Svar på høring 32. ordinære generalforsamling 01. november 2010
2
Høringsrunde høsten 2010 Denne høringsrunden arrangeres for at Kvarterstyret, Representantskapet, arbeidsgruppene og interesserte studenter i Bergen skal kunne sette seg inn i og få uttalt seg om vedtakssakene som skal opp til Kvarterets 32. ordinære generalforsamling den 16. november kl 16.00 i Teglverket. Følgende høringssvar er sendt inn: Sak Side Svar på høring fra Lovkom 4 Svar på høring fra Representantskapet 6 Svar på høring fra Kvarterstyret 10 Svar på høring - Budsjett 24 Svar på høring fra Kraft 30 Svar på høring fra Personalgruppen 32 Svar på høring fra E-tjenesten 34 Svar på høring fra Fribyte 38 Svar på høring fra Bergen Student-TV 41 Svar på høring fra KØR 42 For Representantskapet Jørgen Skjellevik Ordfører 3
Til : Generalforsamlingen Fra : Lovkom Dato : 28.10.2010 Svar på høring fra Lovkom Representantskapets lovkomité har ansvar for å forberede statuttendringer, og har derfor behandlet de statuttendringer som har blitt foreslått til generalforsamlingen. Vi har vurdert om forslagene er korrekt og fornuftig formulert, om de står i motstrid til andre statutter, eller om de av andre grunner ikke bør vedtas eller bør omformuleres. Vi har ikke gått nærmere inn på om vi personlig er for eller mot forslagene. Fjerning av særregler for villaen Lovkom har ikke funnet noen problemer med dette forslaget. Særreglene er ikke lenger gjeldende, og vi oppfordrer derfor generalforsamlingen om å vedta forslaget. Opprettelse av Skjenkegruppen og endring av Geriatrisk Avdeling På grunn av ordlyden i disse forslagene må de behandles i samme sak. Av begrunnelsen til forslagene ser vi at disse ikke trenger å være motforslag, lovkom fremmer derfor et forslag som både oppretter Skjenkegruppen og endrer Geriatrisk Avdeling slik forslagsstillerne ønsker. Ansvaret for Eldorado bør klarlegges, vi har derfor foreslått at ansvaret for denne blir lagt til Skjenkegruppen. Geriatrisk Avdeling sitt formål bør spesifiseres. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar å stadfeste opprettelsen av Skjenkegruppen og gjør følgende endringer i listen over faste arbeidsgrupper i 5.1: - Geriatrisk Avdeling (etabl. 2001): Er en kompetansegruppe med ansvar for drift av Støy, og bistår andre arbeidsgrupper ved behov. - Skjenkegruppen (etabl. 2007): Har ansvar for Stjernesalen, Grøndahls, Halvtimen og Eldorado. Skjenkegruppen har også ansvar for innkjøp til alle barer og bistår med serveringsvirksomhet på resten av huset. Er en sammenslåing av Kafégruppen (etabl. 1993) og Skumetaten (etabl. 1993). Kafégruppen og Skumetaten fjernes samtidig fra listen. Opprettelse av Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe Det bør gå frem av forslaget at generalforsamlingen her stadfester opprettelsen av en arbeidsgruppe som frem til nå har vært midlertidig. Vi foreslår følgende vedtaksforslag: Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar å stadfeste opprettelsen av Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe og gjør følgende endring i listen over faste arbeidsgrupper i 5.1: - Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe (etabl. 2010): Har ansvar for å bistå Kvarterets arbeidsgrupper med økonomiske problemstillinger og oversikt over den overordnede økonomiske situasjonen på huset. Vedtaksforslagets beskrivelse av arbeidsgruppen er identisk med Kvarterstyrets forslag. Ansattes deltakelse i forhandlinger og beslutningsprosesser Lovkom vil i denne saken vise til generalforsamlingens tidligere vedtak i forkant av opprettelsen av en ny stilling som administrativ leder: 11.1 Utvidelse av Det Akademiske Kvarter "Det Akademiske Kvarter stiller seg bak en utvidelse av bygningsmassen med utgangspunkt i det som tidligere er prosjektert i bakgården. Det Akademiske Kvarter vil og utrede alternative organisasjonsendringer som kan sikre en bedre ivaretakelse av eksisterende og fremtidig bygningsmasse. Et grunnleggende prinsipp skal være at studentene beholder den demokratiske styringen over organisasjonen." - Vedtatt av Det Akademiske Kvarters 20. generalforsamling 14.11.04 Lovkom anser forslaget som et ønske om å begrense de ansattes muligheter til å påvirke hvordan Kvarteret styres. På det punktet er forslaget i tråd med det gjengitte vedtakets 3. setning. 4
Forslaget er imidlertid formulert veldig vidt, og Lovkom ser at det kan skape problemer i forhold til arbeidsoppgaver som naturlig vil inngå i arbeidet de ansatte er ansatt for å utføre. Det gjengitte vedtakets 2. setning omhandler UiB sitt ønske om at en ansatt person fikk ansvar for kontakten med UiB som byggeier. Forslaget kan tolkes slik at administrativ leder ikke lenger kan ha det ansvaret stillingen ble opprettet for. Lovkom anser forslaget som et uttrykk for at de ansatte har påtatt seg ansvar og arbeidsoppgaver som burde være forbeholdt Kvarteret sine demokratisk valgte styringsorgan, og at det derfor er behov for å nedfelle en begrensning i statuttene. Lovkom vil derfor fremme følgende forslag: Vedtaksforslag: Ansatte kan rådføres, men kan ikke selv delta i forhandlinger og beslutningsprosesser som berører organer i Kvarteret eller driftsorganisasjonene. Ansatte kan forhandle med eksterne parter etter mandat fra Kvarterstyret. Valgordning for kvarterstyremedlemmer Lovkom påpeker at den foreslåtte endringen vil stå i motstrid til 4.1. Denne paragrafen må derfor foreslås endret samtidig dersom man ønsker å gjennomføre endringen. Statuttene gir i dag ansvar og oppgaver til Kvarterstyret, ikke til enkelte stillinger i Kvarterstyret. Det virker unaturlig at det skal velges personer til spesifikke verv uten at ansvaret eller innholdet i vervet er fastsatt. Dersom dette ansvaret skulle fordeles på enkelte verv ville det innebære vesentlige endringer i statuttene som vi ikke kan se konsekvensene av. Lovkom ser en rekke problemstillinger i tilfeller der Kvarterstyret ikke blir fulltallig og må omdefinere stillingene slik at arbeidsoppgavene kan dekkes av færre enn 7 personer, i tilfeller der kvarterstyremedlemmer ønsker å bytte verv midt i en valgperiode, og i forbindelse med praktisk avvikling av valg. Disse problemstillingene bør avklares før en eventuell endring i valgordningen gjøres. Lovkom mener at forslaget ikke er godt nok utredet og anbefaler generalforsamlingen om å ikke realitetsbehandle forslaget. Sammenslåing av E-tjenesten og Fribyte En forutsetning for å legge Fribyte inn under