DØNNA KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Møterom Dønnamannen Møtedato: 22.02.2011 Tid: kl. 09.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf. 75 05 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/11 10/255 NAV-SAMARBEID MELLOM KOMMUNER 6/11 11/211 OPPTAK AV LÅN TIL VIDEREFORMDLING - STARTLÅN FOR 2011 7/11 10/1007 GJENKJØPSRETT I GNR/BNR 20/26 I DØNNA 8/11 08/413 INNREDNING AV NYTT ARKIVROM PÅ KOMMUNEHUSET. 9/11 11/72 DELTAGELSE I HALD-PROSJEKT EKOMMUNE/FEIDE 10/11 10/1025 INVESTERINGSBUDSJETT 2011 - INNKJØP AV TRAKTOR 11/11 11/226 DATAINVESTERINGER I SKOLEN - 2011 12/11 11/227 INVESTERINGSTILTAK 2011 - SERVER KOMMUNEHUSET 13/11 11/228 AVVIKLING AV ORDNINGEN MED FAKTURAGEBYR 14/11 11/229 EVENTUELL ENDRING AV ANTALL STEMMEKRETSER I DØNNA KOMMUNE 15/11 11/94
TEKNISK DRIFT - STILLINGSUTVIDELSE DRIFT OG VEDLIKEHOLD VANN/ AVLØP 16/11 11/32 SOLFJELLSJØEN BARNEHAGE - STILLINGSUTVIDELSE. TILLEGGSBEVILGNING. 17/11 09/858 BARNE- OG UNGDOMSRÅDET - VIDEREFØRING ELLER AVVIKLING. 18/11 11/243 EVENTUELT FRITAK FOR EIENDOMSSKATT - NORD-DØNNA MONTESSORISKOLE Dønna, 14.02.2011 Ingunn Laumann Ordfører Tore Westin Rådmann
Sak 5/11 NAV-SAMARBEID MELLOM KOMMUNER Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 10/255 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til foreliggende anbefaling om at det etableres et vertskommunesamarbeid med Herøy kommune som vertskommune for NAV-kontorene i Herøy og Dønna. Dette med virkning f.o.m. 1. september 2011. 2. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å inngå de nødvendige avtaler mellom de to kommunene samt med NAV Nordland. 3. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å reforhandle inngått avtale om midlertidig løsning fram til 01.09.2011, dette gjennom leie av NAV-leder hos Herøy kommune. Bakgrunn: Som kommunestyret og formannskapet er gjort kjent med tidligere har man fra og med 1.mai 2010 hatt en midlertidig ordning med felles leder for NAV-kontoret på Dønna og NAVkontoret på Herøy. Dette gjennom at tilsatt leder på Herøy også har fungert som leder for kontoret på Dønna. Fra mai 2010 har man innad i NAV i de to kommunene utredet framtidig organisering og i henhold til framlagt anbefaling fra oppnevnt arbeidsgruppe (ansatte i NAV) og styringsgruppe (direktør NAV Nordland, ordfører i Herøy kommune og rådmann i Dønna kommune) foreslås dette organisert gjennom et vertskommunesamarbeid mellom disse to kommunene. Saksutredning: I forbindelse med at leder ved NAV Dønna fratrådte 1. mai 2010 for å gå over i annen stilling, tok NAV Nordland v/direktør kontakt med ordfører og rådmann i kommunene Herøy og Dønna for å drøfte alternative løsninger i forhold til dagens løsning med ett selvstendig NAVkontor i hver kommune. Man ble da enig om å inngå samarbeid om en midlertidig løsning som innebærer felles ledelse av de to NAV-kontorene mens man satte i gang en utredning av framtidig løsning med vertskommunemodell. Leder av NAV Herøy ble da også ansatt som leder av NAV Dønna. I et møte den 3. mars 2010 ble det nedsatt en styringsgruppe for prosjektet med å utrede fremtidig vertskommunemodell for NAV-kontorene i de to kommunene, denne skulle bestå av direktør NAV Nordland og de to rådmennene. I nytt møte den 9.mars 2010 ble rådmannen i Herøy kommune erstattet av ordfører, dette p.g.a. habilitet. I et møte for ansatte, tillitsvalgte og verneombud i de to NAV-kontorene den 21.april 2010 ble det nedsatt følgende arbeidsgruppe: Wenche Sørvik, Unn Rigmor Bruaset, Eva Prestø, Linda Mathiassen, Mai Lis Larsen og Anne Christine Hjelt (leder). Det ble utformet følgende mandat: Hvordan organisere tjenesten i NAV-Herøy og NAV-Dønna med felles leder. Side 3 av 30
Sak 5/11 Arbeidsgruppen har avholdt tre møter og med bakgrunn i dette har NAV-leder utarbeidet en sluttrapport om vertskommunemodellen for NAV-kontorene i Herøy og Dønna. Det henvises til denne, jfr. saksvedlegg. Sluttrapporten har følgende konklusjon: Det anbefales å stille vertskommunesamarbeidet i ro og tilsette ny NAV-leder i Herøy, med forbehold om omorganisering. Og således drive NAV Herøy videre som egen enhet inntil tjenesteområdeorganiseringen gjennomføres. NAV Dønna er i en spesiell situasjon og den beste løsningen vil være å knytte NAV Dønna opp mot den fremtidige tjenesteområdeorganiseringen. Sluttrapporten ble behandlet i styringsgruppen mandag 13.12. 2010 og det ble da besluttet at før styringsgruppen sluttbehandler denne og gir sin anbefaling, så skal sluttrapporten sendes medbestemmelsesapparatet for høring. Styringsgruppen behandlet saken på nytt igjen i møte den 10.01.2011 og vedtok da følgende uttalelse: Under dagens møte mellom representanter fra NAV Nordland, Dønna og Herøy ble det enighet om: 1. Stillingen som NAV-leder Herøy lyses ut. Det orienteres i utlysningsteksten om at det fortsatt arbeides med et mulig vertskommunesamarbeid mellom Herøy og Dønna. I møtet fremkommer at Dønna fortsatt er sterkt for et samarbeid, mens Herøy er mer usikker på om det er riktig tidspunkt å fremme saken til politisk behandling nå pga den interne motstanden som foreligger. 2. May Britt ivaretar de funksjonene Anne Christine har hatt i begge NAV-kontorene i Herøy og Dønna inntil ny NAV-leder er tilsatt. Det har hun sagt seg villig til. 3. Rådmann Tore Westin gjennomfører et snarlig møte med alle ansatte ved NAV Dønna (Anne Christine deltar i møtet, som vil foregår i rådhuset). Dette med sikte på å tydeliggjøre og forklare konsekvensene av en eventuell stans i planleggingen av vertskommunesamarbeid. 4. Herøy vurderer en midlertidig ressurstilførsel til NAV kontoret i Herøy som kompensasjon for tapt kapasitet ved avgivelse av lederressurs til Dønna. 5. Styringsgruppen møtes på nytt i møte den 2. februar kl 13.30 for å diskutere veien videre. Styringsgruppen diskuterte i møtet de argumenter som er kommet fra ansatte og tillitsvalgte, samt mulige alternative løsninger som tjener brukere i Herøy/Dønna. Rådmannen i Dønna gjennomførte den 13.01.2011 et møte med samtlige ansatte ved NAV Dønna der man redegjorde for hovedpunktene i et fremtidig vertskommunesamarbeid, hvilke alternative løsninger som foreligger samt at eventuelle uttalelser fra de ansatte i forkant av politisk behandling må gis gjennom tillitsvalgte. For øvrig henvises det til referat fra møtet, jfr. Saksmappevedlegg (7). I etterkant av dette møtet har både FO Dønna og NTL Dønna avgitt uttalelse til støtte for vertskommunemodellen som fremtidig løsning, jfr saksmappevedlegg (8 og 9). Sak om eventuell etablering av vertskommunemodell med Herøy kommune som vertskommune ble sluttbehandlet av styringsgruppen i møte den 02.02.2011 og det ble vedtatt følgende konklusjon: Side 4 av 30
