29#12 KVARTERSTYREMØTE ORIENTERINGER LEDER Fultfokuspåinnspurtentilfristforåsendesakertilhøring.Fårgodhjelpfraintern#Hannetilåskrive semesterrapporten. Hadde møte med øko#marius fredag 5. oktober om budsjettet. Hadde arbeidsmøte kvast på mandag og diskuterte saker som skal til høring; herunder driftsbudsjett, investeringsbudsjett,struktur#sak,statutt#sak,styrevalgogeventuelleandresaker.harogsådiskutert endelomhvordansakeneskalbehandlespågf,menhermåjegsnakkemedrssomeransvarligfor gjennomføringen. Hadde statuttrevisjonsmøte mandag 1. oktober, fredag 5. oktober og mandag 8. oktober. Mellom møtene jobbes det mye med lovskrivingsarbeid. Nøysomt og langtekkelig arbeid, men håper resultatetblirbra.nårselveutkasteterferdig,skaldetogsålagesetendringsskjema(tilsvarendedet som ble lagt til personalsaksreglementet). Dette sendes inn sammen med statuttrevisjonsforslaget somstøttetilhøringsrunden,menerikketenktåværeendelavdagsorden. Er ellers i gang med medarbeidersamtaler. Har hatt med intern#hanne, skjenke#ingvild, PR#Siv og rettsvesen#steffen.skalhafleretirsdag9.oktoberogutoveruken. Onsdag3.oktoberholdtjegpresentasjonomKvarteretforkulturredaksjoneniStudvest. Torsdag4.oktoberhaddejegBergenSV#lederOddnyMiljeteigpåomvisningogsamtalepåKvarteret. TorsdagvarjegogsåietmøtemedTineBlomfeldtfraSiB. Fredag5.oktobervarjegpåpremieretilNærmeremedImmaturus.Storstas! Onsdag10.oktobererdetSKiBAS#møte.Fredag12.oktoberskaljegpåjubileumsmarkeringforBRAK. Fredag12.oglørdag13.oktoberskaljegognoenandreinternepåkursmedKulturstyret.Syndikke flereennfirekvarteret#folkvilleværemed. EKSTERNANSVARLIG Begravelse,eksamenoglekingmeddemoforpotensieltbookingsystem. INTERNANSVARLIG Haddepermisjonsøndag30.septilfredag5.okt. HaddemedarbeidersamtalemedArnefredag5.okt.Fikkdiskutertinternansvarligsfokuspunktfrem mot semesterslutt, og kartlagt arbeidsoppgaver for våren 2013. Blant fokuspunkene frem mot semestersluttfinnervirekrutteringv13,kartleggehvilkedirekteutgifterfrivilligeharisineverv(med tankepåbudsjett)oghvilkeinterne#ogsosialegoderdefrivlligeønsker.jegkommerblantannettilå møte opp på styremøtene til de forskjellige arbeidsgruppene de neste ukene for å snakke om rekruttering. OvervarpremierentilImmaturussinoppsetningavNærmerefredag5.okt.Anbefales.
29#12 ArbeidermedforslagtilsemesterrapportsomskalsendesinnsammenmedGF#papirenesomskalut påhøring. Deltok på arbeidsmøte mandag 8.okt i anledning frist for innsendelse av GF#papirer. Diskuterte budsjett,investeringsforslag,strukturogstatutter,ogdiv.andresaker. GLEMsomskullehablittavholdtforrigeukebleutsattgrunnetpermisjon.NesteGLEMblirtirsdag 16.okt. PROSJEKTANSVARLIG JobbetogjobbermedImmaturusogproduksjonenNærmere. DeltattpårådsmøtemedKraftetatenoghjulpetmedforslagetdeharsendtinntilbudsjettet. Deltattpåplanleggingsmøtepåmandag08#10. DRIFTSANSVARLIG HarbesøktChateuNeufundergjennomføringen deres av Oktoberfest og fått mange gode innspill. KommertilåjobbefremovermedplanleggingavOktoberfest2013påKvarteret. HarfåtttilbakemeldingfraKontorfraSkjenkesakerangvalgvake#helhuset6.november.Søknadener innvilgetogvihardermedfåtttillatelsetilåhanattcafefra03:00#06:00dennedagen. PR-ANSVARLIG PR#forumidag(tirsdag)kl16. HarhattoverlappingmednyPR#styreleiarSiv. Bannerogflyersforoktobererpåplass,detkomlittseint.Samlarsamaninfoogsenderutlistetil grafikar med program for november og desember no, for å være sikker på at neste kjem i tide. SamfunnetskalhaeitUSA#uke#bannerisluttenavoktober/byrjingaavnovember,etterdetkjem november+desember#banner. DetereindelekstraarbeidåsamleinfotilbannerogflyerssidankalenderenpåKvarteret.noikkjeer skikkeligoppdatert#mangeavarrangementatildorganeogeksterneaktøraregikkjelagtinn. Harbegyntålage"vitedokument"somkangistilnyePR#folkhosdorgane.Detsammeskallagastfor PR#ansvarlegpåKvarteretiløpetavvåren. JobbarmedHalloween. Deltokpåarbeidsmøteang.sakersomskaltilhøringpåmandag. BleisjukonsdagforrigevekeogmåttedroppeturentilOslo,erfremdelesikkjeheiltfrisk#prøveråta detlittroligforåunngååmåttedroppenrf#treffetistavangerogså.
