Visma Enterprise HRM En helhetlig løsning for integrerte og effektive arbeidsprosesser Selskapsstruktur
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 2 Malselskap... 4 3 Opprett nytt selskap... 5 3.1 Selskapsbildet, fanen Konteringsbegrep... 7 4 Kopiere grunndata fra malselskap... 8 5 Praktisk bruk av malselskap... 10 6 Kjøre rapporter på tvers av selskap... 11 7 Selskapsavhengige grunndata... 12 7.1 Passiv... 18 7.2 Låst for kopiering Avvikende grunndata... 19 7.3 Vedlikehold av grunndata Dialog Overgang til kopieringsrapport... 19 Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 2 av 20
1 INNLEDNING Vi har forbedret Enterprise HRM slik at det er lettere å administrere flere selskap. Et eller flere selskap blir definert som malselskap. Hvert malselskap kan ha en rekke selskap knyttet til seg. Når det er behov for å endre grunndata gjør vi det i malselskapet og kopierer til tilknyttede selskap. Vi ivaretar behovet for avvikende grunndata, på selskaps- og feltnivå. Det blir enklere å kjøre rapporter på tvers av selskap. Forbedringene innebærer: Vi innfører begrepet malselskap, nytt felt i selskapsbildet Forenklet rutine for oppstart av nytt selskap Ny rutine for å kopiere grunndata fra malselskap til tilknyttede selskap Forbedret rutine for kjøring av rapporter på tvers av selskap En rekke tabeller/grunndata er endret fra selskapsuavhengige til selskapsavhengige Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 3 av 20
2 MALSELSKAP I selskapsbildet har vi fått et nytt felt for malselskap. Ved kopiering av grunndata henter rapporten data fra oppgitt malselskap. Flere selskap kan ha samme malselskap. Det nye feltet er plassert nederst til venstre. Vi har samtidig endret plassering på enkelte andre felt. Ved konvertering til HRM har vi oppdatert feltet for malselskap. Verdien er satt slik: Lik feltet "Arter hentes fra selskap". Det feltet lå i Ansatt i selskapsbildet, fanen konteringsbegrep. Lik selskapsnummer. Dette gjelder dersom feltet "Arter hentes fra selskap" ikke hadde verdi I selskapsbildet har vi også lagt inn en knapp for å opprette nytt selskap. Denne leder til et nytt bilde, se neste kapittel. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 4 av 20
3 OPPRETT NYTT SELSKAP Feltforklaring til Opprett nytt selskap, Grunndata: Felt Forklaring Malselskap Regn.selskap Ansattkategorier Akk. tilleggskonto Fagforeninger Faste transaksjoner Fraværskoder Lønnsarter Lønnstabeller/ stillinger Merknader for LToppgaven Pensjonskasser Selskap Oppgi hva som skal være malselskap, dvs hvor du ønsker å kopiere data fra. Skal du ikke hente data fra annet selskap, oppgir du samme nummer her som i selskapsfeltet. Oppgi regnskapsselskap. Kontoplanen vil bli hentet fra oppgitt selskap. Ansattkategorier Akkumulator Tilleggskonto (for bank) Fagforeninger Faste transaksjoner (på selskapsnivå) Fraværskoder, refusjonstyper og statistikkoder for fravær og refusjon (systemkoder og refusjon generelt) Arter generell, Arter grenser, Akkumulator-Arter, Akkumulator-LT- og Behandlingskoder. Se kommentar under. Lønnstabeller inkludert stillingskoder, lønnsrammer og opprykkstabeller. Tips: Kopieringen tar med alle tabeller. Ønsker du å fjerne de som ikke er aktuelle i til-selskapet, kan du bruke rapporten Slett/kopier lønnstabell etterpå. Merknader for Lønns- og trekkoppgaven (på selskapsnivå) Pensjonskasser Data fra vedlikeholdsbildet for selskap. Se kommentar under. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 5 av 20
