Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50.

Møteinnkalling Utvalg: Partssammensatt utvalg Tidspunkt: 26.11.2013, kl 09:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 21/11-2013 Christin Kristoffersen leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 12/13 Godkjenning av protokoll fra møte 15.10.2013 PS 13/13 Ny administrativ organisering fra 1.1.2014 Side 2

PS 12/13 Godkjenning av protokoll fra møte 15.10.2013 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/691-54-030 Sissel Helen Hultgren 06.11.2013 Ny administrativ organisering fra 1.1.2014 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Partssammensatt utvalg 13/13 26.11.2013 Lokalstyret 10.12.2013 Anbefaling: Lokalstyret vedtar ny administrativ organisering i henhold til prinsippene vedtatt i lokalstyret 18.6.2013. Administrasjonssjef, to sektorsjefer og administrasjonssjefens stab utgjør nivå 1, mens nivå 2 består av 13 definerte enheter. Lokalstyret tar til orientering prinsippene for utarbeidelse av delegasjonsreglement. Saksopplysninger: Bakgrunn for omorganiseringsprosjektet Lokalstyret har sammen med administrasjonssjefen bedt om å få en evaluering av sin organisering med fokus på demokratisk og administrativ ledelse og styring (SNU 2). Prosessen skulle lede frem til alternative forslag til organisering som er mer kostnadseffektiv og som vil gi bedre styring og ledelse av Longyearbyen lokalstyre (LL), samt styrke legitimiteten til lokalstyret/au. KS Konsulent v/brit Eirin Bøe Olssøn var prosjektleder for oppdraget og har skrevet rapporten "organisasjonsanalyse evaluering av administrativ og politisk organisering av LL", som er en analyse av hvordan den politiske styringen blir ivaretatt. Analysen er gjennomført med fokus på demokratisk kontroll, styringseffektivitet, kompleksitet, produktivitet, samspill mellom lokalstyre og administrasjon, samt politiske og administrative omkostninger. Longyearbyen lokalstyre har i dag organisert sin kjernevirksomhet i tre kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11. Sammenlignet med kommuner på fastlandet er dette en unik modell for den type virksomhet som LL driver. Sitat fra sammendraget i rapporten: «Modellen er i seg selv administrativt ressurskrevende fordi den krever en formalisering av administrativt samarbeid mellom administrasjonen i foretaket opp mot styret, og mellom foretaket og lokalstyrets administrasjon. Longyearbyen lokalstyre kan i motsetning til kommuner på fastlandet ikke hente ut stordriftsfordeler gjennom samarbeid med andre kommuner. Det er derfor vår oppfatning at eventuelle effektiviseringsgevinster må søkes og hentes ut i egen organisasjon og at dagens organiseringsmodell legger begrensinger på et slikt arbeid. Hovedkonklusjonen i denne rapporten er at foretaksorganiseringen som en helhetlig styringsmodell fragmenterer, formaliserer og byråkratiserer de politiske og administrative prosessene, snarere enn å sikre helhet, samarbeid og transparens. I dette ligger det at Side 4

2012/691-54 Side 2 av 7 Longyearbyen lokalstyre har et betydelig potensial for å sikre en mer styringseffektiv organisasjon som henter sin legitimitet i lokalstyret og AU. Vi anbefaler derfor å forenkle og tydeliggjøre den politiske styringen innenfor lokalstyret og AU ved at foretakene legges ned. Det bør videre vurderes om det er fortsatt er behov for et miljø- og næringsutvalg, eller om denne myndigheten kan tillegges lokalstyret og AU. En reduksjon av antall politiske utvalg vil ytterligere bidra til å tydeliggjøre lokalstyrets legitimitet. Vi anbefaler derfor at ansvar for drift innenfor foretakenes eksisterende vedtekter legges til administrasjonssjef iht. et revidert delegasjonsreglement. Organisasjonens størrelse tilsier en administrativ modell med maksimalt 2 kommunalsjefer.» Rapporten fra KS ga en god statusbeskrivelse og til dels klare anbefalinger for videre organisasjonsutvikling/omorganisering. Hovedprinsipper for ny administrativ organisering Følgende vedtak ble gjort i lokalstyrets møte av 18.6.2013: «Administrasjonssjefen fortsetter arbeidet med ny organisasjonsstruktur (SNU 2) i Longyearbyen lokalstyre, etter følgende hovedprinsipper: 1. De formaliserte styringslinjene reduseres og organisasjon forenkles ved at foretaksmodellen avvikles, og ny organisasjonsmodell etableres. 