Protokoll fra ordinært sameiermøte i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet den 04.04.2011 kl. 18:00. Møtested : Hasle skole, Haraldsvei 1, 0575 Oslo. Tilstede var 44 seksjonseiere og 16 med fullmakt til sammen 60 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Tor Kjetil Dedekam Pederssen. Møtet ble åpnet av Tor Kjetil Dedekam Pederssen. 1 Konstituering A. Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Tor Kjetil Dedekam Pederssen. Vedtak : Valgt B. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. Vedtak : Godkjent C. Valg av referent og to seksjonseiere til å underskrive protokollen Som referent ble Tor Kjetil Dedekam Pederssen foreslått, og til å underskrive protokollen Tri Nguyen og Wenche Aanonsen. Vedtak : Valgt D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2 Årsberetning for 2010 Styrets årsberetning for 2010 ble gjennomgått og foreslått tatt til etterretning. 3 Årsregnskap for 2010 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. Vedtak : Godkjent og vedtatt 4 Godtgjørelser A. Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 200 000,-.
5 Forslag For saksfremstilling i sin helhet vises til innkalling og årsmøteheftet med vedlegg. A) Forslag om å akseptere fremforhandlet løsningsforslag av 14. mars 2011 og reseksjonering i tråd med Oslo tingrett avgjørelse 30. desember 2010. Forslag om å trekke anken som ligger hos Borgarting lagmannsrett. Styret i samråd med Sameiets advokat besluttet å anke tingrettens dom. Det er besluttet at Hovinveien 29 I AS (Selger) skal opptre som såkalt partshjelper i ankeomgangen. Styret har imidlertid parallelt med dette hatt dialog med Ferd Eiendom med sikte på å få til en løsning hvor Selger påtar seg å dekke sameiets kostnader, mot at anken mot byhusene trekkes. Styret har forhandlet seg frem til et løsningsforslag som innebærer at Sameiet blir tilført til sammen kr. 770.000,- fra Selger, jf. vedlegg til årsmeldingen. Av dette er ca kr. 420.000,- avsatt til å dekke sakskostnader og utgifter til reseksjonering, mens det resterende beløp kr. 350.000,stilles til fri disposisjon for Sameiet. Løsningsforslaget er bindende til 20. april 2011, og forutsetter at anken trekkes. Styret er av den oppfatning at det er svært uheldig å ha en rettssak gående mellom en gruppe beboere og Sameiet, og ønsker å bidra til at saken nå avsluttes. Selv om det ble besluttet å anke avgjørelsen fra Tingretten, vil det alltid være en viss prosessrisiko knyttet til en slik sak. Hvis lagmannsretten fastholder tingrettens avgjørelse, må Sameiet dekke alle sakskostnader. Det bemerkes her at idømte sakskostnader ikke dekkes under sameiets rettshjelpsforsikring. Styret er videre av den oppfatning at alle byhusene bør behandles likt ved en reseksjonering. Forslag til vedtak: 1. Tiedemannsjordet Eierseksjonssameie vedtar å akseptere løsningsforslag av 14. mars 2011 fra Ferd Eiendom på vegne av Hovinveien 29 I AS (krever 2/3 dels flertall). 2. Tiedemannsjordet Eierseksjonssameie reseksjoneres i tråd med tingrettens avgjørelse av 30.12.2010 i sak nr 10-109735TVI-OTIR/03. (Krever 2/3 dels flertall). 3. Et vedtak om reseksjonering, jf. punkt 2, omfatter samtlige byhus i Tiedemannsjordet Eierseksjonssameie, dvs. også de 4 byhusene som ikke er omfattet av tingrettens dom. (Krever 2/3 dels flertall). B) Anke inngitt til Borgarting lagmannsrett skal trekkes (fra byhusbeboere) Forslag: Tiedemannsjordet Eierseksjonssameie vedtar at anke inngitt til Borgarting lagmannsrett i Oslo tingretts sak nr.: 10-109735TVI-OTIR/03 skal trekkes. Styrets kommentarer: Forslag A inneholder det samme, men også med økonomisk kompensasjon til sameiet. Styret foreslår derfor at forslaget faller og at sameiemøte velger å støtte forslag A. Styrets forslag til vedtak: Forslaget faller til fordel for forslag A. Vedtak : Forslaget utgår/faller, med henvisning til vedtak under pkt 5-A, pkt 1-3. C) Prosjektplan for utearealer de neste 3 år (fra styret) Forslag: Prosjektplan for utearealene med tidsperspektiv på 3 år, se vedlegg fra Hageform med beskrivelse av tiltak og forslag til planter.
