Kunnskapsdepartementets tjenestergan Vår dat Vår referanse (27.02.2018) Deres dat Deres referanse Referat Møte i ekpertgruppe fr studentutveksling 27.02.18 Til stede: Frfall: Arne Humberset, HiV Sissel Dahle, HSN Miriam Rintelen, NMH Kristin Skgedal, UiB Åshild Elsebutangen Linde, UiO Espen Dypwad Kristensen, UiT Dale Licata, NTNU Lise Bakke Brøndb, OslMet Mnica Smmervik, UiT Marte Hlhjem, KDTO Geir Magne Vangen, KDTO Matija Puzar, KDTO Christina Elmar, KDTO Referent: Christina Elmar g Marte Hlhjem Dat: 27.02.2018 Sist endret: 23.03.2018 Dagsrden 1. Velkmmen med presentasjnsrunde 2. Krt m Kunnskapsdepartementets tjenestergan g avd. Osl 3. Ekspertgruppens mandat 4. Presentasjn av Erasmus Withut Paper (EWP) 2.0 5. Krt runde på hvrdan internasjnaliseringsarbeidet er rganisert ved institusjnene representert i ekspertgruppa 6. Dagens utfrdringer 7. Krt statusppdatering på EMREX 8. Fastsette dat g sted fr neste møte 9. Eventuelt Det var ingen merknader til dagsrden g innkalling, g ingen nye saker til Eventuelt. 1
1. Velkmmen g presentasjnsrunde Samtlige av gruppens medlemmer presenterte seg fr hverandre. Gruppen består av persner sm både jbber med internasjnalisering g med FS. 2. Krt m Kunnskapsdepartementets tjenestergan g avd. Osl Leder fr ekspertgruppen frtalte m KDTO sin rganisering g rller. Se vedlegg 1. 3. Ekspertgruppens mandat Ekspertgruppens mandat er sm følger: Ekspertgruppen skal jbbe fr å digitalisere prsesser knyttet til studentutveksling g å jbbe fr å etablere felles rutiner ved institusjnene knyttet til studentutveksling. 4. Presentasjn av Erasmus Withut Papers 2.0 Se vedlegg 2. 5. Krt runde m hvrdan internasjnaliseringsarbeidet er rganisert ved institusjnene representert i ekspertgruppen Hver av representantene ble bedt m å krt gjøre rede fr hvrdan arbeidet med studentutveksling er rganisert ved egen institusjn. Representantene ble gså bedt m å si ne m hvilke mråder de anser sm utfrdrende i dette arbeidet, g hva de ønsker at skal bli frbedret/utviklet/løst gjennm arbeidet sm nå skal igangsettes. Høgsklen i Vlda: Sentralisert: sentralt kntr med 3 ansatte. Fire avdelinger med en 20% stilling på hver av disse Avtaler: fagpersn ønsker seg en avtale, Arne leder prsessen med avtaleinngåing. 100-120 avtaler. Flere avtaler enn antall utvekslingsstudenter. Ikke balanse i avtaler. Nen er nesten bare brukt fr enten inn- eller utreise. Avtalen presenteres på nettsider. Avtalene ligger gså i FS Bruker ikke Nminasjnsweb. Skal snart at i bruk nminatins fr innreisende. Utveksling-ut: infmøte fr alle studieprgrammer studenter får veiledning av avdelingskntakt eller internasjnalt kntr papirskjema fr søknad m utveksling. De ønsker persnlig ppmøte på kntret fr de sm skal søke utveksling. Internasjnalt kntr ønsker persnlig kntakt fr å kunne vurdere m avtalene er egnet fr den enkelte studenten. Ca 50 studenter ut på høst, ca 40 studenter ut på vår. Like vedtak g frmelle knklusjner. Det er mer dialg g direkte kntakt med studentene. Anser ikke prsessene sm frmelle saksbehandlingsprsesser. Gdkjenning av fag, frhåndsgdkjenning, endelige gdkjenning, learning agreements: masse mas g rt. Stipendutbetaling fra MT+. Frhåndsgdkjenning: Registrerer 30 sp lenge før de vet hva studentene faktisk skal ta. Dette er derfr en skinnprsess, fr å sikre at studenten får lån fra Lånekassen. Veldig lite kntakt med studentene under pphldet Studentene leverer rapprt etter utvekslingspphldet. Endelig gdkjenning: mange klikk i FS. Burde være lettere. Innreisende studenter er lettere å håndtere: De håndteres helt av internasjnalt kntr. LA g erasmus-skjema er stress, men ikke så mye FS-utfrdringer. Side 2
80 inn på høst, 70 inn på vår. Snr-nr: frtsatt en del venting fr å få tildelt nummer, men det har blitt bedre nå enn tidligere. Ønske: smidigere prsess rundt Learning agreement. Frbedre behandlingen av gdkjenningssaker: mange klikk fram g tilbake. Det finnes ingen systemer hvr du får versikt ver alt, sm samler inf m de enkelte mbilitetene: FS, MT+, OLS. De har derfr excel-ark hvr de hlder versikt ver alt sm er gjrt med en student. Kanskje dette kunne vært lagt inn i FS, slik at det kan hakes av fr alt sm er gjrt? Nrges musikkhøgskle: Sentralisert: de gjør alt fra A til Å. De prøver å få faglærere til å inspirere studentene til å reise ut. Studenten spør internasjnalt kntr m hvr de skal dra. De gir generell inf m land g institusjner, mens fagpersnene anbefaler knkrete avtaler Studenten søker med pptaksprøver, sm vurderes av jurier i utlandet. Studentene søker m mellm 3 g 6 avtaler. 