Høringspapirer 39.ordinære generalforsamling Innhold - Handlingsplan høst 2014 - Lån til ASF - Revidering av organisasjonsstruktur
HANDLINGSPLAN FOR KVARTERET HØSTEN 2014 OM HANDLINGSPLANEN Generalforsamlingen vedtok høsten 2011 en langsiktig strategi for perioden 2011-2015. Denne ligger til grunn for alt arbeidet som foregår på Kvarteret og danner grunnlaget for denne handlingsplanen. Strategien ligger på kvarteret.no under offentlig filer. Kvarterstyret har vedtatt en 5- årsplan for arealutvikling, også denne ble vedtatt i 2011. Planen er så langt fraveket på flere punkter, men ligger framdeles til grunn for planlegging framover. Denne handlingsplanen angir hvilke overordnede mål Kvarteret skal jobbe mot høstmesteret 2014. Kvarterstyret og arbeidsgruppene skal utarbeide egne handlingsplaner som samsvarer med denne. 1. ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER I løpet av høstsemesteret har det nye regnskapssystemet blitt implementert, noe som har redusert arbeidsmengden til økonomiansvarlig. Arbeidsmengden må fortsatt anses som betydelig, og for Kvarterstyret detaljerte handlingsplan ble det tidligere vedtatte målet om å skaffe 2 sponsorer moderert til at man skulle jobbe for å hente inn en, og heller legge mer fokus på å utarbeide en strategi for slikt arbeid. På forrige generalforsamling bled et vedtatt en investeringsstrategi som legger føringer på investeringer de kommende årene. Det har også blitt økt fokus på rutiner rundt fakturaflyt, og det er sentralt å opprettholde en god budsjettdisiplin. Kvarteret skal sørge for at alle økonomiansvarlige får god opplæring på de nye gruppebudsjettene. Det skal også innarbeides rutiner for fakturaflyt. Kvarteret skal i løpet av høsten starte arbeid med inngåelse av to sponsoravtaler. Disse skal komme Kvarteret til gode gjennom økonomisk og/eller materiell støtte. Kvarteret skal følge opp arbeidet til jubileumskomiteen. Særlig viktig er omfanget av markeringen og budsjett for denne.
2. GJESTEHÅNDTERING, BAR- OG RESTAURANTDRIFT Det følger av langsiktig strategi at Kvarteret skal ha tre faste skjenkepunkter. Halvtimen startet opp tidlig i vårsemesteret, og bør fortsatt følges opp. Fokuspunktet på høstsemesteret bør ligge på skjenkepunktet Grøndahls, som har behov for en klar identitet og profil. Videre skal produksjonsavdelingen, en ny arbeidsgruppe med ansvar for konsepter og vertskap, ha startet opp før høstsemesteret. Denne gruppen vil fylle en svært sentral funksjon for Kvarteret, og må følges tett opp. Gjestehåndtering skal være et fortsatt fokus høstsemesteret 2014. Kvarteret skal sørge for at Grøndahls får en klar identitet som også skiller seg fra andre skjenkepunkt på huset. Produksjonsavdelingen må følges tett opp, og Kvarteret skal sørge for at de får gode rutiner, faste arbeidsoppgaver og jobbe for at gruppen får nok medlemmer. Gjestehåndteringskurs skal fortsatt avholdes, og bør kontinuerlig forbedres gjennom tilbakemeldinger fra deltakere og vurdering av kursets innhold og omfang. 4. REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE Høsten 2013 ble rekrutteringen gjennomført på en god måte, og i etterkant av denne er det blitt utarbeidet en rekrutteringsstrategi som skal ligge til grunn for videre rekrutteringsarbeid. Det er fortsatt mye rom for forbedring, men man er inne på et godt spor. Det er særdeles viktig at det fokuseres mye på rekruttering, og særlig ved begynnelsen av semesteret. Mange arbeidsgrupper har fått en voldosm økning i arbeidsmengde i løpet av en kort periode, og det er sentralt at arbeidsmengden til hvert enkelt medlem ikke blir for stor. Høstsemesteret 2014 skal det også jobbes for at frivillige på Kvarteret får flere goder i form av samarbeidsavtaler med aktører i bybildet. Kvarteret skal bruke rekrutteringsstrategi fra høsten 2013 som utgangspunkt for videre arbeid med rekruttering, og forbedre denne kontinuerlig.