E-tjenesten er at Fribyte sin virksomhet ligger innenfor Kvarterets formål. Etter lovkoms vurdering kan Fribytes levering av it-tjenester til studentorganisasjoner sies å legge til rette for kulturell, sosial eller allmennpolitisk studentvirksomhet for Kvarterets brukerorganisasjoner. Under forutsetning av at det ikke leveres tjenester til andre enn studentorganisasjoner mener vi dette faller inn under formålet vårt, og at sammenslåingen dermed kan gjennomføres. Økonomisk fordelingsavtale med driftsorganisasjonene Lovkom har vurdert om dette er en sak generalforsamlingen har kompetanse til å vedta, særlig i forhold til 8.2 om Kvarterets økonomiforvaltning. Lovkom har konkludert med at kun Kvarterstyret kan inngå en slik avtale. Generalforsamlingen kan imidlertid gi instrukser til Kvarterstyret som styret er forpliktet til å følge. Generalforsamlingen kan pålegge Kvarterstyret å inngå en slik avtale, og kan dermed vedta forslaget som det foreligger. Nedsettelse av granskingskomité Saken gjelder handlinger personene har utført i sine verv. Riktig fremgangsmåte er da å melde mistillit på generalforsamlingen. Forslaget kan ikke gjennomføres slik det er formulert, og Lovkom oppfordrer forslagsstiller om å trekke forslaget. Dersom forslaget ikke trekkes anbefaler Lovkom generalforsamlingen om å ikke realitetsbehandle forslaget. Hvis forslagsstiller mener det er grunnlag for det kan han melde sak om mistillit innen frist for å melde saker 4.11 kl 14.00. Lovkom har vurdert påstandene om at det har blitt begått dokumentfalsk. Etter lovkoms vurdering kan det ikke ha blitt begått lovbrudd i denne saken, uavhengig av hvem av partene som har rett i beskrivelsen av hendelsen. Det er meget uheldig at det fremsettes påstander om straffbare handlinger rettet mot identifiserbare personer i offentlig tilgjengelige sakspapirer. Lovkom vil på det sterkeste oppfordre forslagsstiller om å trekke tilbake denne uttalelsen. For Lovkom Jørgen Skjellevik 5
Til : Generalforsamlingen Fra : Representantskapet Dato : 28.10.2010 Svar på høring fra Representantskapet Opprettelse av Skjenkegruppen og endring av Geriatrisk Avdeling Representantskapet er positive til både opprettelsen av Skjenkegruppen som fast arbeidsgruppe og å gi Geriatrisk Avdeling ansvar for drift av internbaren i Støy. Vi er fornøyd med prosessen rundt evaluering av skjenkestrukturen, og mener Kvarterstyret har lagt frem en godt utarbeidet resultat. Det eneste vi savner er en plan for Eldorado. Når det gjelder Skjenkegruppen har det vært et prinsipp på Kvarteret i alle sammenslåingsprosesser at de berørte arbeidsgruppene er enige i endringene som foreslås før forslag om endringene legges frem for generalforsamlingen. Når Skjenkegruppen ønsker å videreføre dagens midlertidige arbeidsgruppe med samme ansvarsområde bør generalforsamlingen legge betydelig vekt på dette. Når det gjelder Geriatrisk Avdeling mener vi at en gruppe med det formålet GA har fortsatt bør eksistere. GA er en kompetansegruppe som folk som har jobbet lenge i andre arbeidsgrupper på Kvarteret kan melde seg inn i. Den har bidratt til å holde på folk som ellers ville sluttet på Kvarteret, siden arbeidsbelastningen er lavere enn i andre arbeidsgrupper, og medlemmene har fått andre utfordringer og litt avveksling fra sine gamle grupper. Siden medlemmer fra alle arbeidsgruppene på Kvarteret kan begynne i GA har gruppen bidratt til å spre kompetanse på tvers av arbeidsgruppene, den har økt helhusfølelsen hos både medlemmene og andre, og for noen medlemmer vekket interessen for å involvere seg videre i Kvarterstyret eller Representantskapet. Vi ser imidlertid det fornuftige i at Skjenkegruppen fortsetter driften av Halvtimen som i dag. Halvtimen er et av de faste skjenkepunktene våre som er åpent for publikum, og driften har mye til felles med driften av Stjernesalen og Grøndahls. Hovedformålet med GA er ikke å drive med skjenking. Vi mener det alternative forslaget vi har utarbeiet i samarbeid med Lovkom er en god løsning som både oppretter skjenkegruppen med det ansvaret de har i dag, og gir GA ansvar for drift av internbaren i Støy som per i dag ikke har en ansvarlig gruppe. Vi vil advare generalforsamlingen mot å nedlegge GA uten at formålet deres blir videreført i en annen arbeidsgruppe. Både GA og generalforsamlingen ble forsikret om at den midlertidige nedleggelsen i 2007 ikke skulle være permanent, dette løftet bør holdes. Opprettelse av Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe som fast arbeidsgruppe Representantskapet er positive til opprettelsen av KØR som fast arbeidsgruppe. Gruppen viderefører et arbeidet som før har blitt delt mellom økonomiansvarlig i Kvarterstyret, Representantskapets økonomikomité, diverse økonomigrupper bestående av de økonomiansvarlige i arbeidsgruppene og tilfeldige enkeltpersoner. Ved å opprette en fast arbeidsgruppe vil dette arbeidet få faste rammer, det vil være lettere å overføre kompetanse til nye medlemmer og vi antar at det vil føre til bedre økonomistyring generelt. Opprettelsen av KØR bør ikke føre til noen endringer i dagens organisasjonsstruktur, der Kvarterstyret har ansvar for Kvarterets økonomistyring, og der arbeidsgruppene i det daglige er selvstyrte med ansvar for egen økonomi. Vi bør ikke komme i en situasjon der KØR kan legge føringer på hvordan Kvarterstyret og arbeidsgruppene forvalter sine budsjetter eller hvilke økonomiske avgjørelser de kan ta. Vi mener vedtaksforslaget fra Kvarterstyret ikke fører til noen slike uheldige konsekvenser, og er derfor positive til denne formuleringen av gruppens ansvarsområde. Vi savner KØR sine retningslinjer, og ber Kvarterstyret legge disse frem for generalforsamlingen til orientering. Når generalforsamlingen skal ta stilling til om en ny arbeidsgruppe skal opprettes bør den være informert om hva gruppen gjør og hvordan den er tenkt organisert. Representantskapet mener ellers at for at en slik ressursgruppe skal fungere etter formålet bør det formaliseres visse kompetansekrav, slik at man sikrer at medlemmene faktisk har kunnskaper om det de gir 6
