EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 11:30 Sak fra / til: 040/10-046/10 Følgende medlemmer møtte: Kirsti B. Svalestad (AP) Svein Olav Tengesdal (SP) Tom Harry Albertsen (FRP Ingrid W. Berglyd (KRF) Følgende medlemmer hadde forfall: Kim Skjærveland (H) Følgende varamedlemmer møtte: Lisebeth Kjos-Hanssen (V) Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Karl Johan Olsen, økonomisjef Tore L. Fra sekretariatet: Thale Thomseth Fra Rogaland Revisjon IKS: Annebeth Melhus Mathiassen Merknader til møtet: Kirsti B. Svalestad Utvalgsleder Thale Thomseth Utvalgssekretær

2 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Kirsti B. Svalestad (AP) Svein Olav Tengesdal (SP) Tom Harry Albertsen (FRP) Kim Skjæveland (H) Ingrid W. Berglyd (KRF) Leder Nestleder 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martha Charlotte Haugsnes (AP) 3. Kjell Arnt Rasmussen (FRP) 4. Jon Aarsland (KRF) 5. Olaf Aurdal (H) ---- o ---- Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 040/10 Evaluering politisk struktur /10 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /10 Tertialrapport for Eigersund kommune pr.31. september /10 Forslag til prosjektmandat for valgte forvaltningsrevisjoner for /10 Orientering om status for Bakkebø Gård 045/10 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /10 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte

3 040/10: Evaluering politisk struktur Forslag til vedtak : Formannskapet innstiller til kommunestyret: 1. Kommunestyret i Eigersund skal fra neste periode ha 31 medlemmer. 2. Det etableres en to-utvalgsmodell med et formannskap og et planteknisk utvalg med 11 medlemmer. a. Formannskapet overtar ansvarsområdene til KUO og HO. b. Planteknisk utvalg overtar ansvarsområdet til M, samt dispensasjonssaker fra kommuneplan og landbrukssaker. c. Det foretas ikke endringer for de øvrige utvalgene. 3. Møteplan legges opp slik: a. Hovedutvalgene har møte i samme uke, tirsdag og onsdag. b. Saksdokumenter til kommunestyret sendes ut samtidig med saksdokumenter til hovedutvalgene. c. Vedtak fra hovedutvalg ettersendes kun elektronisk til kommunestyret fordeles i papir på møte. d. Kommunestyre har møte mandag uken etter at hovedutvalgene har hatt møte. e. Saker til kommunestyret skal behandles i de hovedutvalgsmøter som er rett i forkant av kommunestyrets møte. 4. Det fremmes en sak til kommunestyret i inneværende periode om elektroniske hjelpemidler for de folkevalgte i neste periode. I saken skal det også vurderes elektronisk utsendelse av saksdokumenter. Det settes av midler på budsjettet for 2011 slik at dette kan realiseres ved neste periodes start. 5. Varaordførers stilling settes i neste periode til 30%. 6. Leder av planteknisk utvalg gis mulighet til frikjøp på lik linje med gruppelederne. 7. Gruppelederne og varaordfører skal ha felles kontor i rådhusets 4 etasje og gis også tilgang til kommunens nettverk gjennom den etablerte hjemmekontorløsning. 8. Overføring av lyd og bilde (fortrinnsvis streaming) vurderes gjennomført for kommunestyret når kommunestyret har møter i lokale der det er tilrettelagt for dette. Formannskapet delegeres fullmakt til å avgjøre sakens detaljer. Ut i fra de erfaringene som trekkes av dette, vurderes det tilsvarende overføring for de to hovedutvalgene. 9. I tillegg til de endringene som følger av endring av utvalgsstrukturen for neste periode, endres politisk reglement for denne perioden slik:

4 a. POLITISK REGLEMENT 4, 4-1 KOMMUNESTYRET. (..) Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager * før møtet settes. Saksliste skal kunngjøres med annonse i lokal presse og på kommunens internettsider. (*Gjøres gjeldende fra og med neste periode.) Det er kun i unntakstilfeller og i saker av høy viktighet at saker kan ettersendes og da kun etter godkjenning fra ordfører, og under forutsetning av at det sammen med utsendingen foreligger en utfyllende begrunnelse på årsaken. Slike saker kan avvises av utvalget dersom møteleder eller 1/3 av utvalget motsetter seg det. b. POLITISK REGLEMENT 6-1 FORMANNSKAPET. I medhold av kommunelovens 8, nr 3 tildeles formannskapet avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov og der dette ikke allerede er delegert av kommunestyre. Formannskapet kan delegere videre til andre. c. POLITISK REGLEMENT 8 HELSE- OG OMSORGSSTYRET. (..) Utvalget avgjør klager på vedtak fattet av rådmannen og ordfører om tildeling av bevilling, utvidelse av skjenketid og utvidelse av skjenkelokale i enkelttilfelle, jfr. alkohollovens 1-12, 2. ledd. d. 3-1 VALG OG SAMMENSETNING GIS DETTE TILLEGGET. Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget bør delta med en observatør med møte- og talerett e. POLITISK REGLEMENT 3-2 ADMINISTRASJONSUTVALGET. Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens 25 og hovedavtalen. Utvalget har som arbeidsområde de oppgaver som har tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon, jfr. dog myndighet delegert til formannskapet. Administrasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og skal bidra til at likestillings- og inklurderingsperspektivet ivaretas og integreres i alle politikkområder. Representanter for de ansatte har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler.