Kvarteret skal legge inn og bruke statistikk i personaldatabasen. Statistikken skal brukes i rekrutteringsarbeid ved å for eksempel hente ut informasjon om hvilke perioder man rekrutterer flest frivillige, hvorvidt det er perioder der mange slutter osv. Det skal jobbes for å få minst 2 samarbeidsavtaler med bedrifter som kan gi fordeler og/eller goder for de frivillige ved Kvarteret. 5. KULTUR OG ARRANGØRER Antallet arrangører har økt markant fra år til år siden gjenåpningen i 2010. Vi har i realiteten nådd et metningspunkt i ukedagene, men i helgene er det fortsatt noe ledig kapasitet. Det må jobbes for å hente inn flere eksterne arrangører, som studentorganisasjoner, linjeforeninger o.l. Det er viktig å ha god kontakt med slike aktører, og særlig i forbindelse med fadderuken. Til slutt må Helhus fortsatt være et fokusområde, og det er viktig med god dialog mellom Kvarteret, driftsorganisasjonene og andre eventuelle arrangører. Kvarteret skal jobbe for at det i helgene er flere arrangement. For å oppnå dette skal Kvarteret selv hente inn eksterne arrangører. Dette vil være et av ansvarsområdene til produksjonsavdelingen. Kvarteret skal i etterkant av fadderuken ha en god dialog med fadderstyrer og relevante kontaktpersoner ved UiB. Målet er å oppsøke tilbakemeldinger på gjennomføringen av fadderuken og identifisere potensielle forbedringsområder. En helhuskomité bestående av medlemmer fra Kvarteret og Driftsorganisasjonene skal jobbe for å øke kvaliteten på våre helhus. Målet er at det skal være minst to delarrangørerer per helhus, og at omsetningen alltid overstiger 90 000 disse lørdagene. 6. PROMOTERING OG IDENTITET Promoteringen til Kvarteret har bedret seg over en lengre periode, men har fortsatt potensiale til å bli bedre. Informasjonsflyten til gjester kan gjøres enda bedre, og det må fokuseres på økt kontakt med media. Enkelte tiltak som ble iverksatt i løpet av vårsemesteret 2014 har fungert svært bra og bør videreføres.
Kvarteret skal jobbe for at det utvikles en ny nettside. Dersom det ikke kan gjøres av de frivillige må det leies inn eksterne som kan gjøre dette. Det nye rombookingssystemet må synkroniseres med våre egne informasjonskanaler slik at alle bookinger automatisk blir lagt inn i kalenderen vår. Kvarteret skal utarbeide en medie- og kommunikasjonsplan som skal sørge for at Kvarteret og arrangementene her blir godt eksponert i media. 7. LEDELSE OG ORGANISASJON Det går frem av langsiktig strategi at det skal jobbes for at de frivillige får god opplæring og høy kompetanse innenfor sitt felt. Det skal også fokuseres på opplæring som går på tvers av arbeidsgrupper slik at de frivillige i større grad får et helhetlig perspektiv på organisasjonen. I løpet av høstsemesteret 2014 må det også utarbeides en ny langsiktig strategi, da den nåværende strategien gjelder frem til 2015. Kvarteret skal i større grad fokusere på kurs og kompetanseheving for de frivillige. Rent konkret skal det jobbes for flere formelle og uformelle kurs og møter med det formal å øke kompetansen til den enkelte. Det skal arrangeres seminar for samtlige styremedlemmer over en helg med det formål å bedre samarbeidet på tvers av organisasjonen og heve kompetansen. Kvarteret skal utarbeide ny langsiktig strategi som skal angi organisasjonens mål og fokusområder i tidsrommet 2015-2018.
