Portbehandling BP2 Prosjekt Digital plattform telekommunikasjon Dato: 20.02.2018
1. Sammendrag Portbehandling har gjennomgått Prosjektbegrunnelse, Prosjektforslag og Faseplan for planfasen i møte med prosjektleder og ass. prosjektleder. Portbehandlingen går ikke inn i prosjektets totale kvalitet, men ser på prosjektets dokumenter om prosjektet har vurdert og svart ut de enkelte områder som forventes ved denne fasen. Vi har fokusert på avvik fra rammeverk. Under oppsummeres de fire viktigste funn fra Portbehandlingen. 1.1 Hovedfunn ved Portbehandlingen Økonomi Prosjektkostnader er beregnet, men prosjektets samlende lønnsomhet er ikke estimert. Kvalitative gevinster er beskrevet, men driftskostnader og gevinster er ikke kvantifisert. Mål Prosjektet har beskrevet et målbilde, med det er ikke konkretisert som resultatmål, virksomhetsmål eller effektmål. Dette gjør det vanskelig å følge opp og vanskelig å få forståelse for hva prosjektet skal resultere i Sammenhenger med andre tiltak Prosjektet vil få berøringsflater mot andre tiltak i organisasjonen. Dette er pr. nå ikke godt nok avstemt. IT-politiske føringer Det er ikke vurdert hvordan prosjektet vil påvirkes av IT-politiske føringer. 1.2 Portbehandlinges oppsummering Prosjektet har overordnet levert tilfredsstillende dokumentasjon til konseptfasen, med det er noen avvik fra rammeverket. En eventuell videreføring til neste fase krever et betydelig fokus på tidlig avklaring rundt økonomi, mål, sammenheng med andre tiltak og IT-politiske føringer. I henhold til vår prosjektmodell PRHI burde disse forholdene vært avklart i inneværende fase. 2. Videre oppfølging Portbehandlingen ber prosjekteier og styringsgruppe om å ta oppsummeringen med i det videre prosjektarbeid og følge opp eventuelle tiltak en ønsker å iverksette i forhold til de funn vi har presentert. Portbehandlingen vil ikke følge opp det videre arbeid før neste portbehandling.
3. Notat fra Portkontroll BP2 Prosjekt Digital plattform telekommunikasjon Dato: 09.02.18 Tilstede: Fra HN IKT: Jan-Magnar Kirkerud (møteleder), Steinar Nyhus, Atle Engebretsen, Øystein Bekkevoll, Niklas Falk-Andersson, Vegard Jørgensen Roger Nymo, Helle Jørgensen (referent). Fra Skarpe: Bjørn Møllerbråten, Jan Roger Bjørnstad. BP2: Beslutte om prosjektforslaget representerer en ønskelig investering som bør detaljeres videre i en planleggingsfase Porteføljekontoret: 1. Er problem og mål for prosjektet beskrevet tilfredsstillende a. Det savnes tydelige mål (resultat, virksomhet, effekts,- mål) Det ville vært naturlig å gjøre konseptvalg utfra disse målene. Disse mål er kun kort formulert innledningsvis og dette oppleves som for vagt. Målene ligger innbakt, men kommer ikke tydelig fram. Skarpe/Vegard: ble gjort endringer i resultat,- og effektmål i SG møte i konseptfasen og dermed har man avviket fra malen. b. Erfaring HNIKT kan ta med seg- styringsgrupper bør instrueres i følger av endringer man gjør i prosjektplaner. Også viktig å gi SG god teknisk veiledning på økonomiområdet. 2. Er det utredet flere konsepter og er disse godt nok utredet med hensyn på f.eks. drift, kostnader, gevinst, risiko, positive og negative virkninger. a. Finnes forutsetninger igjen i risikoanalysen? Viktig at det er en sammenheng 3. Er det foretatt et konseptvalg og begrunnet det godt. a. Det er presentert fire konsepter på hvordan prosjektet kan gjennomføres, men ingen konseptalternativer på hva som skal leveres. 4. Er gevinstansvarlig utpekt og rollebeskrivelse etablert? a. Nei 5. Er rollebeskrivelse for Prosjektleder etablert? a. Delvis 6. Støtter prosjektforslaget opp under virksomhetens mål og strategier? a. Skarpe påpeker at det har vært vanskelig å finne noen strategisk forankring hos HNIKT. (strategi fra 2002 som er gjeldende. JMK sender denne til Skarpe som legger den inn i begrunnelsen pkt. 3.6.) 7. Er prosjektleder, sentrale prosjektdeltakere og nøkkelressurser beskrevet og vurdert vedr. tilgjengelighet? a. Nei
