Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jon Ola Syrstad 026 14/1162 Saksnr Utvalg Type Dato 058/14 Formannskapet PS 27.08.2014 041/14 Kommunestyret PS 10.09.2014 Mandat for prosess kring endring av kommunestruktur Felles framlegg for Forsand kommune, Strand kommune, Hjelmeland kommune Rådmannens forslag til vedtak: 1. Strand kommune går inn i drøftingar med Hjelmeland kommune og Forsand kommune for å avklare om det er grunnlag for samanslåing av kommunane som ein del av kommunereforma, samt så langt mogleg avklare dei utfordringane som er nemnde i utgreiinga. Målet er at kommunestyret kan gjere vedtak i spørsmålet om kommunesamanslåing hausten 2015 slik at ein eventuell ny kommune blir sett i verk frå 01.01.2018. 2. Ordføraren, varaordføraren og rådmannen blir oppnemnde som Strand kommune sine representantar i drøftingane. Jørpeland 14.08.2014 Jon Ola Syrstad rådmann Formannskapet - 058/14 FOR - behandling: Einar Berge, V fremmet tilleggsforslag til punkt 2 i innstillingen slik: Ordfører, varaordfører, gruppeleiar for det største opposisjonspartiet og rådmannen blir oppnemnde som Strand
kommune sine representantar i drøftingane. Rådmannen sin innstilling sammen med tilleggsforslaget til Einar Berge ble enstemmig vedtatt. FOR - vedtak: 1. Strand kommune går inn i drøftingar med Hjelmeland kommune og Forsand kommune for å avklare om det er grunnlag for samanslåing av kommunane som ein del av kommunereforma, samt så langt mogleg avklare dei utfordringane som er nemnde i utgreiinga. Målet er at kommunestyret kan gjere vedtak i spørsmålet om kommunesamanslåing hausten 2015 slik at ein eventuell ny kommune blir sett i verk frå 01.01.2018. 2. Ordføraren, varaordføraren, gruppleiar for det største opposisjonspartiet og rådmannen blir oppnemnde som Strand kommune sine representantar i drøftingane. Kommunestyret - 041/14 KOM - behandling: Kristoffer Amdal, H, fremmet slikt tilleggsforslag til innstillingen fra formannskapet: Strand sine representanter tar kontakt med tilsvarende grupper i Forsand, Hjelmeland og Suldal. Hensikten er å i fellesskap ta kontakt med statsråden i Kommunaldepartementet for å få avklart om en effektiv storkommune i Ryfylke kan utløse midler til infrastruktur tilsvarende oppgradert veg Tau-Sand-Suldal og fjordkryssing over Jøsenfjorden. Ved voteringen ble innstillingen fra formannskapet enstemmig vedtatt. Tilleggsforslaget fra Amdal fikk 5 stemmer, H, og falt. KOM - vedtak: 1. Strand kommune går inn i drøftingar med Hjelmeland kommune og Forsand kommune for å avklare om det er grunnlag for samanslåing av kommunane som ein del av kommunereforma, samt så langt mogleg avklare dei utfordringane som er nemnde i utgreiinga. Målet er at kommunestyret kan gjere vedtak i spørsmålet om kommunesamanslåing hausten 2015 slik at ein eventuell ny kommune blir sett i verk frå 01.01.2018. 2. Ordføraren, varaordføraren, gruppleiar for det største opposisjonspartiet og rådmannen blir oppnemnde som Strand kommune sine representantar i drøftingane.
