DØNNA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Møterom Dønnamannen Møtedato: 20.09.2011 Tid: kl 13.15 Merk tiden! Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf. 75 05 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 67/11 11/559 TV-AKSJONEN 2011 - KOMMUNALT BIDRAG. 68/11 11/67 EVENTUELL VIDEREFØRING AV INTERKOMMUNALT NÆRINGSSAMARBEID I HALD-KOMMUNENE. NY BEHANDLING. 69/11 11/921 SALG AV KOMMUNALE EIENDOMMER 2012 - AVKLARINGER. 70/11 07/164 UTFØRELSE AV EKSTRARBEIDER GANG/SYKKELSTI BJØRN ETTER KLAGEBEHANDLING - FINANSIERING 71/11 11/923 SYKEFRAVÆRSRAPPORTERING 1. TERTIAL 2011 Dønna, 09.09.2011 Ingunn Laumann Ordfører Tore Westin Rådmann
REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: 01.01.2011-09.09.2011 Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Gradering Løpenr Navn Innhold 11/135-10 01.07.2011 HSO/ADM/PABL F47 &86 3318/11 Fylkesmannen i Nordland SATSING KOMMUNALT BARNEVERN 2011 - ANDRE SØKNADSRUNDE 11/53-32 06.07.2011 HSO/ADM/PABL 060 &13 3380/11 Det kongelige kommunal- og regionaldepartement KOMMUNEPROPOSISJONEN 2012 OG REVIDERT NASJONALBUDSJETT 2011 - RUNDSKRIV H- 3/11 11/428-2 06.07.2011 ADM/ADM/TOWE 250 3381/11 HelgelandsKraft RENTER OG AVDRAG PÅ ANSVARLIG LÅN EIERKOMMUNER 1. HALVÅR 2011 10/902-9 08.07.2011 PUE/TEK/DAAN A20 &58 3447/11 Arbeidstilsynet UTARBEIDELSE AV VEDLIKEHOLDSPLANER. PÅLEGG MED UTSATT TIDSFRIST 10/269-22 11.07.2011 HSO/ADM/PABL 151 3465/11 Kommunal Landpensjonskasse ØKTE SATSER FOR REGULERINGSPREMIEN 2011 11/146-11 11.07.2011 ADM/ADM/TOWE 026 3473/11 Alstahaug Kommune VEDRØRENDE ETABLERING AV FELLES ØKONOMIENHET I HALD 11/146-8 11.07.2011 ADM/ADM/TOWE 026 3468/11 Leirfjord Kommune MELDING OM POLITISK VEDTAK - SAMORDNINGSAVTALE - FELLES SKATTEOPPKREVERKONTOR I HALD 11/146-9 11.07.2011 ADM/ADM/TOWE 026 3469/11 Herøy Kommune MELDING OM POLITISK VEDTAK - SAMARBEID OM FELLES ØKONOMIENHET I HALD 11/135-12 13.07.2011 HSO/ADM/PABL F47 &86 3513/11 Det kongelige barne-, likestillings-og RUNDSKRIV OM TILTAK ETTER BARNEVERNLOVEN FOR UNGDOM OVER 18 ÅR
11/281-3 13.07.2011 ADM/PER/GEBA A20 3516/11 Nord- Dønna Montessoriskole VEDTAK OM INNTAK AV NY ELEV VED NORD-DØNNA MONTESSORISKOLE 10/996-2 18.07.2011 ADM/ADM/TOWE 233 A02 3552/11 Voksenoppl og Helgel,sykehus,avd Mosjoøen FORLENGELSE AVTALE OM NORSKOPPLÆRING 2011/2012 MELLOM HELGEL.SYKEH OG VOKSENOPPLÆRINGEN 11/327-8 19.07.2011 ADM/PER/GEBA N06 3581/11 Dønna kommune v/ kommunalsjef 2 UTSETTELSE AV AVGANG PÅ ETTERMIDDAG 11/327-9 19.07.2011 ADM/PER/GEBA N06 3582/11 Dønna kommune v/ kommunalsjef 2 UTSETTELSE AV AVGANG PÅ ETTERMIDDAGEN 11/495-4 17.08.2011 ADM/ØKO/MAAA 104 3875/11 Kommunalbanken ØKNING AV P.T. RENTEN 11/560-3 18.08.2011 ADM/ADM/INLU233 A10 3880/11 KS ØKTE KRAV TIL BARNEHAGENE - MEN IKKE ØKTE RESSURSER 11/124-3 18.08.2011 PUE/ADM/JAPE Q80 3882/11 Statens Vegvesen FYLKESKOMMUNALE TRAFIKKSIKKERHETSMIDLER 2011 - STØTTE TIL HOLDNINGSSKAPENDE TILTAK 11/522-8 18.08.2011 PUE/ADM/JAPE 143 3888/11 Sandnessjøen Engineering AS PRISTILBUD KOMMUNEDELPLAN FOR SOLFJELLSJØEN - ÅPNINGSPROTOKOLL 11/286-5 24.08.2011 HSO/ADM/PABL 151 4011/11 Fylkesmannen i Nordland RAPPORTERING PÅ BRUKEN AV PROSJEKTSKJØNNSMIDLER - PURRING 08/128-63 24.08.2011 ADM/ADM/TOWE B00 4016/11 Sissel Valåmo VANDVE SKOLE 11/770-2 24.08.2011 PUE/LAN/JOHO 033 4021/11 Helgeland Jordskifterett VALG AV JORDSKIFTEMEDDOMMERE TIL JORDSKIFTEUTVALG 11/135-13 24.08.2011 HSO/ADM/PABL F47 &86 4024/11 Fylkesmannen i Nordland
MIDLER TIL KOMPETANSETILTAK I BARNEVERNET -SØKNADSFRIST 1 SEPT. 10/1032-9 26.08.2011 HSO/ADM/PABL 251 4065/11 KLP RENTEENDRING FOR LÅN 11/903-1 26.08.2011 ADM/PER/GEBA 440 4066/11 Nav Arbeidslivssenter i Nordland SAMARBEIDSAVTALE FRA 01.07.11 11/903-2 26.08.2011 ADM/PER/GEBA 440 4067/11 Nav Arbeidslivssenter i Nordland VEILEDER TIL SAMARBEIDSAVTALE 11/95-7 29.08.2011 PUE/ADM/JAPE GNR 29/74 4089/11 Sandnessjøen Enginering REFERAT TILBUDSBEFARING 08/674-21 30.08.2011 PUE/ADM/JAPE GNR 11/2 4114/11 Direktoratet for naturforvaltning ÅSVÆR LANDSKAPSVERNOMRÅDE - OVERSENDELSE AV ANKE PÅ VEDTAK OM PÅLEGG 08/751-54 30.08.2011 PUE/ADM/JAPE GNR 36/7 4125/11 Nordlandsbanken BANKGARANTI NR 23050 KR 300 000,- 11/530-2 31.08.2011 PUE/ADM/JAPE S00 4138/11 Helgelandskraft HALVÅRSREGNSKAP 2011 08/128-65 31.08.2011 ADM/ADM/TOWE B00 4145/11 EiendomsMegler 1 Nord-Norge AS VEDRØRENDE SALG AV VANDIENDOMSVE SKOLE 11/917-1 31.08.2011 ADM/ADM/TOWE X47 4146/11 Det kongelige justis og politidep. NYVALG TIL OVERFORMYNDERIENE- VERGEMÅLSREFORMEN - PRAKTISERING AV REGELVERKET 11/918-1 31.08.2011 HSO/OMS/RUANJ44 4147/11 Pasient og brukerombudet RETTIGHETSSTATUS IFB. MED SØKNAD OM SYKEHJEMSPLASS/HELDØGNS PLEIE OG OMSORG 11/730-16 31.08.2011 ADM/ADM/TOWE 200 &03 4153/11 Fylkesmannen i Nordland ORIENTERING OM UNDERSLAG I DØNNA KOMMUNE. 10/863-3 31.08.2011 HSO/ADM/PABL 200 4162/11 Fylkesmannen i Nordland