2. Det etableres en to-nivå organisasjonsmodell med 2 sektorbaserte "kommunalsjefer". Inntil videre kaller vi disse stillingene for sektorsjef. 3. Organisasjonen skal være åpen, enkel og mer effektiv, og det skal være "kort vei" til beslutningene. Dette skal ivaretas gjennom blant annet tydelige lederavtaler og delegasjoner. 4. Samfunnsutviklingsrollen skal tydeliggjøres i nye delegasjoner. 5. Den endelige modellen skal ivareta politisk og administrativ kontroll og styring. 6. Organisasjonen skal ha felles arbeidsgiverpolitikk, personalpolitikk, verdigrunnlag og etiske retningslinjer» Vurdering: ADMINISTRATIV ORGANISERING Tonivåmodell En tonivåmodell er en såkalt flat struktur, og innebærer sterke fullmakter til enhetsleder (resultatenheter). Tiltak for koordinering, utvikling og politisk styring må ses i sammenheng med den vedtatte to-nivå modellen. I modellen består nivå 1 av administrasjonssjef, to sektorsjefer samt administrasjonssjefens stab, mens nivå 2 består av 13 definerte enheter. I tillegg til vedtak av 18.6.2013, er følgende prinsipper lagt til grunn ved valg av administrativ organisering: 1. Helhetsperspektivet skal ivaretas, og sektortenkningen reduseres. 2. Samle fagkompetanse skape robuste fagmiljø. 3. Enheter skal ha en viss størrelse. 4. Gjennom to-nivå modellen flyttes påvirkningsmuligheten nærmere både brukere og ansatte. 5. En modell som er best mulig tilpasset det særegne ved Longyearbyen (turn-over etc.). I henhold til vedtaket om å etablere en tonivåmodell har administrasjonssjefen organisert administrasjonen i henhold til nedenstående modell: Side 5

2012/691-54 Side 3 av 7 Toppledelsen Administrasjonssjefen er øverste leder i Longyearbyen lokalstyre og skal ha særlig ansvar forå: Lede administrasjonens arbeid med å forberede saker for folkevalgte organ og se til at disse er forsvarlig utredet med hensyn til helhetsperspektiv og konsekvenser. Gjennomføre og iverksette politiske beslutninger. Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av økonomiske ressurser, herunder etablere rutiner for intern kontroll. Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse Longyearbyen lokalstyres tjenester i forhold til innbyggernes behov. Lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet, herunder samfunnsutviklingen. Motivere og utvikle de ansatte slik at organisasjonen blir fleksibel og effektiv. Ivareta det overordnede arbeidet for helse, miljø- og sikkerhet. Sørge for felles personalpolitikk samt oppfølging og koordinering av enhetsledere. Videreutvikle og ivareta en god bedriftskultur I to-nivå modellen vil administrasjonssjefen, i tillegg til ansvarsområdene nevnt ovenfor, selv følge opp enhetene "økonomi- og ikt" og "personal- og organisasjon". Den ene sektorsjefen vil ha ansvar for de tekniske områdene og den andre for oppvekst- og kultur. Administrasjonssjefens stab I tillegg til enhetene vil det bli en stab på fire personer. Staben vil omfatte områdene: politisk sekretariat utvikling næringsarbeid/informasjon internkontroll/kvalitet/beredskap Mange kommuner med to-nivå-modell mangler ressurser til å drive utvikling, siden fokuset ofte rettes mot selve driften i enhetene. Ressurser til å drive utvikling blir derfor tatt inn i stab, sammen med ansvaret for den overordnede planleggingen og plansaker. Side 6