5 Utvalget: Avgjør tvistemål om tolking og praktisering av avtaler, reglementer og andre bestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår. Avgjøre ankesaker i permisjonssøknader som er avgjort av rådmannen. Vedtar personalpolitiske retningslinjer og reglementer. f. POLITISK REGLEMENT 3-3 ADMINISTRASJONSUTVALGET. Administrasjonsutvalget gir tilrådning bl.a. i følgende saker: Større organisasjons- og bemanningsplaner. 10. Det gjennomføres høring i regi av formannskapet for budsjett og økonomirapportene. 11. På bakgrunn av endringer av rammebetingelser tas organisering av havnestyret ut av denne saken. Rådmann og havnesjef får i inneværende periode i oppdrag å utarbeide en sak til kommunestyret som ser på organisering av havn, herunder styrets sammensetning. Følgende momenter skal bla utredes: 1. Organisering av Egersund Havn KF, herunder om hvorvidt KF er rett organisering for fremtiden. Dersom KF fortsatt anbefales vurderes spesielt: a. KS Bedrifts anbefalinger for kommunale foretak som grunnlag. b. Forholdet til kommuneadministrasjonen jf. kl. 72 herunder saksgang til kommunestyret. 2. Kommunens og Egersund Havn KF rolle som myndighets- og forvaltningsutøver. 3. Kommunens og Egersund Havn KF rolle som forvalter og utvikler av næringsareal. 4. Kommunens, næringssjefen i Dalane og Egersund Havn KFs rolle som næringsutvikler og forpliktende samarbeidsstrukurer for dette. 5. Egersund Havns rolle som myndighets- og forvaltningsutøver kontra næringsutvikler. 6. Kommunens rolle som aktiv forvalter av eierskap i Egersund Havn KF. 7. Styrets sammensetning, herunder: a. En rendyrking av havnestyrets rolle som bedriftsstyre kontra havnestyrets rolle som politisk utvalg. b. Samlet kompetansebehov i styret. c. Valgkomite og utvelgelser av styrerepresentanter. d. De ansattes rolle i havnestyret jf. kl. 66 nr 2. e. Brukerrepresentanter. f. Valgperiode, herunder antall år (2-4) og skjev rotasjon der halvparten av styret oppnevnes /byttes ut og ikke som nå hele styret Kontrollutvalget Møtebehandling: KIRSTI B. SVALESTAD (AP) foreslo: Saken tas til orientering. Votering: Svalestads forslag enstemmig vedtatt.

6 KON-040/10 Vedtak: Saken tas til orientering. Vedtaket er enstemmig. 041/10: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes Kontrollutvalget Møtebehandling: Annebeth Melhus Mathiassen fra Rogaland Revisjon IKS var også tilstede på møte.. Votering: Protokollen enstemmig godkjent. KON-041/10 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 042/10: Tertialrapport for Eigersund kommune pr.31. september 2010 Sekretariatets forslag til vedtak : Saken tas til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON-042/10 Vedtak: Saken tas til orientering. Vedtaket er enstemmig.

7 043/10: Forslag til prosjektmandat for valgte forvaltningsrevisjoner for Sekretariatets forslag til vedtak : Rogaland Revisjon IKS sitt forslag til prosjektmandat godkjennes Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP): 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av området Anskaffelser i samsvar med vedlagte forslag til prosjektmandat. 2. Prosjektmandat Eiendomsforvaltning og vedlikehold settes på sakskartet til neste møte. Votering: Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-043/10 Vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av området Anskaffelser i samsvar med vedlagte forslag til prosjektmandat. 2. Prosjektmandat Eiendomsforvaltning og vedlikehold settes på sakskartet til neste møte. Vedtaket er enstemmig. 044/10: Orientering om status for Bakkebø Gård saken er unntatt offentlighet, jf offentleglova /10: Referatsaker til kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra sekretariatet. 1) Møteplan for 2011 Det foreslås at det avholdes 6 møter i løpet av året og at disse som nå avholdes torsdager kl. 09:00, fortrinnsvis i Formannskapssalen. Følgende datoer er foreslått:

