Myra, 26.01.2016 Styreperioden 2014-2016 Protokoll fra styremøte nr. 15/2014-2016, mandag 25.01.2016 kl 19:00 på Idrettens Hus, Sparebanken Sør Amfi Tilstede var: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Tonje Berger Ausland Julie Sundsdal Nærdal Per Harald Bai Stabell Marte Bentzen Fossestøl Linda Vegusdal Stølen Svein Lien Styreleder Nestleder og møteleder 2. varamedlem Delvis til stede 3. varamedlem Org.sjef Forfall: Halvor Rismyhr 1. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2012-2014, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 132 (A): Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder Innkallingen til møte nr 15-2014-2016 og referatet fra møte nr 14-2014-2016 godkjent. Signaturer utført. Sak 133 B: Referat og orienteringssaker
Side 66 1/2 2016 133/15 9.12. Evalueringsmøte Grenseløs-Idrettsdag. Stein og Svein 134/15 15.12: Møte med fadder Jorodd Asphjell, sammen med VAI + vinteridrettsforbundene. Siri + Svein 001/16 13.01: Møte Grimstadstudentenes IL. Svein 002/16 14.01: Møte med Rugbyforbundet + Arendal Rugbyklubb og Arendal Int School IL 003/16 14.01: Veiledersamling fagansvarlige pr IK og SF. Stein 004/16 21.01: Møte alle veilederne i AAIK. Stein + Svein 005/16 Status AS 365 006/16 Status ApD 007/16 Status OLT Sør 008/16 Status jubileumsbok 009/16 Referat fra Ungdomsutvalget inkl U-OL - Marte 010/16 Status Idrettsgalla Sør 011/16 Status deltakelse på Arendalsuka 2016 012/16 Status prosjekt «Digital lagring» 013/16 Postliste. Vedlegg Referatsakene 133/15 til 013/16 tas til orientering. Sak 134 (A) Foreløpig regnskap og balanse pr 31.12.2015 Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr. 31.12. Viktigste avvik ift budsjett: Driftsresultat pr 31.12: Driftsresultat Budsjett 2014 149 754,- -149 540,- -111 697,-. Avdelingsvis på de selvstendige prosjektene: Resultat Budsjett Hovdenleiren: Minus 8 080 0 Idrettsleiren: Minus 8 530 0 APD: Pluss 67 202 0 AS365: Minus 5 388 0 Regnskap: Pluss 29 744 Pluss 23 000 Jub.bok minus 14 730 Minus 100 000 Total prosj: Pluss 60 218 minus 77 000 Viktigste avvik ift budsjett: Manglende inntekter pr 31.12 o 3120 Manglende sponsorinntekter, 59 Større inntekter pr 31.12: o 3117 Adm.innt 22 o 3200 Salg kiosk Idrettsleiren 48
Side 67 1/2 2016 o 3215 Regnskapshonorar 10 o 3404 Støtte fra Kiwanis Hovdenleiren 5 og Bufdir Idrettsleiren 12 og Grenseløs idrettsdag 8 o 3405 Norsk Tipping 20 videreføres til Anleggsservice AS o 3440 Innsalg Klubbutvikling - nytt prosjekt 50 o 3446 Større overføringer til kurs/kompetanse pga våre planer, 19 o 3920 Høyere innbetalinger av påmeldingsavgifter til idrettsleiren, 246 o 3925 Kursavgift Kurshelgen 18 Lavere utgifter pr 31.12: o 43xx Innkjøp 24 o Sum lønn: 212 18 av disse pga lavere beløp koll pensjon. o 6422 IT Basis 15 o 6540 Inventar 12 o 7450 Senere/uteblivelse utbetaling av særkretstilskudd. 18 o 7603 Transport 23 o 7790 Div kostnader 24 Større utgifter pr 31.12 o 6420 Datakostnader. Omlegging. 30 (se 6422) o 6860 Møter, kurs oppdatering 26 (se 3925 kursavgift) o 6890 Div adm 15 o 3900 Tlf: Nye telefoner 23 o 7320 Annonser 18 (Bok + takkeann IL + kurshelg) o 7420 Premier 20 o 7600 Oppholdsutgifter Hovdenleiren. 10 og Idrettsleiren 90 o 7614 Leie utstyr/lokaler. APD o 7615 Innkjøp utstyr idrettsleiren 19 AS365 17 o 7619 Innkjøp kiosk 68 (herav en del varer som er motfakturert mot sponsorinntekter) Foreløpig regnskap og balanse pr 31.12.2015 tas til etterretning. Sak 135 (A) Idrettskretstinget 2016 - forberedelser Første innkalling sendt ut 7. januar, i god tid innen fristen på 3 mnd. Valgkomiteen er varslet, og de har hatt sitt første møte. Innmelding av saker til IK-tinget har frist 16. februar Tilgjengelig saksliste med vedlegg skal fremlegges innen 16. mars Bekreftelse på ett/to kulturelle innslag - Tonje Bekreftelse fra Tom Tvedt - Svein Informasjonen tatt til orientering
