SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : Frode Otto/ Marianne Schwerdt Behandles av utvalg: Møtedato: Utvalgssaksnr. Formannskapet Administrasjonsutvalget Bystyret 23.11.2010 23.11.2010 14.12.2010 136/10 14/10 ETTERKALKULERING AV KONKURRANSE OM DRIFT AV BYHAGEN BO- OG AKTIVITETSSENTER 1. Saken gjelder I saken oppgis kostnadene ved å drifte Byhagen bo- og aktivitetssenter. Byhagen bo- og aktivitetssenter ble ca 2 millioner dyrere å drifte enn forutsatt ved konkurranseutsettingen. Årsaken til det er at forvalting, drift og vedlikehold av senteret ble mer kostnadskrevende enn det som var antatt ved kontraktsinngåelse, samt at beboerne hadde en høyere pleietyngde enn forutsatt. Dette medførte at kontrakten måtte reforhandles. De økte kostnadene ville imidlertid påløpt uansett hvem som hadde vunnet konkurransen. 2. Bakgrunn I sak om Omstillingsprosjekt 2010-2013 stauts og mulighetsbilder grunnlag for videre omstillingsarbeid som ble fremmet for bystyret 22.06.2010, vedtok bystyret bl.a. følgende: 1) Bystyret ber om en etterkalkulering av anbudet som kommunen hadde i forbindelse med drift av Byhagen. 3. Innledning Rådmannen presenterer i det følgende et sammendrag av resultatene av anbudskonkurransen om drift av Byhagen bo- og aktivitetssenter samt en vurdering av kostnadsutviklingen i avtaleperioden frem til i dag. Anskaffelsen var gjennomført i tråd med bystyrets vedtak i økonomiplan 2003-2006 hvor det ble vedtatt at Sandnes kommune skulle delta i konkurransen med internt tilbud. Kontraktsperioden for oppdraget ble satt til 1.9.2005 30.8.2008, men med forbehold om endret oppstartsdato. Bystyret endret senere oppstartsdato til 1.12.2005. I tillegg var det mulighet for opsjon på forlengelse i 1 + 1 år. I henhold til konkurransegrunnlaget skulle valg av leverandør skje på grunnlag av hvilket tilbud som var økonomisk mest fordelaktig, basert på tildelingskriteriene kvalitet og pris. Disse kriteriene var gitt lik vekt. Uprioriterte tjenester anses ikke å ha samme grenseoverskridende interesser som prioriterte tjenester. Anskaffelse av uprioriterte tjenester har imidlertid mer inngående reglement. Konkurransen ble basert på prosedyren konkurranse med forhandling. 4. Konkurransegrunnlaget I konkurransegrunnlaget pkt 2 ble oppdraget beskrevet. Byhagen bo- og aktivitetssenter var en del av prosjektet Byhagen. Byhagen ble bygget i privat regi der Sandnes kommune kjøpte seksjonen Byhagen bo- og aktivitetssenter. Byhagen bo og aktivitetssenter ligger i 1., 2. og 3. etasje. Boenhetene er i 2. og 3. etasje. Boenhetene skal gi den enkelte beboer mulighet til å bestemme over sitt privatliv så langt det var mulig. Botilbudet skulle også innby til å legge til rette for sosialt fellesskap. Utformingen var planlagt med tanke for mest mulig flyt i arbeidsprosessene samt at kravet til beboers private sfære ble ivaretatt. Side 1 av 5
Konkurransegrunnlaget beskrev de ulike brukergruppene. Opphold på sykehjemmet var det hovedsakelig eldre med behov for sykepleiefaglig og medisinsk oppfølging på heldøgnsbasis som ble tildelt. Det måtte påregnes at mange brukere hadde behov for hjelp til ernæring og personlig hygiene samt bruk av rullestol og andre ganghjelpemidler. Leilighetene i bokollektivene var beregnet for eldre der demens var hoveddiagnosen. Bofellesskapet var beregnet for eldre med somatiske lidelser. Beboerne skulle ha omsorgtilbud på lik linje med beboer i sykehjemsdelen. Leverandør skulle sørge for at beboernes behov for legetjenester ble dekket, samt at det ble gitt tilbud om fotpleie, frisør og aktivitetstilbud. I tillegg skulle leverandør sikre renhold av beboerrom, tekniske og administrative rom, samt fellesarealer ved Byhagen bo- og aktivitetssenter. 