Referat fra IDF-møte ved Fakultet for helsefag 27. august Administrasjonen - fakultetsdirektør

Transkript

1 Referat fra IDF-møte ved Fakultet for helsefag 27. august 2013 Til stede: Kristin Nordseth Ewelyn Jordal Simen Nørstebø Claudia Steidl Talgo Inger Langeggen Stefan Andre Johnsen Hilde Sylliaas Anne Reidun Dahl Ingunn Haavardsholm Asta Bye Vivi Volden Vigdis Holmberg Administrasjonen - fakultetsdirektør Administrasjonen referent Administrasjonen seksjonssjef ØK Administrasjonen seksjonssjef STU Administrasjonen stab Administrasjonen - ØK FF NSF NSF NTL (LO) NITO Norsk ergoterapeutforbund IDF-sak 32/2013 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Det ble opplyst at det som i møteinnkallingen var satt opp som drøftingssak IDF-sak 35/2013 var endret til informasjonssak og dermed gikk inn som IDF-sak 34/2013 g). Dette var det også informert om pr epost i forkant av møtet. IDF-sak 33/2013 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Forskerforbundet ved Hilde Sylliaas: Ville dele opplevelsen av å delta med klinikk ved turnering i Gatefotball for hjemløse hvor de behandlet spillere hver dag. Dette var en stor opplevelse. Frustrasjon over timeplanoppsettet, som er for grovt. Opplever også problemer med at spesialrom blir booket til større forelesninger som ikke trenger utstyr. Imøteser dialog og endring på dette. Det lyses ut midler til små og store prosjekter med alt for korte frister. Et eksempel er strategiske høgskolemidler og såkorn. Det er ønske om romsligere frister. Ergoterapeutene v/vigdis Holmberg: Rombookingssystemet gir frustrasjoner også for oss, og det kommer klager også fra studentene Ang. arbeidsplaner så spør medlemmene om hva som er retningslinjene og hvordan arbeidsplanene skal være. 1

2 NITO v/vivi Volden: Har spørsmål til status for arbeidsplaner Timeplansystemet fungerer greit. Ønsker en plan for utskiftingen av staben ettersom flere blir pensjonister de nærmeste årene. NSF v/ingunn Haavardsholm: WebUntis går greit, men det er fordi vi har en detaljert plan i Fronter. Det er tilsatt mange nye på Institutt for sykepleie i det siste og vi er fremdeles bekymret for økonomien knyttet til mange ansettelser Det var mye overbooking og mange nye studenter i år. Åpningen har allikevel gått knirkefritt. Spørsmål til resepsjonen i P32, når åpningstidene er. Claudia Talgo svarte at kl er åpningstiden i luken, men at studieadministrasjonen er tilgjengelig i kontortiden. NSF v/ Anne Reidun Dahl: Vi har hatt et rombookingsystem før, og vi lager egne planer. Vet ikke om studentene faktisk bruker WebUntis. Semesteråpning: veldig mange studenter på første året i år. Vi har ikke undervisningsrom til godt over 200 studenter, flere kunne ikke se tavlen osv. i det rommet som ble brukt og det ble tilbudt dårlige stoler til de som ikke fikk ordinær sitteplass. På bachelorprogrammet er det nå 111 studenter i tredje år og vi fikk i en periode tildelt 60-rom til disse, noe som er farlig mht rømningsveier mm. Claudia Talgo viste til at det er satt i gang prosess med å leie større lokaler. Det er prøvd med måltallsbooking før og det har ført til økonomiske problemer. Vi er også ute for å leie større lokaler. Det er prøvd med måltallsbooking og det har ført til økonomiske problemer. Samtidig viser oversikter at det er lite belegg etter kl og onsdag/torsdag står det store rom ledig. Hva skjer med «de like utdanningene» på sykepleie når det gjelder tidsperspektiv, mandat osv.? Tilbakemeldinger fra administrasjonen på spørsmål fra tjenestemannsorganisasjonene Kristin Nordseth ga følgende tilbakemeldinger på spørsmålene: Når det gjelder kapasitet på undervisningsrom jobbes det langs flere spor. Vi kartlegger den faktiske bruken og ser at det har vært dårlige løsninger. Lars Albertsen er i dialog med Seksjon for eiendom og drift for å se på problemer med luft, støy og mulige bruksendringer. Vi forbereder oss på å kunne ta inn flere studenter og arbeider for en bedre situasjon ved studiestart i Vi vil gjerne ha inn eksempler mer systematisk. Det siste er at høgskolen skal gjøre en ny stor arealkartlegging, men vi har ikke mer info om dette nå. Vi kan foreløpig ikke konkludere med om overbookede undervisningsrom skyldes mangelfull koordinering, eller at vi har flere studenter enn det er plass til i undervisningsrommene. Ang. Semesterstart: Vi signaliserte sterkt at vi ville ha et annet arrangement, men vi vant ikke fram. Informasjonssenteret er en utfordring. Vi har servicesenter i P46 og på Kjeller. Vi skal ha informasjonssenter i tillegg til det. Vi må finne arbeidsdelingen mellom sentrene, hva er det vi 2