29#12 ØKONOMIANSVARLIG REGNSKAP,AUGUST Generelt' Foraugustharvietpositivtresultatpå104000kronerførskatt,someretavvikfrabudsjettetpå152 000kroner. De budsjetterte salgsinntektene er ikke representative her da budsjettet fra regnskapsfører ikke inkluderersommerkvarteretsittbudsjett meninkludererinntektene.hvismantarmedskblirden budsjettertesalgsinntektenpå1520000,noesomer30000høyereenndenfaktiske.determed andreordromfornoemerrealistiskbudsjetteringforaugusti2013dadetgikkoverallforventning medtankepåsalgsinntekter. Dekningsbidrageterpå42,33prosent.Deterlittlavereennbudsjetterte45,69prosent,menikkeet dramatiskavvik.detteskyldesnokistorgradatdetifadderukenblesolgtdiversedrikketilreduserte priser. Inntekter'/'varekostnader' Sagavøl,importølogspritvisergodetall,medsalglangtoverbudsjett.Matvarer,snacks,kaffeog tobakksolgtedårligereennbudsjettert,menavvikeneerikkestore. I løpet av perioden har det vært en økning i sponsorinntekter på pene 90000.Varekostnadeneer samlet150000høyereennbudsjettertgrunnethøyeresalgsinntekt. Postene serveringsmateriell og inventar har, som tidligere nevnt, blitt sjekket opp i. Serveringsmateriellharhattendelekstrautgifterforbundetmedoppussingenavstjernesalen,men denne posten har også vært budsjettert alt for lavt. Sprekken i inventarposten skyldes en kombinasjonavflerefaktorer,dervihadde2ødelagtevaskemaskinerpåbegynnelsenavsemesteret, 12500tilinnkjøpavvarmluftsgardinifm.oppussingavhåkonsgateinngangenogdiverseinnkjøpifm. stjernesalen. 6740 Andre arrangement viser kostnader 59 000 mer enn budsjettert, dette er i forbindelsemedfadderukearrangementerpåkvarteret. Samlethardriftskostnader(varer,lønn,andredriftskostnader)etavvikpå422000frabudsjett,hvor 200000erlønniforbindelsemedsommerkvarteret.Høyereutgiftertilarbeidsgiveravgiftantasogsåå kommer herfra. At andre driftskostnader er høyere enn budsjettert, hovedsakelig knyttet til arrangementskostnaderiforbindelsemedsommerkvarteret. Oppsummering' August ser ut til å ha vært en god måned, med bra salgsresultater. Lønnskostnaden til Sommerkvartereterdenstørsteenkeltkostnadensombidrartilåredusereresultatetformåneden. Ellers er enkeltposter som er sprengt blitt sjekket nærmere opp i og det er funnet rimelige årsaksforklaringerpådisse.dersomvitarmedperiodisertekostnaderiberegningenvilbunnlinjenfor åretsamletliggepåomtrent60#70000kroner.