5. Innleverte tilbud Det var 7 leverandører/interessenter som ba om å få tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle med unntak av 1 leverte tilbud innen fristen. Etter en gjennomgang av dokumentasjonskravene (skatteattester, HMS-egenerklæring) og kvalifikasjonskravene (firmaattest, økonomisk soliditet, gjennomføringsevne), ble alle seks tilbydere kvalifisert for konkurransen. 6. Forhandlinger Det ble gjennomført forhandlinger med samtlige kvalifiserte tilbydere. Forhandlingene ble innledet med at det i perioden 4.-12.1.2005 ble gjennomført forhandlingsmøte med den enkelte tilbyder. Opplegg/dagsorden for møtene: 1. Presentasjon av tilbudet. 2. Spørsmål og avklaringer 3. Forhandlinger. 7. Tildelingskriteringer Valg av leverandør ble gjort i henhold til tildelingskriteriene: Tildeling av oppdraget skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1. Kvalitet slik den framkommer i tilbudets beskrivelse av oppdragsutførelsen. Dette innbefatter bemanning, organisering, oppgaveforståelse og det helhetlige samsvaret mellom tilbudet og de kvalitetskrav som framkommer i konkurransegrunnlaget pkt. 3. Kravspesifikasjonen. 2. Pris, jf. Konkurransegrunnlagets pkt 5 Tilbudsskjema 8. Nærmere om tildelingskriteriene og vekting av disse Tildelingskriteriene var operasjonalisert ved at de ble nærmere spesifisert og vektet under kvalitet, som ble gitt maksimum 100 konkurransepoeng. Disse fordeler seg på bemanning 60 poeng, organisering/oppgaveforståelse 10 poeng og samsvar mellom tilbud og krav i henhold til konkurransegrunnlaget 30 poeng. Sistnevnte delkriterium henviste til kravspesifikasjonen, som inneholdt blant annet konkret krav til omsorgskvalitet i henhold til kvalitetsforskriften, legetjeneste, renhold og aktivitetstilbud. Bemanningskriteriet (60 poeng) ble operasjonalisert til pleiebemanning (sykepleiere, hjelpepleiere/omsorgsarbeidere, pleieassistenter og annet pleiepersonale). Fysio- /ergoterapi ble også definert som pleiebemanning. Organisering/oppgaveforståelse (10 poeng) var en samlet vurdering av løsningsforslagene som framkommer i tilbudet. Samsvar mellom krav/tilbud (30 poeng) var inndelt i 21 målepunkter. Priskriteriet, som også ga maksimum 100 konkurransepoeng, var basert på tilbudsskjemaet. Det ble bedt om en pris i NOK pr mnd. Lavbyder oppnådde 100 konkurransepoeng, mens de øvrige fikk trekk som tilsvarte antall prosent de lå over laveste pris. Tilsvarende fikk tilbyderen med høyest score på kvalitetskriteriet 100 konkurransepoeng, mens de øvrige fikk forholdsmessig trekk utregnet etter differansen til beste tilbyder. Side 2 av 5
Skjematisk oppstilling av maksimale poengsummer blir etter dette slik: Kriterium/poeng Maks antall poeng Kvalitet Bemanning pleie 60 Organisering/oppdragsforståelse 10 Detaljkrav omsorgskvalitet 30 Sum poeng kvalitet 100 + Poeng pris 100 = Sum poeng kvalitet og pris 200 Ulik vekting var basert på et omsorgsfaglig/anskaffelsesfaglig skjønn. Dette innbefattet nødvendigheten av å operasjonalisere vurderingspunktene, samt blant annet krav til likebehandling og etterprøvbarhet. Bemanning pleie framstår eksempelvis klart som et viktig delkriterium under beskrivelse av kvalitet. Det ble gjort etterprøvbart gjennom å benytte pleiefaktor (pleiebemanning pr beboer) som måleindikator. Dette er en indikator som er godt innarbeidet i nasjonal sammenheng. Organisering/oppdragsforståelse var knyttet både til helhetsinntrykket tilbudet gir på dette punktet, men også om tilbudet inneholdt løsninger som styrket tilbudet i forhold til kvalitetskriteriet totalt og/eller i forhold til konkurrentene. 