Møtebok fra IDF-møte 22. august 2011 Til stede Fra organisasjonene Fra administrasjonen Vera Berg FF Ann Elisabeth Wedø Eldbjørg Schøn FF Tore Dæhlin Anne Thorsen Akademikerne Live K. Pedersen Ingunn Haavardsholm NSF Brita Bye Randi Gavelstad NTL Eva Andresen Parat Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø ledet møtet. IDF 1/11. Godkjenning av innkalling og dagsorden Møtets deltakere ble enige om å sette en ramme på to timer for møtet. Representantene fra Kjeller ba om at møtene avholdes på tirsdager for å kunne benytte shuttelbussen mellom studiestedene. Høgskoledirektøren vil forsøke å avklare sin møteplan i forhold til dette. Akademikerne mente innkallingen var god og oversiktlig, men ønsket saksdokumentene oversendt i ett samledokument. Høgskoledirektøren sa at dette vil man søke å få til i neste innkalling. FF stilte spørsmål ved saksbehandlingen av oppsatte IDF-sak 10/11. Møtet ble enige om å komme tilbake til dette under behandling av saken. Eventueltpunktet var falt ut av innkallingen, men skal opprettholdes på dagsorden. Akademikerne hadde etteranmeldt en sak som tas inn under eventuelt. FF hadde to saker til eventuelt. IDF 2/11. IDF; form, innhold, spilleregler og opplæring. Høgskoledirektøren ønsket en gjennomgang av hvordan IDF-møtene skal fungere samt felles forståelse og tolkning i hele HiOA. Saksmengden i møter må avpasses i forhold til tidsrammen, og det var enighet om at vurdering av hvorvidt etteranmeldte saker kan tas inn må gjøres ut i fra denne. Møtet ble enige om at førstkommende møte skal avholdes mandag, men administrasjonen skal se på om møtene videre framover kan avvikles på tirsdager. Resultatet av evalueringen av shuttlebuss-ordningen vil spille inn. NSF ønsker gode demokratiske prosesser hvor medlemmenes syn bringes inn i IDF. De mente at en felles forståelse er avhengige av god dialog mellom studiestedene, og at møter med fordel kan avholdes på begge studiestedene. NSF ønsket dialog preget av raushet og god takhøyde, med gjensidig forståelse for at man kan snuble og feile litt nå i denne perioden. Dette var administrasjonen og de øvrige organisasjonene enige i. FF sa at når beslutninger skal tas i en stor, ny og annerledes organisasjon, man må passe på at ting ikke forsetter med gammel praksis fra tidligere avdelinger. Man må være bevisste på de ulike organs rolle, og på alle nivå og områder må det tenkes igjennom om saker skal gjennom IDF før vedtak fattes. FF ber om en oversikt over «hvem som avgjør hva når» for å synliggjøre tråden i organisasjonen og gi tydelighet i beslutningsprosessene. FF ba videre om at det legges til rette for kontorplasser for tillitsvalgte og andre når man må oppholde seg på det andre studiestedet. Administrasjonen sa at det ble arbeidet med dette. 1
Akademikerne ønsket en dialogpraksis i møtene hvor man støtter fremlagte forslag om man ikke gir uttrykk for annet. FF påpekte viktigheten av å ta stilling, og å si ifra eller nyansere om man ikke er enige. Akademikerne ønsket videre at administrasjonen ved utsending av saker gjør en vurdering i forhold til hva som kan tas videre til alle medlemmer, og hva som bør behandles mer konfidensielt. FF ba om at høgskoledirektøren prioriterer å delta i forhandlinger og drøftinger med organisasjonene. Høgskoledirektøren ønsker å utarbeide møteplan over når saker må være klare for styrebehandling, og synliggjøre saker hvor det legges opp til en to-trinns behandling i IDF. TMO var positive til muligheten til å sette seg inn i og ha dialog tidlig i store og komplekse saker gjennom IDF-behandling i flere trinn. Administrasjonen informerte om