EIGERSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: 24.09.2012 Tidspunkt: 08:00 ORIENTERINGER: Personalrådgiver Ragnhild Langfeldt vil i forkant av sak 10/12 Uønsket deltid kartlegging 2012 ha en orientering om saken. Fagforeningene er i tillegg invitert til å komme med innlegg som sammen skal danne grunnlag for en diskusjon. Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 009/12 Godkjenning av protokoll fra administrasjonsutvalgets møte 13.03.12. 010/12 Referatsaker til administrasjonsutvalgets møte 24.09.2012. Å/L 011/12 Spørsmål/orienteringer i administrasjonsutvalgets møte 24.09.12. Egersund, 13. september 2012 Leif Erik Egaas Ordfører Irene Haydè Randen Utvalgsekretær Side 1 av 43 Side 1 av2
Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). - Eventuelle forfall meldes til tlf. 489 98 285 til Irene Haydè Randen - Følgende varamedlemmer innkalles, andre møter kun etter nærmere avtale: Bjørn Reidar Berentsen (AP) for Anja Hovland (H). Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider www.eigersund.kommune.no/politisk. Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. Side 2 av 43 Side 2 av2
Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 23.05.2012 Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 12/1192 Journalpostløpenr.: 12/15607 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Irene Hayde Randen Politisk sekretær 51 46 80 45 irene.randen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 006/12 Administrasjonsutvalget 05.06.2012 009/12 Administrasjonsutvalget 24.09.2012 Godkjenning av protokoll fra administrasjonsutvalgets møte 13.03.12. Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak 23.05.2012: Protokoll fra administrasjonsutvalgets møte den 13.03.12 godkjennes. Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg 231223 Protokoll 13.03.12.doc Side 3 av 43
EIGERSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtedato: 13.03.2012 Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 08:00 Tidspunkt - til: 10:15 Sak fra / til: 001/12-004/12 Følgende medlemmer møtte: Leif Erik Egaas H Anja Hovland H Tor Dahle AP Unn Therese Omdal AP Tom Harry Albertsen FrP Solveig Ege Tengesdal KRF Inger Elin Gridsvåg Unio Inger W. Dyrsand Fagfb. Heidi Irene Gravdal Fagfb. Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Kommunalsjef personal Kristin B. Haugeland Merknader til møtet: Delta v/torhild S. Bowitz møtte. Kommunalsjef personal gjennomgikk resultatene etter medarbeiderundersøkelsen 2012. Leif Erik Egaas Ordfører Irene Haydè Randen Utvalgssekretær Side 4 av 43
Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (09): Medlemmer Unn Therese Omdal (AP) Tor Dahle (AP) Tom Harry Albertsen (FrP) Leif Erik Egaas (H) Anja Hovland (H) Solveig Ege Tengesdal (KrF) Inger Elin Gridsvåg (Unio) Inger W. Dyrsand (Fagforbundet) Vararepresentanter i rekkefølge: 1. Tor Olaf Gya (SP) 2. Tone Byberg (V) 3. June Stuen (SV) 4. Olaug Nordeide (H) 5. Bjørn Reidar Berentsen (AP) 6. Morten Haug (KrF) 1. Bjarne Slettebak, Utdanningsforbundet 2. Hilde Svanes Kinn, Norsk sykepleierforbund 3. Mona Davidsen, Utdanningsforbundet 1. Bente Grytten 2. Ole Leth Jensen Heidi Irene Gravdal (Fagforbundet) 1. Ingfrid Koldal 2. Torhild Nesvåg Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 001/12 Godkjenning av protokoll fra administrasjonsutvalgets møte 8.11.11. 002/12 Møteplan for 2012 003/12 Referatsaker til administrasjonsutvalgets møte 13.3.12 004/12 Spørsmål/orienteringer i administrasjonsutvalgets møte 13.3.12 Side 5 av 43
001/12: Godkjenning av protokoll fra administrasjonsutvalgets møte 8.11.11. Forslag til vedtak 27.02.2012: Protokoll fra administrasjonsutvalgets møte den 8.11.11 godkjennes. 13.03.2012 Administrasjonsutvalget Møtebehandling: Votering: Protokoll fra administrasjonsutvalgets møte den 8.11.11 enstemmig godkjent. ADM-001/12 Vedtak: Protokoll fra administrasjonsutvalgets møte den 8.11.11 godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 002/12: Møteplan for 2012 Forslag til vedtak 11.11.2011: Møteplan for 2012 vedtas som foreslått i saksforelegget. 23.11.2011 Formannskapet Møtebehandling: Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. FS-121/11 Vedtak: Møteplan for 2012 vedtas som foreslått i saksforelegget. Vedtaket er enstemmig. 22.11.2011 Planteknisk utvalg Møtebehandling: Votering: Forslag til møteplan 2012 enstemmig vedtatt. Side 6 av 43
PTU-038/11 Vedtak: Møteplan for 2012 vedtas som foreslått i saksforelegget. Vedtaket er enstemmig. 07.12.2011 Felles brukerutvalg Møtebehandling: Votering: Forslag til møteplan 2012 enstemmig vedtatt. BRU-040/11 Vedtak: Møteplan for 2012 vedtas som foreslått i saksforelegget. Vedtaket er enstemmig. 13.03.2012 Administrasjonsutvalget Møtebehandling: Votering: Forslag til møteplan 2012 enstemmig vedtatt. ADM-002/12 Vedtak: Møteplan for 2012 vedtas som foreslått i saksforelegget. Vedtaket er enstemmig. 003/12: Referatsaker til administrasjonsutvalgets møte 13.3.12 Referatsaker som legges frem for utvalget 27.02.2012: Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/7052 X 29.02.2012 Kristin Bø Haugeland Medarbeiderundersøkelsen 2011 Status til møte i 2 12/6987 X 29.02.2012 Kristin Bø Haugeland administrasjonsutvalget 13.03.2012 3 12/3682 X 29.02.2012 Sykefravær 3.kvartal 2011 4 12/3685 X 29.02.2012 Sykefravær 3.kvartal 2011, total fravær 5 12/3736 X 29.02.2012 Sykefravær 4.kvartal 2011 6 12/3738 X 29.02.2012 Sykefravær 4.kvartal 2011, total fravær Side 7 av 43
13.03.2012 Administrasjonsutvalget Møtebehandling: Votering: ADM-003/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 004/12: Spørsmål/orienteringer i administrasjonsutvalgets møte 13.3.12 Spørsmål/orienteringer i møtet 27.02.2012: 13.03.2012 Administrasjonsutvalget Møtebehandling: PERSONALSJEFEN orienterte om mulig deltakelse i programmet Sammen om en bedre kommune i forbindelse med uønsket deltid Det ble søkt om midler fra departementet i 2011, men pga stor søkermengde og begrensede midler, fikk ikke kommunen tildelt noe i 2011. Det er nå mulig å søke om midler for 2012 med søknadsfrist 23.3.12. SOLVEIG EGE TENGESDAL (KRF) foreslo: Eigersund kommune søker om midler til prosjektet Sammen om en bedre kommune for 2012. Votering: Tengesdal`s forslag enstemmig vedtatt. ADM-004/12 Vedtak: Eigersund kommune søker om midler til prosjektet Sammen om en bedre kommune for 2012. Vedtaket er enstemmig. Side 8 av 43
Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 13.09.2012 Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 12/1191 Journalpostløpenr.: 12/15601 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Irene Hayde Randen Politisk sekretær 51 46 80 45 irene.randen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 007/12 Administrasjonsutvalget 05.06.2012 010/12 Administrasjonsutvalget 24.09.2012 Referatsaker til administrasjonsutvalgets møte 24.09.2012. Sammendrag: Kopi av ulike skriv/meldinger som utvalget skal orienteres om. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Referatsaker som legges frem for utvalget 13.09.2012: Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/22361 S 10.09.2012 Møteplan for 2013 2 12/23721 X 12.09.2012 Status Dalaneprosjektet - høsten 2012 3 12/13914 X 05.05.2012 Kristin Bø Haugeland Uønsket deltid - kartlegging 2012 4 12/15031 X 22.05.2012 Sykefravær 1.kvartal 2012 5 12/15032 X 18.05.2012 Sykefravær 1.kvartal 2012, totalt fravær Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 242148 Møteplan for 2013 243995 Kalender for år 2013.doc 228535 Uønsket deltid - kartlegging 2012 230206 Sykefravær 1.kvartal 2012 230208 Oversikt sykefravær 1.kvartal-12 230209 Grafisk fremstilling sykefravær 1.kvartal 2012 230207 Sykefravær 1.kvartal 2012, totalt fravær 230210 Oversikt totalt sykefravær 1.kvartal 2012.pdf Side 9 av 43
Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 10.09.2012 Arkiv: :FE-033, TI-&17 Arkivsaksnr.: 07/3635 Journalpostløpenr.: 12/22361 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randi Haugstad Politisk sekretær 51 46 80 24 randi.haugstad@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 021/12 Felles brukerutvalg 19.09.2012 155/12 Planteknisk utvalg 25.09.2012 113/12 Formannskapet 26.09.2012 Møteplan for 2013 Sekretariatet legger frem en samlet møteplan for Felles brukerutvalg, Planteknisk utvalg, Formannskapet, Kommunestyret, Arbeidsmiljøutvalget og Administrasjonsutvalget. Havnestyrets møter legges frem etter at møtedatoene er godkjent på havnestyrets møte, det samme gjelder Kontrollutvalgets møter. Sammendrag: Det enkelte utvalg vedtar sin møteplan, med unntak av formannskapet som også vedtar møteplan for kommunestyret. Saksgang: Behandles i de ulike utvalgene. Forslag til vedtak 10.09.2012: Møteplan for 2013 vedtas som foreslått i saksforelegget. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen. Andre opplysninger / fakta i saken: Sekretariatet legger frem en samlet møteplan for alle utvalg for 2013. Havnestyrets møter legges frem etter at møtedatoene er gjennomgått på havnestyrets møte. Kontrollutvalget vil også gå gjennom datoene for sine møter, sett opp mot sekretariatets foreslåtte datoer. 1 Side 10 av 43
Møtedatoer for 2013: Vår Høst Merknad Kommunestyret 11.3, 22.4, 17.6 30.9, 28.10, 31.10 2, 16.12 Formannskapet 16.1, 6.2, 6.3, 17.4, 28.8, 25.9, 23.10, 15.5, 13.6 1 31.10 2, 20.11, 27.11, 12.12 1 Planteknisk utvalg 15.1, 5.2, 5.3, 16.4, 27.8, 24.9, 22.10, 14.5, 28.5,11.6 31.10 2, 19.11,10.12 Administrasjonsutvalget 5.3, 4.6 15.9, 31.10 2, 12.11 Felles brukerutvalg 27.2, 10.4, 8.5, 5.6 18.9, 16.10, 31.10 2, 13.11, 4.12 Arbeidsmiljøutvalget 4.3, 3.6 14.10, 31.10 2, 11.11 Barn og unges komm.st. 25.3 Andre hendelser Vinterferie: uke 7 Påske: uke 13-14 Stortingsvalg: 9.9 Høstferie: Uke 41 2 Kun Rådmannens budsjettpresentasjon 1 Merk dag! 2 Kun Rådmannens budsjettpresentasjon 2 Kun Rådmannens budsjettpresentasjon 2 Kun Rådmannens budsjettpresentasjon 2 Kun Rådmannens budsjettpresentasjon 2 Kun Rådmannens budsjettpresentasjon På grunn av økonomirapportering og budsjettprosessen der det har blitt viktigere å se møtene i sammenheng, legger nå sekretariatet frem et samlet forslag til møteplan for alle utvalgene. Møteplanen er vurdert opp i mot følgende forhold: Regnskapsavslutning, fristen er 15. februar. Økonomirapportering. Vinterferie, uke 7. Helligdager, spesielt påsken. Det er også lagt opp til færrest mulig møter når det gjelder uken etter pga utsending/muligheter for forberedelser for representantene. Stortingsvalg i uke 37 (9.september) Høstferie, uke 41. Ressurser i sekretariatet; utsending, møtesekretær og bruk av formannskapssalen. Møtefrekvens. Det er lagt opp til noenlunde lik møtefrekvens i 2013 for utvalgene, vurdert opp i mot årets møtefrekvens. Når det gjelder Planteknisk utvalg og Felles brukerutvalg er det imidlertid lagt inn ekstra møter i mai. Da vi samkjører vår møteplan med fylkets møteplan, velger vi å ikke utarbeide plan for 2014. 2 Side 11 av 43
Kommunestyremøter. Møteplanen for 2013 er noenlunde lik årets møteplan. Da det er vedtatt ny politisk struktur fra november 2011, med kun to hovedutvalg, vil disse ha sine møter i uken før kommunestyremøtene. Det er lagt inn 6 møter (3 vår og 3 høst) i 2013, med det er budsjettert med midler til totalt 8 kommunestyremøter. Dette gir ordføreren en handlefrihet til evt. å sette et møte ved behov. Planteknisk utvalgs møter. Planteknisk utvalgs møter er satt opp med et ekstra møte i mai (28.5), ellers samme frekvens som for året 2012. Felles brukerutvalg. Det er lagt opp et ekstra møte i mai (08.05), dvs. at det blir 4 møter vår og 4 møter høsten 2013. Her kan en også innkalle til ekstraordinært møte dersom det er saker som krever behandling av utvalget. Havnestyret. Havnestyrets møter samkjøres med formannskapets møter. Havnestyret skal godkjenne sin egen møteplan. Kontrollutvalget. Kontrollutvalget går gjennom sekretariatets foreslåtte møtedatoer. Kontrollutvalget godkjenner sin egen møteplan for 2013 i første ordinære møte. Økonomrapportering. Som i år, går økonomirapportene innom det nye felles brukerutvalget. Budsjettprosessen. Til rådmannens budsjettpresentasjon torsdag 31.oktober 2013 legges det opp til at alle utvalgene inviteres og at presentasjonen som vanlig foregår kl. 1700. NB! Det er ikke ordinært formannskapsmøte samme dag som rådmannens budsjettpresentasjon. Behandling av budsjettet vil forgå som i år, ved at alle utvalgene vil behandle budsjettet før formannskapets 1. budsjettbehandlingsmøte 20. november. Dersom formannskapet ikke avgir en flertallsinnstilling på dette møtet, må formannskapet møtes den 27. november for å vedta en flertallsinnstilling. Møtet 27.november blir avlyst dersom det foreligger en flertallsinnstilling på møtet den 20.november. Deretter vil budsjettet ligge ute til offentlig ettersyn i minst 14 dager jf. kommunelovens 44-4 og 45-3. 3 Side 12 av 43