FINANSREGLEMENT 11/391-5 01.09.2011 ADM/ADM/TOWE M50 &13 4178/11 EVENTUELL INNFØRING AV TVUNGEN HYTTERENOVASJON. 11/648-5 02.09.2011 ADM/ADM/TOWE 011 4180/11 Astrid Hvidsten OPPNEVNING AV STEMMESTYRER - KOMMUNESTYREVALGET 2011 10/996-3 02.09.2011 ADM/PER/GEBA 233 A02 4198/11 Grane kommune og voksenopplæringen AVTALE OM NORSKOPPLÆRING HØST 2011 MELLOM GRANE KOMMUNE OG VOKSENOPPLÆRING 08/751-55 02.09.2011 PUE/ADM/JAPE GNR 36/7 4182/11 Adv. Viggo Rønning EKSPRORIASJON I HØLA - HELGE TOBIASSEN 10/807-15 03.09.2011 ADM/PER/GEBA 570 4210/11 Vital FORVENTEDE PENSJONSKOSTNADER I 2012 10/807-16 03.09.2011 ADM/PER/GEBA 570 4211/11 Vital FORVENTEDE PENSJONSKOSTNADER I 2012 11/53-42 03.09.2011 HSO/ADM/PABL 060 &13 4213/11 Det kongelige kommunal og regionaldep HØRING -NOU 2011:15 ROM FOR ALLE - EN SOSIAL BOLIGPOLITIKK FOR FRAMTIDEN 11/410-6 03.09.2011 HSO/ADM/PABL 271 F40 4214/11 Fylkesmannen i Nordland FELLES OPPREISNINGSORDNING FOR TIDLIGERE BARNEVERNSBARN OG SPESIALSKOLEELEVER I NORDLAND - STATUS VED UTGANGEN AV AUG. 11/733-8 04.09.2011 HSO/ADM/PABL U63 &14 4216/11 Dønnes Fjellstua RAPPORT FRA SKJENKEKONTROLL - PÅLEGG 11/733-9 04.09.2011 HSO/ADM/PABL U63 &14 4217/11 Dønna rorbuer bøteriet as RAPPORT FRA SKJENKEKONTROLL - PÅLEGG 11/522-9 05.09.2011 PUE/ADM/JAPE 143 4222/11 Sandnessjøen Engineering AS AVTALEDOKUMENT 11/934-1 05.09.2011 ADM/ADM/TOWE 033
4218/11 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) FKT OM VALG AV KONTROLLUTVALG 2011-15 11/146-14 06.09.2011 ADM/ADM/TOWE 026 4247/11 Styringsgruppa REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPA FOR FELLES ØKONOMIENHET
Sak 67/11 TV-AKSJONEN 2011 - KOMMUNALT BIDRAG. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 11/559 Saksnr.: Utvalg Møtedato 67/11 Formannskapet 20.09.2011 Rådmannens innstilling: Formannskapet vedtar å bevilge kr. 5.000 til Norsk Folkehjelp iforbindelse med årets TVaksjon. Bevilgningen dekkes under ansvarsområde politiske styringsorganer. Bakgrunn: TV-aksjonen 2011 arrangeres av NRK arrangeres søndag 23. oktober 2011 og er i år tildelt Norsk Folkehjelp. Saksutredning: Norsk Folkehjelp v/leder for fylkesaksjonskomiteen har i brev mottatt 5.09.d.å. oppfordret Dønna kommune til å gi sitt økonomiske bidrag til årets TV-aksjon. I brevet opplyses det at de innsamlede midlene fra årets TV-aksjon skal gå til det omfattende arbeidet med å rydde miner og klasebomber i Europa, Afrika og Asia. Hver eneste dag drepes og lemlestes uskyldige mennesker av miner og klasebomber som ligger igjen etter krig og konflikt. Dette er en forferdelig trussel for de som bor i disse områdene. Skoleveier, lekeplasser og sårt tiltrengte jordbruksområder utgjør ofte områdene som ryddes. Norsk Folkehjelp graver frem og uskadeliggjør miner, klasebomber og annen ueksplodert ammunisjon hver eneste dag. Gjennom dette arbeidet åpnes muligheten for gjenoppbygging og videre utvikling. Kommunene er de viktigste støttespillerne for TV-aksjonen og Norsk Folkehjelp ønsker i sitt skriv å be om et økonomisk bidrag til årets aksjon. Dersom kommunen allerede har bevilget penger ber vi om at kommunen ser bort fra henvendelsen. For midler som bevilges kan følgende konto benyttes: 8380.08.09005. Informasjon om bevilget beløp sendes fylkesaksjonsleder (FAL) Per-Olaf Fure så tidlig som mulig, før aksjonsdagen 23. oktober d.å. Dermed sikres det at beløpet blir med på oversikten for deres kommune på TV-aksjonssendingen. Norsk Folkehjelp rydder i dag miner i 15 land. 6 av disse landene er spesielt valgt ut til å motta penger fra TV-aksjonen. Det er der Norsk Folkehjelp mener behovet er størst. De 6 landene er Vietnam, Laos, Sør-Sudan, Libanon, Tadsjikistan og Bosnia-Hercegovina. Vurdering: Kommunestyret behandlet en budsjettreguleringssak i møte den 07.09.d.å. under sak 60/11 og vedtok da blant annet å øke utgiftskonto gave til innsamlingsaksjoner med kr. 5.000. Dette under ansvarsområde 1000 Folkevalgte styringsorganer. Med bakgrunn i dette tilrår rådmannen at formannskapet vedtar å bevilge kr. 5.000 til årets TV-aksjon i regi av Norsk Folkehjelp. Vedlegg: Side 7 av 20
Sak 67/11 Ingen. Side 8 av 20
