Til alle ephortebrukere Det vises til oppfølgingsbrevet etter arkivtilsyn. Denne brukerveiledningen er ment som støtte til deg som saksbehandler, til å følge opp de deler av dokumentoppfølging som hver saksbehandler har ansvar for. Dersom du trenger hjelp, ta vennligst kontakt med superbruker eller Dokumentsenteret. Vi vil gjerne hjelpe deg. Om ansvaret for dokumentoppfølging hos saksbehandler Det er i hovedsak 4 begreper å huske når det gjelder saksbehandlers dokumentoppfølging: Restanser (inngående dokumenter som ikke er besvart/eller avskrevet) Mottatt post (kopier til deg, en annen person har restansen for dokumentet) Egne konsepter (R-dokumentene som du ikke har ferdigstilt) Utsjekkede dokumenter ( Se forklaring i eget pkt.) Nedenfor forsøker vi å vise hvordan du enkelt kan håndtere disse 4 elementene. Samt forklare hensikten med de ulike operasjonene. Hovedbildet i ephorte for å søke etter det du trenger. Under fellessøk i ephorte, vil dere finne en slik liste:
Egne restanser her ligger alle dine restanser. Dette er inngående dokumenter som krever en oppfølging; besvarelse eller avskriving. Disse forsvinner ikke automatisk fra lista, før de er besvart eller avskrevet. Saksbehandler har fortløpende ansvar for oppfølging og avskriving av egne restanser. Oppfølging/avskriving kan gjøres på flere måter: Avskrive med koder TE tatt til etterretning eller TO tatt til orientering (på dokumenter som ikke krever svar ut) Besvarer du pr. tlf. kan du avskrive restansen med koden TLF) OBS! da må det legges inn en merknad om hva som er blitt avklart/svart i merknadsfeltet, i de tilfeller dette kan være viktig å ha dette dokumentert. Avskrive med svar med utgående brev Mottatt Post her ligger all post som du er kopimottaker på (er ikke en restanse, bare en kopi) og restansene dine samlet. Disse ligger synlig for deg i 14 dager (lenger om sommeren). OBS! Vi har oppdaget at dersom en annen ephortebruker setter deg opp som hovedmottaker på et brev (ikke intern mottaker), kommer ikke dette opp som en restanse hos denne ephortemottakeren. Grunnen til at en blir satt som en av hovedmottakere betyr gjerne at dokumenter krever en oppfølging og til vanlig hadde dette dukket opp i søket restanse. Men her er det altså en feil i ephorte som gjør at det kun dukker opp i søket mottatt post og er synlig kun 14 dager. DERFOR ER DET VIKTIG OG SJEKKE DETTE SØKET OGSÅ.!!!! Egne konsepter her ligger dine påbegynte brev/notater dine kladder. Det er viktig at det ikke blir liggende for mange her. Har du mange her som kanskje ikke ble noe brev likevel/feil osv. er det fullt mulig å få disse fjernet. Det kan du gjøre selv ved å endre status på dokumentet til U = Utgått/fjernet, eller evt. be om hjelp fra superbrukeren din eller dokumentsenteret. OBS! Det skal ikke ligge dokumenter som er ferdig og sendt ut til mottaker her kun brev/notater/referater under arbeid.
Utsjekkede dokumenter At et dokument er utsjekket betyr at mens du skriver ditt brev, ligger dette midlertidig lagret kun på din maskin eller område og er kun synlig for deg. Når du er ferdig med dokumentet og velger fanen Tillegg og tilbake til ephorte, blir dokumentet sjekket inn/lagret i databasen til ephorte og blir arkivert. Da først kan Dokumentsenteret få tilgang til dokumentet. Når du sjekker på søket Utsjekkede dokumenter og ser at det ligger dokumenter her som du mener er ferdig og evt. også er sendt ut til mottaker, så må disse sjekkes inn. Høyreklikk på ikonet foran dokumentet og velg fra menyen «Sjekk inn dokument». Ta kontakt om du ikke får det til. Det er viktig at ferdige og utsendte dokumenter blir lagret og arkivert i ephorte og ikke bare blir liggende på ditt område. Avslutte/ferdigstille egne saker: Å ferdigstille en sak er å gi Dokumentsenteret beskjed via ephorte at en sak er ferdigbehandlet. At en sak er ferdig betyr at det ikke forventes at det vil komme inn nye dokumenter eller at det skal sendes ut nye dokumenter. Dette gjøres ved at saksbehandler markerer saken som ferdig. Først må en sjekke følgende: At alle dokumentene i saken er avskrevet. DVS. har fått svar (inngående er besvart med utgående) eller avskrevet med en av de andre kodene. (jfr pkt. Restanser ovenfor). Har saken restanser ser du det i saken markert med røde flagg. Ingen dokumenter står i R (konsept). Hvis ja må disse ferdigstilles (settes i F) eller evt. fjernes jfr pkt. Konsepter ovenfor) Alle utgående dokumentene i saken må være satt i F (ferdig), før du kan ferdigstille selve saken.
