Protokoll fra ordinært sameiermøte i Herregårdsterrassen Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 27.03.2014 Møtetidspunkt: 18:00 Møtested: Til stede: Ljan menighetshus 29 seksjonseiere, 7 representert ved fullmakt, totalt 36 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Mona Kvandahl. Møtet ble åpnet av Gro Gjermundsen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Gro Gjermundsen foreslått. Vedtak: Gro Gjermundsen ble valgt. B Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene (og eventuelt fullmakter) som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Mona Kvandahl foreslått, og til å signere protokollen ble Inez Sigurdsson foreslått. Vedtak: Valgt D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Sameiermøtet gjorde oppmerksom på at styret hadde delt ut innkallingene 1 dag for sent. Det ble tatt opp til votering om møtet var lovlig satt. Vedtak: Vedtatt ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 Behandling av årsberetning for 2013 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Behandling av årsregnskap for 2013 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4 Behandling av budsjett for 2014 Styret orienterte om grunnlaget for budsjett 2014. 5 Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 150 000,-. Vedtak: Vedtatt ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Behandling av innkomne forslag og saker 6.1 Forslag fra styret: Rehabilitering av terrasser, nedsettelse av komite. For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen. Styrets innstilling: Det nedsettes en egen komite som sammen med styret utarbeider en plan for rehabilitering av terrassene inkl. skillevegger. Komiteens mandat fastsettes av styret. Endelig forslag legges fram på sameiermøtet 2015. Etter noen diskusjoner ble det fremmet forslag om at styrets innstilling endres til: Endelig forslag legges fram på et ekstraordinært årsmøte innen Sankthans 2014. Vedtak: Nytt forslag ble tatt opp til votering og vedtatt. 6.2 Forslag fra J.Karlsen, P.Iversen, P.Brandt Hovland: Forslag til nytt punkt i vedtektene (2/3-flertall) For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen Det stemmes over styrets endrede forslag. Styret foreslår at følgende tekst legges til som et punkt under Vedtektenes 8: Ved større vedlikehold og oppgraderinger av sameiets eiendom, som ikke kan finansieres over det ordinære årlige vedlikeholdsbudsjettet, skal sameiet benytte seg av uavhengige konsulentfirmaer for vurdering av behovet for vedlikehold og oppgradering, innhenting og vurdering av tilbud, samt nødvendig oppfølging av arbeidene gjennom hele utførelsesperioden. Hovland trakk sitt forslag og styret trakk sin innstilling til endring av vedtektenes 8- Vedtak: Det ble tatt opp til votering om forslagene kunne trekkes. Vedtatt.
6.3 Forslag fra Jan Fredrik Torgersen: Vannlekkasjer fra terrasser og utvendige vegger For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen A) Vannlekkasjer fra terrasser og utvendige vegger Jeg ønsker fortrinnsvis en konkret handlingsplan fra styret over hva som har blitt utført av arbeider på terrasser/ utvendige vegger og hva som er planlagt å utføre fremover. Styrets innstilling. Styret vil redegjøre for saksgang når det oppstår lekkasjer. Vedtak: Styret redegjorde for sameiermøtet hvordan saksgangen er med vannlekkasje. B) Ansvarsforhold ved vannlekkasje utenfra og inn i boliger Når skader ikke dekkes av sameiets forsikring, er det på det rene at det er sameiet som har det økonomiske ansvar ved vannskader som oppstår etter lekkasjer utenfra (med mindre lekkasjen skyldes en beboers manglende rens av sluk/renne). Når sameiet har det økonomiske ansvar, er det styrets oppgave å engasjere håndverker hvis det er behov for det (Husordensreglene VIII). Styret ser ikke at det er nødvendig å regulere dette ytterligere gjennom et årsmøtevedtak. Styrets innstilling: Forslaget vedtas ikke (det foretas ingen avstemning). Ansvarsforhold med vannlekkasje utenfra og inn i boliger er ivaretatt av styret. C) Jan Fredrik Torgersen ønsket en avstemming over hva sameiet er ansvarlig for å dekke av kostnader og eventuelt tapte leieinntekter/ felleskostnader ved reparasjon etter vannlekkasjer fra terrasser eller utvendige vegger og inn i boliger. Felleskostnadene skal dekke sameiets generelle drift, og er ikke knyttet til den enkelte seksjon (Eierseksjonsloven 23). Felleskostnadene må derfor holdes utenfor spørsmål om erstatning, og seksjonseier er i alle tilfeller ansvarlig for å betale disse. Erstatning av tapte leieinntekter som følge av vannskade er ikke direkte regulert verken i Eierseksjonsloven eller sameiets vedtekter. Styrets forståelse, basert på egne undersøkelser, er at alminnelig erstatningsrett tilsier at sameiet kun er ansvarlig for de direkte, bygningsmessige kostnadene ved en slik vannskade. Sameiets ansvar omfatter dermed ikke tapte leieinntekter. Dette harmonerer med sameiets forsikringsvedtekter 3 og 8, som sier at hhv. skader på inventar og oppholdsutgifter utenfor hjemmet pga. ubeboelighet må søkes dekket på den enkeltes hjem/innboforsikring.
