Velkommen til årsavslutning 2012
Faglig innhold 1. Hva skjer i DFØ 2. Elektronisk kommunikasjonstjeneste 3. Hva bør vi sjekke før hovedlønn desember Kvoter 4. Hovedlønn desember Forklaring skatteberegning 5. Sjekklista for 13.kjøring Steg for steg 6. Feilkonto 7. Diverse ved årsskiftet 8. LT-oppgaver med følgeskriv 9. Endringsoppgaver 10.Ekstra for virksomheter som betaler AGA til kemner 2
1. Hva skjer i DFØ?
Ny direktør i DFØ Øystein Børmer ble ansatt som ny direktør i DFØ fra 1. november 2012 Øystein har fra april 2006 vært stabsdirektør og assisterende direktør i DFØ. Han har i høst vært beskikket som midlertidig direktør Han er utdannet samfunnsøkonom fra Universitetet i Oslo i 1994 4
Visjon og strategisk mål Visjon: Effektiv ressursbruk i staten «selv om Norge er i en annen statsfinansiell situasjon enn andre land, så er effektiv ressursbruk i staten like viktig her som alle andre steder» Finansminister, Sigbjørn Johnsen Strategisk mål: Være eksperter 5
Nytt navn hva betyr det? En tydeliggjøring av DFØs rolle som ekspertorgan for: god styring i staten statens fellestjenester på økonomistyringsområdet frivillige økonomitjenester konserntjenester myndighetsutøvelse på økonomiregelverket 6
Organisasjonskart DFØ 7
DFØs tjenester Regelverket Regnskapstjenester Lønnstjenester Rådgivningstjenester Kompetansetjenester 8
Kompetanseformidling DFØ tilbyr alle statlige virksomheter kompetansetiltak innen virksomhets- og økonomistyring Metoder Veiledere og sjekklister Kurs og seminarer Rådgivning Faglige nettverk Ord og begreper Evalueringsportalen 9
Prosjekter som pågår på lønnsområdet E-skjema fase II Betydelige effekter Ressursbruk Prosesseffektivitet Kvalitet Refusjoner fra NAV Syke -, pleie- og foreldrepenger Utrulling av løsningen til kunder startet i 2012 Styringsinformasjon Basert på mottatte endringsønsker fra våre kunder Forbedre, videreutvikle, samt utvikle nye rapporter Årsverk Turnover Lønnsglidning Lønnsendringer Side 10
Andre prosjekt Gjennomgang av grunnstrukturer og produksjonsmiljø Grunnoppsettet er fra 2002/2003 Vi ønsker på flere områder å legge oss tettere opp til «SAP standard» Innarbeide større fleksibilitet for å kunne håndtere strukturelle endringer i statsforvaltningen Legge til rette for større grad av automatisering Spesielt på TID området E-skjema fase III Løsning for «eksterne», de som ikke benytter Portal Utrede mulighetene for å kunne benytte Altinn Løsningen vil kunne gi elektronisk lønnsslipp til «eksterne» 11
Status prosjekt styringsinformasjon Pågående utviklingsarbeid Årsverk En rapport som viser ressursinnsats målt i årsverk. Rapportering skal skje for hele måneder kun, og max for ett helt år av gangen. Turnover/rekrutteringssituasjonen En rapport som beregner turnover ut fra alle som fratrer for deretter å bli erstattet av ny medarbeider. Det må være varig fratredelse, dvs permisjoner teller ikke med. Lønnsglidning Lønn ved periodeslutt fratrekkes lønn ved periodestart. Resultatet er lik Lønnsendringer i perioden, som deretter fratrekkes det tariffmessige tillegget i perioden. Slik fremkommer lønnsglidningen som en restpost, dvs den utgjør lønnsøkningen som ikke er tariffavtalt. Rapporten skal beregne lønnsglidning både i kroner og prosent. Lønnsendringer En rapport som viser endringer i regulativlønn (A-tabellen og Lederlønnstabellen) i forbindelse med lønnsoppgjør - vist i kroner og prosent. Kostnadene beregnes basert på årslønn pr. dato pr. oppgjør, dvs rapporten skal ikke kunne tas ut for en periode. Side 12
Status prosjekt styringsinformasjon Nye rapporter for hvem? Rapportene vil gjøres tilgjengelige i lønnssystemet for alle kunder, uavhengig av tjenestemodell Vi mener at ledere spesielt vil ha nytte av disse rapportene, og vil derfor publisere tilpassede varianter i leder selvbetjening DFØ kommer tilbake med mer informasjon etter hvert som rapportene ferdigstilles Side 13