Det forutsettes at kommunestyrets budsjettbehandling avsluttes i tråd med tidligere tradisjoner, samt utdeling av innsatspremier med mer. Administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget har samme antall møter i 2013 som i år, dvs. 2 møter hvert halvår. Arbeidsmiljøutvalget. Arbeidsmiljøutvalget har samme antall møter i 2013 som i år, dvs. 2 møter hvert halvår. Fylkets møter. Det er tatt hensyn til fylkets møter (fylkestinget, fylkesutvalget m.m) så langt det har latt seg gjøre. Kommunestyrets møte mandag den 22. april vil muligens kollidere med fylkets gruppemøte da fylkestingets har møte tirsdag 23. april. Saksbehandlers vurderinger: Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Foreslått møteplan gjenspeiles i rådmannens budsjettforslag. Endringer av møteplanen får ingen økonomiske konsekvenser ut i fra samlet møtegodtgjørelse for det enkelte møte i og med at godtgjørelsen nå utbetales pr. møte avhengig av kategori. Alternative løsninger: Møteplan for (utvalg) endres ved at: ---- o ---- ---- o ---- Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg 243995 Kalender for år 2013.doc 4 Side 13 av 43
Møteplan for 2013 04.09.2012 Januar Februar Mars Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 1 1 2 3 4 5 6 2 7 8 9 10 11 12 13 3 14 15 16 17 18 19 20 4 21 22 23 24 25 26 27 5 28 29 30 31 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 5 1 2 3 6 4 5 6 7 8 9 10 7 11 12 13 14 15 16 17 8 18 19 20 21 22 23 24 9 25 26 27 28 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 9 1 2 3 10 4 05 6 7 8 9 10 11 11 12 13 14 15 16 17 12 18 19 20 21 22 23 24 13 25 26 27 28 29 30 31 April Mai Juni Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 14 1 2 3 4 5 6 7 15 8 9 10 11 12 13 14 16 15 16 17 18 19 20 21 17 22 23 24 25 26 27 28 18 29 30 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 18 1 2 3 4 5 19 6 7 8 9 10 11 12 20 13 14 15 16 17 18 19 21 20 21 22 23 24 25 26 22 27 28 29 30 31 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 22 1 2 23 3 4 5 6 7 8 9 24 10 11 12 13 14 15 16 25 17 18 19 20 21 22 23 26 24 25 26 27 28 29 30 Juli August September Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 27 1 2 3 4 5 6 7 28 8 9 10 11 12 13 14 29 15 16 17 18 19 20 21 30 22 23 24 25 26 27 28 31 29 30 31 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 31 1 2 3 4 32 5 6 7 8 9 10 11 33 12 13 14 15 16 17 18 34 19 20 21 22 23 24 25 35 26 27 28 29 30 31 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 35 1 36 2 3 4 5 6 7 8 37 9 10 11 12 13 14 15 38 16 17 18 19 20 21 22 39 23 24 25 26 27 28 29 40 30 Oktober November Desember Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 40 1 2 3 4 5 6 41 7 8 9 10 11 12 13 42 14 15 16 17 18 19 20 43 21 22 23 24 25 26 27 44 28 29 30 31 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 44 1 2 3 45 4 5 6 7 8 9 10 46 11 12 13 14 15 16 17 47 18 19 20 21 22 23 24 48 25 26 27 28 29 30 Uke Ma Ti On To Fr Lø Sø 48 1 49 2 3 4 5 6 7 8 50 9 10 11 12 13 14 15 51 16 17 18 19 20 21 22 52 23 24 25 26 27 28 29 1 30 31 Kommunestyret Formannskap Planteknisk utvalg Administrasjonsutvalget Felles brukerutvalg Arbeidsmiljøutvalget- Havnestyret - Kontrollutvalget Barn- og unges kommunestyre Frist for levering av alle sakene: Se tabell side 2 Merk at dette er frister for klargjøring for trykking/publisering, noe som krever at sakene skal være ferdig behandlet/godkjent ved levering til sekretariatet. Kommunens møtekalender blir fortløpende oppdatert på våre nettsider: http://tinyurl.com/cfg3und Side 14 av 43
Frister for levering av saker: *Merk at dette er frister for klargjøring for trykking/publisering, noe som krever at sakene skal være ferdig behandlet/godkjent ved levering til sekretariatet. *Merk datoene ukedagene varierer. *Saker som skal videre til kommunestyret leveres til fristene hvor det står K etter ellers ingen kommunestyresaker, unntaket er novembermøtene hvor budsjettet behandles Formann Skapet Plan teknisk utvalg Felles brukrutvalg Arbeids miljøutvalget Administra sjons utvalget ADMU Havnestyret Kontrollutvalget F PTU H BRU AMU K Januar 2. 2. 22. 22. 22. Februar 13. K 13. K 13. K 13. K 13. K Mars 26. K 26. K 26. K 26. K April 29. 29. 26. Mai 22. K Juni/Juli Ingen innlevering August 13. 27. K September Ingen innlevering Oktober 2. K 2. K 2. K 2. K 29. November 1. 20. K Desember 10. 22. K 22. K 22.K 22. K 22. K 13. 27. K 27. K 27. K 1. 20. K 2. K 29. 2. K 1. 20. K 20. K Side 15 av 43
Internt notat Administrasjonsutvalget Status Dalaneprosjektet - høsten 2012 Vår ref.: 12/23721 / 08/2133 / FE-461, FE-020, TI-&40 Dato: 12.09.2012 Saksbehandler: Kristin Bø Haugeland Telefon: 51 46 80 15 Mobiltelefon: E-post: kristin.haugeland@eigersund.kommune.no Det vises til tidligere redegjørelser av Dalaneprosjektet som er et prosjekt IRIS gjennomfører i samarbeid med fem bedrifter i Dalane deriblant Eigersund kommune. Den delen av prosjektet som gjelder muskel- og skjelettsykdommer nærmer seg utprøvingsfasen. IRIS har vært og presentert selve prosjektet og modellen (se vedlegg) for de aktuelle bedriftene/ kommunene og aktuelle samarbeidsparter. Det som gjenstår nå er å få etablert det nødvendige samarbeid med de gode hjelperne, samt få den nødvendige finansieringen på plass. IRIS har gjennomført intervju av Eigersund kommune om hvordan oppfølging av sykemeldte er organisert. Til stede på intervjuet var representanter for arbeidsgiver (personal + enhetsledere), tillitsvalgt, hovedverneombud, Arbeidslivstjenesten, bedriftshelsetjenesten og to ansatte som er/ har vært sykemeldt. Dette til foreløpig orientering. Med vennlig hilsen Kristin Bø Haugeland Kommunalsjef Personal Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: 51 46 80 00 Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: 51 46 80 39 E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: www.eigersund.kommune.no Org.nr.: 944 496 394 Side 16 av 43
Oppfølging av sykmeldte med muskel- og skjelettplager ved hjelp av case-metoden PRESENTASJON AV ET FORSKNINGSPROSJEKT Randi W. Aas Lisebet Skeie Skapaas Side 17 av 43
