VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 13.10.2010 2010/12528 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Conny Bruun tlf 938 95 566 SANDEFJORD KOMMUNE Postboks 2025 3247 SANDEFJORD Att. Rådmannen TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I SANDEFJORD KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Sandefjord kommune med skoleeier, den 9. september 2010 hvor følgende deltok: Fra virksomheten: Øyvind Antonsen Seksjonsleder Dag Petter Pedersen Avdelingsingeniør Bjørn Stensrud Konsulent skole og barnehage etaten Kirsti Veløy Nadim Etatsverneombud Per Einar Einarsen Representant for rektorene Fra Arbeidstilsynet: Conny Bruun Inger Grimholt Seniorinspektør Inspektør Funnene fra dette tilsynet ble presentert på et felles sluttmøte for kommunen 23. september 2010. Denne rapporten er en del av et større tilsyn som kommunen har hatt innen prosjektet "Med skolen som arbeidsplass". Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: 1. Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. 2. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis i skolene. 3. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. 4. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. 5. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tillegg til temaene 1-5 under prosjektet "Med skolen som arbeidsplass" ble også oppfølgingspunktene fra Helgerød skole fulgt opp. (2010/7678, 61042/2010, vedlegg nr. 1) Oppsummering fra tilsynet med skoleeier Tilsynet startet med en gjennomgang av de som var tilstede og deres roller. Arbeidstilsynet fortalte om bakgrunnen for tilsynet før vi gikk konkret inn på de system og rutiner som Sandefjord kommune har i forhold til vedlikehold og rutiner for å sikre et godt inneklima. Det er 14 barneskoler og 4 ungdomsskoler i Sandefjord kommune. Det ble informert om på tilsynet at kommunen de siste 10 år har jobbet aktivt etter forskift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler (MHV) er også omtalt som "barnas arbeidsmiljølov". Rett etter forskriften kom ble det satt opp en oversikt over alle skolene i kommunen og de tiltak som skulle til for å få skolen godkjent etter forskriften. Det ble laget en 10 års tiltaks- og fremdriftsplan som ble lagt frem politisk. Dette førte til en stor bevilgning for å heve standarden på skolebyggene. Arbeidsmiljøloven og forskrift om MHV har en del av de samme kravene i forhold til godt inneklima/innemiljø. Et av spørsmålene i dette tilsynet har derfor vært vedrørende status for godkjenning av skolene, og om Miljørettet helsevern har foretatt kartlegginger i skolebyggene. Sentrale positive funn som ble presentert på sluttmøtet Mål om godkjenning av skolene etter Miljørettet helsevern (MHV) o 4 skoler er godkjente av MHV o 10 skoler er under behandling av MHV (søknad sendt for ½ år siden, pga stor arbeidsbelastning i MHV er ikke søknaden behandlet ennå) o Av de siste 4 skoler er 2 klare for en ny søknad, mens de siste er under vurdering for nybygg Gjennomføring av vernerunder o Skole og barnehagekontoret sender ut påminnelse om gjennomføring av årlige vernerunder og melding av avvik (ikke avvik som gjelder bygg, ref. skjema fra skole- og barnehagekontoret) o Skolene gjennomfører lokale vernerunder (rektor, verneombud, vaktmester) o Skolene melder avvik etter vernerunden(ref. skjema som legges fram for etats-amu) o Skole og barnehagekontoret lager oversiktlig liste til etats-amu over de avvik som er meldt etter vernerunden
VÅR REFERANSE 3 Har system for melding av avvik fortløpende gjennom året Vedlikeholdsplan o En oversiktlig tiltaksplan og fremdriftsplan for vedlikeholdet i skolebyggene o Årlig inspeksjonsrunde på hvert skolebygg med rektor (noen ganger er verneombudet med) o Rutiner for å legge planene frem for politikere (eiendomsutvalg og formannskap) o Konkrete tiltaksrapporter for spesielle vedlikeholdsjobber/endringer o Egen plan for håndtering av fuktskader Vaktmesterliste o denne listen er en klar avtale mellom bygg/vedlikehold og rektor om arbeidsfordeling og hvem som skal betale Forbedringsområder som ble presentert på sluttmøtet Roller/ansvar for vedlikeholdsoppgaver (vaktmesterlista)var lite kjent for den enkelte skole Rektor og verneombud har o liten innvirkning på prioriteringen av de tiltak som settes opp på de meldte avvik til skolekontoret. o liten innvirkning på prioriteringen av de tiltak som settes opp etter runden til bygg og veldikehold o liten oversikt over framdriften på de tiltak som skal gjøres av bygg og vedlikehold Flere av punktene på vernerundeskjema er gjengangere fra årene før o Vernerundeskjemaene fra Helgerød skole beskriver tiltak som skal gjennomføres og hvem som er ansvarlig, men skjema er ikke utfylt i forhold til når tiltakene skal utføres. ( -kanskje dette er generelt for alle skolene) Skjemaet for Oppsummering etter vernerunder 1.halvår 2010 beskriver tiltak som skal gjennomføres, men ikke når de skal utføres. o Enkelte avvik som er meldt fra skolene har blitt avvist i forhold til prioritering vedlikehold (eks. dørene som kan føre tilalvorlig klemskader på Fevang skole, - ved slike tilfeller bør det samtidig gå en tilbakemelding tilbake til skolen om at forholdet må risikovurderes og at skolen må iverksette egne rutiner for å hindre klemskader) "Prosedyren for håndtering av fukt-, sopp- og råteskader i kommunale bygg" bør ha en bedre spesifisering om hvordan arbeidstakere og skoleelever skal beskyttes undere saneringsarbeidet. Videre oppfølging Arbeidstilsynet hadde en overskrift på sin presentasjon på sluttmøtet 23.september som het Arbeidstilsynet på jakt etter "den røde tråd" i HMS-systemet. Tilsynet på Helgerød skole 19. mai 2010 og tilsynet med skoleeier 9. september 2010 viser til at det gjøres mye for å ivareta inneklima i kommunen, men vi har ikke funnet den røde tråden i HMS-arbeidet. Det har vært sagt litt om etats-amu på tilsynet, men ingenting om rollen til hoved-amu. Et av temaene på sluttmøtet 23. september 2010 var å få et innblikk i HMS-arbeidet i kommunen. Da det ble spurt om overordnet mål for HMS-arbeidet var det få som kunne svare. Det er mye av arbeidet som planlegges og gjøres på skolene av bygg og vedlikeholdsavdelingen uten at rektor og de ansatte har fått medvirke til prioritering av tiltak og fremdrift.