Sak 68/11 EVENTUELL VIDEREFØRING AV INTERKOMMUNALT NÆRINGSSAMARBEID I HALD-KOMMUNENE. NY BEHANDLING. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 026 &17 Arkivsaksnr.: 11/67 Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/11 Plan- og utviklingsstyret 07.06.2011 44/11 Formannskapet 14.06.2011 34/11 Kommunestyret 28.06.2011 68/11 Formannskapet 20.09.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Dønna kommunestyre går inn som eier av det nye interkommunale næringsselskapet, basert på det mandat, arbeidsoppgaver og budsjetter som ligger i denne saksutredningen. Dønna kommunestyre vedtar å gå inn med 25 % av aksjekapitalen, tilsvarende kr. 25.000, og tegner også grunnavtalen med selskapet. Grunnavtalen gjelder for 4 år, og er oppsigelig etter 3 av disse. Ved en oppsigelse av avtalen vil den bli avsluttet etter det 4. året. For grunnavtalen betaler Dønna kommune kr. 350.000 pr. år. Beløpet indeksreguleres hvert år. Dønna kommunestyre vedtar at aksjekapitalen dekkes gjennom bruk av kommunens næringsfond samt at årlig bevilgning på kr. 350.000 innarbeides i konsekvensjustert økonomiplan for perioden 2012-15. Dønna kommunestyre gir rådmannen fullmakt til å ferdigforhandle avtalen med selskapet. Ved stiftelse av selskapet er det ordfører, eller den som blir gitt fullmakt av ordfører, som representerer kommunen. 2. Dersom noen av de tre andre HALD-kommunene fatter negativt vedtak om videreføring av interkommunalt næringssamarbeid som skissert i denne saken, vedtar Dønna kommunestyret å opprette stillingshjemmel som næringssjef i 100 % - stilling med virkning f.o.m. 01.01. 2012. Saksutredning: Styret i HALD IKS v/daglig leder har sendt ut følgende til bruk i kommunens saksframlegg når saken nå skal behandles på nytt: BAKGRUNN HALD IKS har vært i operativ virksomhet siden starten av 2008. Etableringen skjedde ved en virksomhetsoverdragelse fra omstillingsorganisasjonen HALD as. IKS er en forkortelse for Interkommunalt Selskap, en organisasjonsform som er regulert i en egen særlov "Lov om interkommunale selskap". Kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna er eiere av selskapet. Det var første gang i Nord- Norge, muligens også nasjonalt, at interkommunalt samarbeid om næringsutvikling ble formalisert på en slik måte. Selskapet har fire ansatte, to som har næringsarbeid som hovedoppgave og to som arbeider med reiseliv/turistinformasjon. Kontorplass leies i Sentrum Næringshage. Selskapet ledes av et styre med fire medlemmer, hvor rådmenn/administrasjonssjefer har hatt posisjonene. Side 9 av 20
Sak 68/11 Øverste organ i HALD IKS er representantskapet, bestående av de fire ordførerne og fire næringslivsrepresentanter (en fra hver kommune). Roy Skogsholm er styreleder og Ivan Haugland leder av representantskapet. I desember 2010 reviderte Alstahaug kommune sin økonomiplan, og tok ut sitt drifts- og utviklingsbidrag fra HALD IKS med virkning fra 2012. Ved etableringen av HALD IKS ble det bestemt at selskapet skulle evalueres i løpet av 2011. Vedtaket i Alstahaug kommunestyre gjorde at denne prosessen ble iverksatt i februar 2011. Konklusjonene i evalueringsrapporten ble behandlet av både styre og representantskap i HALD IKS, som anbefalte at samarbeidet mellom de fire kommunene ble videreført. Siden HALD IKS, ved etableringen i 2008, var en utvikling av næringsarbeidet på kommunalt nivå så var det både nødvendig og riktig å se på behovet for endringer, både i selskapets mandat og organisering. Dette lå i det forslaget til vedtak som ble oversendt fra HALD IKS sitt representantskap til eierkommunene; Selskapsform, arbeidsoppgaver og styrende organ skulle vurderes, og om nødvendig, endres. Kommunestyrene i Herøy, Leirfjord og Dønna vedtok det forslag til vedtak som representantskapet i HALD IKS foreslo. Alstahaug kommunestyre vedtok; "HALD IKS avvikles og administrasjonssjefen får i oppdrag å opprette dialog med Herøy/Leirfjord/Dønna kommuner for å se på videre næringssamarbeid basert på en vertskommunemodell/kjøp av tjenester/felles Næringsforening." På bakgrunn av vedtakene i de respektive kommunestyrene har HALD IKS sitt styre arbeidet frem et nytt forslag til hvordan næringsarbeidet kan organiseres i fellesskap mellom de fire kommunene. Saksutredning I HALD IKS sin "Strategiplan 2008 2 011" er følgende hovedsatsinger beskrevet j prioritert rekkefølge: Primæroppgave: En kundeorientert og kvalitetsmessig service til bedrifter og etablerere med utviklingsmuligheter og omstillingsbehov. Satsingsfelt 1: Strategisk innsats for å bedre samferdselstilbudet i regionen Satsingsfelt 2: Aktiv innsats for å bedre rekruttering av arbeidskraft og innbyggere til regionen Satsingsfelt 3: Bidra aktivt til å maksimere utviklingsmulighetene for regionen innenfor olje/gass Satsingsfelt 4: Bidra i viktige utviklingsprosjekt innenfor havbruk/fiskeri, reiseliv og miljøbasert næringsutvikling. Første kvartal 2011 ble det gjennomført en evaluering av HALD IKS. Konsulentselskapet PwC ble innleid til å gjennomføre evalueringen, som ble avsluttet gjennom overleveringen av rapporten "Evaluering av HALD IKS. Langt mellom liv og lære." Konklusjonen i rapporten er tydelig; Selskapet har løst sin primæroppgave godt, og får gode skussmål for sitt arbeid. I forhold til satsingsfeltene 1-4 er resultatene utydelige - og det er vanskeligere å se hva som har vært HALD IKS sitt bidrag i disse prosessene. I prosessen med å videreføre samarbeidet om næringsutvikling mellom kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna har også ordførere og ledere for næringsforeninger /handelsstandsforeninger vært involvert. Det har vært fokusert på at det ikke er en videreføring av HALD IKS som har vært målet, men å kunne skape en ny organisasjon som svarer på de utfordringene som evalueringsrapporten tydeliggjorde og som reduserer den økonomiske forpliktelsene til de involverte kommunene. Prosessen har endt opp med følgende konsept; Side 10 av 20