En presentasjon som informerer kort om casemetoden og implementering av denne i fem virksomheter i Dalaneregionen. Side 18 av 43
Case-metoden er utviklet i samarbeid med: NAV Arbeidslivssenter Rogaland Arbeidstilsynet Vest NHOs Norsk Industri LO SR-bank Sokndal kommune Eigersund kommune Titania Egersund Group Aker Solution Side 19 av 43
Utvikling av case-metoden 1. Samle og systematisere kunnskapsgrunnlaget om oppfølging av sykmeldte med muskel- og skjelettplager. 2. Kartlegge hva eksperter og aktører mener er beste praksis ved oppfølging av sykmeldte med muskel- og skjelettplager. 3. Utvikle en ny evidensbasert modell, forenlig med IA. 4. Validere den blant aktører og eksperter. 5. Implementere og prøve ut case- modellen i fem virksomheter / bedrifter i Dalane-regionen. 6. Vurdere effekten av casemetoden på tilbakeføringshastighet. 7. Gjennomføre videre implementering lokalt og (evt.) nasjonalt. Side 20 av 43
De fem virksomhetene er: Aker Solution Eigersund kommune Sokndal kommune Titania Egersund Group I disse fem virksomhetene vil alle sykmeldte med muskel- og skjelettplager få en annen oppfølging enn dagens praksis, dvs. de vil få case-metoden. Side 21 av 43
Viktige mål med case-metoden En felles koordinert oppfølging mellom NAV og helsetjenesten og 1. og 2. linjetjenester, der arbeidsplassen er reell hovedarena i tilbakeføringsprosessen. Skreddersydd opplegg, men med seks faste moduler som iverksettes etter hvert hvis den sykmeldte ikke kommer tilbake i jobb. Lokalt sykefraværstilbud til alle sykmeldte. En koordinator for hver sykmeldt (lokal edderkopp). Fokus på både fraværssituasjonen og helsesituasjonen, og hvordan delta i arbeidslivet tross helseplager. Interne og eksterne «gode hjelpere», som samarbeider og tilfører kompetanse til hovedarenaen arbeidsplassen, uten å overta ansvaret fra arbeidstaker og arbeidsgiver. Side 22 av 43
Case-metodens oppbygging M= modul Side 23 av 43
Infrastrukturen i prosjektet Brosjyre til den sykmeldte. Metode-manual for hver modul, inkludert opplæringsmateriell (video, webinarer). Søkbar web-basert kunnskapsplattform som inneholder en enkel fremstilling av resultater fra forskning overfor denne gruppen sykmeldte. Mentorordninger, blant annet mentor med forskningskompetanse. Etisk klarering med regional komite for medisinsk etikk, inkludert skriftlig samtykke. Side 24 av 43
M1 Lederoppfølgingsintervensjon Fra fraværsdag 1. Bygger på forskning om lederegenskaper i oppfølging av sykmeldte. Fokus på feedback mellom sykmeldt og leder for å klargjøre behov/ønsker, for dermed kunne skreddersy leders oppfølging av akkurat denne sykmeldte. Kompetansekrav: Om ledelse / leders oppfølging av sykmeldt. Hvem yter intervensjonen: Førsteønske: NAV Arbeidslivssenter Sør-Rogaland. Koordinator skal følge opp NAV ALS opplæring av lederne -Finansiering: NAV? AV-Dir.? Side 25 av 43
M2 Oppnevnelse av koordinator Fra uke 1. -Koordinator/case-manager oppnevnes. -Kompetanse-/ferdighetskrav: Koordineringsevner. Kunnskap om aktører, tilbud til sykmeldte og tilrettelegging av arbeidstid, arbeidsoppgaver og arbeidsmiljø, fysisk, psykososialt og holdningsmessig. I de internasjonale effektive modellene er dette en ergoterapeut. -Har taushetsplikt!!! -Skal ha tilstrekkelig ressurser til å gjøre koordineringsjobben skikkelig. -Kobler på andre ved behov, som utgjør 1. linjeteamet rundt den sykmeldte, fra arbeidsplass, NAV og helsetjenesten. -Samler all informasjon til en felles forståelse av fraværsårsak og mulige løsninger på fraværsproblemet. -Finansiering: Søker Helsedirektoratet/Arbeids- og velferdsdirektoratet om midler Side 26 av 43
M3 Arbeidsrettet intervensjon Fra 2 3 ukers fravær. Fokus på å kartlegge arbeidsplassforklaringer til fraværet, med formål å gjøre alt en kan på arbeidsplassen for å forhindre videre fravær. Aktører: Alle aktører som det er behov for fra arbeidsplassen, BHT, NAV etc. Koordineres av koordinator. Finansiering: Med unntak av koordinator håper vi det kan finansieres via ordinære ressurser. Side 27 av 43
M4 Medisinsk kortintervensjon Fra 2-3 uker etter sykmelding. -Går under ulike navn i internasjonal forskning: «Brief Intervention» / «Mini Intervention» eller «Re-assuranse» -Fokus: Redusere smertefrykt og sekundærkonsekvenser av dette, øke aktivitetsnivået og gjenoppta arbeidet. -Medisinsk kompetanse -Budskap følges opp av andre aktører i fortsettelsen. Dette sørger koordinator for. -Utføres av: Førstevalg er fastlegen/sykmelder. -Opplegg og finansiering: Diskuteres nå med kommunelegen i Eigersund Bjarne Rosenblad. Side 28 av 43
M5 Medisinsk utredning Fra 8 uker etter sykmelding. -Tverrfaglig spesialistutredning. -Gjøres sent for å unngå sykeliggjøring og overbehandling. -Hvis ikke patologiske forklaringer til smertene, fortsetter modul 3. -Utføres: I spesialisthelsetjenesten. Vi har nå dialog med Lassa på SUS som har høy spesialistkompetanse på muskel-skjelett. -Finansiering: Hvis Lassa sier ja, søkes det RT- midler i Helse Vest. Side 29 av 43
M6 Terapeutisk tilbakeføringsprogram Fra 12 uker etter sykmelding. -Tverrfaglig team, med min. lege, fysioterapeut, ergoterapeut og psykolog. -Skal koordineres opp mot arbeidsplass og 1. linjen. -Døgn/dag? Opplegg bygger på Sherbrook-modellens tilnærmingsmåte. -Utføres av: Opptreningssenter med erfaring fra RT? Vi har nå dialog med Sørlandes rehabiliteringssenter, Eiken som har relevant kompetanse. -Finansiering: Bruke NAV ARR Døgnmidler som Eiken miljøet har kontrakt med NAV om. De har i første omgang tatt kontakt med Arbeids- og velferdsdirektoratet ang. dette. Side 30 av 43