Styret fremmer eget forslag om et tillegg i forsikringsvedtektene for å presisere at sameiet ikke er ansvarlig for tapte leieinntekter/næringsinntekter. Styrets innstilling: Forslaget vedtas ikke (ingen avstemning foretas) Styrets forslag: Som et tilleggspunkt i Forsikringsvedtektene 8 legges det til følgende: Leieinntekter/ næringsinntekter den enkelte måtte ha, dekkes ikke av sameiet. Først ble styrets innstilling tatt opp til votering. Vedtak: Det ble vedtatt at sameiets ikke er ansvarlig å dekke tapte leieinntekter/felleskostnader/næringsinntekter. Styrets forslag om endring av forsikringsvedtektene ble tatt opp til votering. Vedtak: Forslaget ble ikke vedtatt. 6.4 Forslag fra Judith Karlsen For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen A) Nytt dekke gangbro Styret er enig i at dekket ikke er pent, men ønsker ikke å øremerke penger til dette i 2014-budsjettet, da vi må prioritere reparasjon av utette terrasser og utbedring av vannskader. B) Gamle søppelsjakt- lokk Styret er positive til forslaget, men ønsker å undersøke kostnadene ved dette. Arbeidet settes på listen over vedlikeholdsoppgaver.
C) Lekkasjer fra terrasser. Styres vurdering: Styret viser til vedtekter og husordensregler som omhandler den enkelte eiers vedlikeholdsplikt, herunder vedlikehold av terrasser, og ønsker å fokusere på denne plikten. Styret har likevel planlagt at vaktmester skal sjekke/ kontrollere diverse i hver seksjon dette året. Et av punktene er å kontrollere at sluk og renner er åpne (et annet er fravær av elektrisk kjøkkenvifte). Det er ikke planlagt at dette blir en årlig sjekk, da det vil være for tidkrevende. Det er viktig å understreke at de fleste lekkasjene den siste tiden skyldes dårlig membran/dekke og tette/ødelagte rør som er innebygd i vegger. Styret viser for øvrig til egen sak om rehabilitering av terrassene. 6.5 Forslag fra Per Brandt Hovland og Bjørg Høysæter For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen. A) Sikring mot adkomst til taket Styret deler forslagsstillers vurdering. Styrets innstilling: Forslaget vedtas. B) Lys i søppelrommet Styret deler forslagsstillers vurdering. Styrets innstilling: Forslaget vedtas. Vedtak: Styrets innstilling ble vedatt.
C) Skilleveggene Styret deler forslagsstillers bekymring for tilstanden til skilleveggene, men de foreslåtte tiltakene må vurderes opp mot tidspunkt for evt. totalrehabilitering av terrasser, inkl. skillevegger. Styret ønsker ikke å garantere at det blir gjort noe med skilleveggene i 2014. 6.6 Forslag fra Inez Sigurdssøn For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen. A) Trimrommet Styret ser ikke behov for en egen gruppe for denne oppgaven. Styret ivaretar dette ansvaret, og vi har egen serviceavtale knyttet til kontroll og vedlikehold av apparatene. B) Kruttverkveien Kruttverkveien vedlikeholdes av Oslo kommune. Bymiljøetaten har en elektronisk meldingstjeneste for å varsle om feil og mangler ved kommunale anlegg: http://www.bymiljoetaten.oslo.kommune.no/meldingstjeneste/ Styret benytter denne tjenesten jevnlig, senest da kommunen skiftet sluk i Kruttverkveien. Styret oppfordrer alle beboerne til å melde fra om manglende asfaltering/hull i veien - da er det større sjanse for at noe blir gjort. Styrets innstilling: Forslaget vedtas.
C) Bod-dører Styret støtter ikke forslaget om å øremerke midler til å skifte alle bod-dører. Det er ca. 55 dører inkl. OL-dører (til EL-tavler) og det blir en stor kostnad for sameiet (minst kr. 200 000). Skifte av dører settes på listen over vedlikehold og styret må vurdere en gradvis utskiftning opp mot andre vedlikeholdsoppgaver. D) Broen Styret viser til praktisk talt samme forslag fra Judith Karlsen, og foreslår at det kun stemmes over dette. Vedtak: Se voteringen til forslaget fra Judith Karlsen (A) E) Terrassene Styret støtter forslaget, men foreslår at årsmøtet stemmer over styrets eget forslag i denne saken. Vedtak: Se vedtak under pkt. 6.1 6.7 Forslag fra Per Iversen: Mindre vedlikeholdsoppgaver For fullstendig saksfremstilling; se årsberetningen Dette er løpende vedlikeholdsoppgaver som styret gjerne gir prioritet i 2014. Arbeidet med flere av punktene er allerede igangsatt og står på liste over vedlikehold og/eller oppgaver for vaktmester. Styret ønsker imidlertid ikke å øremerke penger i budsjettet ved å vedta forslaget (dette gjelder spesielt utbedring av punkterte vinduer, som kan bli en vesentlig kostnad), men vil vurdere dette opp mot andre løpende og akutte vedlikeholdsbehov. Vedtak: Styrts innstilling ble vedtatt. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7 Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 2 år, ble Lars Vestby foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som styremedlem for 2 år, ble Vegard Nilsen foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon C Som varamedlem for 1 år, ble John Haga og Toril Fjærvoll foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon D Som representant i valgkomitéen for 1 år, ble Pia B. Huitfeldt og Gro Gjermundsen foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtet ble hevet kl.: 20:00. Protokollen signeres av Gro Gjermundsen/s/ Møteleder Mona Kvandahl/s/ Referent Inez Sigurdsson/s/ Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder Lars Vestby Herregårdsvn 8A 2014-2016 Styremedlem Mette Eknæs Herregårdsvn 8A 2013-2015 Styremedlem Vegard Nilsen Herregårdsvn 8A 2014-2016 Varamedlem John Haga Herregårdsvn 8B 2014-2015 Varamedlem Toril Fjærvoll Herregårdsvn 8B 2014-2015 Oslo den 28. mars 2014