EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 11:30 Sak fra / til: 017/12-023/12 Følgende medlemmer møtte: Sølvi Ege KrF Harald Oddsen Havsø - H Svein Olav Tengesdal - SP Elin Svanes Hjørungnes - AP Følgende medlemmer hadde forfall: John A. Ludvigsen FrP Følgende varamedlemmer møtte: Lisebeth Kjos-Hansen (V) Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Kommunalsjef økonomi Tore Oliversen Merknader til møtet: Fra sekretariatet: Geir A. Melby Fra Rogaland Revisjon IKS: Cicel T. Aarrestad og Ingrid Tjørhom Ingrid Tjørhom fra Rogaland Revisjon fremla rapporten «Anskaffelser» under sak 18/12. Sølvi Ege Utvalgsleder Geir A Melby Utvalgssekretær

2 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) John A Ludvigsen (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martin Liland (SV) 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) ---- o ---- Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 017/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /12 Forvaltningsrevisjonsrapport - Anskaffelser 019/12 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon/selskapskontroll 020/12 Status budsjett - Tertialrapport Rogaland Revisjon 021/12 Forslag til selskapskontroll av Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS 022/12 Referatsaker til kontrollutvalgs møte /12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte

3 017/12: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Protokollen enstemmig godkjent. KON-017/12 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. 018/12: Forvaltningsrevisjonsrapport - Anskaffelser Forslag til vedtak : Saken fremlegges uten forslag til vedtak. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Eigersund har både i denne aktuelle forvaltningsrevisjonen og i andre forvaltningsrevisjoner merket seg at de administrative ressursene i kommunen er lave, sannsynligvis for lave. Området anskaffelser er et svært viktig område for økonomien i kommunen og i denne aktuelle forvaltningsrevisjonen vil vi spesielt peke på : Det må lages gode og oversiktlige rutiner i forbindelse med innkjøp Eigersund kommune må bygge opp kompetanse på innkjøp, sentralisert på en avdeling og med en stillingsstørrelse over dagens 40 %. En bør også vurdere å foreta konkurranse for hele kommunen på enkelte varer/tjenester i tillegg til å bruke eksisterende rammeavtaler. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret å fatte følgende vedtak: 1. Rådmannen bes i den forestående budsjettprosessen vurdere om det er mulig å øke den administrative ressursen til innkjøp over dagens 40 % stilling.

4 2. Kommunestyret forutsetter at administrasjonen følger opp de anbefalingene som er gitt i forvaltningsrapporten, og peker spesielt på gode og oversiktlige rutiner i forbindelse med innkjøp. Tengesdals forslag til vedtak enstemmig vedtatt. KON-018/12 Vedtak: Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 1. Rådmannen bes i den forestående budsjettprosessen vurdere om det er mulig å øke den administrative ressursen til innkjøp over dagens 40 % stilling. 2. Kommunestyret forutsetter at administrasjonen følger opp de anbefalingene som er gitt i forvaltningsrapporten, og peker spesielt på gode og oversiktlige rutiner i forbindelse med innkjøp. 019/12: Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Forslag til vedtak : Saken fremmes uten forslag til vedtak. SØLVI EGE (Krf) fremmet følgende forslag: 1. Saken tas til orientering. 2. Kontrollutvalgets leder av klarer med sekretariatet den videre prosess mht. hvem som utarbeider Plan for forvaltningsrevisjon. Eges forslag enstemmig vedtatt. KON-019/12 Vedtak: 1. Saken tas til orientering. 2. Kontrollutvalgets leder av klarer med sekretariatet den videre prosess mht. hvem som utarbeider Plan for forvaltningsrevisjon.

5 020/12: Status budsjett - Tertialrapport Rogaland Revisjon Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar tertialrapporten til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. KON-020/12 Vedtak: Kontrollutvalget tar tertialrapporten til orientering. 021/12: Forslag til selskapskontroll av Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS Forslag til vedtak : Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS i henhold til mandat utarbeidet av Rogaland Revisjon. Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. KON-021/12 Vedtak: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS i henhold til mandat utarbeidet av Rogaland Revisjon. 022/12: Referatsaker til kontrollutvalgs møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen.

6 Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/16416 I Lyse Energi AS Generalforsamling i Lyse Energi AS /16417 I Eigersund Møteinnkalling til havnevesen havnestyremøte /16565 I Protokoll fra havnestyremøte Eigersund havnestyre Innkalling til generalforsamling i Lyse Energi AS 26. april 2012 Vedlagt følger innkallingen. Utvalgsmedlemmene kan få oversendt årsmelding samt saksdokumenter til generalforsamlingen dersom det er ønskelig. 2. Møteinnkalling Havnestyret 16. mai 2012 Vedlagt ligger saksliste samt protokoll fra møtet 14. mars Referatsakene ble tatt til orientering. KON-022/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken.

7 023/12: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet Kontrollutvalget 1. Rapport fra lovlighetskontroll ifm. budsjettbehandling SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: Resultatet av lovlighetskontrollen av Eigersund kommunes budsjettbehandling utført av Fylkesmannen i Rogaland, legges frem som referatsak i neste møte i kontrollutvalget. Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Resultatet av lovlighetskontrollen av Eigersund kommunes budsjettbehandling utført av Fylkesmannen i Rogaland, legges frem som referatsak i neste møte i kontrollutvalget. 2. Bruk av vertskommune tilskuddet Det er fremkommet påstander/kritikk av Eigersund kommunes håndtering av vertskommune tilskuddet, bl.a. ved at det hevdes at øremerkede midler brukes til andre formål enn de oppsatte. SØLVI EGE (KRF) fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen redegjøre for bruken av vertskommunetilskuddet i neste møte i kontrollutvalget. Eges forslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen redegjøre for bruken av vertskommunetilskuddet i neste møte i kontrollutvalget. KON-023/12 Vedtak: 1. Resultatet av lovlighetskontrollen av Eigersund kommunes budsjettbehandling utført av Fylkesmannen i Rogaland, legges frem som referatsak i neste møte i kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen redegjøre for bruken av vertskommunetilskuddet i neste møte i kontrollutvalget.