Saksopplysninger: Vedlegg: Referat frå møte om prosess kring kommunereform (L)(455962) Samandrag Stortinget har gjort vedtak om ein kommunereform og at det skal vere regionale prosessar frå hausten 2014. I møte 20.06.2014 var Hjelmeland kommune, Strand kommune og Forsand kommune samde om at kommunestyra i dei tre kommunane skal behandle sak om mandat for drøftingar om ei eventuell samanslåing med sikte på endeleg vedtak hausten 2015. Rådmennene har utvikla felles saksframlegg og tilrår at kommunestyra gjer vedtak om å gå inn i ein slik prosess. Bakgrunn Stortinget handsama framlegg til vidare arbeid med kommunereforma den 18. juni 2014. Regjeringa sitt opplegg for kommunereforma fekk i hovudsak tilslutning. Stortinget vedtok eit tillegg: «Parallelt med kommunereforma må regjeringa gjennomgå og samanstille utredningar gjeldande mellomnivået og sjå desse i samanheng med reforma utan at dette skal forseinke arbeidet med kommunereforma for primærkommunane. Stortinget stadfester at gjennomgangen av oppgåvene til kommunane må inkludere oppgåvene som skal liggje til eit folkevald regionnivå/mellomnivå/færre fylkeskommunar.» Dette inneber at det er fleirtal på Stortinget i denne perioden for at Noreg skal få ny kommunestruktur, seinast innan 1. januar 2020 (vedtak om struktur våren 2017). Kommunane vert oppmoda om å sjølv greie ut alternativ for kommunesamanslåing. Fylkesmannen vil formelt få i oppdrag, saman med KS, å vere prosessansvarleg i dialog med kommunane i dei respektive fylka. Det vil bli utarbeidd prosessrettleiarar og andre verkty som kommunane skal kunne nytte seg av. Fylkesmannen vil starte arbeidet med tilrettelegging av prosessane i august 2014. I møte den 20.06.2014 mellom politisk og administrativ leiing for kommunane Forsand, Strand og Hjelmeland, og med varaordførar frå Suldal som observatør, var det semje om at rådmennene i dei tre kommunane i Ytre Ryfylke skal utarbeide eit felles saksframlegg om mandat for vidare prosess kring endring av kommunestruktur i Ytre Ryfylke. Saka skal fremjast i alle kommunane i første ordinære møte etter sommarferien. Sentrale føringar for prosessen Regjeringa legg opp til at det vert sett i gang regionale prosessar hausten 2014 som skal avsluttast seinast innan utgangen av 2016. Det vil bli lagt fram ei stortingsmelding våren 2015 som også skal omfatte ny oppgåvedeling mellom forvaltningsnivåa. Fylkesmannen får formelt ansvar for dei regionale (fylkesvise) prosessane, i nært samarbeid med KS og kommunane.
Det skal utarbeidast ulike typar verkty, t.d. prosessrettleiar og opplegg for spørjeundersøking. Regjeringa legg vidare opp til to ulike løp i reformperioden. For kommunar som vedtek samanslåing seinast hausten 2015 vil departementet legge til rette for at samanslåing skal kunne vedtakast på nasjonalt nivå i løpet av våren 2016. Dette vil tilseie at samanslåing kan tre i kraft frå 1. januar 2018. Det inneber at det må haldast ekstra kommunestyreval hausten 2017. Det er ein føresetnad for eit slikt løp at det er likelydane vedtak i dei aktuelle kommunane. Departementet vil vurdere om dei føreslåtte samanslåingane er i tråd med måla for reforma. Det blir lagt fram Proposisjon om ein heilskapleg kommunestruktur til Stortinget våren 2017. Dette inneber at kommunane gjer vedtak innan sommaren 2016. Departementet legg til grunn med dette alternativet at ny kommunestruktur vil settast i verk seinast frå 1. januar 2020. Det inneber at kommunestyrevalet 2019 vil vere i høve til ny kommune. Lokal prosess i Ytre Ryfylke Med formell bakgrunn i vedtak i Stortinget om ein kommunereform med sikte på å ha ein ny kommunestruktur gjeldande seinast frå 1. januar 2020, og med grunnlag i sjølvstendige erfaringar om stadig auka behov for interkommunale samarbeid, er det grunnlag for at Forsand kommune, Strand kommune og Hjelmeland kommune vedtek å starte ein formell prosess kring ein mogleg kommunesamanslåing. Hovudmålet med prosessen er å avklare eit grunnlag som gjer det mogleg for kommunestyra i dei respektive kommunane å ta stilling til spørsmålet om samanslåing. Dersom kommunestyra sluttar seg til eit mandat for den vidare prosessen, skal ein forsøke å legge opp til at dette ikkje tek meir tid enn nødvendig. Det bør vere eit mål at dersom kommunestyra vedtek samanslåing, skal