Status for utrulling av refusjoner fra NAV 111 virksomheter (firma) har per 01.11.12 tatt i bruk løsningen Ved utgangen av 2012 vil tallet være nesten oppe i 200 virksomheter Refusjonsløsningen er en del av DFØs standard-løsning og nye kunder settes opp ved oppstart 14
Status for utrulling av refusjoner fra NAV DFØs kurssenter har per 9. november hatt 312 personer på kurs ifm utrulling av refusjonsløsning Fullservicekunder Basis- og delservicekunder Vedr kursdatoer Se kursplanen på Kundenettet Disse kursene har et maks antall deltagere på 12 personer 15
Printing av lønnsslipper Printing av lønnsslipper vil heretter bli både trykket og sendt ut fra vårt kontor i Vadsø Eventuelle spørsmål skal dere likevel sende til deres opprinnelige kontorsted Kundenotat vil bli sendt ut i nær fremtid 16
Ny løsning oppdatering av kvote for sykt barn Endring av programmet som genererer kvoter Heretter opprettes det kvote for ansatte som har barn i aktuell alder registrert i systemet Ved omlegging til ny løsning må opplysninger om barn registreres før DFØ kan opprette nye kvoter for 2013 Virksomheten må informere om dette internt og sørge for at registrering skjer innen 29.11.2012 Generering av kvoter for 2013 er satt på kjøreplanen 30.11.2012 17
Ny løsning oppdatering av kvote for sykt barn Registrering av barn Registreres av den ansatte selv i portalen eller av fagbruker direkte i SAP kjernesystem, IT0021 Familie DFØ anbefaler at alle barn registreres, uansett alder På grunn av overgangsproblematikk ber vi om at det ikke registreres barn i perioden 30.11. -31.12.2012 De som ikke overholder registeringsfristen bes vente med registrering til etter nyttår Alle nyansatte etter 30.10.12 vil automatisk få opprettet kvote sykt barn når det registreres informasjon om barn Tilsvarende vil registrering av nye barn etter fødsel trigge oppdatering av kvoten inneværende år 18
2. Elektronisk kommunikasjonstjeneste
Elektroniske kommunikasjonstjenester Ledelsen i virksomheten kan bestemme at en ansatt får dekket utgifter til Mobiltelefon Fast telefon (hjemme) IP/bredbåndstelefoni Mobil tilgang til datakommunikasjon når den ansatte har behov for dette i sitt arbeid (PM 2006-08) Side 20
Elektroniske kommunikasjonstjenester Det kreves en skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver som inneholder: Hvilke elektronisk kommunikasjon den ansatte innehar Hvor den ansatte gjøres kjent med at skattlegging og innrapportering skjer i henhold til de til enhver gjeldende skatteregler Skattetrekket fordeles over året med hhv kr 4000 og kr 6000 avhengig av ett eller flere abonnement (sjablongbeskatning) Hvis arbeidstaker kun skal få dekket Ek-tjenester deler av året, foretas fordelsbeskatning for antall hele måneder Ved flere avtaler i løpet av året skal hver avtale framkomme på lønns- og trekkoppgaven med periode Side 21
Elektroniske kommunikasjonstjenester 2 valg Ek-faktura kan betales direkte av virksomheten Ek-faktura kan betales av den enkelte ansatte, som deretter får refundert beløpet av virksomheten Virksomheten skal ha kontroll på: Beløp virksomheten pr år har dekket for den enkelte ansatte Bedrifter som har maksimumsbeløp må påse at ingen får refundert mer pr år enn det fastsatte beløpet Det har ingen betydning om det er arbeidsgiver eller arbeidstaker som står som abonnent Side 22
Elektroniske kommunikasjonstjenester Utgangspunkt: Faktura inntil kr 1000 pr år er skattefritt, men oppgavepliktig uavhengig av antall abonnement Ett abonnement: Dekning av faktura mellom kr 1000 og 5000 pr år er skattepliktig Dvs. grunnlag for beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift utgjør kr 4000 (kr 333 pr måned) To eller flere abonnement: Dekning av faktura mellom kr 1000 og 7000 pr år er skattepliktig Dvs. grunnlag for beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift utgjør kr 6000 (kr 500 pr måned) Side 23