Sak 5/11 Det er enighet mellom kommunene om at det fremmes en sak til politisk behandling i de respektive kommunestyrene i løpet av februar/mars. Herøy kommunestyre 22. mars. Dønna kommunestyre 8. mars. Med forbehold om kommunestyrenes behandling og godkjenning av forslag til vertskommunesamarbeid, forberedes avtaleinngåelser mellom kommunee og NAV Nordland med formell etablering av vertskommunemodellen med virkning fra 1. september 2011. Vurdering: Vertskommunemodell hjemler adgang for en kommune til å overlate oppgaver og avgjørelsesmyndighet til en annen kommune (vertskommunene). Dette er bl.a. benyttet i samarbeidet vedrørende felles landbrukstjeneste for Herøy og Dønna, og da med Dønna som vertskommune. En vertskommunemodell for NAV-kontorene på Dønna og Herøy innebærer at man fortsatt skal opprettholde to kontorer, men at disse vil ha felles leder og at de ansatte blir tilsatt i vertskommunen (Herøy) og vil måtte påregne å utføre arbeide på begge stedene. Etter rådmannens mening er vertskommunemodellen absolutt beste fremtidsløsning av disse, og at Herøy blir vertskommune ut i fra størrelsen på kontorene og tidligere fordeling av vertskommuneoppdrag (landbruk) mellom disse to kommunene. Ordningen bør etableres f.o.m. 1. september 2011. Rådmannen bør gis nødvendig fullmakt til å inngå avtaler med Herøy kommune og NAV Nordland. Fram til 1. september d.å. vil man forhandle fram en avtale med Herøy kommune om videreføring av etablert midlertidig løsning med leie av NAV-leder hos Herøy kommune. Saksvedlegg: 1. Sluttrapport om vertskommunemodellen mellom Herøy og Dønna kommuner. Saksmappevedlegg: 1. Mail av 01.03. 2010 fra NAV Nordland innkalling til telefonmøte 03.03. 2010. 2. Referat fra telefonmøte mellom NAV Nordland, Herøy og Dønna kommune 03.03. 2010 angående drøfting av modeller for samarbeid mellom NAV Herøy, NAV Dønna og NAV Nordland. 3. Referat fra telefonmøte mellom NAV Nordland, Herøy og Dønna kommune 09.03. 2010 angående samarbeidsmodeller og oppnevning av styringsgruppe. 4. Referat fra møte 21.04. 2010 mellom NAV Herøy og NAV Dønna, tillitsvalgte og verneombud, en åpen og inkluderende prosess for et vertskommunesamarbeid fremover. 5. Uttalelse datert 10.12.2010 fra tillitsvalgt Eva Prestø på vegne av NTL Herøy 6. Referat fra møte 10.01.2011 i styringsgruppen 7. Referat fra møte 13.01.2011 mellom rådmannen i Dønna og ansatte på NAV Dønna 8. Uttalelse datert 28.01.2011 fra tillitsvalgt Wenche Sørvik på vegne av NTL Dønna 9. Uttalelse datert 01.02.2011 fra FO Dønna v/tillitsvalgt Kirsti Aasvik Johansen 10. Referat fra møte 02.02.2011 i styringsgruppa Side 5 av 30
Sak 6/11 OPPTAK AV LÅN TIL VIDEREFORMDLING - STARTLÅN FOR 2011 Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 243 Arkivsaksnr.: 11/211 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å oppta et lån kr 1.000.000 i Husbanken til videreformidling av Startlån for 2011. Lånet tas opp som et serielån med flytende rente, avdragsfri periode på 3 år og 15 års nedbetalingstid. Bakgrunn: Kommunene har fra 1.1.2003 kunnet tilby startlån til unge i etableringsfasen og andre med etableringsproblemer i boligmarkedet. Startlånet skal bidra til bedre boligfordeling ved å lette boligetableringen for vanskeligstilte grupper. Startlån er en behovsprøvd låneordning som skal medvirke til at husstander med svak økonomi, som unge i etableringsfasen, barnefamilier, enslige forsørgere, funksjonshemmede og andre vanskeligstilte husstander, skal kunne skaffe seg en nøktern og egnet bolig. Vurdering: Ordningen med Startlån fungerer slik at kommunen låner penger av Husbanken, og låner disse pengene videre ut til de som blir innvilget lån. Kommunen må hvert år ta stilling til forventet etterspørsel, og søke Husbanken i forhold til dette. For 2011 foreslås det å søke om kr.1.000.000 til videreformidling av Startlån. Dette er lagt inn i vedtatt budsjett. Midler som ikke blir lånt ut gjennom året kan returneres til Husbanken. Vedlegg: Ingen Side 6 av 30
Sak 7/11 GJENKJØPSRETT I GNR/BNR 20/26 I DØNNA Saksbehandler: Jørn Høberg Arkiv: GNR 20/26 Arkivsaksnr.: 10/1007 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/11 Formannskapet 22.02.2011 Rådmannens innstilling: Formannskapet i Dønna fremmer ikke krav om gjenkjøpsrett i henhold til vilkår i skjøte for gnr/bnr 20/32 tinglyst 20.04.1999. Bakgrunn: Inge Mikalsen har i søknad mottatt av kommunen 29.11.2010 søkt kommunen om at kommunen frastår fra å kreve gjenkjøpsrett i henhold til heftelse i tinglyst skjøte. Saksutredning: På Horn på Løkta ble for en del år siden ble fradelt to eiendommer til formål pelsdyroppdrett. Disse to eiendommene ble fradelt gnr/bnr 20/4 som på det tidspunkt var eid av Leif Hvidsten. Det har vært drevet pelsdyroppdrett i området kontinuerlig siden oppstarten til dette ble avviklet i januar i år. Den ene av disse - gnr/bnr 20/27 eies i dag av May Britt og Inge Mikalsen. Den andre eiendommen gnr/bnr 20/32 eies av Revehiet BA. Da Revehiet BA fikk overskjøtet eiendommen fra Dønna kommune, ble skjøtet påført en heftelse: Dersom virksomheten nedlegges skal tomten tilbakeføres til kommunen. Pelsdyrholdet ble avviklet januar 2011. Inge Mikalsen ønsker å utvikle annen næring på tomten og søker på denne bakgrunn kommunen om å frastå fra å kreve tomten tilbakeført til kommunen. Det ble sendt brev til Inge Mikalsen, Horn, 8813 Kopardal med kopi til eiere av tilgrensende eiendommer: Mari Brox og Jarle Mikalsen, Hov, Anne Hvidsten og Odd Arne Parelius, Horn, samt Håkon og Gunn Svinøy, Sund, for å informere om eventuell eiendomsover-dragelse av den aktuelle eiendommen. Vurdering: Det er positivt av Inge Mikalsen har planer om å etablere ny næringsvirksomhet på arealet. Det foreligger ikke opplysninger som tilsier at kommunen bør erverve tomta. Det vurderes som positivt at det er planer om næringsvirksomhet lokalt. På bakgrunn av dette ønsker ikke kommunen å gjøre bruk av rettighet til å erverve tomta. Saksmappevedlegg: Søknad fra Inge Mikalsen Skjøte på eiendommen 20/32 Side 7 av 30