Side 68 1/2 2016 Sak 136 (B) Aktivitetsplanen pr sep 2016 Gjennomgang av aktivitetsplanen pr des 2015 Under gjennomgangen kom det frem forslag til tre områder som det kan økes fokus på: 1. Dopingarbeid i klubb 2. Integrering av flyktniger/asylsøkere 3. Møter med fylkes- og stortingspolitikere Dette forsøkes hensyntatt i det videre arbeidet Gjennomgang av aktivitetsplanen tas til orientering Sak 137 (A) Strategiplanen 2016-2018 Redaksjonskomiteen har hatt møte og gjennomgått alle innspillene fra styreseminaret i oktober. Org.sjef har startet arbeidet med ferdigstillelse, men avventer NIF sin utviklingsplan for å kunne fremlegge ferdig forslag. Dette blir prioritert høyt straks nevnte utviklingsplan blir levert oss, og sendes styremedlemmene til gjennomgang og innspill, slik at ferdig plan kan legges frem sammen med resten av dokumentene 16. mars Orienteringen tatt til etterretning Sak 138 (A) Regional planstrategi for Agder 2016-2020 I fellesmøtet med VAI besluttet vi å samkjøre vår innspill til planstrategien nevnt ovenfor. Begge org.sjefene er ansvarlig for å frembringe en slik felles uttalelse ved hjelp av innspill fra våre respektive styremedlemmer. Som en del av, eller tillegg til denne uttalelsen lages det en felles plan for store idrettsanlegg i Agderfylkene. Tidsfrist: 3. mars Org.sjefene starter arbeidet med felles uttalelse, sender denne til styremedlemmene for innspill for deretter å få den godkjent i begge styrene før innsending til fylkeskommunene Sak 139 (A) Jubileumsbokprosjektet. Endelig godkjenning for igangsetting Jubileumsbok-prosjektet hadde sin spede start høsten 2014, og prosessen har vært positiv med ca 12 aktive veteraner som deltakere i komiteen. Planen er å ha et forskningsprosjekt som handler om idrettens historie i Aust-Agder, ferdig til en 100 års jubileumsmarkering i 2019. Hovedresultatet skal
Side 69 1/2 2016 være en bok på mellom 400 og 600 sider som og, i tillegg til å omhandle viktige personer, historier, prestasjoner osv, ikke minst skal ta for seg idrettens posisjon i samfunnet. Det er gjort en intensjonsavtale med forfatter og billedredaktør slik at disse starter sitt arbeid straks styret i AAIK godkjenner planen for og økonomien i prosjektet. Totalbudsjett for prosjektet er på ca 2,8 millioner. Pr i dag er det ikke sikkerhet for hele budsjettet, men økonomikomiteen har en god plan og mener selv at man får på plass hele beløpet innen prosjektet er ferdigstilt. Imidlertid er det AAIK som står ansvarlig for økonomien i prosjektet, og som må stå for evt risiko. AAIK styret er ikke tilfreds med den økonomiske tryggheten i prosjektet, og ber komiteen om å jobbe videre med å sikre økonomiske tilskudd før saken tas opp til ny vurdering. Sak 140 (A) Budsjett 2016 Vedlagt forslag til detaljbudsjett for 2016. Endelig rammetilskudd fra NIF besluttes 26. januar, så endringer kan komme. Dette budsjettet er vesentlig større enn 2015-regnskapet, og fordrer større egenkapital. Ut ifra anbefaling fra NIF, bør man ha en fri egenkapital på 3 mnd drift. For 2016 blir dette 2,1 mill. Dersom resultatet for 2015 holder, og hele resultatet tillegges egenkapitalen, blir fri egenkapital nær 2,3 mill og godt innenfor anbefalingen. Budsjett for 2016 godkjennes Sak 141 (A) Representasjonsoppgaver Årsmøte Arendal Båtsportklubb mandag 29. feb kl 19:00 Sparebanken Sør Amfi Særkretsting Aust-Agder orienteringskrets 29. februar kl 18:00, Vegårsheihallen Ingen meldte seg som aktuelle til å møte på disse møtene Sak 142 (A/B) Eventuelt Program for samlingen på Lillehammer 19-21. februar som enkelte i styret skal delta på, ble etterlyst Org.sjef sjekker og sender ut straks noe fremkommer. Ønsket reisemåte undersøkes av hver enkelt. Svein kjører bil, og har plass til to, men på returen kun til Oslo
Side 70 1/2 2016 Neste møte: Mandag 7. mars kl 19:00. Sted besluttes senere. Kirsten Borge Styreleder Gunnar Høygilt Nestleder