Styreperioden 2012-2014 Protokoll fra styremøte nr 1/2012-2014 mandag 21.5.2012 kl 18:00 på Idrettens Hus, Stoa. Tilstede var: Kirsten Borge Halvor Rismyhr Gunnar Høygilt Anne Blakstad Julie Sundsdal Nærdal Trond Kristensen Tonje Berger Ausland Siri Marie Gundersen Roy Tømte Svein Lien Styreleder Nestleder 1. Varamedlem 3. Varamedlem Org.sjef Forfall: Allan Fossestøl Larsen Stein Bø-Mørland 2. Varamedlem Idrettsfaglig konsulent Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2012-2014, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 1. A Konstituering. 2. B Referat og orienteringssaker. 3. A Styrets arbeidsform, herunder informasjonsmengde i referatene 4. A Regnskapsoversikt pr 1. tertial 2012 5. A AAIK s holdning til O L-søknad 2022 6. A Oppfølging av handlingsplan 2012-2014 7. A Møteplan inkl styreseminar
Side 2 8. A Finansiering av deltakelse i Idrettens Treningssenter 9. A Søknader om midler fra klubber og enkeltutøvere 10. A Ansatte-situasjonen 11. A Representasjonsoppgaver 12. A/B Eventuelt Sak 1 (A): Konstituering a) Bli kjent b) Innhenting av personopplysninger fra styremedlemmer. Fullt navn, adresse, personnummer. Dette pga registrering i Brønnøysund c) Fotografering til hjemmesiden d) Valg av ny nestleder, og første varamedlems inntreden i styret Styret konstitueres med de roller som hvert enkelt medlem av styret skal ha ift. valget på Kretstinget 21.04, med unntak av ny nestleder. Lillesand Idrettslag har inngått en kontrakt med Sör Vekst AS om utførelse av en 40 % stilling som daglig leder i klubben. Halvor Rismyhr er eier og leder av dette selskapet, og må derved iflg. vedtektene i AAIK fratre sitt verv. Ny nestleder er Trond Kristensen, og første varamedlem Siri Marie Gundersen kommer inn som styremedlem for resten av perioden. Dersom Rismyhr på et tidspunkt i valgperioden ikke lenger er involvert i LIL profesjonelt, direkte eller indirekte, kommer han inn igjen som nestleder. Sak 2 (B) Referat og orienteringssaker 33/12: 19.04: Møte med Arendal Kommune KF og Idrettsfinans vedr leiekontrakten til Treningssenteret på Myra. Svein deltok 34/12: 23.04: Møte ang treningssenteret Myra. Svein deltok. 35/12: 26.04. Generalforsamling Idrettsfinans. Svein deltok 36/12. 26.04. Seminar Olympiatoppen. Stein deltok 37/12: 27.04. Org.sjefmøte på Helsfyr i Oslo. Svein deltok 38/12: 27.-28.04: Idrettskretsledermøte på Helsfyr, Oslo. Svein og Kirsten deltok. 39/12: 02.05: Besøk i Froland IL styremøte. Svein møtte 40/12: 11-12.05: Veilederskolering. 3 ulike kurs hvor Lin, (veileder), Stein, Erik og Svein deltok 41/12: Flytteprosessen fra Idrettens Hus til Arendal Idrettspark, Myra. Orientering. 42/12: Innkomne skriv. Vedlegg 2-1
Side 3 Referatsakene 33/12 til 41/12 tas til etterretning. I forbindelse med hva det forventes av lagene, skal adm i kretsen lage tydelig henvisning tilnettsidene der det finnes veiledning som gjør det enklere for lagene å gjøre oppdateringer, søknadsfrister osv. All nødvendig info ligger nederst på vår egen nettside www.idrett.no/aust-agder Sak 3 (A): Styrets arbeidsform. Ny styreperiode starter normalt med en diskusjon om hvordan man skal organisere arbeidet i kommende periode. Som grunnlag for en slik diskusjon hører erfaringer som er gjort i forrige