Elektroniske kommunikasjonstjenester Unntak: Mobil datakommunikasjon over mobilnettene GSM og UMTS/3G er unntatt fra beskatning jf Forskrift av 22.11.1999 nr 1160 5-12 2. ledd Dekker arbeidsgiver både mobiltelefoni og datakommunikasjon over et av disse nettene skal dette regnes som ett abonnement Side 24
Elektroniske kommunikasjonstjenester Når det totale fakturabeløp pr år er høyere enn: Kr 5000 for ett abonnement Kr 7000 to eller flere abonnement er overskytende beløp i utgangspunktet skattefritt Virksomheter med maksgrense: Når det totale fakturabeløp pr år er høyere enn virksomhetens fastsatte maksgrense må den ansatte innbetale dette (dvs trekk i lønn) Side 25
Elektroniske kommunikasjonstjenester Når det totale fakturabeløp pr år er lavere enn kr 5000/ kr 7000, skattlegges arbeidstakeren kun for det faktiske fakturabeløpet redusert med skattefritt beløp på kr 1000 Det oppstår ingen skatteplikt når den ansatte legger igjen mobiltelefonen på jobben Arbeidsgiver må kunne dokumentere dette overfor ligningsmyndighetene Side 26
Elektroniske kommunikasjonstjenester Trekket legges inn i IT0014 med lønnart 1442 Ett abonnement: Beløp kr 333 og Antall/enhet 1 To/flere abonnement: Beløp kr 500 og Antall/enhet 2 Side 27
Elektroniske kommunikasjonstjenester Dersom det ikke er benyttet sjablongbeskatning i løpet av året, må trekkgrunnlaget oppdateres til desember lønnskjøring IT0014_ legg inn startdato for abonnement og beløp lik det månedlige trekkbeløpet Etterberegning med skattetrekk blir da foretatt i desember lønn Side 28
Elektroniske kommunikasjonstjenester IT0015, lønnart 1442 Benyttes til å korrigere den skattepliktige fordelen slik at denne blir korrekt på lønns- og trekkoppgaven I eksemplet under har den ansatte selv betalt deler av bredbåndutgifter i løpet av året på kr 700 Side 29
Elektroniske kommunikasjonstjenester IT0015 benyttes også til å få frem hvilke beløp pr år som er dekket av Arbeidsgiver: benytt lønnart 1491 (Telefon + ADSL) Ansatte: benytt lønnart 1492 (Telefon + ADSL) Side 30
Elektroniske kommunikasjonstjenester Når virksomheten betaler hele regningen: Noen virksomheter har maksimumsbeløp på hvor mye en ansatt fritt kan benytte mobiltelefonen (for eksempel etter ett bestemt klokkeslett) Det beløpet som overstiger virksomhetens fastsatte beløp, registreres i IT0015 med lønnart 8049 Side 31
Elektroniske kommunikasjonstjenester Kundenett Blanketter 91_ EK-tjenester Side 32
Elektroniske kommunikasjonstjenester Den administrative bestemmelsen om elektroniske kommunikasjonstjenester finnes i SPH 10.2 Retningslinjer for praktisering finnes på skatteetaten.no Se også vår veiledning på Kundenettet til blankett 91 Side 33
Elektroniske kommunikasjonstjenester Brukerdokumentasjonen i SAP har også informasjon Side 34
Innholdstjenester Innholdstjenestene er ikke en del av EK-tjenestene og skattlegges etter reglene for naturalytelser Dersom arbeidsgiver dekker kostnader til innholdstjenester, må privat bruk og bruk i sammenheng med arbeidet skilles Arbeidstakeren skal da skattlegges for arbeidsgivers dekning av kostnader til privat bruk Benytt IT0015 Lønnart 1416 Arbeidsgivers abonnement (112A) Lønnart 1417 Arbeidstakers abonnement (149A) NB: Når originalfaktura ikke foreligger benyttes Lønnart 3005 Trekkpliktig utgiftsgodtgjørelse (119A) Side 35
Eksempel 1 Ansatte tar med mobilen hjem. Den ansatte har ett abonnement Utgangspunkt (2012): Brutto telefonregning på kr 4500 Ansatte er lagt inn med 1 i enhet i IT0014 (skattemessig fordel på kr 4000 og bunnfradrag på kr 1000) Registeringer IT0015 Lønnart 1442 Korr.av skattefordel (130A) kr -500 Lønnart 1491 Arbeidsgiver har betalt (ADSL+mob) kr 4 500 Lønnart 1492 Ansatte har betalt (ADSL+mob) kr Lønnart 8049 Privat bruk mobil kr Side 36
