Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene. Informasjon om sammenslåing Inst. HEL og SP. Arbeidsgruppe for risikovurdering.

Transkript

1 Referat fra IDF-møte ved Fakultet for helsefag 22. januar 2015 Til stede: Kristin Nordseth Simen Nørstebø Ewelyn Jordal Asta Bye Bjarne Hjeltnes Vigdis Holmberg Hilde Lund Kordahl Tore Kr. Schjølberg Hilde Sylliaas May Karin Rognstad Fakultetsdirektør, møteleder Seksjonssjef ØK Administrasjonen - referent NTL NITO Norsk ergoterapeutforbund NFF NSF FF Observatør, verneombud DAGSORDEN: IDF-sak 1/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden INFORMASJONSSAKER IDF-sak 2/2015 IDF-sak 3/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Oppfølging av vedtak i høgskolestyret 18. desember 2014: IDF-sak 4/2015 IDF-sak 5/2015 IDF-sak 6/2015 IDF-sak 7/2015 Informasjon om sammenslåing Inst. HEL og SP. Arbeidsgruppe for risikovurdering. Informasjon om oppfølging av flytting av studielederområdet Facility Management til Fakultet for samfunnsfag Informasjon om organiseringen av Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering. Informasjon om administrativ støtte til instituttene.

2 INFORMASJONSMØTET IDF-sak 1/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjent. IDF-sak 2/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene NITO: Vil ta opp at oppgaver som har vært administrativt ansvar tidligere nå er pålagt det faglige personalet. Det siste eksempelet som har blitt svært dårlig mottatt, gjelder kontraktskriving med timelærere. Faglige ansatte må nå innhente opplysninger som kontaktinfo, kontonumre osv. Det ligger ingen forenkling i prosedyrene som er endret og det antas at dette er noe alle på fagsiden er lite begeistret for. Nyansettelser. Det er viktig at slike saker er åpent diskutert i miljøet og at beslutningsgrunnlaget er godt. o Når det utlyses stillinger som skal undervise i profesjonsfag, så er det vanskelig å få tak i førstekompetente innenfor profesjonsfagene. Man må utlyse førsteamanuensis/høgskolelektor osv og så må det utlyses på nytt når man ikke får søkere. På sykepleie får man tillatelse til å omgå førstekompetansekravet, men ikke på bioingeniør. Det må være felles regler for alle utdanningene. De faglig ansatte kjenner fagfeltet og vet hvordan tilstanden er mht til å skaffe førstekompetente. o Vil også ta opp at i en aktuell sak skal det ikke utlyses, men kalles. (Klinisk immunologi). Men hovedregel er vel at alle stillinger skal utlyses. Unntakstilfeller må begrunnes, vi har ikke fått begrunnelse i denne aktuelle saken. o Det er også bestemt at det skal utlyses et professorat som erstatning for lektor som er der nå. Det er en undervisningstung stilling på bachelornivå som nå erstattes av en forsker som kun skal ha en mindre prosentdel til undervisning. Kommentar fra fakultetsdirektør ang timelærerkontrakter: intensjonen bak endring i prosedyren for timelærerkontrakter var at det skulle være forenkling i sin helhet. Vi skal innhente mer informasjon til IDF om hvorfor løsningen er valgt og om det er måter å forbedre den på. Kritikken er tydelig og enstemmig fra IDF. Kommentar fra fakultetsdirektør ang. utlysninger: det er riktig at noen unntaksvis får lov til å utlyse på lavere nivå enn førstestillingsnivå. Men prinsippet står fast hos dekan. De sakene som er tatt opp her, diskuteres med instituttene og kommer så til tilsettingsutvalgene/-rådene. Dere skal få en tydeligere begrunnelse for kallelsen. Ang. professorsaken så har ikke den kommet til fakultetet ennå, så det er vanskelig å kommentere på fakultetsnivå ennå. Vi noterer at IDF hadde merknader til saken. FF: Stiller seg bak kritikken mht timelærerkontrakter. Administrative oppgaver tres ned over hodene på UF-tilsatte, det samme gjelder timeplanlegging. Administrasjonen er en premissleverandør for hvordan fagliges tid blir disponert. Det bør tas en diskusjon på hva førstekompetente ansatte skal bruke tiden sin på. Anbefaler at det gjøres en internrevisjon for å kartlegge tidsbruken og muligens 2

