Referat fra LAMU-møte

Transkript

1 Referat fra LAMU-møte Fakultet for teknologi, kunst og design Høgskolen i Oslo og Akershus Møtested:P35-PS739 Dato: Kl.: Tilstede: Fra arbeidstakersiden: Fakultetsverneombud Astrid Oust Janbu Verneombud Lasse Houmark Verneombud Arild Berg Fra arbeidsgiversiden: Dekan Egil Trømborg Fakultetsdirektør Kari Kjenndalen Instituttleder Vitalis Pavlovas Sekretariat: HMS-koordinator Anders Lervåg Thiseth Overingeniør Nebojsa Rijic Meldt forfall: HR-seksjonssjef Kjell Thorstensen Sak : Godkjenning av saksliste og melding av saker til eventuelt Ingen innvendinger mot sakslisten. En sak meldt inn til eventuelt av HMS-koordinator Anders Lervåg Thiseth. Orienteringssaker Sak : Orientering/gjennomgang fra vernerunder 2015 Tiltakslistene etter vernerundene 2015 ble sendt LAMU-medlemmene på e-post sammen med sakslisten til LAMU-møte den Det ble i e-posten gitt beskjed om å komme med kommentarer/tilbakemeldinger på listene til møtet. Listen fra PD ble ettersendt medlemmende av LAMU den I møtet ble det gitt en rask oppsummering fra hver enkelt vernerunde og status for det videre arbeidet. Etter at PD leverte tiltakslisten den , hadde alle utarbeidet tiltakslister og arbeidet med forbedringer er igangsatt. Bortsett fra PD er også alle lister sendt drift, hvor det fremkommer hvilke punkter de er ansvarlige for å utbedre, samt komme med en tilbakemelding på når det er utarbeidet fra deres side. Det ble ikke oppdaget større avvik på noen av rundene. Samtidig er det mange saker som gjentar seg årlig, som dårlig luft, dårlig lys, etc.

2 Det ble også påpekt i møtet at saker som meldes drift ikke rettes opp. LAMU påpekte også dårlig vask i P35 den senere tiden. LAMU tar dette til orientering. HMS-koordinator vil utover våren purre jevnlig på drift for status på sakene. Dette også for å se etter at punktene i listen utarbeides. Sak : Sykefraværstatistikk for 2015 og 4. kvartal Det har i 4. kvartal vært en økning i sykefraværet ved flere av instituttene. Det har også vært en samlet økning for TKD fra 2,53 % til 3,78 %. Grunnet en større økning i sykefraværet på EST og MEK mot slutten av 2015 ba leder av LAMU om en kommentar på sykefraværet fra instituttlederne. Begge instituttlederne opplyste om at økningen i sykefraværet ikke er arbeidsrelatert. Under møtet påpekte også fakultetsdirektør at hun også å hadde ønsket få kommentere økningen i sykefraværet til LAMU-møtet. HMS-koordinator sender fakultetsdirektør en nøyere oversikt over sykefraværet i fakultetsadministrasjonen. Det samlede sykefraværet på 3,1 % i 2015 anses som akseptabelt av LAMU. Tatt til orientering. HMS-koordinator sender fakultetsdirektør en nøyere oversikt over sykefraværet i fakultetsadministrasjonen. Merknad: Det viser seg ved nøyere gjennomgang at det var feil i registreringen på fakultetsadministrasjonen. Ansatte ligger registrert med feil organisasjonsenhet. Korrekt registrering av organisasjonsenhet for ansatte følges opp av HR. Sak : Rutiner for håndtering av avvik HMS-koordinator fikk under LAMU-møte ansvaret for å finne informasjon om rutinene ved innrapportering av avvik til neste LAMU. Dette lå tilgjengelig på nettsidene fra Enhet for HMS. Fakultetsverneombud påpekte dårlig formulering i dagens rutine: «Kopi av svaret går til hovedverneombudet som sørger for at lokalt verneombud blir kjent med de sakene de skal vite noe om.». Dette er nå allerede utbedret av Enhet for HMS, med følgende formulering: «Kopi av svaret går til hovedverneombudet som sørger for at lokalt verneombud blir kjent med saken.» Således blir lokalt verneombud alltid klar over saken. LAMU stiller også spørsmål om en slik rutine burde vært utformet i flytskjema. Litt på siden: Under diskusjonen ble også likestilling/diskriminering knyttet til fordeling av midler et tema. Det ble bedt om at dette ble tatt opp med HR-sentralt og undersøke hvilke retningslinjer som finnes sentralt. Hvilken statistikk har vi på kjønn og tildeling? HMSkoordinator henvender seg til FOU-team og HR-sentralt. Det stilles også spørsmål om LAMU er det rette stedet å ta opp dette. Tas til orientering. Tilbakemelding til neste LAMU på spørsmålet rundt likestilling. HMSkoordinator gir også beskjed til Enhet for HMS om at rutine for avvik burde stå i flytskjema.