Lån til ASF I desember 2013 vedtok SKiBAS å lane Aktive Studenters Forening 300 000 kroner. I samråd med kontrolkomiteen vurderte man det slik at lånet kunne utstedes uten å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling. Dette var under forutsetning om at saken skulle legges frem som vedtakssak på kommende ordinære generalforsamling, der generalforsamlingen må ta stilling til om man ønsker å ettergodkjenne lånet. ASF hadde i november totalt 230 000 kroner i ubetalte fakturaer, og kontantbeholdningen var tom. De alternativene ASF hadde på dette tidspunktet vår å låne penger eller å gå konkurs. Det Akademiske Kvarter var i den heldige posisjonen at vi har en solid egenkapital, og vi hadde dermed råd til å gi dem dette lånet. For å gi ASF en buffer slik at de opparbeide seg en solid kontantbeholdning kom vi frem til at et lån på 300 000 kroner ville være nok. Det ble gitt en rekke forutsetninger for lånet. ASF har i samarbeid med Kvarterstyret utviklet organisasjonelle endringer, vedtektsendringer og økonomisk handlingsplan slik at de har et godt grunnlag for videre drift. Disse endringene ble vedtatt på deres generalforsamling. I tillegg skal ASF vedta en langsiktig strategi innen utgangen av 2014. Vi vil samarbeide tett med ASF videre - da særlig på den økonomiske fronten. Det har blitt arrangert møter der vår økonomiansvarlig blir oppdatert fortløpende om relevante forhold. Grunnen til at man valgte å ikke kalle inn til ekstraordinær generalforsamling når denne saken kom opp var behovet for diskresjon. Som konsertarrangør er ASF avhengig av at det ikke dannes en oppfatning av at de ikke kan dekke egne utgifter. ASF måtte få betalt fakturaene sine så raskt som mulig, og å kalle inn til ekstraordinær generalforsamling ville gjort dette vanskelig. I tillegg ønsket vi å utarbeide en plan for hvordan man skulle unngå en liknende situasjon igjen, og å utarbeide nødvendige organisatoriske endringer i ASF i samarbeid med dem. Å kjøre en slik prosess samtidig som en ekstraordinær generalforsamling ville vært for tidkrevende og kunne slått svært uheldig ut for ASF. Det er blitt inngått en nedbetalingsavtale med ASF der de betaler halvparten av kulturstøtten hver måned. I snitt er dette beløpet beregnet til å være 7500 hver måned. Lånet skal være nedbetalt innen 5 år, og eventuell negative differanse fra planlagt nedbetaling skal dekkes av ASF. Lånet er rentefritt, men KPI- justeres ved inngangen til nytt kalenderår. ASF står også fritt til å når som helst foreta større nedbetalinger på lånesummen. I følge våre egne vedtekter skal lån godkjennes av generalforsamlingen. Kvarterstyret annerkjenner at denne situasjonen ideelt sett burde blitt en sak for generalforsamlingen før et eventuelt lån ble godkjent, men omstendighetene tatt i betraktning mente vi dette var den beste løsningen. ASF er en av Kvarteret sine viktigste samarbeidspartnere, og det er i alles interesse at dette problemet ble løst på mest mulig smidig måte. Vi vil på det sterkeste anbefale generalforsamlingen å ettergodkjenne dette lånet. VEDTAKSFORSLAG Generalforsamlingen ettergodkjenner lån til Aktive Studenters Forening på 300 000 kroner under gjeldende forutsetninger for lånet Vedlegg: - Låneavtale - Nedbetalingsplan - Økonomisk handlingsplan - Vedtektsendringer
Revidering av organisasjonsstruktur INNLEDNING Formålet med revideringen av organisasjonsstrukturen til Det Akademiske Kvarter har primært vært å vurdere hvilke behov DAK har som organisasjon og hvorvidt eksisterende arbeidsgrupper dekker disse behovene. Dette innebærer en vurdering av arbeidsgruppenes ansvarsmengde, struktur, retningslinjer og stillingsinstrukser, og hvorvidt disse momentene er optimalt utformet for å håndtere de oppgaver som organisasjonen trenger utført av dem. I tillegg til overnevnte moment har vi også vurdert hvorvidt Kvarterets egne vedtekter legger gode, klare rammer for arbeidsgruppenes virksomhet og om de er tilpasset Kvarterets nåværende behov. Siden Kvarterets vedtekter nylig gikk igjennom en total revidering har vi utelukkende fokusert på vedtektene som omhandler arbeidsgrupper ved DAK. Selve revideringen er delt opp i tre deler. I den første delen vurderer hver arbeidsgruppe isolert sett, og hva Kvarterstyret mener bør endres i de respektive gruppene. Her er det viktig å merke at Kvarterstyret ikke vil fremme vedtaksforslag til generalforsamlingen om å gjøre endringer i arbeidsgruppene, dette er Kvarterstyrets vurdering. Vi ønsker simpelthen å orientere generalforsamlingen om vår vurdering, og komme med anbefalinger som arbeidsgruppene selv kan velge om de vil ta stilling til eller ikke. Den andre delen omhandler vedtekene til Det Akademiske Kvarter, spesifikt 8. Her vil Kvarterstyret foreslå en vedtektsendring som vi mener vil legge bedre rammer for arbeidsgruppenes daglige drift. Vårt mål har vært å imøtekomme DAK sine overordnede behov samtidig som at vi optimaliserer rammeverket til hver enkelt arbeidsgruppe. Den tredje delen omhandler arbeidsgruppenes retningslinjer. Vi har vurdert retningslinjene til samtlige grupper. Fremfor å ramse opp forbedringsområder i samtlige retningslinjer har vi kommet frem til en rekke elementer som Kvarterstyret mener må være med i alle arbeidsgruppene sine retningslinjer. Del 1: Samtaler med arbeidsgruppene PR- etaten Promotering, foto/video, tekster og presseskriv, grafisk arbeid, sosiale medier, markedsundersøkelser, rekruttering.
