SAMEIET VESTSIDEN 1 ORG.NR EKSTRAORDINÆRT SAMEIERMØTET 2010

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "SAMEIET VESTSIDEN 1 ORG.NR. 993 401 129 EKSTRAORDINÆRT SAMEIERMØTET 2010"

Thomas Lauritzen
8 år siden
Visninger:

1 DATO: ANTALL DELTAKERE: 72 ANTALL STEMMEBERETTIGEDE: 56 ANTALL GODKJENTE FULLMAKTER: 0 ÅPNING KONSTITUERING VALG AV MØTELEDER Forslag: Knut Christian Høvik Enstemmig, som foreslått DELTAKERLISTE OG GODKJENNING AV FULLMAKTER Der er innsendt 0 fullmakter Forslag: Fullmaktene godkjennes Enstemmig, som foreslått GODKJENNING AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN Skriftlig innkalling er i henhold til vedtektenes pkt. 7, sendt sameierne med minst 2 ukers frist. Innkalling ble sendt ut i uke 19. Forslag: innkalling og dagsorden godkjennes enstemmig, vedtatt VALG AV FØRER Forslag: Gro Kristoffersen enstemmig, som foreslått VAG AV EN SAMEIER TIL Å UNDERTEGNE EN Forslag: Anne Ensrud Enstemmig, som foreslått KONKLUSJON Sameiermøtet ekstraordinært 2010 er lovlig innkalt og beslutningsdyktig. Hver seksjon har 1 stemme.

GODKJENNING AV FULLMAKTER Der er innsendt 0 fullmakter Forslag: Fullmaktene godkjennes Enstemmig, som foreslått GODKJENNING AV INNKALLELSE OG DAGSORDEN Skriftlig innkalling er i henhold til

2 TIL BEHANDLING Sak nr OPPFØLGING AV SAKER FRA SAMEIEMØTET 13.APRIL Utvidelse av styret og tilknytting ekspertise til styret. Styrets innstilling: Styrets sammensetning holdes uendret og består av 1 styreleder, 2 styremedlemmer og 2 varamenn. De 2 varamenn møter inntil videre i alle styremøter som ordinære styremedlemmer. Antall medlemmer til styret vurderes ved neste årsmøte. Styret ønsker å tilknytte oss ekspertise fra sameiets beboere, som kan bistå styret i enkeltsaker. Kompetanse på følgende områder er ønskelig: - Byggteknisk og arkitekt: Foreslått, Ketil Asplin Gartner/Grøntekspert : Foreslått,Tomm Erik Johannessen - Juridisk/advokat: foreslått, Torunn Grinvoll - Revisjon - Forsikring - Sikkerhet og beredskap herunder brannteknisk: Foreslått,Einar Kristoffersen - Kommunal Forvaltning Enstemmig, som foreslått 2. Felles avtale med Skagerak Fibernett Styrets innstilling: Styret får fullmakt til, på vegne av Sameiet Vestsiden 1, å inngå kontrakt på TV signaler og PVR dekoder med Skagerak Fiber for 36 måneder. De månedlige fellesutgifter økes med 209 kroner pr. leilighet pr. måned. Enstemmig, som foreslått

Antall medlemmer til styret vurderes ved neste årsmøte. Styret ønsker å tilknytte oss ekspertise fra sameiets beboere, som kan bistå styret i enkeltsaker.

3 FASADEENDRINGER REF. VEDTEKTENES PARAGRAF 4, SISTE LEDD Styrets innstilling: 1. Lovverket er slik at sameiet kan kreve at fasadeendringer og andre endringer som faller inn under vedtektenes 4, siste avsnitt, og som er foretatt uten godkjennelse fra styret / kommunen skal fjernes for vedkommende sameiers egen regning slik at fasaden tilbakebringes til sin opprinnelige form. Imidlertid er de fasadeendringene som er foretatt i Vestsiden 1 (uten formell godkjennelse) ikke av en karakter som etter styret oppfatning krever nedrivning og kan bli stående inntil sakskomplekset rundt fasadeendringer er nærmere utredet og retningslinjer vedtatt av sameiet. Dette betyr imidlertid ikke at de foretatte fasadeendringer som er gjort uten godkjennelse automatisk er godkjent av styret. 2. Ingen ytterligere endringer av fasadene i Vestsiden 1, ref. vedtektenes 4, siste ledd, kan foretas med virkning fra 27. mai 2010, og arbeider som pr. i dag planlegges må stilles i bero. 3. Det nedsettes et utvalg av sameierne som skal utrede problemstillingen nærmere og utarbeide forslag til styret med retningslinjer for håndtering av fasadeendringer i Vestsiden 1 (ref vedtektenes 4, siste ledd), og som styret etter sin vurdering vil fremme for 4. ekstraordinært sameiemøte høsten Dette utvalget bør også foreta en vurdering av de endringer som er foretatt men ikke godkjent. Utvalget bør ikke ha medlemmer fra styret. Utvalget gis følgende mandat: Definere og spesifisere hva som faller inn under hhv. ikke faller inn under vedtektenes 4, siste ledd, Definere og spesifisere hva som vil kreve styrets hhv. sameiemøtets samtykke men ikke melding til kommunen dvs. hva sameiet eventuelt kan godta (hvis noe) men som er av en slik karakter at det ikke krever byggesøknad og godkjennelse fra kommunen Definere og spesifisere hva som vil kreve styrets hhv. sameiemøtets samtykke samt melding til / godkjennelse i kommunen,

