KOMMUNE DØNNA Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 25.06.2013 Tid: kl 09.30 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf. 75 05 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. I starten av møtet vil Skule Waksvik bli takket for sin gave til kommunen. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 30/13 13/313 HEIMEVERNSNEMND - VALG FOR PERIODEN 2011-2015 31/13 11/363 SØKNAD OM FRITAK FRA POLITISKE VERV 32/13 13/15 ÅPNINGSTIDER SFO VED DØNNA BARNE- OG UNGDOMSSKOLE. 33/13 13/152 ORGANISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I DØNNA KOMMUNE. 34/13 13/176 FORVALTNING AV KOMMUNAL EIENDOM TIL JAKT, FISKE OG FRILUFTSLIV. 35/13 11/767 VÅRRES UNGA - VÅRRES FRAMTID: HANDLINGSPLAN 36/13 13/263 RÅDMANNENS STAB - 40% STILLINGSREDUKSJON INTERNE TJENESTER 37/13 13/265 50% STILLINGSREDUKSJON - KONSULENT I STABEN 38/13 13/259 STILLINGSREDUKSJON LØKTA OPPVEKSTSENTER 39/13 12/172
HELSESEKTOREN - YTTERLIGERE UTGIFTSREDUKSJONER. 40/13 13/380 DRIFTSREDUKSJONER I HJEMMETJENESTEN 41/13 13/185 RÅDMANNENS STAB - NYE UTGIFTSREDUKSJONER 2014 42/13 13/186 SKOLESEKTOREN - NYE UTGIFTSREDUKSJONER 2014. 43/13 13/187 SOSIAL OG OMSORGSSEKTOREN - NYE UTGIFTSREDUKSJONER 2014 44/13 13/188 TEKNISK DRIFT - NYE UTGIFTSREDUKSJONER 2014. 45/13 13/368 RÅDMANNENS STAB - STILLINGSREDUKSJON NÆRINGSSJEF. 46/13 12/1002 FLAGGRUTINER KOMMUNALE BYGG 47/13 13/374 TEKNISK DRIFT OPPMÅLING- GODKJENNING AV PROSJEKTSTILLING 48/13 13/376 ORDNING MED SLUTTVEDERLAG FOR ANSATTE. 49/13 13/305 EVENTUELL UTGIFTSREDUKSJON I BETALING TIL LIVSOPPHOLD 50/13 13/393 UTSKIFTING AV INVENTAR KANTINE BRUK AV SELVSKAPT OVERSKUDD 51/13 11/306 REGULERINGSPLAN HYTTEFELT HØGÅSEN, GNR. 19/3 LØKTA. BEHANDLING AV INNSPILL 52/13 13/244 EVENTUELL BOSETTING AV FLYKTNINGER I 2014 53/13 12/228 HAVNEUTBYGGING, BRUK AV BUDSJETTMIDLER
Dønna, 14.06.2013 Anne Sofie S. Mathisen ordfører Tore Westin rådmann
Sak 30/13 HEIMEVERNSNEMND - VALG FOR PERIODEN 2011-2015 Saksbehandler: Stein O. Mathisen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/313 Saksnr.: Utvalg Møtedato 30/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Bakgrunn: Det har ved en inkurie ikke blitt valgt heimevernsnemnd for inneværende valgperiode. I forskrift til Lov om Heimevernet heter det bl.a.: Pkt. 22. I hver kommune skal det være en kommunal heimevernsnemnd med rådgivende myndighet. I en kommune skal det opprettes flere slike nemnder når kommunestyret vedtar dette etter anmodning fra distriktsjefen. Pkt. 23. Medlemmer. a) Nemnda skal ha som medlemmer: - to medlemmer oppnevnt av kommunestyret. - Ett medlem fra den lokale politimyndighet. b) Nemnda velger selv leder og sekretær blant nemndas medlemmer. Det stilles ikke krav til at medlemmene er kommunestyrerepresentanter, men dette er selvsagt ikke til hinder, Det som kan være viktig å understreke er at den kommunale heimevernsnemnd er en del av Heimevernets organisasjon, og at kommunestyrets ansvar er knyttet opp til valget/oppnevningen av to av representantene.. Saksutredning: Det forutsettes at valgnemnda legger fram sitt forslag for kommunestyret på de kommunale medlemmerne i Heimevernsnemnda. Saka fremmes derfor uten innstilling Saksmappevedlegg: Forskrift til lov om Heimevernet. Side 4 av 91
Sak 31/13 SØKNAD OM FRITAK FRA POLITISKE VERV Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/363 Saksnr.: Utvalg Møtedato 31/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Bakgrunn: Ken Anfindsen har søkt om fritak fra sine politiske verv og ordfører har anmodet rådmannen om å lage sak for politisk behandling. Saksutredning: Ken Anfindsen har i henvendelse datert 30. mai d.å til ordfører skrevet følgende Jeg søker med dette om frita fra mine pltiske verv for resten av valgperioden. Dette gjelder både mitt verv som formannskapsmedlem og kommunestyremedlem. Grunnen til at jeg søker fritak er at jeg nylig har skiftet jobb. Jobben som rektor krever mye av meg, og jeg ser også at jeg ofte ommer i hailitetsproblemer. Som enhetsleder er jeg med på å tilrettelegge for skolesaker. Jeg vil derfor ofte bli erklært inhabil i slike saker. Jeg vil, om jeg skal behandle økonomiplan og budsjett, føle min dobbeltrolle som politikker og enhetsleder (tilrettelegger) meget belastende, da jeg i flere tilfeller føler jeg blir sittende på begge sider av bordet. Spesielt er dette vanskelig i økonomiske nedgangstider som kommunen har opplevd de senere år. For min egen del synes jeg det er trist at jeg har måttet komme til en slik erkjennelse, da politikk og politiske verv har vært en del av hele mitt voksne liv. Søknad om fritak sitter derfor svært langt inne for meg. Ken Anfindsen er innvalgt som representant for Dønna Høyre i kommunestyret. Han er også valgt som medlem av kommunens formannskap samt oppnevnt som opposisjonens representant i Helgeland Regionråd (deltakelse på årsmøtet samt møterett i styremøtene). Vurdering: Kommunelovens 15 omhandler uttreden av politiske verv i valgperioden og i denne sammenheng vil paragrafens punkt 2 sålydende være mest aktuell: 2. Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av Valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskeligheter eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. I Bernt og Øverå sin kommentarutgave av kommuneloven er det skrevet bl.a.: Her åpnes adgang til å bli fritatt for tjeneste i vervet på grunnlag av søknad. Myndigheten til å gi slikt fritak er lagt til kommunestyret/fylkestinget, men med adgang til delegasjon til vedkommende organ. Fritak er betinget av at vedkommende ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Fritaksgrunn vil i første rekke være at søkerens arbeidsforhold, dårlig helse eller andre velferdsgrunner gjør det ekstra byrdefullt å oppfylle de plikter vervet medfører. Avgjørelsen må nødvendigvis bli temmelig skjønnsmessig. Side 5 av 91
Sak 31/13 Dersom representanten Ken Anfindsen innvilges fritak trer første varamedlem (Finn Konradsen) fra partiet inn som fast medlem av kommunestyret og varamedlem fra vedkommende gruppe (Dag Ragnar Pettersen FrP) inn som fast medlem av formannskapet. Kommunestyret må oppnevne ny representant fra opposisjonen til Helgeland Regionråd. Saken fremmes uten administrativ innstilling. Vedlegg: Side 6 av 91