at man i tilretteleggingen av styresaker har gjort endringer i oppsettet. Forslag til vedtak skal komme først i dokumentet, deretter følger et sammendrag av hovedpunktene før selve saken starter. Intensjonen er å løfte de overordnede spørsmålene i større saker. Det har vært ulik praksis på HiO og HiAk i forkant av IDF-møter og høgskoledirektøren foreslo en ordning for HiOA hvor styresakspapirene sendes samtidig til IDFs medlemmer og styrets medlemmer 10 dager før styremøtet. IDF-møtene avholdes tidlig i samme uke som styremøtene IDF-referat legges fram i styremøtet. IDF-deltakerne vil da motta godt gjennomarbeida saker. Akademikerne og NSF mente forslaget var godt. FF sa at de hadde lagt opp sine styremøtedatoer ut 2011, og derfor ikke hadde anledning til å fravike fra den tidligere HiO-praksis på kort varsel. Parat og NTL påpekte at dette var en sak hvor det uansett må forhandles om etter Tilpasningsavtalen. Dette ble bekreftet av administrasjonen som tar innspillene med i forhold til Tilpasningsavtalen. TMO og administrasjonen var enige om at etteranmeldte saker må vurderes i det enkelte tilfellet, i forhold til tidsramme og saksmengde. Mindre, enklere saker må kunne tas over bordet større, tyngre saker må eventuelt tas i ekstraordinært møte om de ikke kan utsettes til neste møte. Parat foreslo at det innføres en «ansatt-puls» - en spørreundersøkelse for å måle temperaturen i organisasjonen for å finne ut om det er utfordringer og misnøye. Administrasjonen mente dette var en god ide, men at dette hører inn under AMUs arbeidsområde og foreslo at det utarbeides sak som oversendes AMU. NTL ønsker mulighet for å legge organisasjonenes styremøter til arbeidstiden tidlig på dag for å lette representasjon for styremedlemmer fra begge studiesteder. Administrasjonen så at dette var en fordel nå i overgangsfasen, selv om styremøter utenom arbeidstiden fortsatt er normalen. I forhold til opplæring og felles forståelse av Hovedavtalen foreslo høgskoledirektøren at det arrangeres et seminar i løpet av høsten, og hun mente at Tilpasningsavtalen også vil være et naturlig tema på et slikt seminar. Administrasjonen og TMO ble enige om følgende - IDF- møtene framover skal ha tidsrammen 9.30 11.30. - møtet 19.9. avholdes i Pilestredet og at det påfølgende IDF-møtet avholdes på studiested Kjeller. - administrasjonen lager en møteplan som sendes organisasjonene - administrasjonen legger fram forslag til aktuelle datoer for IDF-seminar på møtet 19. september, samt forslag til innhold, som egen sak på neste IDF-møte. - oppdatering om hvem som har gått ut av, og hvem som er nye i organisasjonen settes opp som fast månedlig orienteringssak i IDF-møtene. - om man i møtet ikke gir uttrykk for annet, støtter man fremlagte forslag 2
Informasjon IDF 3/11. Informasjon om styresaker Høgskoledirektøren informerte om styresakene. FF etterspurte progresjonen ifht samarbeidsavtalen mellom HiOA og AFI/NOVA. Høgskoledirektøren ba administrasjonen ta dette inn som egen sak i neste møte. IDF 4/11. Administrasjonen informerer Både administrasjonen og tjenestemannsorganisasjonene har etter hovedavtalen gjensidig plikt til å informere, og administrasjonene vil derfor også sette TMO informerer som fast punkt på dagorden. Studiestart har gått bra men det har vært noe frustrasjon spesielt gjelder dette på studiested Kjeller. Dette tas opp i ledermøter. Noen mangler har vært påvist; maler, stempel etc. Tjenestemannsorganisasjonene informerer NSF opplyste om at det har vært problemer med en del av studentenes e-postadresser. Dette er tekniske problem som er tatt tak i. Videre sa NSF at de