MØTEINNKALLING Arendal kirkelige fellesråd

Transkript

1 MØTEINNKALLING Arendal kirkelige fellesråd Møtested: ARENDAL RÅDHUS Strømsbu Dato: Tid: 18:00 Møtet starter med befaring av Barbu kapell. Frammøte Barbu kapell kl Ord for dagen: Kolbjørn Gunnarson Innkalte Alf-Eivind Ljøstad Anne Vartdal Olaf Bakke Kjell Arne Borge Jan Petter Anker Rasch Kenneth Dahlsveen Terje Nærbø Anne-Grete Toft Kolbjørn Gunnarson Kari-Mette Jomaas Leder Nestleder Biskopens representant Kommunal representant SAKSLISTE MED SAKSDOKUMENT Saksnr Tittel Arkivkode 2014/26 MØTEPROTOKOLL ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD /27 BARBU KAPELL /28 NAVNET MINNELUND - ARENDAL KIRKEGÅRD /29 KIRKEGÅRDSVEDTEKTER - REVISJON R2014/1 ORIENTERINGSSAK: SIGNATURRETT PÅ VEGNE AV ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD 2014/30 REFERATSAKER ARENDAL KIRKELIGE FELLESRÅD ARENDAL, Alf-Eivind Ljøstad Leder Arne Homme Sekretær

2 2014/26 Møteprotokoll Arendal kirkelige fellesråd Bilag i saken: Møteprotokoll fra fellesrådets møte Tidligere sendt ut. Møteprotokoll fra Arendal kirkelige fellesråd legges frem for godkjenning. Arendal kirkelige fellesråd godkjenner møteprotokoll fra møte

3 2014/27 Barbu kapell Barbu kapell fremstår i dag som en bygning tæret kraftig av tidens tann. Gjennom årene har andre steder og løsninger for sermonielle handlinger erstattet byggets funksjon som kapell. Dagens funksjon for bygget er i hovedsak garasje og utstyrslager for kirkegårdsbetjeningen. Til dette formål er ikke bygget særlig funksjonelt, men det bidrar til mindre forflytning av utstyr og bevarer benker og verktøy etc. mot vær og vind. Kirkevergen har tidligere gjennomgått bygget og utarbeidet kalkyler og forslag til andre løsninger. Foreløpige tegninger tar for seg noe endring av kirkegården og erstatter kapellet med nytt bygg mer tilpasset bruken (eget vedlegg), tegninger og kalkyler er blitt framlagt for Barbu menighet. Barbu menighet, som har et spesielt nært forhold til kapellet drøftet på sitt menighetsrådsmøte saken omkring framtida for Barbu kapell og fattet eget vedtak om dette (eget vedlegg). I dagens økonomiske situasjon, er det etter kirkevergens vurdering mange behov som har høyere prioritet enn omfattende tiltak på Barbu kapell, og eventuell riving og nybygging samt omlegging av området rundt kapellet bør utsettes. Kirkevergen anbefaler derfor Arendal kirkelige fellesråd å fatte vedtak om kun å utføre avbøtende og kosmetiske tiltak på Barbu kapell. Dette avgrenset til å tette lekkasje i tak og male vegger mot veien. Tiltaket med å male deler av fasadene og utbedre lekkasje i taket vil beløpe seg til ca ,- kr Det foreligger kommunalt pålegg om krav til installasjon av vannmåler for vann både til vanning på kirkegårdene og til kirken, dette kan medføre at det må gjøres andre tiltak på bygget enn hva som er skissert over, orientering om dette tiltaket vil bli gitt fellesrådet. Arendal kirkelige fellesråd vedtar å utføre midlertidige og kosmetiske tiltak på Barbu kapell i hht forslag fra kirkevergen i påvente av en mer permanent avklaring når det gjelder byggets fremtid i samråd med Barbu menighetsråd.