råd om. Det bør vurderes å innføre lignende krav som for Rettsvesenet, som har krav om bestått første året på juss. Bestått første året på NHH, ØkAdm eller tilsvarende kan vurderes. Tidligere økonomiansvarlige for Kvarterstyret burde også være kvalifisert. Ansattes deltakelse i forhandlinger og beslutningsprosesser Representantskapet er positive til å formalisere en begrensning av de ansattes muligheter til å delta i forhandlinger og beslutningsprosesser, men mener forslaget må omformuleres for å kunne gjennomføres. Endringsforslaget retter seg slik vi forstår det mot administrativ leder, og gir uttrykk for at han har gått inn på områder som bør være forbeholdt Kvarterstyret. I etterkant av at forslaget ble levert har vi også fått signaler fra flere andre hold i organisasjonen om at dette også gjelder for andre områder, og at det dermed ikke er begrenset til f.eks. dorgeforhandlingene. Det at en slik sak i det hele tatt blir meldt indikerer at noe er galt, og at generalforsamlingen bør klargjøre ansvarsfordelingen mellom de ansatte og de demokratisk valgte styringsorganene gjennom en statuttendring. Kvarteret skal styres av de frivillige, ikke de ansatte. Dette prinsippet lå til grunn for de vedtak generalforsamlingen fattet ifm. opprettelsen av ny stilling som administrativ leder. Da vår første administrative leder ble ansatt fikk han klare retningslinjer for hvilken type arbeid han kunne gjøre og hva han måtte overlate til Kvarterstyret eller arbeidsgruppene. Kvarterstyret skulle forberede og avgjøre alle nye saker, mens administrativ leder kunne overta ansvaret for gjennomføring og oppfølging når slike nye saker hadde blitt rutine og akseptert i organisasjonen. Kontakten med arbeidsgruppene skulle gå gjennom Kvarterstyret, med unntak av de nevnte rutinesakene. Et overordnet mål var at administrativ leder ikke skulle være innblandet i saker der han risikerte å bli upopulær. Administrativ leder skulle hovedsaklig jobbe mot UiB og andre eksterne samarbeidspartnere. Organisasjonen som helhet bør ta selvkritikk for at disse retningslinjene ikke ble formalisert, og at de enten ikke ble gitt videre eller ikke ble fulgt opp ved overgangen til ny administrativ leder. Forslaget som er meldt sikrer at studentene beholder kontrollen over hvordan Kvarteret drives og styres. Formuleringen går imidlertid alt for langt i forhold til å legge begrensinger på det arbeidet de ansatte faktisk er ansatt for å gjøre. Representantskapet stiller seg positive til det alternative forslaget som er meldt av Lovkom, Ansatte kan rådføres, men kan ikke selv delta i forhandlinger og beslutningsprosesser som berører organer i Kvarteret eller driftsorganisasjonene. Ansatte kan forhandle med eksterne parter etter mandat fra Kvarterstyret. Utarbeidelse av klare retningslinjer for hvordan noe skal utføres anser vi som en del av en beslutningsprosess. Dette arbeidet må forbeholdes Kvarterstyret eller de øvrige frivillige styringsorganene, og tillitsvalgte, funksjonærer og berørte arbeidsgrupper har rett til å bli hørt i denne prosessen. Den praktiske gjennomføringen i etterkant er imidlertid ikke en del av beslutningsprosessen, og de ansatte kan få ansvar for å stå for en slik gjennomføring. Som en naturlig konsekvens av at et slikt vedtak fattes, bør det utarbeides retningslinjer for hva de ansatte kan ha ansvar for og hvilke saker de kan delta i. Vi vil derfor melde følgende sak om slike retningslinjer: Generalforsamlingen pålegger Kvarterstyret og Representantskapet i samarbeid å utarbeide retningslinjer for de ansatte med hensyn til deltakelse i forhandlinger og beslutningsprosesser, og gjøre disse retningslinjene gjeldende innen utgangen av februar 2011. Disse retningslinjene skal gjøres offentlig tilgjengelige. Det bør ses nærmere på hvordan ansvaret og arbeidsoppgavene til driftslederne og kjøkkensjefen er avgrenset mot den frivillige organisasjonen, siden dette har fungert uten lignende problemer i en årrekke. I forbindelse med dette arbeidet bør stillingshjemler og stillingsinstrukser gjøres offentlig tilgjengelige, og det bør forsikres at dagens stillingsinstrukser ikke går ut over stillingshjemlene. 7
Valgordning for kvarterstyremedlemmer Representantskapet stiller spørsmål ved nødvendigheten av denne endringen. Begrunnelsen for endringen er å gjøre det lettere å utlyse verv i Kvarterstyret, men utlysning av spesifikke verv gjøres også i dagens ordning, da med et forbehold om at Kvarterstyret konstituerer seg selv. Kvarterstyrets ansvar og mange av arbeidsoppgavene og styrearbeidet er ikke knyttet til et spesielt verv. Det er derfor mange som først og fremst ønsker å stille til Kvarterstyret, hvilken stilling de får er underordnet. Vi ser store problemer knyttet til hvordan en slik valgordning skal gjennomføres i praksis i forhold til personer som stiller til flere verv. Hvis valgene skal gjøres etter hverandre (slik det gjøres i dag hvis noen stiller til leder og styremedlem) vil rekkefølgen påvirke hvem som blir valgt, og kandidater kan se seg nødt til å stille til verv som ikke er førstevalget. Hvis valgene gjøres parallelt kan selv verdens beste kandidat ha problemer med å bli valgt uten å uttrykke en preferanse for et enkelt verv, siden stemmene ellers gjerne blir spredt utover alle de ledige vervene. I alle tilfeller vil en slik valgordning føre til at Representantskapet vil påvirke valget, avhengig av hvilken praktisk gjennomføring de velger. Sammenslåing av E-tjenesten og Fribyte Representantskapet er positive til forslaget om å slå sammen E-tjenesten og Fribyte. Argumentene for sammenslåing er fornuftige, og en samling av de to miljøene vil være fordelaktig for både E-tjenesten og Kvarteret som helhet. Vi mener imidlertid at generalforsamlingen bør få mer bakgrunnsinformasjon i saken. Vi håper dette blir lagt frem i svar på høring eller på generalforsamlingen. Vi etterlyser mer generell informasjon om Fribyte, hvilke tjenester de leverer, hvem som er kunder per i dag, hvilke avtaler som er inngått, hva slags økonomi de har og hvilket utstyr de eier. Det bør også opplyses nærmere om hvor gammelt utstyret til E-tjenesten er, når man forventer å måtte erstatte dette, og omtrent hvor mye dette vil koste. Det samme bør opplyses for Fribyte sitt utstyr. Det bør også opplyses om det etter en sammenslåing trengs separat utstyr til Fribyte og E-tjenesten sin nåværende drift, eller om en sammenslått gruppe på sikt kan klare seg med mindre utstyr totalt. Vi vil også kommentere uttalelser angående instruksjonsmyndighet som ble fremmet på Talerøre. Hvis Fribyte skal legges inn under E-tjenesten må Kvarterets statutter følges, og Kvarterstyret må ha instruksjonsmyndighet overfor E-tjenesten. Vi vil imidlertid påpeke at instruksjonsmyndigheten først og fremst blir brukt for å sikre at driften