EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 09:00 Saksliste: Sak nr. Sakstittel L Avgjøres av kommunestyret: 001/13 Selskapskontroll - Interkommunalt arkiv Rogaland IKS Avgjøres av utvalget: 002/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /13 004/13 Byggesak om gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46, bnr. 579, 990, Berentsen Mineralvandfabrikk Krav til bemanning i barnehager og krav til likeverdig bemanning av kommunale og ikke-kommunale barnehager 005/13 Prosjektmandat for forvaltningsprosjekt - integrering 006/13 Oppsummering av Interimrevisjon av Eigersund kommune /13 Orientering om budsjett for kontrollutvalget /13 Tertialrapporter Rogaland Revisjon /13 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte L Egersund, 28. januar 2013 Harald O. Havsø Konst. Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgsekretær Side 1 av 88

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til Målfrid Espeland på telefon eller mobil maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no evt til kommunens sentralbord tlf Følgende varamedlemmer innkalles, andre møter kun etter nærmere avtale: - Lisebeth Kjos-Hansen (V) - for Sølvi Ege (KRF) Martin Liland (SV) - for Harald O. Havsø (H) i sak003/13 - Byggesak om gjærhus og Berentsen Mineralvandfabrikk. MERKNADER: Konst. Kommunalsjef for kultur og oppvekst Nils Georg Hansen gir en orientering om sak 004/13. Kommunalsjef økonomi Tore Oliversen deltar under behandling av sak 005/13. Etter møtet vil det bli opplæring i bruk av Ipad ved Leif. Broch for kontrollutvalgets faste medlemmer. Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4. Side 2 av 88

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-026, TI-&58 Arkivsaksnr.: 12/1245 Journalpostløpenr.: 13/2527 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 001/13 Kontrollutvalget Selskapskontroll - Interkommunalt arkiv Rogaland IKS Sammendrag: Rogaland Revisjon har nå ferdigstilt selskapskontroll av Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS. Rapporten følger vedlagt. Rapporten har vært på høring i selskapet og hos eierkommunene og selskapene. I rapporten er funnen inntatt innledningsvis, og nærmere konkretisert. Selskapet selv har ikke reist innsigelser eller motforestillinger mot de funnene som er gjort. De har imøtegått disse med konkret tilbakemelding på hvordan disse vil bli fulgt opp. Opprinnelig vedtak om bestillingen av forvaltningsrevisjonen ble fattet i sak 18/12 i møtet 11. juni Prosjektmandatet som ble vedtatt legges ved til utvalgets orientering og vurdering i forhold til rapport som foreligger. Det anses at rapporten er i henhold til vedtatte mandat. Saksgang: Avgjøres av kommunestyret. Forslag til vedtak : Kontrollutvalget innstiller ovenfor kommunestyret: Selskapskontroll av Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS tas til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Kontrollmandat - Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS Selskapskontroll av Interkommunalt arkiv Rogaland Side 3 av 88

4 Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS 3 I Rogaland Revisjon IKS 4 I Rogaland Revisjon IKS Selskapskontroll Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS Kontrollmandat - Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS Selskapskontroll av Interkommunalt arkiv Rogaland Parter i saken: Ingen. Side 4 av 88 2

5 Side 5 av 88

6 Side 6 av 88

7 Side 7 av 88

8 Side 8 av 88

9 Side 9 av 88

10 Side 10 av 88

11 Side 11 av 88

12 Side 12 av 88

13 Side 13 av 88

14 Side 14 av 88

15 Side 15 av 88

16 Side 16 av 88

17 Side 17 av 88

18 Side 18 av 88

19 Side 19 av 88

20 Side 20 av 88

21 Side 21 av 88

22 Side 22 av 88

23 Side 23 av 88

24 Side 24 av 88

25 Side 25 av 88

26 Side 26 av 88

27 Side 27 av 88

28 Side 28 av 88

29 Side 29 av 88

30 Side 30 av 88

31 Side 31 av 88

32 Side 32 av 88

33 Side 33 av 88

34 Side 34 av 88

35 Side 35 av 88

36 Side 36 av 88

37 Side 37 av 88

38 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE- Arkivsaksnr.: 13/207 Journalpostløpenr.: 13/2496 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 002/13 Kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Sammendrag: Protokoll fra forrige møte i utvalget legges frem for godkjenning av utvalget. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Forslag til vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Protokollen doc Side 38 av 88

