Referat fra
Agenda Innledning Hjemmeside innhold Status fellesarealer mv oppfølging mot Solid E. Andre forhold styret vil arbeide med/ta initiativ til Orientering om arbeid i komiteene Komite for sikkerhet Komite for garasje, sykkelbod og uteområder Komite for Villa Breskeskjær Villa Breskeskjær bruk av huset Møblering av felles takterrasser Avlesning av billadere Vaktmestertjenester - oversikt Driftsavtaler i Sameiet oversikt Internkontroll forskrift Andre forhold Referat er skrevet inn med rød skrift 2
Hjemmesiden inneholder følgende: - Om sameiet - Styret - Villa Breskeskjær - Brukerveiledninger - Kontakter Referat: John- Erik gjennomgikk hjemmesiden på nett og orienterte om hvilken informasjon som er lagret. 3
Status fellesarealer mv oppfølging mot Solid E. - Hva gjenstår på utearealer - Hva gjenstår garasjeanlegg - Hva gjenstår i øvrige fellesområder - Erik redegjorde kort om hva som gjenstår av arbeider. Solid har utbedret og oversendt status over hva de mener er ferdigstilt. Styret vil gjennomgå/kontrollere dette. - Arnljot viste frem beplantningsplanen og hvor det fremgår hvor grensen går mellom private bruksenheter som tilhører leiligheter i 1. etg og fellesarealene. Gjenstående beplantning på fellesarealer, herunder hekkbeplantning vil bli utført til våren. - Styret vil også følge opp at området mot Skiveien blir satt i stand og også sikret (meget bratt skråning ned mot Skiveien) - Det ble påpekt at Aerotemper i garasjen ikke var tilfredsstillende polstret/kun beskyttet med finerplater. - En beboer opplyste at det på en av takterrassene var benyttet glass med blåtone. Styret følger opp dette. 4
Andre forhold styret vil arbeide med/ta initiativ til i kommende år - Drypp fra terrasser styret vil vurdere hva som kan gjøres - Det er stor interesse for dette og styret vil arbeide med å finne en løsning. Det ble påpekt at alle beboere burde ta dette opp som en mangel ved ettårs befaringen - Behov for vask av terrasseglass utvendig - Har fått en foreløpig pris fra Altmann på kr 62 500,- inkl. mva for 102 terrasser. Kr 613,- per terrasse. - Det synes å være interesse for dette. - Behov for «installasjoner» mv på private takterrasser, pergola, skjerming for terrasser i 1. etg. etc. - Styret foreslår å opprette en komite for vurdering av hva som er hensiktsmessige/fornuftige løsninger som ikke bryter med fasademessig uttrykk mv. Det vil være hensiktsmessig å finne frem til gode felles løsninger fremfor at styret skal ta standpunkt til forespørsler fra hver enkelt beboer - Det er uklart hvor stor interesse det er for dette. Det var ingen som meldte seg til å være med i en komite for å arbeide videre med dette. Styret vil søke å avklare med kommunen rammene for eventuelle tiltak og mulighetene for dette. 5
Orientering om arbeid i komiteene Komiteer som har vært i arbeid siden ekstraordinært årsmøte 30.10.18 - Komite for sikkerhet - Forslag til tiltak vedtatt i ekstraordinært årsmøte 05.02.19 - Komite for garasje, sykkelbod og uteområder - Har levert forslag til styret i februar 2019 - Komite for møblering etc. og utleie/bruk av Villa Breskeskjær - Har foretatt møblering av Villa i samsvar med vedtak og plan - Åpningsseremoni 03.03.19 - Utarbeider retningslinjer og priser for utleie - Møblering av takterrasser 6
Komite for sikkerhet status arbeider - Bestilt montering av låser fra garasje mot boder til 11 dører - Bestilt lys (2 lamper) over inngangsdør til garasje og til sykkelbod fra Ormerudveien. Tennes ved bevegelse etter at det har blitt mørkt - Vurderer oppsett av kameraer - Tron redegjorde kort for dette. Låssystemer for dører (11 dører) er montert. Alarm over dør skal flyttes til innside dør. - Lys med bevegelsessensor er montert over 2 dører (til garasje og sykkelbod) - Etter at låser er montert er det ikke lenger mulig å stille dører i åpen stilling. Lukketid på dører kan stilles. Styret vil vurdere om dette bør endres. - Ved utløst alarm benyttes en egen nøkkel til å slå av alarmen. Styret vi informere om hvem som har slike nøkler og som kan kontaktes for å skru av alarmen. - Styret har kameraovervåking til vurdering. 7
Beboermøte 30. oktober 2018 Komite for garasje, sykkelbod og uteområder Referat: Arnljot orienterte om komiteens forslag som styret har sluttet seg til - Forslag til merking av 3 ekstra plasser - Gjelder 3 plasser på venstre side mellom bygg A og bygg B. Vi vil da disponere totalt 9 gjesteparkeringsplasser - Det ble også orientert om at det er ledige plasser i garasjen som kan benyttes for parkering av motorsykler mv. - Forslag til retningslinjer for gjesteparkering i garasje - Det ble understreket at gjesteparkering er forbeholdt gjester som er på besøk, alternativt håndverkere som er på besøk for å utføre arbeid for beboere - Det vil bli arbeidet med å finne løsninger med for eksempel et parkeringskort som kan legges i frontruten på de biler som benytter gjesteparkeringsplasser. - Tilfeller av ulovlig parkering er påtalt når dette har vært mulig - Forslag til tavle mv i garasje - Oversikt gjestparkering, «lager» for grønne søppelposer, kasser for Oppegård Avis - Forslag til utnyttelse/bruk av sykkelbod - Benyttelse av sykkelparkeringsrom til andre formål enn sykkelparkering, f eks smørebod, gjelder kun i den utstrekning det vil være ledig plass. Dette vil man får svar på etter relativt kort tid da vi vil se hva behovet viser seg å være i sykkelparkeringsrommet. 8
