Møteinnkalling Tid: 15. juni 2011 kl. 18:00 Sted: ARENDAL RÅDHUS, Strømsbu - 254 Forfall må meldes snarest. Vi ber deg melde fra til vararepresentant dersom du selv ikke kan møte. Sakliste: AKF 24/2011 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 11.05.11 AKF 25/2011 REGNSKAPSRAPPORT - JUNI 2011 AKF 26/2011 INVESTERINGSBUDSJETT 2012-2015 AKF 27/2011 FINANSIERING AV ORGEL I TROMØY KIRKE AKF 28/2011 FINANSIERING AV UTSKIFTING GULVBJELKER BARBU KIRKE AKF 29/2011 ARENDAL KREMATORIUM - OPPGRADERING AKF 30/2011 KIRKEGÅRDSPLANER - OPPGRADERING AKF 31/2011 FÆRVIK KIRKE - UTBEDRING AV ORGEL AKF 32/2011 FULLMAKTER I FERIETIDEN - DELEGASJON AKF 33/2011 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 15.06.11 Arendal, den 10.06.2011 Leder Kontorsjef
AKF 24/2011 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 11.05.11 Møteprotokoll fra s møte den 11.05.11 legges frem for godkjenning. Protokoll vedlagt. INNSTILLING godkjenner møteprotokoll fra møte 11.05.11.
AKF 25/2011 REGNSKAPSRAPPORT - JUNI 2011 Bilag:./. Melding fra KA vedr. enighet om et anbefalt forslag til mellomoppgjør 2011 2012. I sak 11/2011 ble det gitt en orientering om driftsbudsjett 2011 som fellesrådet tok til etterretning. Det ble redegjort bl.a. for konsekvensene av det forsinkede tariffoppgjøret i 2010 og for mulighetene til å foreta en budsjettrevisjon i balanse, som avklarte mulighetene for å rekruttere vakante stillinger i løpet av 2011. Fellesrådet vedtok at en ønsket å komme tilbake til et formelt vedtak om revisjon av driftsbudsjett 2011 når kommunens tilskudd til dekning av AFP-ytelser og seniortiltak, samt kompensasjon for bortfall av budsjetterte driftsinntekter fra momskompensasjon fra investeringer, er nærmere avklart. Da bystyret ennå ikke har behandlet regnskapsrapporten for 1. tertial 2011, avventer vi revisjonen av fellesrådets 2011-budsjett. I mellomtiden er årets tariffoppgjør i KA-området nettopp avklart. Det regnearket som ved fellesrådets behandling i mars, viste grunnlaget for en budsjettrevisjon i balanse, vil derfor kunne oppdateres med sikrere tall for lønnskostnadene, når forslaget til budsjettrevisjon legges fram for godkjenning etter sommeren. I regnearket med forslag til budsjettrevisjon, som ble utarbeidet i mars, ble det avsatt kr.300.000 til å dekke økte lønnskostnader i forhold til opprinnelig vedtatt budsjett 2011. Denne uken har vi fått orientering om at det anbefalte forslaget, som se sentrale parter var enige om ved utgangen av mai, nå er blitt godkjent. Det betyr at vi nå kan beregne de økonomiske konsekvensene av lønnsoppgjøret også i 2011, der hovedgrepet er et generelt tillegg i årslønnen på 1,72 %, minimum kr. 7.000. Våre lokale beregninger viser så langt at årslønnseffekten eksklusive sosiale kostnader blir noe over kr. 0,4mill. Med virkningsdato pr. 1.5.2011, blir det i nærheten av kr. 0,3 mill. Legger vi til veksten i sosiale utgifter, ender vi opp med en