39 EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 11:30 Sak fra / til: 042/12-047/12 Følgende medlemmer møtte: Sølvig Ege KrF Svein Olav Tengesdal - SP Harald Oddsen Havsø - H Følgende medlemmer hadde forfall: Dag Rune Skår - FrP Elin Hjørungnes - AP Følgende varamedlemmer møtte: Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Byggesakssjef Jarle Valle i sak 43/12. Informasjonssjef Leif Broch møtte i stedet for Rådmannen i sak 45/12 Fra sekretariatet: Ingrid Bergum Fra Rogaland Revisjon IKS: Annbeth M. Mathiassen Merknader til møtet: Varamedlemmer ble forsøkt innkalt, men ingen hadde anledning til å møte. Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgssekretær Side 39 av 88

40 Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Dag Rune Skår (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martin Liland (SV) 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) ---- o ---- Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 042/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /12 Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, 044/12 Årsplan for kontrollutvalget /12 Rutiner - oppfølging politiske vedtak 046/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte L Side 40 av 88

41 042/12: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Forslag til vedtak : Protokoll fra formannskapets møte den godkjennes Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Protokollen enstemmig godkjent. KON-042/12 Vedtak: Protokoll fra formannskapets møte den godkjennes. Vedtaket er enstemmig. 043/12: Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: Harald O. Havsø (H) erklærte seg inhabil og trådte ut idet han er nevø til den ene parten i saken, jfr. fvl. 6, første ledd, bokstav b. Det fremkom ikke merknader til saken. Vararepresentant var forsøkt innkalt, men ingen kunne møte. Kontrollutvalget besto da bare av 2 representanter, og var således ikke beslutningsdyktige og kunne ikke behandle saken. Saken må derfor utsettes. Votering: KON-043/12 Vedtak: Saken utsettes.. 044/12: Årsplan for kontrollutvalget 2013 Sekretariatets forslag til vedtak : Side 41 av 88

42 1. Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: SØLVI EGE (KRF) fremmet følgende forslag til endring av punkt 1: «Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for 2013 med følgende endring: forvaltningsrevisjon av Arealplanlegging tas ut av møtet i februar og i stedet behandles budsjett for Kontrollutvalget Møtet i april flyttes til 12. april.» Votering: Forslag til vedtak med Sølvi Ege endring av punkt 1 enstemmig vedtatt. KON-044/12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar den fremlagte årsplanen for 2013 med følgende endring: Forvaltningsrevisjon av Arealplanlegging tas ut av møtet i februar og i stedet behandles budsjett for Kontrollutvalget Møtet i april flyttes til 12. april. 2. Årsplanen oversendes kommunestyret til orientering. Vedtaket er enstemmig. 045/12: Rutiner - oppfølging politiske vedtak Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber Rådmannen implementere et system for å gi en bedre oversikt og oppfølging av politiske vedtak. Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering fra Rådmannen til møtet i juni vedrørende dette arbeidet.» Votering: Svein Olav Tengesdals forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Side 42 av 88

43 KON-045/12 Vedtak:. Kontrollutvalget ber Rådmannen implementere et system for å gi en bedre oversikt og oppfølging av politiske vedtak. Kontrollutvalget ber om en statusoppdatering fra Rådmannen til møtet i juni vedrørende dette arbeidet Vedtaket er enstemmig. 046/12: Referatsaker til kontrollutvalgets møte Referatsaker som legges frem for utvalget : Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. 1. Innkalling til Representantskapsmøte i Dalane Miljøverk IKS Vedlagt følger møteinnkallingen med saksliste til representantskapsmøte til orientering. 2. Møteinnkalling Havnestyret Vedlagt følger møteinnkalling med saksliste samt protokoll. Dersom utvalgsmedlemmer ønsker å motta saksdokumentene i tillegg tar dere kontakt så vil jeg oversende disse Kontrollutvalget Møtebehandling: Votering: Referatsakene tatt til orientering. KON-046/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 047/12: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Spørsmål/orienteringer i møtet : Kontrollutvalget Møtebehandling: 1. Vertskommunetilskudd SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget viser til budsjett for Eigersund kommune 2013 som ligger ute til høring, og ber om at kommunestyret viser prosjektregnskapet for bruk av vertskommunetilskuddet og at det settes av tilstrekkelig med midler.» Side 43 av 88