Sak 32/13 ÅPNINGSTIDER SFO VED DØNNA BARNE- OG UNGDOMSSKOLE. Saksbehandler: Martin Grønås Arkiv: A22 Arkivsaksnr.: 13/15 Saksnr.: Utvalg Møtedato 44/13 Formannskapet 14.05.2013 32/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar å utvide åpningstiden i Sfo ved Dønna barne- og ungdomsskole med 25 minutter per dag fra 01.08.2013, dvs. en stillingsutvidelse ved Sfo på 5,5 %. Kostnad inneværende år utgjør kr. 9 200 som dekkes innenfor enhetens driftsbudsjettbudsjett for 2013.. 2. Kommunestyret vedtar at de årlige utgifter på kr 22 000 kroner f.o.m. 2014 innarbeides i konsekvensjustert økonomiplan for perioden for 2014-17. Behandling/vedtak i Formannskapet den 14.05.2013 sak 44/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar å utvide åpningstiden i Sfo ved Dønna barne- og ungdomsskole med 25 minutter per dag fra 01.08.2013, dvs. en stillingsutvidelse ved Sfo på 5,5 %. Kostnad inneværende år utgjør kr. 9 200 som dekkes innenfor enhetens driftsbudsjettbudsjett for 2013.. 2. Kommunestyret vedtar at de årlige utgifter på kr 22 000 kroner f.o.m. 2014 innarbeides i konsekvensjustert økonomiplan for perioden for 2014-17. Bakgrunn: Med bakgrunn i at det er kommet henvendelse til kommunen om utvidet åpningstid i SFO ved Dønna barne- og ungdomsskole ønsker formannskapet å få utredet utvidet åpningstid for SFO i Dønna kommune. Saksutredning: Bakgrunnen for dette er formelle og uformelle henvendelser fra foreldrehold om lengre åpningstid for å kunne delta i arbeidsforhold som er avhengig av bl.a. ferjeruter til/fra Sandnessjøen og tidlig jobbstart innad i kommunen eller ved pendling til Herøy. I denne sammenheng er SFO en nøkkel til yrkesdeltagelse for begge kjønn. Ved pendling og turnusjobber kan det være behov for SFO-plass der åpningstidene enten er fast utvidet eller mer fleksible. Behovstilpasset åpningstid praktiseres i noen grad i kommunens barnehager i dag, det samme kan også være mulig i SFO. Side 7 av 91
Sak 32/13 Vurdering: SFO åpner kl.07.30 og stenger kl.16.15. Dette gjør at foreldre med barn i Sfo - som har et arbeidsforhold der de er avhengig av ferjeruter - kommer i tidsnød både morgen og ettermiddag ved bringing og henting av sine barn. I Dønna kommune bor det mange som har sitt arbeidsforhold i Sandnessjøen eller Herøy. Dersom kommunen ønsker å tilrettelegge for at foreldre med barn i barnehage og skolefritidsordning skal kunne bo i Dønna og ha sitt arbeidsforhold utenfor kommunen, så må også åpningstiden i barnehage og Sfo tilpasses behovene. Per dato ser det ut til å fungere greit for barnehagene i og med at behovstilpasset åpningstid benyttes. For Sfo har utvidet åpningstid ikke vært tema tidligere, men er det nå. Det handler om å utvide åpningstiden om morgenen med 10 minutter med start kl. 07.20, og utvide stengetiden med 15 minutter til kl.16.30. Dette vil kunne ivareta de behov vi kjenner til per dato. Til sammen betyr dette en utvidet åpningstid med 25 minutter per dag. På årsbasis vil dette utgjøre: (25 min x 5) x 38 uker = ca 80 årstimer hvilket betyr en stillingsutvidelse på ca 5,5 %. Med en årslønn på 330 000 kr vil det utgjøre 22 000 kr per år. Saksbehandler anbefaler følgende innstilling: 3. Kommunestyret vedtar å utvide åpningstiden i Sfo ved Dønna barne- og ungdomsskole med 25 minutter per dag fra 01.08.2013, dvs. en stillingsutvidelse ved Sfo på 5,5 %. 4. Fra 01.08.13 til 31.12.13 vil dette utgjøre 9 200 kr som dekkes innenfor enhetens budsjett for skole/sfo. 5. De årlige utgifter på kr 22 000 kroner innarbeides i konsekvensjustert budsjett for 2014 og videre framover. Vedlegg: Side 8 av 91
Sak 33/13 ORGANISERING AV VOKSENOPPLÆRINGSTILBUDET I DØNNA KOMMUNE. Saksbehandler: Martin Grønås Arkiv: A02 Arkivsaksnr.: 13/152 Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/13 Formannskapet 14.05.2013 33/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å samordne opplæringstilbudet for voksne i Dønna kommune gjennom at Dønna voksenopplæring skal ivareta det administrative og pedagogiske ansvaret for dette opplæringstilbudet og at dette skal samordnes med arbeidstilbudet ved Dønna ASVO på Bjørn. Denne organisering skal iverksettes fra 01.08.2013. Behandling/vedtak i Formannskapet den 14.05.2013 sak 45/13 Behandling: Ken Anfindsen stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i at saken berører hans arbeidsområder og at han har vært medlem i et arbeidsutvalg som har diskutert dette som et av mange tiltak. Han har ikke vært direkte involvert i saksbehandlingen. Ken Anfindsen ble enstemmig kjent habil til å delta i behandlingen av saken. Ordfører Anne Sofie S. Mathisen ba om å få sin habilitet vurdert da hun har et tilsettingsforhold i voksenopplæringen (permisjon mens hun er ordfører). Ordfører Anne Sofie S. Mathisen ble enstemmig kjent habil til å delta i behandlingen av saken. Rettelse av en saksopplysning i framlegget: VO har ikke ansvar for morsmålsopplæring, dette ligger til den enkelte skole/barnehage. Det er opplæring i norsk med samfunnskunnskap som er VO s største arbeidsområde. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar å samordne opplæringstilbudet for voksne i Dønna kommune gjennom at Dønna voksenopplæring skal ivareta det administrative og pedagogiske ansvaret for dette opplæringstilbudet og at dette skal samordnes med arbeidstilbudet ved Dønna ASVO på Bjørn. Denne organisering skal iverksettes fra 01.08.2013. Bakgrunn: I brev av 7.februar d.å. til Dønna kommune ber Dønna arbeiderparti om at organiseringen av voksenopplæringen i Dønna kommune tas opp til politisk behandling, dette med hensikt å spare penger. Saksutredning: Side 9 av 91