samlet økning på ca kr. 0,4 mill. i forhold til budsjetterte lønnskostnader pr. 1.1.2011. Holder vi utenom de 6 årsverkene som ikke omfattes av kap.4 i HTA, og som får sin lønn fastsatt i årlige lokaleforhandlinger, er økningen for de øvrige 38,5 årsverkene beregnet til ca kr. 340.000 inkl. sosiale kostnader. Differansen mellom beløpet på kr.0,3mill, som i foreliggende forslag til budsjettrevisjon er avsatt til lønnøkning, og den stipulerte økningen på kr. 0,4 mill, utgjør altså ca.kr. 100.000. Dette blir en utfordring for neste versjon av forslag til budsjettjustering. Slik tendensen nå ser ut i regnskap 2011, antar jeg vi skal kunne takle den utfordringen uten de helt drastiske tiltak. De regnskapstallene som er ført i regnskapet pr. 1. juni, tyder på at det regnskapet kan gå i balanse. Som det framgår av tabellen nedenunder, er det ført utgifter på kr.13,745 mill av et budsjett på kr. 29,765 mill, eller vel 46 %. Tar en utgangspunkt i den reelle periodisering av lønnsutgifter med ferietrekk og utbetaling av feriepenger som ble avsatt i 2010 - og forutsetter en jevn fordeling gjennom årets av andre utgifter, bør utgiftene pr. 1. juni ikke ligge høyere enn ca. 45 %. Som tabellen viser er det særlig varer og tjenester på konto 3.1--- som trekker opp forbruket, og det skyldes i vesentlig grad at noen utgiftsarter betales tidlig for året med virkning for inntil hele året. Det gjelder for eksempel forsikringer og bilavgifter der et samlet
budsjett på kr. 428.000 allerede er utgiftsført med kr. 430.000. Strømutgifter er allerede ført med et forbruk på over 90 % av det budsjetterte beløpet på kr 906.000; et forbruk som i noen grad har med periodisering å gjøre, men med de strømpriser som vi har hatt i vinter, er det svært sannsynlig at vi vil få merutgifter på denne arten når årsregnskapet skal gjøres opp. BUDSJETT 2011: Regnskapsrapport - fellesrådets drift pr. 1. juni 2011 Regnskap Budsjett 2011 Regnskap i % Art.Utg./innt. Artsbetegnelse pr. 1.6.2011 3.0* Lønn 10013817 22661000 44,19 3.1* Varer og tjenester 2618311 3876000 67,55 3.2* 493575 1124000 43,91 3.3* Refusjoner 104000 200000 52 3.4* Tilskudd/gaver 496409 1184000 41,93 3.5* Finansieringsutgifter 19066 720000 26,48 Sum utgifter 13745178 29765000 46,18 3.6* Salg/egenbet./avgifter -2367040-3742000 63,25 3.7* Refusjoner -1270577-6413000 19,81 3.8* Tilskudd/gaver -10302556-19060000 54,05 3.9* Finansinntekter -81156-550000 14,76 Sum inntekter -14021329-29765000 47,13 Vi kommer tilbake med ytterligere analyser av regnskapsutviklingen sammen med forslag til budsjettjustering over sommeren. INNSTILLING tar kirkevergens orientering om driftsregnskapet pr. 1.juni til etterretning, og anmoder om at forslag til justering av driftsbudsjett 2011 framlegges når kommunens endelige driftstilskudd er avklart i forbindelse med kommunens regnskap pr.1. tertial, og at det skjer innen fellesrådet skal behandle forslag til driftsbudsjett for 2012.
