MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 3. september 2012 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900-1400. Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder (innvilget permisjon fra møtet kl. 1250) Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Terje Odden (deltok under deler av sak 34). Administrasjonen: Rådmann Nils Hesthagen (deltok under deler av sak 34). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen. Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 32/2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11.06.12 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 11.06.12 godkjennes. SAK NR. 33/2012 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET OG VEDR. PÅLEGG OM TILKNYTNING TIL KOMMUNALT VANN 1. Kontrollutvalget har behandlet henvendelse med påstand om saksbehandlingsfeil i forbindelse med formannskapets vedtak i sak 169/12 pålegg om tilknytning til kommunalt vann. 2. Det tilligger ikke kontrollutvalgets oppgaver å overprøve politiske beslutninger, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Derimot kan kontrollutvalget kontrollere om kommunen 1
har overholdt aktuelle lover og regler i saksbehandlingsprosessen. 3. Kontrollutvalget ønsker å undersøke nærmere om kommunens håndtering av klagebehandlingen av den omtalte saken er i tråd med aktuelle lover/regler på området. Kommunens revisor, Innlandet Revisjon IKS, bes om å gjennomføre undersøkelsen på vegne av kontrollutvalget. SAK NR. 34/2012 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Under første del av saken deltok ordfører Terje Odden, mens rådmann Nils Hesthagen deltok under andre/siste del av saken. Begge bidro med synspunkter og innspill til utvalgets arbeid med ny plan. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012-2015 godkjennes. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta omprioriteringer, og å igangsette undersøkelser på eget initiativ, dersom det i planperioden oppstår behov for kontroll på andre områder enn det som fremgår i planen. SAK NR. 35/2012 SAMMENLIGNING ( BENCHMARKING )AV KOMMUNENS REVISJONSKOSTNADER MED ANDRE KOMMUNER Kontrollutvalgets Torgeir Søfferud ble innvilget permisjon fra møtet før behandling av saken. Etter dette bestod kontrollutvalget av to medlemmer. Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte om saken og svarte på spørsmål. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2011 med andre kommuner tas til orientering, herunder at kommunens kostnader til regnskapsrevisjon ligger omkring på gjennomsnitt for kommunene i sammenligningen. 2
SAK NR. 36/2012 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2013 Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen og utvalgssekretær orienterte om forslag til ny avtale. Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2013 godkjennes. SAK NR. 37/2012 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2013 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalget for 2013 (tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på kr. 1 040 000 med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp 10800 Fast godtgjørelse 28 000 10801 Møtegodtgjørelse 12 000 10802 Tapt arb.fortjeneste 0 10990 Arb.giveravgift 4 000 11001 Aviser/tidsskrifter/faglitteratur 4 000 11151 Bevertning møter 4 000 11500 Kursutgifter 20 000 11600 Kjøregodtgjørelse 1 000 11659 Annen oppg. pl. godtgjørelse 0 13501 Interkomm virksomhet 13709 Kjøp av tjenester fra private 170 000 (sekretærtjenester) 13750 Kjøp av tjenester fra interkommunalt 797 000 selskap (Innlandet Revisjon IKS) 14290 Momskompensasjon (utgift) 42 000 17290 Momskompensasjon (inntekt) - 42 000 Totalt 1 040 000 SAK NR. 38/2012 ORIENTERING OM FORSLAG OM ENDRINGER I KOMMUNELOVENS REGLER OM EGENKONTROLL, HERUNDER KONTROLLUTVALG 1. Departementets forslag om endringer i kommunelovens regler for egenkontroll mv. tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om ny orientering etter at forslaget er stortingsbehandlet. 3
SAK NR. 39/2012 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Oversendt revisjonsrapport og politisk behandling 2. Egenvurderinger av uavhengighet (brev av 26.06.12 fra Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor forvaltningsrevisjon) 3. Særattestasjon vedr. beboerregnskap i Søndre Land kommune 2011 4. Referat fra møte mellom Innlandet Revisjon IKS/ kontrollutvalgsekretærer og Fylkesmanne i Oppland vedr. samarbeid 5. Pressemelding fra Riksrevisjonen 14.06.12: Det kommunale barnevernet må styrkes faglig for å sikre barn god hjelp 6. Diverse avisartikler 7. Neste møte: Tidspunkt og saksliste. Referatsakene tas til orientering. Hov, 3. september 2012. RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 3. september 2012. Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4
NESTE MØTE Dato: MANDAG 22. OKTOBER 2012 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Regnskapsrevisjon: Orientering v/innlandet Revisjon IKS om revisjonsstrategi/-plan for revisjon av kommuneregnskapet 2012 Revisjonsrapport: Kommunens håndtering av klagebehandlingen i f.m. pålegg om tilknytning til vann Forvaltningsrevisjon: Bestilling av foranalyser Tertialrapport 2. tertial 2012 Søndre Land kommune Vedtak til oppfølging i senere møter: Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 24/11-11) Sølve AS oppfølging etter bedriftsbesøk (oppfølging av ku-sak 20/11) Barnevernet i Søndre Land kommune (jf. vedtak ku-sak 16/12) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Håndtering av klagebehandling i f.m. fsk-sak om pålegg om tilknytning til vann (ku-sak 33/12) Møteplan for 2012: Onsdag 15.02.12 kl. 0830 Torsdag 29.03.12 kl. 0900 Onsdag 25.04.12 kl. 0900 Mandag 11.06.12 kl. 0900 Mandag 03.09.12 kl. 0900 Mandag 22.10.12 kl. 0900 Torsdag 29.11.12 kl. 0900 5