Protokoll fra ordinært sameiermøte i Nydalen Kvarter Sameie Dato 17.04.2013 Kl. 18.00. Møtested: BI Nydalen. Tilstede var 53 seksjonseiere og 0 med fullmakt til sammen53 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte Jardar Bakke. Møtet ble åpnet av Ole-Gerhard Røn. 1. Konstituering A) Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Ole-Gerhard Røn Vedtak: valgt B) Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen Som referent ble Jardar Bakke foreslått, og til å underskrive protokollen Eskild Riiser og Knut Jørgen Tveiten. Vedtak: valgt D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Årsberetning for 2012 Styrets årsberetning for 2012 ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3. Årsregnskap for 2012 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapital. 4. Godtgjørelser Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 350 000,-. Vedtak: vedtatt
5. Innkomne forslag A) Skifte til elektroniske nøkler i fellesområdene. Foreslått av styret. (For saksfremstillingen i sin helhet, se i innkallingen til møtet.) Forslag: Styret fremmer forslag om å investere i elektronisk nøkkelsystem som dekker alle felles dører med en kostnads ramme på omtrent 2600,- pr. seksjon. Kostnadene foreslås dekket av sameiets egenkapital. Vedtak: vedtatt med klart flertall 6. Valg av tillitsvalgte Det nye styret stilte til valg under visse forutsetninger, se protokolltilførsel på side 3. A) Som leder for 1 år ble foreslått Ole-Gerhard Røn Vedtak: valgt enstemmig B) Som styremedlem for 2 år ble foreslått Lars E. G. Svendsen Vedtak: valgt ved akklamasjon C) Som varamedlemmer for 1 år ble foreslått Marianne W. Wulff Guillermo Fernandez Sordo-Bravo Anne Grethe Garaas Eskild Riiser Vedtak: valgt ved akklamasjon Sameiermøtet ble hevet kl 19.40. Protokollen godkjennes av undertegnede: Ole-Gerhard Røn /s/ Møteleder Knut Jørgen Tveiten /s/ Jardar Bakke /s/ Referent Eskild Riiser /s/
Protokolltilførsel til punkt 6, valg av tillitsvalgte: Sittende styreleder Ole-Gerhard Røn skal flytte fra sameiet, og ga for en tid tilbake styret beskjed om at han ikke ønsket å fortsette i styret. På bakgrunn av dette har styret jobbet med å finne en ny kandidat til vervet. Først ble det sendt ut informasjon til samtlige seksjonseiere, hvor man oppfordret til at mulige kandidater skulle melde seg. Dette ga ingen resultater. Videre har man hatt korrespondanse med 4 eksterne personer, som har andre profesjonelle styreverv i ulike boligselskaper. 2 av disse har møtt styret til samtaler, og lagt frem sine økonomiske krav for å eventuelt ta på seg styreledervervet i Nydalen Kvarter sameie. Tilbudene fra disse personene ville gitt en vesentlig høyere kostnad enn sameiet har i dag, sett i forhold til antall timer som skulle settes av til jobben. Det sittende styret gikk deretter en ny runde med Ole-Gerhard Røn, som sa seg villig til å fortsette 1 år til som (ekstern) styreleder, basert på nye økonomiske forutsetninger. En slik løsning stilte et enstemmig styre seg bak(røn erklærte seg inhabil, og deltok ikke i behandling av dette), og anbefalte det overfor sameiermøtet. Dermed stilte Ole-Gerhard Røn til valg som ny styreleder for 1 år til følgende økonomiske forutsetninger. De økonomiske forutsetningene for resten av styret ble også fremmet som forutsetning, og tatt opp til votering samtidig med valget: Ole-Gerhard Røn stiller som styreleder i 1 år. Honoraret for perioden 2013/2014 settes til kr 350 000, og utbetales månedlig. Det samlede honoraret til resten av styret settes til kr 250 000, og betales på vanlig måte etter at styreperioden er over. Protokolltilførsel nr 2: Sameiets advokat, Therese Kristiansen, var til stede på sameiermøtet frem til kl 18.30. Hun informerte kort om status og bakgrunn for forliksklagen som er tatt ut mot utbygger Nydalen Bolig og totalentreprenør NCC, samt svarte på spørsmål fra sameierne.
Protokoll fra møtet om garasjene i Sameiet den 17.04.2013 Kl: 19.50 Møtested : BI Nydalen. Tilstede var 39 garasjeeiere og 0 med fullmakt til sammen39 stemmeberettigede. 1 Konstituering A. Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått Ole-Gerhard Røn Vedtak : valgt B. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede. C. Valg av referent og to garasjeeiere til å underskrive protokollen Som referent ble Jardar Bakke foreslått, og til å underskrive protokollen Eskild Riiser og Knut Jørgen Tveiten Vedtak : valgt D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2 Årsberetning for 2012 Styrets årsberetning for 2012 ble gjennomgått og foreslått godkjent. 3 Økonomi for 2012 Kostnader/inntekter for garasjene ble gjennomgått og foreslått godkjent.
4 Innkomne forslag 4 A) Orden på parkeringsplassene. Forslag: Styret fremmer forslag om følgende tillegg til 5.2. «Parkeringsplassen skal holdes ryddig og fri for søppel». 5.2 lyder da; «Garasjeplassen skal ikke brukes slik at den hindrer andres bruk eller på en unødvendig eller urimelig måte er til ulempe for andre. Parkeringsplassen skal holdes ryddig og fri forsøppel». Vedtak: vedtatt med klart flertall Møtet ble hevet kl 20.15 Protokollen godkjennes av undertegnede Ole-Gerhard Røn /s/ Møteleder Knut Jørgen Tveiten /s/ Jardar Bakke /s/ Referent Eskild Riiser /s/