REFERAT FRA ÅRSMØTET HEGRA IL 28.02.2012 Til stede: Marit Fossbakk, Lene Næsbø Wikmark, Rolf Einar Pedersen, Arve Haugen, Birgitta Trelstad Næsbø, Svein M. Håve, Inger Smågård, Martha Aspehaug, Tove Berg Fornes, Marta Kvaal, Ingrid G. Skogan, Marit Hernes, Roger Hernes, Solunn Almli, Knut Smågård, Anita Køteles og Gerda Vik. INNLEDENDE SAKER FOR ÅRSMØTET: SAK 1: INKALLING TIL ÅRSMØTET Utlysning av årsmøtet skjedde i rett tid i henhold til Hegra IL s forskrifter. Utlysningen ble lagt ut i Stjørdalens blad og på hjemmesiden til Hegra IL. Årsmøtet har ingen merknader til innkallingen. SAK 2: UTNEVNELSE AV MØTELEDER OG SEKRETÆR Årsmøtet blir enstemmig enig om at leder Rolf Einar Pedersen leder årsmøtet og at sekretær Marit Fossbakk skriver protokoll og referat. SAKSLISTE ÅRSMØTET: SAK 1:BEHANDLE HEGRA IL S ÅRSMELDINGER Hovedstyrets årsmelding gjennomgås av sekretær i arbeidsutvalget Marit Fossbakk. Kommentar: Anette Strøm Hodne er medlem i kunsgressbanekomiteen. Hegra bygdekvinnelag har gitt kr 5000 til Åpen Hall so har kjøpt inn bordtennisbord for pengene. Idrettskolens årsmelding gjennomgås av leder Birgitta T. Næsbø. Håndballavdelingens årsmelding gjennomgås av leder Roger Hernes. Kommentarer: Viktig at hovedsponsorene til Hegra IL får størst reklameplass på spillerdraktene. Friidrettavdelingens årsmelding gjennomgås av leder Gerda Vik. Fotballavdelingens årsmelding gjennomgås av vara Anita Køteles. Kommentar: Forslag om å starte samarbeid med Skjelstadmark allerede i lave klasser for å få et godt samarbeid. Trimavdelingens årsmelding gjennomgås av leder Arve Haugen. Kommentar: Årsmøtet er veldig fornøyd med trimavdelingens innsats. Årsmelding Festningen Rundt leses av sekretær i arbeidsutvalget Marit Fossbakk. Kommentar: Hegra IL bør jobbe for å få flere deltagere til Festningen rundt.
SAK2: BEHANDLE LAGETS REGNSKAP I REVIDERT STAND. Hovedlagets resultatregnskap 2010: Underskudd -9 405 kroner. Idrettskolens resultatregnskap 2010: overskudd 2 261 kroner. Håndballavdelingens resultatregnskap 2010: underskudd -39 587 kroner. Kommentar: Hadde ikke budsjettert med cup i Sverige. Avdelingen har god økonomi slik at dette ikke påvirker økonomien i helhet. Friidrettens resultatregnskap 2010: overskudd 25 220 kroner. Fotballavdelingens resultatregnskap 2010: overskudd 39 000 kroner. Trimavdelingens resultatregnskap 2010: overskudd 3 366 kroner. Festningen Rundt resultatregnskap 2010: overerskudd 4 408 kroner. REVISJONSBERETNING 2011: Revisorer anbefaler godkjent regnskap 2011. Kommentar til revisjonsberetningen: Anbefaler å bedre samarbeidet mellom regnskapskontor og kasserere i avdelingene slik at regnskapet blir ferdig i god til før årsmøtet. Med god opplæring av kassererne så vil bilagene bli innlevert i riktig tilstand og minimum en gang ekstra i året i tilegg til årsslutt. Revisorene ønsker minimum en uke til revisjon av regnskapet. Revisorer anbefaler også å godkjenne regnskap til Festningen Rundt. Alle regnskap godkjennes av årsmøtet. SAK3: KUNSTGRESSBANE Leder i kunstgressbanekomiteen Inger Smågård legger frem konkret forslag og budsjett til kunstgressbane på grusbanen ved Hegra Ungdomsskole. Forslaget går ut på: Kostnadsestimat: Kunstgressmatte Kr 2 470 000 Grunnarbeid Kr 2 262 000 Lysanlegg Kr 660 000 Totalsum inkl.mva Kr 5 392 000 Finansieringsplan: Spillemidler 1/ 3 av kostn. Kr 1 797 000 MVA kompensasjon Kr 716 000 Kommunalt tilskudd Kr 179 000 Sponsorer Kr 1 200 000 Lån Kr 1 200 000 Egenkapital Kr 300 000 Sum Kr 5 392 000
Driftskostnader estimert : Lys Kr 30 000 Kapitalutgifter Kr 160 000 Påfyll gummi/ piggvals Kr 20 000 Vedlikehold/ Vaktmester Kr 15 000 Vintervedlikehold Kr 50 000 Sum pr år Kr 275 000 Driftskostnader finansiering: Leieinntekter Kr 125 000 Reklamesalg Kr 150 000 Sum pr år Kr 275 000 Fremdriftsplan: Frist 15. mars Søknad om festeavtale Frist 1. september Forhåndsgodkjenne anlegg Frist 1. november søke om spillemidler Hovedstyret har utarbeidet en innstilling til årsmøtet som må godkjennes for å få en fremdrift i prosjektet. Innstilling til årsmøtevedtak angående kunstgressbane i Hegra IL: 1. kostnadsoverslaget på kr 5.392.000 inkl.m.v.a godkjennes som ramme for kunstgressbaneprosjektet for en bane i full størrelse. 2. Banen bygges på tomt der dagens grusbane ligger 3. Årsmøtet ønsker at det i planen for kunstgressbanen også forsøkes plassert inn areal for friidrett og annen aktivitet. Anlegg for friidrett m.m kostnadberegnes og søkes finansiert via spillemiddelordningen som et eget delprosjekt. 4. Hovedstyret får fullmakt til å inngå ny festekontrakt med Stjørdal kommune for dette arealet slik at festeavtale tilfredsstiller krav om spillemiddelfinansiering. 5. Hovedstyret får fullmakt til å utarbeide søknad om forhåndsgodkjenning og spillemiddelfinansiering innen de oppsatte frister. 6. Hovedstyret får fullmakt til å presentere planene for Stjørdal kommune med tanke på å finne felles løsninger i sammenheng med bygging av ny barneskole. 7. Den framlagte finansieringsplanen godkjennes og dette innebærer at årsmøtet godkjenner låneopptak på kr 1.200.000 i bank med nedbetalingsplan på inntil 15 år. 8. Hovedstyret som velges på årsmøtet 2012 får fullmakt til i fellesskap å signere på nødvendige lånedokumenter. 9. Driftsmessig skal kunstgressbanen ikke gå ut over annen aktivitet i laget. Hovedstyret pålegges av årsmøtet å skaffe inntekter/ midler i størrelsesorden kr 275.000/år. (jmf planen for prosjektet). 10. Dersom det blir endringer i kostnadsoverslag m.m kan det innkalles til ekstraordinert årsmøte for å behandle saken på nytt. Årsmøtet godkjenner innstillingen og gjør dette til et årsmøtevedtak.