Felt Forklaring Selskapsinformasjon Statistikk Stillingstyper Tjenestested Utbetalingssted Ytelseskoder Selskapsinformasjon inkludert avsetningsarter. Avsetningsartene ligger i Regnskapsopplysningsbildet. Dette valget kopierer også Organisasjonsnummer til Selskapsbildet, fanen Konsern. Statistikktyper, Utdanningskoder, Yrkesgrupper, Statistikktype-Akkumulator og Yrkestittel Stillingstyper og stillingskategori/årstimetall Tjenestested (for PAI-rapportering) Utbetalingssted Ytelseskoder Merk: Malselskap og Regnskapsselskap må være oppgitt før du får velge tabeller Lønnsarter Når du setter huke for Lønnsarter kommer det frem et nytt bilde: Dette er de samme opplysningene som dere kjenner fra selskapsbildet, fanen konteringsbegrep. Er det for eksempel oppgitt verdi for Ansvar og Tjeneste på noen lønnsarter og dere ønsker at verdien skal komme med over til det nye selskapet, setter dere huker her. Hukene blir lagret i fanen konteringsbegrep. Dere behøver dermed ikke å velge for hver gang dere skal kopiere/oppdatere artene fra malselskap. Selskap Kopieringen tar med disse fanene: Generelt Konteringsbegrep (Konteringsbegrep som tas med ved kopiering blir som nevnt valgt ved oppstart.) Bidragsfogd Ledetekster Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 6 av 20
Variable transaksjoner Rekruttering Kopieringen tar ikke med disse fanene: Avtalenr/Kundenr Lokasjoner Bruk knappen Start kopiering for å kopiere. 3.1 Selskapsbildet, fanen Konteringsbegrep Hvilke konteringsbegrep med mer som tas med ved artskopiering ligger som tidligere nevnt under fanen Konteringsbegrep. Her har det vært en linje for å oppgi selskap som artene skulle kopieres fra, men denne har vi nå fjernet. Dermed sikrer vi at all kopiering skjer fra malselskapet. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 7 av 20
4 KOPIERE GRUNNDATA FRA MALSELSKAP Vi har laget en ny rapport som heter Kopier grunndata fra malselskap. Rapporten finner dere i menyen under Avansert Kopiering og Slettinger. Vi har fjernet den tidligere rapporten Slett/kopier tabell. Feltforklaring til Kopier grunndata fra malselskap: Felt Forklaring Utvalgskriterier Fra malselskap Til selskap med zoom Feltet vil initielt være utfylt. I zoomen får du en liste over selskap som er tilknyttet aktuelt malselskap. Oppgir du selskap 1:9999 får du likevel bare de selskap som er tilknyttet malselskapet og som du har tilgang til. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 8 av 20
Felt Forklaring Styringsparametre Se kapitlet "Opprett nytt selskap" Kjøreparametre Utskrift av nye poster Utskrift av poster som er endret Utskrift av poster som er låst for redigering Oppdatering Poster som opprinnelig ikke fantes i til-selskapet Poster som fantes i til-selskapet og som nå har blitt endret Poster som ikke er endret fordi de er merket med Låst for kopiering Du kan kjøre rapporten med og uten oppdatering Poster som er like før og etter kopiering blir ikke skrevet ut. Utskriften er sortert pr selskap. Utskriften gir informasjon på postnivå, for eksempel stillingskode og beskrivelse. Detaljer om for eksempel lønnsramme på aktuell stilling blir ikke skrevet ut. Vi nevner at ved kopiering av arter fra artsbildet vil det fortsatt bli skrevet ut detaljer. Merk: Data som finnes bare i til-selskapet blir beholdt. Eksempel: En lønnsart finnes i tilselskapet men ikke i malselskapet. Lønnsarten blir ikke fjernet ved kopiering, selv om den ikke er merket med Låst for kopiering. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 9 av 20
5 PRAKTISK BRUK AV MALSELSKAP Vi anbefaler at dere oppretter et nytt selskap som kan være malselskap. Dette selskapet skal være uten ansatte. I malselskapet merker dere lønnsarter, lønnstabeller, stillingskoder, fraværskoder osv som ikke lenger er i bruk som passive. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 10 av 20