Etter samtale med leder og nestleder kom det frem at PR- etaten trenger bedre rutiner for utføring av arbeidsoppgaver. PR- etaten sitt samlede arbeid har definitivt hatt en økning i kvalitet i foregående år, men utførelsen av oppgavene trenger å bli langt mer strukturert og rutinepreget. I presseavdelingen ansees mye av problemet å være at den individuelle arbeidsmengden er liten, noe som kan føre til at man ikke blir engasjert i arbeidet. I tillegg gjør mange av medlemmene sine oppgaver alene, og dermed mister man noe av det sosiale elementet. Det foreslås derfor at man øker den individuelle arbeidsmengden noe ved å øke antall artikler og pressemeldinger som skrives, og/eller at antall medlemmer reduseres. For å ivareta det sosiale elementet, som er sentralt i frivillig arbeid, anbefales det at det arrangeres møter med jevne mellomrom der hele presseavdelingen samles og skriver tekster. I grafisk ansees arbeidsmengden å være passende, men også her bør man ivareta det sosiale elementet gjennom felles arbeidsøkter. For foto/video sin del ligger det største forbedringspotensialet i rutiner for publisering av bilder. Det tas mange bilder på huset, men de blir ofte publisert sent. I tillegg bør bilder fra aktivitet på huset være mer tilgjengelig på nettsidene våre og på sosiale medier. Romvesenet Mindre vedlikeholdsarbeid, prosjektering, arealplanlegging. Romvesenet forholder seg i dag ikke til eksisterende struktur, altså den gamle oppdelingenmed de tre undergruppene Hammerlauget, Prosjekteringskomiteen og Gallerikomiteen. Gruppen er preget av frivillige som ikke ønsker faste arbeidsoppgaver, og har til nå fungert bra som en rent prosjektbasert gruppe. Det vil være utfordrende og lite hensiktsmessig å gi Romvesenet rutinepregede oppgaver. Kvarteret sine behov innenfor de ansvarsområder som faller inn under denne gruppen tilsier at den, sammen med medlemmer av Kvarterstyret, bør identifisere forberdingsområder i bygningsmassen og utføre diverse forefallende arbeid. Gallerikomite utgår, da det ikke er lagt opp til utstillinger og gallerivirksomhet på Kvarteret i skrivende stund. Retningslinjene til gruppen bør legge opp til fleksibilitet. Siden gruppen er prosjektbasert bør det være flat struktur, men det må være en kontaktperson. Kontaktpersonen skal fungere som bindeledd mellom representant i Kvast og resten av gruppen, og ha oversikt over hva de holder på med. Videre bør ikke retningslinjene si så mye om hvordan gruppen skal arbeide, men ansvarsområdenes art legger opp til at det bør stilles krav til de som ønsker å bli medlem. Dette fordi arbeidet til Romvesenet krever god kjennskap til huset. Det anbefales at Romvesenet legges under økonomiansvarlig i Kvarterstyret. Dette fordi de jobber mye med prosjektering og innhenting av anbud, noe som blir en naturlig støttefunksjon for økonomiansvarlig i arbeid med budsjett og investeringsbudsjett. Rettsvesenet
Juridisk assistanse, lobbyvirksomhet. Rettsvesenet utfører sine oppgaver på en meget god måte og Kvarterstyret ser ikke noe umiddelbart forbedringspotensiale. Skjenkegruppen Bemanning og drift av faste skjenkepunkter, vareutvalg, kjøkkenvirksomhet. Skjenkegruppen har svært mange frivillige og en stor ansvarsmengde. Siden hvert av de 3 skjenkepunktene og kjøkkenet har såpass mange frivillige ansees det som fornuftig at gruppen er delt opp i undergrupper basert på skjenkepunkt (og kjøkken). Den største utfordringen til skjenkegruppen er for øyeblikket et høyt aktivitetsnivå som gjør at behovet for