Cicignon Lokalsamfunn Årsmøte for Cicignon Lokalsamfunnsutvalg 12. mars 2015 Kafé Nyt Saksliste 1. Åpning av leder 2. Konstituering av årsmøte: a. Godkjenning av innkalling b. Erklære møtet for lovlig satt c. Valg av møteleder d. Valg av referent e. Valg av to personer til å underskrive årsmøteprotokollen 3. Årsberetning 4. Regnskap med revisjonsrapport 5. Valg av nytt styre 6. Godkjenning av vedtekter 7. Innkomne saker 1 S i d e
1. Åpning av leder 2. Konstituering av årsmøte 3. Årsberetning 2014 3.1. Styret Styrets sammensetning for 2014/2015: Leder og webansvarlig: Ole Henrik Leister Kasserer: Tina Bergstrøm Sekretær: Grethe Elisabeth Aarvig Styremedlem: Iacob S. Iuell Nordby Styremedlem: Knut Møller-Jensen Styremedlem: Per Erik Sørensen 1. varamedlem: Gunnar Bergstrand 2. varamedlem: Kjell Jørgen Holbye Revisor 1: Jan Erik Danielsen Revisor 2: Øyvind Aarvig Valgkomité: Hele styret har fungert som valgkomité 3.2. Styremøter Det har vært avholdt seks styremøter siden forrige årsmøte (13. mars 2014): Tirsdag 22. april 2014 Tirsdag 17. juni 2014 Tirsdag 2. september 2014 Tirsdag 14. oktober 2014 Torsdag 15. januar 2015 Torsdag 26. februar 2015 3.3. Oppsummert agenda fra styremøtene 1. Godkjenning av referat fra forrige møte 2. Økonomi 3. Søknader om økonomisk støtte 4. Saker fra velforeningene 5. Oppfølgingssaker: a. Sykehuset b. Trafikksikringstiltak i Ryenveien/Hassingveien c. Kastanjetrærne i Rektor Westerns gate 2 S i d e
d. Trygghetsvandring e. Premiepenger for trygghetsvandring f. Innmelding i Brønnøysundregistrene 6. Opprusting av Cicignon-parken a. Planlegging av sosialt arrangement 7. «Nytt fra kommunen» 8. Eventuelt 3.4. Økonomisk støtte (punkt 3 på styremøte-agendaen) Utvalget mottok fem søknader om pengestøtte i 2014: 3.5. Saker fra velforeningene (punkt 4 på styremøte-agendaen) Det er sju velforeninger i området: Apenesfjellet * Bellevue Bydalen Cicignon Guldbergsiden* Kiær * Lahellemoen* * velforeningen har liten/ingen aktivitet Her er en kort oppsummering fra det som har blitt rapportert inn fra velforeningene: Bydalen vel: Arrangementer i løpet av 2014: Vårdugnad lørdag 10. mai 2014 Trygghetsvandring 29. oktober 2014 Julegrantenning ved lekeplassen på lille julaften (23. desember 2014) Cicignon Bydelsforening: Arrangerte sommerfest for beboerne på Cicignon i august 2014. De planlegger et tilsvarende arrangement i år. Jobber ellers med oppfølging av planene på sykehusetomten. 3 S i d e
3.6. Oppfølgingsaker (punkt 5 på styremøte-agendaen) a) Sykehuset: Styret følger nøye med på planene rundt sykehustomten. Det vurderes et informasjonsmøte i samarbeid med Cicignon Bydelsforening for å informere beboerne i området om utbyggingsplanene. b) Trafikksikringstiltak i Ryenveien/Hassingveien: Det har vært meldt inn en bekymringsmelding fra beboerne langs Ryenveien/Hassingveien om at hastigheten på bilene som passerer har økt etter at nye parkeringsbestemmelser har trådt i kraft. Styret i CLSU har skrevet brev til Fredrikstad kommune der vi deler vår bekymring. Beboerne i området har dialog med kommunen og følger opp saken videre. c) Kastanjetrærne i Rektor Westerns gate: Det har vært meldt inn bekymring rundt kastanjetrærne i Rektor Westerns gate. Bekymringen går ut på at det har vært asfaltert helt inntil trestammene samt graving i området rundt trærne. Noen av trærne er i dårlig forfatning. Styret har sendt brev til Fredrikstad kommune, men har blitt informert om