ny felles kommune vere etablert frå 1. januar 2018. Det inneber at det skal haldast ekstraordinære kommunestyreval hausten 2017. Det er viktig å presisere at det enno ikkje er teke noko val i nokon av kommunane om kva resultatet av denne prosessen skal vere. Alle tre kommunane har ulike og alternative modellar for løysing av dei kommunale oppgåvene, anten det inneber å halde fram som ein sjølvstendig kommune som i dag, eller samarbeide med andre kommunar enn i Ytre Ryfylke m.v. Det skal vere høve for alle kommunane, sjølv om ein blir med i prosessen om nødvendige avklaringar heilt og fullt, å kunne trekke seg ut heilt fram til det føreligg bindande vedtak. Det inneber samstundes at det er opp til den einskilde kommune å sjølv ta stilling til korleis ein ynskjer å handtere prosessen i høve til eigen organisasjon og i høve til innbyggjarane. Ein viktig føresetnad for å lukkast med ei mogleg kommunesamanslåing er at ein maktar å einast om felles utfordringar, visjonar og mål. Dersom kommunane ynskjer å gå vidare med samanslåingsprosessen, vil det derfor vere viktig å bli samde om ein intensjonsavtale for kva
ein ynskjer å oppnå med ei samanslåing. Utarbeiding av ein intensjonsavtale kan gjerast så snart kommunestyra har slutta seg til den vidare prosessen. Kommunesamanslåingsprosessar føreset at ein legg til rette for god innbyggjarmedverknad. Det er viktig at innbyggjarane får eit grunnlag for å forstå kva kommunesamanslåing vil innebere på same måten som dei folkevalde. Utfordringar i høve til eksisterande og ny oppgåveløysing, kompetansetilgang og kapasitet, tilstrekkeleg distanse til tenesteutøvarar, valfridom, krav til økonomiske effektiv drift, eit vel fungerande lokaldemokrati og funksjonell og heilskapleg samfunns- og arealutvikling er argument som tilseier større kommunar og er grunnar for å greie ut mogleg kommunesamanslåing. Samstundes skal ein vere tydeleg på at store geografiske regionar, ferjesamband, dårlege vegar, større avstand til politisk og administrativ leiarskap, demokratisk deltaking og representasjon, flytting av arbeidsplassar osb., er utfordringar som også må løysast. Prosessen må avklare eventuelt forslag om endring av noverande kommunegrenser. Dette kan m.a. vere aktuelt for Hjelmeland kommune. Ombo er t.d. i dag delt i to kommunar. Ein bør tidleg avklare om dette framleis skal vere gjeldande, eller om Ombo skal følgje med anten Finnøy eller Hjelmeland i reformarbeidet. Ein må også avklare om det er grunnlag for at t.d. Jøsenfjorden i Hjelmeland kommune framleis skal høyre til der, eller om det er eit ynskje blant innbyggjarane i det vidare å vende seg mot Suldal. Desse og andre moglege eksempel på konsekvensar av ein kommunereformprosess må greiast ut. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har sagt at det skal utarbeidast diverse verkty for dei lokale og regionale kommunesamanslåingsprosessane. M.a. skal det utarbeidast ein spørjeundersøking som kommunane kan nytte som formelt høyringsalternativ i staden for ei folkeavrøysting. Ei spørjeundersøking vil gi eit betre grunnlag for eit nyansert syn på om ein ynskjer samanslåing med andre kommunar enn det ei folkeavrøysting kan gjere. Det vil då vere viktig at ein arbeider aktivt for å syte for gode svarprosentar som gir eit statistisk tilfredsstillande grunnlag for å analysere folkemeininga. Dette må vurderast opp mot utfordringar med reine folkeavrøystingar (rådgjevande eller bindande) om ein t.d. får eit om lag 50/50 resultat med låg valdeltaking. Kommunane må arbeide målretta for å engasjere innbyggjarane for å få gode innspel og råd, både i høve til lovens formelle krav til innbyggjarmedverknad og i høve til andre former for folkemøte og informasjon. Det bør utarbeidast ein eigen kommunikasjonsstrategi der ulike former for kanalar blir vurdert, t.d. bruk av kommunanes heimesider, bruk av sosiale media osb. Lovar, føresegner, rundskriv Lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova). Økonomiske konsekvensar Regjeringa har lagt ulike økonomiske incentiv til grunn for kommunereformarbeidet. Departementet vil dekke nødvendige eingongskostnader etter ein standardisert modell og blir gjeldande for kommunar som slår seg saman i reformperioden (dvs. at det er fatta nasjonale vedtak innan 1.1. 2018).