44 Votering: Tengesdals forslag vedtatt mot 1 stemme, Harald Havsø (H). Vedtaket vedtatt mot en stemme. 2. Plan for forvaltningsrevisjon Integrering SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak; «Kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon om å utarbeidelse prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av Integrering til møtet i februar Det bes om at Rogaland Revisjon tar utgangspunkt i problemstillinger reist i rapport «Okka by» utarbeidet av Telemarksforskning i 2012.» Votering: Vedtaket enstemmig vedtatt KON-047/12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til budsjett for Eigersund kommune 2013 som ligger ute til høring, og ber om at kommunestyret viser prosjektregnskapet for bruk av vertskommunetilskuddet og at det settes av tilstrekkelig med midler. 2. Kontrollutvalget ber om utarbeidelse av prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av Integrering fra Rogaland Revisjon til møtet i februar Det bes om at Rogaland Revisjon tas utgangspunkt i problemstillinger reist i rapport «Okka by» utarbeidet av Telemarksforskning i Vedtakets stemme tall fremgår av voteringene overfor. Side 44 av 88

45 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FA-L42 Arkivsaksnr.: 12/2302 Journalpostløpenr.: 13/2478 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 003/13 Kontrollutvalget Byggesak om gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46, bnr. 579, 990, Berentsen Mineralvandfabrikk Sammendrag: Kontrollutvalget ba i møtet 22. oktober om redegjørelse fra Byggesakssjefen vedrørende saksforholdet i byggesak 11/ Byggesakssjefen har redegjort for saken og saksgangen i et internt notat som ligger vedlagt. Når det gjelder klagen fra Havsø m.fl. så er den til behandling hos Fylkesmannen, slik at saken er ikke endelig avgjort. I kontrollutvalgsmøtet 10. desember 2012, sak 43/12, redegjorde byggesakssjef Jarle Valle nærmere for saken. Da kontrollutvalget ikke var vedtaksføre ble det ikke fattet vedtak i saken. Saken må derfor behandles på nytt i dette møtet. Saksgang: Avgjøres av Kontrollutvalget Forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Side 45 av 88

46 Vedrørende byggesak om gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Parter i saken: Ingen Side 46 av 88 2

47 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FA-L42 Arkivsaksnr.: 12/2302 Journalpostløpenr.: 12/30522 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 043/12 Kontrollutvalget Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Sammendrag: Kontrollutvalget ba i møtet 22. oktober om redegjørelse fra Byggesakssjefen vedrørende saksforholdet i byggesak 11/ Byggesakssjefen har redegjort for saken og saksgangen i et internt notat som ligger vedlagt. Når det gjelder klagen fra Havsø m.fl. så er den til behandling hos Fylkesmannen, slik at saken er ikke endelig avgjort. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Kontrollutvalget Møtebehandling: Harald O. Havsø (H) erklærte seg inhabil og trådte ut idet han er nevø til den ene parten i saken, jfr. fvl. 6, første ledd, bokstav b. Det fremkom ikke merknader til saken. Vararepresentant var forsøkt innkalt, men ingen kunne møte. Kontrollutvalget besto da bare av 2 representanter, og var således ikke beslutningsdyktige og kunne ikke behandle saken. Saken må derfor utsettes. Votering: KON-043/12 Vedtak: Saken utsattes.. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen. Side 47 av 88 1

48 Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Vedrørende byggesak om gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Parter i saken: Ingen Side 48 av 88 2