frivillige har økt. Det må være flere på jobb per skift, noe man for øyeblikket ikke har bemanning til. Denne problematikken gjelder i hovedsak for Stjernesalen. Her har skjenkegruppen selv kommet frem til en løsning der man har en person som tar overlappingsskift slik at man har bedre bemanning på travle tidspunkt. På lang sikt må man intensivere rekruttering slik at bemanningen blir bedre. Skjenkegruppen har i dag separate personalansvarlige for hvert skjenkepunkt. I dialog med skjenkegruppen har man kommet frem til at dette kan være problematisk da de forskjellige skjenkepunktene konkurrerer om frivillige som kan jobbe i mer enn et skjenkepunkt. Det anbefales at man i stedet har flere personalansvarlige som har ansvar for skiftlistene til samtlige skjenkepunkt. I stedet kan hver pers.ans. f.eks få ansvar for enkeltdager hver uke. Det samme gjelder til en viss grad sosialansvarlig, men her må Skjenkegruppen selv vurdere om man ønsker sterk gruppeidentitet eller om fokuset skal ligge på skjenkegruppen som helhet. Til slutt har skjenkegruppen storstyremøter for å vedta viktige saker. Det er for øyeblikket 14 personer med stemmerett, der man har et styre for hvert skjenkepunkt samt ev hovedstyre som har overordnet ansvar for skjenkegruppen. Slik det er lagt opp nå vil undergruppestyrene votere over saker som kun angår deres skjenkepunkt, mens det i storstyremøter voteres over saker som angår hele arbeidsgruppen. Votering over viktige saker bør i hovedsak være hovedstyret sitt ansvar, mens undergruppestyrene sitt fokus bør ligge på deres respektive undergrupper. Storstyremøter bør fortsatt eksisterere, men ikke som et vedtaksforum. Her bør fokuset ligge på dialog og koordinering. Hva gjelder kjøkkenet er deres største utfordring plassmangel. Det er desverre lite å gjøre med dette umiddelbart. Kraftetaten Lyd og lys på arrangement, vedlikehold av utstyrspark, behovsvurdering av utstyrspark.
Kraftetaten har en stor individuell arbeidsmengde, med lange skift. Videre har denne gruppen i varierende grad hatt bemanningsproblemer, noe som kan ha flere forklaringer. Lange skift og lang opplæringstid er utvilsomt mye av grunnen. Når det gjelder lengden på skift er det Kvarterstyret sinn oppfatning at man kan gjøre enkelte grep for å bedre denne situasjonen, men disse tiltakene innebærer stort sett innkjøp av utstyr. Noe utstyr kan kjøpes inn med det formål å lette på arbeidsmengden, noe vi akkurat har gjort i form av innkjøp av lift. Den andre typen innkjøp er utskiftning av eksisterende utstyrspark, noe som også vil redusere arbeidsmengde da kraftetaten bruker mye tid på reparasjon og vedlikehold av den eksisterende ustyrsparken, som er svært gammel. Selv om en viss mengde reperasjon er hensiktsmessig da det gir kunnskap om vedlikehold av utstyret, må ikke denne arbeidsmengden blir urimelig stor. Ut over dette må man være aktiv i rekruttering og ha fokus på god medlemspleie for å unngå frafall. Her har gruppen selv gjort enkelte grep som fleksibel arbeidstid i forbindelse med eksamensperioder, tett oppfølging og god opplæring. Videre mener Kraftetaten selv at de sliter med mye styringsdokumenter, og mange ansvarsområder for hvert styremedlem. Gruppen holder for øyebliket på med omstrukturering av styret selv, og Kvarterstyret kommer til å følge denne prosessen tett for å sørge for at Kvarteret sine behov blir ivaretatt. En del av omstruktureringsprosessen er å oppdatere stillingsinstruksene, og det anbefales sterkt å inkludere et avsnitt i stillingsinstruksene