AKF 26/2011 INVESTERINGSBUDSJETT 2012-2015 Bilag:./. Regneark, datert 3.juni 2011, med første Utkast investeringsbudsjett 2012 2015 Utredning: Vedlagte regneark er ment som et drøftingsgrunnlag for fellesrådet. Ved å legge fram et første utkast til investeringsbudsjett for de fire årene 2012 2015 til fellesrådets møte i juni, er håpet å bidra til en drøfting av hvordan en best kan prioritere midler innen en ramme det er grunn til å regne med kan bli trang i forhold både til de foreliggende behov og til de rammer fellesrådet har hatt til disposisjon fra til og med kommunen økonomiplan 2010 2013. Det er grunn til å presisere at det til nå ikke er kommet signaler om at fellesrådet kan regne med større rammer for kommunens investeringstilskudd i for årene 2012 2014 enn det som framgår av kommunens budsjettvedtak i desember 2010, der samlet tilskudd til kirkebygg og kirkegårder utgjorde kr. 13.300.000 for de tre årene 2012 2014. Rådmannen hadde i sitt forslag til budsjett for 2011-2014 forslått kr. 0 i 2011, kr. 4.6 mill i 2012, kr. 4,3 mill i 2013 og kr. 7 mill i 2014, til sammen kr. 15,9 mill over de 4 årene 2011 2014. Bystyret vedtok å flytte kr. 2,6 mill fra 2014 til 2011, men tilskuddet i 2014 ble tilsvarende redusert til kr. 4,4 mill. Dermed ble rammen over 4 år den samme som den rådmannen foreslo, dvs. kr. 15,9 mill. Dette er vesentlig lavere (6 8 mill) enn de rammer fellesrådet har hatt i tidligere 4-årige økonomiplaner. Det er også grunn til å presisere at kirkevergens årlige budsjettdrøfting med rådmannen ennå ikke er avholdt. Slikt møte vil bli holdt i løpet av sommeren. Dermed vil det forslaget til fellesrådets investeringsbudsjett for årene 2012 2015, som ventelig vil bli framlagt til behandling i septembermøtet, bør kunne bygge på sikrere indikasjoner enn de som foreligger pr i dag. For å ha et best mulig grunnlag for budsjettdrøftingene med kommunen vil det være nyttig med en prioriteringsdrøfting i fellesrådet før sommeren. Da kan en bedre synliggjøre konsekvenser av å videreføre de stramme rammene som nå ligger der. Det framgår av regnearket at et forslag om å øke investeringstilskuddet for 2015 til kr. 10 mill vil kunne muliggjøre en avsetning til oppgradering av krematoriet. Det er for tidlig, før planleggingen er startet opp for alvor, å sette opp et korrekt budsjett, men med kr. 5 mill vil en kunne komme svært langt. I forbindelse med møtet med kommunens ledelse under vinterens bispevisitas kom det fram klar støtte til tanken om å utvide kapasiteten ut over det taket på 200 kremasjoner i året som er fastsatt i forurensingsforskriften. Den store utvidelsen av kapasiteten på Arendal kirkegård, som i all hovedsak vil bestå av nye urnefelter, samt utbygging av hensiktsmessige driftsbygninger, er det ikke funnet plass til. Her vil kostnadene bli flere titalls millioner, og vil neppe kunne realiseres uten store skippertak i tillegg til mer ordinære rammer for kommunalt investeringstilskudd til fellesrådet. Et markert grep i forslaget av 3. juni 2011 er at det for årene 2012 og 2013 er foreslått avsatt kr. 2 mill til nytt orgel i Tromøy kirke. I fellesrådets forslag høsten 2010 til investeringsbudsjett for 2011-2014 var det satt kr. 1 mill for hvert av de to årene 2013 og