VÅR REFERANSE 4 Det er noen ildsjeler som drar i tråder underveis i skole-systemet, men vi savner at Sandefjord kommune har et overordnet system som ivaretar forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften best.nr. 544). Ved tilsynet med skoleeier og Helgerød skole, er det spesielt punkt nr. 3 vedrørende medvirkning og punkt nr. 5 vedrørende "systematisk overvåking og gjennomgang av hele internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt" i internkontrollforskriften hvor det har avdekket avvik. Avvikene vedrørende medvirkning og systematisk gjennomgang vil bli gitt i rapporten som er utarbeidet etter sluttmøtet 23. september 2010. Arbeidstilsynet har blitt fortalt at kommunen vurderer å ansatte en ny HMS-ansvarlig. Det vil derfor bli gitt en god frist for gjennomføring, slik at den nyansatte skal få muligheten til å følge opp våre pålegg. På bakgrunn av funn ved tilsynsbesøket med skoleeier og som oppfølging etter tidligere tilsyn ved Helgerød skole vurdere Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse for varsel om pålegg 1. "Prosedyren for håndtering av fukt-, sopp- og råteskader i kommunale bygg" sier lite om beskyttelse av arbeidstakere/skoleelever under saneringsarbeidet. Punkt nr. 4.4 vedrørende informasjon til brukere/beboere er for lite utfyllende. Helgerød skole beskrev i sin tilbakemelding hvilke rutiner de hadde for å skjerme opp-pussingsområde og de ansatte med kjente problemer i forhold til støvproblematikk. I enkelte tilfeller ble ansatte anbefalt å sykemelde seg. Ved Helgerød skole har det tidligere vært flere uheldige tilfeller med mye støv i lokalene under saneringer/opp-pussinger så Arbeidstilsynet hadde derfor varslet at rutinen ville bli fulgt opp i tilsynet 9. september 2010. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier må revidere sin "Prosedyre for håndtering av fukt-, sopp- og råteskader i kommunale bygg". Det må spesifiseres bedre hva som skal gjøres for å skjerme ansatte og elever under opppussing og saneringsarbeider. Det er viktig å sikre et godt innekima og fullt forsvarlig arbeidsmiljø under alle typer opp-pussing og saneringsjobber. Den nye rutinen må forankres i det overordnede internkontrollsystemet. Jf. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 7(best.nr. 544) og arbeidsmiljøloven 4-1 (1) Frist for gjennomføring: 15. mars 2010 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av rutinen og en bekreftelse på at den er forankret i det overordnede internkontrollsystemet i Sandefjord kommune.
VÅR REFERANSE 5 Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 15. november 2010. Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at vårt referansenummer 2010/12528 oppgis ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Mona Bondevik tilsynsleder (sign.) Conny Bruun seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Kirsti Veløy Nadim, etats-venreombud Postboks 2025 3247 SANDEFJORD Per Einar Einarsen, Rektor Postboks 2025 3247 SANDEFJORD Øyvind Antonsen, seksjonsleder bygg og Postboks 2025 3247 SANDEFJORD veldikehold Dag-Petter Pedersen, avdelingsingeniør bygg og Postboks 2025 3247 SANDEFJORD vedlikehold Bjørn Stensrud, Konsulent skole og Postboks 2025 3247 SANDEFJORD barnehageetaten Ormestad skole v/rektor Postboks 2025 3247 SANDEFJORD Ormestad skole v/ verneombud Postboks 2025 3247 SANDEFJORD Breidablikk ungdomsskole v/rektor Postboks 2025 3247 SANDEFJORD Breidablikk ungdomsskole v/verneombud Postboks 2025 3247 SANDEFJORD Hovedverneombud Postboks 2025 3247 SANDEFJORD HMS-tjenesten for Vestfold Nedre Movei 3247 SANDEFJORD Helseseksjonen ved miljørettet helsevern postboks 2025 3247 SANDEFJORD HMS-tjenesten for Vestfold postboks 2249 3215 SANDEFJORD