3 skal tilby og hva er det servicesentrene skal tilby. Vi ser nå i høst på bemanning og kompetanse. Claudia Talgo opplyser at P32 er det eneste stedet fakultetet har infosenter i Pilestredet og det er ikke en resepsjon for bygget. Ergoterapeutene mente at det burde være ekspedisjon også lenger oppe i campus. Talgo opplyste at P50-resepsjonen ble lite og feil brukt og ble vedtatt av høgskolen lagt ned. Studieadministrasjonen er allikevel tilgjengelig i femte etasje i P50. Rombooking/timeplan: frustrasjonen er gjennomgangstone på institusjonen angående dette. Claudia Talgo viste til at fak. SAM og TKD har meldt at dette var uproblematisk, HF og LUI har hatt de største utfordringene. Systemet er et rombookingssystem, ikke et timeplansystem og det oppfyller ikke alt det vi ønsker at det skal oppfylle. Økonomi og nyansettelser på Institutt for sykepleie: Vi følger dette nøyaktig i økonomistyringen. Vi har oversikt og kontroll på den situasjonen. Det er over 100 % av budsjettet som går til lønn, det er fordi det er budsjettert at det for 2013 skulle bruke av oppsparte midler. Tilsettinger har også drøyd i hht plan, så det har stått ubrukte midler også. Kristin Nordseth viste til at man må se på langtidsbudsjettet for bedre informasjon. IDF-sak 34/2013 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene IDF-sak 34/2013 a) Studieadministrasjon HF. Orientering om midlertidig løsning i HF- STU, i påvente av organisering av de studieadministrative tjenester ved HiOA. Kristin Nordseth viste til saksframlegget. Det har også kommet inn et brev til IDF-møtet fra Parat hvor de sier følgende: «Parat beklager på det sterkeste at valgt løsning ikke er drøftet med organisasjonene. Når det opprettes en ny funksjon med varighet over 6 måneder, skal dette drøftes med organisasjonene. Vi var innkalt til IDF møte onsdag 19. juni kl med denne saken som eneste sak på sakskartet. Dette hadde da vært en glimrende anledning til a følge regelverket og drøfte saken med organisasjonene. I stedet valgte fakultetsledelsen å avlyse møtet på kort varsel 18. juni kl For øvrig har Parat ingen innsigelser til valgt løsning.» NSF støtter at det skulle vært en drøftingssak. På spørsmål om hvem som tar kostnaden for nestlederfunksjonen ble det svart at det er innenfor rammen for budsjettet for administrasjonen. Talgo understreket at løsningen ble valgt fordi løsningen med fire gruppeledere ikke ble vedtatt i høgskolestyret. Det er ikke er mulig for èn person å ha så stort personalspenn og samtidig ivareta alle saksområder, derfor får nestleder ansvar for eksamen- og studentforvaltning, som er det største området. IDF-sak 34/2013b) Orientering om status for arbeidet med ny budsjettmodell Simen Nørstebø viste til notat sendt ut i sommer til instituttlederne. Det var også en samling i mai og kommende tirsdag vil budsjettmodellen bli diskutert i ledermøtet. Vi setter i utgangspunktet alle fakultetets og instituttenes studieplasser i finansieringskategori F for basiskomponenten. Deretter vil vi fordele restbeløpet av fakultetets basiskomponent ved å vekte/faktorere ulike aktiviteter og behov. Eksempelvis kan dette gjelde praksisveiledning, utstyr, forbruksmateriell, studentutveksling. Utdannings- og FoU-insentivene er fortsatt tenkt fordelt til instituttene etter HiOAs fordelingsmodell og dermed med opprinnelig finansieringskategori. Det er også en diskusjon om felleskostnader skal trekkes ut før eller etter fordeling. 3