Eksempel 2 Ansatte tar med seg mobilen hjem, får dekket ADSL pr år kr 4000. Den ansatte har to abonnement Utgangspunkt (2012): Jobb betaler mob.regning på kr 1500 Ansatte betaler ADSL på kr 5400 (Refundert kr 4000, egenandel = 1400) Ansatte er lagt inn med 2 i enhet i IT0014 (skattemessig fordel på kr 6000 og bunnfradrag på kr 1000) Registeringer IT0015 Lønnart 1442 Korr. av skattepl. fordel (130A) kr -1 500*) Lønnart 1491 Arbeidsgiver har betalt (ADSL+mob) kr 5 500 Lønnart 1492 Ansatt har betalt (ADSL+mob) kr 1 400 Lønnart 8049 Priv. bruk mobil kr *) Utregning, se neste foil Side 37
Forklaring eksempel 2 Lønnart 1442: Total faktura = kr 1 500 + kr 5 400 = kr 6 900 Totalt skal den ansatte beskattes opp til kr 6 000 I tillegg kommer bunnfradraget på kr 1 000 for hele fakturabeløpet Den ansatte har brukt kr 100 for lite i forhold til maksbeløpet, samt betalt kr 1 400 selv Lønnart 1442 skal derfor legges inn med minus kr 1 500 ( kr 100 + kr 1 400) 38
Eksempel 3 Ansatte tar med seg mobilen hjem og får dekket pr år ADSL kr 4200 og mobil etter kl 18:00 med kr 3200. Den ansatte har to abonnement. Utgangspunkt (2012): Jobb betaler mob.regning kr 10500 (etter kl 18:00_ kr 5000) Ansatte betaler ADSL kr 5400 (Refundert kr 4200, egenandel = 1200) Ansatte er lagt inn med 2 i enhet i IT0014 (skattemessig fordel på kr 6000 og bunnfradrag på kr 1000) Privat bruk over kr 3200 etter kl 18:00 medfører trekk i lønn Registeringer IT0015 Lønnart 1442 Korr. av skattepl. fordel (130A) (1200+1800) kr -3 000 Lønnart 1491 Arbeidsgiver har betalt (ADSL+mob.) kr 13 900 Lønnart 1492 Ansatt har betalt (ADSL+mob.e kl 18:00) kr 3 000 Lønnart 8049 Priv. bruk mob.e.kl 18:00 (5000-3200) kr 1 800 Side 39
Oppsummering IT0014 Registrering av skattepliktig fordel Lønnart 1442 EK-tjenester (130A) IT0015 - Korrigering av skattepliktig fordel Lønnart 1442_ Ek-tjenester (130A) IT0015 Tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgavene Lønnart 1491_ Beløp dekket av arbeidsgiver Lønnart 1492_ Beløp dekket av ansatt IT0015 Egenandel, beløp overskredet Lønnart 8049_Privat bruk av mobil Side 40
3. Hva bør vi sjekke før hovedlønn desember
Hva bør vi sjekke før hovedlønn desember Det å være ajour er viktigere og viktigere jo nærmere årsskifte vi kommer Ek-tjenester Avstemming mot regnskap Er det noen lønnarter som skal spesifiseres på LTO Tidsfrister på kjøreplan Hovedlønn desember Siste reisekjøring 13. kjøring Feriekvoter LTO (Lønns- og trekk oppgaver) Innlesning av skattekortopplysninger 42
Hva bør vi sjekke før hovedlønn desember Vær obs på datostyringen i SAP Poster med dato 2012 som registreres før 13. kjøring kommer med i 2012 Poster med dato 2012 som skal belastes regnskapet for 2013 må registreres etter 13. kjøring Poster med dato i 2013 kommer med på den aktuelle lønnskjøringen i 2013 43
Sjekk utbetalingsreskontroen i SAP Kontrollen gjøres før hovedlønnskjøring i desember Benytt transaksjonskode FBL1N 44
Sjekk utbetalingsreskontroen i SAP Åpne debetposter vedr. BR-posteringer? Kan f.eks. skyldes korreksjoner, for høye reiseforskudd etc. som har gitt et negativt resultat på reisen(e) Dersom det ikke ligger nye reiser klar til utbetaling på neste reisekjøring, må det vurderes å trekke beløpet i hovedlønn desember (husk beskjed til lønnstaker) Registrere og godkjenne en ny post til utbetaling på reisen med utgiftstype NEGN og debetbeløpet på reskontroen. I IT0015 registreres beløpet som trekk på hovedlønn med lønnart 8021 Få hjelp fra ditt DFØ kontor dersom du er usikker på rutinen 45