av Kvarteret er lovlig, forsvarlig og i henhold til generalforsamlingens vedtak, at valg av operativsystem eller konfigurasjon av boks X ikke vil være særlig relevant i en slik sammenheng, og at instrukser normalt vil rette seg mot alle grupper og ikke E-tjenesten spesielt. Når det gjelder pingvinpoeng til medlemmer som har jobbet i Fribyte stiller vi spørsmål ved om generalforsamlingen i det hele tatt kan vedta å gi slike. Pingvinordenen forvaltes av Jaktlaget, og vi kan ikke se at kriteriene for å få pingvinpoeng kan fravikes. Kriteriene kan leses her: http://www.kvarteret.no/pingvin/sphen7.htm. Vi mener uansett at det blir prinsipielt feil at personer skal kunne bli vasall av pingvinordenen basert på arbeid de ikke har gjort på Kvarteret. Vi ser det imidlertid som uproblematisk at Fribyte sine guruer kan få 1-2 pensjonistsemester med interngoder etter gjeldende regler. Økonomisk fordelingsavtale med driftsorganisasjonene Representantskapet vil på det sterkeste oppfordre Kvarterstyret og dorgene om å få undertegnet en avtale før generalforsamlingen, slik at det ikke blir nødvendig å behandle denne saken på generalforsamlingen. Dersom en avtale ikke er undertegnet innen generalforsamlingen ser vi det som ønskelig og nødvendig at generalforsamlingen behandler denne saken, og vi stiller oss positive til den foreslåtte modellen. Forhandlingene om dorgeavtaler har nå pågått i over et år, og det er nødvendig å få avsluttet prosessen nå. Generalforsamlingen bør ikke tillate at prosessen blir avbrudt av nok et skifte i de forhandlende styrene, vi minner om at Kvarteret får ny økonomiansvarlig kun 14 dager etter generalforsamlingen. 8
Forslaget beskriver en modell der dorgene selger varer og deretter gir Kvarteret en viss del av overskuddet som provisjon. Dette kan virke intuitivt korrekt i forhold til hva som hadde skjedd dersom dorgene ikke arrangerte noe og Kvarteret dermed ikke fikk noen inntekter. På grunn av alkoholloven må imidlertid en modell formuleres slik at Kvarteret får alle salgsinntektene og deretter gir dorgene en viss del av overskuddet som provisjon. Forskjellen har ingen praktiske konsekvenser, forslaget under gir identisk fordeling av overskudd som forslaget fra Michael Lyngstad: Generalforsamlingen pålegger Kvarterstyret å tilby en økonomisk fordelingsavtale som vedlegg 4 i avtalene med driftsorganisasjonene ved Det Akademiske Kvarter innen 30.11.2010 med følgende punkter: - Dorg selger alle varer for Kvarteret. - Kvarteret gir dorg en provisjon tilsvarende overskuddet av varesalget med fratrekk av kr 5,- per halvliter øl. Med overskudd menes salgspris fratrukket innkjøpspris, mva og kostnad for et engangsglass. - Dorg gir Kvarteret et driftstilskudd tilsvarende kr 10,- per solgte billett på helhusarrangement. - Eventuelle andre punkt partene blir enige om før fristen. Vi må påpeke at en slik avtale vil være den beste fordelingsavtalen Kvarteret har hatt siden åpningen i 1995. Kvarteret vil sitte igjen med kr 5,- per øl solgt på dorgearrangementer, mot kr 3,25 i 1996 og kr 0,25 i 2007. En slik avtale vil også sikre Kvarteret 20% av billettinntektene på helhusarrangement, noe vi aldri har fått tidligere. For dorgenes del vil de sitte igjen med et noe lavere beløp per øl enn tidligere, men vi mener denne avtalen er vesentlig bedre både for dorgene og Kvarteret sammenlignet med avtalen fra 2007. En fordelingsavtale bør sikre at begge parter får incentiver som oppfordrer til samarbeid og motiverer til mest mulig salg på dorgearrangementene, det gjorde verken avtalen i 2007 eller den nåværende tilstanden der en avtale ikke foreligger. Vi kan ikke ta stilling til eventuelle andre modeller som legges frem uten å ha sett disse. Vi kan imidlertid si at en avtale bør behandles hvis den ikke er avklart før generalforsamlingen, og at den foreslåtte modellen vil være en bra avtale for både Kvarteret og dorgene. Nedsettelse av granskingskomité Representantskapet viser til uttalelse fra Lovkom og ber forslagsstiller følge oppfordringen om å trekke saken. Budsjett for 2011 Representantskapet gjør oppmerksom på at budsjettet vil behandles før andre forhåndsmeldte saker. Budsjettmidlene som omtales i sakene om fordelingsavtale med dorgene og sammenslåing av E-tjenesten og Fribyte bør derfor tas høyde for under behandling av budsjettet hvis de skal være gjeldende fra 2011. Signaler vi har mottatt fra E-tjenesten og Fribyte er at midlene som allerede ligger i budsjettforslaget er tilstrekkelig. Signaler fra Kvarterstyret indikerer at midler på posten andre utgifter kan benyttes til provisjon til dorgene. Generalforsamlingen bør forsikre seg om at dette er tilfelle før budsjettet vedtas. Med hilsen Jørgen Skjellevik Ordfører Representantskapet 9
Fra: Til: Kvarterestyret 32. generalforsamling 29.10.10 Svar på høring: statuttendringsforslag fra Ingrid Norgren, vedrørende 5.1 som omhandler Geriatrisk Avdeling. Endringsforslag: Geriatrisk Avdeling (Etabl.2001): Drift av Halvtimen og fagfester samt ledige skjenkepunkter. Den økonomiske og administrative siden ved GA er et kritisk punkt som vi ønsker å sette fokus på. Administrativt stilles det både krav til at gruppen skal ha et styre, det skal lages handlingsplaner, budsjett, semesterrapport og man skal også ha sosialpenger. De administrative hensynene gir grunnlag for skepsis til den eksisterende ordningen. Mangelen på medlemmer gjør en del av de administrative oppgavene tunge for gruppen slik den er nå. Siden Kvarterstyret i denne høringsrunden anbefaler en organisering av skjenkegruppen som en enhet, vil vi ikke anbefale å videreføre GA i den form den har hatt tidligere som en egen arbeidsgruppe. Hovedformålet til gruppen GA er å ta vare på kvarteretmedarbeidere som har en del kvarterethistorie bak seg. Det er ikke tvil om at det er viktig å videreføre tradisjonen med å ta vare på den mer erfarne garde av kvarteretmedarbeidere og den kunnskapen de innehar. Det er likevel et spørsmål om GA er den mest hensiktsmessige måten å gjøre dette på. Endringsforslaget åpner for en diskusjon om hvorvidt det er aktuelt å ha en egen selvstendig gruppe for å oppfylle dette formålet, eller om det kan finnes en annen løsning for å kunne ta vare på disse ressurspersonene. Det er også et spørsmål om man nå bør benytte seg av muligheten til å inkludere alle de eldste i organisasjonen i en slik ordning. Kanskje er dette noe som best kan organiseres som en uformell gruppe, heller enn en egen formell arbeidsgruppe? En mulighet vil også være å samle dette ansvaret under Personalgruppens administrasjon, slik at det kan være et helhetlig og felles fokus på dette arbeidet for huset generelt. Det kan være et alternativ enten det blir et slags forum for utveksling av kunnskap og kursing av mindre erfarne medarbeidere, en gruppe kun med et sosialt formål, eller om det tar en annen form. 10