Sak 68/11 Navn: Blir bestemt senere Selskapsform: Aksjeselskap. Aksjekapital: 100 000,- Aksjonærer: Kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna eier 25% av selskapet hver. I aksjonæravtalen bestemmes det at hver av eierne kan selge seg ned til 20%. Salg skal skje til strategiske eiere og godkjennes av generalforsamlingen (vedtektfestes). Styret: Styret skal ha 5-7 medlemmer. Styret har ansvaret for økonomi og personell, og leder selskapet etter de retningslinjene som generalforsamlingen vedtar. For alle styrets medlemmer er kompetanse et sterkere kriterium enn geografi. Generalforsamling/eiermøter: Generalforsamlingen består av ordførerne i eierkommunene, eventuelt supplert med representanter for andre eiere i selskapet. Generalforsamlingen er eiernes forum. Det må vurderes, eventuelt skrives inn i aksjonæravtalen, om det skal være eiermøter utover generalforsamlingen. Det må også vurderes hvordan rapportering skal skje fra selskapet og til eierkommunenes politiske fora. Etablering: Etableringen av selskapet er en virksomhetsoverdragelse fra HALD IKS. Gjennom etableringen av Helgeland Reiseliv, vil de to ansatte innen reiseliv blir overført til det selskapet (allerede prinsippvedtak i representantskapet i HALD IKS), mens de to ansatte innen næring overføres til det nye selskapet. Den formelle etableringen skjer på stiftelsesmøte ultimo oktober. Selskapets arbeidsoppgaver: Førstelinjetjeneste i forhold til næringsarbeid for eierkommunene. Det vil si rådgivning/bistand til bedrifter, grundere og etablerere. Saksbehandling for eierkommunene. Egne prosjekt eksternt delfinansiert. Prosjektledelse og deltagelse forji eierkommunene. Salg av tjenester (til andre kommuner, organisasjoner og bedrifter). Administrativ bistand til næringsselskap/handelsstandsforeninger i eierkommunene. 1., 2. og 6. går inn i grunnavtalen som tegnes mellom selskapet og den enkelte kommune. For 3., 4., og 5. tegnes det egne avtaler. Grunnavtalen tegnes for 4 år (3+1), og sikrer driftskapitalen i selskapet. økonomi; Selskapet har en budsjettramme på ca. 1 800 000,-. Kostnaden fordeles likt mellom kommunene slik. I tillegg bidrar vertskommunen med 50 000,- som vertskommunebidrag. Dette som en kompensasjon for den fordelen det medfører å ha selskapet lokalisert i sin kommune. Budsjett: Kostnader Inntekter Lønn, alt inkludert: 1 300 000,- Alstahaug: 350 000,- Husleie: 200 000,- Dønna: 350 000,- Reise og diett: 150 000,- Herøy: 350 000,- Regnskap, revisjon: 50 000,- Leirfjord: 350 000,- Diverse: 100 000 - Vertskommunetilskudd: 50 000, Totalt: 1 800 000,- Salg av tenester. 350 000 - Totalt; 1 800 000,- Hver eierkommune kan, uten ekstra kostnad, benytte ressurser tilsvarende et halvt årsverk, fra selskapet.tjenester utover dette faktureres det for etter en på forhånd avtalt pris. Side 11 av 20
Sak 68/11 VURDERING I forslaget som foreligger er det nye selskapet basert på det beste fra HALD IKS, arbeidet som har skjedd i forhold til eksisterende næringsliv, grlindere og etablerere. Den delen av HALD IKS sitt mandat, som lå mot den politiske sfæren, slik som samferdsel og olje/gass er nå definert som oppgaver som tilligger regionrådet og den enkelte kommune. Skal det nye selskapet engasjere seg i disse temaene, vil det være på oppdrag/bestilling fra for eksempel kommunene og/eller regionrådet. Konsekvensen av en slik endring i arbeidsoppgavene er at det nye selskapet vil bli mye tydeligere. En tydelighet som blir ytterligere understreket ved at det blir den enkelte kommune sin førstelinjetjeneste i næringsarbeidet. I praksis løses dette ved at representanter for selskapet vil ha faste kontordager i den enkelte eierkommune, og dermed også bli en mer integrert del av kommunenes administrasjon og politiske miljø enn hva HALD IKS noen gang hadde mulighet til å bli. Ved å organisere det nye selskapet som et aksjeselskap, blir også styring og forvaltning tydeligere. Ansvar og mandat for styret og generalforsamlingen er tydelige og definerte, noe som også vil slå positivt ut for driften av selskapet. Næringslivets deltagelse i styret anses som avgjørende for å få et selskap som tilpasses næringslivets behov og ønsker. Nærhet med næringslivet er