Opprydding av gamle reiser DFØ har tatt noen tilfeldige kontroller av reiser. Vi ser at det ligger reiser i systemet som ikke er ferdigbehandlet Ufullstendige reiser, som blir liggende i systemet, skaper problemer da de ikke lar seg arkivere Henviser til punkt 17 på sjekklista for reisekjøring Benytt transaksjonskode S_AHR_61016401, variant Cus&opal08 Firma, som får opp reiser når de kjører rapporten, må rydde opp Ved bruk av Portal, ta kontakt med den ansatte som enten må slette eller korrigere og sende reisen i arbeidsflyt 46
Oppfølging av gamle fraværssøknader Henviser til Kundenotat lønn 71/2012 Gamle fraværssøknader må ferdigbehandles ved at de enten godkjennes eller avvises i Portalen Avviste fraværssøknader må deretter slettes av den ansatte Benytt transaksjonskode YWF_FRAVAERSSTATUS OBS! Det er viktig at fraværssøknadene behandles i Portalen. Hvis man registrerer disse fraværene direkte i kjernesystemet, vil det oppstå problemer med nye søknader. 47
Hva bør vi sjekke! Kjøreplan er et viktig hjelpemiddel 48
Fraværskvoter 2013 Årlig genereres det fraværskvoter 30.11.12 genereres alle fraværskvoter (unntatt ferie) Avspasering Sykt barn Velferdspermisjoner Seniordager Kvote for avspasering og seniordager er delberegnet i henhold til stillingsstørrelse Sykt barn og velferdspermisjoner er et fast antall dager Det er nytt av året at sykt barn bare blir generert for ansatte som har lagt inn barn i IT0021 Kundenotat lønn 84/2012 49
4. Hovedlønn desember
Hovedlønn desember Registreringsfrister Fullservicekunder Bilagene skal være mottatt innen 23.11.12 Basis- og delservicekunder Bilagene skal være registrert innen 03.12.12, kl 20:00 Kontrollperioden Fullservicekunder 04.12.12, kl 12:00 05.12.12, kl 12:00 Basis- og delservicekunder 04.12.12, kl 12:00 05.12.12, kl 20:00 Utbetalingsdato hovedlønn 12.12.12 Side 51
Skatteberegning i desember Forskrift til utfylling og gjennomføring mv av skattebetalingsloven (skattebetalingsforskriften) 5-7-2 Lønn før jul Skattepliktige med månedslønn er fritatt for forskuddstrekk i lønn og annen godtgjørelse for første halvdel av desember måned Dersom desemberlønnen ikke forfaller til utbetaling før neste inntektsår, gjelder fritaket lønn eller godtgjørelse for siste halvdel av november måned Side 52
Skatt i desember For honorarpersoner (MG 8) beregnes det fullt forskuddstrekk i desember Andre ansatte som ønsker fullt skattetrekk i desember IT0015: lønnart VFSK 1 i beløpsfeltet Opprinnelsesdato desember Se brukerdokumentasjon under: Lønnsregistreringer Forskuddstrekk i desember Beregning av forskuddstrekk for desember Kontroll før produktiv hovedlønn for desember Kontroll etter produktiv hovedlønn for desember Fullt skattetrekk i desember Side 53
5. Sjekklista for 13. kjøring
Sjekkliste for 13.kjøring Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge 55
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 1 Kjøre ut oversikt over mer enn 2 år gammel restferie Transaksjonskode PT_QTA10 Variant Cus&opal07 Denne listen skal i utgangspunktet være TOM 56
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 2 For etater som har begynt med Nav-refusjoner Kontroller og avstem NAV refusjoner mot regnskapet Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON Kontroller og avstem differanser der hvor man ikke forventer inn mer penger 57
Annet vedrørende NAV Refusjonsavstemmingsrapporten har et kommentarfeltet helt ut til høyre, benytt dette feltet og legge inn en kort forklaring på hvorfor du korrigerer Dersom K27-rapporten ikke blir lest inn til hovedlønn desember, skal du ikke lage manuelle posteringer til regnskapet det holder at den leses inn før 13. kjøringen 58
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 2 Hvilke beløp kan man avstemme? Hva om man har avstemt et beløp i 2012, som man likevel får igjen i 2013? Benytt kommentarfeltet helt til høyre på rapporten Alltid tilgjengelig 59