49 Internt notat Mottakere: Kontrollutvalgssekretariatet Vedrørende byggesak om gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og Berentsen Mineralvandfabrik AS, Vår ref.: 12/30045 / 11/441 / GBR-46/579, GBR-46/990, GBR-46/1034, Dato: FA-L42 Saksbehandler: Tom Grøsfjell Telefon: Mobiltelefon: E-post: tom.groesfjell@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget fattet følgende vedtak under spørsmål/orienteringer i møte : Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen, om å redegjøre for saksforholdet i byggesak 11/25419 (Tillatelse til tiltak Gjærhus og utfylling i sjøen gnr. 46 bnr. 579, 990 og 1034 (Berentsens Mineralvandfabrik AS, Jernbaneveien 28) i neste møte i kontrollutvalget 10. desember Miljøutvalget vedtok den utvidelse av gang- og sykkelveg i sjø i forhold til dagjeldende reguleringsplan vedtatt , endret i en mindre reguleringsendring Kommunestyret vedtok Miljøutvalgets innstilling den som sak KS-094/10. Byggesakssjefen mottok den søknad om utvidelse av gjærhus og utfylling i sjø på eiendommen gnr. 46 bnr. 579 m.fl. Det ble den som sak BMD 220/11 gitt tillatelse til tiltak som omsøkt i tråd med gjeldende reguleringsplan. Arnfinn Havsø med flere anførte i skriv av at de ikke hadde blitt varslet om reguleringsarbeidet som resulterte i kommunestyrets vedtak om reguleringsendring. Byggesakssjefen kontaktet tiltakshaver Berentsens Mineralvandfabrik AS og ansvarlig søker Kristiansen & Selmer-Olsen AS i skriv av der en gjorde oppmerksom på at byggetillatelsen var beheftet med en saksbehandlingsfeil som kunne medføre at tillatelsen ble omgjort. En ba i tillegg tiltakshaver å stoppe utfyllingsarbeidene for den del som var omtvistet. Tiltakshaver v/ advokat Stordrange redegjorde for saken slik tiltakshaver ser den i skriv av og Det ble her opplyst at det ikke utføres arbeider utover den tidligere reguleringsgrensen. Planteknisk utvalg behandlet i møte den som sak PTU-045/11 henvendelsen fra Arnfinn Havsø med flere. Arealformålsgrensene vist i plankart godkjent den ble videreført. Kommunestyret vedtok den som sak KS-124/11 Planteknisk utvalg sin innstilling. Kommunestyrets vedtak ble påklaget, men vedtaket ble opprettholdt av kommunestyret i møte som sak KS-041/12. Klagen ligger ennå til behandling hos Fylkesmannen i Rogaland. Med vennlig hilsen Jarle Valle Byggesakssjef Side 49 av 88

50 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FA-A11 Arkivsaksnr.: 13/209 Journalpostløpenr.: 13/2535 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 004/13 Kontrollutvalget Krav til bemanning i barnehager og krav til likeverdig bemanning av kommunale og ikke-kommunale barnehager Sammendrag: Fylkesmannen har gjennomført av krav til bemanning i barnehager og krav til likeverdig behandling av kommunale og ikke-kommunale barnehager. Fylkesmannens foreløpig rapport foreligger og legges frem for Kontrollutvalget. I tillegg vil konstituert skole- og kultursjef Nils Georg Hansen komme å redegjøre for funnene i rapporten. Fylkesmannen mener det foreligger en likebehandling av kommunale og ikke-kommunale barnehager. I forhold til krav til pedagogisk bemanning mener Fylkesmannen at det foreligger brudd på den, og varsler pålegg. Fylkesmannen har bedt kommunen om å komme med kommentarer til rapporten innen 12. februar d.å. Saksgang: Avgjøres av Kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget tar den foreløpige rapporten til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Krav til bemanning i barnehager og krav til likeverdig bemanning av kommunale og ikke-kommunale barnehager Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Side 50 av 88

51 Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Fylkesmannen i Rogaland Krav til bemanning i barnehager og krav til likeverdig bemanning av kommunale og ikkekommunale barnehager Parter i saken: Side 51 av 88 2