2014, men det var innen en samlet investeringsramme på kr. 22,9 mill, som i kommunens budsjettbehandling ble redusert til kr. 15,9. mill. Fellesrådet hadde da forskjøvet beløpet med ett år, i forhold til budsjettforslag for 2010 2013, der orgelavsetning lå inne med kr. 1 mill i hvert av de to årene 2012 og 2013. Det foreliggende forslaget innebærer altså at kr. 2 mill i kommunale investeringsmidler legges inn igjen allerede i 2012 og 2013. Det gjøres med tanke på at det er ønskelig å komme i gang med anbudsinnhenting så snart det foreligger en avklaring fra Riksantikvaren på hvilken løsning som godkjennes for å sikre at orgelgalleriet har den nødvendige bærekraft og stabilitet som det nye orglet vil trenge. Riksantikvarens befaring torsdag 9. juni og den påfølgende sluttbehandling av søknaden om fundamenteringstiltak, vil gi et svar som er avgjørende for prosjektets videre framdrift. Finansieringen er selvsagt den andre avgjørende faktoren. Det er verdt å notere at bystyret i saken om investeringsbudsjett 2011 2014 fant å ville legge inn et symbolsk håndslag på kr. 50.000 slik at orgelkomiteen nå har passert kr. 930.000 i sin innsamling. Med den avsetningen på kr. 100.000 som fellesrådet gjorde svært tidlig i prosessen, er den første millionen allerede passert. Hvis fellesrådet følger opp med å anvende momskompensasjonen fra orgelprosjektet, og evt. om nødvendig også fra andre investeringsprosjekter, og det samtidig vedtas rammer for kommunale investeringstilskudd som gjør det mulig å bruke 2 mill til prosjektet, er finansieringen så god at anbudsprosessen kan igangsettes. Uten utsikter til friske investeringstilskudd fra kommunen de nærmeste årene, blir det vanskelig å unngå en langvarig utsettelse, hvis da ikke Tromøy menighetsråd skulle vedta å gå til låneopptak. Spørsmålet om lånemuligheter, som nylig er reist av orgelkomiteen, tas opp i en egen sak.
AKF 27/2011 FINANSIERING AV ORGEL I TROMØY KIRKE Viser til saken vedr. økonomiplan 2012 2015 der det foreslås å legge inn kr. 2 mill i fellesrådets investeringsbudsjett for 2012 og 2013 til nytt orgel i Tromøy. Det vil kun gi det nødvendige finansielle bidraget til å kunne sette i gang anbudsinnhenting, når det er avklart fra Riksantikvaren hvilken løsning som godkjennes for fundamentering under orglet. Uten friske investeringsmidler til disposisjon vil det kunne gå mange år før finansieringen gjør det mulig å komme videre med dette prosjektet. Eneste løsning måtte da være at Tromøy menighetsråd vedtar og får biskopens godkjennelse på et evt. låneopptak. Orgelkomiteen har foreslått at fellesrådet gjør et låneopptak i kombinasjon med rentekompensasjon. Ved nærmere undersøkelse mener jeg å ha fått avklart at rentekompensasjonsordningen, som forvaltes av Husbanken, ikke omfatter noe låneopptak. Det er en ren støtteordning som kompenserer for de rentekostnader som ville påløpt om prosjektet var lånefinansiert, og det skjer ingen utbetaling før etter at prosjektet er ferdigstilt. Hvordan et evt. låneopptak på fellesrådets hånd skulle håndteres i forhold til kommunens driftstilskudd i lånets avdragstid ville evt. måtte avklares med kommunen. Likeså om det kunne la seg gjøre å forskuttere investeringstilskudd fra kommunen til å dekke utgifter som i mellomtiden er lånefinansiert. Sammen med kommunen vil fellesrådet imidlertid kunne søke rentekompensasjon, på det tidspunkt at begge parter ser at finansieringen er klar. Saken legges fram, foreløpig uten innstilling. Avhengig av hvilke signaler som evt.. kan komme fra Riksantikvaren vedr. søknaden omgodkjenning av fundamentering under orglet, kan finansieringsspørsmålet bli viktig å få avklart raskt. Samtidig er det viktig å få avklart hvor mye som er mulig å disponere av kommunale investeringstilskudd, og hvor raskt det kan skje.