som beskriver det felles ansvaret og arbeidsoppgavene alle styremedlemmer ha Kvarteret Økonomiske Ressursgruppe (KØR) Økonomisk analyse, kontrollerfunksjon, sponsorarbeid, kjøpsrutiner ved investeringer. Må vurderes hvorvidt man ønsker KØR som gruppe, økonomiansvarlig må følge gruppen tett opp. Kvarterets økonomiske ressursgruppe har for øyeblikket ingen medlemmer. Denne gruppen har slitt lenge med å anskaffe og holde på medlemmer. Dette skyldes trolig mangel på konkrete arbeidsoppgaver og klart definerte ansvarsområder. Det anbefales at økonomiansvarlig i Kvarterstyret og i arbeidsgruppene sammen utarbeider en helhetlig vurdering av hva man trenger at denne gruppen skal gjøre, og at faste arbeidsoppgaver og rutiner vedtas før man begynner å rekruttere. I oppstartsfasen til gruppen vil det være nødvendig med tett oppfølging og fokus på det interne miljøet, siden gruppen må bygges opp helt fra bunnen av. Personalgruppen (PG) Rekruttering, personellhåndtering, kompetanseutvikling. Personalgruppen gikk nylig gjennom en omfattende omstrukturering. For øyeblikket er gruppen organisert slik at samtlige medlemmer er styremedlemmer, og det kreves at man må ha vært frivillig på Kvarteret i et semester for å bli medlem. Dette ansees som hensiktsmessig, da arbeidsoppgavene til PG i stor grad forutsetter en viss kjennskap til Kvarteret som organisasjon.
For øyeblikket utfører Personalgruppen sine oppgaver på en hensiktsmessig måte. Det er derimot ønskelig at gruppestrukturen klargjøres i større grad gjennom stillingsinstrukser og retningslinjer. Det bør også foretas en vurdering på antallet medlemmer av gruppen, da enkelte ansvarsområder potensielt kan kombineres. KITT xx xx Vaktetaten Vakthold, gjenglemte objekter. Vaktetaten har klart definerte ansvarsområder, og det er fra Kvarterstyre sin side en oppfatning og at medlemsantallet er tilfredstillende. Rutiner for opplæring og kursing er svært gode, og vaktetaten utfører oppgavene sine på en svært god måte. Vaktetaten er også særdeles flinke til å ivareta det sosiale miljøet. Kvarterstyret mener derimot at det ligger et forbedringspotensiale i kommunikasjon med driftsorganisasjoner, og da særlig konsertarrangører. Eventuelle problemer som oppstår bør i større grad løses gjennom dialog mellom vaktetaten og driftsorganisasjoner gjennom eksisterende forum. Vaktetaten har selv oppdatert sine stillingsinstrukser, da disse ikke har blitt revidert siden 2010 og inneholder flere feil og mangler. De nye stillingsinstruksene er blitt ferdigstilt, og instruksene i seg selv ser gode ut. Men hvert medlem av styret har skrevet stillingsinstruks til sitt eget verv. Leder av vaktetaten bør gå i gjennom de nye stillingsinstruksene sammen med driftsansvarlig, både for å vurdere instruksene i seg selv og for å sammenstille språket. I tillegg anbefales det å inkludere et avsnitt i stillingsinstruksene som beskriver det felles ansvaret og arbeidsoppgavene alle styremedlemmer har. Produksjonsavdelingen Bemanning av garderobe, mindre teknisk assistanse, konsepter, innhenting av arrangører, vertskap, pynting av fellesarealer Kvarterstyret har dette semesteret jobbet for å starte opp en produksjonsavdeling for å dekke flere behov i organisasjonen som ikke faller inn under eksisterende arbeidsgrupper. I hovedsak vil denne gruppen få overordnet ansvar for Kvarterets konsepter, og for å hente inn og være vertskap for eksterne arrangører. Gruppen vil i første omgang få en fleksibel struktur med kontaktpersoner i stedet for styre.