3 NSF: vise om det gjøres dobbeltarbeid. Kommentar fra fakultetsdirektør: god sak å ta videre i organisasjonen og i videre samtaler med TMO. Berg Hansen avtalen. Gir ofte veldig dyre reiser, som kan fås billigere andre steder. I tillegg kostet det 1000 kr for personlig oppfølging i en kort telefonsamtale Avtalen bør evalueres. Kommentar fra seksjonssjef for økonomi: vi må regne med at det er dyrere. Vi har en rammeavtale som vi er pålagt å ha. Men vi må melde oppover i innkjøpslinjen at vi får mindre igjen for pengene. Vi må også informere de ansatte bedre om at beløp som trekkes på den enkeltes kredittkortene kan det sendes reiseregning på umiddelbart, man trenger ikke vente til reisen er gjennomført. Vil melde fra at det er flere av FFs medlemmer som ikke har fått arbeidsplaner godkjent ennå. De fikk utkast i høst som de har hatt innsigelser på og de har ikke fått endringer i januar. Får heller ikke tilstrekkelig oversiktlige planer på excel-ark. Ber om at det at arbeidet mht arbeidsplaner sentralt må koordineres med fakultær prosess. Fakultetsdirektør ser på den aktuelle saken og melder tilbake til FF. Ber om å få status for lederstillinger nå i år, spesielt mht åremål som utgår. Tilbakemelding fra fakultetsdirektør: Det er laget en oversikt over hvilke stillinger som går ut når og det skal snart foreligge en utrullingsplan. Det er ikke mulig å få på plass alle stillingene før sommeren, dekaner og instituttledere er på plass før sommeren, studieledere til høsten. Vil melde om at 28. januar kl er det politisk streik ang foreslåtte endringer i arbeidsmiljøloven. Viser til at det er mange som ikke har formelle arbeidsplaner som er underskrevet av begge parter. Etterlyser informasjon om status for arbeidet med retningslinjer for ressurstildeling til TMO-arbeid og hvilke midler vi egentlig har til disposisjon? Vi hadde 73%- stilling fram til august. Høsten var travel og det er mange intervjuer/ansettelsessaker som bruker mye tid og ressurser. Tilbakemelding fra fakultetsdirektør og seksjonssjef for økonomi: Endringen skyldes at NSFs relative størrelse på HiOA har endret seg og at NSF dermed ikke har krav på ressurser tildelt fra fakultetet. Når det gjelder FF er deres medlemmer på flere institutter og det er derfor spleiset på midler til FF. Det er ikke satt av ressurs til NSF og det kan heller ikke heretter forventes ressurs tilsvarende det som var tidligere. Lokal arbeidsgiver (her institutt) skal legge forholdene til rette for tid på arbeidsplanen. NSF opplyser at instituttet venter på fakultetets avgjørelse. Timeplanarbeid opptar mye tid og timelærerkontraktarbeidet opprører. Tilbakemelding fra fakultetsdirektør: timeplanarbeidet er vanskelig for både UF og TAtilsatte. Studieadministrasjonen skal nå ha møter med instituttledelse for å prøve å gjøre arbeidet stadig bedre. Noe av dette går på kommunikasjon mellom fag og adm, men spesielt på sykepleie har det vært mye merarbeid fordi systemet ikke har vært godt nok for vår aktivitet. NTL: Støtter de andre i kritikken mht til administrative oppgaver ang timelærerkontrakter, timeplaner osv. Studiested Kjeller: Noen skal flyttes til fakultet SAM i Pilestredet. Det er uklarhet om prosessen, hvordan det skal foregå og hvem som skal gjøre hva. Studietilbudet 3