4 NSF understreket at i kompliserte saker som budsjett, så skal tillitsvalgte ha nærmere informasjon om det. Vi må få mer skriftlig informasjon slik at vi kan komme med innspill i utformingen av det, ikke bare når det er ferdig. Ergoterapeutene støttet dette. Kristin Nordseth viste til at styrenotat til budsjettet 2013 skal gi informasjon om prinsippene som ligger til grunn og dette må alle sette seg inn i før saken kommer til drøfting. Det er planlagt et ekstra IDF-møte i september og vi prøver å få mer informasjon ut til dette møtet, så langt det er mulig. NSF ønsket også at organisasjonene kan ha et møte med økonomiseksjonen for å få bedre informasjon om budsjettarbeidet. IDF-sak 34/2013c): Status for arbeidsplaner, fakultære retningslinjer for Fakultet for helsefag Kristin Nordseth beklaget at saken ikke har kommet lenger. Det har også vært en kompliserende faktor at vi har blitt bedt om å ressursberegne bachelor- og masterutdanningene våre og det har vært krevende å se dette i sammenheng med arbeidsplaner. Vi kommer til å innkalle arbeidsgruppen til å se på dette sett i lys av at høgskolen nå har satt i gang med denne ressursberegningen. Det må også igjen vurderes behovet for regler på fakultetsnivå når vi har sentrale retningslinjer samtidig som instituttene har sine spesielle behov. På spørsmål om hvorvidt de sentrale retningslinjene fremdeles gjelder, så ble dette bekreftet. IDF-sak 34/2013d) Orientering om arbeidet med masterporteføljen, HF Fakultetet har blitt bedt om å gjøre en ressursberegning av masterporteføljen, og det var instituttene som leverte inn grunnlaget. Institutt for sykepleie svarte ikke, derfor er dent sendt inn den ressursberegningen som allerede foreligger. Det pågår samme arbeidet for bachelorstudiet nå, med frist 28. august. Saken skal til høgskolestyret 22. oktober. Vi vet ikke ennå hva det kan medføre, vi er bare en leverandør av informasjon. Vi antar at det vil bidra til å klargjøre synet på utdanningene kostnadsmessig, men det forutsetter at tallene har blitt frambragt likt. IDF-sak 34/2013e) Orientering om prosjektet Ny faglig organisering ved Fakultet for helsefag Inger Langeggen orienterte. Dekan leder arbeider med å utforme mandat og sammensetning av arbeidsgrupper. Tillitsvalgte tenkes inn i gruppene. Man tenker seg et overordnet prosjekt med tre underprosjekter: 1) samordning av utdanninger innenfor sykepleie 2) mulig overføring av Facility management til fakultet SAM, fordi programmet bygger på rammeplanen til økonomi og administrasjon og 3) plassering av samfunnsernæring, vurdert ut fra faglige kriterier. Tidsplan er at utredningene, høring og behandling i formelle organer skjer neste studieår og implementeres i ny styreperiode. FF spør om det i denne sammenhengen også tas opp at fakultetet tilbyr to parallelle fysioterapeututdanninger. 4

5 IDF-sak 34/2013f) Orientering om nytt kvalitetssikringssystem Inger Langeggen orienterte om at det er vedtatt et nytt Kvalitetssikringssystem som implementeres i år. Det omfatter utdanningskvalitet og læringsmiljø. Man legger nå opp til et system med store surveys som kan sammenlignes på tvers av utdanninger og år. Det er under utvikling en nettside med verktøy om hvordan man kan utforme undersøkelser. Det er også planlagt et system for å melde avvik, altså melde inn klager. Foreløpig er det en epostadresse. Det er laget en overordnet plan. Det skal også gjøres en del på instituttene, bla. skal hvert emne evalueres hver gang det gjennomføres. Da bør det brukes andre metoder enn spørreskjema, og spisse hva man evaluerer innenfor hvert emne. Det er viktig å ta med seg studentene også i valg av metode og ha dialogmøter med dem. Det er også viktig å ha fleksibilitet på emnenivå, fokus på kvalitetsutvikling og at man bør være selektiv på hva man ønsker å evaluere innenfor emnene. Praksis skal ha eget system og det er også evalueringer gjort av tilsynssensorene. Tilbakemeldingssløyfe er en utfordring, spesielt på emnenivå. NSF mente at det var omfattende, spesielt for andreårsstudentene. NTL mener at faren ved store spørreskjemaundersøkelser er at det er så få som svarer at det blir mangelfullt. Uformelle emneevalueringer pleier å gi bedre tilbakemelding enn elektroniske spørreskjema. NITO mente at det var bra med verktøykasse og rapporteringsskjema. Det brukes også mange forskjellige metoder i dag. De stilte spørsmål ved hvorvidt andreårsstudenter kunne forventes å evaluere arbeidslivsrelevans. Ergoterapeutene mente at det nye systemet betyr at de kan fortsette med emneevalueringene slik de gjøres også i dag. Kristin Nordseth understreket at emneevalueringene må gjøres ut fra lokal nytte. IDF-sak 34/2013g): Opprettelse og tilsetting av professor II i Psykisk helsearbeid Det ble vist til saksframlegget. Organisasjonene hadde ingen merknader til saken. IDF-sak 35/2013: Opprettelse og tilsetting av professor II i Psykisk helsearbeid Utgår som drøftingssak. Behandlet som informasjonssak IDF-sak 34/2013g). Oslo, 3. september 2013 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal 5