Sak 33/13 Dønna kommune har i dag voksenopplæring på Bjørn Dønna voksenopplæring som i hovedsak har opplæring av minoritetsspråklige i morsmål og fremmedspråk norsk og ved Dønna barne- og ungdomsskole voksenopplæring for personer med særskilte behov. Fra august 2012 fikk Dønna voksenopplæring også ansvaret for opplæringstilbudet til en elev med særskilte behov dette med bakgrunn i vurderinger og den konklusjon som ble gjort i sammenheng med at Dønna kommune ble omorganisert til to-nivåkommune. I et møtereferat fra en rådmannsoppnevnt arbeidsgruppe 14.oktober -09 ble det konkludert med følgende: Når det gjelder de to elevene som i dag får sitt tilbud om voksenopplæring ved Midtbygda sentralskole så ble det diskutert hvorvidt disse skulle overføres/overflyttes til Dønna voksenopplæring dersom voksenopplæringa og Midtbygda sentralskole videreføres som to selvstendige driftsenheter. Konklusjonen ble at når dette ikke ble avklart ved opprettelsen av Dønna voksenopplæring så bør hensynet til de to elevene vektlegges mest og dette må medføre at disse to får fortsette på Midtbygda sentralskole. Ved senere tilsvarende saker så skal slike elever inngå hos Dønna voksenopplæring. Med grunnlag i det som er fastslått ovenfor fikk en ny elev godkjent å få sitt opplærings-tilbud ved Dønna voksenopplæring på Bjørn fra skolestart høsten 2012. Vurdering: Saksbehandler har bedt PP-tjenesten for Ytre Helgeland om faglig råd i saken. I brev til PPtjenesten ble det skissert tre mulige organiseringer av voksenopplæringen for voksne med spesielle behov: a) Opplæringstilbudet for voksne med spesielle behov legges til Dønna barne- og ungdomsskole og administreres av skolen. b) Opplæringstilbudet samordnes med Voksenopplæringen på Bjørn og administreres av denne. c) Opplæringstilbudet innarbeides/samordnes i arbeidstilbudet ved Dønna ASVO administreres fra DBU eller Voksenopplæringen på Bjørn. Det er viktig at den enhet som skal administrere tilbudet disponerer pedagogisk kvalifisert personale for voksne med spesialundervisningsbehov. I skriv fra pptjenesten 13.03 d.å. gis det tilbakemelding på problemstillingene med følgende vurdering: Det er mange behov som skal dekkes for denne gruppen, både individuelle behov og for disse som en gruppe. Disse brukerne har behov for individuell opplæring som ofte knytter seg til helt basale behov. Man vurderer voksne funksjonshemmedes behov for opplæring som vedlikeholdstrening av kunnskaper og ferdigheter, men også en utvikling av disse. Det må være et tilbud som skal gi voksne funksjonshemmede et meningsfylt arbeids og aktivitetstilbud på dagtid. Tilbudet skal bidra til utvikling, mestring, stimulering, vedlikeholdstrening og økt sjølstendighet gjennom bl.a. arbeid. I tillegg til at tilbudet skal i størst mulig grad tilpasses individuelle behov. Ser man på behovet for opplæring i lys av dette, mener jeg det er flere momenter som taler for å samordne denne opplæringen. Jeg har ikke oversikt over om den enkelte bruker har IP (Individuell Plan), men dette er et godt redskap for alle samarbeidsparter. Spesielt godt er dette redskapet etter at man tok i bruk «Sampro». Side 10 av 91
Sak 33/13 Når det gjelder pkt. a) så er det unaturlig å gi denne opplæringen på en plass som er løsrevet fra der de har arbeidstilbudet sitt. Jeg vil tro at det kompliserer tilbudet ved å skulle bryte opp dagen og fraktes til en skole. Dersom det er individuelle behov som er viktig, bør dette vurderes av flere parter som har ansvaret for den enkelte bruker. Når det gjelder punkt b) så kan dette være en aktuell løsning fordi skolen ligger geografisk nært arbeidsplassen. Når det gjelder pkt c) så ser jeg på den som den mest optimale løsningen. Her samordnes opplæringstilbudet med arbeidstilbudet. Det er viktig at opplæringstilbudet administreres av Voksenopplæringen eller kvalifisert pedagogisk personale. Det er ikke noe som taler i mot å samordne disse brukernes individuelle opplæringsbehov selv om de er samlet og danner en gruppe. Selve begrepet «skole» kan innarbeides der denne gruppen er, og et eget rom må brukes til formålet. Hensikten bør i så måte være å skille jobb fra skole. Herunder er det svært viktig å ta stilling til: Hva skal være formålet med tilbudet? Hva skal det omfatte? Hvem har det pedagogiske ansvaret for innholdet i læreplanene for den enkelte og gruppa? Hvem er samarbeidspartene? PPT Ytre Helgeland ser positivt på å være en del av dette arbeidet for denne gruppen, fortrinnsvis på systemnivå. Samarbeidsmøter med PPT kan eksempelvis ha frekvens på to ganger pr skoleår. Kommunen samordner og kaller inn. På den måten kan det forsvares å se voksne funksjonshemmede i Dønna som en gruppe flotte mennesker som kan ha gjensidig glede av hverandre i arbeid og opplæring. Utfra PPT s vurdering synes det forsvarlig å samordne opplæringstilbudet, men på en slik måte at også individuelle opplæringsbehov blir ivaretatt. Dette er utfordringer som opplæringsansvarlige må ivareta. Dersom opplæringstilbudet samordnes må også alle elevene få opplæring på samme sted. Alle elever i Dønna som har voksenopplæring utfra spesielle opplæringsbehov har også sitt arbeidstilbud ved Dønna ASVO. Opplæringstilbudet kan derfor lett samordnes dersom opplæringen skjer i sammenheng med arbeidstilbudet. En samordning av opplæringstilbudet vil også gi økonomiske innsparinger for Dønna kommune både i forhold til reduserte administrasjonsutgifter og undervisningstimer. Størrelsen på de økonomiske innsparingene vil være avhengige av de enkeltvedtak som blir gjort og hvordan undervisningen blir organisert, men vil ligge i størrelsesorden 250 000 300 000 kr. Omorganiseringen vil ikke medføre skyssutgifter for Dønna kommune. Saksbehandler vil derfor tilrå følgende: 1) Opplæringstilbudet for voksne i Dønna kommune med spesielle behov samordnes med arbeidstilbudet ved Dønna ASVO på Bjørn. 2) Dønna voksenopplæring på Bjørn skal ivareta det administrative og pedagoiske ansvaret for opplæringstilbudet. 3) Omorganiseringa iverksettes fra 01.08.2013. SAksmappevedlegg: Side 11 av 91
Sak 33/13 1) Skriv til Dønna kommmune v/rådmannen fra Dønna arbeiderparti: Ønske om samling av all voksenopplæring i en base i Dønna f.o.m.skoleåret 2013/2014. Besparingstiltak i budsjett- og økonomiplansammenheng. 2) Skriv fra PPT-Ytre Helgeland: Ang. organisering av spesialundervisning for voksne i Dønna kommune - unntatt offentlighet j.fr.fvl. 13 og offl. 5a. Side 12 av 91