AKF 28/2011 FINANSIERING AV UTSKIFTING GULVBJELKER BARBU KIRKE Viser til saksframstilling vedr. forslag til investeringsbudsjett 2012 2015, der prosjektet med ombygging bak i Barbu kirke er omtalt, Finansieringen kan bli en utfordring. Av de investeringsmidler som er stilt til disposisjon fra fellesrådet, sto det kr.805.780,98 på fondskonto 55399003 pr. nyttår. Fra denne kontoen er det utlånt til sammen kr.213.268,96 til tre forskjellige prosjekter. Grunnet det store kuttet i investeringstilskuddet for 2011 fra kommunen har vi en likviditetssituasjon som kan gjøre det vanskelig å tilbakeføre hele summen med utestående lån i løpet av 2011. Med de regningene som er anvist i juni, er det utgiftsført kr.127.369,88 til nå i år. I prinsippet er det dermed med et visst forbehold - ca kr.891.000 til disposisjon for prosjektet. Det er grunn til å frykte at dette ikke er nok til å dekke både ombygging av rommet og utskifting av bærebjelker. Spørsmålet blir da hva vi kan gjøre hvis finansieringen ikke rekker? Fellesrådet har i tidligere vedtak sagt at det skal bidra med 1 million, og pekt på muligheten for at menighetsrådet bidrar med delfinansiering (jf. ombyggingen bak i Bjorbekk kirke der FR bidro med kr. 50.000 til etablering av HC-toalett, mens resten ble finansiert via menigheten). En annen tilnærming er å separere, i den forstand at grunnarbeidene med gulv og bærebjelker finansieres utenom den rammen fellesrådet i sin tid definerte for ombyggingsprosjektet. Da blir spørsmålet hva vi totalt makter å finansiere. Et annet spørsmål er om det blir mulig å finansiere alt innen regnskapsåret 2011. På det siste spørsmålet begynner det å bli kritisk. Er det da aktuelt å tenke to faser, for i verste fall å unngå at hele prosjektet kan måtte forskyves til 2012? Saken legges fram til orientering og drøfting, foreløpig uten noen innstilling. Innen fellesrådets møte den 15. juni kan vi ha kommet nærmere ent svar på hvilken metode for fundamentering under gulvet bak i kirken som kan godkjennes av Riksantikvaren. Det vil kunne gi indikasjoner om sannsynlig kostnad. Samtidig vil fellesrådets behandling av 1. versjon på forslag til investeringsbudsjett 2012 2015 kunne gi noen avklaringer.
AKF 29/2011 ARENDAL KREMATORIUM - OPPGRADERING Arendal krematorium ble opprinnelig bygget først på 1960-tallet, men ble skadet av brann i 1994. Etter brannen ble det foretatt en ombygging og utvidelse av bygget, og videre ble det montert ny ovn som sto ferdig i 1996. I 2007 ble det foretatt en utbedring av ovnen (skiftet en del stein) og det ble også etablert et nytt databasert styringssystem. Krematoriet er per i dag bygget som et kategori II krematorium og har en øvre begrensning på 200 kremasjoner pr. år. Forurensningsforskriften kap. 10 (Utslipp fra krematorier) skiller krematoriene i to kategorier, I og II. Kategori I har ikke noen øvre begrensning når det gjelder antall kremasjoner, mens kategori II har en øvre begrensning på 200 pr. år. For kategori I krematorier er det betydelig strengere utslippskrav (utslipp til luft), og det er derfor nødvendig med eget renseanlegg for røykgassen fra ovnen(e). I tillegg er det strengere krav til kontroll og dokumentasjon. Et krematorium i kategori I får derfor betydelig høyere årlige driftsutgifter. Dersom imidlertid antall kremasjoner går betydelig opp, vil andre driftsutgifter per kremasjon gå ned, og på den måten gi en akseptabel