Sakspapirer Ekstraordinær generalforsamling 11. mars, 2013

Transkript

1 Sakspapirer Ekstraordinær generalforsamling 11. mars, 2013 Endring av 3.2. Etter logo- endringen på generalforsamlingen i 2012 måtte Abakus bestille nye medaljer. PR- komiteen kom frem til et forslag som Hovedstyret var meget godt fornøyd med og dermed godkjente. Det Hovedstyret glemte var at medaljer inneholde Abakus sin logo. Forslaget til PR manglet logoen og dette er i strid med statuttene. Ironisk nok var Hovedstyre svært klare over dette helt fra starten av prosessen, men glemte det når det gjaldt som mest. Dessverre oppdaget ikke vi i Hovedstyret vår egen feil før vi fikk medaljene nå i februar. Medaljene kostet kroner og Hovedstyret håper at vi slipper å bestille nye på grunn av feilen vår. Vi i Hovedstyret legger oss naturligvis helt flate og håper generalforsamlingen kan tilgi oss for denne blemmen. Vi i Hovedstyret mener at medaljene ikke kan brukes, med mindre stauttene endres. Det skal også nevnes at PR mener dagens statutt legger svært store begrensninger på hvordan medaljen skal se ut og at en endring vil gjøre det enklere å designe nye medaljer i fremtiden. Hovedstyret kan også nevne at det er svært få andre linjeforeninger som bruker sin fulle logo i medlajene. De nye medaljene inneholder navnet Abakus og Hovedstyret har derfor lagt frem følgende forslag og håper at generalforsamlingen er fornøyde med endringen. Vi kan for øvrig nevne at vi har bestilt fane og at denne inneholder foreningens logo. Igjen, vi i Hovedstyret legger oss helt flate. Vi beklager glippen og er svært lei oss for at vi brøt statuttene Forslag til endring Foreningens offisielle logo skal alltid benyttes på fane og diplomer. Foreningens navn eller logo skal alltid benyttes på medaljer Slik den er i dag Foreningens offisielle logo skal alltid benyttes på medaljer, fane og diplomer.

2 Splitting av nestleder - og økonomiansvarlig- vervet. Endring av paragraf 8.2.1, og for endring Økonomiansvaret i Abakus har de siste årene blitt langt større. Abakus har mye penger i omløp og som økonomiansvarlig har man til enhver tid ansvaret for at de økonomiansvarlige i de andre komiteene får god opplæring og kontinuerlig oppfølging, i tillegg til å holde månedlige møter. Dette innebærer at arbeidsbelastningen på dagens nestleder og økonomiansvarlig blir stor. Alt dette fører til at man som nestleder og økonomiansvarlig har liten mulighet til å avlaste og bistå abakuslederen i sitt arbeid. Lederen har ofte behov for hjelp med alt fra oppfølging av komitelederne, hjelp med skriftlig administrativt arbeid og dra i møter (både med og uten leder tilstede). I tillegg har også de øvrige medlemmene av Hovedstyret, altså komitelederne, allerede nok arbeid som gjør at heller ikke de har spesielt god tid til å hjelpe lederen med slikt arbeid. En oppsplittning i dette ansvaret vil etter Hovedstyrets mening ha flere positive sider. For det første vil man i langt større grad klare å følge opp arbeid som i mange tilfeller faller mellom to stoler. For det andre vil man også klare å danne et lederteam i Hovedstyret, bestående av tre meget engasjerte personer som alle er valgt på generalforsamlingen, som sammen vil ha en langt større arbeidskapasitet for hovedstyrearbeid, enn personer som i tillegg har ansvar for en komite. Hovedstyret tror også en oppsplitting av dette vervet vil føre til at terskelen for en komiteleder vil ta et år til i Hovedstyret blir lavere, ved at vedkommende har mulighet til å stille som nestleder. Ansvarsfordeling Leder o Leder Hovedstyremøter o Møte med institutter, fakulteter, andre linjeforeninger, etc. o Arbeide med store krevende saker. o Se det helhetlige bildet av Abakus. o Oppfølging av strategidokument Nestleder o Oppfølging av enkeltsaker o Avlaste lederen på organisatorisk arbeid o Leders stedfortreder o Ansvar for oppfølging av dokumentasjon (Strategidokument, stautter, confluence, referater, etc.) Økonomiansvarlig o Ansvar for Abakus sitt budsjett og regnskap o Ansvar for og oppfølging av kasserere i komiteene o Et eventluelt ansvar for kommunikasjon med fondets styre