Sak 34/13 FORVALTNING AV KOMMUNAL EIENDOM TIL JAKT, FISKE OG FRILUFTSLIV. Saksbehandler: Jørn Høberg Arkiv: C22 Arkivsaksnr.: 13/176 Saksnr.: Utvalg Møtedato 49/13 Formannskapet 14.05.2013 34/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at det skal inngås avtale med Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening om rett til å forvalte jakt- og fiskerettighetene på følgende av kommunens eiendommer i Straumamarka for en periode på 10 år: Gnr/bnr 37/4, 37/5, 37/8, 37/9, 37/11, 35/15 og 40/4. Vilkår: Det skal ikke jaktes i nedslagsfeltet for kommunens vannverk i ved Ravnskarvannet i henhold til kartskisse 2. Det skal ikke ferdes med hund i nedslagsfeltet til Ravnskarvannet. Nedslagsfeltet kan nyttes til å drive vilt og nedslagsfeltet er tellende areal i forbindelse med tildeling av fellingstillatelse av dyr. Avtalen gjøres gjeldende dersom avtale om makeskifte mellom Hans Aksel Graarud og Dønna kommune tinglyses. Dersom avtalen ikke gjøres gjeldene og tinglyses er vedtaket ugyldig. Kommunen krever ikke økonomisk godtgjørelse for utleie av rettighet til jakt og fiske. Rådmannen gis fullmakt til å inngå endelig avtale i henhold til vedtaket. Behandling/vedtak i Formannskapet den 14.05.2013 sak 49/13 Behandling: Dagfinn Ness Andreassen ba om å få sin habilitet med bakgrunnen i at han arbeider ved teknisk etat og har bidratt med opplysninger i saken.. Dagfinn Ness Andreassen ble enstemmig kjent habil til å delta i behandlingen av saken. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar at det skal inngås avtale med Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening om rett til å forvalte jakt- og fiskerettighetene på følgende av kommunens eiendommer i Straumamarka for en periode på 10 år: Gnr/bnr 37/4, 37/5, 37/8, 37/9, 37/11, 35/15 og 40/4. Side 13 av 91
Sak 34/13 Vilkår: Det skal ikke jaktes i nedslagsfeltet for kommunens vannverk i ved Ravnskarvannet i henhold til kartskisse 2. Det skal ikke ferdes med hund i nedslagsfeltet til Ravnskarvannet. Nedslagsfeltet kan nyttes til å drive vilt og nedslagsfeltet er tellende areal i forbindelse med tildeling av fellingstillatelse av dyr. Avtalen gjøres gjeldende dersom avtale om makeskifte mellom Hans Aksel Graarud og Dønna kommune tinglyses. Dersom avtalen ikke gjøres gjeldende og tinglyses er vedtaket ugyldig. Kommunen krever ikke økonomisk godtgjørelse for utleie av rettighet til jakt og fiske. Rådmannen gis fullmakt til å inngå endelig avtale i henhold til vedtaket. Bakgrunn: Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening har i brev av 14.01. 2013 søkt Dønna kommune om videreføring av avtale med kommunen om disponering av jaktrettighetene på kommunale eiendommer i Straumamarka. Figur 1. Kart over. kommunale eiendommer i Straumamarka der det søkes rettigheter til jakt og fiske. Kommunens areal er skravert. M 1:25 000 Side 14 av 91
Sak 34/13 Figur 2: Kart over Ravnskarvannet med nedslagfelt. Det er knyttet begrensninger til jakt og ferdsel med hund i det skraverte feltet. Saksutredning: Foreningen opplyser i brev av 14.01.2013 om sin aktivitet og omfang. Kommunestyret i Dønna fattet i sak 61/2002 flg vedtak i møte 17.12.2002: Side 15 av 91
Sak 34/13 Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening gis rett til å forvalte jakt- og fiskerettighetene på kommuens eiendommer i Straumamarka for en periode på 10 år. Forslag til reglement og takster legges fram for kommunestyret. På bakgrunn av makebytte med Hans Aksen Graarud er det endring av areal som inngår i avtalen i forhold til avtalen fra 2002. Det bes om at søker setter seg inn i hvilket areal ny evt avtale omhandler og hvilke arealer som ikke lenger er en del av denne. Teknisk Drift har avgitt følgen uttalelse til saken: Med bakgrunn i fare for forurensing av vannkilden Ravnskarvannet vil det være uaktuelt med jakt innenfor nedslagsfeltet til vannverket. Dette inkluderer store deler av de to parsellene som Dønna kommune (Graarud) eier vest/sørvest for vannet (35/15 og 37/11) og noe av parsellen nordøst for vannet (37/8). Vedlagt denne mailen er det tegnet inn et kart hvor nedslagsfeltet er fargelagt med grønt. I dette området er det i dag ikke tillatt med hund og turgåere må vise særskilt hensyn når de ferdes i dette området. Vurdering: Kommunen har positiv erfaring i forhold til avtalen med foreningen. Det foreligger ikke opplysninger kjent for saksbehandler som tilsier at avtalen ikke bør videreføres. Momentene vedrende hensyn til vannkilden Ravnskarvannet må hensyntas. Det vurderes som svært positivt at foreningen legger til rette for jakt, fiske- og friluftsliv for ungdom på kommunenes eiendommer i Straumamarka. Dette taler for att kommunen kan avstå fra økonomisk kompensasjon for utleie. Side 16 av 91
Sak 34/13 Forslag til avtale Denne kommer til anvendelse dersom makebyttet med Graarud tinglyses. Avtale om disponering av rett til jakt og fiske på kommunale eiendommer i Straumamarka Avtale mellom Dønna kommune og Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening 1 Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening gis rett til å forvalte jakt- og fiskerettighetene på følgende av kommunens eiendommer i Straumamarka for perioden 2013 2022: gnr/bnr: 37/4, 37/5, 37/8, 37/9, 37/11, 35/15 og 40/4 2 Avtalen gir ingen andre rettigheter enn jakt og fiske 3 Det betales ikke vederlag for leie av rettighetene 4 Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening skal årlig innen fastsatt frist rapportere for felling av vilt i henhold til gjeldende rutiner 5 Det skal ikke utføres aktivitet som er til skade for kommunens reservevannkilde. Dette innebærer at det ikke skal jaktes/løsnes skudd i nedslagsfeltet for kommunens vannverk ved Ravnskarvannet i henhold til kartskisse 2. Det skal ikke jaktes med hund i nedslagsfeltet 6 Avtalen kan sies opp av kommunen med umiddelbar virkning dersom leier bryter avtalen 7 Avtalen finnes i to eksemplarer ett eksemplar oppbevares av kommunen og ett av foreningen Dønna, xx.xx.20xx, Dønna kommune Dønna Jeger-, Fiske- og Friluftsforening Side 17 av 91
Sak 35/13 VÅRRES UNGA - VÅRRES FRAMTID: HANDLINGSPLAN Saksbehandler: Martin Grønås Arkiv: C01 Arkivsaksnr.: 11/767 Saksnr.: Utvalg Møtedato 73/11 Formannskapet 25.10.2011 46/13 Formannskapet 14.05.2013 35/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar den framlagte handlingsplan for prosjekt Vårres unga vårres framtid til orientering og vil vurdere de tiltak i planen som krever ekstra økonomiske ressurser i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplan for perioden 2014-17. Behandling/vedtak i Formannskapet den 14.05.2013 sak 46/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret tar den framlagte handlingsplan for prosjekt Vårres unga vårres framtid til orientering og vil vurdere de tiltak i planen som krever ekstra økonomiske ressurser i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplan for perioden 2014-17. Bakgrunn: Viser til sak 73/11 i formannskapsmøte 25.10.2011 hvor følgende ble vedtatt: Formannskapet