for vedkommende sameiers egen regning slik at fasaden tilbakebringes til sin opprinnelige form.

4 Spesifisere saksbehandling fra idè oppstår via søknad til styret, godkjennelse av sameiemøte og søknad til kommunen samt hvilken dokumentasjon som bør vedlegges. I sin vurdering og med referanse til den helhetlige vurderingen som kommunen legger til grunn, må utvalget se hen til at leilighetene i Vestsiden 1 ikke er identiske og at eventuelle behov (for eksempel for glassmessig vindavskjerming mot syd) kan være forskjellige fra leilighetstype til leilighetstype. Utvalget bør sette seg inn i de regler som kommunen baserer sine avgjørelser på, og for øvrig ta kontakt med Vestsiden 1 sin arkitekt og eventuelle andre instanser for å klargjøre forhold som det bør legges vekt på. 5. Inntil sameiemøtet har fattet nødvendige vedtak (se ovenfor) om fasadeendringer, skal det ikke gjøres henvendelser til styret med anmodning om godkjennelse av fasadeendringer eller dispensasjoner fra vedtektene. Forslag: Forslag fra Dagfinn Pedersen: Endring punkt 3: Utvalget prioriterer utarbeidelse av forslag til type solskjerming, markiser og persienner. Frist for utarbeidelse av forslag til styret: 14 dager fra d.d.. Forslag til medlemmer til utvalget: Morten Kraft v4 Svein Thoresen V3 Hege Welschbech v2 Ingjerd Oserød v2 Dagfinn Pedersen v2 Cecilie Asplin v4 Det foreslå at utvalget konstituerer seg omgående. Svein Thoresen er foreslått som ansvarlig. Enstemmig, som foreslått BEFARING/OVERTAKELSE AV INDRE OG YTRE FELLESAREAL Styrets innstilling 1. Styret gis fullmakt til å gjennomføre befaring med Jarlsø Eiendom AS senest i 1. uke av juni 2010 for sameiets overtakelse av indre og ytre fellesarealer og sørge for at det blir ført inn punkter i en protokoll om hva som må utbedres / ferdigstilles.

eksempel for glassmessig vindavskjerming mot syd) kan være forskjellige fra leilighetstype til leilighetstype.

5 Samtlige sameiere melder skriftlig og innen 7.juni 2010 til styret v/knut Chr. Høvik, c/o Jarlsø Eiendom AS, Jarlsøveien 45, 3124 Tønsberg, eventuelle forhold som styret må være oppmerksom på under ferdigbefaringen av indre og ytre fellesarealer. Styret kan senere ikke lastes for ikke å ha brakt opp punkter under befaringen som ikke er kommet inn innen nevnte tidsfrist, og som styret derfor ikke burde ha kjent til. Styret utøver et fornuftig skjønn under befaringen, og vil engasjere ekstern bygningskyndig ekspertise hvis det ikke finnes slik intern ekspert i sameiet. Forslag: Ketil Asplin er foreslått som kompetanseperson, som kan bistå styret i overtakelsesprosessen. Enstemmig, som foreslått INNKALLING TIL SAMEIEMØTER OG STYRETS LØPENDE KOMMUNIKASJON MED SAMEIERNE Det ble redegjort for de retningslinjer som må følges mht. innkalling til sameiemøter og løpende informasjon for øvrig til sameierne ref. vedtektene INFORMASJON OM SAKER UNDER BEHANDLING AV STYRET Det ble redegjort for hvilke andre saker styret har under arbeid. Det nevnes: o Ansette vaktmester o Kontaktperson ( undervaktmester ) for hvert bygg opp mot vaktmester o Serviceavtaler o Snømåking/brøyting o Forsikring (bygget/styreforsikring) o Merking av postkassene for uønsket reklame ens merking o Gjesteparkering blir oppmerket o Lagring av kajakker/surfebrett o Vedlikehold av kommunalt fellesareal o Kostnader ved skader på garasjeportene o Sikkerhet derunder brannsikkerhet o Post til styret bringes / sendes til Jarlsø eiendom

Styret kan senere ikke lastes for ikke å ha brakt opp punkter under befaringen som ikke er kommet inn innen nevnte tidsfrist, og som styret derfor ikke burde ha kjent til.