Fra Kvarterstyret Til 32. generalforsamling 29.10.10 Svar på høyring: Samanslåing av fribyte og ETjenesten Ei samanslåing av E-tjenesten og fribyte ser ut til å kunne resultere i både driftspraktiske og økonomiske fordelar for dei to partane, men det er noko uklart kva faktiske konsekvensar ei slik samanslåing vil føre til. Eit punkt som er særs gjeldande i den samanhengen dreiar seg om økonomien. FriByte er ein studentorganisasjon som baserar inntekta si på serverdrift med meir for andrestudentorganisasjonar, medan E-tjenesten gjer mykje det same, men for Det Akademiske Kvarter, og som ei gruppe på huset, og får dermed tildelt pengar gjennom budsjettet som vert vedtatt på generalforsamling. I vedtaksforslaget er det skrive at fribyte sine kundar skal vidareførast til E-tjenesten, og at E-tjenesten skal sikrast økonomiske midlar for ei sikker og forsvarleg drift. Det er ikkje opplyst om kva reelle kostnader og inntekter fribyte har til vanleg, og det vanskeleg å sjå føre seg dei faktiske økonomiske konsekvensane av ei slik samanslåing. Korleis er det til dømes tenkt at betaling frå fribyte sine kundar skal handterast? Har de tenkt å halde fram med å ta betaling, og viss ikkje, skal Kvarteret dermed betale for drifta av mange andre studentorganisasjonar sine serverbehov og nettsider? Det er ikkje lagt til grunn noko form for utgreiing av dei økonomiske kapasitetane til fribyte, eller utstyrsmengd og -verdi til dei to partane, og heller ikkje noko vurdering av korvidt Kvarteret vil spare eller tape pengar på ei eventuell samanslåing. Kvarterstyret har gjennom høringsrør forstått det slik at fribyte sitt utstyr er verdt om lag kr 100.000, og inkluderar nye maskiner som E-Tjenesten desperat treng, og det kan spare Kvarteret for nyinnkjøp. I vedtaksforslaget er det og nemnd at ansiennitetspoenga til fribyte sine medlemmar blir vidareført til pingvinpoeng på kvarteret. Det er usikkert om Kvarteret si generalforsamling kan bestemme dette. Arbeidsfordelinga i E-tjenesten er heller ikkje kartlagt etter ei eventuell samanslåing. Kan Kvarteret risikere at arbeid for organisasjonen vert vekkprioritert til fordel for fribyte sine eksisterande kundar? Kvarterstyret ser at det er fleire fordelar å hente ved ei samanslåing av fribyte og Etjenesten, men at det er lite klarheit i kva dei faktiske konsekvensane av ei slik samanslåingvil vere. 11
Fra: Til: Kvarterstyret 32. generalforsamling 29.10.10 Svar på Høring: Statuttendringsforslag fra Michael Lyngstad Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar et tillegg til 5.6, slik at den totale ordlyden er: Kvarterets ansatte og sivilarbeidere er Kvarterstyrets ansvar. Stillingshjelmer og budsjettmidler må vedtas særskilt av generalforsamlingen. Ansatte kan rådføres, men ikke selv delta i forhandlinger eller beslutningsprosesser. Vi i Kvarterstyret mener denne statuttendringen vil ha svært uheldige konsekvenser for driften ved Det Akademiske Kvarter av flere grunner. Det påvirker hverdagen til de ansatte på en måte som gjør at de ikke kan gjøre den jobben de er ansatt til å gjøre. Det vil også påvirke Kvarterstyret i stor grad. Kjøkkensjef tar i løpet av en dag en rekke beslutninger blant annet når det gjelder hvilken mat vi kjøper inn og hva vi serverer på Kvarteret, og har også forhandlinger blant annet med leverandører av matvarer og kjøkkenutstyr på jevnlig basis. Statuttendringen som er foreslått av Michael Lyngstad vil for eksempel føre til at kjøkkensjef ikke kan ta beslutninger om hvem som får catering eller ikke, eller hvilken type middag vi skal servere i Stjernesalen. Administrativ leder er involvert i en stor mengde av forhandlingsmøter og beslutninger, som han har ansvar for nettopp fordi man opprettet stillingen administrativ leder til det formålet. Dersom dette vedtaksforslaget godkjennes av Generalforsamlingen vil alle disse prosessene og ansvaret for dette flyttes over på Kvarterstyret. Dette gjelder blant annet driftsavtalen som Kvarteret har med UiB, renholdsavtaler, og mobilavtaler. Kvartene har en sentral rolle i den daglig driften ved Kvarteret. De fungerer som Kvarterstyret på kvelden, og har det overordnede ansvaret for driften av huset. Dersom denne statuttendringen blir vedtatt vil ikke Kvartene lenger ha mandat til å ta beslutninger. Dette vil føre til at Kvarterstyret må befinne seg på huset til enhver tid for å ta beslutninger. Kvartene har også ansvaret for rombookingen fra dag til dag. Dersom de ikke lengre har lov til å ta beslutninger vil de heller ikke kunne bestemme hvem som skal få låne rom på Kvarteret. Kvarterstyret vil med denne statuttendringen sitte med både det administrative arbeidet på Kvarteret, samtidig som vi skal være et strategisk styre som ser framover, og ikke nedover i organisasjonen. Kvarterstyret har fra før store verv, og det har til tider vært vanskelig å få dekket alle styreverv. Dersom Kvarterstyret i tillegg skal sitte med alle beslutningsprosesser på huset vil arbeidet til styret mangedoble seg. Det vil av den grunn ikke bli særlig attraktivt å stille til verv i kvarterstyret. De ansatte har stillingsinstrukser å forholde seg til, disse er vedtatt av Kvarterstyret. Stillingsinstruksene til de ansatte sikrer derfor at de ansatte ikke er en fare for det frivillige selvstyret på Kvarteret. Vi i Kvarterstyret vil derfor konkludere med at statutt 5.6 bør forbli uendret. 12