Annet Kvarterstyret har identifisert et spesifikt ansvarsområde som ikke dekkes av eksisterende arbeidsgrupper eller den planlagte produksjonsavdelingen, nemlig skjenking ved eksterne arrangement. Skjenkegruppen har for øyeblikket kapasitet til å ta på seg ansvaret for dette, og selv om de skulle ha det vil det være vanskelig å gjøre det til en del av gruppens ansvarsområder. Dette fordi antall eksterne arrangement og når de inntreffer er svært usikkert. Man vurderte å legge dette ansvaret inn under produksjonsavdelingen, men kom frem til at det både ville føre til overlapp mellom denne gruppen og skjenkegruppen, samt at det ville blitt for mye ansvar med tanke på eksisterende tiltenkte ansvarsområder. Den nåværende foreslåtte løsningen er å la driftsorganisasjonene bemanne skjenkepunkt ved eksterne arrangement. Det har blitt laget en rotasjonsordning der ulike driftsorganisasjoner har prioritet, og de kan da selv velge om de ønsker å bemanne skjenkepunktene eller ikke. Vi mener dette er en god løsning, da det fører til økte inntekter for driftsorganisasjonene samt redusert arbeidsmenge for de frivillig i skjenkegruppen. Dersom driftsorganisasjonene ikke ønsker dette, vil skjenkegruppen vurdere om de selv kan ta på seg denne oppgaven på individuell basis. Dersom det er eksterne arrangører som har betalt romleie er det derimot helt nødvendig at skjenkepunkt blir bemannet dersom leietaker ønsker dette. Ordningen med å la driftsorganisasjonene ha prioritet på bemanning kan fortsatt ivaretas, men dersom de ikke har anledning må skjenkegruppen ta seg av bemanningen. Del 2: Vedktekter 8-1 SAMMENSETNING Arbeidsgruppene består av frivillige som har skrevet arbeidskontrakt med Det Akademiske Kvarter. Arbeidsgruppene har et eget styre som gruppen sine medlemmer innstiller ved valg på ting. Styret skal minimum bestå av gruppeleder og økonomiansvarlig. Styret må godkjennes av Kvarterstyret. Formålet med 8-1 er å legge rammer for hvordan arbeidsgruppene skal organiseres og hvordan styrene blir valgt. Det går frem av denne paragrafen at arbeidsgruppene har stor grad av handlingsrom til å selv bestemme hvordan styret og arbeidsgruppen skal struktureres. Dette er noe sittende Kvarterstyre stiller seg bak, da hver arbeidsgruppe er unik og det er medlemmene selv som er i best stand til å vurdere optimal struktur for egen gruppe. Vår innvending dreier seg om at den nåværende paragrafen skjærer samtlige arbeidsgrupper under en kam. Etter en vurdering av samtlige arbeidsgrupper mener Kvarterstyret at arbeidsgruppene kan deles opp i 3 forskjellige kategorier. 1. Kjernedrift Hva: Store arbeidsgrupper med rutinepregede oppgaver. Hvem: Kraftetaten, Skjenkegruppen, Vaktetaten og PR- etaten.