2012/691-54 Side 4 av 7 I tillegg må administrasjonssjefen ha ressurser til å behandle saker som ikke naturlig hører inn i noen av enhetene, som for eksempel sosiallovning, mattilsyn osv. Arbeidet knyttet til næringsarbeid er nært knyttet opp til lokalstyreleders arbeidsfelt og hører dermed naturlig inn i stab, sammen med brukerundersøkelser, statistikk, info osv. Kvalitetssikring er blitt viktigere etter hvert som kommunene er blir mer kompliserte og lovgivningen har sterkere fokus på tilsyn. I tillegg er beredskap et viktig fokusområde. For å ha stor grad av nærhet til toppledelsen, trekkes disse oppgavene inn i stab. Enhetene Alle enhetsledere skal ha økonomi, personal, fag- og resultatansvar for egen enhet. Nedenfor omtales hver enkelt enhet med foreslåtte endringer: 1. Økonomi- og IKT Enheten blir en stabsenhet, som skal være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Det faglige innholdet i enheten blir for øvrig som i dag. Enheten skal ha en særskilt rolle i forberedelsene til økonomi- og handlingsplan samt budsjettarbeidet. Enheten skal være støttefunksjon både for nivå 1 og nivå 2. 2. Personal- og organisasjon Enheten blir en stabsenhet, som skal være med på å videreutvikle og fornye organisasjonen som helhet. Det faglige innholdet i enheten blir for øvrig som i dag, med unntak av at næringsrådgiver og politisk sekretær flyttes til administrasjonssjefens stab. Enheten skal ha en særskilt rolle i utvikling av en felles overordnet personalpolitikk. Enheten skal være støttefunksjon både for nivå 1 og nivå 2. 3. Eiendom Det faglige innholdet i enheten blir som i dag. Enheten skal være støttefunksjon både for nivå 1 og nivå 2. 4. Barn- og Unge Enheten "Barn og Unge" er en ny enhet, som vil bestå av følgende fagområder: - Barne- og familietjenesten - PPT - Oppvekstfaglig rådgiver - Ungdomsvirksomheten Administrasjonssjefens vurdering er at det er store fordeler, faglig og menneskelig, knyttet til å samle de viktigste bidragsyterne som driver forbyggende arbeid for barn og unge. På denne måten vil det skapes et mer robust fagmiljø. Forebyggende arbeid for barn og unge er et nasjonalt satsningsområde, og det er kommet anbefalinger på å samle disse fagområdene slik at koordineringen og dermed kraften på arbeidet øker. 5. Kullungen barnehage Det faglige innholdet i enheten blir som i dag. 6. Longyearbyen barnehage Det faglige innholdet i enheten blir som i dag. 7. Polarflokken barnehage Det faglige innholdet i enheten blir som i dag. 8. Longyearbyen skole Longyearbyen skole er en kompleks skole med både SFO, barnetrinn, ungdomstrinn og videregående avdeling, og vil være den største enheten i organisasjonen. Skolen har etter Side 7

2012/691-54 Side 5 av 7 hvert mange års erfaring i forhold til lederstruktur som det har vært viktig å ta med i fortsettelsen. Skolen vil skille seg noe ut fra en ren tonivåmodell siden det er egne ledere for SFO, barne- og ungdomstrinnet og videregående, men det er likevel vurdert som hensiktsmessig at skolen består som en enhet, med unntak av kulturskolen. Kulturskolen har tidligere vært underlagt skolen, men har den senere tid rapportert direkte til daglig leder for Oppvekstforetak KF. Skolen og kulturskolen deler i dag areal og har ansatte som jobber begge steder. Det vurderes likevel som hensiktsmessig å legge Kulturskolen under enheten for Kultur- og idrett. Se begrunnelse under enhet for Kultur- og idrett. 