Fra Kvarterstyret Til 32. generalforsamling 29.10.10 Svar på Høring: Statuttendringsforslag 2.7.2 Den positive effekten av dette forslaget vil for det første være at det sannsynligvis blir lettere å rekruttere enkeltpersoner til å sitte i Kvarterstyret. Det kan være lettere å rekruttere ressurspersoner med gode kvalifikasjoner til enkeltverv når de kun stiller til valg til det vervet de har kompetanse for. Man vil dermed unngå at noen som blir valgt inn i styret må gjøre en jobb de ikke en motivert for eller kvalifisert til. Allerede i dag eksisterer en praksis som ligner dette, ved at kandidater åpent ønsker seg eller innstiller seg selv til verv ved valg. Likevel ser det sittende Kvarterstyret flere negative sider ved en slik endring. Det vil først og fremst trengs flere kandidater til å stille til valg. Slik det er i dag trengs det kun én kandidat mer enn antall verv som skal fylles for at det skal være et ordentlig valg. Det kan dermed bli en utfordring å finne nok kandidater til å gjennomføre reelle valg til alle verv, da man vil trenge minst to kandidater per verv. Forslaget kan også medføre en risiko for å miste ressurser, blant annet ved at man ikke kan stille som kandidat til flere verv. Dermed går man glipp av "poteter", altså de som ser for seg at de kan påta seg flere alternative verv i styret ved konstitueringen. Ved den foreslåtte valgordningen risikerer man i større grad at verv blir stående tomme dersom det ikke er kandidater til alle verv. Hadde vi hatt økonomiansvarlig i dag med denne nye ordningen? Et verv i Kvarterstyret er en utfordring som også er en fellesoppgave idet man blir valgt. Kanskje vil noen kjenne det nettopp som vår nåværende økonomiansvarlig, at en jobb man i utgangspunktet ikke hadde tenkt seg, likevel er spennende og en morsom utfordring når man får litt tid på seg. Internrullering på verv i Kvarterstyret vil også bli umulig. Det er et samholdselement i det å bli valgt som en gruppe som gjør at ingen kan fraskrive seg det felles ansvaret det er å styre huset på best mulig måte. Økt fokus på enkeltverv kan føre til mer individualisering av styrearbeidet, noe som kan være uheldig. Alle ordninger står og faller på valgkomiteens arbeid. Det er viktig med en aktiv rekruttering, spesielt blant interne ressurspersoner, uavhengig av detaljene i valgordningen. I denne omgang vil Kvarterstyret imidlertid ikke anbefale denne statuttendringen. 13
Fra: Til: Kvarterstyret 32. generalforsamling 29.10.10 Svar på høring: Provisjonsmodell Lyngstad Siden i fjor høst har Kvarteret og driftsorganisasjonene (Dorgene) vært i forhandling for å komme frem til en driftsavtale etter nyåpningen av Olav Kyrres gt. 49. En grunnavtale ble undertegnet den 12. oktober. Det som nå gjenstår er å bli enige om de enkelte vedleggene til avtalen, der i blant en økonomisk rammeavtale. På generalforsamlingens høringsrunde foreslår Michael Lyngstad å gjeninnføre den økonomiske rammeavtalen som var gjeldende før huset stengte i 2007. Vi har et positivt utgangspunkt til en økonomisk rammeavtale. En avtale som fører til mersalg for både Kvarteret og Dorgene er en hensiktsmessig avtale å inngå. Potensielt store summer mellom Kvarteret og Dorgene krever derimot et godt økonomisk og juridisk forarbeid før en avtale inngås. Den økonomiske rammeavtalen mellom dorgene og har i Kvarteret sitt budsjett variert fra 653 000 kroner i 1995 til 1 159 500 kroner i 2002. Dette er en betydelig sum i Kvarterets budsjett. Det kreves en god økonomisk analyse i forkant dersom Kvarteret skal binde seg opp til summer i lignende størrelsesorden igjen. Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe (KØR) har i sin modell, Fordelingsmodellen, gjort en omfattende økonomisk analyse i løpet av det siste året som vil være et godt alternativ til Lyngstad sin foreslåtte modell. En viktig del av arbeidet med en økonomisk rammeavtale er også det juridiske. For Kvarteret er det helt sentralt at vi unngår å inngå en avtale som går i mot loven, og spesielt regler knyttet til skjenkebevillingen. Det er viktig å merke seg at Alkoholloven ikke åpner for videresalg. Det som Kvarteret kjøper inn fra leverandør må selges av Kvarteret, ingen andre. Det betyr at frivillige fra dorgene rent juridisk skjenker for Kvarteret når de står bak barene på Kvarteret, ikke en dorg. Lyngstad sitt forslag synes å være noe sensitiv på dette området, og bør gjennomgås juridisk før en avtale kommer i stand. Det bør ikke komme frem i en avtale mellom en skjenkebevillingshaver som Kvarteret og en annen part at vi selger alkoholen vår videre, slik det kan synes å fremkomme i Lyngstad sitt forslag. Sammen med en økonomisk konsultasjon er juridisk konsultasjon en naturlig del for denne typen avtaler. Dersom dette ikke har blitt gjort i perioden 1995-2007 er ikke det argument for å ikke gjøre det i dag. Lyngstad hevder i høringsnotatet at modellen han foreslår fungerte godt før, og at den derfor bør fungere godt i dag. Vi er sterkt uenig at den fungerte godt før i forhold til den risikoen Kvarteret utsettes for. En eventuell provisjonssats må være bundet til budsjettet, ikke frakoblet som et eget forhandlingspunkt. Dette er et viktig prinsipp for å få Kvarteret sitt budsjett til å gå i balanse. Uavhengig av hvor lukrativ en provisjonsavtale er for Kvarteret og dorgene vil enhver provisjon medføre en utgiftsføring i Kvarteret sitt budsjett. Dette må stå i harmoni med budsjettet for øvrig, og bør ikke forhandles frakoblet fra budsjettet. Historisk sett har provisjonen variert fra 3 kroner til 25 øre, en stor variasjon som representerer en betydelig risiko. Lyngstad foreslår i dag en sats på 5 kroner, det er derimot en uant risiko for at denne satsen reduseres over årene til et lite bærekraftig nivå for Kvarteret. Høy risiko og upåregnelighet gjennom budsjettåret er aktuelle ankepunkter for den tidligere provisjonsmodellen som Lyngstad foreslår. Dette er utfordringer vi ønsker å eliminere ved en økonomisk rammeavtale mellom Dorgene og Kvarteret, noe vi mener KØRs fordelingsmodell godt på vei gjør. Vi vil sterkt fraråde generalforsamlingen fra vedtak som setter Kvarterstyrets oppgave med å sørge for stabil økonomisk drift i konkurranse. Kvarteret er avhengig av et positiv tall på bunnlinjen i år, og årene fremover, noe vi håper en endelig økonomisk rammeavtale vil være en pådriver for. 14