29#12 SALGSANALYSE,SEPTEMBER Totalt& Totalt& Differanse& 2011$ 2012$ ' Totalt' ' Omsetning 992800,00 1292000,00 & 299200,00 Septemberharhattenhøyøkningisalgsinntektiforholdtilfjoråret,ogliggerbare8000kronerunder budsjettertsalgsinntekt.manglerfortsattoppgjørsloggsåfårikkedetaljerifm.arrangørermendette erensværtpositivutvikling.dersomviserpåukedageneisolertsetterdetvidereganskelettåseen trend. Totalt& Totalt& Differanse& Onsdag' 2011$ 2012$ Skjenke Omsetning 71200 121600 $ 50400 Torsdag' Skjenke Omsetning ' 188000,00 ' 194400,00 ' 6400,00 Fredag' ' ' ' Skjenke Omsetning ' 304800,00 ' 264800,00 ' #40000,00 Lørdag' ' ' ' Skjenke Omsetning 188800,00 438400,00 249600,00 Søndag' Skjenke Omsetning 8000,00 23200,00 15200,00 Mandag' Skjenke Omsetning 88000,00 88000,00 0,00 Tirsdag' Skjenke Omsetning 142400,00 160800,00 18400,00 Onsdag, lørdag og søndag ser en positiv differanser i år, og mens onsdagen er veldig positiv er lørdagendensomleggeromtrentaltgrunnlagforøkningen.nedgangenpåfredagogoppgangenpå lørdagskyldesnokistorgradatdetvar5fredagerog4lørdageri2011,ogomvendtiår.mendette girikkeheleforklaringenpådenenormtpositivedifferansenpålørdagersomtilsierenstorøkningi besøkstallihelgene.detsomimidlertidigerbekymringsverdigermandag,tirsdagogtorsdag(ogtil delsfredag)visertegntilåstagnere,noesomtilsieratdetbøriverksettestiltakforåutvikleegne arrangementvidereogitilleggbliflinkerepååpromoteredisse. ADMINISTRASJONEN Jobber med ferdigstilling av ny oppgjørslogg og medfølgende rapporteringsverktøy for økonomiansvarlig.manuellplottingavalleskiftsidensluttenavmaitartid!.dimmingavlysved båseneerferdigstiltogresterendemøbelvedlikeholdgjennomføreskommendetouker.skalhamøte medfribytepåtorsdagang.muligkundeforhold.
INTERNNOTAT Fra Silje D. Bjorøy, Driftsansvarlig KvaSt Til Kvarterstyret 08.10.2012 Oktoberfest 2013 Formålet med diskusjonssaken er avklaring av størrelse på oktoberfest for videre arbeid. Det legges ikke opp til idémyldring eller innspill til foreslåtte aktiviteter eller bruk av rom og lignende. Spørsmålet som skal avklares er om hvorvidt skalaen Driftsansvarlig foreslår har konsensus hos styret for videre planlegging. Ettersom det ikke er sikret at jeg sitter i Kvarterstyret neste semester vil det være fordelaktig å sette i gang hjulene allerede nå mtp gjennomføring og tidlig planlegging. Det er mange brikker som må på plass og man trenger god tid om man skal kunne planlegge dette skikkelig. For å kunne gjøre dette ønsker jeg at vi har en prosjektskisse klar, som KvaSt er enige om på forhånd.det vil være lettere å selge ideen dersom man allerede har noe håndfast og konkret å vise til i forhold til å få i gang et samarbeid opp mot bryggerier og dorger. Jeg ønsker å inkludere som mange som mulig i denne prosessen, så tidlig som mulig. Det vil også være fornuftig å tenke økonomi og budsjett rundt dette. Jeg ser for meg at det er en naturlig oppgave at alle i Kvarterstyret blir involvert i denne prosessen og at dette uten tvil er en festivitet som vil gi jobb til oss alle sammen. Under finner dere derfor et førsteutkast til hva jeg tenker i forhold til gjennomføring. Det som har kommet tydelig frem i løpet av studieturen min er at det ikke vil være mulig å avholde Oktoberfest i like stor skala for oss som for CN, men at dette ikke trenger å legge en demper på hva vi velger å gjøre ut av det. Forslaget mitt er i stor grad bygget opp på modellen til CN i Oslo, men med mer kulturelle tilbud i tillegg. Jeg ønsker å benytte hele huset til gjennomføring. I første omgang ser jeg for meg at vi avholder det over 3 dager, torsdag til lørdag. Ett stort telt over uteservering utenfor Stjernesalen og i bakgård, hvor man bygger opp en scene oppå bosshuset. Fordelen med dette er at man da har større kapasitet i forhold til sitteplasser i teltet og at man ved å ha scenen oppå bosshuset dermed har mulighet til å se ompa-bandet fra begge sidene. Her vil vi ha Bierstube alle dagene. Kanskje vi kan tilby NHH å arrangere en av dagene? Tenker også at vi kan ha røykeplass i 3. etg på uteservering og at man også lager langbord i lobby 3. etg. Inne i teltet har man langbord og benker, og ingen salg av alkohol. Besøkende fra Bryggerier med tappeårn har vi inne i Lobby i 2. etg. I tillegg til litt rundt omkring; utenfor Teglverket, nede i Eldorado, Bestemors etc. Grøndahls og Storelogen: her ser jeg for meg at man har ett utvalg av de ulike typene med flaskeøl. Maos: lounge, hvor man setter ut bord og stoler, ala de som hadde rommet under studentkampen. Stjernesalen: ølquiz, listepop DJ og matservering. Støy: Internbar. På travle kvelder som jeg håper og tror at dette blir, vil det være fornuftig å ha et tilbud til interne som ikke er på jobb. Speilsalen: Frivilligrom hvor man har klar mat og gir de som er på jobb mulighet til å sitte seg ned. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Eldorado/Tivoli: Kurs, foredrag og ølsmaking. Utover dette en DJ, dansegulv, mobilbarer og bongstasjon. Halvtimen: Langbord og DJ Teltet: Bierstube! Lobby 2. etg: Mobilbarområde for mikrobryggeri. Bongstasjoner: 1 i hver etasje. Tivoli i 1. etg. Lobby 2. etg og Storelogen 3. etg. Bongene er eneste betalingsmiddelet man har. Allsangmusikk er et must med tanke på stemning. Ser for meg at vi også kan lage langbord i 3. etg hvor man setter opp en DJ som fortsetter musikkstilen fra teltet. PROGRAM/AKTIVITETER Ølquiz Utstilling: Ølbrygging gjennom tidene. Stjerne eller Grøndahls. Foredrag: Ølbrygging gjennom tidene. Ølsmaking og foredrag fra bryggerier. Begrensede antall plasser tidlig på dagen med påmelding. Kurs: Hvordan brygge øl! Konsert i Tegl alle dagene: Etter at teltet har stengt. Kommerse og gjerne delvis kleine band. (De hadde Bjørn Rosenstrøm tors+fre og Vengaboys lør) Lerret med stemning: Finnes det livesendinger fra Oktoberfest i Tyskland vi kan vise på storskjerm? Samarbeid med CN? Andre ideer? Oktoberfest meny: Kun tysk mat. Type pølser og andre ting. Utfordring til kjøkkenet. 3-retters middag med øl som tema? Nachspiel siste dagen for alle som har bidratt under Oktoberfest. Vil trenge en ekstra innsats fra alle de frivillige. Inkludert Dorgene og det er derfor viktig at man viser at de blir verdsatt. PR Videre trenger vi mye PR og tidlig PR. Noe av det de f.eks gjør på CN er å lage opp evig med ølbrikker som flere utesteder i byen tar inn. Disse gir de vekk. I tillegg har de også forklær tilgjengelig og muligheter for å reservere bord. De som reserverer får utdelt forklær. De solgte også hatter i forskjellige typer og størrelser. ØKONOMISK Jobbmat. Uniformer til de som står i bar (Lederhosen og jenteuniform) Fornuftig pris å sette bonger på. Prispolitikk. Dekorasjoner. Ekstra bosstømming. Ekstra Kvarter. Muligens innleie av vakter. Eventuelle utgifter til telt. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Silje Davidsen Bjorøy, Driftsansvarlig Kvarterstyret Til Kvarterstyret 08.10.2012 Referat fra Ekstraordinært Skjenketing H12 Ekstraordinært skjenketing Dato: 28.09.2012 Sted: Grøndahls flygel- og pianolager. Kl.16.30 Ordstyrer: Ingvild Jangaard Strand, leder av skjenkegruppen Referent: Hanne Brørs Møtt fra Representantskapet og Kvarterstyret: Tor Østensen (fadder til skjenkegruppen) og Silje Bjorøy Davidsen (driftsansvarlig Kvarterstyret) Tellekorps: Maren Kjos Veim og Jonas Angelsen 1.1 - Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Ordstyrer, referent og tellekorps godkjennes ved akklamasjon. 1.2 - Orientering Orientering fra leder av skjenkegruppen. Presentasjon av skjenkestyret 1.3 - Valg Valg av personalansvarlig i Stjernesalen og 3 varamedlemmer. Stillingene presenteres. 1.3.1 - Valg personalansvarlig Joris Schwittrs melder sitt kandidatur Joris presenterer seg selv og det åpnes for spørsmål. Joris mottar 29 av 29 stemmer. Velges inn som styremedlem i to semestre. 1.3.2 - Valg varamedlem Janne Sørheim vara Henrik Olsen Grimstad vara Alexander Schönfelder - vara Are Martin Helgesen Vara. Trekker sitt kandidatur da kandidaten er RF sin representant i Kvarterets representantskap. Kandidatene presenterer seg selv. Sissel snakker for Janne og Morten tar ordet for Henrik. Henrik og Janne er ikke tilstede under valget. Åpnes for spørsmål til kandidatene. Henrik kom under valget. Alle velges inn som vara i ett semester. Tinget heves ved akklamasjon. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no