gir sin tilslutning til at kommunen takker ja til Fylkesmannens invitasjon om deltakelse i økt satsning på barn og unges oppvekst i Nordland gjennom Vårres unga vårres framtid og gir rådmannen de nødvendige fullmakter i oppfølgingen av kommunens deltakelse. Vedtaket har sin bakgrunn i fylkesmannens henvendelse til kommunene i Nordland gjennom RKK-systemet. Der blir kommunene bedt om å være med på økt satsning i forhold til barn og ungdom for å styrke samarbeidet mellom etater og fagområder for å sikre alle barn i Nordland en god oppvekst. Saksutredning: Vårres unga vårres framtid: er ei satsning fra fylkesmannen i Nordland som skal bidra til å sikre bedre etterlevelse av FNs barnekonvensjon i kommunene. Satsningen tar utgangspunkt i de råd og veiledningsoppgaver som ligger til fylkesmannsembetene, og inviterer kommuner til å gjennomføre en egenanalyse av eget tjenestetilbud til barn og unge. En analyse skal utføres av en tverretatlig gruppe og er en systematisk gjennomgang av kommunenes tjenester sett i lys av barnekonvensjonen. Side 18 av 91
Sak 35/13 Resultatene av analysen skal kommunene bruke til å iverksette tiltak som sikrer bedre etterlevelse av FNs barnekonvensjon. På denne måten er barnekonvensjonen et instrument som kan benyttes i kommunal planlegging for barn generelt, men også for barn som har særlige behov. setter barnekonvensjonen på dagsorden i hele det kommunale apparatet - fra administrativ og politisk ledelse til de kommunalt ansatte. skal også rette seg mot lokale lag og foreninger, og til de unge som vokser opp i kommunen. Trinnene i satsningen har vært: 1. Fylkesmannen i møte med regionrådene 2. I samarbeid med RKK samling av kommunene i regionen med deltakelse fra alle avdelinger for informasjon 3. Prosessarbeid i den enkelte kommune 4. Analysearbeid 5. Analysene bearbeides 6. Møte med enkeltkommuner/sammen for veiledning/kunnskapsdeling og planlegging av hvordan gå videre. Mål for satsningen med Vårres unga Vårres framtid: Bedre og mer samordnede tjenester til barn og unge i Nordland. Forebygge problemer og sikre god helse. Oversikt over møtevirksomhet: Dato Hva Hvor 22.09.11 Møte i Helgeland Regionråd. Vedtak i sak 53/11. Helgeland Regionråd mener at denne satsningen er svært viktig og vil oppfordre kommunene til å delta i prosjektet. 27.09.11 Møte i strategisk ledelse: Rådmannen i Dønna kommune tok opp spørsmålet om eventuell deltakelse på møte i kommunens strategiske ledelse(rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere) og det fremkom her ingen motforestillinger til deltakelse, tvert imot ble det fra flere enhetsledere gitt positive signaler til denne satsningen. 25.10.11 Formannskapets vedtak i sak 73/11: Formannskapet gir sin tilslutning til at kommunen takker ja til Fylkesmannens invitasjon om deltakelse i økt satsning på barn og unges oppvekst i Nordland gjennom Vårres unga vårres framtid Bardal Dønna Dønna Side 19 av 91
Sak 35/13 og gir rådmannen de nødvendige fullmakter i oppfølgingen av kommunens deltakelse. 09.11.11 Oppstartsmøte Sandnessjøen 23.11.11 Informasjon om satsningen og hvordan prosessen er lagt opp videre. Dønna 30.11.11 Prosessarbeid gjennomgang av til da innkomne besvarelser av kartleggingsskjema med femti spørsmål. 07.12.11 Arbeidsmøte samordning av innkomne forslag til svar på spørsmålene. 04.01.12 Prosessarbeid gjennomgang/ferdigstillelse av innkomne besvarelser av kartleggingsskjema med femti spørsmål. Dønna Sandnessjøen Dønna 05.01.12 Arbeidsmøte. Sandnessjøen 23.01.12 Tilbakemelding vedr. Vårres unga - Vårres framtid til fylkesmannen i Nordland. 16.2.12 Fellesmøte. Utdeling og gjennomgang av sammenfatningene ved fylkesmannen. Prosjektplaner/handlingsplaner tanker/ideer om videre arbeid. 26.04.12 Oppfølgning av kartleggingen: Arbeidsmøte i forhold til handlingsplan. Sandnessjøen. Dønna. 16.05.12 Arbeidsmøte Videre arbeid med handlingsplanen Dønna. 11.09.12 Arbeidsmøte Videre arbeid med handlingsplanen Dønna. 11.12.12 Arbeidsmøte Siste møte vedr handlingsplanen. Dønna. Vurdering: Etter at kartleggingen i kommunene var ferdig gikk arbeidsgruppa i Dønna videre med å lage en handlingsplan med utgangspunkt i det som var kommet fram. Oppsummering av kartleggingen for Dønna kommune vedlegges saken. I besvarelsen av de femti spørsmålene fra fylkesmannen i forbindelse med kartleggingen i kommunene og i det videre arbeidet med handlingsplanen har det vært forsøkt å få med en bredest mulig tverrfaglig sammensetning av arbeidsgruppa. Medlemmene i gruppa har vært: Enhetsleder v. Dønna barne- og ungdomsskole, FAU leder v. Dønna barne- og ungdomsskole, Enhetsleder v. Solfjellsjøen barnehage, Foreldrerepresentant v. Solfjellsjøen barnehage, konsulent Martin Grønås, Pedagogisk konsulent Stein O. Mathisen, Helsesøster, Folkehelsekoordinator, Psykiatrisk sykepleier, Politi, Barnevern, Leder for fritidsklubben, enhetsleder v/teknisk. Det har vært varierende deltagelse i arbeidet, men informasjon fra alle møtene har blitt videresendt til alle medlemmene i arbeidsgruppa etter hvert som arbeidet har blitt utført. Arbeidsgruppa har ferdigstilt handlingsplanen. I handlingsplanen er det to områder det ikke er fremmet forslag på tiltak. Disse områdene er gjennomgått og diskutert uten at innspill til tiltak er kommet på bordet. Side 20 av 91
Sak 35/13 Til tross for varierende deltakelse i arbeidsgruppa, er det likevel riktig å si at prosessen har vært en god. Arbeidet i gruppa har skapt bevissthet, spredt kunnskap og forståelse mellom etatene som har deltatt. Dette har vært nyttig. Vedlagt handlingsplan krever økonomisk innsats fra kommunen om den skal følges opp. Ved behandling av årsbudsjettet for 2013 ble det foreslått ca. 60 000 kr til oppfølgning av handlingsplanen som på det tidspunktet ikke var ferdigstilt. Dette forslaget fikk ikke prioritet. Likevel er det slik at mange av de tiltakene planen foreslår har vært gjennomført og gjennomføres fortløpende som en del av den ordinære drift av enhetene. Planen bør vedtas også ut fra at den er et grunnlagsdokument for å søke om prosjektmidler eller skjønnsmidler. Det ble i vinter vurdert å søke om skjønnsmidler i forhold til planen, men dette ble ikke prioritert i denne omgang da det er større behov for skjønnsmidler på andre områder av den kommunale drift. Saksbehandler foreslår følgende vedtak: 1. Utarbeidet handlingsplan som oppfølgning av satsningen Vårres unga vårres framtid vedtas. 2. De tiltakene i planen som krever ekstra økonomiske ressurser tas opp til vurdering i forbindelse med utarbeidelse av årsbudsjett for 2014 og økonomiplan 2015-2018. Vedlegg: 1. Oppsummering av kartlegginga i Dønna kommune. Handlingsplan: Vårres unga vårres framtid. Side 21 av 91