9. Gjennomgang av de ulike tilbudene Tilbyder nr 1 Bemanning pleie var 1,38 årsverk lavere enn høyeste bemanning. Totalt oppnådde tilbyder nr 1, 95,81 poeng på kvalitetskriteriet. Månedsprisen, kr 1.893.488 lå 7,37 % over lavbyder. Oppsummert oppnådde tilbyder nr 1, 95,81 poeng av 100 på kvalitetskriteriet og 92,63 poeng av 100 på pris. Dette ga en total poengsum på 188,44. Tilbyder nr 1 ble rangert som nr 3 totalt. Tilbyder nr 2 Tilbyder nr 2 hadde den høyeste pleiebemanningen av samtlige tilbydere (0,38 årsverk høyere enn tilbyder nr 6). Tilbyder nr 2 oppnådde 98,5 av 100 mulige poeng. Dette ga tilbyder nr 2 100 konkurransepoeng på kvalitetskriteriet. Månedsprisen, kr 1.830.000,- var 3,8% høyere enn lavbyder og ga 96,2 poeng på priskriteriet. Total poengsum ble 196,2. Tilbyder nr 2 ble rangert som nr 2 totalt. Tilbyder nr 3 Tilbyder nr 3 fikk lav poengsum på kriteriet pleiebemanning på grunn av at tilbudet innebar 7,75 færre årsverk enn tilbyder nr 2, som lå høyest. Total poengsum for tilbyder nr 3 under kvalitetskriteriet ble 83,64 av 100 mulige. Tilbudet fra tilbyder nr 2 var på kr 1.763.000,- pr måned. Som lavbyder fikk tilbyder nr 3 100 poeng på priskriteriet. Totalt får tilbyder nr 3 183,64 poeng og ble rangert som nr 6. Tilbyder nr 4 Tilbyder nr 4 fikk relativt høy score på pleiebemanning (0,85 årsverk lavere enn høyeste bemanning). Totalt på kvalitetskriteriet fikk tilbyder nr 4 96,22 poeng av 100 mulige. Prisen var kr 1.944.444,- pr måned, dvs 10,3% over lavbyder og 89,7 konkurransepoeng på pris. Totalt fikk tilbyder nr 4 185,92 poeng, noe som ga rangering som nr 4. Tilbyder nr 5 Tilbyder nr 5 hadde 1,41 årsverk lavere pleiebemanning enn tilbyder nr 2 og fikk 2,3 konkurransepoeng i trekk for dette. Konkurransepoeng på kvalitetskriteriet var 94,21 av 100. Prisen kr 1.931.250,- pr mnd, lå 9,54% over lavbyder og ga 90,46 konkurransepoeng. Totalt fikk tilbyder nr 5 184,67 poeng og ble rangert som nr 5. Side 3 av 5
Tilbyder nr 6 Tilbyder nr 6 var i denne sammenheng intern utfører. Tilbyder hadde den nest beste pleiebemanningen (0,38 årsverk lavere enn tilbyder nr 2). Total på kvalitetskriteriet oppnådde tilbyder nr 6 99,88 poeng (rangert som nr 2). Prisen kr 1.781.990,- pr måned lå 1,0 % over lavbyder og ga tilbyder nr 6 98,92 poeng på priskriteriet og rangering som nr 2 på delkriteriet pris. Total poengsum for tilbyder nr 6 ble 198,80 poeng, noe som ga rangering nr 1. 10. Oversikt over konkurransepoeng Kritierium Maks poeng Nr 1 Nr 2 Nr 3 Nr 4 Nr 5 Nr 6 Poeng kvalitet 100 95,81 100 83,64 96,22 94,21 99,88 Poeng pris 100 92,63 96,2 100 89,7 90,46 98,92 Sum kvalitet og pris 200 188,44 196,2 183,64 185,92 184,67 198,8 Rangering 3 2 6 4 5 1 11. Oversikt over pris Kritierium Nr 1 Nr 2 Nr 3 Nr 4 Nr 5 Nr 6 Månedspris 1 892 488 1 830 000 1 763 000 1 944 444 1 931 250 1 781 990 Årspris 22 709 856 21 960 000 21 156 000 23 333 328 23 175 000 21 383 880 12. Valg av leverandør Etter å ha evaluert samtlige tilbud mot samtlige målepunkter fremstod intern utfører med det totalt sett beste tilbudet med 198,80 poeng av maksimum 200 poeng. Tilbudet fra intern utfører fremstod på dette grunnlaget som det økonomisk mest fordelaktige. 