Internt notat Administrasjonsutvalget Uønsket deltid - kartlegging 2012 Vår ref.: 12/13914 / 07/3616 / FE-406 Dato: 05.05.2012 Saksbehandler: Ragnhild Langfeldt Telefon: 51 46 80 16 Mobiltelefon: E-post: ragnhild.langfeldt@eigersund.kommune.no Som et ledd i arbeidet for å redusere uønsket deltid i Eigersund kommune er det siden 2007 gjennomført en kartlegging av ansatte som ønsker større stilling. Den årlige kartleggingen skjer ved at alle ansatte som ønsker større stilling kan fylle ut et skjema og levere til sin leder innen en fastsatt frist. I skjemaet blir de spurt om hvor stor stilling de har og hvor stor stilling de ønsker. Turnusansatte i helse- og omsorg, der deltidsproblematikken er spesielt utbredt, blir i tillegg bedt om å besvare noen spørsmål som dreier seg om hvilke virkemidler de er villige til å akseptere for å få større stilling (arbeide flere timer i helgene, skifte arbeidssted mm.) Etter årets kartlegging er tallene slik: Ønsker 2007 2008 2009 2010 2011 2012 100 % 91 76 64 43 52 (19) 76 75 99 % 79 70 45 40 46 (4) 56 50 74 % 54 32 18 21 20 1) 25 < 50 % 5 4 1 8 2 5 ikke oppgitt 2 2 6 1 1 SUM 231 182 130 118 121 (24) 163 Tallene i parentes er ansatte i nye enheter som kom til i 2010/2011 (IBO, rusomsorg og overgangsboligene i psykisk helsetjeneste). Parentesen omfatter også renholdere som var med i registreringen i 2009, men som ikke ble registrert i 2010. Sistnevnte gruppe har vært med de to siste årene. Overgangsboligene ble avviklet som tiltak ved årsskiftet, men alle ansatte ble omplassert til andre stillinger i kommunen, og er dermed omfattet også i 2012. Fordeling tjenesteområder De 163 som har oppgitt ønske om større stilling ved årets kartlegging fordeler seg slik innen de ulike tjenesteområdene, med fjorårets tall i parentes: Helse- omsorgstjenesten 130 (88), barnehager 5 (2), Skole/SFO 12 (19) og renhold 16 (12). Økningen i løpet av siste året er dermed på 42 ansatte som ønsker større stilling. Økningen er spesielt merkbar innen de fire driftsenhetene Kjerjaneset, Lagård bo- og servicesenter, sone Eigerøy/Lagård og sone Slettebø I. Nærmere undersøkelse viser at økningen i disse enhetene består til dels av nyansatte i små helgestillinger, nyutdannede sykepleiere som ble ansatt i deltidsstilling i 2011 samt en del personer som har gått inn og ut av listene gjennom de årene kartlegging er foretatt og som ikke hadde registrert seg i 2011. I tillegg består økningen i disse enhetene av en del ansatte som har arbeidet deltid i mange år i kommunen, men som ikke har meldt inn ønske om større stilling før ved dette årets kartlegging. Side 31 av 43
- 2 - Renholdere: Blant de 16 renholderne som har anført at de ønsker større stilling i 2012 var det 6 som også var med på listen i fjor. Av disse har 3 fått større stilling i løpet av siste året, men ønsker ytterligere utvidelse. Av de 12 som registrerte seg i fjor er 6 ute av listen, deriblant 1 som har sluttet, 3 som har fått større stilling, og 1 som går midlertidig i vikariat som sammen med egen fast stilling utgjør 100 %. Det er 6 nye navn i år, derav 3 som kun ønsker en liten økning på 5 % fra det de allerede har. Av de 16 som har registrert seg i år har 11 anført at de ønsker 100 % stilling. Av disse er det 6 som har stilling på mer enn 80 % fra før, og en utfordring med å bygge opp stillingene ytterligere er at det kan være vanskelig å få arbeidstidene til å passe når de har så store stillinger allerede. Bygg- og eiendomsseksjonen arbeider systematisk med å bygge opp stillinger for renholdere som ønsker det, og ved ledighet i stilling blir muligheten vurdert. Fordeling utdanning/stillingskategori: Ved fjorårets kartlegging var det 8 ansatte med høyskole-/universitetsutdanning som meldte ønske om større stilling mens antallet er steget til 13 i 2012. Alle arbeider innen helse- og omsorgstjenesten og fordeler seg på hhv. lektor (1), radiolog (1), førskolelærer (1), vernepleier (1), ergoterapeut (1) og sykepleier (8). Av sistnevnte kategori er det 5 som ønsker 100 % stilling, 1 som ønsker seg 80 % mens 2 kun ønsker en mindre justering av nåværende stillingsstørrelse. Som foregående år er de største gruppene av ansatte som ønsker større stilling representert ved fagarbeidere / hjelpepleiere (55 %) og ufaglærte (36 %). Av de 130 i helse- og omsorgstjenesten er 26 % ansatte i små helgebaserte stillinger, dvs. stillinger under 40 %. I denne gruppen er de ufaglærte sterkt representert, og ut fra kravet til faglig kompetanse i de fleste stillingene som utlyses er mulighetene for disse til å komme opp i stillingsstørrelse betydelig mer begrenset enn for øvrige grupper. Omfanget av små deltidsstillinger i Eigersund kommune Helse- og omsorgstjenesten i Eigersund kommune har et høyt antall små helgebaserte stillinger sammenlignet med andre kommuner. Det skyldes at vi som tidligere vertskommune for Bakkebø sentralinstitusjon har et stort antall psykisk utviklingshemmede som har blitt boende i kommunen. De fleste brukerne der har et tilbud på dagtid utenfor boligen på ukedagene, mens alle er hjemme i helgene. Det gir et lavt bemanningsbehov i ukene med behov for opptrapping når helgen kommer. Med nåværende turnusordninger er resultatet mange deltidsstillinger og et høyt antall små helgestillinger for å dekke bemanningsbehovet i helgene innenfor denne delen av helse- omsorgstjenesten. Fafo-rapport 2012 om deltid På oppdrag fra KS har Fafo foretatt undersøkelse og utarbeidet rapporten Hvordan kan kommunene tilby flere heltidsstillinger. Rapporten bygger på besøk i fem kommuner (Bærum, Karmøy, Lørenskog, Måsøy, Time) med intervjuer av ledere, tillitsvalgte og ansatte. I tillegg er det gjort en landsdekkende undersøkelse i form av spørreskjema til samtlige kommuners pleie- og omsorgssjefer Bakgrunn og omfang Temaet ufrivillig deltid har stått på dagsorden i mer enn 20 år. Ved tariffoppgjøret i 2003 ble partene i kommunesektoren enige om å gå sammen for å finne årsaker til ufrivillig deltid og deretter iverksette tiltak for å redusere omfanget av dette. Fra da av har partene hatt en felles målsetting, noe som også har bidratt til et økt antall prosjekter og forsøksaktiviteter for å redusere omfanget av ufrivillig deltid. Tall som er innhentet i forbindelse med undersøkelsen viser at halvparten av kommunene i 2010 har en heltidsandel på 23 prosent Side eller 32 mindre, av 43 eller sagt med andre ord: i den typiske
