Status for integrasjonen Økern, 5. ruar
Overordnet prosjektplan med viktigste milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase Forberede closing og eierskapsskifte Start operasjonell drift med felles profilering Ferie Operasjonell samordning Legal og fullstendig integrasjon 01.07 Closing 20.07-03.08 31.03-01.07- Milepæler Alle selgers forpliktelser før closing Alle kjøpers forpliktelser før closing Alle planer for hele integrasjonsprosessen på plass Informasjon og velkomstpakke til alle ansatte sendt ut Ny fullmakt- og rapporteringsstruktur på plass Ny organsisasjonstruktur utarbeidet og bemannet på nivå 1 Avtaler med Siemens AG terminert eller overført Ledersamling 25-26.7 SI skilt fjernet fra alle lokasjoner og erstattet med Bravida skilt Bravida uniformer distribuert og tatt i bruk Temporær profilering av alle biler (SI logo fjernet frist 24.8) Velkomstpakke distribuert til ansatte Bravida styringsmodell og prinsipper gjeldende fra 1/7 Felles konsernstab etablert og samlokalisert Samlokalisering foretatt (i byer med overlapp) Kvartalsgjennomganger Q3 Åpningsbalansen (30.09.09) Tantiemeordning besluttet (01.10.09) IT stand alone (01.11.09) Nye personalvilkår for hele virksomheten designet og besluttet (31.12.09) Én virksomhet Ett juridisk selskap Én operasjonsmodell Harmoniserte service og prosjektprosesser implementert (15.03.10) Samme ERP plattform og PDA system (01.04.10) Samordnende personalvilkår implementert (01.04.10)
Personal/HR vil fremover ha fokus på blant annet bedriftskultur og personalhåndbok Etablert nye felles administrative ordninger fra 01.01., for bl.a.: Personal/HR har som formål å bidra til felles Bedriftskultur, samt like vilkår og policy for det nye Bravida. Pensjon, sykelønn, permisjoner, fleksitidsordning, personalforsikringer og bilordninger. Særavtaler sies opp Oppstart bedriftskultur 1.Samordne personalvilkår for Bravida 2.Sikre at en felles og offensiv bedriftskulturen utvikles 3.Implementere ny felles personalhåndbok og en ny lederhåndbok, herunder inngår samordning av alle HR rutiner og policys. Gjennomgang av særavtaler og andre individuelle personlige ordninger i BN1 og BN2. Lansere ny personalhåndbok Forberede vårens tariffoppgjør Bedriftskultur Kundeundersøkelse: kundens opplevelse av oss Intern undersøkelse: skal danne grunnlag for hva vi bygger en felles Bravida kultur på. Personal/HR Personalvilkår - implementering Bedriftskultur Personalprosesser Personalhåndbok Nye særavtaler og lønnsoppgjør Ferdig implementert (overføring til linje)
Opplæring/utrulling har nå klar planene for gjennomføring av alle kurs i forbindelse med systemskiftet Opplæring/utrulling har som formål å sikre at alle medarbeidere har rett kunnskap til å operere de nye systemene og prosessene i forkant av systeminnføringen 1. il. Planlegge og gjennomføre kurs for Agresso, ServiceBase, ProsjektBase, Handyman og Bravis Sikre at det etableres superbrukere/kjernekompetanse til støtte i etterkant av kurs og systeminnføring Etablert struktur for logistikk knyttet til kursgjennomføring Sendt ut innkallinger for alle kurs frem til uke 9. Fortløpende bytting av kursdatoer for deltakere som har behov for det. Justering av kurskalender (flere deltakere enn først antatt, behov for flere kurs) Få på plass endelig instruktørkabal for Agressokurs Innkallinger til resterende kurs (skjer fortløpende) Kvalitetssikre all logistikk ifm kursgjennomføring Planlegge og Informere om kommende kurs. (prosjektbase) Lage oversikt over hvem som har gjennomført hvilke kurs Milepæler Opplæring/utrulling Agresso - alle nivåer ServiceBASE ProsjektBASE Handyman/PDA Bravis/innkjøp Apr May Jun