13. Økonomiske konsekvenser Tilbyder som ble innstilt som leverandør hadde en pris på kr 21.383.880,- pr år. Hensyntatt budsjetterte egenbetalinger/husleieinntekter fra beboere på til sammen kr 3.026.916,- pr år ble netto kostnad kr 18.356.984,- pr år. I henhold til kontrakt skal det foretas en årlig justering av prisen på bakgrunn av siste års tariffoppgjør og endring i SSBs komsumprisindeks, med følgende vekting i forhold til total kontraktsum for året før reguleringsåret. a) 80% av kontraktsummen reguleres i henhold til SSBs lønnsindeks for sosial- og omsorgstjenester b) 20% av kontraktsummen reguleres i henhold til SSBs konsumprisindeks. Tabellen nedenfor viser en skjematisk oversikt over årlig justering av kontraktsum. Kontraktsum Indeksregulering Indeksregulering Indeksregulering fra 01.12.2005 fra 01.12.2006 fra 01.12.2007 til 01.12.2006 til 01.12.2007 til 01.12.2008 Lønnsindeks 3,5 5,6 5,3 Konsumprisindeks 2,2 2,8 2,1 80 % 17 107 104 17 705 853 18 697 380 19 688 342 20 % 4 276 776 4 370 865 4 493 249 4 587 608 Totalt 21 383 880 22 076 718 23 190 630 24 275 949 Kontraktsperioden til Byhagen bo- og aktivitetssenter var på tre år. Etter endt kontraktsperiode ble Byhagen bo- og aktivitetssenter overdratt til kommunal regi 01.12.2008. Rammene til driften av Byhagen for utgangen av 2008 var kr 26,305 millioner. Side 4 av 5
14. Drift av Byhagen bo- og aktivitetssenter i kontraktsperioden Allerede ved første driftsår hadde intern utfører utfordringer med å følge ramme i vedtatt kontrakt. Det var mange utfordringer vedrørende bygget. Dette tok mye tid og ressurs både i form av lederårsverk og ekstrautgifter. Det ble nødt til å ansette flere ressurser da lederne ikke hadde anledning til å gå i stell som først var antatt. Forvalting, drift og vedlikehold av senteret ble og så mer kostnadskrevende enn det som var antatt ved kontraktsinngåelse. I tillegg hadde beboerne en høyere pleietyngde enn forutsatt. Bestiller ble gjort kjent med utfordringene underveis i kontraktsperioden. Ressursene til drift av Byhagen var ved utgangen av 2006 på kr 22,445 millioner, noe som er kr 368.000 over indeksregulert kontraktssum. 15. Oppsummering Ved en etterkalkulering av konkurranseutsettingen av Byhagen bo- og aktivitetssenter ser vi at drift av senteret ved slutten av kontraktsperioden ble kr 2,029 millioner dyrere å drive enn antatt når kontakten ble inngått. Det var mange strukturelle og bygningsmessige problemer med oppstart av bygget. Det nevnes feil ved ventilasjonsanlegget, sykesignal/kommunikasjonsanlegget, for små dimensjonerte kombidampere, toaletter som veltet med mer. Dette har medført at vedlikehold og inventar/utstyr rammen ble nødt til å økes. Samtidig hadde beboerne en høyere pleietyngde enn antatt ved tilbudslevering noe som resulterte i en nødvendig bemanningsøkning. Kontrakten gir rom for å forhandle om pris ved endringer. Det antas at alle leverandører ville krevd prisjustering på grunn av forholdene som beskrevet i avsnittet over. Konkurransen av drift av Byhagen bo- og aktivitetssenter viste at årspris på tilbudene varierte fra kr 21,156 millioner til kr 23,333 millioner der kommunal utfører var nest rimeligst og nr 2 på kvalitetskriteriet. Evalueringsgruppen stilte spørsmål ved om lavbyder hadde tilstrekkelig med bemanning for å klare oppdraget. Lavbyder hadde 66 % færre ansatte på jobb på dagtid enn tilbyder med høyest dagbemanning (tilbyder nr 2). Evalueringsgruppen konkluderte med at kontrakten måtte reforhandles og de uforutsette kostnadene hadde påløpt uansett hvem som hadde vunnet konkurransen. Rådmannens forslag til 1. Saken tas til orientering VEDTAK: RÅDMANNEN I SANDNES, 08.11.2010 Tore Sirnes rådmann Torunn S. Nilsen økonomidirektør Side 5 av 5