avgjørende for hvilken grad av suksess et næringsselskap kan oppnå. I finansieringen av selskapet er det lagt inn lik kostnadsfordeling mellom kommunene. En modell som ikke har vært brukt så mye i interkommunalt samarbeid på Helgeland så langt. Bakgrunnen for valget av denne modellen er at den enkelte kommune kan hente ut arbeidsressurser tilsvarende et halvt årsverk fra det nye selskapet og at den like fordelingen av kostnadene derfor er det mest naturlige og rettferdige. Hva den enkelte kommune kan forvente å få av tjenester fra selskapet blir regulert i en grunnavtale, som i utgangspunktet er lik for alle fire eierne. ønsker kommunene tjenester utover dette, inngås det avtaler om omfang og kostnad i hvert enkelt tilfelle. Grunnavtalen tegnes med en varighet på 3 + 1 år. Det betyr at avtalen vurderes etter 3 år. Hvis en kommune velger å si opp sin avtale etter 3 år, gjelder avtalen fortsatt det påløpende kalenderåret. Vertskommunebidraget, se inntekstbudsjettet for selskapet, er en ordning som er hentet fra interkommunalt samarbeid andre steder. Det å være vertskommune gir positive effekter i forhold til aktivitet, som skaper inntekter for næringslivet. Kommunene som ikke er vertskommune får ikke disse inntektene, og denne ulikheten blir utjevnet gjennom vertskommunebidraget. Økonomien til det nye selskapet er nøktern. Det må i driften holdes fokus både på kostnader og inntekter. Samtidig gir ressursene i selskapet eierkommunene god tilbakebetaling for det som blir investert, og leveransene er meget målbare gjennom de avtalene som inngås mellom selskapet og kommunene. Svakheten ved tidligere samarbeid om næringsutvikling ser ut til å være redusert, og selskapet virker robust nok til å kunne takle de utfordringene som ligger i dets mandat. Det tette samarbeidet mellom selskapet og eierkommunene underbygger denne forventningen. Vurdering: Rådmannen vil rå kommunestyret til akseptere at Dønna kommune går videre i interkommunalt næringsselskap for HALD-kommunene som skissert i dette saksframlegg, dersom dette er det som er nødvendig for at Alstahaug kommunestyre skal kunne akseptere en slik løsning. De foreslåtte endringer i forhold til kommunestyrets vedtak i møte den 28.06.d.å. under 34/11 er vel ikke så veldig betydningsfulle vurdert fra ståstedet til rådmannen i Dønna kommune og bør derfor kunne aksepteres. Den største forskjellen er at årskostnaden trolig er økt fra kr. 250.000 til kr. 350.000, dog noe avhengig av omfanget av tjenester som hentes ut av det interkommunale næringsselskapet. I dette nye opplegget er vår grunnpris i henhold til grunnavtale kr. 350.000. Ved positivt vedtak må den økte kostnad på kr. 100.000 innarbeides i konsekvensjustert årsbudsjett for 2012 og konsekvensjustert økonomiplan for perioden 2012-15, jfr. rådmannens innstilling. Når det gjelder aksjekapitalen på kr. 25.000 foreslår rådmannen at denne inndekkes ved bruk av kommunens næringsfond, jfr. rådmannens innstilling. Side 12 av 20
Sak 68/11 Annet alternativ. Dersom Alstahaug kommunestyre på nytt sier nei til interkommunalt næringsselskap for HALD-kommunene må man ha klar annen løsning. Det har vært vurdert interkommunalt næringsselskap for kommunene Herøy, Leirfjord og Dønna, men med bakgrunn i avklaring i formannskapsmøte den 30.08.d.å. er dette alternativt lite aktuelt fra vår side. Kommunen har en stillingshjemmel som næringskonsulent i 50 % - stilling som er stilt i vakanse ut 2011 og som er forutsatt tilsatt i dersom HALD-samarbeidet ikke videreføres. Rådmannen luftet av ulike årsaker mulighetene/ønskene for å utvide dette til hel stilling som næringssjef dersom det interkommunale samarbeidet strander, og fikk i formannskaps-møte den 30.08.d.å. kun positiv respons på et slikt alternativ. Et slikt alternativ vil trolig ha en årskostnad på kr. 750.000 kr. 850.000, avhengig av lønnsnivå m.m. Dette vil nødvendiggjøre en utgiftsøkning på mellom kr. 500.000 kr. 600.000 i forhold til vedtatt økonomiplan. Rådmannen mener at dette trolig er eneste reelle alternativ til ett interkommunalt næringsselskap, dette da rådmannen tror det kan utrolig vanskelig å rekruttere inn riktig kompetanse til en slik stilling når denne kun er 50 %-stilling. Saksmappevedlegg: 1. Kommunestyrets saksprotokoll i K.sak 34/11- Eventuell videreføring av interkommunalt næringssamarbeid i HALD-kommunene. Side 13 av 20