periode med. Stikkord i denne sammenheng kan være: Bør vi ha et arbeidsutvalg? Bør oppgavene fordeles på hvert styremedlem i så fall hvordan? Representasjon skal det enkelte styremedlem ha et oppfølgingsansvar overfor utvalgte lag, idrettsråd, særkretser? Hvor ofte bør vi ha styremøte? Hvordan bør de enkelte saker forberedes (styret/adm.) Forhold styret administrasjon Annet. Det tas sikte på en kort innledning om erfaringer fra tidligere år på disse punktene og evt. andre forhold. Siden det er flere nyvalgte medlemmer i styret bør det avsettes noe tid på dette. Styret arbeider i fellesskap, uten bruk av arbeidsutvalg, men ved bruk av mail dersom det er nødvendig mellom møtene. Oppgavene som eventuelt skal fordeles mellom styremedlemmer, tas opp etter hvert, og fordeles etter behov. Varamedlemmene henstilles til å møte i alle styremøter.representasjonsoppgaver skal fordeles mellom medlemmene, slik at alle blir involvert. Møtefrekvens: ca 8 møter pr år, og dersom det er mulig kan møter kombineres med idrettsarrangementer i fylket. Saksforberedelse: Vedlegg til sakene skal nummereres. Forholdet styret administrasjon: Viktig å være tydelig ift bevissthet om roller og rollefordeling mellom styret og adm. I ikke vesentlige saker skal styreleder og org.sjef sammen kunne ta beslutninger, men med påfølgende informasjon til styret. Sak 4 (B): Regnskapsoversikt pr. 31.03.-12 Vedlagt følger regnskapsoversikt og balanse pr. 31.03.12 Som det framgår, er regnskapsoppstillingen periodisert, etter anbefaling av revisor. Tilskuddene fra henholdsvis NIF og Aust-Agder fylke er dermed fordelt over hele året. Av vedlagte framgår regnskapet pr. 30.04.12 med et overskudd på kr 72 591,26 mot budsjett på 174 942,67. Avvikene kommenteres i møtet. Vedlegg 4-1 og 4-2
Side 4 Regnskapsoversikten pr 30.04.12 tas til etterretning. Generelt til regnskap: Styret er opptatt av at budsjettet skal følges. Adm jobber med å øke inntektene på Idrettsleiren ved å få inn sponsorer. Sak 5 (A): AAIK s holdning til O L-søknad 2022. Saken var oppe på Tinget vårt 21. april, men ble vedtatt sendt ut til høring i klubbene pga manglende utsendte saksdokumenter på forhånd. I møtet legges det frem de svar som er kommet fra klubber og idrettsråd som grunnlag for AAIK s innstilling til saken Av 32 tilbakemeldinger fra klubber, særkretser og idrettsråd, var 23 svar positive, og 9 svar negative ift å søke O L i 2022. Ut ifra dette anbefaler AAIK at NIF søker O L i 2022. Styret var enstemmig Sak 6 (A): Oppfølging av handlingsplan 2012-2014. Handlingsplanen, med noen kommentarer og tillegg, ble som kjent vedtatt på tinget den 21. april. Kommentarer og tillegg vil bli innarbeidet. Planen danner grunnlaget for idrettskretsens arbeid i hele tingperioden. Strategiplanen inneholder svært mange punkter, og styret må vedta prioritering av de viktigste punktene i planen. Flere av de nevnte områdene er ivaretatt, og det pågår en kontinuerlig prosess med å tilrettelegge for en videre utvikling. På Kretstinget 21. april ble flg punkter vedtatt inntatt i planen: s. 4 pkt 3.2 Arbeide for å sikre og utvikle idrettsfag i fylkets videregående skole, samt programfag innenfor toppidrett. s. 5 pkt 3.3 Gi støtte/idrettsstipend til toppidretten i fylket enkeltutøvere og lag, samt medvirke til at fylkeskommunen også yter dette. s. 8 pkt 6.1 Ny overskrift: Lokale og regionale idrettsanlegg. Tiltak: AAIK skal arbeide for at det bygges idrettsanlegg, som er felles for flere kommuner, der dette er tjenlig, samt arbeide for at det bygges landsdelsidrettsanlegg, for eksempel friidrettshall. s. 9 pkt 7.1 tillegg Frisklivssentralene og NAV