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 3 Etter at hovedlønn har blitt overført til bank 6. desember er det viktig å starte med å kontrollere lønns- og trekkoppgavene Ifølge kjøreplan 2012 kan man starte med dette allerede 7. desember Et forslag på lønns- og trekkoppgaver blir da lagt ut på Opalcon Frist for å være ferdig med denne kontrollen er en uke før 13. kjøring Benytt transaksjonskode PC00_M99_CWTR Kjør ut en oversikt over SD-koder (LT-koder) som krever tilleggsopplysninger 60
Sjekkliste for 13.kjøring punkt 3 Et forslag blir da lagt ut på Opalcon under: Klient Firmakode Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver LT 2012 test 61
Sjekkliste for 13.kjøring punkt 3 Forslaget på Opalcon skal kvalitetssikres før registreringsfristen for 13. kjøring Registreringsfrist: 16.12.12.kl 20:00 Ønsker du å søke opp kun en person, klikk på Edit Find Legg inn etternavn/ansattnummer Da vil du kommer rett inn på den personen du søkte etter, se neste foil Side 62
Sjekkliste 13. kjøring punkt 3 Kontroller forslaget 1) Lønn (111-A) 2) Skattepl. del av ulykkesforsikringen(116-a) 3) Feriepengegrunnlaget (000) 4) Forskuddstrekk (950) 5) Premie pensjonsordninger(312) 6) SD-koder m/tilleggsopplysninger 1) 2) 3) 4) 5) 6) Side 63
Sjekklista for 13. kjøring punkt 3 Mange SD-koder krever tilleggsopplysninger De tilleggsopplysningene som er registrert før hovedlønn desember blir med på forslaget som DFØ legger ut på Opalcon 7. desember. Om dette ikke er gjort må: Basis- og delservicekunder selv rette eventuelle feil/mangler IT0014 Faste tillegg/trekk IT0015 Variable tillegg/trekk IT0419 Tilleggsinfo ved Lønns- og trekkoppgaver Fullservicekunder fylle ut og sende DFØ blankettene 90 Tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgaven 91 EK-tjenester Side 64
Sjekklista for 13. kjøring punkt 3 Transaksjonskode PC00_M99_CTWR Variant Cus&opal9A Viser «alle» lønnarter som krever tilleggsopplysninger Variant Cus&opal84 95 og 98 Viser tilleggsopplysninger L/T - oppgaver Variant Cus&opal1A Viser opplysninger for oppgave til ansatte på Jan Mayen Rapportene sjekkes, eventuelle feil/mangler av tilleggsopplysninger registreres i IT0419 Disse rapportene legges ut på Opalcon for fullservicekunder Side 65
Ekstra kvalitetskontroller punkt 3
Kontroller balansekonti vedr. lønn Samarbeid gjerne med en regnskapsmedarbeider og kontroller konti i regnskapet for: Negativ netto/lønn Tilbakebetalt lønn Tilbakeholdt lønn Manuell utbetalt lønn Lag spørringer fra periode 201200 201212 om mulig med brudd pr. ansattnummer og følg opp samtlige uoppgjorte beløp! Sjekk gjerne også andre aktuelle konti f.eks.: Lønnsforskudd, Reiseforskudd og ikke minst Feilkonto 67
Kontroller feilkontoen Få gjerne med deg en regnskapsmedarbeider og kontroller feilkontoen pr. dags dato. Er alt oppgjort, skal denne aggregerte spørringen resultere i bare nuller: 68
Kontroller YHR_OPPGPL i SAP 1. Kjør først YHR_OPPGPL uten å velge variant: Kontroller SD-kode 950 Forskuddstrekk at det ikke er oppført ørebeløp (Ingen stor feil men ser dumt ut og må gjøres rede for) 69
Kontroller YHR_OPPGPL i SAP 2. Velg deretter variant /CUSOPAL01 Kikk igjennom de lønnartene som er brukt - er de logiske for din etat? 70
Kontroller YHR_OPPGPL i SAP 3. Velg deretter variant /CUSOPAL03 Sjekk at pensjonstrekket er kodet enten med innbetaling eller uten innbetaling (Nesten alle etater har kun en av delene, men det er mulig å velge feil lønnart) 71
Sett noe mistenkelig? Detaljene (ansattnummer) finner du ved å kjøre en egen lønnartrapport, PC00_M99_CWTR Lurt å bruke variant CUS&OPAL 82 som utgangspunkt Bytt ut lønnart «OREF» med den du ønsker å se detaljer for Leter du etter ørebeløp på skattetrekket, legg inn lønnart 8007 - Korr.forsk.trekk (feilen skyldes manuell registrering) Evt. feil korrigeres ved å finne den/de aktuelle postene på den ansatte Bytt til riktig lønnart eller evt. korrigere beløp 72