9. Kultur- og Idrett Administrasjonssjefen har organisert enheten Kultur- og Idrett med følgende fagområder: - Kulturhus - Svalbardhallen - Galleriet - Biblioteket - Kulturskolen Administrasjonssjefen ønsker at kulturskolen blir en del av enheten Kultur og Idrett. Kulturskolen ligger i dag direkte under daglig leder for Oppvekstforetaket, og alternativet var å legge kulturskolen under skolen. Skolens kontrollspenn og størrelse anses i dag som stort nok. Lovgivningen rundt kulturskolevirksomheten i Norge er basert på å styrke og rekruttere til kulturlivet og derigjennom samhandle med frivillige kulturkrefter. Administrasjonssjefen ønsker også enda bedre utnyttelse og bruk av Kulturhuset og det utstyr som finnes der. Administrasjonssjefen ser at foreslåtte organisering av kulturskolen betinger tett samhandling med skolen da lokaliseringen på dagtid fremdeles vil være på skolen, og fordi vi har ansatte som er tilknyttet både skolen og kulturskolen. Ungdomsarbeidet har tidligere ligget under Kultur- og fritidsforetaket, men flyttes nå til enheten Barn og Unge. Dette området skal i fremtiden ha samme høye aktivitet og kvalitet som i dag. Det forutsettes at samhandlingen og lysten til å jobbe sammen med enheten for Kultur- og Idrett vil fortsette. Se også begrunnelse under enhet Barn og Unge" 10. Energiverket Lokalstyret vedtok 12.11.2013 i sak 69/2013, å organisere energiverket som ordinær enhet i den administrative tonivåmodellen. Energiverket er i dag delt i to seksjoner, og vil skille seg noe ut fra en ren tonivåmodell siden det er egne ledere for henholdsvis drift og produksjon. Det vurderes likevel som hensiktsmessig at Energiverket organiseres som en enhet. Det faglige innholdet i enheten blir som i dag. 11. Longyearbyen havn Lokalstyret vedtok 12.11.2013 i sak 68/2013 å organisere havna som ordinær enhet i den administrative to-nivå modellen. Det faglige innholdet i enheten blir som i dag. 12. Brann- og beredskap Det faglige innholdet i enheten blir som i dag. 13. Teknisk infrastruktur Enheten er en ny enhet med følgende fagområder: - Prosjektledelse for alle prosjekter innen tekniske tjenester - Fjernvarme - VVA (vei, vann, avløp) - Renovasjon - Byggesak - Oppmåling Side 8

2012/691-54 Side 6 av 7 Fagområdene i denne enheten kommer hovedsakelig fra foretaket Bydrift KF. I tillegg overføres byggesaksbehandler og oppmålingsingeniør til denne enheten. Plansaker kan også saksbehandles her i samråd med administrasjonssjefen og hans stab. Hensikten med å samle disse fagområdene er å skape et robust fagmiljø. Bedriftskultur Administrasjonssjefen mener det blir viktig i fortsettelsen å etablere en felles bedriftskultur/identitet, der det ikke er "skott" mellom enhetene, men der vi samarbeider på tvers, og viser raushet. Vi er offentlige tjenestemenn, og skal være stolte av å arbeide i Longyearbyen lokalstyre. I denne prosessen blir lederopplæring viktig. På lik linje med at politikken bruker ad-hoc komiteer, vil administrasjonen også bruke "arbeidslag" på tvers av enhetene for å løse enkelte oppgaver. PRINSIPPER FOR NYTT DELEGASJONSREGLEMENT Et organisasjonskart kan ikke forstås uten at det foreligger noen prinsipper for fremtidig delegasjonsreglement. I forarbeidende til dette har administrasjonssjefen hatt fokus på å: Synliggjøre enhetene og klargjøre hvem som har ansvar for enhetene Plassere myndighet til lavest mulig nivå Legge til rette for effektive vedtaksprosesser Ivareta og sikre likebehandling og rettigheter til innbyggerne Den endrede organisasjonsstrukturen vil stille nye krav til rutiner og strukturer. Det skal ikke være tvil om hvilke delegasjoner som gjelder. Administrasjonssjefen vil derfor sette i gang arbeidet med å utarbeide et felles delegasjonsreglement, der alle myndighetsområder er beskrevet, og samlet i en felles oversikt. Administrasjonssjefen vil også sørge for at det innarbeides en rutine slik at eventuelle framtidige endringer, enkeltvedtak som fattes eller nye delegasjoner blir skrevet inn i det samlede delegasjonsreglementet. Hovedprinsipper for nytt administrativt delegasjonsreglement: a) Formål