6 INVITASJON TIL Å FREMKOMME MED KONSTRUKTIVE FORSLAG ORDET ER FRITT Innkomne forslag: Det bør opprettes felles serviceavtale for ventilasjonsanleggene i leilighetene Ketil Asplin Vedlikeholdsavtale for rengjøring av garasjene (må spesialrengjøres). Ketil Asplin Oppbevaring av Kajakk på fellesarearelen i stativer nærmere sjøen. l Kan kajakkene oppbevares i buen i V2? Knut S, Amundsen Kan kajakkoppbevaring planlegges i forbindelse med byggetrinn 2 og en løsning utarbeides av Jarlsø Eiendom. Dugnad vedr. vedlikehold av skogen rundt fyret / odden Ansvar: Ketil Asplin Sykkelparkering Petang: kan det gjennomgås regler på herre- og dameaftene Stupebrett / badetrapp ved fyret/odden. Lettere tilgjengelighet for alle. Ansvar: Aud Flemming Eliassen Automatiske døråpnere (knapper/brytere) for dører fra garasjene og opp i trappeoppgangene. Avventes grunnet høy kostnad. Forsinkere på dørpumpene, slik at de ikke slår for raskt igjen. Benker på bryggene Ens balkongflagg-stativ for alle terrasser Julebelysning på terrassene bør unngås. Felles flaggstenger for sameiet ( 2 stk.) Strømuttak / ladestasjoner for El-biler EVENTUELT - Bjørn Wrige stiller som koordinator for de som har problemer med parketten i leiligheten og blir disses representant overfor Jarlsø Eiendom. bjorn.wrige@epost.no - Knut Chr. Høvik stiller som koordinator for de som har problemer med heksesot i leilighetene og tar opp sak med Jarlsø eiendom. kch@aukner - Ruter for internett er for svak/gir for dårlig signaler i noen leiligheter. - Det er vanskelig å motta radiosignaler, mob.tlf. signaler i flere leiligheter. - De som ønsker å være undervaktmestere bes ta kontakt med Knut Chr. Høvik innen 7. juni Andreas Evensen orienterte om vedlikehold av fellesarealene samt etablering av lekeplasser på fellesområdet. Det må avklare hva utbygger er pålagt å lage/sette

Knut S, Amundsen Kan kajakkoppbevaring planlegges i forbindelse med byggetrinn 2 og en løsning utarbeides av Jarlsø Eiendom. Dugnad vedr.

7 opp av lekeapparater. Ketil Asplin V4 tar saken og orienterer styret. - Hekker forran V1, V2 og V6, hvem skal klippe disse? Styret tar saken videre - Det er opprettet en sykkelgruppe. Ansvar: Oddvar Jensen.Oppmøte tirsdag/torsdager kl Vedlikehold/rengjøring av badetrappene på pirene. Ansvar: Jan Solum, Bryggesammeiet. - Treklosser / dørstoppere i døråpningene må fjernes etter at de er vært i bruk - Innkjøring på området bør forhindres med bom - Skal de som utfører arbeider på byggetrinn II, benytte vår fellesparkering/gjesteparkeringene for sine firmabiler? - Kan husleien betales med avtalegiro/e-faktura? Styret arbeider med saken. - Skilting av inngangene ( nummer etc.) med ordentlig skilt (noe mer pent/holdbart enn hva vi har i dag). - Mating av fugler på terrasser/plenen må unngås. Jarlsø/Tønsberg, 27. mai 2010 Knut Christian Høvik Møteleder Anne Ensrud

- Treklosser / dørstoppere i døråpningene må fjernes etter at de er vært i bruk - Innkjøring på området bør forhindres med bom - Skal de som utfører arbeider på byggetrinn II, benytte vår

Like dokumenter

SAMEIET VESTSIDEN 1 ORG. NR. 993 402 129. 14.09.2011 kl. 19:00 ble det avholdt styremøte i Sameiet Vestsiden 1 (Jarlsø) i Servicebyggets lokaler.

SAMEIET VESTSIDEN 1 ORG. NR. 993 402 129 PROTOKOLL FRA STYREMØTE 14.09.2011 kl. 19:00 ble det avholdt styremøte i Sameiet Vestsiden 1 (Jarlsø) i Servicebyggets lokaler. Tilstede var: Atle Omli, Andreas