52 Side 52 av 88

53 Side 53 av 88

54 Side 54 av 88

55 Side 55 av 88

56 Side 56 av 88

57 Side 57 av 88

58 Side 58 av 88

59 Side 59 av 88

60 Side 60 av 88

61 Side 61 av 88

62 Side 62 av 88

63 Side 63 av 88

64 Side 64 av 88

65 Side 65 av 88

66 Side 66 av 88

67 Side 67 av 88

68 Side 68 av 88

69 Side 69 av 88

70 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FA-F30, TI-&40 Arkivsaksnr.: 13/210 Journalpostløpenr.: 13/2542 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 005/13 Kontrollutvalget Prosjektmandat for forvaltningsprosjekt - integrering Sammendrag: Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i sitt møte 1. oktober 2012, og i henhold til planen skal forvaltningsrevisjon av området Integrering være prioritet 7. Kontrollutvalget er gitt fullmakt til å foreta endringer av prioriteringene og innholdet i perioden. I kontrollutvalgsmøtet 10. desember 2012 vedtok utvalget å be Rogaland Revisjon utarbeide forslag til prosjektmandat for området «Integrering». Bakgrunnen for dette er tilskudd fra Fylkesmannen som kommunen har mottatt og kan brukes i forbindelse med forvaltningsrevisjon av området. Arbeidet vil således ikke bli belastet kontrollutvalgets budsjett. Rogaland Revisjon har utarbeidet forslag til mandat på bakgrunn av tidligere rapport fra Telemarksforskning «Okka by», og de har også mottatt innspill fra administrasjonen. Kontrollutvalget må ta stilling til prosjektmandatets innhold, omfanget av forvaltningsrevisjonen samt tidspunkt for gjennomføring. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak : Kontrollutvalget vedtar fremlagte forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av området «Integrering» fra Rogaland Revisjon. Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Gjeldende lovverk: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Side 70 av 88

71 Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. ~ o ~ Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Forvaltningsrevisjon - Prosjektmandat - integrering Forvaltningsprosjekt knyttet opp mot integrering Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I Eigersund kommune Forvaltningsprosjekt knyttet opp mot integrering 1 I Rogaland Revisjon IKS Forvaltningsrevisjon - Prosjektmandat - integrering Parter i saken: ngen Side 71 av 88 2

72 Side 72 av 88

73 Side 73 av 88

74 Side 74 av 88

75 Side 75 av 88

76 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-216 Arkivsaksnr.: 13/211 Journalpostløpenr.: 13/2548 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 006/13 Kontrollutvalget Oppsummering av Interimrevisjon av Eigersund kommune 2012 Sammendrag: Rogaland Revisjon er nå ferdige med sin løpende revisjon av Eigersund kommune. I den forbindelse utarbeides hvert år et notat som viser funnene som er gjort og en oversikt over revisors vurdereringer av kommunens interkontroll, rutiner mv. Oppsummeringen sendes rådmannen fra oppdragsansvarlig revisor og fremlegges også for kontrollutvalget. Hovedinntrykket fra revisor er at kommunen har gode rutiner på de fleste områder, og det er ikke avdekket forhold som revisor mener gir grunnlag for nærmere kontroll. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Sekretariatets forslag til vedtak : Saken tas til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Oppsummering av revisjon gjennom året 2012 Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS Oppsummering av revisjon gjennom året 2012 Side 76 av 88

77 Parter i saken: Ingen. Side 77 av 88 2

78 Side 78 av 88

79 Side 79 av 88

80 Side 80 av 88

81 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-151, FE-033 Arkivsaksnr.: 12/1762 Journalpostløpenr.: 13/2492 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 007/13 Kontrollutvalget Orientering om budsjett for kontrollutvalget 2013 Sammendrag: Kommunestyret har nå vedtatt budsjettet for Kontrollutvalget for Budsjettet er i henhold til kontrollutvalgets eget forslag. Budsjettet innebærer at det er satt av 350 timer til forvaltningsrevisjon / selskapskontroll. Kontrollutvalget har allerede vedtatt forvaltningsrevisjon av området Byggesaksbehandling med inntil 250 timer. Det innebærer at utvalget kan sette i gang en mindre forvaltningsrevisjon / selskapskontroll eller et arbeid som vil gå over to budsjettår. Kostnadene med forvaltningsrevisjon av området Integrering vil falle utenfor utvalgets budsjett. Saken legges kun frem som en orienteringssak, men slik at kontrollutvalget på et senere tidspunkt avgjør sitt videre arbeid med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget. Forslag til vedtak : Saken tas til orientering Eventuell tidligere politisk behandling: Ingen Andre opplysninger / fakta i saken: Ingen Gjeldende lovverk: FOR nr 905 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Side 81 av 88