3 Sak : Oppdaterte lister for kontaktpersoner for farlig avfall, etasjeansvarlige P35 og verksted- og labansvarlige Alle lister er oppdatert og ligger tilgjengelig på K-området under HMS. Det påpekes at dette i liten grad er formidlet ut og bør komme med i nyhetsbrev. Denne informasjonen må gjentas så ansatte husker på det. Nebojsa opplyser om at det nå har kommet tall på vestene til etasjeansvarlige. Dette skal gjøre de mer synlig når brannalarmen går. Samtidig påpekes det også at det er dårlige rutiner på hvor vi møtes ute ved brannalarm. På PD er det også uklart hvem som har ansvaret når alarmen går. Studentassistenter er stedfortredere. En tilbakemelding på dette har vært etterspurt tidligere og det trengs en avklaring. HMS-koordinator gir beskjed om at oppdaterte lister kommer med i nyhetsbrevet og undersøker/får en avklaring på PD. Sak : Arbeidsplassvurderinger for nyansatte 2015 Arbeidsplassvurderingene vil bli gjennomført av senior HMS-rådgiver og fysioterapeut Kristin Kielland. LAMU tar dette til orientering. LAMU ønsker tilbakemelding til neste møte på hvordan dette gikk. Sak : Innspill til HMS-handlingsplan HMS-koordinator og HR-seksjonssjef fortsetter arbeidet med handlingsplanen knyttet til notat fra Stamina. I den forbindelse ønsket de innspill på hvordan vi videre bør gå frem. LAMU kom med mange gode innspill som tas med i den videre prosessen. HMS-koordinator videreformidler innspillene til HR-seksjonssjef som fortsetter det videre arbeidet med planen. Sak : Status for HMS-samtaler 2015/2016 Fakultetsadministrasjonen skal være med i et prøveprosjekt for å finne en best mulig måte å gjennomføre HMS-samtaler. Det påpekes i LAMU at kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet må bli en positiv prosess og gjennomføres på en god måte. LAMU ønsker en tilbakemelding på tidsperspektiv på denne prosessen.

4 HMS-koordinator tar denne informasjonen videre til HR-seksjonssjef og kommer tilbake med tidsperspektiv i denne prosessen. Sak : HMS-revisjon 2016 LAMU synes det er uklart hvordan Enhet for HMS ønsker å starte denne revisjonsprosessen og hva de egentlig etterspør. Det trengs en bedre oversikt over hvilke HMS-kurs ledere har. Dette bør settes inn i en tabell på hvem som har gjennomført og når. Samtidig stiller LAMU seg spørsmål om hva som er et minimumskrav. Trenger alle ledere å gjennomføre 5-dagers generelt HMS grunnkurs uavhengig av hva de har av kurs fra før? LAMU etterspør en målrettet oversikt over hva nye ledere må gjennomføre av HMSopplæring. Dette gjerne modulbasert. Enhet for HMS inviteres til DLM i mars, hvor også fakultetsverneombud ønsker å være tilstede. Tatt til orientering. HMS-koordinator tar med dette tilbake til HMS-forum og Enhet for HMS. Sak : Status på risikovurdering av utstyr på TKD Nebojsa orienterte om arbeidet med risikovurderinger på TKD. Det er funnet ut at det er upraktisk og alltid være to tilstede, og det vil bli benyttet alarmer isteden. Dette arbeidet starter på MEK i nær fremtid. Hvis dette er en god løsning vil den bli brukt flere steder. Tas til orientering. Sak : Status for arbeidet med samordningsavtaler HMS-koordinator la frem status for samordningsavtaler. De første samordningsavtalene er nå utarbeidet på MEK. Det vil antageligvis komme noen justeringer av avtalen fremover. Det ble nevnt at samordningsavtaler har i liten grad vært brukt, så retningslinje og skjema er i liten grad testet ut. Det ble også informert om at det i samarbeid med Enhet for HMS vil avklares om gjesteforelesere, personer i arbeidstrening fra NAV også vil gå innunder en slik avtale. Dette skal også avklares med arbeidstilsynet. LAMU tok dette til orientering og HMS-koordinatorer gir på et senere tidspunkt LAMU en statusoppdatering på det videre arbeidet, samt i hvilke tilfeller avtalen skal benyttes. Sak : Annet fra HMS-forum

5 HMS-koordinator informerte om annet som kom opp under HMS-forum Dette innbar blant annet oppdatering om HMS-håndbok i prosjektrom i Public 360, at det pr er inngått ny avtale med bedriftshelsetjenesten Stamina helse og ny rutine for innmelding av yrkesskader til NAV/SPK. Tatt til orientering. Sak : Eventuelt Som nevnt i sak ble det meldt inn en sak under eventuelt. HMS-koordinator informerte om at Astrid Oust Janbu er gjenvalgt som fakultetsverneombud fra under møte med verneombudene den Verneombudene som ikke deltok mottok en e-post hvor de ble bedt om å gi en tilbakemelding innen på de godkjente eller ikke godkjente at Astrid gjenvelges som fakultetsverneombud for kommende periode. Den hadde fire av fem verneombud som ikke deltok i møtet godkjent at Astrid gjenvelges som fakultetsverneombud. Manglende svar fra et verneombud. Derfor er Astrid Oust Janbu gjenvalgt som fakultetsverneombud. Referatet fra møtet med verneombudene vil være tilgjengelig på K-området. Tas til orientering.