- 3 - kommune vil knapt èn av fire ansatte innen pleie- og omsorg ha full stilling. Tatt i betraktning all oppmerksomheten som har vært rettet mot at sektoren har for mange små stillinger og uønsket deltid virker dette lavt. Forklaringer på det store omfanget av deltidsstillinger Årsakene til det store omfanget av deltidsansettelser i kommunesektoren er sammensatt, men den enkeltfaktoren som på kort tid har hatt størst betydning for det store behovet for deltidsstillinger er iflg. rapporten den såkalte arbeidstidsforkortelsen i 1987. Frem til denne tid var det vanlig at ansatte jobbet annenhver helg, men fra 1987 utviklet det seg mange steder en praksis med å jobbe hver tredje helg. Dermed oppstår behovet for små stillinger for å få turnusen til å gå opp i helgene. Dette problemet er særlig knyttet til tjenestesteder som benytter tradisjonelle turnusordninger. En del ledere i undersøkelsen har påpekt at mange deltidsansatte ikke vil jobbe mer dersom det fører til mer jobbing i helgene eller dersom de må jobbe flere steder eller med andre (flere) oppgaver. En del har også fremholdt at fagbevegelsens motstand mot lange vakter og en rigid arbeidsmiljølov er et problem. Av deltidsansatte som selv er intervjuet oppgir mange at de jobber deltid av eget ønske fordi de ønsker mer fritid. Det er også mange som oppgir omsorgsforpliktelser som grunn. Andre synes jobben er for slitsom til å jobbe i full stilling. Dårlig helse er videre en hyppig oppgitt begrunnelse for deltid. Blant de deltidsansatte som ønsker større stilling, oppgis manglende tilbud fra arbeidsgiver som vanligste forklaring. Tiltak for å redusere deltid Kommuner som har høyest gjennomsnittlig stillingsstørrelse har oftere prøvd ut ulike tiltak enn kommuner med lav gjennomsnittlig stillingsstørrelse. De som har den høyeste stillingsprosenten utmerker seg spesielt ved at de oftere har prøvd ut tiltak knyttet til helgeturnus, langturnus og økt grunnbemanning. Økt grunnbemanning, mer helgejobbing og arbeid på tvers oppgis av flest ledere å kunne ha god effekt på økt stillingsstørrelse. Turnusenes disponering av kjernearbeidskraften i helgene har vesentlig betydning både for deltidsspørsmålet, tjenestekvaliteten og arbeidsmiljøet. Ca. 75 prosent av lederne oppgir at vikarpool og ulike langturnusordninger har hatt positiv effekt på stillingsstørrelse. Langturnusordningene har stort potensial for mange heltidsstillinger og minimalt med små stillinger, men heller ikke ved bruk av disse ordningene kommer man helt utenom helgeproblematikken. De såkalte fleksi-turnusene er primært rettet inn mot å gjøre det lettere for de ansatte å kombinere jobb og privatliv. Dette fører ikke nødvendigvis til større stillinger og flere heltidsansatte. Tradisjonell turnus Det kommer frem i undersøkelsen at tradisjonell turnus* vurderes som det minst rasjonelle valget dersom målet er større stillinger. Den tekniske begrunnelsen for dette ligger i at den tradisjonelle turnusen er vanskelig å kombinere med akseptable løsninger for helgehyppighet, og at ansatte med selvvalgt deltid i disse turnusene bidrar til å skape flere små stillinger. Blant mange arbeidsgivere og en del ansatte vurderes den som en ordning som hindrer fornyelse av pleie- og omsorgssektoren. Den tradisjonelle turnusen har imidlertid i generasjoner vært den arbeidstidsordningen som har ligget til grunn når partene har forhandlet plikter og rettigheter og fordelt fordeler og ulemper, kroner og øre. Tilsvarende har også den tradisjonelle turnusen hatt betydning for utformingen av viktige passasjer i arbeidsmiljøloven som beskytter arbeidstakere. Det er derfor mange, særlig i fagbevegelsen, som ønsker å beholde den tradisjonelle turnusen som normalløsning. (* i tradisjonell turnus er døgnet delt inn i tre med dagvakter og kveldsvakter med vaktlengde ca. 7.5 timer + nattevakter som er noe lengre. De ansatte arbeider gjennomgående hver 3.helg.) Side 33 av 43
- 4 - Fagbevegelsen, heltid og helgearbeid Arbeidsgiversiden har lenge ønsket at ansatte skal jobbe noe mer enn hver 3. helg. Dette har lenge vært avvist av en samlet fagbevegelse. Høsten 2011 åpnet imidlertid Fagforbundet og LO med følge av FO for en forsiktig økning av helgearbeid, godt innenfor arbeidsmiljølovens grenser. Under tittelen Fagforbundet vil ha en heltidskultur begrunner Fagforbundet sitt valg og understreker samtidig at det ikke er et førstevalg, men en siste utvei når andre virkemidler ikke fører frem. Forfatterne av rapporten har tolket dette som et uttrykk for at Fagforbundet mener at alle medlemmer må gi sitt bidrag i form av noe mer arbeid lagt til helg for at de som arbeider uønsket deltid (det såkalte B-laget) også skal få fullverdige ansettelsesforhold Sykepleierforbundet og Unio har de samme målene om heltidsmuligheter for medlemmene sine, men er ikke villige til å øke helgearbeidet som virkemiddel. Om å ta det store heltidsvalget For å kunne ta et gjennomført heltidsvalg må arbeidsgivere sammen med fagforeningene og de ansatte etablere arbeidstidsordninger som gjør det mulig å trekke til seg den dedikerte og kompetente arbeidskraften. Samtidig må partene lokalt skape en kultur og kompetanse hos de ansatte for å jobbe i større stillinger og med en annen organisering av arbeidstid og arbeidsoppgaver. Årets kartlegging - svar fra de ansatte i Eigersund kommune: Som nevnt innledningsvis er ansatte innen helse- omsorg blitt bedt om å besvare noen tilleggsspørsmål i skjemaet. Av de 130 som har registrert seg er resultatet som følger: 1. Er du villig til å arbeide lange vakter (12-13 timer for å få større stilling? Ja: 49 Nei: 62 Kanskje: 0 Ubesvart: 9 Har allerede lange vakter: 10 2. Er du villig til å arbeide 2 av 5 helger for å få større stilling? Ja: 24 Nei: 64 Kanskje: 23 Ubesvart: 6 Arbeider allerede 2.hver helg: 13 3. Er du villig til å skifte arbeidssted i kommunen for å få større stilling? Ja: 28 Nei: 52 Kanskje: 46 Ubesvart: 4 4. Er du villig til å sirkulere på flere arbeidssteder i driftsenheten for å få større stilling? Ja: 50 Nei: 27 Kanskje: 8 Ubesvart: 45 Kommentar: Som tidligere nevnt er 26 % av dem som ønsker større stilling i helse- og omsorgstjenesten ansatte i små helgebaserte stillinger, der de ufaglærte med svakere muligheter for større stilling er sterkt representert. Ansatte i denne gruppen ser jevnt over ut til å stille seg noe mer positive til å akseptere ulike virkemidler for å få større stilling, og trekker en disse fra i tabellene ovenfor vil tallene se slik ut for gruppen som har svart ja på de ulike spørsmålene: 1. Ja til lange vakter: 27 2. Ja til 2 av 5 helger: 13 3. Ja til å skifte arbeidssted i kommunen: 19 4. Ja til å sirkulere på flere steder innen driftsenheten: 37 En del ansatte har svart nei på alle spørsmålene, og bidrar på den måten til å begrense egne muligheter for å komme opp i stilling. Som svarene i spørsmål 3 indikerer stiller en god del ansatte seg forbeholdne til å skifte arbeidssted i kommunen for å få større stilling. Det positive med dette er at svært mange ser ut til å trives godt der de er, og av den grunn ikke ønsker å flytte på seg (oppgitt av mange som begrunnelse). På den annen side er det med å begrense mulighetene for å få større stilling ved at disse unnlater å søke på internt utlyste stillinger som er større enn den de har. Tendensen gjennom flere år har vist at de ansatte er selektive på valg av arbeidssted og kun søker på stillinger de finner attraktive. Som Side eksempel 34 av 43kan nevnes at samtidig med at årets