Høyreklikk på ikonet foran sakstittel og velg fra menyen «Marker som ferdig» Dette bildet kommer frem og der ser du at Statusen på saken nå er Ferdig. Saken er nå klar for Dokumentsenteret til å avsluttes. NB! Dersom du har gjort dette på en sak og du likevel skulle hatt inn flere dokumenter. Ta kontakt med Dokumentsenteret så gjenåpner vi saken for deg.
Andre nyttige søk: Gjenfinne dokumenter som du har fått kopi av (eldre enn 14 dager) Som jeg nevnte under søket mottatt post, så er det bla. her du finner det du har mottatt som kopi (blått flagg), sammen med dine sist innkomne restanser (rødt flagg) de siste 14 dagene. Disse forsvinner fra dette søket, men så det kan kanskje være aktuelt å søke dem frem igjen i noen tilfeller. Da kan du ta følgende søk: Velg Avansert søk. Søk etter: Velg Journalposter/dokumentposter Under Saksnummer: begrens for eksempel til det året du mener kopien er kommet i f.eks 14/ Avsender mottaker: Sett inn ditt fulle navn Fornavn etternavn Dokumenttype: I (=inngående dokument) Setter du inn i ruta øverst i høyre hjørne: -1 (Da får du opp alle kopiene du har fått i 2014) Søket kan selvfølgelig begrenses om det skulle være aktuelt, men dette er i hvert fall et forslag til gjenfinning. Hvordan kunne se hvilke kopier eller restanser jeg har lest og ikke lest i søket mottatt post? I opplæringssammenheng har vi ofte fått ovennevnte spørsmål. Svaret er at de kopiene du har lest (blått flagg) vises på lista i en lysere farge og de du ikke har lest er mørkere.
Ovenfor ser dere at jeg har i mitt søk; Mottatt Post 1 restanse (rødt flagg) som jeg kun har lest (teksten er i en lys blåfarge). I tillegg en kopi (blått flagg) som jeg ikke har lest, siden fargen på teksten og saksnr er mye mørkere i blåfargen. For at fargen skal endre seg må du ikke bare trykke på ikonet og lese brevet, da endres den ikke. Du må trykke på teksten, så kommer du inn i et nytt bilde. I dette bildet får du opp opplysninger om brevet og et PDF-ikon. Trykk på det og du kan lese dokumentet. Hvis det er vedlegg til dokumentet er disse også listet opp med et ikon for hver. Og evt. leses på samme måte. Tar du nå søket (mottatt post) på nytt vil du se at teksten er lys og det viser deg at du har lest dokumentet. Nye uleste dokumenter (kopier eller nye inngående med restanse vil komme inn med en mørkere blåfarge.) Siden kopiene ikke krever avskriving og ikke forsvinner før etter 14 dager, så er dette en måte å holde oversikt over hva du har lest og ikke. Har dere flere spørsmål ang. bruk av ephorte ta kontakt så får du hjelp av din superbruker (se vedlagte liste), systemansvarlige Jorunn Litland, Nina Hansen eller benytt hjelpefunksjonen i ephorte. Den er detaljert og godt beskrevet. Du finner den her: Tykk på spørsmålstegnet
Dette bildet kommer opp: Velg fra menyen eller søk ved å skrive inn tema. Trykk først SEARCH for å få tilgang til en rubrikk å skrive i. Til slutt minner vi om: Viktigheten av at dokumenter føres i systemet. Vi har en omfattende arkiv/journalføringsplikt. Post som kommer til kommunen via Dokumentsenteret føres inn fortløpende. Men det finnes mange kilder til inngående post: Hver saksbehandler får inn en del arkivverdige dokumenter direkte til seg selv. Hver saksbehandler må påse at arkivverdig post blir arkivert/registrert i ephorte fortløpende. Arkivverdige e-poster er spesielt aktuelt. E-poster kan importeres direkte fra Outlook til ephorte. Og du kan sende dokumenter via internpost eller elektronisk til Dokumentsenteret til felles postmottak. Vil også vise til rutinen «Saksbehandler plikter og oppgaver» for ytterligere detaljert informasjon. Den ligger i Compilo (Kvalitetslosen) under Dokument Arkiv og offentlighet Rutine for arkiv saksbehandler plikter og oppgaver, eller følg vedlagte link: http://s6.klos.no/system.php?ok=yzdb6nf23p5q01m&modul=cdoc&item=48 1&rl