8 10. februar 7. april 9. juni 25. august (muligens noe tidlig etter ferien dersom noen prosjekt og budsjett skal legges frem til møtet?). Alternative forslag til dato er 8. eller 15. september. 20. oktober 8. desember 2) Tidsregistrering for byggesaksavdelingen Byggeleder Per Steinar Berentsen har opplyst at tidsregistrering er satt i gang fra 1. september ) Liste over utestående saker og oppgaver Kontrollutvalget har bedt sekretariatet om å fremlegge liste over alle utestående saker og oppgaver. Nedenfor følger dette. Når Hvem Hva I løpet av : Administrasjonen Økonomisjefen Rogaland Revisjon Økonomisjef Rådmannen Forklaring på avvik mellom budsjettert investeringskostnad og faktisk anbud for Grøne Bråden Skole, jf sak 028/10 Tilbakemelding ad. tidsregistrering og byggeregnskap, jfr. sak 22/10 og 33/10. Prosjektmandat på forvaltningsrevisjoner, jfr. sak 034/10. Tertialrapport for Eigersund kommune. Orientering om Bakkebø gård og byggesaker, jfr. sak 027/10 og 037/ Rådmann / økonomisjef Tilbakemelding ad. Skatteoppkreverfunksjonen, jfr. sak 012/10 og 36/10. ÅRET april 2011 Økonomisjefen Årsmelding 2010 Rogaland Revisjon Årsregnskap og revisjonsberetning for Eigersund kommune. Havnevesenet Årsregnskap og årsmelding for Rogaland Revisjon Fremlegging av Dalane Energi IKS selskapskontroll.

9 I løpet av 2011 Rogaland Revisjon Rogaland Revisjon Fremlegging av forvaltningsrevisjoner, jfr. sak 045/10. Tertialrapport for Rogaland Revisjon IKS x4. ÅRET 2012 Økonomisjefen Årsregnskap og årsmelding April 2012 Rogaland Revisjon Årsregnskap og årsberetning for Eigersund kommune. Havnevesenet Årsregnskap og årsmelding for Rogaland Revisjon Tertialrapporter x4. I løpet av 2012 Rogaland Revisjon Fremlegging av forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller; Kvalitet i skolen, Sør- Rogaland Fiskeri Invest AS, Kvalitet i barnehage, Dispensasjoner fra PBL, Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS 4) Vedtak fattet i kommunestyrets 4. oktober 2010: Status byggeregnskaper for nye bygg i Eigersund kommune. Notat fra Byggesakssjef Jarle Valle dat Kommunestyrets vedtak Eiervurdering av kommunale selskaper. Sjarkveien kommunalt boligfelt.. Forvaltningsrevisjon av psykisk helsetjeneste i kommunen Selskapskontroll UNINOR AS Kontrollutvalget Møtebehandling: Kirsti B. Svalestad (AP) foreslo følgende vedtak: 1) Møteplan for februar 7. april 9. juni 1. september 20. oktober 8. desember

10 2) Tidsregistrering for byggesaksavdelingen Saken tas til orientering 3) Liste over utestående saker og oppgaver Saken tas til orientering 4) Vedtak fattet i kommunestyrets 4. oktober 2010: Saken tas til orientering Votering: Svalestads forslag enstemmig vedtatt. KON-045/10 Vedtak: 1) Møteplan for 2011: 10. februar 7. april 9. juni 1. september 20. oktober 8. desember 2) Saken tas til orientering 3) Saken tas til orientering 4) Saken tas til orientering Vedtaket er enstemmig. 046/10: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) Viste til oppslag i Dalane Tidende vedr. habilitet i forbindelse med håndtering av byggesak for nytt hotell på Gruset. Kopi av Miljøstyrets vedtak vedr. nedsetting av forhandlingsutvalg ble hentet inn fra administrasjonen. På bakgrunn av denne informasjonen fremsatte kontrollutvalgets medlemmer følgende FELLESFORSLAG: Kontrollutvalget ber kommunerevisjonen på generelt grunnlag om å vurdere habilitetsspørsmålet når Miljøutvalget nedsetter et underutvalg som deltar i uformingen av et konkret bygg. Vil personer i slike grupper, etter loven være inhabile i den videre behandlingen av byggesaken?

11 Votering: Fellesforslaget enstemmig vedtatt. KON-046/10 Vedtak: Kontrollutvalget ber kommunerevisjonen på generelt grunnlag om å vurdere habilitetsspørsmålet når Miljøutvalget nedsetter et underutvalg som deltar i uformingen av et konkret bygg. Vil personer i slike grupper, etter loven være inhabile i den videre behandlingen av byggesaken? Vedtaket er enstemmig.

12