Åpen anbudskonkurranse

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSEBESTEMMELSER INKL. VEDLEGG RAMMEAVTALE PÅ DIV. INVENTAR OG UTSTYR TIL AMBULANSESTASJONER Åpen anbudskonkurranse TILBUDSFRIST 24.september 2012 Kl

2 1 Generelt om konkurransen Orientering om oppdraget Om oppdragsgiver Anskaffelsesprosedyre Instrukser og informasjon knyttet til forespørselen Konkurransegrunnlaget Krav til tilbyder Krav til tilbudet Krav til tilbudets innhold... 6 Tilbudsbrev... 6 Utfylt kontroll-/kvalifikasjonsskjema... 6 Utfylt prisskjema... 6 Utfylt kravspesifikasjonsskjema... 6 Dokumentasjon på tildelingskriterier Alternative/parallelle tilbud Deltilbud Spesielt om rammeavtalen Evaluering og tildeling av kontrakt Tilbudsåpning Tildelingskriterier Priselement Kvalitet Leveringstid og bestillingsrutiner Evalueringsmatrise Leveringstidspunkt Bestilling på rammeavtalen, hovedanskaffelsen Bestilling på rammeavtalen, ut over hovedanskaffelsen

3 1 Generelt om konkurransen 1.1 Orientering om oppdraget Styret for Helse Midt-Norge RHF har vedtatt at de prehospitale tjenestene i Midt-Norge skal være en integrert del av spesialisthelsetjenesten. Høy kvalitet og god tilgjengelighet i disse tjenestene er nødvendig for å kunne møte de utfordringer som er beskrevet i Strategi Det er i den forbindelse vedtatt at drift av ambulansetjenesten i helseregionen skal insources og driftes av helseforetaket selv. I dag drives ambulansetjenesten i hovedsak av private drivere. Overtakelse av de områder som ikke har vært drevet i egen regi fram til i dag, skjer ved utløp av nåværende avtaler, dvs. fra og med Ved overtakelsen av ambulansetjenestene er Helse Midt-Norge avhengig av å inngå avtaler med leverandører av div. inventar/utstyr til ambulansestasjonene. 1.2 Om oppdragsgiver Helse Midt-Norge RHF er ett av fire regionale helseforetak i landet og har overordnet ansvar for alle offentlige sykehus og annen spesialisthelsetjeneste for over innbyggere i Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Helseforetaksgruppen Helse Midt- Norge er organisert i flere helseforetak med over ansatte. Helseforetakene er egne rettssubjekter og har blant annet arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Det vises for øvrig til informasjon på vår hjemmeside på internett: Helse Midt-Norge RHF vil være kontraktspart. Ambulanse Midt-Norge HF er opprettet for å drifte ambulansetjenesten for 2013 og 2014 og vil følge opp og avrope på rammeavtalen i denne tidsperioden. Etter 2014 vil rammeavtalene kunne følges opp og avropes av andre underliggende helseforetak. Hvis det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av helseforetakene, skal de angitte helseforetaks rettsetterfølgere kunne benytte kontrakten. Skjer det omstrukturering i ambulansestasjonene vil også ev. nyopprettede stasjoner ol. omfattes av rammeavtalen. 1.3 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en åpen tilbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser/forskrift om offentlige anskaffelser (del I og III), heretter kalt LOA/FOA. 3

4 1.4 Instrukser og informasjon knyttet til forespørselen Oppdragsgivers kontaktadresse er: Postadresse: Helse Midt-Norge RHF postboks 464, 7501 Stjørdal Att. Lillian Slåtsve Besøksadresse: Helse Midt-Norge RHF Strandvegen 1, 7500 Stjørdal (resepsjon 4.etg.) Telefon: E-post: Kontaktperson: Lillian Slåtsve Steinar Bjørås Ev. spørsmål innen tilbudsfrist SKAL sendes: Alle henvendelser skal være skriftlig og referere til anskaffelsen. Tilbudets vedståelsesfrist skal være min. 4 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Tilleggsinformasjon Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gi tilleggsinformasjon i løpet av tilbudsperioden. Normalt vil slik informasjon bli gitt senest 6 dager før tilbudsfrist. Tilbyder kan i tilbudsfasen be om svar på konkrete, relevante spørsmål om konkurransegrunnlaget. Spørsmålene skal rettes skriftlig pr. e-post til adresse som oppgitt i avsnitt Svar på spørsmål vil bli skriftlig meddelt alle som har meldt seg på konkurransen. Dersom spørsmål kommer Oppdragsgiver i hende senere enn 7 dager før tilbudsfristen, vil disse normalt ikke bli besvart. 4