Sak 36/13 RÅDMANNENS STAB - 40% STILLINGSREDUKSJON INTERNE TJENESTER Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 13/263 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/13 Administrasjonsutvalget 06.06.2013 56/13 Formannskapet 11.06.2013 36/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å redusere bemanningen i rådmannensstab tilsvarende 60 % stilling med virkning f.o.m. 01.04.14 og ber om at rådmannen innarbeider dette i konsekvensjustert årsbudsjett for 2014 og konsekvensjustert økonomiplan. Rådmannen gis de nødvendig fullmakter til å gjennomføre tiltaket. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den 06.06.2013 sak 5/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar å redusere bemanningen i rådmannens stab tilsvarende 60 % stilling med virkning f.o.m. 01.04.14 og ber om at rådmannen innarbeider dette i konsekvensjustert årsbudsjett for 2014 og konsekvensjustert økonomiplan. Rådmannen gis de nødvendige fullmakter til å gjennomføre tiltaket. Behandling/vedtak i Formannskapet den 11.06.2013 sak 56/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Bakgrunn: I den vedtatte økonomiplan for perioden 2013-16 er det forutsatt 40 % stillingsreduksjon i kontor for interne tjenester. Kommunestyret behandlet i møte den 12.02 d.å. årsbudsjettet 2014 og økonomiplan for perioden 2014-17. Det ble i den forbindelse gitt fullmakt til rådmannen til å oppnevne nødvendige arbeidsutvalg for å utrede tiltak for å nå de innlagte nye utgiftsreduksjonene f.o.m. 2014 i vedtatt økonomiplan (jfr. ESA sak 13/76). Arbeidsutvalget er utnevnt for å utrede tiltak til utgiftsreduksjoner og/eller inntektsøkninger som gir minimum kr.900.000 i årseffekt f.o.m. 2015. Side 22 av 91
Sak 36/13 Et av tiltakene foreslått av arbeidsgruppen er ytterligere reduksjon kontor for interne tjenester. Dette med bakgrunn i at en sitter igjen med en rest på 20 %. Det er vanskelig å utnytte denne effektivt, da en får en ansatt som skal jobbe kun en dag i uken. Saksutredning: Rådmannen oppnevnte 15.02.12 et arbeidsutvalg bestående av kommunalsjef 2 Gerd-Solveig Bastesen og HTV Ole Salomonsen. Arbeidsutvalget skulle utrede tiltak for å oppnå en samlet utgiftsreduksjon på kr. 560.000 (årsbeløp) innenfor rådmannens stab. Dette med bakgrunn i protokoll fra drøftingsmøte 06.02.12, referat fra møte 31.01.12 i strategisk ledelse, jfr.sak 1 samt referat fra møte 06.02.13 i rådmannens lederteam, jfr. sak 1. Det ble avholdt møte i arbeidsutvalget 30.04.12. I møte ble bakgrunnen for utrednings-arbeidet med ytterligere utgiftsreduksjon i rådmannens stab; vedtatt økonomiplan for perioden 2012-2015 gjennomgått. Det ble også lagt en plan for det videre arbeidet. 22.05.12 ble det avholdt personalmøte i rådmannens stab vedrørende utgiftsreduksjonene. Følgende forslag til kutt med påfølgende konsekvensanalyse ble lagt frem: Hvor Hva Årslønn m. feriepenger Utg. red, inkl pensjon og arb.avg Servicekontoret: 40 % 345300 177370 Renhold 10 % 266900 34264 Konsulent 50 % 525300 337287 SUM red i stillinger 548921 Diverse poster - "skraping" 11079 SUM utgiftsreduksjon 560000 Konsekvenser: 40 % red på servicekontoret Vil bare kunne forholde seg til postføring. Ingen støtte mot enhetene. Minimum av service ut mot publikum. Alle på kommunehuset må svare på henvendelser selv Besøkende vil vandre "rådville" rundt i huset. Ingen kopiering av dok til møter. Alle saksdokumenter sendes kun elektronisk. Overføring av arkiv fra ytre enheter lar seg ikke gjennomføre. Iverksettelse av kommunestyrevedtak fra 2009 i forhold til red av stilling på servicekontoret: All møtebehandling utføres av ordfører. Arkivet blir ikke ajourholdt. Her slites det med mange års etterslep allerede. Siste møte i arbeidsutvalget ble avholdt 25.09.12. I møte oppsummerte arbeidsutvalget utredningen av konsekvenser ved 40 % reduksjon i rådmannens stab slik(forandringer fra personalmøte er merket med rødt): Konsekvenser: Side 23 av 91
Sak 36/13 40 % red på servicekontoret Vil bare kunne forholde seg til postføring. Ingen støtte mot enhetene. Ingen service ut mot publikum. Alle på kommunehuset må svare på henvendelser selv økt bruk av telefonsvarerfunksjon. Besøkende vil vandre "rådville" rundt i huset og forstyrre saksbehandlerne. Ingen kopiering av dok til møter. Alle saksdokumenter sendes kun elektronisk. Overføring av arkiv fra ytre enheter blir en stor utfordring. Iverksettelse av kommunestyrevedtak fra 2009 i forhold til red av stilling på servicekontoret: All møtebehandling utføres av ordfører, noe som virker umulig og må utredes ytterligere. Arkivet blir ikke ajourholdt. Her slites det med mange års etterslep allerede. Navn på servicekontoret må endres til å hete Interne tjenester. I saksframlegget til de politiske organene, administrasjonsutvalg 26.11.12, formannskapet 27.11.12 og kommunestyret 18.12.12 har rådmannen gjort følgende vurdering: Rådmannen finner ikke å kunne tilrå at det gjennomføres en stillingsreduksjon tilsvarende 40 % i bemanningen på servicekontoret. Dersom man gjennomfører en slik stillingsreduksjon vil kommunen ikke klare å følge opp avvik som må lukkes i forhold til arkivlovgivningen, jfr. tilsynsrapport fra Statsarkivet. Det vil også bli krevende å få oppfylt lovbestemmelser knyttet til journalføring av post og oppfølging av svar innen forvaltningslovens bestemmelser dersom bemanningen reduseres. En reduksjon av 40 % stilling ved servicekontoret vil måtte medføre at kommunen ikke utfører lovpålagte oppgaver i.h.t.arkivlovgivning og forvaltningslov. Med bakgrunn i den vanskelige budsjettsituasjonen i økonomiplanperioden og avklaringsmøte med politisk ledelse den 8.11. d.å. så er tiltaket lagt inn i forslaget til økonomiplan f.o.m. 2014. Med bakgrunn i den vanskelige budsjettsituasjonen i økonomiplanperioden og avklaringsmøte med politisk ledelse den 8.11. d.å. så er tiltaket lagt inn i forslaget til økonomiplan f.o.m. 2014. Kommunestyret behandlet økonomiplan for perioden 2013-16 i møte den 18.12.2012 og i sak 126/12, punkt 2 ble det gjort følgende vedtak: Kommunestyret finner det ikke forsvarlig eller ønskelig å foreta nedenforstående stillingsreduksjoner på nåværende tidspunkt: - Stillingsreduksjon i 40 % - stilling ved servicekontoret. - Stillingsreduksjon i 50 % - konsulentstilling i rådmannens stab. Kommunestyret behandlet i møte den 12.02 d.å. Årsbudsjettet 2014 og økonomiplan for perioden 2014-17. Det ble i den forbindelse gitt fullmakt til rådmannen til å oppnevne nødvendige arbeidsutvalg for å utrede tiltak for å nå de innlagte nye utgiftsreduksjonene f.o.m. 2014 i vedtatt økonomiplan (jfr. ESA sak 13/76). Arbeidsutvalget er utnevnt for å utrede tiltak til utgiftsreduksjoner og/eller inntektsøkninger som gir minimum kr.900.000 i årseffekt f.o.m. 2015. Side 24 av 91