Innkjøp har ansvaret for prisstrategi og BraVis opplæring Har som formål å sikre at BN2 får opplæring i innkjøpssystemet Bravis, og at det utarbeides og implementeres en ny prisstrategi for Bravida. Det er utarbeidet et utkast til opplæringsplan Bravis. Prisstrategien er ferdig utarbeidet fra Prisgruppen. 1.Sammen med prisgruppen utarbeide prisstrategi for Bravida Norge. 2.Når prisstrategien er vedtatt av ledermøtet i Bravida skal den implementeres i hele Bravida Norge. 3.Innkjøp vil stå for planlegging og gjennomføring av Bravis-opplæring i BN2. Få prisstrategien vedtatt i ledermøtet. Planlegge implementering av Prisstrategi Videre planlegging av opplæring i Bravis Definere koststeder og brukere i BN2 i Bravis Implementering og roll-out av Handyman Innkjøp Prisstrategi inkl. opplæring BraVis systemtilg. og opplæring Ferdig implementert (overføring til linje)
Økonomi vil fremover ha fokus på blant annet opplæring, økonomihåndbok og årsregnskap Felles fullmakts og rapporteringsstruktur Åpningsbalanse Fullverdig rapportering Etablert og gjennomført felles budsjettprosess Økonomirapportering har som formål å sikre at begge selskapene samordner sine prosedyrer og regnskapsprinsipper, og rapporterer fullverdig fra felles plattform. 1.Fullverdig rapportering 2.Åpningsbalanse 3.Samordne regnskapsprinsipper og prosedyrer 4.Insource Visma Services regnskap 5.Fusjon/ virksomhetsoverdragelse Utrede og implementere felles prosedyrer Årsregnskap begge selskaper Insourcing Visma regnskapstjenester fra 01.02 (startet) Økonomihåndbok 15.02 Opplæringsmateriell for integrasjon Milepæler Økonomi Apr May Insourcing Visma services Fusjon/ virksomhetsoverdragelse Økonomihåndbok Ferdig implementert (overføring til linje) Jun
ProsjektBASE har ansvar for at avdelingsledere, prosjektledere og kalkulatører får opplæring i ProsjektBASE Har som formål å sikre at alle avdelingsledere, prosjektledere og kalkulatører får opplæring i å bruke ProsjektBASE. Kvalitetssikring av innholdet i ProsjektBASE pågår Vurdering/implementering av rutiner fra Siemens QMS Innføring i ProsjektBASE Avklaring konsept og tidspunkt for utrulling Hovedoppgave: 1. Avklare konsept for utrulling 2. Gjøre ProsjektBASE tilgjengelig i BraDok 3. Sikre at innholdet i ProsjektBASE er av god kvalitet 4. Opprette referansegruppe, utnevne superbrukere 5. Sikre at opplæringen er av god kvalitet 6. Gjennomføre opplæring Fokus fremover, uar og ruar: Kvalitetssikre innholdet i ProsjektBASE Klargjøring til å "slippe" ProsjektBASE uke 05 Planlegge utrulling / opplæring, tilbakemelding fra avd. Opplæring superbrukere ProsjektBASE Systemtilgang og superbruker opplæring Konseptinnføring Ferdig implementert (overføring til linje)
ServiceBASE vil fremover fokusere på pilotprosjekter og opplæring Ledergruppen har besluttet at ServiceBASE skal være Bravida s konsept vedr service. BraWeb Service og Handyman er valgte verktøy i denne forbindelse. Utrullings- og oppfølgingsplan er vedtatt. Opplæringen i konseptinnføring er ferdigstilt. Har som formål å sikre at alle avdelingene i Bravida får opplæring for å kunne tilby service på en mest mulig ensartet og profesjonell måte. Herunder hvordan avdelingene bør organisere seg og i tillegg har opplæringen fokus både på salgsprosessen og leveranseprosessen. et er å øke serviceomsetningen gjennom økt kundeaktivitet. Opplæring i salg er påbegynt. Antall gjennomføringer er utvidet fra 4 til 6 og ferdigstilt 23. s. Gjennomføre pilotprosjekt mot utvalgte avdelinger I BraWeb Service med ferdigstiling 20. s. Sørge for at avdelingene organiserer seg i forhold til konseptet, og jobber i henhold til intensjonene. 