Hageform har følgende rekkefølge for oppgradering: 1) Mot Hovinveien 2) Bertrand Narvesens vei 3) Inne på området 4) Ut mot parken på baksiden Styrets forslag til vedtak: Hageforms forslag til oppgradering av utearealene vedtas med intensjon om gjennomføring i løpet av 3 år. Kostnadsramme kr 300 000,-. Styret får fullmakt til å øke fellesutgiftene om dette skulle være nødvendig for å få gjennomført prosjektet. Korrigert forslag til vedtak: Hageforms forslag til oppgradering av utearealene vedtas med intensjon om gjennomføring i løpet av 3 år. Kostnadsramme kr 300 000,-. Finansieres med midler fra pkt 5-A. Vedtak : Korrigert forslag til vedtak VEDTATT, mot 2 (to) stemmer. D) Bruk av midler fra FERD for et bedre bomiljø. Kr. 250.000,- Forslag: Utearealene oppgraderes i henhold til vedlagt beplantnings- og anleggsplan fra Hageform, finansiert med midler fra pkt A. Samlet investering har en ramme på kr 300 000,-. Styrets kommentarer: Siden sameiet og byhusene har hatt en twist ang. fellesarealer i over 2 år, vil vi ASAP forbedre bomiljøet med midler fra FERD. Styret anbefaler derfor at vi så fort som mulig starter prosjektet med Hageform og at vi bruker kr. 250.000,- til å gjennomføre prosjektet. Det vil da stå igjen en liten del som kan gjennomføres de neste 2 årene gjennom vanlig drift. Forslaget er at vi følger Hageforms rekkefølge for oppgradering. Styrets forslag til vedtak: Hageforms planteplan vedtas, og styret inngår snarest kontrakt med Hageform for kr 250.000,- slik at arbeidet kan settes i gang med en gang. E) Nytt pkt til Husordensregler; Plikt til å informere styret om navn og kontaktinfo på leietaker (fra styret) Forslag: Ved utleie av bolig er den enkelte sameier pliktig til å informere styret om navn, telefonnummer og e-post adresse til leietakeren. Begrunnelse: Det er viktig for styret å kunne kontakte leietaker direkte, hvis det skulle være spesielle situasjoner hvor dette er nødvendig. Styrets forslag til vedtak: Nye husordensreglene vedtas. F) Vedtektsendring, offentliggjøring av styreprotokoller (forslag fra Inger Gran) Forslag, tillegg til vedtektenes 9: Styreprotokollene legges fortløpende ut på beboersiden på sameiets hjemmeside www.tiedemannsjordet.no, eventuelt sammen med supplerende informasjon om enkeltsaker når styret finner det nødvendig og/eller hensiktsmessig. Styrets kommentarer: God informasjon fra styret til alle beboere er viktig. Dog er offentliggjøring av styreprotokoller ikke styret plikt til og heller ikke hensiktsmessig. Hovedregelen er at styreprotokoller og øvrige saksdokumenter fra styrets behandling er interne dokumenter for styret. Den enkelte beboer kan derfor ikke kreve å få innsyn. Taushetsplikt har styret også i visse tilfelle/saker. Styrets forslag til vedtak: Et hensiktsmessig sammendrag av allmennyttige saker legges ut på hjemmesiden etter hvert styremøte. Vedtak : Styrets forslag enstemmig vedtatt
G) Installasjon av mobilmast, Telenor (fra styret) Forslag: Telenor Norge AS ønsker å etablere en basestasjon for mobiltelefoni på/i Eierseksjonssameiet Tiedemannsjordet. Mer informasjon og forslag til plassering ligger som vedlegg i dette hefte. Styrets kommentarer: Etableringen vil gi beboere i nærområdet forbedret dekning for tale- og datatrafikk. I området er det til tider svært dårlig dekning fordi nærliggende basestasjoner er overbelastet. Sameiet vil ved en plassering av antennen på taket få en årlig leieinntekt som p.t. anslås å være minimum kr. 20.000.