3 Forslag til endring Foreningens hovedstyre består av leder, nestleder, økonomiansvarlig og lederne for komiteene Arrkom, Bedkom, Fagkom, readme, Webkom, LaBamba og PR. Leder, nestleder og økonomiansvarlig kan ikke sitte som leder i noen komité, så sant kandidater til alle verv finnes. Komiteene må ha sine nye styrekandidater klare to - 2- uker før ordinær generalforsamling om våren. Hvis påtroppende komitéleder også vil stille som leder eller nestleder av Abakus, må det på forhånd være valgt en reservekandidat til komitéledervervet Slik den er i dag Foreningens hovedstyre består av leder, nestleder med ansvar for økonomi og lederne for komiteene Arrkom, Bedkom, Fagkom, readme, Webkom, LaBamba og PR. Leder,nestleder og økonomiansvarlig kan ikke sitte som leder i noen komité, så sant kandidater til alle verv finnes. Komiteene må ha sine nye styrekandidater klare to - 2- uker før ordinær generalforsamling om våren. Hvis påtroppende komitéleder også vil stille som leder eller nestleder av Abakus, må det på forhånd være valgt en reservekandidat til komitéledervervet Forslag til endring Hovedstyret skal i forkant av valget lyse ut leder, nestleder- og økonomiansvarlig- stillingen innad i Abakus én - 1- måned før generalforsamlingen. Søknad fra interesserte kandidater leveres hovedstyret to - 2- uker før generalforsamlingen. Ny leder, nestleder og økonomiansvarlig skal ha deltatt aktivt i en av Abakus komiteer eller utvalg i minst seks - 6- måneder i forkant av valget, så fremt en slik kandidat stiller til valg Slik den er i dag Hovedstyret skal i forkant av valget lyse ut leder- og nestlederstillingen innad i Abakus én - 1- måned før generalforsamlingen. Søknad fra interesserte kandidater leveres hovedstyret to - 2- uker før generalforsamlingen. Ny leder og nestleder skal ha deltatt aktivt i en av Abakus komiteer eller utvalg i minst seks - 6- måneder i forkant av valget, så fremt en slik kandidat stiller til valg.

4 Forslag til endring Ny leder, nestleder og økonomiansvarlig velges av generalforsamling. ved alminnelig flertall. Vinneren av valget må oppnå over 50 % av stemmene. Så lenge ingen kandidater oppnår over 50 % fjernes den kandidaten med lavest antall stemmer og det stemmes på nytt. Blanke stemmer teller og kan underkjenne kandidatene. Hvis det til slutt ikke gjenstår noen kandidater kan generalforsamlingen foreslå nye kandidater til valg. Det bemerkes at dette kun gjelder hvis alle kandidatene som stilte ikke blir valgt eller at ingen stiller. Dersom ingen kandidat får flertallet av stemmene må Hovedstyret stille en eller flere ny(e) kandidater innen én - 1- uke og ekstraordinær generalforsamling innkalles Kandidater som har stilt til valg som leder, nestleder eller økonomiansvarlig og blitt underkjent av generalforsamlingen, både ordinær og ekstraordinær, kan ikke stille på nytt før neste ordinære generalforsamling Slik den er i dag Ny leder og nestleder velges av generalforsamling. ved alminnelig flertall. Vinneren av valget må oppnå over 50 % av stemmene. Så lenge ingen kandidater oppnår over 50 % fjernes den kandidaten med lavest antall stemmer og det stemmes på nytt. Blanke stemmer teller og kan underkjenne kandidatene. Hvis det til slutt ikke gjenstår noen kandidater kan generalforsamlingen foreslå nye kandidater til valg. Det bemerkes at dette kun gjelder hvis alle kandidatene som stilte ikke blir valgt eller at ingen stiller. Dersom ingen kandidat får flertallet av stemmene må Hovedstyret stille en eller flere ny(e) kandidater innen én - 1- uke og ekstraordinær generalforsamling innkalles Kandidater som har stilt til valg som leder eller nestleder og blitt underkjent av generalforsamlingen, både ordinær og ekstraordinær, kan ikke stille pånytt før neste ordinære generalforsamling.