Formålet med å delegere myndighet er at det oppnås en effektiv organisasjon og at det sikres en rask og effektiv tjenesteproduksjon. Lederne av enhetene skal gis den myndighet som er nødvendig for å sikre enhetens totale drift. Delegeringen skal også sikre effektiv arbeidsfordeling mellom administrasjonssjef og enhetsledere slik at strategitenkning og utvikling blir ivaretatt, se vedtak i lokalstyret den 18.6.2013. b) Generelle retningslinjer Generelle retningslinjer for delegasjonsreglementet er at myndighet utøves i forhold til lover, forskrifter, retningslinjer og planer gitt av overordnet organ, samt innenfor budsjettets rammer og forutsetninger. Følgende hensyn skal tas: - Rettssikkerheten til innbyggerne - Effektiv ressursbruk - Saksbehandlingstid/service - Enkeltavgjørelser skal være i samsvar med politisk mål og retningslinjer - Medarbeidernes utviklingsmuligheter - Tjenestekvalitet c) Hjemmel for delegering Lokalstyrets myndighet til å delegere til administrasjonssjefen fremgår av Svalbardlovens 39. Side 9

2012/691-54 Side 7 av 7 d) Delegeringslinje og rapportering Det er lokalstyret som delegerer myndighet til administrasjonssjefen, som eventuelt delegerer myndighet videre til enhetslederne. Enhetslederne rapporterer til administrasjonssjefen, som rapporterer videre til lokalstyret. Longyearbyen lokalstyre skal ha en felles lokal lønnspolitikk. Det er administrasjonsutvalget som er delegert myndighet til å sette ramme og profil for de årlige lønnsforhandlinger, og det er administrasjonssjefen som gjennomfører forhandlingene på bakgrunn av bestemmelser i Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen for KS, samt lokal lønnspolitikk. Lønnsforhandlingene kan ikke delegeres videre til enhetsledere. e) Videredelegering Økonomi- og personalansvar er delegert til enhetslederne, og kan ikke delegeres videre. Ansvar for fagområder kan delegeres videre, men delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av myndighet. f) Forholdet mellom administrasjonssjef og enhetsleder Administrasjonssjef inngår lederavtale med den enkelte enhetsleder. Denne vil danne grunnlaget for oppfølgingen av den enkelte enhetsleder og vurdering av resultater. Enhetsleder skal ikke bruke tildelt myndighet på en slik måte at avgjørelsen får konsekvenser utover eget arbeidsområde. I saker om oppsigelse eller avskjed er det kun administrasjonssjefen som kan fatte vedtak. g) Delegering av myndighet i økonomisaker Anvendelse av vedtatt budsjett for egen enhet skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak, intensjoner, og innenfor netto budsjettramme. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. h) Delegering av myndighet i personalsaker Enhetsledere gis myndighet til å: fatte enkeltvedtak i ansettelsessaker i tråd med "retningslinjer for tilsetting" for Longyearbyen lokalstyre. fatte vedtak i permisjonssaker i tråd med Longyearbyen lokalstyres permisjonsreglement. opprette nye stillinger, forutsatt at dette ligger innenfor de lønnsmessige budsjettrammer som er stilt til disposisjon. gjøre om stillinger innenfor vedtatte rammer og gjeldene lønns- og stilingsreglement, samt innenfor vedtatt organisasjonsstruktur. i) Rett til å gjøre om et vedtak og klagerett Det organ/den som har delegert myndighet, kan til en hver tid trekke fullmakten tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Det organ/den som har delegert myndighet, kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av den som har fått fullmakt til å utøve myndigheten, men kun innenfor de rammer som gis i forvaltningsloven 35. Behandling av klage over enkeltvedtak følger forvaltningslovens regler med mindre annet er bestemt i særlov. Andre vedlegg: 1 Rapport fra KS (ikke vedlagt) 2 Prosjektplan SNU 2 (ikke vedlagt) 3 Prosjektkalender Side 10