Sak 69/11 SALG AV KOMMUNALE EIENDOMMER 2012 - AVKLARINGER. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: V62 Arkivsaksnr.: 11/921 Saksnr.: Utvalg Møtedato 69/11 Formannskapet 20.09.2011 Rådmannens innstilling: 1. Formannskapet anmoder rådmannen om å prioritere å utrede eventuelt salg av tidligere Nord-Dønna skole og forutsetter at utredningen inneholder kostnadsoverslag knyttet til nødvendige investeringer for videreføring av drift av fritidsklubben i skolelokalene samt muligheter og kostnader knyttet til etablering av fritidsklubben i andre kommunale lokaler. 2. Formannskapet anmoder rådmannen om å utrede behovet for kommunale utleie-boliger og herunder hvorvidt noen av dagens utleieboliger kan selges, dette i verk-settes etter at det er avklart hvorvidt og eventuelt når dagens bofellesskap på Kvitberget kan omdisponeres til utleieleiligheter. Formannskapet forutsetter at også boliger tilhørende Dønna boligstiftelse omfattes av vurderingen/utredningen. 3. Formannskapet anser utredning om eventuelt salg av tidligere Bjørn skole som relativt komplisert p.g.a. utleie til Bjørn Montessoriskole og bruk til kommunale virksomheter som barnehage og voksenopplæring. Formannskapet ber derfor rådmannen om å avvente igangsetting av denne utredningsoppgave til vedlikeholdsplan for kommunale bygg er ferdigstilt og fremtidig utbedringsbehov er kostnadsberegnet. Bakgrunn: Kommunestyret behandlet i møte den 28.06.11 under sak 43/11 Utgiftsreduksjoner teknisk drift og fattet da slikt enstemmige vedtak under pkt. 4: Kommunestyret anmoder rådmannen om å utrede og legge fram saksframlegg vedrørende salg av kommunale eiendommer som forutsatt i utredning/notat fra nedsatt arbeidsutvalg, jfr. saksvedlegg. Med bakgrunn i ulike omstendigheter knyttet til arbeidskapasitet i kommuneadministrasjonen ønsker rådmannen at formannskapet foretar noen avklaringer i forkant av utredningsarbeidet. Saksutredning: I forbindelse med at kommunestyret i møte den 28.06.11 behandlet en utredning vedrørende mulige utgiftsreduksjoner innenfor driftsenheten teknisk drift ble da i framlagt utredning skrevet bl.a. følgende: Arbeidsgruppen foreslår følgende: Vaktmester på Løkta går over i pensjonistenes rekker fra 1. mai 2011 og det foreslås at 40 % vaktmesterstilling settes i vakanse fra 1. mai 2011. Innsparte midler ifm. Vakanse 2011 tilfaller enhet teknisk drift og blir etter dette en del av kommunens innsparingstiltak fra 2012. Forutsetning for å sette 40 % stilling i vakanse er som følger: Side 14 av 20
Sak 69/11 - Nord-Dønna skole selges. Fritidsklubben etableres i andre lokaler. - Bjørn skole selges. Bjørn barnehage leier seg inn i eksisterende lokaler eller i andre lokaler. - Kommunestyrets vedtak om salg av Vandve skole og kommunale boliger følges opp på nytt ved avertering for salg med spesielt fokus på Vandve skole og leilighetskompleks tannklinikken. - Ansettelse av 50 % vaktmester når Dønnahallen står ferdig. - Info til alle ansatte/brukere som forklarer og synliggjør en større grad av selvhjelp og dugnad på skole, barnehage, DOS og boliger. Besparelsen på enhet teknisk drift blir da lønnsmidler/sosiale utgifter beregnet av 40 % stilling helårsvirkning fra 1.1. 2012 på kr. 170.000. Besparelse ifm. Driftsmidler (strøm, forsikring, kommunale avgifter) ved salg av Nord-Dønna er tidligere tatt ut av budsjett teknisk med ca. kr. 70.000 (ved vedtak nedleggelse av skole). Det beregnes derfor ingen ny driftsmessig besparelse ved salg av skolen. Stipulert besparelse ifm. Driftsmidler (strøm, forsikring, kommunale avgifter, vedlikeholdsmidler) ved salg av Bjørn skole beregnes til ca. kr. 225.000. Til fradrag kommer her det som mottas i refusjon fra Bjørn Montesorriskole ca. kr. 140.000. Netto besparelse driftsutgifter på enhet teknisk drift blir da ca. kr. 85.000. (Gjelder ikke enhet teknisk drift) På enhet barnehage/skole sparer man 50 % stilling renholder, en utgift på kr. 170.000. Stipulerte utgifter ifm. Leie av lokaler Bjørn barnehage vil bli på ca. kr. 125.000. Salg av kommunal eiendom er ikke medregnet, avsettes ifm. Investeringsbudsjettet. Oppsummert besparelse i driftsbudsjettet ved å sette 40 % vaktmesterstilling i vakanse fra 01.01. 2012: Lønn og sosiale utgifter, fra 1.1. 2012 kr. 170.000 Netto besparelse salg av Bjørn skole kr. 85.000 Kr. 255.000. Vurdering: Rådmannen vil med bakgrunn i ovenfornevnte dele opp saken i følgende: a. Salg av gamle Nord-Dønna skole (fritidsklubben). Dette er en relativt overkommelig utredningsoppgave. Deler av bygget er i noe dårlig forfatning slik at en må få utredet påkrevd utbedringsbehov for å kunne videreføre fritidsklubben samt hvilke andre alternativer man har som lokaler for fritidsklubben andre steder i kommunen, fortinnsvis i kommunal bygningsmasse og kostnadene knyttet til en slik alternativ løsning. Det må da ligge som en forutsetning at det fra politisk nivå er akseptabelt at fritidsklubben blir flyttet. b. Salg av kommunale utleieboliger. Kommunestyret behandlet i møte den 26.04. 2005 salg av kommunale boliger og vedtok da under sak 15/05 at følgende boliger skal selges: Bryggevik gnr. 11 bnr. 258, hovedleilighet og kjellerleilighet. Bryggevik gnr. 11 bnr. 261, hovedleilighet og kjellerleilighet. Lykkestad, Glein gnr. 14/73 enebolig. Fly-bo øst, Solfjellsjøen gnr. 28 bnr. 73 hovedleilighet og kjellerleilighet. Lidarheim, Solfjellsjøen gnr. 29 bnr. 21, leilighet nord og sør. Vesterli, Solfjellsjøen gnr. 29 bnr. 24, leilighet nord og sør. Vesterli, Solfjellsjøen gnr. 29 bnr. 24, enebolig. Moheim II, Vandve gnr. 22 bnr. 76. Av disse er samtlige, med unntak av Bryggevik gnr. 11 bnr. 258 som eies av Dønna boligstiftelse og derfor ikke er solgt. Kommunen har således avhendet 13 leiligheter de siste årene. Side 15 av 20