- 5 - kartlegging foregikk var det utlyst en 100 % stilling for sykepleier ved Lagård bo- og servicesenter. Ingen av sykepleierne som ønsker større stilling meldte seg som søkere, selv om fem av de åtte har oppgitt at de ønsker en 100 % stilling. Det var også i samme periode utlyst to stillinger à 75 % for fagarbeider/hjelpepleier ved samme sted. Til den ene var det 8 søkere, herav 3 uten formell utdanning og som dermed ikke oppfylte kvalifikasjonskravet. Til den andre stillingen var det 12 søkere, herav 4 ufaglærte. Kompetansehevende tiltak: Eigersund kommune mottar årlig øremerkede midler til kompetanseheving innen helse fra Fylkesmannen knyttet opp mot Kompetanseløftet 2015. I den forbindelse arbeides det med å få i gang et undervisningsopplegg ved Dalane vgs. for at ufaglærte kan ta fagbrev innen helsearbeiderfaget. For at skolen skal kunne tilby undervisning lokalt må det være minimum 10 personer som melder sin interesse, da de ellers må reise til Bryne eller Sandnes. Det ser ut til at 15 ansatte kan være aktuelle. Tilsvarende opplegg gjelder for barne- og ungdomsarbeiderfaget, der 12 personer har meldt interesse for å delta. Her er kandidatene både fra Eigersund og fra Sokndal. Det pågår også arbeid for å gi tilbud til renholdere som ønsker å ta fagbrev, der AOF Sandnes vil stå for undervisningsopplegget. Både Lund og Sokndal har meldt interesse for å delta på dette. Deltidsansatte som oppnår fagbrev har langt bedre muligheter for å få større stilling enn de har hatt som ufaglærte. Særskilt gjelder dette ansatte innen helse- omsorgstjenesten der fagutdannet arbeidskraft er sterkt etterspurt. Veien videre: Deltidsproblematikken er komplisert og sammensatt, og forutsetningen for å oppnå resultater er at alle parter lokalt, dvs. arbeidsgiver, tillitsvalgte og ansatte har felles mål og trekker i samme retning. Innenfor rammene av gjeldende arbeidsmiljølov er det mulig å prøve ut ulike tiltak, men for å utnytte mulighetene er en avhengig av at fagforeningene stiller seg positive. Et offentlig utvalg som så på deltidsproblematikken (Skift/turnusutvalget 2007/2008) fastslo i sine konklusjoner at tiltak som ikke griper tak i helgeproblematikken kun i begrenset grad kan bidra til å redusere uønsket deltid. Eigersund kommune har for tiden turnusordning med lange vakter ved IBO, og med henvisning både til Skift/turnusutvalgets konklusjoner og med kommunens egne positive erfaringer med ordningen ønsker en å prøve ut dette flere steder i kommunen. Erfaringene ved IBO er overveiende positive både med hensyn til rekruttering og ved at det gir langt færre deltidsstillinger enn de tradisjonelle turnusordningene vi ellers har i kommunen. I noen enheter er arbeidet vurdert for å være så belastende at 12-timers vakter ikke er tilrådelig å innføre. I slike enheter ville turnuser med hyppigere helg, eksempelvis ved overgang fra nåværende 2 av 6 helger til 2 av 5 helger gitt resultater i form av færre små helgestillinger og dermed større stillinger til de gjenværende. Som Fafo-rapporten 2012 belyser, og som også langt på vei er bekreftet i kommunens egne spørreundersøkelser gjennom flere år, er det mange deltidsansatte som ikke er innstilte på å jobbe mer i helgene, verken i form av lange vakter eller med hyppigere helgefrekvens for å få større stilling. Det er også viktig å huske på at den store majoriteten av ansatte allerede har en stillingsstørrelse de er fornøyde med, og skal en oppnå resultater i arbeidet med å redusere uønsket deltid må også denne gruppen gi sitt bidrag og være villige til å prøve ut andre arbeidstidsordninger. Arbeid med deltidsproblematikk er tidkrevende prosessarbeid, og Eigersund kommune har søkt om prosjektmidler til en prosjektstilling som kan være en pådriver i prosessen. Prosjektleder kan gå i dybden i den enkelte enhet og i samarbeid med leder, ansatte og tillitsvalgte vurdere hvilke tiltak som vil være Side de 35 best av 43 egnede. Søknad er sendt både til KS
- 6 - sitt prosjekt Saman om en betre kommune og til Arbeids- og velferdsdirektoratet. Kommunen kom ikke med i første tildeling i 2011, men håper å komme i betraktning ved neste runde. Med vennlig hilsen Ragnhild Langfeldt Personalrådgiver Side 36 av 43
Internt notat AMU Administrasjonsutvalget Vår ref.: 12/15031 / 07/3458 / FE-461 Dato: 22.05.2012 Saksbehandler: Frode Tengs Lorentzen Telefon: 51 46 80 26 Mobiltelefon: E-post: frode.tengs.lorentzen@eigersund.kommune.no Sykefravær 1.kvartal 2012 Vedlagt følger oversikt over sykefraværet for Eigersund kommune 1. kvartal 2012, oversikt over utviklingen 1. kvartal siden 2010. En har i tillegg valgt å legge med en oversikt over sykefraværet ved den enkelte enhet som en egen referatsak. Denne oversikten er unntatt offentligheten begrunnet med at enkelte enheter som det rapporteres på har så få ansatte at en vil kunne avdekke hvem som er syk og hvor lenge sykefraværet har vært. Utviklingen i det totale sykefraværet fra 1. kvartal 2011 til 1. kvartal 2012 viser en reduksjon fra 9,3 % til 8.3 %. Kortidsfraværet er i 1.kvartal i 2012 helt identisk med 1.kvartal 2011 det vil si på 2,8 %. Langtidsfraværet i 1.kvartal 2012 er 5,5 % og det er en reduksjon på 1,0 % sammenlignet med 1.kvartal i 2011 der langtidsfraværet var 6,5 %. Avdelingsvis er det en generell reduksjon innen så å si alle tjenesteområder. I sentraladministrasjonen har en den største reduksjonen, og totalfraværet er redusert med hele 6,2 % sammenlignet med 1.kvartal 2011. Tallene i barnhagene har vært høye over tid men er redusert med 2,9 % i 1.kvartal 2012 sammenlignet med fraværstallene i 1.kvartal 2011. En vil fortsette det målrettede arbeidet med IA på alle nivå i organisasjonen. Andre aktuelle tiltak: Våre retningslinjer vedrørende oppfølging av sykmeldte ble revidert sommeren -11 med bakgrunn i lovendringer når det gjelder oppfølging av sykmeldte, og sykefraværsoppfølgingen er deretter blitt ytterligere skjerpet. Endringene, dvs. rutinene for tettere oppfølging, har blitt gjennomgått med alle ledere med personalansvar. Det er etablert en IA gruppe hvor arbeidsgiver, ansattes representant, hovedverneombud, NAV og HMS - tjenesten er samlet for å ha fokus på IA arbeidet i Eigersund kommune. Erfaringene på denne måten å arbeide på er svært gode. Ansatte innen helse, barnehager, SFO og skoler få tilbud om influensavaksine hver vinter. I april 2012 ble det arrangert IA- dager for ledere, tillitsvalgte og verneombud. Her hadde vi hovedfokus på Inkluderende arbeidsliv i et livsfaseperspektiv med spesielt vekt på seniorene. Eigersund kommune er med i Dalaneprosjektet med fokus på sykefravær i vår region. Her vil en ha fokus på hvordan Side 37 IA av fungerer 43 i praksis og rehabilitering på