Sak 8/11 INNREDNING AV NYTT ARKIVROM PÅ KOMMUNEHUSET. Saksbehandler: Siw Turid Abs Åkerøy Arkiv: 064 Arkivsaksnr.: 08/413 Saksnr.: Utvalg Møtedato 55/10 Formannskapet 21.09.2010 8/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at investeres inntil kr. 100.000 i innredning og utstyr til nytt arkivrom på kommunehuset. Bevilgningen er innarbeidet i kommunens investeringsbudsjett for 2011. Bakgrunn: Det er stort behov for nytt arkivrom, da arkivet i kjelleren (gamle bankhvelv) er helt fullt. Dette arkivet er à jour, og det som kan tas bort er fjernet. Slik at det som står igjen må være der. Arkivmateriale som ikke er i hvelvet, er idag plassert slik at det er uoversiktlig og vanskelig å finne fram i. Det brukes nødvendig mye tid til å finne frem. Slik det står i dag, er ikke kravene til arkiv tilfredsstilt. Det er viktig å få dette på plass i løpet av kort tid, da vi gjennomfører en ny periodisering av dagligarkivet 01.01. 2011. Det betyr at alt arkivmateriell som står i dagligarkivet, også må flyttes i kjelleren og trenger plass. Det er i hht forskriften en del krav til arkivlokale. Blant annet skal reoler ikke være av brennbart materiale, og det må vernes mot vann, fukt, brann og innbrudd. Saksutredning: Det fins i dag egnet rom i kjelleren som kan brukes til arkiv. Dette rommet trenger fliser på gulvet, og en branndør. Prisantydning 20.000,-? Det er innhentet tilbud fra O.Rønning Kontor og Data AS på mobile reoler (rullearkiv). Denne type arkiv gir full utnyttelse av arkivrommet, ca 240 hyllemeter. Prisen er kr. 51.500,- + frakt kr. 7.975,- i tillegg kommer moms. Utover dette kommer kostnader til montering. Det er satt av penger på årets investeringsbudsjettet med kr. 100.000 inkl. mva til dette formålet. Vurdering: I henhold til gjeldende lovkrav må kommunen nå prioritere å etablere nytt arkivrom for å kunne foreta lovlig arkivering. Investeringen må derfor gjennomføres. Vedlegg: Side 8 av 30
Sak 9/11 DELTAGELSE I HALD-PROSJEKT EKOMMUNE/FEIDE Saksbehandler: Martin Grønås Arkiv: 064 &40 Arkivsaksnr.: 11/72 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar at Dønna kommune skal delta i HALD-prosjektet ekommune/feide og bevilger kr 282.500 som vår kommunes andel av prosjektet. Dette dekkes ved å benytte innarbeidet bevilgning på kr 212.500 i kommunens vedtatte investeringsbudsjett for 2011 samt at kr 70.000 fra overførte midler rådmannens stab (andel overskudd 2009) overføres fra årets driftsbudsjett til investeringsbudsjett 2011. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre nødvendig budsjettregulering. Bakgrunn: Dønna kommunestyre vedtok i sitt investeringsbudsjett i forbindelse med behandling av årsbudsjettet for 2011 å avsette 212.500 kroner til deltakelse i HALD-prosjektet ekommune/feide. Saksutredning: I Kommuneproposisjonen for 2011 står det: Forskrift om obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor pålegger alle norske kommuner å følge de samme kravene som statlig sektor til nå har vært pålagt gjennom Referansekatalogen. Fra 1.januar 2010 ble kommunale virksomheter gjennom forskrift om obligatoriske ITstandarder pålagt å følge disse. Mellom kommunene i HALD er det derfor igangsatt et samarbeidsprosjekt for innføring av ekommune og Feide. Hvorfor ekommune? Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er i sin natur grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. IKT er en av de sterkeste drivkreftene i samfunnsutviklingen. Det er anslått at IKT står for hele 40 prosent av produktivitetsveksten i EU. Norge er blant de land i verden som har høyest produktivitet. Dette har mange årsaker, men en av hovedgrunnene er utstrakt bruk av teknologi. Høy produktivitet er like viktig i offentlig som i privat sektor. Uten en effektiv offentlig sektor er det vanskelig for det private næringsliv å oppnå høy produktivitet. IKT er samtidig viktig for distriktsutbygging og utvikling av lokalsamfunn. Regioner og kommuner som vil tiltrekke seg næringsbedrifter og innbyggere, må legge til rette for bredbånd og effektive elektroniske tjenester. Både innbyggere og næringsliv forventer elektroniske tjenester fra kommuner og fylkeskommuner, på samme måte som fra private tjenesteytere. Side 9 av 30
Sak 9/11 Digital inkludering er satt høyt på dagsordenen i mange land. Det handler om å inkludere alle innbyggerne i informasjonssamfunnet, uavhengig av alder, funksjonsdyktighet, kompetanse, geografi og kulturell bakgrunn. Tilgang til elektronisk infrastruktur (bredbånd) er en viktig forutsetning for digital inkludering. Like viktig er tilgang til digitalt innhold og digitale tjenester og universell utforming av offentlige nettsteder. Digital inkludering er også viktig for utvikling av lokaldemokratiet. Ved å legge til rette for elektronisk dialog og samhandling kan kommunen/fylkeskommunen skape økt innsikt i politiske prosesser og debatt om viktige lokalpolitiske spørsmål. IKT kan bidra til en mer helhetlig og samordnet offentlig sektor. Informasjon og tjenester kan sammenstilles på tvers av sektorer og offentlige virksomheter og tilpasses den enkelte brukers behov. Samtidig kan informasjon registreres, lagres og utveksles mellom offentlige virksomheter, bl.a. informasjon som er viktig for å sikre liv og helse. IKT er et viktig virkemiddel for å bedre kvaliteten på offentlige tjenester. Ved å gjøre informasjon tilgjengelig på Internett og etablere integrerte elektroniske tjenester kan søknadsprosesser forenkles og forbedres. Oppdatert og korrekt informasjon er avgjørende for å kunne treffe raske og gode beslutninger i offentlig saksbehandling. Innen utdanningssektoren kan IKT være med på å skape bedre læringsmiljø, tilpasset den enkelte elevs evner og interesser. IKT kan gi tilgang til oppdaterte kunnskapskilder og mulighet for samhandling og kunnskapsdeling med andre. Samtidig kan IKT bidra til å styrke samarbeidet mellom hjem og skole. På helse- og omsorgsområdet kan IKT bidra til mer korrekt dokumentasjon og raskere informasjonsutveksling mellom fastleger, sykehus og helse- og omsorgstjenesten i kommunene. IKT blir stadig viktigere som verktøy for omstilling og frigjøring av ressurser i kommunesektoren. Selv om elektronisk databehandling