4 på FAMA skal fortsette med undervisning i to år på Kjeller selv om de er i Pilestredet. Også institutt AV er delt på denne måten. Kjellermiljøet lider under det og de ansatte lurer på om Kjeller har en framtid. Vi må se på hvor gunstig det er at UF-tilsatte og studentene er adskilt. Tilbakemelding fra fakultetsdirektør: FAMA tar vi under egen sak. Undervisningen må tas som sak på SAM. Det ble fattet vedtak om at AV skulle opprettholde undervisningen på Kjeller, som en betingelse knyttet til flyttingen. Ang. adm, så kommer vi tilbake til det i sak 6, hvor det framkommer at det skal være kontorsjef på Kjeller. Det er også opprettet en arbeidsgruppe som Jan Grund leder, som skal se på strategisk campusutvikling. Ergoterapeutene: Støtter kritikken mht til timelærerkontraktarbeidet. Det er mye dobbeltarbeid og frister fra administrasjonens side som gjør at det blir mye endringer i etterkant. Ønsker dialog med administrasjonen for å gjøre dette bedre. NFF: Støtter kritikken mht til timelærerkontraktarbeidet. Vil understreke betydningen av gode holdninger til samarbeid og kommunikasjon når rutiner for felles oppgaver skal utarbeides. IDF-sak 3/2015 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Informasjon fra dekan v/fakultetsdirektør: Prosjekt sykepleie ved HiOA. HiOA har bevilget til å heve kvalitet i sykepleieutdanningen ved fakultetet (kjeller, P og Sandvika). Tilsvarende beløp er bevilget til lærerutdanningen. Det er Senter for profesjonsstudier som skal gjennomføre oppdraget, og de kjenner utdanningen godt. Jens Chr Smedbye er ansvarlig for kvantitativ del av prosjektet, det har frist 1. mars. Informasjonen skal suppleres med intervjuer med interne og eksterne og det har frist før sommeren. SPS har fått i oppdrag å utforme konkrete tiltak. Utforming av tiltak må utformes som et resultat av datainnsamling og intervjuer. Implementering må avklares når nye ledere i neste åremålsperiode er på plass. Flytting av Facility Management til fakultet SAM. Fakultet SAM er ansvarlig for oppfølging og har en plan for arbeidet. Sammenslåing av Inst. SP og HEL. Vil presisere at styrevedtaket er et vedtak knyttet til organisasjon og innebærer ingen flytting av studieprogram eller tilsatte. Dekanen vil sammen med instituttlederne Kari Almendingen og Dag Karterud planlegge videre prosess. En arbeidsgruppe er nedsatt som skal vurdere arbeidsmiljømessige konsekvenser og de leverer innstilling 1. mars. Administrasjonen jobber med praktisk, organisatorisk oppfølging i samråd med HR. 4