- pr. år. Styrets forslag til vedtak: Sameiemøtet gir styret fullmakt til å forhandle og sluttføre en avtale med Telenor Norge AS om vilkårene for å plassere mobilmast med antenner på taket av BT1. Styret for fullmakt til å tegne eller avslå en avtale på bakgrunn av forhandlingene. Votering: 25 stemmer (ja) for forslaget til styret, og 28 stemmer i mot (nei). Vedtak : Ikke vedtatt H) Installasjon av vann- og varmemåler (fra styret) Forslag: Sameiemøtet 2009 ønsket en vurdering av individuelle varmemålere. Styret har på bakgrunn av dette innhentet anbud fra to leverandører og tatt kontakt med andre sameier som har erfaring med individuell måling etter å ha fått installert tilsvarende anlegg. Styrets kommentarer: Det forventes en økning i energikostnadene fremover og det er sannsynlig at individuelle målere blir pålagt på samme måte som ved strøm. Vi forventer en generell økonomisk besparelse i tillegg til at vi får bedre kontroll med eventuelle energitap i ledningsnettet. Styrets forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å forhandle frem en avtale med aktuelle leverandører av utstyr. Arbeidet skal iverksettes sommeren 2011 og være ferdig før fyringssesongen begynner. Sameiet legger ut for arbeidet av oppspart kapital og sameiere betaler tilbake med et månedlig beløp (max kr 1.000,-) etter vanlig brøk. Korrigert forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å forhandle frem en avtale med aktuelle leverandører av utstyr. Arbeidet skal iverksettes sommeren 2011 og være ferdig før fyringssesongen begynner. Forutsetningen er at målerne får plass i fordelingsskapet. Sameiet bruker av oppspart kapital (anslagsvis kr 875 000,- inkl. mva) og seksjonseierne betaler tilbake med et månedlig beløp i form av høyere felleskostnader etter vanlig brøk fra 01.07.11. (Styret undersøker også om mulighet for individuell engangsinnbetaling for de som måtte ønske dette). Vedtak : Korrigert forslag til vedtak VEDTATT, mot 4 (fire) stemmer. I) Utsmykning av oppganger, kr 120 000,- (fra Morten M. Ræder) Forslag: Det foreslås at styret gis fullmakt til å henge opp bilder i pleksirammer i hver etasje i hver oppgang, med en kostnadsramme på 120.000,-. Styrets kommentarer: Styret støtter forslagsstiller i at oppgangene ser triste ut og at vi trenger noen bilder. Det er en stor kostnad og styret kan ikke se at vi har penger til dette nå. Dersom forslag A blir vedtatt foreslår styret at det brukes kr 50.000,- av disse til utsmykking av 1 etasje. Styrets forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å henge opp bilder i pleksiglass rammer til en kostnad på kr 50 000,-. Votering: 18 stemmer for kostnadsramme kr 120 000,- og 32 stemmer for kostnadsramme kr 50 000,-. Vedtak : Styrets forslag til vedtak vedtatt, kostnadsramme kr 50 000,-
6 Valg av tillitsvalgte A. Som leder for 2 år innstiller valgkomiteen Tommi Antonsen. Benkeforslag: Som leder for 2 år ble det foreslått Elisabeth Gundersen. Skriftlig votering: 26 stemmer for valgkomiteens innstilling og 27 stemmer for benkeforslag. Vedtak : Elisabeth Gundersen valgt ved akklamasjon. B. Som styremedlem for 2 år innstiller valgkomiteen Yngve Jensen. Som styremedlem for 2 år ble foreslått Tommi Antonsen. Anne Karin Storhaug trekker seg som styremedlem; Som nytt styremedlem for 1 år ble da foreslått Kirsten Kayambakis. Vedtak : Jensen, Antonsen og Kayambakis valgt ved akklamasjon. C. Som varamedlemmer for 1 år innstiller valgkomiteen Julie Orning og Tove Flølo. Vedtak : Orning og Flølo valgt ved akklamasjon. D. Som valgkomité for 1 år innstiller valgkomiteen Kåre Dag Mangersnes. Som valgkomité for 1 år ble foreslått Camilla Klevan. Vedtak : Mangersnes og Klevan valgt ved akklamasjon. E. Som medlem av Hage- og lekeplasskomité for 1 år ble foreslått Monica Figueroa. Vedtak : Figueroa valgt ved akklamasjon. Sameiermøtet ble hevet kl 20:25 Protokollen godkjennes av undertegnede: Tor Kjetil Dedekam Pederssen /s/ Møteleder Tri Nguyen /s/ Protokollvitne Tor Kjetil Dedekam Pederssen /s/ Referent Wenche Aanonsen /s/ Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder: Elisabeth Gundersen Bertrand Narvesens vei 51 2011-2013 Styremedlem Tommi Antonsen Bertrand Narvesens vei 27 2011-2013 Styremedlem Yngve Jensen Bertrand Narvesens vei 47 2011-2013 Styremedlem Kirsten Kayambakis Bertrand Narvesens vei 1 2011-2012 Styremedlem Thor Martin Bjerke Bertrand Narvesens vei 7 2010-2012 Oslo 04.04.2011 Hjemmeside: www.tiedemannsjordet.no E-post: styret.tiedemannsjordet@borettslag.net