5 Opprettelse av Hovedstyret mener behov for å presisere det åpenbare Forslag opprettelse Generalforsamlingen er Abakus sitt høyeste organ og skal holdes minst én gang i året. Opprettelse av Hovedstyret ønsker en statutt for å fjerne tvil og misforståelser om at generalforsamlingen faktisk kan godkjenne endringer i formuleringer av innsendte statuttforslag under selve generalforsamlingen. Bakgrunnen er at under fjorårets generalforsamling ble nettopp dette gjort. Generalforsamlingen godkjente ved akklamasjon at generalforsamlingen hadde mulighet til å endre formuleringer og ordlyden på forhåndsinnsendte statuttforslag. Dermed kunne statuttforslaget godkjennes av generalforsamlingen og man slapp å forsøke å få den godkjent ved neste generalforsamlig. Det er naturligvis store fordeler ved å få statuttfestet dette. Det gir muligheten, svart på hvitt, til at forhåndinnsendte statuttforslag, hvor ordlyden og / eller formuleringen kan være uheldig, men intensjonen er god, fortsatt kan godkjennes på den aktuelle generalforsamlingen. Dette gir fortsatt ikke mulighet for å komme med nye statuttforslag under generalforsamlingen Forslag til opprettelse Generalforsamlingen har til enhver tid mulighet til å endre på oppsett, utforming, skrivefeil og formuleringer i statuttforslag, så lenge dette ikke endrer statuttforslagets opprinnelige intensjon.

6 Opprettelse av For å til enhver tid ha oversiktilige og ryddige statutter, ønsker Hovedstyret å ha muligheten til å endre på rekkefølge, flytte paragrafer og rette på gramatiske feil i statuttene uten generalforsamlingens godkjennelse. Dette for å korte ned på tiden på generalforsamlinger og heller fokusere på mer vesentlige endringer, fremfor flisespikkerier. Dette medfører naturligvis at generalforsamlingen overlater noe av sin makt til det sittende Hovedstyret. Hovedstyret vil likevel ikke ha muligheten til å endre på innholdet og formålet med de aktuelle statutter, den makten er fortsatt forbeholdt generalforsamlingen Forslag til opprettelse Hovedstyret har til en hver tid myndighet til å endre oppsett, utforming og formuleringer samt rette skrivefeil i Abakus sine statutter så fremt disse ikke endrer innholdet og betydningen i de aktuelle statuttene. Hovedstyret må redegjøre for de endringer de har gjort, ved å annonsere disse på foreningens nettside. Dersom et medlem av Abakus gir skriftlig uttrykk til Hovedstyret for at denne endringen ikke ivaretar statuttens opprinnelige intensjon, må endringen behandles på generalforsamling. Nyeste versjon av Abakus' statutter må legges ut i forkant av innkalling til ordninær generalforsamling.

7 Endring av og og opprettelse av Hovedstyret mener et forslag til endring i strategidokumentet også bør stille krav til innsending som en statuttendring. Dette for å hindre at forslag kommer inn dagen før generalforsamlingen og for å gjøre frister for innsending av stauttendringer, strategidokumentendringer og melding av kandidatur til verv like. Forslag til endringer Under generalforsamlingen kan det også legges frem endringsforslag til strategidokumentet. Endringsforslag skal være Hovedstyret i hende to - 2- uker før generalforsamlingen Dersom endringsforslaget lagt frem på generalforsamlingen blir godkjent av generalforsamlingen, er det kun generalforsamlingen som kan fjerne eller endre det. For at et endringsforslag på generalforsamlingen kan godkjennes, kreves mer enn 50% av stemmene Hovedstyret skal senest en måned etter generalforsamlingen legge frem strategidokumentet på foreningens hjemmesider. Strategidokumentet skal til enhver tid være tilgjengelig sammen med statuttene. Slik stauttene er i dag Under generalforsamlingen kan det også legges frem endringsforslag til strategidokumentet. Dersom endringsforslaget lagt frem på generalforsamlingen blir godkjent av generalforsamlingen, er det kun generalforsamlingen som kan fjerne eller endre det. For at et endringsforslag på generalforsamlingen kan godkjennes, kreves mer enn 50% av stemmene Hovedstyret skal senest en måned etter generalforsamlingen legge frem strategidokumentet på foreningens hjemmesider. Strategidokumentet skal til enhver tid være tilgjengelig sammen med statuttene.