har vært benyttet i flere tiår, er det fortsatt mulig å hente ut store effektiviseringsgevinster. Analyser har vist at enkelte tjenester kan effektiviseres med mer enn 90 prosent ved bruk av elektronisk informasjonsutveksling mellom kommunen og den enkelte bruker. Gevinstene kan være knyttet både til mindre papirflytting, til lettere tilgjengelig informasjon og til redusert saksbehandlingstid. Gevinstene blir størst der det er mulighet for saksbehandling basert på forhåndsbestemte kriterier, automatisk oppslag i databaser og forhåndsutfylling av søknadsskjemaer. Helse- og omsorgstjenesten er trolig det området der mulighetene for å frigjøre ressurser ved økt bruk av IKT er størst. Det er også mulig å frigjøre ressurser på dette området ved bruk av robotteknologi og annen velferdsteknologi. IKT-løsninger er viktige for kommunens/fylkeskommunens interne drift. I en mellomstor kommune er det ikke uvanlig med rundt100 ulike IKT-systemer. Økonomi, lønns- og styringssystemer er nødvendig for effektiv forvaltning av virksomhetens ressurser. Saksbehandlings- og arkiveringssystemer trengs for å sikre god forvaltningspraksis. Geodatasystemer er en forutsetning for planlegging, registrering av miljødata og generell saksbehandling. Elektronisk handel kan bidra til lavere anskaffelseskostnader. Det er stort behov for å utvikle felles kravspesifikasjoner for ulike fagsystemer i kommunene. For mange kommuner er det lønnsomt å samarbeide om anskaffelse og drift av utstyr og systemer. Dessuten kan utvikling og bruk av systemer basert på fri programvare bidra til bedre og billigere løsninger. Om FEIDE FEIDE (Felles Elektronisk IDEntitet) er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. Planen er at alle i Skole-Norge skal ha fått tilbud om en Feide-identitet fra sin skoleeier innen utgangen av 2010. Side 10 av 30
Sak 9/11 Basert på kommunens opplysninger om elever og ansatte i skolen lages en elektronisk identitet - en Feide-identitet. Denne identiteten kan elever og ansatte bruke til å legitimere seg overfor ulike digitale tjenester, nettsteder, portaler, bibliotek og andre tjenester som er beregnet for utdanningssektoren. Feide-identiteten muliggjør samtidig økt kvalitet på tjenester gjennom personifisering av tjenesten; for eksempel vil en tjeneste som tilbyr matematikkoppgaver, kunne huske progresjonen til en bruker fra tidligere besøk. Hvem du er og hvilken rolle du har i skolen, bestemmer hva du får tilgang til: Elever, lærere, rektorer og foresatte har ulike roller og har dermed forskjellige rettigheter. For at dette skal virke på tvers av alle grunnskoler, videregående skoler, høgskoler og universiteter, må den tjenesten som utfører selve påloggingen (Feide), kunne stole på at opplysningene fra hver enkelt institusjon er riktige og oppdaterte. En ryddig identitetsforvaltning må derfor være på plass hos skoleeiere som skal innføre Feide. Dette krever at kommunen i tillegg til Feide må ha på plass et skoleadministrativt system for å lagre personopplysninger om brukerne før man får Feide-godkjenning. Høsten 2007 startet arbeidet med Feide i grunnskolene for fullt. Arbeidet med Feide i grunnopplæringen drives av UNINETT ABC på oppdrag fra Kunnskapsdepartementet. Status ved skolestart 2009 var at tilnærmingsvis alle høgskoler, universiteter og videregående skoler tilbyr Feide-identiteter til sine ansatte. Det er nå kommunene sin tur og det er mange kommuner som allerede er Feide-godkjent. En skoleeier har mange gode grunner til å innføre Feide: Feide gir god økonomi, man oppfyller lovbestemte krav i henhold til personopplysningsloven, og det gir skoleeier langt bedre datakvalitet. Feide gir også utvidet tilgjengelighet og tilgang til nasjonale tjenester. I utdanningssektoren er det sterk vekst i antall digitale ressurser og tjenester som baserer seg på elektronisk identifikasjon som tilgangskontroll. Feide gir brukeren ett brukernavn og ett passord som gir tilgang til både lokale tjenester (som e-post og kalendersystem) og nasjonale tjenester (som for eksempel digital eksamen og NRKs arkiv). For skoleeier gir dette lavere administrasjonskostnader og lavere terskel for å innføre nye tjenester i skolen. I mai 2009 ble det vedtatt en kostnadsmodell for Feide. Grunnopplæringen får en betalingsmodell som har en fast pris per skoleeier avhengig av størrelse, der Kostras tall legges til grunn for fordelingsnøkkel. Skoleeiere får rabatt dersom det er fire skoleeiere som samarbeider, eller samarbeidet har over 3000 elever. Prismodellen for grunnopplæringa revurderes for 2012 når utrullingen er gjennomført i grunnopplæringen og den langsiktige organiseringen av Feidearbeidet er avklart. I samarbeidsprosjektet for HALD-kommunene om innføring av Feide/eKommune 2011 er det laget et kostnadsestimat på til sammen 1.408.000 kroner. Dønnas andel av dette utgjør 211.600 kroner. Da er også utgiftene til innføring av skoleadministrativt system og ny portalløsning/webserver medregnet. Utgifter til skjemapakke, integrasjon skjema/fagsystem er ikke medregnet (turkis ramme i tabellen). Estimat over kostnader med Feide/eKommune 2011: Totalt 2011 Alstahaug 40% Herøy 20% Leirfjord 20% Dønna 20% Prosjektleder 70% stilling (inkl. sos. omk): 408.000 163.200 81.600 81.600 81.600 Side 11 av 30
Sak 9/11 Portalløsning inkl. webserver: 400.000 Skjønnsmidler Integrasjonsmoduler: 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Feide: 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Implementering i skolenett (Alstahaug) 200.000 50.000 50.000 50.000 50.000 Konsulentbistand: 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Programvare (SAS): 100.000 40.000 20.000 20.000 20.000 Sum: 1.408.000 373.200 211.600 211.600 211.600 Skjemapakke (14 skjema) : Integrasjon skjema/fagsystem 27.000 21.000 21.000 21.000 7.300 pr stk 5.000 pr stk 5.000 pr stk 5.000 pr stk MinSide/AltInn: Inkl Inkl Inkl Inkl Ved innføring av Feide oppfyller skoleeier personopplysningslovens krav om at brukeren skal få innsyn i egne data og at brukeren må gi godkjennelse til overføring av data til tjenester. Skoleeier får god oversikt over egne brukere og kontroll over hvilke Feide-tjenester som skal være tilgjengelig for disse. Alle skoleeiere bør ha god kontroll og oversikt over persondata, men det har i årenes løp utviklet seg