Sak 69/11 Utifra dette må ett eventuelt ytterligere salg av kommunale utleieboliger utredes ved at man tar stilling til behov for mindre og rimelige hybelleiligheter (bl.a. gamle tannklinikk og muligens Kvitberget) for ungdom, enslige og vanskeligstilte som utifra sosiale og økonomiske hensyn må skaffes bolig. Videre må behov for mindre og rimelige leiligheter med to soverom (ungbo) til ungdom i etableringsfasen utredes samt behovet for leiligheter med tre eller flere soverom til familier som kommer tilflyttende, rekruttering av kommunale arbeidstakere og ved familieoppløsning. Å utrede dette vil innebære at man må involvere NAV (sosialtjenesten), Dønna boligstiftelse og noen av kommunens enhetsledere samt at man må vurdere salg av gammelt kontra bygging av nytt opp i mot restaurering. En slik utredning vil naturligvis måtte ta noe tid. Sentral i vurdering av salg av f.eks. gamle tannklinikk vil være hvorvidt Kvitberget bofellesskap frigjøres til generell utleie gjennom bygging av nytt bofellesskap som vedtatt (Åssletta 1-9). c. Salg av Bjørn skole. Det kan være hensiktsmessig å selge bygningen under forutsetning av at man får leie lokaler til barnehagen i dagens lokaler. Det samme kan være tilfelle med lokalene som i dag disponeres av voksenopplæringa, ett alternativ kan være at voksenopplæringa flyttes inn i lokalene til Dønna barne- og ungdomsskole. Kartlegging av vedlikeholdsbehov de nærmeste år vil trolig også ha betydning i valg av løsning. Det vil trolig også kunne ha betydning for økonomien i de ulike alternativ som kan være aktuelle hvorvidt en kjøper vil/må leie ut dagens lokaler. Det må også avklares i forhold til den tredje av dagens leietakere, nemlig Bjørn Montessoriskole. Rådmannen synes at det er veldig mange variabler som må avklares før en kan foreta skikkelige økonomiske beregninger om salg eller fortsatt eie er beste alternativ for kommunen. Rådmannen foreslår at denne utredningen avventes, bl.a. til vedlikeholdsplan for kommunale bygg foreligger, jfr. innstillingens pkt. 3. Vedlegg: Side 16 av 20
Sak 70/11 UTFØRELSE AV EKSTRARBEIDER GANG/SYKKELSTI BJØRN ETTER KLAGEBEHANDLING - FINANSIERING Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: X03 Arkivsaksnr.: 07/164 Saksnr.: Utvalg Møtedato 70/11 Formannskapet 20.09.2011 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar å gjennomføre bygging av støttemur med tilhørende grunnarbeider jfr. tilbud datert 4.9.2011 fra OMT AS innenfor en kostnadsramme på kr. 200.000 inkl. mva. samt at det utføres oppmåling og ferdigstilles utbetaling av grunnerstatning til eiendommer som har avstått grunn til gang- og sykkelstien på Bjørn innenfor en ramme på kr. 20.000 2. Kommunestyret vedtar at tiltakenes totale kostnad på kr. 220.000 finansieres slik: Omdisponering av lån kjøp av traktor kr. 180.000. Momskompensasjon kr. 40.000. 3. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre budsjettregulering i årets investeringsbudsjett i tråd med dette. Bakgrunn: Klagesaken gjelder en støttemur som eier av gnr. 50/20 Frank Peter Lisø søkte om å få oppsatt i forbindelse med utbygging av gang- og sykkelstien på Bjørn. Det ble i brev datert 22.9.2010 gitt et administrativt avslag på søknaden, med opplysning om at avslaget kunne påklages. Lisø benyttet seg av sin rett til å klage på vedtaket og Komm.sjef 1 forberedte sak til den kommunale klagenemnda. Saken ble fremlagt på møte i klagenemnda den 21.12.2010 der saken ble vedtatt utsatt. Saken ble på nytt fremlagt i møte 21.6.2011 der det ble gjort følgende vedtak: Klagen innvilges med bakgrunn i at klagenemnda finner at løsningen som er valgt gir for liten bruksverdi på det gjenværende arealet. Det bes om at det settes opp støttemur slik at resterende del av hagen kan utnyttes på en bedre måte. Saksutredning: Utbyggingen av gang- og sykkelstien på Bjørn startet i 2008 og kommunestyret behandlet avslutningssaken i møte 21.12.2010 under sak 96/10. Det ble gjort følgende vedtak: Kommunestyret godkjenner at anlegget gang- og sykkelveg Bjørn avsluttes innenfor en totalkostnad på kr.10.545.000 og godkjenner at kostnadsoverskridelse og svikt i tilskudd finansieres gjennom låneopptak. Saken og anlegget er dermed avsluttet og et evt. nytt tiltak må godkjennes og finansieres før oppstart kan skje. Side 17 av 20