økonomi totalt sett. For å finne hvor store utslagene blir, og kostnadene per kremasjon ved ulike antall i året, må det gjøres nærmere utredninger. Det er imidlertid grunn til å tro at antallet bør opp til et nivå betydelig over 200 per år dersom det skal være fordelaktig å oppgradere til kategori I. Arendal krematorium har i flere år gjennomført i størrelsesorden 150 200 kremasjoner pr. år. Tabellen nedenfor viser antallet gjennom de siste 8 år: År 2003 2004 2005 2006 2007 2008* 2009 2010 Antall kremasjoner: Arendal kommune 95 97 82 110 106 116 100 103 Andre kommuner 57 51 51 67 58 129 85 63 Totalt 152 148 133 177 154 245 185 166 *Årsaken til det høye antallet i 2008 var kremasjon for Kristiansand på grunn av ombygging. Valg av kremasjon framfor jordbegravelse påvirkes av flere forhold. Det er grunn til å anta at av de viktigste momentene for valg er: utgifter knyttet til kremasjonen tilgang på gravplasser på den kirkegården det oppfattes tilhørighet til Ved Arendal kirkegård vil det etter all sannsynlighet bli mangel på kistegravplasser i framtiden, noe som vil føre til at flere velger kremasjon. Prispolitikken vil ha betydning. Kremasjonsavgiften fastsettes av kommunestyret etter innstilling fra kirkelig fellesråd. Dersom en vektlegger anleggs- og driftskostnader knyttet til areal, vil kistegraver bli et kostbart alternativ. Dersom det er ønskelig å øke kremasjonsprosenten, kan prisen på kremasjon settes lavt. Høye festeavgifter og lav kremasjonsavgift vil derfor bidra til økt bruk av kremasjon og til redusert bruk av areal. Det arbeides nå med en hovedplan for kirkegårdene i Arendal. Planen forutsettes å kunne legges fram til første gangs behandling i fellesrådet i august september. Planen vil inkludere prognoser over behov for gravplasser i hvert sokn i et 20-års perspektiv. For å kunne vurdere behov og innretning for framtidige investeringer, vil det være av betydning å kjenne anleggsog driftskostnader ved oppgradering av krematoriet til kategori I. Det vil da være nødvendig å gjennomføre en enkel utredning hvor behov for teknisk utrustning, aktuelle løsninger og bygningsmessige konsekvenser belyses.
En avklaring av hvorvidt krematoriet skal oppgraderes til kategori I på noe sikt, vil også være nyttig med tanke på plassering av framtidige driftsbygg på Arendal kirkegård (samordning av bygninger), og også med tanke på utbedringer og fornyinger av ovnen som nå er femten år gammel. INNSTILLING ber kirkevergen om å få gjennomført en utredning av tekniske og bygningsmessige løsninger for å oppgradere Arendal krematorium til kategori I Utredningen skal også omfatte overslag over investeringsutgifter og framtidige driftskostnader.
AKF 30/2011 KIRKEGÅRDSPLANER - OPPGRADERING De korrigerte planene er ikke ferdig utarbeidet og oversendt kirkevergen når saklista sendes ut. Hovedpunktene i endringene er avklart, og på det grunnlag er saksframstillingen nedenfor utarbeidet. Revidert saksframstilling og planer/kart vil bli lagt fram og gjennomgått i møtet. Grunnen til en har valgt å fremme saken nå, er ønsket om å få planene vedtatt og oversendt bispedømmerådet før sommerferien. I investeringsbudsjettet for 2011 er det avsatt en post på kr. 200.000 til oppgradering av kirkegårdsplaner og kartverk. I økonomiplanen for 2011-14 er det tatt inn et tilsvarende beløp for 2012. Krav til planer framgår av Forskrift til lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd, paragrafene 