SAK 4: FASTSETTE KONTINGENT Årsmøtet vedtar å endre kontingent hos Hovedmedlem fra kr 250 til kr 300. Enkeltmedlem fra kr 175 til kr 200. SAK 5: KONSTITUERING AV STYREMEDLEM Idrettskolen ønsker å øke med ett styremedlem fra 5 til 6. Dette på grunn av nye arbeidsoppgaver og en ekstra + gruppe i avdelingen fra høsten 2012. Godkjennes av årsmøtet. SAK 6: BUDSJETT FOR 2011 Budsjett 2011 til hovedlaget fremlegges kun muntlig på grunn av tekniske problem. Godkjennes av årsmøtet. Busdsjett2011 til idrettskolen godkjennes av årsmøtet. Budsjett 2011 til håndballavdelingen godkjennes av årsmøtet. Budsjett 2011 til friidrettsavdelingen godkjennes av årsmøtet. Budsjett 2011 til fotballavdelingen godkjennes av årsmøtet. Budsjett 2011 til trimavdelingen godkjennes av årsmøtet. SAK 7: VALG Representant for valgkomiteen er leder Tove Berg Fornes. Valgkomiteens innstilling til årsmøtet: Arbeidsutvalget: Leder: Rolf Einar Pedersen Nestleder: Lene Næsbø Wikmark Kasserer: Vegard Sjømo (på valg for et år på grunn av at Martha Aspehaug flytter fra bygda og ønsker å avtre vervet sitt et år tidligere) Sekretær: Anniken Hastadklev Hallansvarlig: Ingrid Granås Skogan Varamedlem: Stig Inge Gulaker Varamedlem: Marit Aursjø Revisorer: Aksel H. Hembre Knut Smågård Championutvalget: Jan Waatland Johan Solem Gunnar Fornes
Festningen Rundt: Rolf Åge Sten Magnar Nilsen Johan Solem Janne B. Staberg Inger Hembre Friidrett: Leder: Gerda Vik Nestleder: Ståle Bjørngård Kasserer: Marit Hernes Sekretær/mat.forvalter: Ingen stiller til valg. Friidrett får frist til 1. april med å skaffe en representant. Legges frem på hovedstyremøte. Hovedstyret får mandat av årsmøtet til å godkjenne dette valget. Styremedlem/ kurskontakt: Else Beate Lerfald Varamedlem: Rolf Hernes Håndballavdelingen: Leder: Roger Hernes Sekretær: Monika Sivertsen Kasserer: Marta K. Kvaal Kiosk/ arr.ansvarlig: Atle Myrvang Utd.kontakt/ dommeransvarlig: Eva Stensholm Varamedlem: Solunn Almli Fotballavdelingen: Leder: Thomas Wintervold Nestleder: Trond Arne Bonsleth Kasserer: Tone Lise H. Hembre Sekretær: Eirin Cecilie Kvaal Rødde Mat.forvalter/dom.kontakt: Per Frode Bjørken Baneansvarlig: Dan Freddy Walsøe Vara: Daniel Melkersen Vara: Gunn Tone Bjørgen (på valg) Idrettskolen: Leder: Birgitta Næsbø Nestleder: Jon Birger Rønning Kasserer: Marit Fossbakk Sekretær: Bente M. Gylland Utd. Kontakt: Ingrid Granås Skogan Baneansvarlig: Odd Robert Johnsen Vara: Svein Sjømo. (på valg for å fullføre perioden til tidligere kasserer )
Trimavdelingen: Leder; Arve Haugen Nestleder: Hans Olav Børseth Sekretær: Hege Næsbø Kasserer: Monika Friheim Styremedlem: Alf Egil Sødermann Varamedlem: Jon Olav Evjen Valgkomite: Leder: Katrine Hegre Linn Anette Sætran Bente Esp Beate Hembre Inger Susanne Einang (på valg) Alle på valg blir godkjent av årsmøtet. SAK 8: VALG AV REPRESENTANT FRA HEGRA IL TIL IDRETTSTINGET. Årsmøtet velger Rolf Einar Pedersen til representant fra Hegra IL. Protokollen ble signert av årsmøtedeltakerne Referent: Marit Fossbakk