YHR_OPPGAVEPL Mappekortet «Koder med feil» viser negative SD-koder Se eventuell liste på Opalcon Disse må rettes før kontrollperioden til 13. kjøringen er over Mappekortet «Utelatte kod.» viser ansatte som har hatt utbetalinger på mindre enn kr 1000 Side 73
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 6 Negative SD-koder må rettes DFØ gjør dette for fullservicekunder Benytt transaksjonskode PA30 Eventuelle feil rettes Tilbakeføring av lønn fra foregående år nullstilles ved akkumulatorlønnart/endringsoppgave (kommer tilbake til dette) 74
Når du har personer med spesiell avlønning Kjør YHR_OPPGPL for hvert enkelt ansattnummer for personer med: Svalbardlønn (SD-kode 913A) Lønn på Jan Mayen (SD-kode 914A) Arbeidsmarkedstiltak (SD-kode 141A) Arbeid utført i utlandet (SD-kode 113A) Arbeid i utlandet utført for den norske stat (SD-kode 127A) Vær på spesielt på jakt etter ekstraytelser, overtid etc. som innrapporteres i SD-kode 111A Skal disse rettes? 75
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 6 Et eksempel på hvordan lønn opptjent i utland i perioden 01.07.11 til 30.09.11 skal legges inn Side 76
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 17 Rette feil på personalstamdata Simuler lønn for alle som er rettet Benytt transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU Variant: XXSIM.KORRIG Gi beskjed til DFØ når alle feil er rettet DFØ gjør dette for fullservicekunder 77
13. kjøringen er siste sjanse til feilretting Bedre å bruke litt tid før 13. kjøringen avsluttes enn mye tid i ettertid med endringsoppgaver 13. kjøringen er teknisk sett en rekalkulering av en hovedlønnskjøring De siste dataene fra SAP-reiser innhentes og evt. AGA vedr. disse reisene beregnes Korreksjoner av bonuskjøringer (Dato for bonuskjøringen vises i feltet for Bet.dato) OBS! Føringer i IT0057 (Formidlingstrekk) er ikke med i på 13. kjøringen 78
Sjekkliste for 13. kjøring punkt 18 Siste mulighet til retting er for basis- og delservicekunder: Kl 20:00 den 16.desember Siste mulighet til retting er for fullservice : Kl 12:00 den 16. desember Benytt transaksjonskode PC00_M99_CWTR Variant: Cus&opal 52 _ Korrigeringskjøring, store og små beløp Variant: Cus&opal 5A Negativ netto korrigering Variant Cus&opal 5B Feil bankkontonummer - korrigering 79
Kontrollperioden for 13. kjøring Har ditt firma tilbakeført lønn/godtgjørelser etc. på en ansatt kan skattegrunnlaget bli negativt Skatt må da godskrives manuelt Benytt: PA30, IT0015, lønnart 8007 Beløpet registreres som et negativt beløp når skatt skal godskrives Side 80
Negativ netto på 13. kjøringen Kontroller alle med negativ netto på 13. kjøringen For personer som ikke har lønn neste år, skal negativ netto kreves inn omgående For fast ansatte er det ingen krise med negativ netto beløpet ligger kun på «vent» og trekkes inn på lønnen i januar Dersom skattegrunnlaget også er blitt negativt må skatt korrigeres på 13. kjøringen Side 81
Små rekalkuleringsbeløp På 13. kjøringen dukker det ofte opp rekalkulerte «småbeløp» som forårsaker negativ netto m.m. Disse beløpene bør nulles ut, men det kan være vanskelig da du ikke alltid kan «stole på» simulert lønnslipp 82
Sjekkliste for 13. kjøring Siste dag under 13. kjøring: Kunden må ha en kontaktperson tilgjengelig helt til kjøringen er fullstendig avsluttet Det vil si PCP0 er ferdig kontert 83
6. Feilkonto
Dersom konteringsobjekter endres ved årsskiftet Dette kan skyldes: Nytt K-element 4 F.eks. ved overgang til Regnskaps-programmet Nye kostnadssteder i forbindelse med organisasjons-endringer Andre endringer i K-element 5, 6 eller 7 Lønnsposter fra 2012 vil bli kontert med konteringsverdier på den aktuelle datoen Hentet fra IT0027 Av Sap-tekniske årsaker kan ikke utgåtte konteringsobjekter sperres ved årsskiftet. Dette gir noen ekstra utfordringer 85