Om tre kommunar slår seg saman og får eit samla innbyggjartal inntil 19 999 vil ein få 30 mill. kroner for dekking av eingongskostnader i reformperioden. Vidare vil kommunar som etter samanslåing har 15 000 29 999 innbyggjarar få 20 mill. kroner i reformstønad. Til saman vil ein Ytre Ryfylkekommune (Forsand, Strand og Hjelmeland) få 50 mill. kroner i eingongsstønad og reformstønad. Erfaringar frå samanslåinga av Vindafjord og Ølen syner at kommunesamanslåing er svært kostnadskrevjande. Tilskota til prosessen er derfor neppe større enn det som trengs. Dagens ordning med inndelingstilskot vil bli vidareført. Netto utslag etter inndelingstilskot synes å vere null. Tap av basistilskot ved samanslåing til ein kommune vert kompensert. Regjeringa legg opp til ein heilskapleg gjennomgang av inntektssystemet for kommunane i løpet av perioden. Dette skal sjåast i samanheng med kommunereforma. For kraftkommunane i Ytre Ryfylke vil det også vere viktig korleis innretninga for sal av konsesjonskraft vil arte seg. Ein auke i folketalet vil etter dagens ordning kunne innebere vesentlege årlege inntekter. Ein eventuelt vidare prosess vil måtte avklare dei økonomiske konsekvensane ved kommunesamanslåing. Sjølve samanslåingsprosessen inneber standardiserte ordningar. Framdriftsplan Aktivitet Forsand Hjelmeland Strand Felles oppstartmøte 20.06.14 20.06.14 20.06.14 Fylkesmannen presenterer prosessrettleiar, verktøy XX.08.14 XX.08.14 XX.08.14 Utarbeide framlegg til mandat for Frist XX.08.14 Frist 15.08.14 Frist 14.08.14 prosess Kommunestyret sin behandling av framlegg til mandat for vidare 24.09.14 03.09.14 10.09.2014 prosess Endeleg vedtak i kommunestyret Haust 2015 Haust 2015 Haust 2015 Mål med samanslåing mellom Forsand, Hjelmeland og Strand Det overordna målet i arbeidet med kommunestrukturen må vere å sikre gode tenester på alle kommunens tenesteområde til alle som bur i kommunen i samsvar med regjeringa sine intensjonar med kommunereforma. Kommunen er ikkje eit mål i seg sjølve, men eit verkemiddel til å etablere, formidle og utvikle gode tenester. Oppgåvene i kommunen er kompetansekrevjande og krava til kvalitet er aukande. Kommunen får utvida oppgåver og ansvar på mange felt og nye oppgåver blir overførde frå statlege og regionale organ til kommunane. Dette stiller store krav til kompetanse, robuste fagmiljø og stor utviklingskraft i kommuneorganisasjonen. Skal kommunen levere gode tenester no og i framtida må
ressursane nyttast så effektivt som råd og det stiller store krav til kompetent leiing og god organisering. Det er i dag eit omfattande interkommunalt samarbeid i regionen. Døme på dette er ITsamarbeidet, pedagogisk-psykologisk teneste, tilrettelagt arbeid (Avanti Ryfylke AS), plassar for mottak av utskrivne pasientar, legevakt, branntilsyn, brannsjef og skatteinnkrevjing. Og det blir arbeidd kontinuerleg med å legge til rette for samarbeid på nye område, slik som, ø- hjelp døgntilbod, velferdsteknologi, barnevern osb. Bakgrunnen for dette arbeidet er at vi på stadig nye område opplever at kommunane kvar for seg ikkje har kraft til å løyse oppgåvene på ein god måte. Det er vanskar med å rekruttere fagpersonar med rett kompetanse, det er små fagmiljø som er lite robuste ved sjukdom, skifte i stilling eller andre situasjonar med fråvær frå arbeidet, det er svake kompetansemiljø som ikkje har den utviklingskrafta som skal til for å gjennomføre systematisk forbetringsarbeid og ta opp nye oppgåver eller nye måtar å løyse oppgåvene på. Når fleire ulike oppgåver ligg til same stilling blir det ikkje høve til den spesialiseringa som krevst for å utvikle tenestene og kome krava frå brukarar og overordna styremakter i møte. Interkommunalt samarbeid blir eit botemiddel for å samle kompetanse og kraft til å sikre gode tenester når kvar kommune ikkje greier oppgåvene sjølve. Interkommunalt samarbeid kan fungere bra på mange område, og dei samarbeidstiltaka som er etablerte mellom kommunar i vår region er med på å sikre tenestene i kommunane. Men det er krevjande å få på plass slike løysingar, både i etableringsfasen og i driftsfasen og det går med store administrative ressursar til utvikling av samarbeidstiltak og til drift, samhandling og leiing. Interkommunalt samarbeid har og den effekten at fleksibiliteten i den kommunale ressursdisponeringa blir mindre. Midlar som er avsett til interkommunale samarbeid blir bundne opp i avtalar og felles satsingar og det blir vanskelegare å justere budsjettdisponeringar som går inn i fellesskapen enn disponeringar som gjeld for den einskilde kommunen. Utfordringar I prosessen