er opptatt av å få til demokratiske prosesser, å påvirke også på instituttnivået. TMO har derfor satt opp møter med instituttlederne og søker å få dokumentene i forkant av instituttrådets møter samt å ha møter med instituttleder for å formidle medlemmenes syn. FF spurte om dette var noe høgskolen sentralt burde ta tak i for å sikre lik praksis i hele institusjonen. På Kjeller har man hatt en ordning med Medbestemmelsesutvalg på avdeling, og ønsker å fortsette med dette. Administrasjonen svarte at det formelle må nedfelles i tilpasningsavtalen. NSF spurte om instituttrådet ikke var målbærende organ. Administrasjonen svarte at dette er avhengig av hva som kommer i delegasjonsvedtaket fra styret. Drøfting IDF 5/11. Føring for plan- og budsjettarbeidet for 2012 (S-sak 102/2011) IDF 6/11. Økonomiinstruks for HiOA (Hovedregler for økonomiforvaltningen) (S-sak 103/2011) IDF 7/11. Møteordning for styringsorganer ved HiOA (S-sak 104/2011) (Jnr. 11/2892 og 11/2893) IDF 8/11. Oppgaver og mandat for fakultetsstyrene (S-sak 105/2011) (Jnr. 11/2893) 3
IDF 9/11. Lønnspolitikk for HiOA (S-sak 112/2011) A. Stillings- og kvalifikasjonskrav B. Utlysing av stillinger IDF 10/11. Organisering av studielederområder ved Institutt for estetiske fag (Jnr. 11/2383) Forhandling IDF 11/11. Oppretting av ny stilling ved Avdeling for IKT, Seksjon for systemadministrasjon (Jnr. 2011/2626) Se egen protokoll Etteranmeldte saker IDF 12/11. hioa.no - muligheten for åpen debatt. Fra Forskerforbundet FF etterspør muligheten for den åpne debatten på høgskolens nye nettsted. Høgskoledirektøren sa at studentene og studiestart har hatt prioritet i arbeidet med nye nettsider. Ledelsen ser behovet for åpenhet og interndebatt, men ber om tid til på best mulig måte å legge til rette for slik debatt. Dette både i forhold til formål og organisering. FF foreslo å videreføre det hio.no har hatt. Høgskoledirektøren ser og vil gi tilbakemelding om ønsket om debatt, men fastholdt at man ønsker å vurdere dette på nytt. IDF 13/11. Oppretting av ny stilling som rådgiver i stab ved Fakultet for teknologi, kunst og design (Jnr. 11/2842). Fra adm - Forhandling. Se egen protokoll IDF 14/11. Opprettelse av en professorstilling til ph.d.-programmet helse og samfunn ved Avdeling for helsefag og Avdeling for sykepleierutdanning drøfting IDF 15/11. Eventuelt A. Bekymringsmelding fra Akademikerne vedrørende underbemanning og stor arbeidsbelastning for tilsatte som arbeider med utvikling og publisering av nytt nettsted 4
Høgskoledirektøren informert om at man har kommet i en situasjon med mannskapsmangel som følge av permisjoner og sykdom. Det er søkt å løse utfordringene akutt gjennom interne vikarer i påventa av utlysning og tilsetting i vikariat. Hun tar med seg bekymringsmeldingen og ser hva som kan gjøres videre i saken. B. Navneskilt bibliotekpersonell - fra FF: Tilsatte ved biblioteket har blitt bedt om å bære navneskilt med for- og etternavn samt tilhørighet. De tilsatte har uttrykt ønske om å sløyfe etternavnet for å unngå uønsket oppmerksomhet. Høgskoledirektøren tar saken med inn i direktørmøtet og vil gi tilbakemelding. C. Flytting av adferdsvitenskap - fra FF Området flyttes til Wergelandsveien og FF lurte på hvorfor ingen var informert og hvorfor flytting av adferdsvitenskap ikke hadde vært oppe på IDF. FF sa videre at i hvert fall en avdeling (LUI) på gamle HiO er meget trangbodd og spredd over flere bygg og de har lenge vært på jakt etter tilleggslokaler. Høgskoledirektøren svarte at hun ikke kjente akkurat denne prosessen, men at det vil komme en egen sak om romsituasjonen til neste IDF-møte. 5