Nåværende avstemmingsskjema (regnskap) 86
Svakheter ved nåværende avstemmingsskjema Tar ikke hensyn til samtlige konteringsdimensjoner Tar ikke hensyn til hva konto opprinnelig har vært i SAP Poster som tilsynelatende går mot hverandre kan være vesentlige feil som krever retting Tar ikke hensyn til AGA-posteringer på feilkonto (Jfr. avstemming D7 Eks.: AGA ført til feilkonto er vanlig feilkilden for linje G på avstemming D7 (vedr. Arbeidsgiveravgift) Dersom samtlige feil rettes via SAP, bør resultatet bli riktig på sikt, men alle feil kan ikke rettes via SAP! 87
Eksempel feil som ikke kan rettes via SAP Både etterbetaling og tilbakeføring av lønn fra foregående år Fjerning av enkeltposter på en reiseregning eller annen enkeltpost på lønn Dessuten - andre typer korrigeringer tilbake i tid kan sette i gang uforutsette rekalkuleringer i SAP 88
Vær spesielt OBS ved disse situasjonene: SAP setter automatisk kontering på alle poster etter opptjeningsdato Nye reiseregninger med dato fra fjoråret konteres manuelt med det nye årets gyldige konteringsobjekter Reiseregninger utbetalt med feil kontering rettes før månedens siste reisekjøring Overtid (2 mnd. på etterskudd) og andre enkeltposter bør rettes manuelt i SAP før endelig hovedlønnskjøring PCP0 kontrolleres for gamle kostnadssteder etc. og dette bør i størst mulig grad rettes i kontrollperioden Lag evt. egne kontrollspørringer med utgåtte kostnadssteder etc. Kun det som ikke kan rettes via SAP, korrigeres i regnskapet helst inneværende måned - omposteringsbilag eller innlesningsfil 89
Firma med SRS Eks: Poster som går mot hverandre: 90
NAV-refusjoner eks. poster som går mot hverandre 91
Praktisk huskeliste vedr. NAV-refusjoner Dersom konteringsobjekter (andre enn konto) er endret ved overgang til inneværende år: Se igjennom K-27 rapporten etter at den er lest inn Gå inn i SAP og korrigere manuelt koststed (evt. K-element 4/5/6) på innleste poster med opptjeningsdato fra foregående år Registrering av sykefravær på tidligere år Gå inn i IT2001 og legg på kontering manuelt (alt unntatt konto) Kontroller dessuten føringene i PCP0 i kontrollperioden At all kontering er gjort med gyldige konteringsobjekter Vær OBS på at feilretting via SAP medfører tilbakeføring av tidligere feilkonterte linjer = OK 92
NB: Ekstra foil Transaksjonskode PC00_M20_RMB_RECON Hva med kontering når vi avstemmer småbeløp? Post dannes i IT0015, kontering kan legges på denne 93
Feil man ikke har fått rettet i løpet av kontrollperioden Føringer vedr. NAV-refusjoner og SRS som havner på feilkonto Bør rettes ved ompostering i Agresso inneværende periode (evt. midlertidig til korreksjon skjer via SAP) av hensyn til: Avstemming av SRS og NAV-refusjoner Innrapportering til Statsregnskapet Det er viktigere enn før å holde god kontroll på feilkontoen Ta med dere disse foilene hjem og evt. samarbeid med en regnskapsmedarbeider om gode interne rutiner! 94
Anbefaler detaljert avstemming av feilkonto: 95
Resultatet av spørringen klippes over i Excel Denne kolonnen kan erstattes av opprinnelig konto fra SAP på excel-arket. Denne finner du på feillisten! 96
Følg opp feilkontoen kontinuerlig for hver lønnskjøring 1. Ha en avstemt oversikt over alle åpne poster 2. Klipp nye linjer etter forrige avstemming over i excelarket Lurt å merke disse midlertidig med en grunnfarge for lettere å se hva som er nytt Bruk feillista og noter hva som var opprinnelig konto fra SAP Sorter samtlige poster etter Dim 5 (hvis ansattnr brukes) 3. Poster som går nøyaktig mot hverandre på alle konteringsdimensjoner (også opprinnelig konto fra SAP) er oppgjort og kan redigeres vekk 4. Følg opp alle gjenværende poster det ikke allerede er gjort korreksjoner på Lag notat om hva som blir gjort 97