29.10.10 Fra Til Kvarterstyret 32. generalforsamling Svar på høring: Handlingsplan 2011 Det ble sendt ut et første utkast til handlingsplanen. Dette dokumentet supplerer førsteutkast. Det Akademiske Kvarter åpnet dørene sine i Olav Kyrres gt. 49 i 1995 og har i perioden 1995-2007 vært en viktig aktør for å fremme et bredt kulturtilbud blant studentene i Bergen. I 2007 stengte dørene til Olav Kyrres gt. 49 for en byggeprosess som tok langt lenger tid enn først planlagt. Først i februar 2010 åpnet dørene igjen, mens organisasjonen i mellomtiden har holdt til på langt mindre lokaler i Nygårdsgaten 2. Man er bare student noen få år av livet sitt, og i løpet av tre år er studentmassen i Bergen blitt en helt annen enn den var i 2007. Kvarteret har åpent dørene igjen til et publikum som i stor grad ikke kjenner til stedet fra før huset stengte ned. Det gir Kvarteret en stor utfordring med å gjenfinne sitt gode navn og rykte, der Kvarteret skal spille hovedrollen som tiltrettelegger for et mangfoldig kulturuttrykk i Bergen, spesielt tilrettelagt for byens studenter. I tillegg til den store utfordringen med å gjeninnta sin rolle i byen har organisasjonen også utfordringer som stort sett har vært gjeldende så lenge huset har eksistert. Kvarteret trenger å tiltrekke seg studenter fra alle lærestedene i Bergen, og ikke bare Universitetet. For at Kvarteret skal utvikle seg er vi også avhengig av en kraftig forbedring av informasjonsstrømmen, både internt og eksternt. Kvarteret må aktivt søke etter nye inntjeningsmuligheter for å sikre at basisdriften er økonomisk stabil og solid. Kvarteret må ha et aktivt forhold til vedlikehold av huset. Olav Kyrres gt. 49 rommer lokaler på over 3000 kvadratmeter, det vil alltid være rom som trenger å forbedres for å sørge for en god brukeropplevelse i alle rom. Alle rom fortjener en gjennomgående plan for hva som skal skje med rommet de kommende årene. Investeringer bør planlegges år frem i tid, istedenfor å komme når rom og utstyr allerede er forfalt. Kvarteret sin økonomiske historie har mange røde år å vise til. Gjenåpningen i 2010 er en god sjanse til å revurdere den driften på huset for å sikre en stabil og solid økonomisk drift, der det aktivt søkes etter nye inntjenningsmuligheter gjennom sponsoravtaler og produktutvikling. Kvarteret har nå en gylden mulighet til å ta aktivt stilling til hvordan organisasjonen skal utvikle seg. Gjennom å få oppdaterte tall på antall frivillige, antall arrangementer, antall besøkende, brukerundersøkelser og gjesteundersøkelser kan vi fortløpende vurdere driften av huset å legge fokus på de områdene som krever mest oppmerksomhet. Bakgrunn for handlingsplan 2011 Det Akademiske Kvarter skal tilby det bredeste kulturtilbudet og være et naturlig tilholdssted for studentmiljøet i Bergen. Det er Kvarteret sin visjon, vedtatt av generalforsamlingen 10. mai 2010. For å stake kursen i denne retning må vi ha et bevisst forhold til hva som bør prioriteres. Kvarterets drift kan enkelt deles inn etter husets ressurser, prosesser og utvikling. Sammen står disse tre elementene for å gi brukerne, som primært er studentmiljøet i Bergen det bredeste kulturtilbudet i byen. Ressurser Kvarteret er i en heldig posisjon å disponere betydelige ressurser. Vi har lokaler på over 3000 kvadratmeter i Olav Kyrres gt. 49. Vi har teknisk utstyr som gjør det mulig å ha konserter, debatter, film, teater og andre kulturuttrykk. Vi har en forholdsvis god egenkapital, vi har noe tilskudd fra blant annet Universitetet i Bergen og vi har sponsoravtaler med noen av våre leverandører. Vår mest fundamentale ressurs er våre frivillige, hele modellen Kvarteret avhenger av et sterkt frivillig engasjement. Vi sitter også på merkevaren Kvarteret og Det Akademiske Kvarter, en merkevare som per 2010 har et stort vekstpotensial. 15
Prosesser Organisasjonen Kvarteret består også av en mengde prosesser. Huset best består av en mengde styrer i arbeidsgrupper i tillegg til Kvarterstyret og Representantskapet. Alle disse styrene utgjør til sammen en betydelig saksbehandlingsprosses. Informasjonsstrøm internt og eksternt i Kvarteret er en annen viktig prosess, med stort forbedringspotensial per 2010. Strategisk mål- og økonomistyring er en viktig prosess i enhver organisasjonen, der Kvarteret ser ut til å ha et betydelig forbedringspotensial. Kvarteret er også en stor logistisk oppgave med blant annet varekontroll og bookingkontroll. Utvikling Kvarteret sin evne til å utvikle seg over tid er også et viktig element i organisasjonens drift. Både ressursene og prosessene på Kvarteret kan utvikles til det bedre. Ved å sette et særegent fokus på utvikling med handlingsplanen sikrer vi at det blir en kontinuerlig prosses og at ting blir tatt tak i før det har nådd et krisenivå. Handlingsplanen skal sikre et målbevisst utviklingsfokus i organisasjonen. Brukerne De tre elementene ressurser, prosesser og utvikling er ikke mål i seg selv. De er alle midler for målet til Kvarteret, nemlig brukerne. Brukerne av Kvarteret er studentene, de frivillige, driftsorganisasjonene, brukerorganisasjonene, og Universitetet i Bergen. Kvarteret skal ha brukerne sine for øye i enhver handlingsplan. For å vite hva som bør prioriteres i en handlingsplan må vi ha et forhold til status for alle elementene ved driften For å vite hva som bør prioriteres i en handlingsplan må man først ha et mål om de ulike elementene ved driften til Kvarteret. Vi kan ikke vurdere om status per 2010 er god eller dårlig om vi ikke har gjort opp oss en formening om hvordan vi vil at det skal være. Når mål er på plass må vi ha et forhold til hvilke faktorer som spiller inn for å nå målet, og disse faktorene må så godt det lar seg gjøre kunne måles. Fra langsiktig handlingsplan er det valgt ut X mål i forhold til det som Kvarteret bør satse på det kommende året. Til vært av målene er det nevnt hvilke faktorer som må være tilstede for å nå målet, hvordan det skal måles og til slutt hvilke konkrete tiltak vi ser for oss er hensiktsmessig å satse på for å nå målene. Hvert av tiltakene er listet opp i et eget skjema i excel der tiltakene kan vurderes som ikke påbegynt, påbegynt, og fullført. Pågående tiltak gjennom året vil bli vurdert fortløpende som Godkjent eller Mangler. 16
Visjon Det Akademiske Kvarter skal tilby det bredeste kulturtilbudet og være et naturlig tilholdssted for studentmiljøet i Bergen. Ressurser Lokaler Frivillige Merkevare Sponsorer Egenkapital Tilskudd Brukere Studenter Gjester Driftsorganisasjoner Brukerorganisasjoner Universitetet i Bergen Utvikling Prosesser Saksbehandling Informasjonstrøm Mål- og økonomistyring Statistikk og brukerundersøkelser Logistikk Kursing Handlingsplan 2011 Mål og tiltak Mål: KULTUR 2 Det Akademiske Kvarter skal bidra til videreutvikling og koordinering av eksisterende kulturtilbud ved å legge til rette for husets brukere. Bakgrunn for målet: I løpet av 2010 har Kvarteret tiltrukket seg god oppmerksomhet fra studentmassen i Bergen og vi mener vi per dags dato har et godt variert kulturtilbud på huset. Dette kan vi se med at huset i høst har vært så godt som fullbooket med unntak av søndag. Utfordringen er å videreutvikle dette ved å tilrettelegge bedre for det mangfoldet av arrangører vi har på huset. Vi mener fokus bør ligge på de som allerede bruker huset, og gjøre huset mer attraktivt for dem, før vi eventuelt kan satse videre på å tiltrekke oss enda flere brukergrupper. Kritiske faktorer for å nå målet: - Arrangører som er fornøyd med husets informasjonsstrøm - Arrangører som er fornøyd med husets bookingrutiner 17