Sak 70/11 Det er foretatt befaring sammen med entreprenør Olen Maskin & Transport AS (OMT AS) for å kartlegge og beskrive jobben, og tiltakene med igjenlegging grøft og støping støttemur er godkjent av Statens vegvesen jfr. muntlig tilbakemelding fra I. Lorentzen. Olsen Maskin & Transport AS har i tilbud datert 4.9.2011 gitt en pris på de beskrevne arbeider på totalt kr. 157.310,- + mva. Enhetsprisene er i henhold til tidligere innlevert tilbud på tilsvarende arbeid. Med å beregne inn noe utforutsette kostnader (ca. 5000,- kr.) vil det si at det må avsettes kr. 200.000,- til dette formålet inkl. mva. Det er i tillegg en kostnad som ikke er medtatt etter at sluttsaken ble laget endelig oppgjør for avstått grunn. Det er tidligere gjort opp for avstått grunn som en delutbetaling der det ble utbetalt en erstatning på kr. 10,- pr. m² (av kr. 13,50) ut fra arealmåling på kart. Siste del av grunnerstatningen på kr. 3,50 pr. m² x oppmålt areal skal gjøres opp høsten 2011 og det må her avsettes et beløp på kr. 20.000,- Vurdering: For å få sluttført anlegget gang- og sykkelsti på Bjørn i henhold til klagenemndas vedtak må det avsettes kr. 200.000 til igjenlegging grøfter og oppføring mur mot gnr. 50/20. Det må også avsettes kr. 20.000 til oppmåling og utbetaling av grunnerstatning. Rådmannen rår til at disse ekstrakostnadene dekkes inn gjennom omdisponering av låneopptak til kjøp av traktor. Lånet er klargjort, men som kjent har kommunestyret sagt nei til innkjøp av ny traktor. Saksmappevedlegg: Avslutningssak gang- og sykkelsti Bjørn, kommunestyret sak 96/10, datert 21.12.2010 Klage på enkeltvedtak ifm. søknad om bygging støttemur, klagenemda sak 3/11, datert 21.6.2011. Pristilbud fra OMT AS datert 4.9.2011 på igjenlegging grøfter og oppføring støttemur ved eiendom gnr. 50/20. Side 18 av 20
Sak 71/11 SYKEFRAVÆRSRAPPORTERING 1. TERTIAL 2011 Saksbehandler: Gerd-Solveig Bastesen Arkiv: 461 &14 Arkivsaksnr.: 11/923 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Arbeidsmiljøutvalget 71/11 Formannskapet 20.09.2011 Rådmannens innstilling: Formannskapet tar de framlagte sykefraværsrapporter for 1. tertial 2011 til etterretning. Bakgrunn: Som et ledd i arbeidet med å oppnå redusert sykefravær blant kommunalt ansatte, har man valgt å innføre sykefraværsrapportering hvert tertial til formannskapet. Dette som ett av flere tiltak for å nå målet om redusert sykefravær. Saksutredning: Det er i Dønna komune satt følgende mål for sykefravær: Videreføre arbeidet med å oppnå et lavt sykefravær, 5 %, i organisasjonen Dønna kommune, og kvalitetssikre at vedtatte rutiner vedrørende sykefraværsoppfølging følges opp av alle ledere i kommunen. Sykefraværet i Dønna kommune har hatt følgende utvikling de siste årene: Kommune n 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 7,6 9,7 8,2 7,9 7,8 9,0 6,7 9,0 I første tertial 2011 er sykefraværet på 4,9 %, noe som kan betegnes som meget bra og full måloppnåelse! Når det gjelder sykefraværet på enhetsnivå så vises det til saksvedleggene. Vurdering: Det er meget gledelig å registrere at sykefraværet er redusert betydelig. Tilsvarende tall for 1. tertial 2010 var 6,9 %. Med tanke på at man de senere år har hatt en trend med størst sykefravær i 1. tertial så synes det som om at man i inneværende år kan oppnå et bedre tall enn i fjor. Det ble i november 2010 holdt et informasjonsmøte der en representant fra Arbeidslivssentret orienterte om Dønna kommune som IA bedrift, rettigheter og plikter som ansatt. Dette møtet var obligatorisk for alle ansatte. Det kan virke som at det arbeides godt med sykefraværsoppfølging på samtlige driftsenheter og at dette trolig er en medvirkende årsak til nedgangen. Saksvedlegg: (deles ut på møtet) 1. Rådmannens stab - Sykefraværrapport for 1. tertial 2011. 2. Dønna barne-og ungdomsskole Sykefraværsrapport for 1. tertial 2011. Side 19 av 20
Sak 71/11 3. Løkta oppvekstsenter Sykefraværsrapport for 1. tertial 2011. 4. Dønna voksenopplæring Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 5. Solfjellsjøen barnehage Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 6. Dønnes barnehage Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 7. Bjørn barnehage Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 8. NAV Dønna Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 9. Helse-/legetjenesten Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 10. Dønna omsorgssenter Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 11. Hjemmetjenesten Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 12. Teknisk drift Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. 13. Landbruk/næring Sykefraværsrapportering for 1. tertial 2011. Side 20 av 20