mot avklaring av grunnlaget for ei eventuell kommunesamanslåing må vi også drøfte dei utfordringane som gjer seg gjeldande. Aktuelle spørsmål som må drøftast er mellom anna: Geografiske avstandar. Kommunen skal også i framtida gi tenester der folk bur. Men avstand til kommuneadministrasjonen/rådhuset vil bli større for mange. Kva verknad har dette i ei tid med stadig større grad av elektronisk kommunikasjon og døgnopen forvalting? Identitet. Endring av kommunestrukturen vil ta bort administrative einingar. Kva vil det ha å seie for den einskilde sin oppleving av identitet? Er identiteten knytt til den administrative eininga kommunen eller er den knytt til plassen han bur på eller staden han er oppvaksen? Nærleik mellom innbyggarane og dei som styrer. Større kommunar vil gi større opplevd avstand til dei som styrer i lokalsamfunnet. Nærleik er både eit gode og eit problem i lokal forvalting. Nærleik gir oppleving av reell påverknad, men det gir også ulike personar og ulike grupper ulik grad av påverknad og kan vere ei kjelde til forskjellsbehandling. Deltaking og engasjement. Større kommunar gir færre politiske verv og dermed færre aktive deltakarar i det lokalpolitiske arbeidet. Dei som er med i lokalpolitikken vil bli sterkare engasjerte og få meir kunnskap og erfaring. Dette kan gi ei profesjonalisering
av det lokalpolitiske arbeidet. Er færre politikarar med meir tid i politisk arbeid ei svekking eller ei styrking av lokaldemokratiet? Korleis vil ein oppleve politisk representasjon frå eigen, noverande kommune i eit nytt, felles kommunestyre? Kor mange representantar bør det vere i nye styre og utval for å gi god representasjon? Kulturforskjellar i organisasjonane. Erfaringar frå Vindafjord og Ølen syner at det å sy saman ulike organisasjonar med ulike kulturar kan vere krevjande. Desse punkta er nemnde som døme på spørsmål som må kome fram i drøftingane om kommunesamanslåing. Det vil og vere andre spørsmål som kjem til debatt i prosessen og som må bli vurderte når kommunane skal ta endeleg stilling til spørsmålet om ny kommunestruktur i regionen. Innkomne uttalar Ikkje aktuelt på dette steget i prosessen. Vurdering og konklusjon Stortinget har gjort vedtak om ein kommunereform og at det skal vere regionale prosessar frå hausten 2014. Dei tre kommunane Hjelmeland, Strand og Forsand er alt i dag deltakarar i interkommunalt samarbeid på mange område og har eit etablert og godt samarbeid også ut over dei spesifikke samarbeidsområda. Ekspertutvalet for kommunereforma har tilrådd at kommunane bør ha eit folketal på mellom 15000 og 20000 for å vere ein robust kommune med kompetanse og utviklingskraft til å løyse framtidsoppgåvene på ein god måte. Desse tre kommunane vil ha eit folketal på vel 16000 og det vil venteleg vere stigande mot 20000 i løpet av nokre år. Også endringane i kommunikasjonsmønsteret som kjem med Ryfast vil tale for at desse tre kommunane er ei høveleg eining i den nye kommunestrukturen. Det er slik sett eit godt grunnlag for at desse tre kommunane startar ein prosess for å avklare spørsmålet om kommunesamanslåing. Innbyggaren må stå i sentrum. Kommunen er ikkje til for dei tilsette eller for medlemene i dei politiske organa. Kommunen er til for å gi gode tenester til innbyggarane. Det er brukaren sine behov og kommunen si evne til å løyse oppgåver for innbyggarane, no og i framtida, som må vere det sentrale perspektivet i prosessen. Krava til kommunen er i stadig utvikling, og innovasjon og utviklingskraft vil vere kritiske faktorar for evna til å løyse oppgåvene framover. Ei eventuell kommunesamanslåing inneber store endringar for sentraladministrasjonen og for dei politiske strukturane i kommunen og relativt liten endring for dei tilsette i store delar av kommuneorganisasjonen elles slik som i skular, barnehagar, heimesjukepleie osb. Røynslene er at dersom slike endringsprosessar trekkjer ut i tid er det utmattande for organisasjonane og ei kjelde til uro, svak rekruttering og redusert effektivitet. Kommunane bør derfor ha ambisjon om å avklare spørsmålet om kommunestruktur så raskt som mogleg og syte for rask iverksetting av vedtaket. Hjelmeland, Strand og Forsand bør etter dette legge opp ein prosess som gir vedtak i løpet av 2015 og eventuell iverksetting av den nye kommunen frå 01.01.2018. Rådmennene i dei tre kommunane tilrår at kommunestyra gjer vedtak om å gå inn i ein prosess for å avklare spørsmålet om samanslåing av Hjelmeland kommune, Strand kommune og Forsand kommune med sikte på endeleg vedtak i løpet av hausten 2015 og
eventuell iversetting frå januar 2018.