2, 3 og 4. En kirkegårdsplan skal vise bl.a. beliggenhet, grenselinjer, trafikkforhold, bygninger, beplantning, inngjerding og plassering av nye og gamle gravfelt. I tillegg skal det foreligge gravplan i målestokk 1:100 over alle gravfeltene som viser hver enkelt grav med eget nummer. Gravplanen skal vise målemerker og liste over de koordinatbestemte målemerkene. Arbeidet med oppgradering er satt i gang, og de fire første kirkegårdene er Austre Moland, Flosta, Stokken og Helleheia. Oppgraderingen omfatter følgende elementer: registrering av feil og behov for endringer (avvik mellom kart og terreng) korrigering av eksisterende kirkegårdsplaner og justering av gravfelter korrigering av gravplaner og nummerering forslag til regulering av gravfelt der det er behov for korrigering av gravstørrelser og posisjoner behandling og godkjenning av reviderte planer utsetting av fastmerker og innmåling med koordinater for alle hjørnepunkter i gravfeltene På en del gravfelter er det lagt opp til en justering av gravrekkene. Dette medfører at gravminnene posisjon justeres og over tid rettes inn, uten at andre graver berøres. På enkelte andre gravfelt er det lagt opp til regulering, og enkeltgravers posisjon bli flyttet inntil en halv gravlengde/gravbredde. Dette kan i henhold til forskrift gjøres uten at det bryter med festeforholdet. I noen tilfeller er det behov for å flytte enda mer, da må det skje med evt. gravfesters samtykke. Graver som fortsatt er i fredningstiden blir selvsagt ikke flyttet før fredningstiden er ute. De vesentligste endringer som er foretatt er følgende: Austre Moland kirkegård a. Atkomstvei for rullestolbrukere er tegnet inn over kirkegården fra sørsiden av kirkegårdsmuren og inn til sideinngang mot sør. Åpning i kirkegårdsmuren er utvidet b. Plassen foran hovedinngangen (kirkebakken) er utvidet mot sør, og 1 grav er tatt bort c. Gravfelt M er regulert slik at gravstørrelsene blir tilstrekkelige til kistegraver (en gravrekke er tatt ut) d. På felt I er en del graver tatt ut da de ligger for nær kirkegårdsmuren
e. På felt K justeres gravrekkene slik at gravene kommer på linje f. Det opprettes et eget felt for de eksisterende gravene vest for felt K g. Felt O deles i to nye felt h. Felt F utvides i østre ende Flosta kirkegård a. Regulering av gravfelt A, enkelte graver i vestre ende som ligger for nær vei utgår b. På feltene B F må enkelte graver utgå på grunn av for liten avstand til vei eller trær c. Felt P utvides med 6 graver Stokken Kirkegård A: a. Hele kirkegård A nyttes kun til urnegraver b. Kirkegård A inndeles i nye felter med riktig nummerering Kirkegård B (Kapellkirkegården): a. Felt H reguleres b. Det etableres et nytt felt I Kirkegård C: a. Felt A og B reduseres med en grav i hver rekke b. Felt C (barnegravfelt) justeres og nummereres rikitg c. Felt E får en ny grav i hver rekke d. Felt M justeres og 6 rader med urnegraver inkluderes e. Enkelte graver felt I ligger for nær vei og utgår Helleheia kirkegård: a. På felt A må enkelte graver utgå på grunn av trær og vei b. På felt B må enkelte graver utgå som kistegraver og endres til urnegraver på grunn av for liten dybde til fjell INNSTILLING vedtar revidert kirkegårdsplaner med gravplaner datert 08.06.11 for kirkegårdene Austre Moland, Flosta, Stokken og Helleheia. Reviderte planer oversendes Agder og Telemark bispedømmeråd for godkjenning.