1.Opplæring 2.Implementering 3.Oppfølging ServiceBASE ServiceBASE konseptinnføring BraWeb Service Pilot ServiceBASE Del 2 evaluering Justering av Innkjøpsprosessen Test og pilot av varebestillingsmodul Innkjøp,klargjøring og omkonfig. av PDA Handyman opplæring Ferdig implementert (overføring til linje)
ERP skal levere forretningssystemer som sikrer støtte til arbeidsprosessene slik at vi kan slå sammen virksomhetene og realisere en optimal drift 1. Overføre Axapta (BN2) over til Agresso Systembytte 1. il 2. Etablere felles lønn og HR system Axapta integrert med Agresso for BN2 til 1. il Axapta lønn for BN1 og BOE skjer etter 1. il (eksakt når er enda ikke besluttet) Agresso konvertertingsprosjekt jobber med å planlegge og gjennomføre konvereering av Axapta over til Agresso Besluttet Axapta som felles HR/Lønn system Besluttet at Lønn kjøres inhouse fra Trondheim, likt BN2 Besluttet å etablere HR portal med registrering av timer, fravær og reise/utlegg (jfr INS portal i BN2) Valgt Current Software som leverandør at Time og Reise/utlegg Etablere prosjekt for Time og Reise/utlegg (Current) Opplæring i Agresso (Q1) Testing og forberdelser for Konvertering (Agresso) Testing og Forberedelser for felles Lønn/HR system (Axapta) ERP Agresso/Økonomi Systemtilpasninger Verifikasjon av lagerkonsept Test Pilot Opplæring Go-live og stabilisering Lønn/HR Systemtilpasninger Test og konfigurering Pilot Opplæring Go-live BN2
Destinasjon 200 har som formål å sikre konkurransekraft for Bravida i tiden som kommer Mål for besparelse per avdeling er identifisert Tiltak per avdeling er definert og startet Oppfølging blir foretatt i kvartalsgjennomganger Har som formål å sikre konkurransekraft 1. Implementere kostnadsbesparelser for 115 MNOK 2. Øke fokus på salg 1 2 Overføre aktivt salg til linjen Samordne kalkylemodeller for tilbud som en del av prosessforbedringer. INDIREKTE KOSTNADER KOSTNADSREDUKSJON PRODUKSJONSKOSTNADER PROSESSFORBEDRING 3 KAPITALEFFEKTIVISERING 4 SALGSFOKUS ØKTE INNTEKTER Destinasjon 200 Kapitaleffektivisering Oppfølging av kostn.program Ferdig implementert (overføring til linje)
Overordnet milepælsplan for fase 3 og 4 av integrasjonen Personal/HR Personalvilkår - implementering Bedriftskultur Personalprosesser Personalhåndbok Nye særavtaler og lønnsoppgjør Økonomi Insourcing Visma services Fusjon/Virksomhetsoverdragelse Økonomihåndbok ProsjektBASE Systemtilgang og superbruker opplæring Konseptinnføring ServiceBASE ServiceBASE konseptinnføring BraWeb Service Pilot ServiceBASE Del 2 evaluering Justering av Innkjøpsprosessen Test og pilot av varebestillingsmodul Innkjøp,klargjøring og omkonfig. av PDA Handyman opplæring Innkjøp Prisstrategi inkl. opplæring BraVis systemtilg. og opplæring ERP Agresso/Økonomi Systemtilpasninger Verifikasjon av lagerkonsept Test Pilot Opplæring Go-live og stabilisering Lønn/HR Systemtilpasninger Test og konfigurering Pilot Opplæring Go-live BN2 Destinasjon 200 Kapitaleffektivisering Oppfølging av kostn.program Ferdig implementert (overføring til linje) 11