4 2014/28 NAVNET MINNELUND - ARENDAL KIRKEGÅRD Vedlegg: Navnet minnelund, skisse Det ble for noen år siden etablert en anonym minnelund på Arendal kirkegård som et tilbud til dem som ønsker et gravsted uten særskilt markering og der det offentlige har ansvaret for stell og vedlikehold. Det kreves i dag ingen godtgjøring for bruk av denne minnelunden. Flere henvendelser til kirkevergens kontor viser at det er et behov også for en navnet minnelund ved Arendal kirkegård. En navnet minnelund er et særskilt tilrettelagt urnegravsted der gravlagtes navn, fødsels- og dødsdato oppføres på felles gravminne og der det offentlige ivaretar stell og vedlikehold i avtaleperioden. Nærmere angivelse av hvor den enkeltes grav er angis ikke. Pårørende gis anledning til å være tilstede ved urnenedsettelsen og lys og blomster kan settes ned på nærmere anvist sted. Det er i senere år etablert slike navnede minnelunder flere steder i landet og alternativet blir stadig mer benyttet av dem som av forskjellige grunner ønsker et gravsted uten krav til privat stell og vedlikehold. En etablering av en navnet minnelund ved Arendal kirkegård vil, foruten å gi et utvidet tilbud til publikum, kunne bidra til en økt bruk av kremasjon og en avlastning i forhold til dagens begrensede tilgang på kistegravsteder ved kirkegården. Den vedlagte kartskissen viser et område sentralt i Rånadalen, sør for felt RJ, som egner seg godt til formålet. Området fremstår i dag som et grøntareal naturlig avgrenset i forhold til veien opp møt øvre deler av kirkegården og naturterrenget bak. Skissen foreslår en støttemur med bredde 1,0 m inn mot heia i vest med en lengde på ca 13,0 m. Navneplater festes til et metallbånd som igjen er festet til steinmuren. Minnelunden vil kunne gi plass til 50 urner. I tilknytning til muren er det tenkt oppført en minnestein der det gis opplysninger om gravfeltet og et hellelagt område med benker og med et høvelig sted der pårørende kan tenne lys og legge ned blomster. En del av opparbeidelsen av feltet med beplantning, legging av heller, utplassering av benker for pårørende osv vil kunne ivaretas av ansatte ved kirkegården, mens arbeidet med mur og navnebånd vil kreve ekstern kompetanse og utstyr. Totalkostnadene ved etableringen, unntatt eventuell videre kunstnerisk utsmykning og lignende, anslås til omring kr ,- Vedtatt investeringsplan for innværende periode gir imidlertid lite handlingsrom for en slik etablering på kort sikt. Det vil likevel være mulig å vurdere eventuelle innsparinger knyttet til gjennomføring av andre vedtatte prosjekter opp mot dette formålet eller at minnelunden søkes etablert i flere etapper over noe tid. Når det gjelder kostnadene for dem som ønsker å benytte minnelunden,vil dette måtte vurderes i sammenheng med fellesrådets utgifter til stell og vedlikehold av området og kostnadene ved standardisering og oppføring av navneskilt. Tar man videre utgangspunkt i gjeldende festeavgift på kr. 200,- pr år og kostnadene for et helårslegat for ett gravminne på kr. 1600,- pr år, vil en engangskostnad for fredningsperioden på kr ,- kunne anses som rimelig. For utenbys boende

5 foreslås beløpet øket til kr ,- for samme periode. Prisnivået er i tråd med hva som faktureres for tjenesten andre steder i landet. Det er videre, slik kirkevergen ser det, naturlig at en slik navnet minnelund underlegges særlige ordninger når det gjelder festerett og festetid, og at dette synliggjøres i kirkegårdens vedtekter (jfr FrSak:.2014/29). En del pårørende vi imidlertid kunne oppleve fredningsperioden på 20 år som en for kort periode når det gjelder deres forhold til gravstedet, og kirkevergen foreslås derfor at det gis anledning til å feste gravstedet i 10 år utover fredningstiden. Etableringen av en navnet minnelund krever godkjenning av bispedømmerådet. Ved en etablering av navnet minnelund bør fakturering for bruk av anonym minnelund samtidig vurderes. Kirkevergen foreslår her en engangskostnad for fredningsperioden på kr. 3000,- for kommunens egne innbyggere og kr 5000,- for utenbys boende. Arendal kirkelige fellesråd vedtar å etablere en navnet minnelund ved Arendal kirkegård i henhold til den fremlagte skissen fra kirkevergen. Etableringen betinges av tilgjengelig finansiering og fellesrådet ber kirkevergen vurdere nærmere om det er mulig å finne inndekning innenfor vedtatte økonomiplan for perioden. Kirkevergen bes innhente nødvendig godkjenning fra Agder- og Telemark bispedømmeråd. Fellesrådet vedtar videre at det ved etableringen også innføres fakturering for bruk av den anonyme minnelunden iht forslaget fra kirkevergen.