at det er Jernbaneverket (ROM Eiendom) som eier tomten der trærne står. Brevet er derfor videresendt Jernbaneverket. d) Trygghetsvandring: Styret i CLSU gjennomførte en trygghetsvandring i september 2013. Fokus for vandringen var å se på skoleveien mellom Brønneløkkveien/Lislebyveien og Cicignon skole. Vi meldte inn flere trafikkfarlige steder til Fredrikstad kommune. Disse er nå tatt med i «Trafikksikkerhetsplan 2014-2017». Styret følger opp saken fremover. Vi vurderer også å gjennomføre en ny trygghetsvandring i løpet av 2015. e) Premiepenger for trygghetsvandring: Cicignon Lokalsamfunn ble tilgodesett med en premie på 5.000,- kr. fra Fredrikstad kommune for arbeidet vi la ned rundt trygghetsvandringen i 2013. Vi valgte å kjøpe inn refleksbånd til alle skolens elever på Cicignon. Disse ble delt ut i begynnelsen av oktober 2014. f) Innmelding i Brønnøysundregistrene: Dette har vært en langdryg prosess pga. manglende dokumentasjon (stiftelsesdokument og vedtekter), men vi håper å komme i havn med dette i nær fremtid. 3.7. Cicignon-parken (punkt 6 på styremøte-agendaen) På styremøte 22. april kom grøntforvalter fra Fredrikstad kommune, Inger Hilmersen, og informerte om opprustingen av Cicignon-parken (også kjent som Sjømannsparken). Styret er meget positive til arbeidet som gjøres og synes resultat så langt er veldig bra. a) Innvilget 9.000,- kr. til arrangement i Cicignon-parken: Styret ble oppfordret av kommunen til å søke om midler til et sosialt arrangement som kan være samlende for beboerne i Cicignon lokalsamfunn. Vi søkte dermed om penger til å markere arbeidet som har blitt gjort i Cicignon-parken, og fikk innvilget 9.000,- kr. til dette. Arrangementet er foreløpig under planlegging, men vi jobber ut ifra å arrangere dette torsdag 9. mai. 3.8. «Nytt fra kommunen» (punkt 7 på styremøte-agendaen) Kate Hoel, vår lokalsamfunnskoordinator sender relevant informasjon til Leder som igjen videresender til Styrets medlemmer samt velforeningslederne. Eksempler på informasjon fra kommunen har vært: Høringsdokument: Kommunedelplan for folkehelse 2015-2018 4 S i d e
Barnehage og skolebruksplan 2015-2025 Høringsdokument: Trafikksikkerhetsplan 2014-2017 Garasjesalgdagen 2015 Referat fra Forumsmøtene for utvalgslederne Kommunen har arrangert to «Forumsmøter for utvalgsledere» i løpet av 2014 (11. juni og 27. november). Leder og kasserer deltok på møtet i juni og kasserer deltok på møtet i november. 3.9. Hjemmeside Hjemmesiden blir fortløpende oppdatert og er ment som en informasjonskanal til de som ønsker å følge arbeidet til Cicignon LSU. Adressen til hjemmesiden er: www.fredrikstad.no/samfunn/cicignon 5 S i d e
Cicignon 8. mars 2015 Ole Henrik Leister Leder i Cicignon Lokalsamfunnsutvalg 6 S i d e
4. Regnskap 2014 Lim inn dokument fra revisor som viser godkjenning av regnskapet. 7 S i d e
8 S i d e
5. Valg av nytt styre Styremedlem: Ole Henrik Leister Styremedlem: Tina Bergstrøm Styremedlem: Grethe Elisabeth Aarvig Styremedlem: Iacob S. Iuell Nordby Styremedlem: Knut Møller-Jensen Styremedlem: Per Erik Sørensen Varamedlem: Gunnar Bergstrand Varamedlem: Kjell Jørgen Holbye Revisor 1: Jan Erik Danielsen Revisor 2: Øyvind Aarvig Styret konstituerer seg på første styremøte etter årsmøtet. Styret består av følgende verv: Leder Nestleder Sekretær Kasserer 2 styremedlemmer 2 varamedlemmer 6. Godkjenning av vedtekter Se eget dokument. 7. Innkomne saker Ingen saker er innmeldt. 9 S i d e