Beboermøte 30. oktober 2018 forts. Komite for garasje, sykkelbod og uteområder forts. - Forslag til oppsett av ny bom til erstatning for ødelagt bom - Dette arbeidet er i gang og vurderes av Gultvedt (entreprenør)- Det planlegges satt opp ny bom med forsinkelse slik at en person kan åpne bommen for innkjøring og bommen lukker seg automatisk etter en viss tid (forsinkelse) - Retningslinjer for innkjøring og parkering på uteområde - Det er foreslått regler om at innkjøring og parkering på området skal være forbudt med unntak for helt nødvendig persontransport og varelevering av store kolli - Forslag til skilting på uteområde - Det skal skiltes for å gjøre oppmerksom på hvilke regler som gjelder for innkjøring og parkering. - En beboer tok opp spørsmålet om vask av garasjen og det ble svart at styret ikke er fornøyd med det arbeidet som er gjort og vil ta opp dette med Solid Entreprenør på nytt. 9
Komite for Villa Breskeskjær - Orientering om det arbeid som har vært utført og hva som gjenstår - Status i forhold til bevilget beløp - Orientere om retningslinjer for utleie og priser ved leie - Planer/ideer for bruk av Villa - Innspill fra beboerne om bruk av Villa - Forslag til retningslinjer for bruk av flagg og vimpler - Torunn orienterte om arbeidet i komiteen(e) og trakk særlig frem den innsats som var gjort av Sissel - Retningslinjer for utleie. priser mv er lagt inn på hjemmesiden. Etterhvert som vi vinner erfaring vil retningslinjer, priser kunne justeres. Betaling av leie skal utføres ved hjelp av Vipps som er opprettet - Det ble oppfordret til å melde seg til en komite for å arbeide med aktiviteter, men ingen meldte seg. 10
Beboermøte 18. mars 2019 Villa Breskekjær - bruk av huset Bruk utover det som er presentert Tanker om bruk og utleie av huset Regler for bruk Hus komite 11
Møblering av felles takterrasser - Det ble bevilget kr 160 000 til møblering av felles takterrasser - Møbler er bestilt i henhold til plan og antas å bli levert i uke 15 (8. 14. april) - Vi innkaller til en dugnad for å få båret møblene på plass 12
Avlesning av billadere Referat: Det er per dato montert i overkant av 40 billadere i garasjen Alle ladere er ferdig programmert Laderne tildeles strøm etter et fordelingsprinsipp som programmet holder styr på Det gjenstår oppkobling mot nett (er under arbeid) Ladedata vil bli overført til en nettadresse i Excel format per måned Fakturering vil skje en gang per år fra forretningsfører Kapasitet på anlegget? Det er veldig mange faktorer som bestemmer hvor hurtig vi får ladet bilene Det ble orientert om at vi har en pågående diskusjon med Vestby Elektroservice om kapasitet på anlegget og hvor mange ladere det vil være mulig å koble til anlegget 13
Vaktmestertjenester Avtaler er inngått om vask av fellesarealer Avtale inngått om vanning og klipp av felles plener Avtale om snømåking og strøing av fellesarealer Avtale om snømåking og strøing felles innkjørsel og fortau (realsameie) Fordeles 60 (KH), 30 (Skaret), 10 (KP) Avtale sparkling og maling av sår/skader i fellesarealer 14
Driftsavtaler er inngått med følgende leverandører: Østfold Rør AS alt av vann og avløp Askim Rør AS Ventilasjon, herunder apparat i hver leilighet Starlift AS Heis Vestby Elektroservice AS alt av Elektro Industriporter AS garasjeport. Vurdere å inngå avtale med Lexow AS dører og dørpumper Follo Brannvesen Hedengren alarmsystem Referat: Det ble orientert om at styret vurderer å inngå en serviceavtale med Lexow for dører. 15
Intern kontrollforskrift av Styret er pålagt å utarbeide en plan for overholdelse av internkontroll forskriften Forskriften omhandler i første rekke det som har med sikkerhet å gjøre, brannsikkerhet, elektriske anlegg etc. Styret vil utarbeide en slik plan i inneværende driftsår Vi har bedt om innspill fra forretningsfører Noe vil være dekket gjennom de driftsavtaler vi allerede har inngått Vi vil vurdere om vi må kjøpe inn noen tjenester, alternativt hva vi kan utføre selv 16
Andre forhold Fellesarealer inngangspartier, mv Referat: Fellesarealer er rømningsveier I utgangspunktet skal det ikke plasseres annet enn matte foran inngangsdør i fellesarealer. Matter vedlikeholdes/støvsuges av beboer Vaktmester flytter på matter når det vaskes, men kan ikke forventes å skulle flytte på blomster sko etc. foran inngangsdører. For at vi skal kunne beholde fellesarealene rene og ordentlige er det viktig at alle tørker av seg på matter og ungår å benytte brodder eller sko med pigger inne. Det fremkom ingen kommentarer til dette punket på møtet. Bestilling av markiser må gjøres før 01.06.19 for å kunne beholde fremforhandlede priser se informasjonsskriv nr. 9/2018 Det vil være noen ukers leveringstid. Bestilling må sendes i god tid om man ønsker montering før sommeren. Utbygging av kolbotn Skole status Referat: Det ble opplyst at styret ikke har noen tro på at våre innvendinger vil påvirke de planer som er lagt for utbygging. Det vi har blitt innrømmet er at mur mot Ormerudveien vil bygges lavere enn opprinnelig planlagt og med et gjerde på toppen av muren. 17