5 1.4.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres oppdragsgiver jf. kontaktadresse gitt over. Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfrist. Tilbudet kan sendes pr. post eller leveres resepsjonen v/besøksadressen. Tilbudsfrist er: kl Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og skal være merket Tilbud inventar/utstyr ambulansestasjoner. 2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende deler: 01 Konkurransebestemmelser - dette dokument 02 Kontrollskjema/kvalifikasjonsskjema 03 Kravspesifikasjon 04 Prisskjema 05 Stasjonsoversikt 06 Avtaledokument Der det er relevant, inngår også avklaringer og tilleggs-opplysninger gitt skriftlig før tilbudsfristens utløp. 3 Krav til tilbyder Leverandøren skal tilfredsstille visse krav for å kunne delta i konkurransen. I Kontroll- /Kvalifikasjonsskjema, er kravene nærmere beskrevet, og det er beskrevet hvordan oppfyllelse av kravene skal dokumenteres. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav, kan medføre at leverandøren blir avvist. Ref. LOA/FOA. 4 Krav til tilbudet Tilbudet skal innleveres skriftlig. Det er tilbyders oppgave å påse at all etterspurt og aktuell dokumentasjon inngår i innlevert tilbud. Som et minstekrav skal tilbudet inneholde: 5

6 4.1 Krav til tilbudets innhold Tilbudsbrev Tilbudet skal inneholde et formelt tilbudsbrev med tydelig navn på tilbudsgiver. Tilbudsbrevet skal være datert og ev forbehold i tilbudet skal presiseres her. Tilbudsbrevet skal være underskrevet av person med nødvendig fullmakt. I tilbudsbrevet må det fremgå hvem som er kontaktperson hos tilbyder. Telefonnummer og e-post må oppgis. Leverandøren skal oppgi leveringstid på avrop på rammeavtalen. Utfylt kontroll-/kvalifikasjonsskjema Skjemaet skal vedlegges i utfylt stand. Etterspurt dokumentasjon vedlegges. Utfylt prisskjema Priser må vedlegges tilbudet. Priser gis pr artikkel, komplett pris ferdig levert på aktuell ambulansestasjon. Prisen gis i NOK ekskl. mva. Prisen skal være inkl. alle kostander som transport, emballasje mm. Utfylt kravspesifikasjonsskjema Skjemaet skal vedlegges i utfylt stand. Dokumentasjon på tildelingskriterier Dokumentasjon på tildelingskriteriene vedlegges tilbudet. 4.2 Alternative/parallelle tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Parallelle tilbud aksepteres (dvs. flere tilbud fra samme leverandør, som alle fyller kravene i konkurransegrunnlaget). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til kun å evaluere på hovedalternativet hvis den totale mengden av parallelle tilbud tilsier dette. 4.3 Deltilbud Det skal gis tilbud pr gruppe, alle artikler i ei gruppe må tilbys. Hver artikkel skal prises separat i henhold til prisskjema. Ved endringer i kvantitet, skal de gitte enhetspriser gjelde eller at tilbyder entydig spesifiserer ev. avhengighet mellom antall og enhetspris. 4.4 Spesielt om rammeavtalen Denne anskaffelsen kontraheres som en rammeavtale, såkalt rammeavtale med én leverandør 6