82 Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger ~ o ~ Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Vedtatt budsjett for kontrollutvalget 2013.rtf Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 X Regnskapsoversikt kontrollutvalget 1 X Tertialrapport pr kontrollutvalget 4 I Ingrid (NO - Stavanger) Bergum Reviderte KOSTRA-tall Eigersund Parter i saken: Ingen. Side 82 av 88 2

83 Kontrollutvalget 1 EIGERSUND KOMMUNE (2013) - År/Periode Vedtatt budsjett for Kontrollutvalget Oversikten nedenfor viser det budsjettet som Kommunestyret har fastsatt for Kontrollutvalget for B2013. Buds(end) Buds(end) Avvik(per.) Regnskap Ansvar: 1041 KONTROLLUTVALG/REVISJONEN MØTEGODTGJØRELSE ARBEIDSGIVERAVGIFT ABONNEMENT BEVERTNING KJØP AV DIVERSE TJENESTER KURS/OPPLÆRING KONTIGENTER KONTROLLOPPGAVER KONTROLLUTVALG - REVISJON BEKREFTELSE - REVISJON FORVALTNINGSREVISJON REGNSKAPSREVISJON BETALT MOMS DRIFT Sum utgifter Sum ansvar: 1041 KONTROLLUTVALG/REVISJO T O T A L T Viser til at regnskapet for 2012 er ikke sluttført. Side 83 av 88 1

84 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-151 Arkivsaksnr.: 12/1222 Journalpostløpenr.: 13/2557 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 008/13 Kontrollutvalget Tertialrapporter Rogaland Revisjon 2012 Sammendrag: Tertialrapport fra Rogaland Revisjon som viser hvor mange timer som er brukt på deres arbeid per foreligger. I forhold til budsjett viser det et mindre underforbruk i forhold til forvaltningsrevisjon. Saksgang: Avgjøres av kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak : Saken tas til orientering. Økonomiske konsekvenser: Fremgår av saken. Alternative løsninger: Det fremlegges ikke alternativer løsninger Dokumenter - vedlagt saken: Dok.nr Tittel på vedlegg Tertialrapport Journalposter i arkivsaken ikke vedlagte dokumenter Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Rogaland Revisjon IKS Tertialrapport for 1. tertial fra Rogaland Revisjon 2 I Rogaland Revisjon IKS Status budsjett for 1. tertial I Rogaland Revisjon IKS Tertialrapport Parter i saken: Ingen. Side 84 av 88

85 Side 85 av 88

86 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: :FE-033 Arkivsaksnr.: 13/208 Journalpostløpenr.: 13/2497 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E-post: Unntatt offentlighet $5a Kontrollutvalgssekretariatet Ingrid Bergum Kontrollutvalgssekretær Saksnummer Utvalg/komite Møtedato 009/13 Kontrollutvalget Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte Sammendrag: Spørsmål/Orienteringer som kommer i møtet. Saksgang: Avgjøres av utvalget. Spørsmål/orienteringer i møtet : Side 86 av 88