5 IDF-sak 4/2015 Informasjon om sammenslåing Inst. HEL og SP. Arbeidsgruppe for risikovurdering. Det foreligger et notat til møtet. Utfyllende informasjon: ang. arbeidsgruppen skal også Sigrun Berge og Anne Øverland fra studieadministrasjonen delta. Det er sendt ut epost til Inst. SP og studieadministrasjonen i P32 hvor de inviteres til å komme med momenter og forslag til tiltak. På Kjeller skal Kari Almendingen ha møter om tilsvarende. Verneombud viser til at arbeidet er i startgropen og krevet en diskusjon om hva som egentlig skulle risikovurderes, også sett i lys av framtidig strategisk campusutvikling. Landet på at det skal være det som er vedtatt og ikke hva som kan skje framover. NSF etterspør hvorfor det ikke er TMO-representasjon i arbeidsgruppen. Fakultetsdirektør undersøker dette og kommer tilbake til det. IDF-sak 5/2015 Informasjon om oppfølging av flytting av studielederområdet Facility Management til Fakultet for samfunnsfag Det foreligger et notat til møtet. Fakultet SAM er ansvarlig for oppfølging. Se også NTLs merknad i tidligere sak i møtet. Organisasjonene hadde ingen øvrige merknader i saken. IDF-sak 6/2015 Informasjon om organiseringen av Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering. Det foreligger et notat til møtet. Vi har arbeidet i mange år med organiseringen, som ble vedtatt i styremøtet før jul. Det arbeides nå med stillingsutlysninger for kontorsjefstillingene. På spørsmål fra FF ble det opplyst at kontorsjefene er ment knyttet til hvor studentene er og kan få andre betegnelser på arbeidsområdet når organisasjonen er endret. På spørsmål fra NFF om hvem som skal definere hva som er god administrativ støtte til instituttene, viser fakultetsdirektør til at det bl.a. må diskuteres mellom kontorsjef og instituttlederne. IDF-sak 7/2015 Informasjon om administrativ støtte til instituttene. Det foreligger et notat til møtet. Fakultetsdirektør vil presisere at instituttlederstøtte var fokus i styrevedtaket. Fakultet LUI har et årsverk til hvert institutt. På HF sil saken tas opp igjen på førstkommende ledermøte. FF viste til at nyansatte må mottas på en riktig måte. Her ble det vist til rutiner for dette, se også Fakultetsdirektør viste til at kontorplaner kan være noe av det som instituttlederstøtten skal bidra med. FF mente det var viktig at leder frigjøres til å drive det det utadrettede arbeidet også. Ergoterapeutene etterspurte hvilke ressurser som skal brukes til dette og var opptatt av at det ikke må bli flere pålegg til UF-tilsatte om administrative oppgaver. 5

6 Fakultetsdirektør viste til at vi har en ramme på 82 årsverk i administrasjonen. Rammen har tidligere ikke blitt brukt fullt ut, og i tidligere år har ubrukte lønnsmidler til administrasjonen blitt tilbakeført til instituttene. I og med dette vedtaket fra styret om at vi skal opprette stillinger, hentes lønnsmidler til nyopprettede stillinger fra rammen på 82 årsverk. I og med at administrasjonen skal yte flere oppgaver må det også diskuteres om det er ting vi kan gjøre enklere. Det ble framsatt spørsmål om arbeidsgruppen som er nedsatt for å se på strategisk campusutvikling og som ledes av Jan Grund. Tilføyd etter møtet: Dette var meldingssak 38/2014 j) til høgskolestyret i oktober Sakspapirene ligger ikke lenger på nett, men har journalnummer 2014/389. Klipp fra dokumentet: Utkast til mandat: 1. Arbeidsgruppen gis i mandat å utarbeide forslag til framtidig faglig og operativ profil for Campus Kjeller. Anbefalt profil og satsinger må ses i sammenheng med utvikling og posisjonering av høgskolens øvrige virksomhet. 2. Samfunns- og næringslivet i regionen sitt framtidige behov for kunnskap, kompetanse og innovative løsninger tillegges vekt. Samtidig må både det nasjonale og internasjonale perspektivet tas med. 3. Potensialet som ligger i fleksible lærings- og vurderingsformer og digitale samhandlingsløsninger må med i vurderingen. 4. Dagens arealramme ligger som et utgangspunkt for forslagene, men det må kunne forutsettes en funksjonell tilrettelegging for nye, strategiske satsinger. Sammensetning: Gruppen skal sammensettes med 1-2 representanter fra hvert fakultet, 1-2 representanter fra Fellesadministrasjonen, 2 representanter fra tjenestemannsorganisasjonene, 2 representanter fra Studentparlamentet, samt representanter fra samfunns- og næringslivet i Oslo- og Akershusregionen. Gruppen ledes av professor Jan Grund. Seniorrådgiver Brita Børve i Fellesadministrasjonen er sekretær for utvalget. Gruppen arbeider på oppdrag fra høgskoledirektør og frist for arbeidet er satt til Administrasjonen vil komme tilbake til styret med resultatet av gruppens arbeid. Til slutt i møtet ble det opplyst at vi har balanse i forhold til rammen for 2014, men må vente litt før vi har endelige tall for hvert institutt. Oslo, 28. januar 2015 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal 6