7 pr gruppe. Varighet Rammeavtalen har en varighet på 2 år regnet fra kontraktsinngåelse, med mulighet for oppdragsgiver å påkalle 2 år opsjon på forlengelse. Forlengelse vil skje automatisk med mindre oppdragsgiver skriftlig sier opp avtalen innen utgangen av første 2 års periode. Det presiseres videre at selv om opsjonen kalles på, er oppdragsgiver ikke forpliktet til å foreta avrop etter avtalen. Prisjustering Inngitte priser skal være fast ut 2013, dette inkluderer alt som formelt bestilles innen utgangen av Etter den tid kan tilbudspris indeksreguleres med bakgrunn i endringer i KPI. Kontraktens omfang Hovedanskaffelsen er i volum tilsvarende ca 10 komplette stasjoner, se dokument 05 Stasjonsoversikt (fordelt på ca lokasjoner) men vil også omfatte supplering av utstyr til samtlige ambulansestasjoner i Midt-Norge i avtaleperioden. I utgangspunktet skal det kjøpes inn «ett sett med inventar bestående av ca 1 stk av hver artikkel jf. kravspesifikasjon til hver hovedanskaffelse», men det må påregnes store variasjoner. I tillegg kommer supplering av alle typer artikler som omfattes av anskaffelsen. Denne mengden er vanskelig å estimere. Anskaffelse ut over hovedanskaffelsen vil skje ved behov for nyanskaffelse pga slitasje, o.l. Slitasje o.l. pr stasjon er omtrent på nivå med slitasje i en ordinær privat boenhet. Produktspektret som skal omfattes av kontrakten er de artikler som er definert i konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon samt beslektede artikler (dvs. leverandørens produktsortiment). Tilbyder oppfordres derfor til å informere om sitt beslektede produktspekter og gi enhetspriser for de artiklene dette inneholder (alternativt definere en prismekanisme som kan gjelde for kontrakten utover de tilbudte artikler). Oppsigelse Ved mislighold av avtalen kan oppdragsgiver si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. 5 Evaluering og tildeling av kontrakt 5.1 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli gjennomført kort tid etter tilbudsfrist. Tilbydere vil ikke ha adgang til tilbudsåpningen. 7

8 Konkurransebestemmelser 5.2 Tildelingskriterier Tildelingskriteriene med tilhørende vekting for denne forespørselen, er som følger: Priselement: 50 % Kvalitet/funksjonalitet: 30 % Leveringstid/bestillingsrutiner 20 % 5.3 Priselement Dette er tilbudt pris jfr. prisbilag, korrigert for åpenbare feil og forbehold som enkelt kan prissettes. Prissetting av forbehold er betinget av at forbeholdene ikke er av en slik karakter at tilbudet skal avvises (ref. Regelverket for offentlige anskaffelser). 5.4 Kvalitet/funksjonalitet Beskrivelsen som tilbyder gir og oppdragsgivers egne vurderinger, vil være oppdragsgivers basis for rangering av de forskjellige tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere hvorvidt ev. krav som er tilfredsstilt med spesielt god margin, kan ha betydning for rangering av tilbudene. 5.5 Leveringstid / bestillingsrutiner Beskrivelse som tilbyder gir og oppdragsgivers egne vurderinger, vil være oppdragsgivers basis for rangering av de forskjellige tilbud. Ca. leveringstid fra bestilling til levering på amb. stasjon oppgis. Tilbyder må beskrive hvilke bestillingsrutiner som tilbys, elektroniske løsninger/nettløsninger ol. 5.6 Evalueringsmatrise 50% Priselement 20% Leveringstid og bestillingsrutiner 30% Kvalitet/funksjonalitet Gruppe 1: Generell brukervennlighet, støy, energiforbruk, kapasitet, generell kvalitet Gruppe 2: Funksjonalitet, estetikk, kvalitet Skala (0-10). Rimeligste tilbud gis 10 poeng. De øvrige tilbud gis poeng etter en lineær modell, hvor laveste tilbudssum divideres med tilbyderens pris og deretter multipliseres med 10. Skala (0-10). Beste tilbud gis 10 poeng. Øvrige tilbydere gis poeng etter forholdsmessig forskjell i forhold til beste tilbud. Skala [0-10]. Beste tilbud gis 10 poeng. Øvrige tilbydere gis poeng etter forholdsmessig forskjell i forhold til beste tilbud 8

9 Gruppe 3: Brukervennlighet, generell kvalitet, service Gruppe 4: Brukervennlighet, ergonomi, generell kvalitet Gruppe 5: Brukervennlighet, effekt, allergivennlig, mest mulig skånsom mot bruker og ytre miljø. Evaluering og kontrahering vil gjennomføres pr. gruppe. 6 Leveringstidspunkt Ønsket leveringstidspunkt på hovedleveransen f.o.m. ca desember 2012 og ut 2013, basert på bl.a. når stasjonen er innflyttingsklar. Avrop og levering på rammeavtalen utover dette, vil skje ved behov. 6.1 Bestilling på rammeavtalen, hovedanskaffelsen Etter kontrahering vil det bli utformet bestilling på hovedanskaffelsen i rammeavtalen. Eksakt antall av de enkelte artiklene vil framkomme av bestillingene. 6.2 Bestilling på rammeavtalen, ut over hovedanskaffelsen Bestilling vil bli oversendt etter hvert som behov oppstår. Oppdragsgiver vil etterstrebe og samle bestillinger pr. stasjon, slik at de kan leveres mest mulig hensiktsmessig i forhold til logistikk og behov. 9