40 studenter søker utveksling i semesteret. Lite digitalisert søknadsprsess: Dream apply (estisk) har laget systemet Easy: felles søknadssystem i Eurpa. Institusjner bestemmer selv m de er med i felles system, eller m de har egne rutiner. FS brukes først når studentene har fått pptak til et lærested i utlandet. Da registreres de sm skal ut. Frhåndsgdkjenning: utfrdrende. Vanskelig å få studentene til å velge fag før utreise. Registrerer 30/60 sp i FS g rapprterer til Lånekassen. Knkrete emner kmmer på plass før senere. Endelig gdkjenning: studentene kmmer gjerne hjem med andre emner enn de sm er frhåndsgdkjent. Utvekslingsavtaler: ca. 100 Erasmus-avtaler. I FS registreres kun avtalene sm er i bruk fr studentutveksling. Øverst på ønskelista: integrasjn mellm FS g Easy. Universitetet i Osl: Avtaler på tre nivå: institutt, fakultet g sentralt. Avtaleeier følger pp prsessen fr den enkelte studenten. Det legges en del føringer fr hvrdan utvekslingsstudenter kan håndteres allerede i utvekslingsavtalene. Det avtalefestes krav sm kan virke frenklende eller kmpliserende. Studentene søker gjennm Søknadsweb til et pptak gjennm fakultetet. 9 pptak, ett per fakultet g ett fr sentralt. 1100 søknadsalternativ, 900 avtaler. Kryssjekker søknader fra sentralt g fakultet, slik at studenten får kun ett tilbud. Studenten skriver priritering i merknadsfeltet. Mye manuelt med Erasmus+. Bruker FS til det meste; Søknadsweb, pptak, rutine fr pprette utvekslingspersn g frekmst av frhåndsgdkjenningssak. Det sm kan gjøre det lettere: Få en versikt ver hva sm er gdkjent tidligere: infrmasjnen i GAUS er ikke tilstrekkelig til å være nyttig. Varsel på utgåtte avtaler ved kpiering av pptak: UiB har rdninger fr å sjekke dette før nytt pptak åpner. Stipend: utfrdrende med samarbeid mellm studieadministrasjn g øknmiavdelinger. Side 3
Høgsklen i Sørøst-Nrge: Preget av fusjner. Avtaler: arbeid med å rydde i avtaleprteføljen etter fusjner Nesten 500 avtaler Vurderer å stenge ned alle avtaler g starte på nytt. Evt. ved ny Erasmus prgramperide. Bruker ikke åpne avtaler: avtalene må derfr vedlikehlde avtalene mtp hvilke studenter sm kan benytte hvilke avtaler. Internasjnalt kntr har lav FS-kmpetanse, så de trenger mye støtte. Nminatin fr innreisende studenter Testet Søknadsweb fr utreisende studenter i høst, men kanskje ikke kapasitet til å følge dette pp framver. Ønsker: Nytt standardbrev i brevmdulen fr innreisende. Tilbudsbrev (letter f admissin). Ny brevtype med flettefelt fra utvekslingsavtaler (avtalepartner, avtaletype, ne annet). Learning agreement: her må ne gjøres. Universitetet i Bergen: Blandet rganisering: litt sentralt g litt lkalt. Avtalene er enten på institutt, fakultet eller sentralt. Avtaleeier har i utgangspunktet ansvaret. Ønsker: Autmatisert søknadsbehandling ved utveksling-ut. Universitetet i Trmsø: Deler av arbeidet er sentralisert: Innreisende studenter: Utreisende studenter administreres lkalt på fakultet. Internasjnaliseringsfeltet skal mrganiseres: de skal gå en ny leder sm skal krdinere arbeidet på tvers av enheter. Utveksling-ut: Fr få studenter sm vil ut. Studentene burde frhlde seg til Studentweb, ikke Søknadsweb. De bør kunne velge utveksling g få pp relevante avtaler i utdanningsplanen. Vil gjøre det synligere fr studentene fra dag 1 at de skal på utveksling. Utfrdringer: Fr få studenter sm vil reise ut. Øverste ledelse ønsker at frskning g utdanning skal støtte ppunder hverandre. Felles avtaler fr begge deler, men dette har til nå vært vanskelig å få til. UiT skal satse på bedre kbling mellm frskning g utdanning. 6. Prsesskartlegging Medlemmene i ekspertgruppen fikk i ppgave å skrive ned ppgaver sm inngår i arbeidet med studentutveksling, g feste disse på en tidslinje på en tavle. Resultatet finnes i vedlegg 3. Ekspertgruppemedlemmene skal videre arbeide med prsesskartleggingen fram mt neste møte, g denne kartleggingen skal brukes sm utgangspunkt fr et videre arbeid med å kmme fram til et frent prsesskart sm danner grunnlaget fr det videre arbeidet med implementeringen av Erasmus Withut Paper g andre utviklingsppgaver sm gruppen skal delta i. Side 4
7. Krt statusppdatering m EMREX Se vedlegg 4. 8. Krt presentasjn av ROMS g Tableau Det ble ikke tid til dette. Saken settes pp igjen på neste møte. 9. Fastsette dat fr neste møte Nytt møte i månedsskiftet mai/juni Statusmøter digitalt mellm fysiske møter Ser det litt an framver, g kmmer tilbake til knkret dat Vedlegg Vedlegg 1: Krt m Kunnskapsdepartementets tjenestergan g avd. Osl, samt infrmasjn m det å være i en ekspertgruppe Vedlegg 2: Presentasjn av Erasmus Withut Papers 2.0 Vedlegg 3: Krt statusppdatering m EMREX Side 5