8 Opprettelse av Abakus fond. Opprettelse av 9.7. : Hovedstyret har i følge statutt full disposisjonsrett over Abakus sine midler. Det finnes per i dag ingen krav eller retningslinjer som fremmer sparing eller sikring av Abakus fremtid. De siste årene har vi hatt en markant oppsving i økonomien og vi ser derfor hensikten av å opprette et fond, adskilt fra Abakus daglige drift. Tanken er at Hovedstyret, interessegrupper eller andre Abakusmedlemmer har mulighet til å søke fondet om midler som ikke inngår i Abakus sitt budsjett. Hovedstyret har fortsatt full disposisjonsrett over Abakus sine midler, men er pliktig til å overføre et avtalt årlig beløp til fondet. Fordeler ved opprettelse av fond: - Mindre risiko knyttet til Abakus sine oppsparte midler - Budsjettkveld blir mer meningsfull - Adskilt fra daglig drift - Mulighet for å ta større økonomiske avgjørelser på en god måte - Erfarne Abakusere sitter i fondstyret - Fondstyret er stemt frem av generalforsamlingen og har kun i oppgave å disponere Abakus sine midler på en god måte - En fin måte for ikke- abakommere(men Abakusere) å få innflytelse i Abakus sin pengebruk For mer detaljert informasjon vedlegget: Statutter - Abakus fond Gjennomføring: 1. Valg av fondstyret Generalforsamlingen stemmer frem et fondstyre. Se vedlegg 1 2. Pengesøknader Hovedstyret, interessegrupper eller andre Abakusmedlemmer har anledning til å søke fondstyret om midler. Fondstyret evaluerer søknaden og bestemmer utfall 3. Redegjørelse på generalforsamling Representanter fra Fondstyret plikter å møte på generalforsamling for å redegjøre for pengesøknader de har godkjent. 4. Fondstyrets myndighet Dersom en søknad overstiger beløpsgrensen som er satt på fondstyret, plikter fondstyret å innkalle til ekstraordinær generalforsamling 5. Samarbeid med Hovedstyret Hovedstyret skal til en hver tid ha detaljert innsikt i søknadene fondstyret mottar og utfallet av disse.

9 Opprettelse av , 9.7.2, og Forslag til opprettelse Abakus skal ha et fond adskilt fra Hovedstyret Forslag til opprettelse Hovedstyret skal hvert år sette over et fast beløp til Abakus' fond. Beløpet beregnes på grunnlag av Abakus' fritt disponible inntekter. Det vil si inntekter som ikke øremerket til et spesielt formål eller i de tilfellene der inntektene er direkte forbundet med en kostnad. Størrelsen på overføringen beregnes av følgende tabell: 0 til 1 mill. 0 % 1 til 1,1 mill. 10 % 1,1 til 1,2 mill. 20 % 1,2 til 1,3 mill. 25 % 1,3 mill % Eventuelt overskudd skal ved slutten av året overføres til fondet, dersom Hovedstyret finner det hensiktsmessig Forslag til opprettelse Fondet har egne statutter. Disse skal til enhver tid være tilgjengelige på Abakus nettside Forslag til opprettelse Hovedstyret har ikke myndighet til å godkjenne søknader over kr utenfor oppsatt budsjett.

10 Opprydning i statuttene Hovedstyret mener stauttene gjennom årenes løp har blitt svært uoversiktlige. For eksempel finner man finner paragrafer angående innkalling til generalforsamling flere steder i stauttene. Plasseringen av mange avsnitt og paragrafer gir ofte lite mening og Hovedstyret ser behovet for å flytte og omrokkere på svært mange stautter for å få det ryddig igjen. Gjennomføring Hovedstyret har laget et forslag til omstrukturering av statuttene. Det er ingen endringer av innholdet i paragrafene. Alle paragrafer fra de opprinnelige statuttene ligge naturligvis også i dette forslaget. Paragrafer som referer til andre paragrafer i stauttene endres og en del avsnitt får egne stautter. I tillegg inneholder det nye forslaget stautter som har blitt godkjent på denne generalforsamlingen. Merk at dersom denne omstruktureringen godkjennes og Abakus fond blir opprettet, vil noen Abakus fonds stautter også endre som følge av at de referer til Abakus statutter. Dette gjelder statutt 8.1 i Abakus fonds statutter. Forslag til omtrukturering av stauttene og endringsoversikt ligger vedlagt