Disse gruppene har mange medlemmer, og en stor økonomi. Derfor mener vi det burde vedtektsfestes at disse gruppene skal ha både gruppeleder og økonomiansvarlig. 2. Sekundærdrift Hva: Små til mellomstore grupper som både har rutinepregede og oppdragsbaserte oppgaver. Hvem: Rettsvesenet, KITT og Personalgruppen. Disse gruppene er ikke store nok til å forsvare en dedikert økonomiansvarlig, men vil fortsatt ha behov for en gruppeleder som kan ha administrativt ansvar for gruppen. 3. Støttefunksjoner Hva: Små grupper med stort sett oppdragsbaserte oppgaver. Hvem: KØR, Produksjonsavdelingen og Romvesenet. Disse gruppene har ikke behov for en sentralisert struktur, da de i hovedsak har en støttefunksjon for et eller flere medlemmer av Kvarterstyret. Vi mener at disse gruppene ikke trenger en leder, siden deres representant i Kvarterstyret i praksis er lederen. Man bør alikevel ha en kontaktperson i gruppen, som kan videreformidle informasjon til øvrige medlemmer og ivareta andre administrative funksjoner. For at ikke vedtektene skal bli hyppig endret ønsker Kvarterstyret å innføre denne oppdelingen i en instruks til arbeidsgruppene. Instrukser kan vedtas av kvarterstyret, og gir derfor stor grad av fleksibilitet med tanke på oppdelingen av arbeidsgruppene. For at en slik instruks ikke skal stride i mot vedtektene ønsker vi å fjerne setningen Styret skal minimum bestå av en gruppeleder og en økonomiansvarlig. fra 8-1 Foreslått endring 8-1 SAMMENSETNING Arbeidsgruppene består av frivillige som har skrevet arbeidskontrakt med Det Akademiske Kvarter. Arbeidsgruppene har et eget styre som gruppen sine medlemmer innstiller ved valg på ting. Krav til sammensetning fremgår av instruks. Styret i samtlige arbeidsgrupper må godkjennes av Kvarterstyret. Del 3: Retningslinjer Punkt g i 8-2 slår fast at alle arbeidsgrupper skal ha retningslinjer, men legger ingen føringer på utformingen og innholdet til disse. Igjen mener Kvarterstyret at hver arbeidsgruppe er unik, og at det derfor er nødvendig med stort spillerom rundt utforming av de respektive retningslinjene. Allikevel at det er enkelte momenter som samtlige arbeidsgrupper bør ha i sine retningslinjer. Både fordi en av funksjonene til retningslinjene er å være et veiledende dokument for medlemmer av arbeidsgruppene, og for å sikre at Kvarteret som organisasjon kan utføre sine oppgaver på best mulig måte. Siden behovene til Kvarteret er i stadig endring, bør man også her innføre denne endringen gjennom en instruks fremfor en vedtektsendring. Det vil bli utarbeidet en instruks til arbeidsgruppestyrene som vil gå mer i detalj på punkter som ikke er beskrevet i vedtektene, eller som konkretiserer eksisterende vedtekter. Denne instruksen vil altså dekke både styresammensetning, krav til retningslinjer og
potensielt andre momenter som fremtidige styrer mener det vil være hensiktsmessig å inkludere. Etter å ha vurdert retningslinjene til samtlige arbeidsgrupper mener vi følgende momenter må inkluderes: Avklaring av mandat. Det er viktig at gruppestyrene vet hva de har mandat til å beslutte og hva som må vedtas av Kvarterstyret. Dette for at arbeisgruppestyrene skal ha klare og trygge rammer å forholde seg til, både i det dalige arbeidet og i styrearbeid. At alle arbeidsgrupper har en handlingsplan hvert semester. Handlingsplanen må inneholde konkrete elementer som er målbare ved slutten av semesteret. Rent konkret bør man unngå formuleringer som det skal jobbes for mer x, da dette er vanskelig å måle og gir et svakere grunnlag for vurdering av gruppens arbeid. I stedet bør målsetningene formuleres som det skal gjøres minst 5 av ting x i løpet av semesteret. I tillegg må alle handlingsplaner ta utgangspunkt i Kvarterets handlingsplan og langsiktige strategi. Dette fremgår allerede av vedtektene, men er verdt å gjenta. Det må gå klart frem av retningslinjene hva som er arbeidsgruppens ansvarsområder og oppgaver, og hvilke krav som stilles av både medlemmer og styremedlemmer av gruppen. Plikter og rettigheter til medlemmene må være med. Videre må mandatet til ansvarsstillinger i arbeidsgruppen klargjøres. Oppløsning av gruppen må med, som en formalitet. Det må også stå hvem som er gruppens overordnede i Kvarterstyret. At det skal lages en semesterraport i forkant av generalforsamling inneværende semester. KONKLUSJON Flere av de individuelle arbeidsgruppene har forbedringsområder som de selv må vurdere hvordan de ønsker å håndtere. Når det gjelder struktur og retningslinjer ønsker vi stor grad av fleksibilitet og frihet for arbeidsgruppene i utformingen av disse. Formålet med den foreslåtte vedtektsendringen er nettopp dette, gjennom å mykne opp den allerede fleksible paragrafen om sammensetning. Når det gjelder retningslinjer ønsker vi at arbeidsgruppene selv skal få utforme disse i stor grad, men at samtlige arbeidsgrupper må inkludere enkelte elementer slik at man får gode og trygge rammer for deres daglige drift.