- 2 - arbeidsplassen ved muskel og skjelettplager. Det siste området er spesielt nyttig da dette gjelder mange av våre sykmeldte arbeidstakere. I forbindelse med inngåelse av ny IA-avtale er det utarbeidet en IA-handlingsplan i samarbeid med hovedtillitsvalgte/ hovedverneombud. Det legges opp til to møter i året mellom rådmann og hovedtillitsvalgte/ hovedverneombud hvor IA-handlingsplan evalueres og videreutvikles. AMU vedtar forslag til ny IA- handlingsplan for 2012-2013 i møte 04.06.12. Med vennlig hilsen Frode Tengs Lorentzen Personalrådgiver Dok.nr Tittel på vedlegg 230208 Oversikt sykefravær 1.kvartal-12 230209 Grafisk fremstilling sykefravær 1.kvartal 2012 Side 38 av 43
230208_1_P SYKEFRAVÆR EIGERSUND KOMMUNE 1. KVARTAL 2010, 2011 og 2012 KORTTIDS- LANGTIDS- TOTALT FRAVÆR % FRAVÆR % FRAVÆR % 1.kvart.-10 1.kvart-11 1.kvart-12 1.kvart.-10 1.kvart-11 1.kvart-12 1.kvart.-10 1.kvart-11 1.kvart-12 SENTRALADM. 2,1 3,3 3,2 1,3 9,5 3,4 3,4 12,8 6,6 LEVEKÅRSAVD.: SKOLE/BARNEH.M.M. 2,5 3,2 2,6 4,2 5,2 4,7 6,7 8,4 7,3 Skoler 2,5 2,8 2,5 4,1 5,7 5 6,6 8,5 7,5 Barnehager 4,4 6,8 4,7 6,8 6,7 6 11,2 13,6 10,7 HELSE- OG OMSORG 2,5 2,5 3 4,9 7,5 6,8 7,5 10 9,8 KULTUR 0,3 0 0,3 0 0 0 0,3 0 0,3 MILJØAVD. 1,5 2,6 3 3,4 6,2 4,8 4,9 8,8 7,8 TOTALT 2,3 2,8 2,8 4,2 6,5 5,5 6,5 9,3 8,3 Side 1 Side 39 av 43
230209_1_P SYKEFRAVÆR EIGERSUND KOMMUNE 1.kvartal 2009, 2010 og 2011 korttids-fravær %langtidsfravær % totalt fravær % 1.kvartal 2010 2,3 4,2 6,5 1.kvartal 2011 2,8 6,5 9,3 1.kvartal 2012 2,8 5,5 8,3 10 8 6 4 2 korttids-fravær % langtidsfravær % totalt fravær % 0 1.kvartal 2010 1.kvartal 2011 1.kvartal 2012 Side 1 Side 40 av 43
Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: 12.09.2012 Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 12/1789 Journalpostløpenr.: 12/23705 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Irene Hayde Randen Politisk sekretær 51 46 80 45 irene.randen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 011/12 Administrasjonsutvalget 24.09.2012 Spørsmål/orienteringer i administrasjonsutvalgets møte 24.09.12. Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet 12.09.2012: Side 41 av 43
Oversikt over faste medlemmer til administrasjonsutvalget 2011 2015 Administrasjonsutvalget 9 representanter Ordfører og varaordfører er obligatorisk leder, henholdsvis nestleder. Arbeiderpartiet 2 representanter Unn Therese Omdal Lyngveien 60, 4370 Egersund 932 60 872 Tor Dahle Gamleveien 59 A, 4370 Egersund 918 53 562 Fremskrittspartiet 1 representant Tom Harry Albertsen Strandgaten 60, 4370 Egersund 918 53 876 Høyre 2 representanter Leif Erik Egaas Sjukehusveien 45, 4370 Egersund 901 25 117 Anja Hovland Birkebeinerveien 4, 4370 Egersund 930 65 647 Kristelig Folkeparti 1 representant Solveig Ege Tengesdal Hoveræget 7, 4370 Egersund 907 22 027 Unio 1 representant Inger Elin Gridsvåg Prestegårdsveien 18, 4370 Egersund 472 95 727 Fagforbundet 2 representanter Inger W. Dyrsand Rådyrveien 30 A, 4370 Egersund 470 21 975 Heidi Irene Gravdal Årstadfjellveien 17, 4370 Egersund 480 72 898 Delta v/torhild S. Bowitz stiller som observatør med møte og talerett. Side 42 av 43
Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for kommunestyret, formannskapet, planteknisk utvalg, administrasjonsutvalget, felles brukerutvalg og særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har den praktiske oppgaven med oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, publisering, protokoll m.m. Utvalgslederen har imidlertid ansvaret for å godkjenne sakslisten før utsendelse. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider www.eigersund.kommune.no/politisk Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen. Seksjonen ledes av informasjonssjefen. I sentraladministrasjonen ligger også overformynderiet som er det politiske organ som forvalter umyndige personers økonomi. Dette er politisk ledet av to folkevalgte og har egen sekretær. Styret for Eigersund Havn KF har sin sekretariatsfunksjon hos havnesjefen, som holder til i Havnebygget i Strandgt 2. Saksdokumenter til havnestyret legges ut på nettsidene til Eigersund Havn KF www.egersundhavn.no Kontrollutvalget har sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS Stavanger. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: 51 46 80 97 Navn Direkte telefon E-post Sekretær for utvalg Informasjonssjef Leif E Broch 51 46 80 23 / Mob.:908 81 568 leif.broch@eigersund.kommune.no Kommunestyre, formannskap, særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad 51 46 80 24 Mob.:489 98 284 randi.haugstad@eigersund.kommune.no Planteknisk utvalg, felles brukerutvalg, arbeidsmiljøutvalget, Politisk sekretær Målfrid Espeland Politisk sekretær Irene Randen 51 46 80 25 Mob.:901 33 107 51 46 80 45 Mob.:489 98 285 maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no irene.randen@eigersund.kommune.no Trykking, publisering, oppsett/oppfølging, samt kontaktperson for forfall til kommunestyre og formannskap. Administrasjonsutvalget, avlønning og økonomi. Andre politiske utvalg/organ som ikke har sekretariatsfunksjon hos politisk sekretariat. Ingrid Bergum 977 84 232 kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget Knut Seglem 51 46 83 61 knut.seglem@egersund.havn.no Sekretær for styret for Eigersund havn KF Sekretær Ingebjørg 51 46 80 17 ingebjorg.hestnes@eigersund.kommune.no Sekretær for overformynderiet Hestnes å 22.08.2012 Side 43 av 43