6 2014/29 KIRKEGÅRDSVEDTEKTER - REVISJON Vedlegg - Forslag til revisjon av "Vedtekter for kirkegårdene og krematoriet i Arendal." Gravferdsloven inneholder bestemmelser ( 21) om at kirkelig fellesråd fastsetter vedtekter for kirkegårdene. Vedtektene inneholder lokale bestemmelser som ikke direkte følger av lov eller forskrift og som regulerer arbeidet ved kirkegårdene. De lokale vedtekter godkjennes av bispedømmerådet. Gjeldende vedtekter for kirkegårdene i Arendal ble sist revidert i 1997 og er i behov av revisjon på følgende punkter: 1) Feste av urnegrav Ved tilvisning av kistegravsted kan graven ved siden av etter gjeldende ordning festes for gjenlevende ektefelle eller annen nær familie. Ved tilvisning av urnegrav skal slik grav ikke kunne festes, grunnet den kapasitet som ligger i urnegraven 2) Feste av familiegrav Definerte familiegravsteder inneholder i de fleste tilfeller flere graver og festes normalt av en enkelt fester som svarer festeavgift for samtlige graver. I de tilfeller der det etter omreguleringen kun kan settes ned urner i slike familiegravsteder, vil begrensingen i festemulighet for urnegraver utfordre dette (jfr forrige punkt). Det registreres videre stadig oftere situasjoner der eksisterende fester kun ønsker å fornye festet for en av gravene i familiegravstedet. Denne utfordringen er forelagt departementet gjennom kirkegårdskonsulenten og departementet uttaler i denne sammenheng: "Etter vårt syn må det være i orden å legge inn en bestemmelse i vedtektene om dette. Utgangspunktet er at det er kistegraver, men retten til å gravlegge her avgrenses til kun å gjelde urner. Dette må kunne fastsettes i vedtektene uten at det er behov for dispensasjon fra gravferdsforskriften. Slik vi forstår bestemmelsene er hensikten at det bare er kistegraver som festes sammen fordi en urnegrav i utgangspunktet er innrettet slik at det skal være plass til fire urner i en grav. Med plass til så mange gravlagte i en urnegrav, er det ikke behov for å feste graver ved siden av. Mitt synspunkt er altså at de aktuelle gravene er kistegraver og at de forblir dette, men retten til å gravlegge her avgrenses til kun urner." 3) Navnet minnelund Kirkegårdsvedtekten skal iht Gravferdsloven 15a inneholde aktuelle opplysninger om navnet minnelund. Dette kan være opplysninger knyttet til kostnader, festemuligheter og bruk av private minnesmerker o.l. (Jfr FRSak 2014/28) Arendal kirkelige fellesråd vedtar det fremlagte forslag til revisjon av "Vedtekter for kirkegårdene og krematoriet i Arendal." Fellesrådet ber kirkevergen oversende vedtektene til Agder- og Telemark bispedømmeråd for godkjenning.