Sak 36/13 I møte i arbeidsutvalget datert 22.03.13 og 19.04.13 ble det lagt i forslag om ytterligere reduksjon på 20 % i kontor for interne tjenester. Dette med bakgrunn i at det er vanskelig å utnytte denne effektivt, da en får en ansatt som skal jobbe kun en dag i uken. Reduksjon på 60 % stilling i kontor for interne tjenester vil utgjøre en nedskjæring på 307.000,- Vurdering: Siden saken var oppe til politisk behandling sist har det vært gjenomført noen prosesser ved serivcekontoret. Kontoret har skiftet navn til kontor for interne tjenester. Kontorene er flyttet opp i 2.etasje i tilknytning til resten av rådmannens stab. Dette har ført til en samlokalisering av tjenestene som kontoret utfører. Ordfører har flyttet kontor ned i de tidligere lokalene til servicekontoret. Dette har avlastet antall henvendelser til kontor for interne tjenester, da ordfører oppleves som mer tilgjengelig. Det jobbes også med å få en oppdatet arkivplan noe som vil lette systemarbeidet rundt arkiv. Alle ytre enheter er nå oppe og går i forhold til bruk av ESA, noe som er en viktig del av arbeidet mot et full elektronisk arkiv. Under innføringen av ESA 8 vil det bli gjennomført opplæring av alle brukerne noe som vil redusere oppfølging av de ytre enhetene. Når det bemanningen reduserer med 60 % stilling må en redusere på de oppgavene som en forventes blir utført: Behandling bostøtte må flyttes over til NAV. Økt bruk av telefonsvarerfunksjonen. Fakturering/purringer må settes ut til Lindorff Faste oppgaver som gjennomføres er: føring av post, oppfølging av arkivering (system), utsending av post, kopiering av kommunale sakspapirer og betjening av sentralbordfunksjoner. En sitter da igjen med et årsverk for å ivareta disse oppgavene. Ferieavvikling vil medføre vansker med betjening av av sentralbord og daglig føring av ut/inngående post. Oppgaver listet opp vil ta lengre tid når bemanningen reduseres såpass drastisk. Vedtaket er ikke vurdert opp mot andre stillingskutt foreslått iverksatt i rådmannens stab. Vedlegg: Side 25 av 91
Sak 37/13 50% STILLINGSREDUKSJON - KONSULENT I STABEN Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 13/265 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/13 Administrasjonsutvalget 06.06.2013 57/13 Formannskapet 11.06.2013 37/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Kommunestyret finner det ikke forsvarlig eller ønskelig å gjennomføre en stillingsreduksjon tilsvarende 50 % i konsulentstilling innen rådmannens stab på nåværende tidspunk. Kommunestyret oversender dette tiltak til rådmannen som anmodes om at tiltaket legges inn som valgbart tiltak i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplan for perioden 2014-17. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den 06.06.2013 sak 6/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret finner det ikke forsvarlig eller ønskelig å gjennomføre en stillingsreduksjon tilsvarende 50 % i konsulentstilling innen rådmannens stab på nåværende tidspunk. Kommunestyret oversender dette tiltak til rådmannen som anmodes om at tiltaket legges inn som valgbart tiltak i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplan for perioden 2014-17. Behandling/vedtak i Formannskapet den 11.06.2013 sak 57/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret finner det ikke forsvarlig eller ønskelig å gjennomføre en stillingsreduksjon tilsvarende 50 % i konsulentstilling innen rådmannens stab på nåværende tidspunk. Kommunestyret oversender dette tiltak til rådmannen som anmodes om at tiltaket legges inn som valgbart tiltak i forbindelse med utarbeidelse av økonomiplan for perioden 2014-17. Bakgrunn: I den vedtatte økonomiplan for perioden 2013-16 er det forutsatt 50 % stillingsreduksjon konsulent i staben. Kommunestyret behandlet økonomiplan for perioden 2013-16 i møte den 18.12.2012 og i sak 126/12 ble det vedtatt at det verken var forsvarlig eller ønskelig å redusere med 50 % stilling som konsulent i staben. Men med bakgrunn i den vanskelige budsjettsituasjonen i økonomiplanperioden og avklaringsmøte med politisk ledelse den 08.11.12 så ble tiltaket lagt inn i forslaget til økonomiplan f.o.m. 2014. Side 26 av 91
Sak 37/13 Saksutredning: Rådmannen oppnevnte 15.02.12 et arbeidsutvalg bestående av kommunalsjef 2 Gerd-Solveig Bastesen og HTV Ole Salomonsen. Arbeidsutvalget skulle utrede tiltak for å oppnå en samlet utgiftsreduksjon på kr. 560.000 (årsbeløp) innenfor rådmannens stab. Dette med bakgrunn i protokoll fra drøftingsmøte 06.02.12, referat fra møte 31.01.12 i strategisk ledelse, jfr.sak 1 samt referat fra møte 06.02.13 i rådmannens lederteam, jfr. sak 1. Det ble avholdt møte i arbeidsutvalget 30.04.12. I møte ble bakgrunnen for utrednings-arbeidet med ytterligere utgiftsreduksjon i rådmannens stab; vedtatt økonomiplan for perioden 2012-2015 gjennomgått. Det ble også lagt en plan for det videre arbeidet. Den 22.05.12 ble det avholdt personalmøte i rådmannens stab vedrørende utgiftsreduksjonene. Følgende forslag til kutt med påfølgende konsekvensanalyse ble lagt frem: Hvor Hva Årslønn m. feriepenger Utg. red, inkl pensjon og arb.avg Servicekontoret: 40 % 345300 177370 Renhold 10 % 266900 34264 Konsulent 50 % 525300 337287 SUM red i stillinger 548921 Diverse poster - "skraping" 11079 SUM utgiftsreduksjon 560000 Konsekvenser: 50 % reduksjon i stilling som konsulent Lovpålagte oppgaver/rapporteringer som står i fare for ikke å bli utført med konsekvens at kommunen bl.a kan miste tilskudd. Eks.: GSI (grunnskolens informasjonssystem) rapportering Skoleeiers forsvarlige system Tilstandsrapporten for skole/barnehage Kan føre til svikt i tilsyn med skoler og barnehager. Frister står i fare for å oversittes. Enhetene må i enda større grad være selvstyrte med mindre oppfølging. Oppgaver som evt skulle ha vært overført fra stillingen som kulturkonsulent kan ikke gjøres etter at denne stillingen opphører høst 2013. Dette gjelder bl.a behandling av søknader. Manglende oppfølging av VISMA oppvekst/skole (System administrator for skoleadm.system for skole/sfo). Manglende oppfølging av FEIDE. Manglende deltakelse i interkommunale møter vedr skole og barnehage. Mindre grad av saksbehandling i staben. Siste møte i arbeidsutvalget ble avholdt 25.09.12. I møte oppsummerte arbeidsutvalget utredningen av konsekvenser ved 40 % reduksjon i rådmannens stab slik(forandringer fra personalmøte er merket med rødt): Konsekvenser: Side 27 av 91
