydelige begrensninger. Det største problemet er at det ofte slår tilfeldig ut, noe som innebærer at bemanningen ikke kan tas ut i domstolene på en målrettet, balansert og «rettferdig» måte. DA initierer et eget omstillingsprosjekt som skal gi muligheter for en målrettet bruk av bemaningsreduserende tiltak bla. knyttet til hvor det kan realiseres reelle gevinster, kombinert med virkemidler som kan stimulere til endringer i bemanningen. Selv om det i utgangpunktet pekes på reduksjon i lønnsutgifter som det viktigste tilpasningsalternativet, vil det også være nødvendig å kontinuerlig vurdere andre tiltak. Det er et stort behov for nye tiltak i domstolene som kan gi reelle gevinster. Uten disse blir reduksjoner i bemanningen ren nedbygging av kapasitet til å behandle saker. I tillegg må det fortsatt være grunnlag for å foreslå økninger i bevilgningene til domstolene. De såkalte regelstyrte utgiftene i domstolene er en inngang til dette. Dette er utgifter som samlet sett nesten har samme størrelse som driftsutgiftene i domstolene. Tiltak som kan gi innsparinger på disse områdene kan komme behovet for å øke de ordinære driftsutgiftene til gode. Det gir JD og Stortinget inndekningsmuligheter for finansiering. Tilsvarede gjelder også inntektssiden dvs. økning og innføring av gebyrer på tjenester i samsvar med selvkostprinsippet. 3
Det er mer informasjon om det interne tilpasningsbehovet i vedlegg 1 Utfordringer og problemstillinger for planperioden 2021-2024. Et sentralt moment som også er berørt i dette dokumentet er den markante nedgangen i antall saker til domstolene de siste årene. Det framkommer blant annet at nedgangen i antall innkomne saker i perioden 2016 til 2018 tilsvarer et arbeidsomfang på ca 80-100 årsverk på årsbasis for domstolene samlet sett. Samtidig er det store variasjoner i saksinngangen mellom domstolene, noe som gjør det svært krevende å tilpasse kapasiteten fra år til år. I tillegg er tilbakemeldingene fra domstolene at sivile saker og straffesaker blitt mer komplekse og omfattende. Ledermøtene våren 2019 Økonomiplanen har vært tema på ledermøtene våren 2019. Tilbakemeldingene varierte mellom møtene med de ulike domstolskategoriene. Jordskifterettene var opptatt av droner. For jordskifterettene kan droner blant annet benyttes til å skaffe oppdatert kartgrunnlag, ortofoto og bilder over saksområdet. DA vil vurdere nytteverdien nærmere i samarbeid med jordskifterettene. De små og mellomstore tingrettene fremhevet behovet for digitalisering for alle domstoler. Alle alminnelige domstoler tilbyr Aktørportalen. Prosjektet Digitale Domstoler er allerede utvidet fra de største tingrettene (T12), lagmannsrettene og Høyesterett til også å gjelde tingretter som f.eks er sammenslått. For å utvide prosjektet til å gjelde alle alminnelige domstoler vil dette være så vidt kostnadskrevende både i investeringer og drift at det er bedt om særskilte midler fra bevilgende myndigheter, jf. Satsingsforslaget for statsbudsjettet 2020. De største tingrettene og Oslo byfogdembete (T12) var opptatt av det store interne tilpasningsbehovet som er skissert i planperioden. De frykter at tilpasningsbehovet i første rekke vil ramme de store domstolene og rettet bla. oppmerksomheten mot de planlagte lokalprosjektene som foreslås finansiert innenfor driftsrammen. Det ble understreket at nedbemanningen ikke måtte være uforholdsmessig stor i de største tingrettene, slik de oppfattet har vært praksis hittil. Etter administrasjonens vurdering vil en hensiktsmessig nedbemanning i denne størrelsesorden betinge strukturendringer. Dette vil fremheves i økonomplanen. Lagmannsrettene understreket behovet for at det blir opprettet utrederenheter i alle andreinstansdomstoler. Det må gjøres en nærmere vurdering av budsjettbehov og framdrift, og om dette skal spilles inn som et satsingsforslag til statsbudsjettet 2020. Det er forutsatt at budsjettbehovet delvis må dekkes innenfor den enkelte lagmannsretts budsjettrammer. Lagmannsrettene tok også opp behovet for økt sikkerhet, i første rekke behovet for permanent sikkerhetskontroll i de store rettsbygningene. Det er store kostnader knyttet til etablering, og ikke minst drift av sikkerhetskontroll. Dette gjør det nødvendig med ekstern finansiering, og behovet må derfor vurderes oppimot andre budsjettbehov som spilles inn til statsbudsjettet (satsingsforslag). 4
Domstolene fikk i etterkant av ledermøtene, og innen en uke, mulighet til å gi innspill til økonomiplanen. Foreløpig er det kommet ett innspill fra Follo tingrett, som ligger vedlagt. Det ble dessverre begrenset tid til gjennomgang av økonomiplanen på ledermøtet med de største tingrettene og Oslo byfogdembete. De fikk derfor mulighet til å gi skriftlig innspill mellom styremøtet i juni og den avsluttende styrebehandlingen i september. Direktørens innstilling: Til drøfting. 07.06.2019 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 5