87 Oversikt over kontrollutvalgets faste medlemmer for valgperioden Kontrollutvalget 5 representanter Telefon E-post Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com Nestleder: Harald Oddsen Havsø Gamleveien Egersund H harald.havso@yahoo.com ARBEIDERPARTIET 1 representanter AP Elin Svanes Hjørungnes Beverveien Egersund AP elin-svanes.hjorungnes@fiskeridir.no FREMSKRITTSPARTIET 1 representanter Alf Håkon Hetland Eiaveien Helleland FrP alf.haakon.hetland@gmail.com HØYRE 1 representanter Nestleder: Harald Oddsen Havsø Gamleveien Egersund H harald_havso@yahoo.com KRISTELIG FOLKEPARTI representant Leder: Sølvi Ege Eigesveien Hellvik KrF solvi.ege@gmail.com SENTERPARTIET 1 Representant Svein Olav Tengesdal Åseveien Egersund SP s-ola-te@online.no Vararepresentanter i rekkefølger: Lisebeth Kjos-Hansen, Nysundveien Egersund V lisebeth@rodvelt.no Martin Liland Granveien Egersund SV martin.liland@gmail.com Kenneth Pedersen Ruskebakken 13 B 4375 Hellvik KRF kenped@live.com Lilly Remme Brunel Prestegårdsveien Egersund H lilly.br@dabb.no Bitten Fugelsnes Aarstadgaten Egersund AP bittenfu@online.no Pr Side 87 av 88

88 Politisk sekretariat Sekretariatet har bl.a ansvaret for å yte service til kommunens folkevalgte, og har også sekretariatsfunksjonene for Kommunestyret, Formannskapet, Planteknisk utvalg, Administrasjonsutvalget, Felles brukerutvalg og Særskilt klagenemnd. Det er politisk sekretariat som har det praktiske ansvaret for oppsett av sakslister, utsendelse av saksdokumenter, protokoll m.m. Ønsker du kopi av saksdokumenter til noen av sakene i kommunestyret, formannskap eller noen av utvalgene, evt at du har andre spørsmål angående politiske utvalg, kan du kontakte oss i sekretariatet. Du finner også saksdokumenter til det enkelte møte på kommunens internettsider under Saksdokumenter til politiske utvalg (med vedtak) Her kan du gå inn på den enkelte sak (uten vedlegg) eller gå inn i en stor (pdf) fil med de komplette saksdokumenter med samtlige vedlegg. Faglige spørsmål om enkelte saker bør rettes til den enkelte saksbehandler. Dersom du ikke vet hvem som er saksbehandler, vil vi hjelpe deg frem til rette vedkommende. Organisatorisk ligger politisk sekretariat i Seksjon interne tjenester i Sentraladministrasjonen, men ordføreren har instruksjonsrett overfor sekretariatet. I sentraladministrasjonen ligger også overformynderiet som er det politiske organ som forvalter umyndige personers økonomi. Dette er politisk ledet av to folkevalgte og har egen sekretær. Styret for Eigersund Havn KF har sin sekretariatsfunksjon hos havnesjefen, som holder til i Havnebygget i Strandgt 2. Kontrollutvalget har sin sekretariatsfunksjon hos Deloitte Advokatfirma AS Stavanger. Adresse / telefonnr. m.m. Postadresse: Politiske sekretariat, Eigersund kommune Besøksadresse: Postboks 580, 4379 Egersund Rådhusets 4 etasje, Bøckmans gate 2, 4270 Egersund. Telefaks: Navn Direkte telefon E-post Sekretær for utvalg Sekretariatsleder Leif E Broch / Mob.: leif.broch@eigersund.kommune.no Kommunestyre, Formannskap, Særskilt klagenemnd. Politisk sekretær Randi Haugstad Mob.: randi.haugstad@eigersund.kommune.no Planteknisk utvalg, Felles brukerutvalg. Arbeidsmiljøutvalget, Politisk sekretær Målfrid Espeland Mob.: maalfrid.espeland@eigersund.kommune.no Politisk sekretær Irene Randen Mob.: irene.randen@eigersund.kommune.no Administrasjonsutvalget, gjeldsrådgivning, avlønning og økonomi. Andre politiske utvalg/organ som ikke har sekretariatsfunksjon hos politisk sekretariat. Geir Melby kontrollutvalget@eigersund.kommune.no Kontrollutvalget Knut Seglem knut.seglem@egersund.havn.no Sekretær for styret for Eigersund havn KF Sekretær Ingebjørg ingebjorg.hestnes@eigersund.kommune.no Sekretær for overformynderiet Hestnes Side 88 av 88