Sak 37/13 50 % reduksjon i stilling som konsulent Lovpålagte oppgaver/rapporteringer som står i fare for ikke å bli utført med konsekvens at kommunen bl.a kan miste tilskudd. Eks.: GSI (grunnskolens informasjonssystem) rapportering Skoleeiers forsvarlige system Tilstandsrapporten for skole/barnehage Kan føre til svikt i tilsyn med skoler og barnehager. Frister står i fare for å oversittes med økt merarbeid som konsekvens. Enhetene må i enda større grad være selvstyrte med mindre oppfølging. Oppgaver som evt skulle ha vært overført fra stillingen som kulturkonsulent kan ikke gjøres etter at denne stillingen opphører høst 2013. Dette gjelder bl.a behandling av søknader. Manglende oppfølging av VISMA oppvekst/skole (System administrator for skoleadm.system for skole/sfo). Manglende oppfølging av FEIDE (Felles Elektronisk IDEntitet er Kunnskapsdepartementet sin valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren.) Mangledne deltakelse i interkommunale møter vedr skole og barnehage mindre samordning og samarbeid. Faren for å gjøre feil økes. Mindre grad av saksbehandling i staben. Større del av saksbehandling må overføres til enhetsledere. Vanskelig å rekruttere inn i en 50 % stilling. I saksframlegget til de politiske organene, administrasjonsutvalg 26.11.12, formannskapet 27.11.12 og kommunestyret 18.12.12 har rådmannen gjort følgende vurdering: Rådmannen finner heller ikke å kunne tilrå at det gjennomføres en stillingsreduksjon tilsvarende 50 % - konsulentstilling, dette vil kunne medføre lovbrudd i forhold til barnehagelov (kommunens tilsynsmyndighet), opplæringslov og rapportering til SSB. I tillegg vil trolig dette medføre at kommunen ikke vil klare å fatte enkeltvedtak om tildeling av spesialundervisning på kommunenivå. Med bakgrunn i den vanskelige budsjettsituasjonen i økonomiplanperioden og avklaringsmøte med politisk ledelse den 8.11. d.å. så er tiltaket lagt inn i forslaget til økonomiplan f.o.m. 2014. I kommunestyret 18.12.12 i sak 126/12, punkt 2 ble det så gjort følgende vedtak: Kommunestyret finner det ikke forsvarlig eller ønskelig å foreta nedenforstående stillingsreduksjoner på nåværende tidspunkt: - Stillingsreduksjon i 40 % - stilling ved servicekontoret. - Stillingsreduksjon i 50 % - konsulentstilling i rådmannens stab. Vurdering: En reduksjon på 50 % stilling innenfor fagfeltet barnehage/skole vil føre til at kommunen ikke vil kunne delta i interkommunale fora på samme måte som nå. I tillegg til at en ikke vil ha mulighet til oppfølging/tilsyn av skoler og barnehager i ønsket omfang. Det vises ellers til konsekvenser listet opp av arbeidsutvalget. I evalueringen av to-nivå modellen kom det signaler om at det måtte etableres et forum innenfor skole/barnehagesektoren med fast møtestruktur, slik at en sikret nødvendig samarbeid Side 28 av 91
Sak 37/13 og utvikling. I tillegg ønsket en at kommunalsjef 2 skulle ivareta mer personalsjef-oppgaver. Kutt i konsulentstillingen, slik at vi sitter igjen med 50 % stilling, vil medføre at vi ikke har mulighet til å gjennomføre disse justeringene. Rådmannens stab er redusert med 50 % stilling som pedagogisk konsulent iverksatt fra 01.09.13. Denne stillingen har, i tillegg til en støttefunksjon i forhold til oppfølging av skole og barnehage, hatt ansvarsområdet kultur. I tillegg ligger det inne forslag om å redusere bemanningen ved kontor for interne tjenester med 60 % stilling med virkning fra 01.04.14. Totalsituasjonen ved rådmannens stab gjør at en er enda mer betenkt med å redusere bemanningen ytterligere. Vedlegg: Side 29 av 91
Sak 38/13 STILLINGSREDUKSJON LØKTA OPPVEKSTSENTER Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 13/259 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/13 Administrasjonsutvalget 06.06.2013 58/13 Formannskapet 11.06.2013 38/13 Kommunestyret 25.06.2013 Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å gjennomføre en stillingsreduksjon tilsvarende 25 % lærerstilling ved Løkta oppvekstsenter med virkning f.o.m. 01.08. 2013 og ber om at rådmannen innarbeider dette i konsekvensjustert årsbudsjett for 2014 og konsekvensjustert økonomiplan. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den 06.06.2013 sak 7/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar å gjennomføre en stillingsreduksjon tilsvarende 25 % lærerstilling ved Løkta oppvekstsenter med virkning f.o.m. 01.08. 2013 og ber om at rådmannen innarbeider dette i konsekvensjustert årsbudsjett for 2014 og konsekvensjustert økonomiplan. Behandling/vedtak i Formannskapet den 11.06.2013 sak 58/13 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar å gjennomføre en stillingsreduksjon tilsvarende 25 % lærerstilling ved Løkta oppvekstsenter med virkning f.o.m. 01.08. 2013 og ber om at rådmannen innarbeider dette i konsekvensjustert årsbudsjett for 2014 og konsekvensjustert økonomiplan. Bakgrunn: I den vedtatte økonomiplan for perioden 2013-16 er det forutsatt innsparing ved Løkta oppvekstsenter i størrelsesorden 25 % stilling. Saksutredning: Kommunestyret behandlet økonomiplan for perioden 2013-16 i møte den 18.12.2012 under sak 118/12, og vedtok da å legge inn som tiltak en reduksjon ved Løkta oppvekstsenter på 25 % stilling, dette med kr. 83.114 i 2013 og kr. 157.718 påfølgende år. I mail datert 09.04.13 har rektor ved Løkta oppvekssenter gitt følgende tilbakemelding når det gjelder muligheten for innsparing i størrelsesorden 25 % stilling: Side 30 av 91