6 KJØRE RAPPORTER PÅ TVERS AV SELSKAP Vi har laget en ny funksjon for å kjøre rapporter på tvers av selskap. Den nye funksjonen er lagt inn i følgende rapporter: Terminoppgave Fagforeningstrekk Påleggstrekk Saldotrekk Bidragstrekk SSB Skattekort datafil LT-oppgave datafil LT-oppgave 1024 LT-oppgave 1026 LT-oppgave 1015 LT-oppgave tekst Når du starter en av disse rapportene fra et malselskap, vil fra-til-selskap være forhåndsutfylt med alle tilknyttede selskap. Selskapene viser i en kommaseparert liste. Ved å gå på nedtrekkspilen får du en oversikt over aktuelle selskap og du kan velge bort enkelte selskap. Her er det også huke for Vis alle, slik at du kan hente selskap som ikke er tilknyttet malselskapet. Når du starter en av disse rapportene fra et selskap som ikke er malselskap for andre, vil fratil-selskap være forhåndsutfylt med selskapet du står i. Du har også her mulighet til å bruke nedtrekkespilen og Vis alle for å hente andre selskap. Det er sjekk mot lovlige selskap pr bruker. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 11 av 20
7 SELSKAPSAVHENGIGE GRUNNDATA Vi har endret en rekke tabeller fra å være selskapsuavhengige til å være selskapsavhengige. Vedlikehold av de aktuelle tabellene skjer i grunndatabildene, og derfor forholder vi oss til dem i denne dokumentasjonen. Vi viser her hvilke bilder det gjelder. Som du vil se har vi også lagt inn feltene "Låst for kopiering" og "Passiv". Dette er omtalt i et senere kapittel. Se ellers bort fra innholdet i bildene, da det er testdata. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 12 av 20
Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 13 av 20
Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 14 av 20
Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 15 av 20
Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 16 av 20
Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 17 av 20
7.1 Passiv Grunndata som ikke lenger er i aktiv bruk, kan heretter bli merket som Passiv. I zoomene vil vi initielt vise kun aktive koder. Det vil være mulig å hente frem de passive, og det vil være lov å bruke også de passive kodene. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 18 av 20
Endringen gjelder følgende zoomer: Akkumulator for tilleggskontoer Ansattkategorier Arter Fagforeninger Fraværskoder Lønnsrammer Lønnstabell Pensjonskasser Stillinger Stillingskategori/årstimetall Stillingstyper Ytelseskoder 7.2 Låst for kopiering Avvikende grunndata For å kombinere fordelene med kopiering fra malselskap med muligheten for avvikende grunndata, har vi innført feltet "Låst for kopiering". Har du koder/data i et selskap og du ikke ønsker at disse skal bli overskrevet ved kopiering fra malselskap, merker du disse med Låst for kopiering. I artsbildet har feltet "Overskrives ikke" fått den nye teksten "Låst for kopiering". I tillegg til de grunndatabildene som er vist over, har vi lagt inn feltene i disse bildene: Ansattkategorier Fagforeninger Faste transaksjoner pr selskap (Kun Låst for kopiering) 7.3 Vedlikehold av grunndata Dialog Overgang til kopieringsrapport Står du i et selskap som har annet selskap som malselskap og gjør endringer i grunndata, vil du få dialog om at grunndata til vanlig blir oppdatert i malselskapet. Posten du endrer vil automatisk bli merket med Låst for kopiering. Står du i et malselskap og gjør endringer i grunndata, vil du automatisk bli flyttet over til rapporten Kopiering fra malselskap når du lukker bildet. Dette er for å sikre at grunndata Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 19 av 20
løpende blir oppdatert i tilknyttede selskap. Du kan velge å gå ut av rapporten uten å kjøre den, dersom du ønsker å oppdatere flere grunndatabilder før du kopierer. Enterprise HRM - Selskapsstruktur Side 20 av 20