Side 5 Det er særdeles viktig at styrets medlemmer setter seg godt inn i planen, og at man har klare meninger om hvilke prioriterte oppgaver styret og administrasjonen skal jobbe mest med i kommende periode. Adm drar på strategisamling til Haukelifjell 10-12. juni, og styret og adm møtes tidlig høst, siden man ikke kunne finne en passende dato før sommerferien. Mål med samlingen: 1. Få konkretisert strategiplanen slik at den blir et godt arbeidsverktøy for adm og styret 2. Bli godt kjent Vedlegg 5-1: Strategiplan og langtidsbudsjett 2012-2014. Adm jobber med handlingsplanen på samling i juni, og fremlegger denne på neste styremøte. Der det går an, legger adm. inn budsjettpost i de prosjektene der man får prosjektinntekter og/eller kostnader utover de faste adm.kostnadene. Miljøfyrtårn: Det oppfordres fra styret at vi jobber mot å bli miljøfyrtårn når vi flytter til nye lokaler Styret inviterer Idrettsfinans og Idrettsfondet til neste styremøte. Presentasjonen av Idrettsfinans fra Kretstinget 21.04 som vedlegg til dette referatet Sak 7 (A) Møteplan inkl styreseminar Det tør være kjent at de flest av oss har ulike politiske verv, verv i idrettslag eller annet. Derfor har det vist seg å finne en møtedag som passer for alle, kan være meget vanskelig. Men det er alltid lettere å jobbe ut ifra et forslag når man er mange som skal enes. (Dette kan imidlertid gjøres helt om). MØTE NR DAG DATO STED 2. tirsdag 21. august 18:00 Seilerhytta, Arendal (?) 3. torsdag 20. september 18:00 Arendal Idrettspark, Myra 4. onsdag 24. oktober 18:00 Arendal Idrettspark, Myra 5. tirsdag 27. november 18:00 Bestemmes senere Møtene avholdes i tråd med forannevnte møteplan. Møtet i september blir et styremøte med handlingsplanen som hovedsak Administrasjonen er til stede under behandlingen av denne saken. Stedsvalg på møtene kan endres dersom det kan samordnes med aktuelle idrettsarrangementer i regionen. Sak 8 (A) Finansiering av deltakelse i Idrettens Treningssenter Kretstinget 21.04 gav oss myndighet til å bruke inntil kr 200 000 for å bli medeiere i det nye treningssenteret i Arendal Idrettspark, Myra. Selskapet ble stiftet 14.05, under navnet ATLETICA Idrettens Treningssenter AS, med 1 mill i aksjekapital (1000 aksjer
Side 6 a kr 1000). AAIK tegnet seg for 120 aksjer a kr 1000 = kr 120 000. Andre eiere: Arendals Turnforening (490 aksjer, Øyestad Håndball Elite (200 aksjer), Idrettsfinans (60 aksjer), Arendal Skøiteklub (50 aksjer), Arendal Tennisklubb (50 aksjer) og Aust- Agder Seilkrets (30 aksjer). Selskapet tar ikke opp lån, dermed er det kun aksjekapitalen som pr i dag er risikoen. Informasjon utover dette gis i møtet Informasjonen tas til etterretning, og vi posterer kr 60 000 på konto 2110 Talentutvikling og kr 60 000 på konto 2170 Kompetansefond. Sak 9 (A) Søknader om midler fra klubber og enkeltutøvere AAIK deler ut midler gjennom året