AKF 31/2011 FÆRVIK KIRKE - UTBEDRING AV ORGEL Vedlegg: Tilbud fra J.E. Spigseth Orgelbyggeri Det vises til brev av 09.05.2011 fra J.E.Spigseth Orgelbyggeri med tilbud om å utbedre oppståtte tørkeskader på orgelet i Færvik kirke. Vinteren 2010/11 var serdeles lang og kald og den nødvendige oppvarmingen av kirken har medført skader på orgelet. Det er vesentlig belgen og deler av vindladene som er rammet. Orgelbyggeriet anbefaler at pumpeverket under belgen fjernes og at det monteres nye dekkplater med pakninger som skrus over åpningene til pumpene. Sprekker i belgen tettes med nytt skinn innvendig. Det anbefales videre at vindkanalen fra motor til belg endres for å eleminere luftsus. Arbeidet er kostnadsberegnet til kr. 26.000,- eks. mva. Av hensyn til kvaliteten i den løpende bruk av orgelet og for å forebygge videre skader på vitale deler anbefales det at tilbudet fra J.E.Spigseth Orgelbyggeri benyttes. INNSTILLING et vedtar å benytte tilbudet fra J.E.Spigseth Orgelbyggeri for utbedring av aktuelle tørskeskader på orgelet i Færvik kirke. Fellesrådet bevilger kr. 32.500,- fra disposisjonsfondet, konto 55699000, til formålet. Utgiftskonto: 32400 1205 3042.
AKF 32/2011 FULLMAKTER I FERIETIDEN - DELEGASJON I forbindelse med ferietiden kan det oppstå situasjoner hvor det er nødvendig at det blir tatt en beslutning uten mulighet for å samle rådet. Det anbefales derfor at det delegeres til leder av fellesrådet og kirkevergen å fatte avgjørelser på fellesrådets vegne i ferietiden. INNSTILLING vedtar å delegere leder av fellesrådet og kirkevergen fullmakt til å fatte avgjørelser på fellesrådets vegne i ferietiden.
AKF 33/2011 REFERATSAKER - ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD - 15.06.11 a) Postliste kirkevergen. Vedlagt. b) Påbud om sprinkelanlegg i kirkene? VL-artikkel og mailveksling med KA. Vedlagt. c) Rapport fra Arendal krematorium 2010 - antall kremasjoner og kontrollmåling. Brev av 25.05.11 til Fylkesmannen. vedlagt. d) Vedr. overføring av kirkelig eiendom - Trefoldighetskirken. Brev av 19.05.11 til Arendal Eiendom KF. Vedlagt. e) Søknad om endring av interiør - Færvik kirke. Brev av 19.05.11 til Biskopen i Agder og Telemark. Vedlagt. f) Søknad om godkjenning av utbedring i gulvkonstruksjonen - Barbu kirke. Brev av 16.05.11 til Biskopen i Agder og Telemark. Vedlagt. g) Orientering om plan for endring av mur - Barbu kirkegård. Brev av 31.05.11 til Biskopen i Agder og Telemark. Vedlagt. h) Referat fra møte i Samarbeidsutvalg for trosopplæring 11.05.11. Vedlagt. i) Møteprotokoll administrasjonsutvalget 11.05.11. Vedlagt. j) Notat etter møte med Norsk Kirkegårdsservice 16.05.11. Vedlagt. k) Notat med informasjon om framdrift ved prosjekter. Vedlagt. GRAVSTEDSLEGATER: Arendal kirkegård: l) Familiegravsted nr 99 - "Sølvi og Per Kaastrup" - kr 26.000 - inntil 20 år - v/tor Kaastrup Bjorbekk kirkegård: m) KV CC - 5-3 og 4 - "Alf og Gunhild Andersen" - kr 26.000 - inntil 20 år - v/advokat Heimvik. Færvik kirkegård: n) KV A - 5-3 - "Hans og Charlotte Nyberg Hansen" - kr 13.000 - inntil 10 år - v/rolf Nyberg Hansen Hisøy kirkegård: o) KV T - 6-6 - "Randi Elise Starheim Svartdal" - kr 26.000 - inntil 20 år - v/olav Svartdal. ORIENTERINGER: - Seremonirom ved gravferd - jfr. AKF-sak 22/11 - Befolkningsprognose kirkesokn i Arendal - Oppgraderingen av Arendal kapell - Årsregnskap 2010 vedr. kirkelig fellesråds legater - Riksantikvarens befaring til Barbu kirke og Tromøy kirke torsdag 09.06.11 INNSTILLING tar de fremlagte referatsaker til etterretning.