ulik praksis for behandling av persondata i forskjellige deler av skolesektoren. Som ledd i en Feide-innføring vil det bli etablert felles regler for vedlikehold av data i kildesystemene og felles rutiner for endringer av register når for eksempel en elev eller en lærer slutter. Bedre datakvalitet vil være et resultat av en Feide-innføring. Tilgang til digitale ressurser og tjenester er i dag ofte knyttet til den enkelte pc eller dennes IPadresse. Feide er en løsning for web-baserte tjenester der tilgangen reguleres av at brukeren kan identifisere seg - uavhengig av tid eller sted. Feide gir også mulighet for å identifisere elevers foresatte på en sikker måte, slik at for eksempel læringsplattformer kan åpne for å gi foresatte tilgang til elevenes arbeider. Både kommersielle og offentlige tjenestetilbydere arbeider med å utvide mengden av tilgjengelige Feide-klargjorte tjenester. Kunnskapsdepartementet har tidlig sett gevinstene en enhetlig identitetsforvaltning vil gi i skolesektoren. Det vil gi bedre og mer effektive digitale tjenester, og man vil få en ryddig og effektiv håndtering av personopplysninger. Dette er i tråd med lover og forskrifter basert på standardisert teknologi. Elever og lærere vil få felles innlogging til en rekke tjenester. Kunnskapsdepartementet er i førersetet ved innføringen av Feide. Underliggende etater, f.eks. Utdanningsdirektoratet, er gitt tildelingsbrev som tydeliggjør dette. Et eksempel er at de skal tilby Feide-innlogging på egne elektroniske tjenester. Side 12 av 30
Sak 9/11 Feide er i tillegg forankret på kommunalt og fylkeskommunalt nivå gjennom KS' IKT-strategi "ekommune 2012". Det er også tatt beslutninger i alle fylkeskommunene om at Feide skal innføres. Kommuner som knytter seg til Feides innloggingstjeneste blir vertsorganisasjon og må tilfredsstille en del krav. Kravene kan grupperes slik: krav til behandling av personopplysninger krav om innføring av IKT-reglement krav til den tekniske løsningen krav om førstelinjesupport Hvor mye arbeid som kreves for å oppfylle kravene, kommer an på hvordan situasjonen er ved prosjektets oppstart. En kommune som har ryddige og dokumenterte rutiner rundt et skoleadministrativt system, vil ha mye enklere utgangspunkt enn en kommune uten skoleadministrativt system. Det samme gjelder kravene til den tekniske infrastrukturen. Det er verdt å merke seg at Feide stiller de samme kravene til behandling av personopplysninger som det personopplysningsloven med forskrifter stiller til en skoleeier. Et Feide-prosjekt kan derfor også brukes som et verktøy for skoleeiere til å forsikre seg om at de følger lovens krav. Vurdering: Av saksutredningen framgår det at ved deltakelse i HALD-prosjektet ekommune/feide vil Dønna kommune delvis oppfylle statlige krav som er satt til alle kommuner. Kommunale virksomheter er gjennom forskrift pålagt å følge obligatoriske IT-standarder, og Kunnskapsdepartementet krever at alle i utdanningssektoren fra universitet, høgskole, videregående skole og grunnskole skal ha fått tilbud om FEIDE-identitet innen utgangen av 2010. Alle grunnskoler er pålagt digital administrasjon av eksamen gjennom prøveadministrasjonssystemet(pas). Også gjennomføringen av nasjonale prøver og brukerundersøkelser for elever, foreldre og lærere gjennomføres digitalt. Det synes derfor å haste med å komme seg på banen for å få gjennomført pålagte krav både i forhold til kommuneadministrasjonen og kommunens grunnskoler. Gjennomføringen av ekommune/feide er en stor oppgave for en liten kommune. Samarbeidet i HALD er derfor viktig og nødvendig for å få dette på plass. Rådmannens tilleggsopplysninger. Etter at saksbehandler har ferdigstilt saken har Alstahaug kommune ved prosjektleder for E- kommuneprosjektet kontaktet de andre kommunene og bedt om klargjøring i forhold til nødvendig tilleggsbevilgning i forhold til kommunens heimeside. Dette gjelder i forhold til anskaffelse av Nasjonal Tjenestekatalog fra Kommuneforlaget (KF). Dette er en elektronisk (og fysisk) katalog med oppdaterte beskrivelser av alle tjenester som kommunene tilbyr. Beskrivelsene vil være tilgjengelige og oppdaterte på kommunens egne heimesider, med linker til relevante tjenester og lenker til relaterte skjema. Prosjektleder og IT-sjef vurderer det slik at tjenestekatalogen vil være svært gunstig for innbyggernes muligheter til selvbetjening, samt for generell informasjon om innbyggernes rettigheter og plikter overfor kommunen. Side 13 av 30
Sak 9/11 Anskaffelseskostnad m.m vil være ca kr 70.000. Denne foreslås innarbeidet i investeringsbudsjettet for 2011 ved at kostnadsrammen for ekommune-prosjektet økes fra kr 212.500 til kr 282.500. økningen dekkes ved bruk av overførte midler (ubrukt andel overskudd 2009) rådmannens stab på kr 70.000. F.o.m. 2012 vil det være en årlig driftskostnad på ca kr 38.000 knyttet til Nasjonal Tjenestekatalog fra KF. Vedlegg: Ingen Side 14 av 30
Sak 10/11 INVESTERINGSBUDSJETT 2011 - INNKJØP AV TRAKTOR Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: 651 &41 Arkivsaksnr.: 10/1025 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner innkjøp av ny kommunetraktor som fremkommet etter utlysning i DOFFIN innfor en kostnadsramme inkl. utstyr på 1.639.130,- + mva. Kostnadene inndekkes gjennom vedtatt bevilgning kr. 600.000 + mva og innlevering av byttetraktor der resterende beløp kr. 729.130,- inndekkes ved inngåelse av leasingkontrakt med månedlig kostnad på kr. 7.462,-. Leasingbeløp dekkes innenfor eksisterende driftsbudsjett. Bakgrunn: I forbindelse med behandling av investeringsbudsjett for 2011 ble det i kommunestyresak 75/10 vedtatt avsatt kr. 600.000 + mva til innkjøp av ny kommunetraktor. Saksutredning: Foranledning til denne saken er utskifting av kommunal traktor Case 1991 mod og Case 2002 mod - innmeldt som behov fra uteseksjonen vedlikehold veg/vann/avløp våren/ sommeren 2009 og vår 2010. Bakgrunnen for dette er at begge maskiner er utslitt og har de tre siste år ført til relativt store reparasjonskostnader med overforbruk på disse postene som resultat. Det kan nevnes at den nyeste traktoren sto i ro i 1,5 måneder i fjor vår/sommer - den travleste tiden i forhold til vedlikehold av veger, noe som fører til store frustrasjoner både for publikum som blir berørt av manglende vedlikehold og for