8. Er det utarbeidet en grov prosjektbegrunnelse? a. Faser i prosjektplan: skifte ut datoer med beregnet tid. 9. Er Resultatmål og effektmål «Smart» beskrevet? a. Nei 10. Er Interessentanalyse og forankring på tilstrekkelig nivå? a. Skarpe: Prosjektinitiativ ikke godt forankret i Helseforetakene- fører til at innspill fra interessenter ikke alltid er av ønsket kvalitet. Økonomi: 1. Er det gjort vurderinger og sammenlikninger av flere alternative konsepter, herunder null-alternativet? a. Det er etablert et målbilde som utgangspunktet for de videre vurderingene og valgene. Det er gjort en kvalitativ vurdering av ulike plattformmodeller som kan realisere målbildet. Hybridmodellen er på denne bakgrunn ansett som det beste alternativet. Deretter er ulike konsepter definert. Konseptene representerer ulik innføringstakt og grad av standardisering/styring. Konseptvalget er gjort ut fra en kvalitativ vurdering. Det valgte konseptet er kostnadsberegnet (Prosjektkostnader) og vurdert nærmere. Nullalternativet er vurdert kvalitativt. 2. Er det foretatt kost-nyttevurderinger av konseptene, herunder kvalitative og kvantitative kostnader/gevinster. a. Prosjektkostnadene for plan- og gjennomføringsfasen er kvantifisert. Det må gjennomgås hvordan mva. er tatt hensyn til i beregningene. b. Driftskostnadene (etter at prosjektet er avsluttet) er ikke estimert. c. Gevinstene er beskrevet, men er ikke kvantifisert (tallfestet). d. Manglende kvantisering gjør det vanskelig å vurdere den samlede kost- /nytte effekten av prosjektet og foreta nåverdiberegning. e. Det er ikke foretatt P50 eller P85 beregninger, men usikkerheten i tallene er anslått med maks- og min.verdier. f. Skarpe begrunner i dokumentene bakgrunnen for manglende tallfesting. Det vises her til dokumentene. g. Det ser ut til å være avvik mellom antatt samme tall i de ulike dokumentene. Dette ble også tatt opp i møtet. h. For det videre arbeidet: i. Mest sannsynlig verdi bør brukes som hovedbudsjettall/prosjektkostnad i de ulike oppsettene. Mens risikoen avvik fra budsjett bør vises som tilleggsinformasjon, herunder P50 og P85 beregninger (kreves for investeringer over 50 mill. i HN RHF).
ii. Driftskostnader og gevinster bør i større grad søkes tallfestet/estimert. Dette med tanke på totalstørrelse på prosjektinvesteringen og muligheten for å foreta kost/nytte og nåverdiberegning. iii. Forutsetningene for beregning av prosjektkostnader må komme tydelig frem, herunder behandling av mva. Dette gjelder særlig hovedproduktene i gjennomføringsfasen. iv. Hvis mulig, vurdere og tallfeste hvilke kostnader som påløper hos HN IKT og hos de øvrige foretakene. 3. Er det tatt høyde for både prosjektutgifter/investeringer og løpende driftskostnader i de økonomiske beregningene? a. Se punkt 2 over. 4. Er det satt av midler i prosjekt- og investeringsplanen til plan- og gjennomføringsfase? a. Dette er omtalt i Prosjektbegrunnelsen. Arkitektur: 1. Er prosjektforslag i henhold til it-politiske føringer? a. IT-politiske føringer mangler. Ønskelig fra HNIKTs side at disse inkluderes, både nasjonale (direktorat) og regionale (målarkitektur). Finnes på Intranett/verktøy/arkitekturportalen. Rettslige reguleringer, som GDPR, bør også inkluderes 2. Er det definert en tydelig målbilde for ønsket situasjon? a. Skarpe: det var støtte fra SG om å utarbeide et «hvordan» konsept, ikke «hva» konsept i. Konseptet er veien til målet, ikke de tekniske løsningene som skal til (jf. PRHI) b. Skarpe: drift og forvaltningsbiten mangler. HNIKT konkrete mål er fraværende 3. Er anbefalt konsept i henhold til nasjonale og regionale arkitekturprinsipper? a. Redegjørelse for hvilke prinsipper som gjelder eller er tatt hensyn / ikke hensyn til mangler. 4. Er sammenhenger, avhengigheter, avgrensninger og konsekvenser mot andre planlagte og pågående prosjekter vurdert og beskrevet? a. Ønskelig at prosjektets omfang er bedre avstemt mot andre planlagte og pågående prosjekter og aktiviteter (Fremtidig arbeidsflate, HIS, andre). Dette er planlagt kartlagt bedre i planfasen 5. Er interessenter kartlagt og håndtert? a. Begrensning i mandat om å ikke gjennomføre brukerkartleggingredegjøres for i prosjektbegrunnelsen kap. 3.5
Kommentarer fra Skarpe: Ønskelig å knytte sjekkliste til prosjektforslag og prosjektbegrunnelse Utfordrende å vite hvilke sentrale dokumenter man trenger i oppstartsfase. Ønskelig med en liste over hvilke dokumenter man trenger og hvor de finnes.