7 2014/1 Orienteringssak: Signaturrett på vegne av Arendal kirkelige fellesråd Ved ujevne mellomrom kan det oppstå behov for signering av avtaler på vegne av fellesrådet. I forbindelse med overdragelse av kirkebygg og kirkegårder fra kommune til kirkelige organer er dette nå blitt aktualisert. Signaturmotparten vil gjerne kontrollere hvem som har slik myndighet på fellesrådets vegne. Denne informasjonen ligger vanligvis lagret på aktuelle foretak i Brønnøysundregistrene. Det er vanlig å skille mellom hvem som har signaturrett (kan forplikte virksomheten i alle forhold) og prokura (kan opptre på virksomhetens vegne i alle forhold utenom overdragelse og pantsettelse av fast eiendom). Det er stor sprik i måten de forskjellige fellesrådene har registrert seg i Brønnøysund. En del har tildelt signatur til daglig leder (kirkevergen), enten alene eller i fellesskap med andre. En del har registrert hele fellesrådet som styre for virksomheten, andre har kun registret leder og nestleder. De fleste står kun oppført med daglig leder og ingen informasjon om styremedlemmer. Arendal kirkelige fellesråd står registrert med leder, nestleder, daglig leder (kirkeverge) og kontaktperson. Leder og nestleder samsvarer ikke med valgt leder og nestleder i inneværende periode. Signaturrettighet er heller ikke angitt. Av den grunn har vi sett det som påkrevd at denne informasjonen blir oppdatert. Som et resultat av denne tilsynelatende forvirringen har vi sett behov for rådgiving. Vi har vært i kontakt med KA sin advokat som har ekspertise på dette området, og hennes anbefaling er som følger (notat fra telefonsamtale ): Så lenge kirkelig fellesråd ikke er selvstendige rettssubjekt, er det ikke mulig å få registreringen av slike organ korrekt i Brønnøysundregistrene. Dette er noe enklere for sokneråd i ettsokns kommuner, der disse opptrer som fellesråd i saker som har fellesrådskarakter. Både departement, kirkeråd og KA er klar over dette, og man har til hensikt å få dette på plass i den nye kirkeordningen som er under utredning. Kirkelige fellesråd er lovbestemte organ der virksomheten er regulert av bl.a. Lov om den norske kirke. Det er derfor ikke opplysninger registret i Brønnøysund som styrer hvem som kan opptre på rådets vegne. Kirkeloven definerer styrings- og ansvarsformer for kirkelig virksomhet. For fellesrådets virksomhet er det i sær 13 som er sentral. 13.Formene for kirkelig fellesråds virksomhet. Kirkelig fellesråd kan gi lederen eller denne og minst to av rådets medlemmer (arbeidsutvalg) fullmakt til på saklig begrensede områder å treffe avgjørelse i saker som skulle ha vært avgjort av rådet. Avgjørelse som er truffet med hjemmel i slik fullmakt skal refereres i første møte etter at avgjørelsen er truffet. Kirkelig fellesråd skal ha en daglig leder av virksomheten. Nærmere regler om formene for kirkelig fellesråds virksomhet gis av Kirkemøtet. Kirkevergen er daglig leder av fellesrådets virksomhet og kirkevergens generalfullmakt til å opptre på fellesrådets vegne mellom hvert fellesrådsmøte tilsier at kirkevergens signatur på vegne av kirkelig fellesråd er nok til å tegne fellesrådet. En eventuell lederavtale kan også gi fullmakter til kirkevergen. Kartverket er innforstått med at de i saker som dreier seg om overdragelse av kirkelige eiendommer aksepterer kirkevergens signatur på vegne av fellesrådet. Ut fra dette kan vi ikke se at det skal være nødvendig for fellesrådet å fatte noe vedtak. Administrasjonen vil sørge for at Brønnøysundregistrene blir oppdatert med korrekte opplysninger. Saken krever intet vedtak

8 2014/30 Referatsaker Arendal kirkelige fellesråd ) Postliste kirkevergen. Vedlagt 2) Gravstedslegater Austre Moland kirkegård Gravsted: H- -12 og 13 Navn: Spirene, Ellef og Bertha Ansvarlig for legatet: Robin Spirene Arendal kirkegård Gravsted: DE-3-6 Navn: Siv Ingun Hvideberg og RP-7-3 Navn: Haakon Ingvald Hvideberg Legatansvarlig: Harald Hvideberg Tromøy kirkegård Gravsted: E Navn: Liv Kristine og Leif Ansgar Christiansen Legatansvarlig: Tore Christiansen 3) Referatsaker 1. Areal - Engene kirkegård 2. AV-utstyr Færvik kirke godkjenning 3. Høring om kirkebygg 4. Parkering Barbu kirke 5. Vigselssteder utenom kirker 4) Orienteringer 1. Rekruttering ledige stillinger 2. HMS 3. Høring: Lik og likskap 4. Lønnsoppgjøret 5. Visitaser Arendal kirkelige fellesråd tar de fremlagte referatsaker til etterretning.