de ansatte som ikke får muligheten til å gjøre den jobben de har ansvaret for. Totalt har den nyeste traktoren stått i ca 2,5 måneder i 2010 og den gamleste traktoren i ca. 2 måneder. Et annet moment er arbeidsforholdene til de ansatte, der bakmonterte redskaper (eks. kantklipper) gjør at det er en uforholdmessig stor belastning på nakke og rygg plager tidligere ansatte og dagens ansatte sliter med den dag i dag. Vi har gjennom en prosess på ca ½ år med gjennomgang av arbeidsrutiner og vedlikeholdsoppdrag, besøk hos leverandører og andre kommuner/uteseksjoner kommet frem til en type maskin som er bygd som en lett hjullaster med et fartsområde som er noe høyere enn det vi har på dagens traktor. Det er flere andre kommuner som har kommet til samme erkjennelse som oss og investerer (kjøp/leie/leasing) i en maskin som er bygd mer som en hurtiggående hjullaster. Vårt valg falt på en JCB maskin samme type som er anskaffet bl.a. på Fauske, Hemnes og Alstahaug. Side 15 av 30
Sak 10/11 Utstyr som er bestilt med er frontlesser, midtmontert skrapeskjær, frontmontert sandstrøer og frontmontert feiemaskin. Det har ikke vært mulig å investere i ny traktor inkl. utstyr for avsatte midler i investeringsbudsjett 2011, og en har da valgt å bekoste en leasingavtale med Sparebank1 Nord-Norge på resterende beløp innenfor eget driftsbudsjett. Det er fra teknisk sjef sin side mangelfullt kommunisert at forslag til avsatt beløp i investeringsbudsjett 2011 var å regne som en egenandel der innbytte av traktor og leasing innenfor eget budsjett for å dekke opp manglende beløp skal fullfinansiere ny maskin. Leasingsum er tenkt inndekket med besparelser ved å ha kun en maskin i drift, mindre reparasjonskostnader og utleie til Statens vegvesen/andre kommuner ifm. kosting av gang/sykkelstier og kantklipping. Pristilbud og kjøp av arbeidsmaskin har vært annonsert i DOFFIN i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Det ble foretatt anbudsåpning 03.12.2010 der Ørjedal Maskin AS var billigste anbyder (av 3 firma). Den 13.12.2010 ble det informert om alle innkomne anbud og sendt ut brev til anbydere med varsel om at Ørjedal Maskin AS vil bli tilbudt kontrakt, da med forbehold om evt. klage på anbudsavgjørelse og kommunestyrets godkjenning av finansiering. Med bakgrunn i at teknisk sjef oppfattet at finansiering var i orden, ble det ved en beklagelig feil skrevet under på kjøpekontrakt på maskin og utstyr en feilvurdering fordi enkeltsaken etter gjeldende reglement skal vedtas først. Pristilbud for maskin og utstyr med fradrag for innbytte av Case 2002 mod ligger vedlagt saken. Det er tilbudt leasing på kr. 700.000 fra Sparebank1 kr. 7.462,- + mva over 10 år. Kontraktssum for traktor inkl. utstyr er kr.1.639.130,- eks mva. Mva vil bli refundert og inngår i finansieringen. Netto utgift etter innlevering av Case cs130 er kr. 1.329.130,- som er tenkt finansiert gjennom kontant innbetaling kr. 600.000 + mva som vedtatt i budsjettsak 75/10 og avtale om leasing kr. 729.130,- med Sp1NN. Månedlig utlegg på leasingavtale blir kr. 7.462,- + mva. Rådmannens merknad. Med bakgrunn i teknisk sjef sin redegjørelse i saken slutter rådmannen seg til foreslått løsning, jfr. innstillingen. Rådmannen beklager brudd på kommunens økonomireglement vedrørende at enhver investering skal behandles som enkeltsak før bestilling skjer og kontrakter underskrives. Rådmannen vil som en følge av denne hendelsen ta en ekstra gjennomgang med alle involverte (kommunalsjefer og enhetsledere) for å forsikre seg at slike hendelser ikke skjer på nytt. Saksmappevedlegg: Maskinspesifikasjoner Brev varsel om kontraktsinngåelse datert 13.12.2010 Side 16 av 30
Sak 11/11 DATAINVESTERINGER I SKOLEN - 2011 Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 11/226 Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner at vedtatt investeringstiltak for data i skolen benyttes til bærbare datamaskiner og dataskap innenfor en total kostnadsramme på kr 150.000 inkl.mva. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å iverksette anskaffelsen. Bakgrunn: I investeringsbudsjettet for 2011 er det satt av kr 150.000 inkl. mva til datainvesteringer i skoleverket. Vurdering: Etter samtaler med skolene er det klart at man ønsker å prioritere bærbare datamaskiner (klassesett) og skap til lading og oppbevaring. Maskinene vil bli fordelt mellom Dønna barneog ungdomsskole og Løkta oppvekstssenter etter elevtall. Når det gjelder anskaffelsen av bærbare pc er så vil kommunens innkjøpsavtale bli benyttet. Det er derfor ikke nødvendig å hente inn andre tilbud. Det er satt opp et forslag til disponering av midlene. Utstyr 29 Bærbare pc er (inkl. frakt) HP 6450B/14"/i3/4GB/250/DVD/WebCam/W7 107.000 Låsbart ladeskap (inkl. frakt) 13.000 Sum 120.000 Mva 30.000 Sum inkl mva 150.000 Vedlegg: Ingen Side 17 av 30
Sak 12/11 INVESTERINGSTILTAK 2011 - SERVER KOMMUNEHUSET Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 11/227 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret bevilger kr 75.000 inkl. mva til ny dataserver på kommunehuset i tråd med vedtatt investeringsbudsjett. Rådmannen gis fullmakt til å iverksette anskaffelsen. Bakgrunn: Etter innspill fra IT-sjef i Alstahaug (vertskommune for datadrift) ble det satt av kr 75.000 inkl mva til en ny dataserver på kommunehuset i vedtatt investeringsbudsjett for 2011. Vurdering: Anskaffelsen av server vil bli utført av IT-tjenesten i tråd med vedtatt ramme. Vedlegg: Ingen Side 18 av 30