til klubber og enkeltutøvere etter søknad. Midlene har vært delt ut etter litt uklare kriterier innenfor 5 hovedområder: Område Saldo pr i dag Fordelt til nå i 2012 1. Toppidrett 14 885 0 2. Talentutvikling 148 519 114 940 3. Rekruttering Barn og Ungdom 91 779 10 000 4. Handicap/Integrering 72 282 0 5. Kompetansetiltak 155 821 60 000 TOTALT 359 923 184 940 I 2011 fordelte vi ca 400 totalt innenfor disse 5 områdene. I 2012 har vi til fordeling 200 250 til tilsvarende. Til dette møtet har vi mottatt 6 søknader om midler, og til informasjon legges disse ved. Adm ønsker at styret skal ta stilling til et sett av kriterier for tildeling av disse midlene, og ønsker en diskusjon og evt vedtak på møtet før tildeling skal foretas. Som grunnlag for diskusjonen, tenker vi oss at flg kriterier må vurderes: Enkeltutøvere klubb? Få og større tildelinger eller mange og mindre? Hva defineres som toppidrett? Hva er talentutvikling? Klubbtilhørighet/adresse i fylket? Historikk i klubb/område Andre? Vedlegg 9/1-6 Forslag til vedtak:
Side 7 Administrasjonen bes å arbeide videre med de ulike kriteriene og klargjøre tydeligere skillelinjer slik at styret i neste møte evt. kan fatte vedtak på både kriterier og søknadene på midler. Det ønskes også å få drøftet fordeler/ulemper ved f. eks å ha 4 faste søknadsfrister kontra det å behandle søknadene fortløpende. Nåværende søkere får tilbakemelding om at tildelingsvedtak blir utsatt til ultimo august. Stimuleringsmidlene blir vurdert etter søknadsfristen 1. juni, og adm innstiller med mail til styrets medlemmer. Enkelte søknader bør forbedres. Adm/styreleder ser nøye på søknadsskjemaene ift forbedring. Sak 10 (A) Ansatte-situasjonen Erik Oksavik har 50 % stilling i AAIK og 50 % i Basketballforbundet. Stillingen i Basketballforbundet forsvinner pr 1. juli 2012 pga økonomiske problemer i forbundet. Erik er en meget god og nyttig medarbeider som har ansvaret for våre to leirer. Lønnen som AAIK er ansvarlig for, dekkes av leirene, og han er en nyttig medarbeider også på andre områder. Vi har diskutert å utvide leirtilbudet vårt, og vil gjerne ha styrets mening/aksept for å jobbe videre med et leir- og treningssamlingsprogram som både kan tilby idrettsungdom et bredere tilbud, samt sørge for økonomisk grunnlag for Eriks stilling. Forslag til vedtak: Styret vil avvente saken i påvente av hvordan Eriks arbeidssituasjon blir. Utvikling av nye leirkonsepter må skje innenfor tildelte budsjetter. På neste møte orienteres det om utviklingen. Dersom situasjonen krever det, tas det kontakt med resten av styret pr mail. Sak 11 (A) Representasjonsoppgaver 23. mai: Styremøte i KIA, Fylkeshuset i Arendal kl 13. Svein + Gunnar møter 6. juni: Trenerseminar i forbindelse med ATLETICA Idrettens Treningssenter AS 09. juni: Ekstraordinært Idrettsting Stjørdal 9. juni, 3 delegater, (Gunnar, Trond og Anne) fra AAIK møter samt org.sjef. 08.-09.juni: Ledermøte NIF: Svein + Trond møter Søndag 12. august: Grimstad Powerboatshow (2 vm-runder og 1 Verdensmesterskap). Julie møter. Flere kan melde sin interesse fremover. Svein gir beskjed til arrangør. 14.-16. sept: Idrettskretsmøte på Gjøvik. Svein og Kirsten møter Møtet slutt kl 22:00 etter godt engasjement og god deltakelse fra alle medlemmer.