- Arrangører som er tilfredstilt med husets service - At Kvarteret klarer å legge til rette for arrangører med ekstraordinære behov - At Kvarteret sine rom er i tilfredstillende stand Måleparametere: - Brukerundersøkelser som gir svar på tilfredsheten i forhold til informasjon, bookingrutiner og service - Evalueringsmøter med arrangører med ekstraordinære behov for å kartlegge deres tilfredshet med husets tilbud. - Statistikk over antall arrangementer på huset, type arrangementer og hvem som arrangerer på huset. Tiltak: Nettssideløsning må forbedres Nettsidene til Kvarteret har potensial til å være et naturlig startsted for alle som ønsker informasjon om studentaktiviteter og kulturtilbudet i Bergen. Nettsiden er per dags dato ikke i nærheten av dette potensialet. Vi ønsker derfor å satse på en helhetlig forbedring av nettsiden vår, som inkluderer et programog bookingsystem. Kvarterets lille røde håndbok om Kvarteret Kvarteret er en komplisert verden for både interne og eksterne. Det er derfor mange som ville hatt nytte av en håndbok om Kvarteret der det mest essensielle kan bli forklart for brukere, interne, presse og andre interesserte. Vi ser for oss at denne håndboken kan utvikles i elektronisk interaktivt format, med mulighet for trykking i 2012 (vi har et stramt budsjett i 2011). Utarbeide et evauleringsskjema for arrangører Arrangørene bør få tilbud om et evalueringsskjema i etterkant av avholdt arrangement. Bedre utnyttelse av søndagen Søndagen er et stort ubrukt potensial på Kvarteret. Selv om ikke de største konsertene bør ha noe mål om å bli avholdt på en søndag er det fortsatt mulighet for en rekke andre aktiviteter som film- og sportvisninger, dansing, øving av ulike slag med mer. Videreutvikle Fadderuken på Kvarteret i samarbeid med dorgene Fadderuken på Kvarteret blir i dag arrangert av brukerorganisasjoner (fadderstyrer) som har lite erfaring med Kvarteret, og konsertarrangement spesielt. Vi bør derfor være behjelpelig med fadderuken, som er et enormt stort rekrutteringspotensial for alle som er tilknyttet huset. Fadderuken kan bli en fantastisk åpningsuke for Kvarteret, i motsetning til det rotet førstesemesterstudenter blir møtt med i dag. Dette arbeidet bør også koordineres med Universitetet, SiB, NHH, HiB, studentorganisasjoner og eventuelt andre læresteder. Fungerende lydanlegg for musikk Halvtimen, Maos, Speil og Støy Arrangører av mindre arrangementer bør kunne få lett tilgang til et musikkanlegg. Det bør ikke være nødvendig å sende inn en teknisk rider for å lire noen sanger av en ipod under for eksempel en fagfest. Lydanlegg i Halvtimen, Maos, Speil og Støy prioriteres derfor. Standard oppsett for møbler i alle rom (romplaner) For å bedre presentere tilbudet vårt for arrangører bør vi ha klart for oss hvilke gjenstander som tilhører hvilke rom. Med en møbelplan for alle rom slipper vi forvirring rundt hvor bord og stoler tilhører, og alle rom for et standardoppsett som er lett å rydde etter. Øke potensialet for Eldorado og Tivoli Eldorado bør kunne fungere som et arrangementlokale selvstendig fra Tivoli. På arrangementer der det ikke forventes mange nok mennesker til å fylle opp Tivoli som et åpent lokale bør det legges bedre til rette for å fylle Tivoli med møbler og muliggjøre for at man kan arrangere i Eldorado uavhengig av Tivoli. 18
Lage tiltaksplaner med prioriteringer Rommene på Kvarteret er avhengig av et aktivt forhold til vedlikehold. Vært rom trenger dermed en plan fra tre til fem år over hvordan rommet bør utvikles. Dette skaper også forutsigbarhet i investeringsbudsjettet, da vi kan se langt frem i tid hvilke investeringer huset kan trenge i de ulike rom over de kommende årene. Mål: GJEST 2 Det Akademiske Kvarter skal til enhver tid gi sine gjester følelsen av optimal tjenesteyting, service og miljø. Bakgrunn for målet: Kvarteret trenger å åpne seg mer for sine gjester og bedre kartlegge hvem gjestene våre er, hva de ønsker av oss og hvordan vi kan tiltrekke oss andre ønskede kundegrupper. Kritiske faktorer for å nå målet: - Gjester som er fornøyd med husets informasjonsstrøm, spesielt i forhold til informasjon om arrangementene på huset - Gjester som er fornøyd med den servicen de får av de som jobber på huset - At gjestene blir tilbudt en innbydende miljø, spesielt med tanke at pub- og kafédrift tilfredstiller gjestenes forventninger til en pub og en kafé - At det tilrettelegges for gjester med spesielle behov - At rommene på Kvarteret er i tilfredstillende stand Måleparametere: - Brukerundersøkelser som gir svar på hva gjestene mener om informasjon, service og hvorvidt deres forventinger er tilfredstilt. - Statistikk på hvor mange gjester vi har til hvilke tider, samt demografisk bakgrunn av våre gjester Tiltak: Helhusdugnad En gang i måneden bør det arrangeres helhusdugnad. På GLEM møter og spørretime i tidligere i måneden vil vi ha kartlagt forbedringstiltak som kan gjøres gjennom dugnad. Synlige menyer i alle barer Alt som selges i våre barer må komme synlig frem i menyer i alle barer, og helst også på bord i lokalene. En løpende produktutvikling i barene Produktene skal vurderes fortløpende opp mot tilbakemelinger fra kunder og salgstall. Spesielt fokus på videreutvikling av mattillbudet. Det må legges til rette for at mattilbudet kan evalueres bedre enn det som er mulig i dag. Kursing innen kaffe, vin, øl Ekspertisen til skjenkerne bør økes ved at det tilbys jevnlig kursing i kaffe, vin og øl. Fokus på god service Ekspertisen til skjenkerne bør økes ved fokus på god service. God service inkluderer også kunnskap om hva som skjer på huset da mange henvender seg til baren ved spørsmål om programmet. Vakter skal også være informert om husets program. Synlig program for uken og måneden i alle barer, på skjerm, tavler og i inngangspartiet I tillegg til at skjenkere bør vite, bør det også komme frem program så mange steder på huset som mulig. Effektiv køavvikling Det virker rimelig å tro at vi har mistet mange kunder i 2010 grunnet treg køavvikling. Vi må forbedre oss på dette. 19