Sak 13/11 AVVIKLING AV ORDNINGEN MED FAKTURAGEBYR Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 11/228 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å avvikle praksisen med å kreve fakturagebyrer på kommunale fakturaer fra 1.1.2011. Rådmannen bes om utrede eventuell tilbakebetaling av fakturagebyr, og ber om at saken fremmes til behandling for kommunestyret i løpet av 2011. Bakgrunn: Dønna kommune innførte fra og med 1.1.2003 fakturagebyr på alle utgående fakturaer. Dette med bakgrunn i at mange andre kommuner hadde innført det samme. Dette ble vedtatt i årsbudsjettet for 2003 (sak 68/02) som et av flere tiltak for å få budsjettet i balanse. Punktet var ikke spesielt utredet, og det ble heller ikke behandlet som enkeltsak. Vurdering: Bruken av fakturagebyrer i kommunal sektor er omstridt. Dønna kommune får også jevnlig henvendelser om dette. Fylkesmannen i Hedmark har nylig opphevet et vedtak i Kongsvinger kommune om fakturagebyr innen barnehage og SFO. Avgjørelsen er spesielt interessant med bakgrunn i at Fylkesmannen før sin avgjørelse har fått klargjøringer fra Kommunal- og regionaldepartementet. Essensen i uttalelsene er at fakturagebyr på tjenester som leveres til innbyggerne må løses på grunnlag av det lovverk som regulerer den aktuelle tjenesten, og at det vil være opp til det aktuelle fagdepartement om det foreligger hjemmel i hvert konkrete tilfelle. Det vil si at for hver tjeneste det kreves fakturagebyr for, må det gjøres et vedtak der det vises til hjemmel for å kreve fakturagebyr etter en konkret og individuell vurdering opp mot den aktuelle særloven i relasjon til den aktuelle tjenesten. Det må også forankres i det som måtte finnes av vedtekter for den aktuelle tjenesten (f.eks i vedtektene for SFO). Det synes også klart at det uansett ikke vil kunne kreves fakturagebyr for kommunale avgifter som er selvkostberegnet, som vann, avløp og renovasjon o.l. Det er heller ikke anledning til å kreve fakturagebyr for eiendomsskatt. Det synes rimelig å anta at dette også gjelder andre typer tjenester der det er lagt begrensninger i hva slags egenbetaling som kan kreves, f.eks legekontorets regninger der takstene er fastsatt sentralt, pleie og omsorgstjenester for personer med lavere inntekter m.v. I årsbudsjettet for 2011 er fakturagebyr satt opp med en budsjettert inntekt på kr 139.000. Størstedelen av dette er knyttet til fakturaer der det nå synes klart at kommunen ikke har anledning til å ta fakturagebyr. Den delen som står igjen der det muligens kan skaffes hjemmel Side 19 av 30
Sak 13/11 for fakturagebyret er så vidt liten at det ikke vil være verdt det arbeidet en opprydning i praksisen vil kreve. Med bakgrunn i dette vil rådmannen anbefale at ordningen med fakturagebyr avvikles umiddelbart. Med bakgrunn i tidsfristene for å sende ut kommunale avgifter for 1. termin har utløpt før denne saken kunne behandles politisk har man valgt å sende ut regninger på kommunale avgifter uten fakturagebyr. Dette for å unngå ytterligere tilbakebetaling etter at man har blitt oppmerksom på problemet. Det vil være nødvendig å komme tilbake til kommunestyret med en sak vedrørende eventuell tilbakebetaling av innbetalte fakturagebyrer. Dette er en problemstilling som i så tilfelle vil være svært arbeidskrevende å håndtere. Vedlegg: Brev fra Fylkesmannen i Hedmark til Kongsvinger kommune http://www.fylkesmannen.no/hoved.aspx?m=5392&amid=3473318 Side 20 av 30
Sak 14/11 EVENTUELL ENDRING AV ANTALL STEMMEKRETSER I DØNNA KOMMUNE Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 11/229 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret gjør følgende endringer i stemmekretser for Dønna kommune: Bjørn stemmekrets slås sammen med Midtbygda stemmekrets. Stavseng stemmekrets og Nord- Dønna stemmekrets slås sammen med Glein stemmekrets. Dønna kommune vil etter dette ha følgende stemmekretser: Midtbygda Glein Vandve Løkta Bakgrunn: Kommunestyret, eller valgstyret etter delegering, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Folkeregisteret skal orienteres om endringer i stemmekretsinndelingen innen 31. mars i valgåret. Dønna kommune har for tiden følgende stemmekretser: Bjørn Midtbygda Vandve Glein Stavseng Nord-Dønna Løkta Vurdering: I Dønna kommune er myndigheten til å avgjøre stemmekretsinndelingen ikke delegert til valgstyret. Det er derfor kommunestyret som må avgjøre stemmekretsinndelingen i Dønna kommune. Det er frist 31. mars for å melde om endringer. Valglovens 9-3. Tid og sted for stemmegivningen (1) Kommunestyret, eller valgstyret etter delegering, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Folkeregistermyndigheten skal orienteres om endringer i stemmekretsinndelingen innen 31. mars i valgåret. Side 21 av 30
Sak 14/11 Den nåværende inndelingen i stemmekretser er moden for revisjon. Flere forhold gjør dette aktuelt. Innbyggertallet er blitt mindre og folk er mobile. Det er også gode muligheter for å avgi forhåndsstemmer. Det er vanskelig å rekruttere folk til stemmestyrene. Det stilles sterkere krav enn før til hva som skal gjøres i stemmekretsene ved opptelling. Tellingen blir også lettere med færre valgkretser og det reduserer muligheten for feil. Det ligger også en besparelse i dette både når det gjelder godtgjørelser og valgmateriell. Det er også kommet strengere krav til tilgjengelighet og universell utforming av valglokalene som gjør at det må vurderes på nytt hvilke stemmesteder som kan benyttes. Det er også foreslått en endring i valgloven som gjør at personer som selv er listekandidater ikke lenger kan ha oppgaver i valglokalene, det vil si som stemmestyre og stemmemottakere. Hensikten er å unngå at listekandidater innehar oppgaver knyttet til stemmegivningssituasjonen. Ved kommunestyrevalg gjelder begrensningen i den kommunen vedkommende er oppført på valglisten. Ved stortingsvalg og fylkestingsvalg gjelder begrensningen i alle kommuner i det fylket vedkommende er ført opp på valglisten. Bestemmelsen vil ikke tre i kraft før 1.1.2012, men det er greit å starte tilpasningen så snart som mulig. Dønna kommune har for tiden 7 stemmekretser. Bjørn, Midtbygda, Vandve, Glein, Stavseng, Nord-Dønna og Løkta. Det foreslås at Løkta og Vandve beholdes som stemmekretser, og at de fire stemmekretsene på Dønna slås sammen til to kretser der den ene blir Midtbygda og den andre blir Glein. I henhold til valgloven er det valgstyret som skal fastsette selve stemmestedene og tiden for stemmegivning. Vedlegg: Ingen Side 22 av 30
Sak 15/11 TEKNISK DRIFT - STILLINGSUTVIDELSE DRIFT OG VEDLIKEHOLD VANN/ AVLØP Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 11/94 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/11 Administrasjonsutvalget 09.02.2011 15/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å utvide stillingshjemmelen som driftsoperatør/vedlikeholdsarbeider vann og avløp fra 50 % - stilling til 100 % - stilling med virkning fra 1. mai 2011. Utgiftene inndekkes innenfor eget driftsbudsjett ved bruk av ledige lønnsmidler og ved økning av vannavgift og avløpsavgift. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den 09.02.2011 sak 1/11 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kommunestyret vedtar å utvide stillingshjemmelen som driftsoperatør/vedlikeholdsarbeider vann og avløp fra 50 % - stilling til 100 % - stilling med virkning fra 1. mai 2011. Utgiftene inndekkes innenfor eget driftsbudsjett ved bruk av ledige lønnsmidler og ved økning av vannavgift og avløpsavgift. Bakgrunn: Utvidelse av stilling som driftsoperatør/vedlikehold vann/avløp ble innlagt som forslag til nytiltak ifm. prosessen med utarbeidelse av årsbudsjett og økonomiplan 2011 2014. Saksutredning: I forbindelse med behandling av årsbudsjett 2011 ble det i kommunestyresak 75/10 vedtatt ett årsbudsjett hvor økning av stilling som driftsoperatør/vedlikehold innenfor vann og avløp er innlagt. Stillingen inndekkes innenfor driftsbudsjett for vann og avløp gjennom bruk av ledige lønnsmidler (ca. 10 %) og økning i avgift vann og avløp. (vedtatt øking i 2011 er på 5 %). Vurdering: Utspyling/vedlikehold og kontroll av renseanlegg, ledningenett, kummer/pumpekummer, magasiner og overvåkingssystemer innen vann og avløpssektoren er i dag ivaretatt av en person i 40 % stilling og en person i 50 % stilling. Side 23 av 30
Sak 15/11 I forhold til drifts- og forsyningssikkerhet samt forskriftskrav i forhold til ettersyn og dokumentasjon av vannkvalitet (prøvetaking) er ikke denne ressursen tilstrekkelig for å oppnå de krav som stilles for være leverandør og drive salg av et næringsmiddel. Ansatte som i dag har ansvaret for driften spesielt innfor vannforsyningen opplever stor frustrasjon ved ikke å kunne være i forkant med viktige vedlikeholdsoppdrag (utskifting defekte kummer og ledninger, utspyling av ledningenett, rengjøring magasin etc). For å styrke vedlikeholds og dokumentasjonssiden innenfor vann- og avløpssektoren er det foreslått - og i budsjett 2011 godkjent økning av eksisterende 50 % stilling til 100 % stilling fra 2011. Som en følge av enkeltsak og politisk godkjenning av økning i stilling vil det ikke være mulig å oppnå ansettelse før tidligst mai/juni 2011. (50-60 % årsvirkning). Vedlegg: Ingen Side 24 av 30
Sak 16/11 SOLFJELLSJØEN BARNEHAGE - STILLINGSUTVIDELSE. TILLEGGSBEVILGNING. Saksbehandler: Gerd-Solveig Bastesen Arkiv: A10 &24 Arkivsaksnr.: 11/32 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/11 Administrasjonsutvalget 09.02.2011 16/11 Formannskapet 22.02.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar å opprette ny stillingshjemmel for assistent i 53,4 % - stilling. 2. Kommunestyret vedtak å tilleggsbevilge kr. 165.000 til driftsenhet 2400 Solfjellsjøen barnehage. Dette dekkes inn ved at følgende utgiftsreduksjoner: - Rådmannens stab kr. 16.000. - Dønna barne- og ungdomsskole kr. 29.000. - Løkta oppvekstsenter kr. 11.000. - Dønna voksenopplæring kr. 3.000. - Dønnes barnehage kr. 4.000. - Bjørn barnehage kr. 4.000. - NAV Dønna kr. 2.000. - Helse-/legetjenesten kr. 9.000. - Dønna omsorgssenter kr. 41.000. - Hjemmetjenesten kr. 31.000. - Teknisk drift kr. 13.000. - Landbruk/næring kr. 2.000. Rådmannen v/enhetsleder gjennomfører nødvendig budsjettregulering i tråd med dette. Behandling/vedtak i Administrasjonsutvalget den 09.02.2011 sak 2/11 Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar å opprette ny stillingshjemmel for assistent i 53,4 % - stilling. 2. Kommunestyret vedtak å tilleggsbevilge kr. 165.000 til driftsenhet 2400 Solfjellsjøen barnehage. Dette dekkes inn ved at følgende utgiftsreduksjoner: - Rådmannens stab kr. 16.000. - Dønna barne- og ungdomsskole kr. 29.000. - Løkta oppvekstsenter kr. 11.000. - Dønna voksenopplæring kr. 3.000. - Dønnes barnehage kr. 4.000. - Bjørn barnehage kr. 4.000. - NAV Dønna kr. 2.000. Side 25 av 30
Sak 16/11 - Helse-/legetjenesten kr. 9.000. - Dønna omsorgssenter kr. 41.000. - Hjemmetjenesten kr. 31.000. - Teknisk drift kr. 13.000. - Landbruk/næring kr. 2.000. Rådmannen v/enhetsleder gjennomfører nødvendig budsjettregulering i tråd med dette. Bakgrunn: Solfjellsjøen barnehage v/styrer har i brev av 07.01.11 anmodet om nødvendig tilleggsbevilgning for å foreta en stillingsutvidelse samt godkjenning av ny stillingshjemmel. Bakgrunn for dette er vedtak om tildeling av ekstraressurs til enkeltbarn i barnehagen. Saksutredning: Med bakgrunn i sakkyndig vurdering foretatt av PPT for enkeltbarn i Solfjellsjøen barnehage er det fattet enkelt vedtak om tildeling av ekstraressurs til dette barnet. For å kunne gjennomføre de tiltak som er skissert i enkelt vedtak kreves en styrking av bemanningen i barnehagen. Styrer har oppgitt dette til 40 % - assistentstilling. Dette vil gi en merkostnad (lønn inkl. sosiale avgifter) på ca. kr. 165.000. Styrer og kommunalsjef har også påpekt behovet for vikar ved de kommunale barnehagene og foreslår at dette løses ved at assistentstillingen økes med 13,4 % til 53,4 % - stilling. Merkostnadene med dette utgjør ca. kr. 55.000 (lønn inkl. sosiale avgifter). Dette vil dekkes innenfor vikarbudsjettene til Solfjellsjøen barnehage, Dønnes barnehage og Bjørn barnehage. Korrekt regnskapsføring i forhold til bruk av fast vikarressurs vil skje gjennom intern fakturering fra Solfjellsjøen barnehage til de to andre barnehagene. Vurdering: Med bakgrunn i enkeltvedtak, barnegruppa i Solfjellsjøen barnehage og bemanningssituasjonen bør det opprettes en ny stillingshjemmel som assistent i 53,4 %-stilling i kommunen og med arbeidssted for tiden i Solfjellsjøen barnehage. Når det gjelder inndekning av kostnadene så ble denne saken, d.v.s. den budsjettmessige side av den, tatt opp til diskusjon i møte 01.02.11 i strategisk ledelse. Bakgrunn for dette er at avsatt bevilgning til uforutsatte hendelser/reserverte tilleggsbevilgninger i årsbudsjett for 2011 forutsettes benyttet til å dekke deler av kostnadene knytta til forventa driftstilskudd til privat barnehage under oppstart. Man ble enig om at nødvendig inndekning av tilleggs-bevilgning på kr. 165.000 til Solfjellsjøen barnehage skjer gjennom utgiftsreduksjon hos de 11 andre driftsenhetene samt rådmannens stab. Rådmannen ble gitt i oppgave å fordele dette på den enkelte driftsenhet. I sitt forslag til fordeling mellom driftsenhetene har rådmannen tatt utgangspunkt i andel av lønnsutgifter i form av arbeidsgiveravgift. Fordelingen i kronebeløp på den enkelte drifts-enhet framgår av innstillingen. Vedlegg: Side 26 av 30